Alle fylkeskommuner Oslo, 01.11.2012 Deres ref.:, Vår ref.: 12/1642-1 Saksbehandler: Anni S. Fretheim Seksjon for offentlige finanser KOSTRA-rapportering for 2012 Dette brevet med vedlegg inneholder informasjon om KOSTRA-rapporteringen for 2012. 1. Frister Elektronisk innrapportering kan skje fra og med 2. januar 2013. Frist for innrapportering er 15. februar 2013. Tallene publiseres på SSBs nettsider 15. mars. Fristen for å sende korrigerte rapporter etter publiseringen er 15. april 2013. Korrigerte tall publiseres så 17. juni 2013. Milepælsplan De viktigste milepælene for fylkeskommunene i KOSTRA-rapporteringen for 2012 er: 1. november 2012 Informasjonsbrev sendes alle fylkeskommuner fra SSB. 1. november 2012 En testutgave av rapporteringsportalen med elektroniske skjemaer og løsning for lasting og kryptering av filuttrekk legges tilgjengelig for alle fylkeskommuner. 1. - 30. november 2012 Testrapportering fra alle fylkeskommuner til SSB 2. januar 2013 Endelig utgave av rapporteringsportalen med elektroniske skjemaer og løsning for lasting og kryptering av filuttrekk legges tilgjengelig. 2. januar -15. februar 2013 Rapportering av regnskapsdata og alle elektroniske skjemaer 15. mars 2013 SSB publiserer ureviderte nøkkeltall og grunnlagsdata på internett 15. april 2013 Siste frist for korrigert innrapportering til SSB 15. april - ca. 7. juni 2013 SSB gjennomfører tallkontroller og sender melding til fylkeskommunene om mulige feil i rapporteringen. Fylkeskommunene retter eventuelle feil. 15. juni 2012 SSB publiserer korrigerte nøkkeltall og grunnlagsdata på internett Online-løsning for rapportering av alle elektroniske skjema og filuttrekk: Alle KOSTRA-skjemaene vil også i år være tilgjengelig for rapportering direkte i en nettleser på SSBs nettsider. Den som skal rapportere går inn på adressen http://www.ssb.no/kostra/ og logger seg inn med fylkeskommunens pinkode og organisasjonsnummer, fyller ut skjemaet og sender inn. Hver fylkeskommune vil få tilsendt eget brev med pinkode etter testperioden. Under testperioden skal koden 123123 benyttes ved innlogging. Fylkeskommunene kan følge med i status for sin rapportering direkte i nettleseren på rapporteringssiden 2. Tjenesterapportering Alle skjemaene foreligger både på bokmål og nynorsk, og kommunen kan velge målform ved innlogging. Postadresse: Besøksadresse: www.ssb.no Org.nr.: NO 971 526 920 MVA Postboks 8131 Dep Kongens gate 6, Oslo ssb@ssb.no 0033 Oslo Oterveien 23, Kongsvinger Tlf.: 62 88 50 00
2/5 Det skal rapporteres på 4 tjenesteområder for 2012: Tannhelse Fysisk planlegging, kulturminner, natur- og nærmiljø Samferdsel Eiendommer I tillegg er det utarbeidet elektronisk skjema for rapportering av: Fylkeskommunenes bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi Klima og energi For følgende område hentes tall fra registre: Videregående opplæring- VIGO For videregående opplæring skal rapporteringen skje til administrative registre i eller utenfor SSB. SSB vil i sin tur hente tall til KOSTRA-publiseringen og til andre statistikkformål fra disse registrene i stedet for å gjennomføre egen innsamling. Kontroll- og tilbakemeldingsrutiner for denne innsamlingen gjennomføres på et tidligere tidspunkt enn hva som er hovedmodellen for KOSTRA, det er derfor ikke anledning til nye filuttrekk fra register for tjenestedata (VIGO) etter publiseringen 15. mars slik som ellers i KOSTRA. Arbeidsgruppa for KOSTRA Samferdsel ønsker å gjøre oppmerksom på følgende forhold knyttet til skolereiser: Det har vist seg at tallene for skolereiser har gått betydelig ned for