SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Rønnaug Aaberg Andresen Arkiv: 043 Arkivsaksnr.: 02/08079-006 Dato: * BEHANDLING AV TAUSHETSPLIKTBELAGTE OPPLYSNINGER INNSTILLING TIL: Administrasjonsutvalget/Formannskapet driftsstyre for økonomi- og plansaker/bystyret Administrasjonens innstilling: 1. I medhold av kommuneloven 40 nr. 5 vedtas reglement for kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter, i samsvar med utkast i saksutredningen. 2. Rådmannens redegjørelse for spørsmål i tilknytning til reglementet, om bruk av taushetsplikterklæringer og rutiner for behandling av taushetspliktbelagte dokumenter tas til orientering. Nils Fr. Wisløff rådmann R. Aaberg Andresen kommuneadvokat
Saksutredning: HENSIKT MED SAKEN Ved behandlingen av bystyresak 9/03 Behandling av taushetspliktbelagte opplysninger vedtok bystyret å utsette saken og sende den tilbake til administrasjonsutvalget Fremsatte forslag følger saken. Saken legges herved fram på nytt. FORSLAG OG SPØRSMÅL FREMSATT VED BEHANDLINGEN AV SAKEN Rune Kjeldsen-SV fremsatte følgende forslag: "Etter SV's syn gjelder denne saken to forskjellige ting. En sak om undertegning av taushetserklæringer, som for folkevalgte burde vært helt unødvendig og i praksis antagelig er verdiløs. Vil noen folkevalgte lekke sensitiv informasjon til media, så vil media beskytte sine kilder, og det skal meget alvorlige saker til for å oppheve kildebeskyttelsen. La meg understreke at det for SV er en selvfølge å forholde seg til taushetsbelagt informasjon på en profesjonell måte. Sak nr. 2 i dette framlegget, er rådmannens forslag til reglement for rett til innsyn i saksdokumenter. Dette er et for alvorlig område til at rådmannens framlegg alene kan danne grunnlag for vedtak. Reglementet står sikkert juridisk på trygg grunn. Spørsmål som vi folkevalgte imidlertid må stille oss, er om dette er i samsvar med våre interesser. Drammen SV er i sterk tvil om så er tilfelle og vil foreslå at denne delen av vedtaket blir sendt til en bystyrekomitè for videre behandling der. Bystyrekomiteen lager sin innstilling etter for eksempel retningslinjene for tildeling av skjenkebevilling. Dette sikrer en bredere politisk prosess og en dypere forankring i det politiske miljø, noe som i en så viktig sak, er påkrevd. Forslag til vedtak punkt 1: Punkt 1 i administrasjonens innstilling sendes til en bystyrekomitè for videre politisk behandling. Komiteen legger fram innstilling til bystyret for endelig vedtak i løpet av våren." Einar Fuglesang-H fremsatte følgende forslag: "I stedet for taushetserklæringens "som ikke er alminnelig hjemlet" tas inn "som jeg får rede på etter tilsynsreglenes pkt. 4"." Dag Fjeld Edvardsen H stilte følgende spørsmål i bystyret (ikke protokollert): A. Det refereres i kommunens saksutredning til KRD's "normalreglement. Hvordan lyder dette? Hva er forskjellen? B. Hvor mye mer enn eksisterende regler medfører denne taushetserklæringen? Kun at det blir vanskeligere å påberope seg rettsvillfarelse? C. Kan dette reglementet gjøre det vanskeligere å ta opp klanderverdige eller ulovlige forhold i kommunen? Begrenser det mulighetene til å kontakte kommunens kontrollutvalg?
I tillegg til de ovenfor protokollerte og skriftlig fremsatte forslag og spørsmål, stilte også Bjørn Helgerud, Frp spørsmål til forslaget til reglement for folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter. I pkt. 4.1 i det foreslåtte reglementet heter det: Bystyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningsloven 13b nr. 2 og 3". Bjørn Helgerud ønsket å få vurdert om ikke et mindretall i det folkevalgte organet skal kunne kreve innsyn i slike opplysninger, i stedet for at det må være flertall for vedtaket i organet. Videre har Tore Opdahl Hansen i e-post til kommunen 10.02.03 sendt følgende spørsmål til vurdering: "Når man først skal ta en fornyet gjennomgang vil det være riktig at Administrasjonsutvalget i møte i dag også ser på punktene 3.1 3.2 og 4.1, slik at man har en felles forståelse av det reelle innholdet i punktene og at alle føler seg konfortabel med punktene slik det er formulert event. vurderer behov for justeringer. Det er flere i vår gruppe som var skeptisk i begrensningen i å få innsyn i "egne arbeidstakeres" arbeid, som det ble formulert. Det hadde vært fint om Administrasjonsutvalget også ser på dette forholdet regulert i 3.1 og 3.2." Videre bemerket flere av representantene at Kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H-2112 burde ha vært trykt vedlegg til saken. RÅDMANNENS MERKNADER TIL FORSLAG OG SPØRSMÅL Til Rune Kjeldsens forslag og Dag Fjeld Edvardsens spørsmål under pkt B. om betydningen av å undertegne en taushetsplikterklæring: Lovbestemt taushetsplikt og straffeansvaret for brudd på taushetsplikten gjelder forsåvidt uten hensyn til om vedkommende har undertegnet egen erklæring om kjennskap til og overholdelse av taushetsplikten. Det er ikke noe vilkår for straffbarhet at vedkommende har fått direkte underretning på forhånd om taushetsplikten (unntatt etter FVL 13b, 2. ledd når forvaltningsorganet har pålagt parter, partsrepresentanter eller vitner taushetsplikt). Dette vil si at vanligvis kan ikke rettsvillfarelse påberopes. Forvaltningsorganet har imidlertid en plikt til å sørge for at taushetsplikten blir gjort kjent for dem den gjelder og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene (FVL 13 c). Bestemmelsen må ses som et pålegg om å gi informasjon om taushetsplikten og straffeansvaret til personer som ikke har tilgang til lovteksten eller kjenner til taushetsplikten. Selv om det ikke er pålagt at det skal kreves skriftlig erklæring, vil det være en praktisk måte å informere på, særlig dersom de relevante lovbestemmelser blir vedlagt erklæringen og at det også erklæres at vedkommende har lest dem. Når det gjelder forslaget fra Einar Fuglesang om endret ordlyd, er dette innarbeidet i teksten til taushetserklæring for folkevalgte, jf. trykt vedlegg.
Til merknader og forslag til reglementet for folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter Spørsmål fra Dag Fjeld Edvardsen om forskjell mellom normalreglementet og forslaget til reglement for Drammen kommune: Normalreglementet er veiledende og er utarbeidet av Kommunal- og reglementet, jf. rundskriv H-20/94. Kommunestyrene kan legge dette til grunn for sine vedtak etter KL 40 nr. 5. Den eneste forskjellen mellom dette normalreglementet og forslaget til reglement for Drammen kommune, er at "kommunestyret" er byttet ut med "bystyret" og "formannskapet" er byttet ut med "formannskapet driftsstyre for økonomi- og plansaker". Spørsmål fra Dag Fjeld Edvardsen om reglementet kan gjøre det vanskeligere å ta opp klanderverdige eller ulovlige forhold i kommunen. Begrenser det mulighetene til å kontakte kommunens kontrollutvalg? Kontrollutvalget har en vid hjemmel til å ta opp de fleste saker vedrørende den kommunale virksomheten. Det vises her til forskriften om kontrollutvalg 4, særlig nr. 3, der det sies at utvalget skal også selv sørge for at det blir foretatt undersøkelser og granskning bl.a. i forbindelse med mistanke om uregelmessigheter og misligheter. Kommentarer til bestemmelsene om kontrollutvalg indikerer at heller ikke personalsaker er unndratt fra kontrollutvalgets virkeområde. Videre heter det i 4 nr. 10 at utvalget avgir uttalelse i saker det får seg forelagt. Det er ikke noe i regelverket om hvem som kan ta opp saker etter 4 nr.10, bortsett fra at det er uttalt i Kommunaldepartementets kommentar at privatpersoner