fylker/kollektivselskap som har innført elektroniske billetteringssytemer og som baserer de innrapporterte tallene direkte på disse systemene. Vær oppmerksom på at ved bruk av elektronisk billetteringssystem er det som regel nødvendig å foreta en korreksjon for kjente mangler, for eksempel ikke utstedte kort til de minste, manglende pålogging, kortautomat ute av funksjon. Det er viktig at fylkeskommunene informerer operatørene om viktigheten av å validere alle kort. Fylkeskommuner som ikke har innført elektronisk billettering anbefales å estimere antall skolereiser ved å ta utgangspunkt i antall skyssberettigede elever og beregne at hver elev har 190 skoledager per skoleår. Det antas at hver elev i gjennomsnitt har 10 fraværsdager per år (pga. sykdom eller andre grunner). Det beregnes tur/retur. Det gir følgende formel: (190 dg. 10)*2*antall skyssberettigede. Dette gjelder for elever i både grunnskolen og i den videregående skolen. Sysselsetting i fylkeskommunene Statistikken over sysselsetting på fylkeskommunalt område har NAVs Arbeidsgiver- og arbeidstakerregister (Aa-registeret) som kilde. Kvaliteten på sysselsettingsstatistikken er avhengig av fylkeskommunenes inndeling i virksomheter i Enhetsregisteret, og de inn- og utmeldinger som sendes for ansatte til Aa-registeret. I de fleste fylkeskommuner er melderutinene til Aa-registeret lagt inn som en modul i lønns- og personalsystemet. Nødvendige endringer må legges inn i dette systemet. Retningslinjer for inndeling i virksomheter i Enhetsregisteret og inn/utmelding til Aa-registeret ligger på http://www.ssb.no/kostra/ under innrapportering. SSB vil oppfordre til at retningslinjene for inndeling i virksomheter i Enhetsregisteret og inn/utmelding til Aa-registeret gjøres kjent for alle aktuelle fylkeskommunale etater. Eventuelle spørsmål til inndelingen av enheter i fylkeskommunen kan rettes til Åsne Vigran, tlf. 21 09 48 29, e-post vig@ssb.no eller Gunn Næringsrud, tlf. 21 09 45 66, e-post gun@ssb.no. 3. Regnskapsrapportering Ordinær regnskapsrapportering Det skal leveres følgende regnskapsrapporter: Fylkeskommunen:
o Fylkeskommunens regnskapsrapporter (0C bevilgningsregnskap og 0D balanse) Fylkeskommunale foretak (FKF) etter kommunelovens kapittel 11: o Foretakets regnskapsrapporter (0K bevilgningsregnskap og 0L balanse) Interkommunale selskap (IKS) etter lov om IKS (rapporteres av IKS selv): o IKS regnskapsrapporter (0K bevilgningsregnskap og 0L balanse) o Transaksjoner mellom IKS og eierfylkeskommuner (skjema 29). Oversikt over alle registrerte FKF og IKS per 13. oktober 2012 vil være tilgjenglig på SSBs nettsider. Dersom fylkeskommunen har andre FKF og IKS enn det som fremkommer av lista kan tilbakemelding gis til Magnus Mausethagen på tlf 21 09 48 83 eller e-post mgn@ssb.no. Håndbok for KOSTRA-rapportering 2012 (vedlagt) gir detaljert informasjon om regnskapsrapporteringen. Vi gjør oppmerksom på at det i denne håndboka dessverre er en feil i sektorkodelista på sidene 24, 36 og 51. Sektoren "Statens forretningsdrift og statlig eide aksjeselskaper mv." skal ha sektornummer 110, og IKKE 010 som det står. Vi beklager feilen. Konsern Vi vil igjen henlede oppmerksomheten på rapporteringen for fylkeskommunale foretak (FKF) og interkommunale selskap (IKS). Formålet med denne rapporteringen er å koble fylkeskommunens og særbedriften(es) regnskaper til konsernregnskap, for derigjennom å få nøkkeltall som er mer sammenlignbare uavhengig av hvordan tjenestene er organisert i fylkeskommunen. Konsolidering til konsern gjøres i SSB. Konsolideringen krever at interne transaksjoner mellom fylkeskommunen og FKF/IKS er regnskapsført på riktige arter. Dårlig samsvar i regnskapsføringen av disse transaksjonene mellom regnskapene forringer kvaliteten på konsernregnskapstallene. Regnskapsføringen på funksjoner må også være lik i de berørte regnskapene. Det oppfordres derfor til at fylkeskommunen og særbedriftene avstemmer transaksjonene i de berørte regnskapene på funksjon(er) og arter seg i mellom før rapportering til KOSTRA. For nærmere informasjon, se Håndbok for KOSTRA-rapportering, kapittel 1.9 om konsernregnskap og KRDs Veileder for regnskapsrapporteringen i KOSTRA, regnskapsåret 2012. Ev. spørsmål om regnskapsrapporteringen rettes til Magnus Mausethagen på tlf 21 09 48 83 eller e-post mgn@ssb.no eller til Corretta Aluoch Arodi på tlf. 21 09 43 38 eller e-post cos@ssb.no Fordringer og gjeld overfor utlandet Dersom fylkeskommunens totale fordringer og/eller gjeld overfor utlandet overstiger 25 mill. kr., ber vi om at elektronisk skjema 71 Fordringer og gjeld overfor utlandet fylles ut. Kvartalsrapportering av regnskap og balanse til bruk i makroøkonomisk styring Behovet for løpende makroøkonomisk styring krever kvartalsstatistikk som viser utviklingen i økonomien i fylkeskommunene i løpet av året. Det er også behov for materiale til konsultasjonsmøtene mellom staten og KS i forkant av regjeringens budsjettkonferanse. Kvartalsrapportene kan sendes inn elektronisk via den samme portalen som resten av KOSTRA-dataene på adressen http://www.ssb.no/kostra/innrapportering.under Andre tilganger ligger det lenke til Innrapportering av kvartalsregnskap fra kommuner og fylkeskommuner. Alternativt kan følgende nettadresse benyttes: http://www.ssb.no/a/innrapportering/kvartkomfy/.vi ber om at akkumulert bevilgningsregnskap og balanse per fjerde kvartal 2012 blir sendt til SSB innen 20. januar 2013. De kvartalsvise regnskapene behøver ikke å være ferdig avstemt regnskap og balanse, men skal omfatte det som er postert ved utgangen av kvartalet. Nærmere informasjon om kvartalsrapporteringen legges ut på de samme nettadressene. 3/5 Ev. spørsmål knyttet til kvartalsrapporteringen og/eller fordringer og gjeld overfor utlandet rettes til Jostein Birkelund på tlf 21 09 42 93 eller e-post jbi@ssb.no eller til Dior Kurta på tlf. 21 09 42 79 eller e-post ktd@ssb.no 4. Andre forhold som bør vies oppmerksomhet
Rapporteringsansvar for interkommunale selskaper (IKS): KOSTRA-rapportering fra interkommunale selskaper. IKS skal gjennom KOSTRA rapportere regnskap, en oversikt over transaksjoner mellom IKS og eierfylkeskommuner samt noen utvalgte tjenesteskjemaer. IKS er selv ansvarlig for rapporteringen, og alle IKS vil få tilsendt informasjon om rapporteringen. Innsending av trykt årsregnskap fra fylkeskommuner Fylkeskommunen er ikke lenger pliktig til å sende inn sitt trykte årsregnskap til SSB. Hvis vi under vår interne kontroll/sjekk av dataene oppdager noe uvanlig/unormalt i det som er innrapportert vil vi ta direkte kontakt med fylkeskommunen for å få avklart dette. 4/5 5. Praktiske opplysninger Datamottak og brukertjeneste i SSB Det vil være en egen brukertjeneste knyttet til rapporteringen. Spørsmål til brukertjenesten kan stilles via e- post og telefon. Vi oppfordrer til at det fortrinnsvis benyttes e-post. E-postadressen er kostra-support@ssb.no Telefonnummeret er 62 88 51 70 Telefontjenesten vil være bemannet i periodene 1. -30. november 2012 (for testrapportering) og 2. januar - 15. april 2013 (for ordinær rapportering). Åpningstid er kl. 8.00-15.00. Ut over åpningstiden henviser vi til bruk av e-post. Vær