ikke kan kreve av utvalget at det behandler konkrete saker. Kontrollutvalget skal ha en uavhengig stilling og det er opp til utvalget selv å vurdere om en sak hører under dets kontrollmyndighet. Det vises også til forskriften 6 om at utvalget kan uavhengig av regler om taushetsplikt kreve nødvendige opplysninger fra revisjonen og fra andre kommunale organer. Ut fra at kontrollutvalget selv har en vid tilsyns- og kontrollmyndighet og har få innskrenkninger i sine muligheter til å ta opp saker som gjelder alle sider av den kommunale forvaltningen, synes det å være liten grunn til å frykte at det foreliggende utkast til reglement skal innskrenke utvalgets lovbestemte funksjon. Når det gjelder Bjørn Helgeruds innspill om beslutning om innsyn basert på et mindretalls ønske i stedet for at organet må beslutte innsyn ved flertallsvedtak, bemerkes bare at kommunelovens system er at vedtak treffes med alminnelig flertall, jf. KL 35 nr. 1. Til innspill fra Tore Opdahl Hansen om innsyn i "egne arbeidstakeres" arbeid, vises det til KL 23 om administrasjonssjefen som den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, dvs. med ansvar for at tjenestemannsapparatet til enhver tid fungerer på hensiktsmessig måte. Videre vises til KL 25 om partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg - som skal behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Selv om kommunestyret i utgangspunktet har all myndighet, med mindre ikke annet følger av lov, har kommunestyret i praksis delegert sin myndighet i f.eks. personalsaker til det politiske organ administra-
sjonsutvalget eller til administrasjonssjefen. Kommunestyret kan trekke tilbake delegert fullmakt eller omgjøre et vedtak som er truffet av underordnet organ på delegert myndighet, Det er allikevel grunn til å fastholde at i alminnelighet behandles personalsaker enten av administrasjonssjefen eller av administrasjonsutvalget. TIDLIGERE SAKSUTREDNING I BYSTYRESAK 9/03 OM BEHANDLING AV TAUSHETSPLIKTBELAGTE OPPLYSNINGER For fullstendighetens skyld gjentas rådmannens redegjørelse om undertegning av taushetspliktbelagte opplysninger (pkt. 1), rutiner for håndtering av dokumenter som inneholder taushetspliktbelagte opplysninger (pkt. 2) og kompetanseoppbygging og holdningsskapende arbeid (pkt. 3). For redegjørelse for regelverket om taushetsplikt vises til bystyresak 9/03 og til Kommunal- og regionaldepartementets rundskri8v H- 2112 Taushetsplikt for folkevalgte, som nå er trykt vedlegg. Forslaget til reglement for kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter gjentas uten endringer (pkt. 4), jf. også innstillingens pkt. 1. Det vises til rådmannens merknader foran i forhold til de spørsmål som ble reist til reglementet ved behandlingen av bystyresak 9/03. 1. UNDERTEGNING AV TAUSHETSPLIKTERKLÆRING Taushetsplikterklæring, som undertegnes av arbeidstaker, er i bruk i Drammen kommune, men den er i dag ikke obligatorisk brukt i alle virksomheter. I virksomheter som skoler, sosialtjeneste, barnevern og helse- og omsorgstjenester er taushetserklæring rutine ved ansettelse. Taushetsplikterklæringen er vedlagt et særtrykk av bestemmelsene om taushetsplikt i forvaltningsloven, som arbeidstaker erklærer seg kjent med. Videre forplikter arbeidstaker seg til å bevare taushet om de forhold som er nevnt i reglene om taushetsplikt. Erklæringen opplyser også om at brudd på taushetsplikten kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed ifølge kommunens ansettelses- og arbeidsreglement, og at det etter straffeloven kan være straffbart å bryte taushetsplikten. Sosialtjenesten og barneverntjenesten benytter skjema for taushetsplikterklæring som i tillegg innskjerper taushetspliktbestemmelsene i henhold til sosialtjenesteloven og barneverntjenesteloven, ved å henvise til de skjerpede bestemmelsene som følger av disse lovene. Vurdering Den generelle taushetsplikterklæringen som brukes i organisasjonen anses tilfredsstillende (jf. trykt vedlegg). Rådmannen mener at slik erklæring skal kreves undertegnet av alle arbeidstakere i kommunen, og vil sikre at den blir undertegnet samtidig med at arbeidsavtale undertegnes og oppbevares i vedkommendes personalmappe. Den samme erklæringen må også kunne benyttes i kommunale bedrifter m.v. som er underlagt forvaltningslovens og offentlighetslovens bestemmelser.
I de virksomhetene som arbeider i forhold til sosialtjenesteloven og barnevernloven, samt personell som er underlagt helsepersonelloven, benyttes fortsatt egne taushetsplikterklæringer som er tilpasset bestemmelsene i det lovverket som disse arbeidstakerne arbeider etter. Forslag til taushetsplikterklæring for folkevalgte er endrit i samsvar med forslag fra Einar Fuglesang, H, framsatt ved behandlingen av bystyresak 9/03. Jf. trykt vedlegg. Skjemaene for disse taushetserklæringene er trykte vedlegg. Eksempler på taushetserklæringer for ansatte i sosial- og barneverntjeneste og helsepersonell er utrykte vedlegg. 2. RUTINER FOR HÅNDTERING AV DOKUMENTER SOM INNEHOLDER TAUSHETSPLIKTBELAGTE OPPLYSNINGER 2.1 Administrasjonstjenestens dokumenthåndtering Ved journalføring av innkommet post tar administrasjonstjenesten vurderinger i forhold til hvorvidt en sak eller et dokument er offentlig eller skal unntas offentlighet. Ved tvilstilfeller konfereres det med saksbehandler eller kommunens juridiske enhet. Prinsippet om meroffentlighet skal alltid vurderes. Saken eller dokumentet stemples med unntatt offentlighetsstempel. Det opplyses inne i stempelet hvilken paragraf i offentlighetsloven som er grunnlaget. Ved journalføring på Kontor2000 graderes saken med unntatt offentlighet, slik at kun saksbehandler sin avdeling får tilgang til saken/dokumentet. Slik journalføring innebærer at kun generelle og ikke taushetsbelagte opplysninger kommer frem på postlistene. Postlistene kvalitetssikres før de legges ut på internett. Saken/dokumentet overleveres deretter saksbehandler, som plikter å oppbevare taushetsbelagte saker og dokumenter på en forsvarlig måte. Ved avslutning av saken arkiveres den etter prinsippene i gjeldende arkivlov. I september 2003 åpner nytt dokumentsenter i rådhuset. Her opprettes kommunens hovedarkiv. Det legges opp til at publikum skal kunne komme hit og få innsyn i saker og dokumenter de er opptatt av. I den forbindelse er det utarbeidet egen rutinebeskrivelse for dokumentsenteret, slik at man sikrer håndteringen av taushetspliktbelagte opplysninger. 2.2. Dokumenter til politiske utvalg Ved taushetspliktbelagte saker eller dokumenter til bystyre og formannskap, trykkes disse på rødt papir. Slike sakspapirer sendes kun til faste medlemmer og de varamedlemmer som er innkalt til gjeldende møte. Ved møtets slutt samles disse inn og makuleres. I protokollen fremgår ikke taushetspliktbelagte opplysninger.