oppmerksom på at årets informasjonsbrev kun har to vedlegg, rapporteringshåndbok for regnskap/filuttrekk og brev til interkommunale selskaper (IKS). Øvrige vedlegg som vanligvis har vært sendt ut sammen med informasjonsbrevet ligger på SSBs internettsider (http://www.ssb.no/kostra). Der blir følgende lagt ut: En nettportal for direkte pålogging med alle elektroniske skjema og løsning for innlasting av filuttrekk. Oversikt over alle tjenesteskjemaer som inngår i rapporteringen Veiledningshefte for rapportering av tjenesteproduksjon Oversikt over fylkeskommunale foretak (FKF) og interkommunale selskap (IKS) Håndbok for regnskapsrapportering Oversikt over institusjonelle sektorkoder Oversikt over logiske kombinasjoner av kapitler og nye sektorkoder IT-løsninger for innsending av data Test av innrapporteringen En testutgave av den nettleserbaserte rapporteringsløsningen vil være tilgjengelig for fylkeskommunene fra 1. november. Da kan løsningen testes både for elektroniske skjema og for filuttrekk. SSB ønsker at så mange som mulig tester løsningen og gir tilbakemelding om feil og mangler/behov. Vi håper på denne måten å få testet skjemaene før den endelige utgaven. 3. desember slettes alle innsendte data for 2012 og endelig utgave av skjemaene legges ut. Publisering og korrigering av feil i rapporteringen Nøkkeltall vil bli publisert på www.ssb.no/kostra 15. mars 2013, forutsatt at det er innrapportert innen fristene. Dette vil være ureviderte tall. Fylkeskommunene har anledning til å rette opp feil og kan sende korrigerte rapporter/skjema til SSB innen 16. april 2013. Publisering av korrigerte nøkkeltall skjer 17. juni 2013. Vi oppfordrer fylkeskommunene til å benytte publiseringen av ureviderte nøkketall og grunnlagsdata 15. mars til å kvalitetssikre det innrapporterte materiale, og i sær rette oppmerksomhet mot viktigheten av sammenheng i data som rapporteres fra ulike kilder i fylkeskommunen, og som i KOSTRA blir sammenstilt til indikatorer. SSB vil også i sterkere grad enn tidligere rette fokuset mot kvaliteten på sammensatte indikatorer og følge det opp dersom det oppdages avvik. 6. Kontakten mellom SSB og fylkeskommunene
5/5 I kommunikasjonen mellom SSB og fylkeskommunene er det viktig for SSB å ha én kontaktperson i fylkeskommunen å forholde seg til. All informasjon fra SSB sendes derfor til den som er registrert som KOSTRA-kontakt for fylkeskommunen. Dersom opplysningene ikke stemmer, ber vi om at fylkeskommunen melder tilbake dette så fort som mulig. Riktig navn, telefonnummer, adresse og e- postadresse gis til Anni S. Fretheim, tlf. 21 09 44 05, e-post stf@ssb.no. Vi ønsker lykke til med rapporteringen! Med vennlig hilsen Anni S. Fretheim Førstekonsulent Vedlegg: 1. Håndbok for KOSTRA-rapportering 2012 2. Brev av 1.11. 2012 "KOSTRA-rapportering fra Interkommunale selskaper" Vær oppmerksom på at skjemaer og skjemaveiledninger for 2012 ikke følger med årets veiledningsbrev. Disse kan lastes ned fra SSBs nettsider. Samlehefte for årets veiledninger kan også bestilles fra SSB hos Anni S. Fretheim, tlf direkte 21 09 44 05, e-post stf@ssb.no. Likelydende brev er sendt til alle fylkeskommuner Kopi: Kommunal- og regionaldepartementet v/kommunalavdelingen Kommunal- og regionaldepartementet v/bolig- og bygningsavdelingen Helse- og omsorgsdepartementet Kunnskapsdepartementet Miljøverndepartementet Samferdselsdepartementet Helsedirektoratet Utdanningsdirektoratet KS v/rune Bye Alle fylkesmenn IBM hovedkontor EDB ErgoGroup ASA Visma Unique AS Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) Kommunerevisjonsenhetene