I øvrige politiske utvalg er det noe ulik praksis på håndteringen av taushetspliktbelagte saker og dokumenter, basert på utvalgets sammensetning og abonnementslister etc. Administrasjonstjenesten vil ta en gjennomgang av disse rutinene og utarbeide et ensartet opplegg. Det innføres en ordning med undertegning av taushetserklæring også for politikere i Drammen. 3. KOMPETANSEOPPBYGGING OG HOLDNINGSSKAPENDE ARBEID Å sikre at kommunens ansatte og folkevalgte overholder taushetspliktbestemmelsene, er ikke bare spørsmål om å ha regelverk og rutiner på plass. Minst like viktig er de holdninger til taushetsplikt som er rådende i organisasjonen og den kunnskap om lover og regler på området som er integrert i daglig arbeid og dokumenthåndtering. Rådmannen vil legge stor vekt på å samarbeide med de administrative linjelederne og med de ansattes organisasjoner med sikte på å utvikle formålstjenlige holdninger, som skal være en integrert del av virksomhetenes arbeidsopplegg. Videre vil det bli lagt vekt på at alle ansatte får nødvendig opplæring i gjeldende lover, regler og rutiner for behandling av taushetsbelagte opplysninger. Rådmannen vil sørge for at dette holdnings- og kompetansebyggende arbeidet også følges opp framover gjennom hele organisasjonen. 4. REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRETS OG ANDRE FOLKEVALGTE ORGANERS RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER Kommuneloven 40 nr. 5 har følgende ordlyd: "Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling". Fra kommentarene til bestemmelsen siteres: "I utgangspunktet gjelder offentlighetslovens innsynsregler også for de folkevalgte. Det er imidlertid antatt at de folkevalgte har en viss innsynsrett ut over det som offentlighetsloven hjemler. Begrunnelsen er det særlige behov de har for å få et best mulig faktagrunnlag for sine avgjørelser og det overordningsforholdet som eksisterer mellom folkevalgte organer og administrasjonen... Et viktig spørsmål er om retten til videregående dokumentinnsyn tilligger organet som sådant, eller om også de enkelte medlemmer av organet har slik innsynsrett. Når det gjelder kommunestyret og fylkestinget, tilligger den overordnede funksjonen organene som sådan, og ikke de enkelte medlemmer. Enkeltmedlemmer har for eksempel ingen kompetanse til å gi instrukser på egen hånd. Hovedregelen antas derfor å være at det er organet som har rett til videregående dokumentinnsyn...
Organets innsynsrett må for det første gjelde dokumenter som kan unntas etter offentlighetsloven 5 og 6. For det andre må organet ha en viss adgang til å gjøre seg kjent med opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt, når dette begrunnes med at det er behov for opplysningene som ledd i behandlingen av en konkret sak eller i forbindelse med revisjon eller andre former for kontroll." Taushetsplikt for folkevalgte er utførlig behandlet i veileder fra Kommunal- og regionaldepartementet, rundskriv H-2112 (trykt vedlegg). Kommunal- og regionaldepartementet har utarbeidet et veiledende normalreglement som kommunestyrene kan bygge på eller legge til grunn for sine vedtak etter 40 nr. 5. Dette normalreglementet er lagt til grunn for forslaget til reglement for bystyret og andre folkevalgte organer i Drammen kommune. Forslaget innebærer ikke endringer i forhold til normalreglementet, bortsett fra at det henvises til bystyre i stedet for kommunestyre og til formannskapet driftsstyre for økonomi- og plansaker i stedet for formannskapet. Rådmannen tilrår bystyret å vedta dette reglementet: 1. BYSTYRETS OG ANDRE FOLKEVALGTE ORGANERS RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER 1.1 Bystyret har som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Formannskapet driftsstyret for økonomi- og plansaker og andre folkevalgte organer har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomheter når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. 2. VEDTAK OM INNSYN 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. 2.2 Minst tre medlemmer i bystyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jf. pkt. 3. Ordfører har en selvstendig rett til innsyn i alle dokumenter på tilsvarende grunnlag.
2.3 Formannskapet driftsstyret for økonomi- og plansaker og andre folkevalgte organer kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det. 3. TIDSPUNKT FOR RETT TIL INNSYN 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle dokumenter som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 4. SÆRREGLER FOR INNSYN I TAUSHETSBELAGTE DOKUMENTER MM 4.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Bystyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningsloven 13b nr. 3 og 4. 4.2 Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt eller unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven. Medlemmer av folkevalgte organer undertegner taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Når en sak behandles for lukkede dører, jf. kommuneloven 31, skal det ikke orienteres eller refereres fra forhandlingene med mindre vedkommende folkevalgte organ bestemmer noe annet. 5. FREMGANGSMÅTEN VED KRAV OM INNSYN FORHOLDET TIL ADMINISTRASJONEN 5.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal skje tjenestevei. 5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling skal besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l. 6. IKRAFTTREDEN
Dette reglementet trer i kraft straks. -----------------------
Vedlegg: T A U S H E T S E R K L Æ R I N G Jeg er kjent med reglene om taushetsplikt etter forvaltningslovens 13-13f som jeg har fått kopi av. Jeg forplikter meg til å bevare taushet om opplysninger jeg i medhold av min stilling eller tillitsverv får om noens personlige forhold, drifts- eller forretningsforhold som ikke er alminnelig kjent. Jeg lover å respektere reglene og forplikter meg til ikke å gi taushetspålagte opplysninger til andre enn dem som har krav på/adgang til å få slike opplysninger i sitt arbeid. Jeg forplikter meg til å oppbevare taushetspålagte dokumenter på en forsvarlig måte på min arbeidsplass. Jeg er klar over at brudd på taushetsplikten ifølge kommunens ansettelses- og arbeidsreglement 16 kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Videre er jeg kjent med at det etter straffeloven kan være straffbart å bryte taushetsplikten. Jeg er klar over at taushetsplikten også gjelder etter at jeg har sluttet i Drammen kommune. Drammen, den... Arbeidstaker Taushetserklæringen er underskrevet i mitt påsyn:... For Drammen kommune Vedlegg: Forvaltningslovens 13-13f
FORVALTNINGSLOVENS 13-13f 13 (taushetsplikt) Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1. noens personlige forhold, eller 2. tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. 13a (begrensninger i taushetsplikten når det ikke er behov for beskyttelse) Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker, 2. at opplysningene brukes når behovet for beskyttelse må anses varetatt ved at de gis i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte, og 3. at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, f.eks. når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. 13b (begrensninger av taushetsplikten ut fra private eller offentlige interesser) Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysningene i en sak gjøres kjent for sakens parter eller deres representanter, 2. at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll, 3. at opplysningene er tilgjengelig for andre tjenestemenn innen organet eller etaten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, bl.a. til bruk ved vegledning i andre saker, 4. at opplysningene brukes for statistisk bearbeiding, utrednings- og planleggingsoppgaver, eller i forbindelse med revisjon eller annen form for kontroll med forvaltningen, 5. at forvaltningsorganet gir andre forvaltningsorganer opplysninger om en persons forbindelse med organet og om avgjørelser som er truffet og ellers slike opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme avgiverorganets oppgaver etter lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag, og 6. at forvaltningsorganet anmelder eller gir opplysninger (jfr. også nr. 5) om lovbrudd til påtalemyndigheten eller vedkommende kontrollmyndighet, når det finnes ønskelig av allmenne omsyn eller forfølging av lovbruddet har naturlig sammenheng med avgiverorganets oppgaver. Part eller partsrepresentant som blir gjort kjent med opplysninger etter første ledd nr. 1, kan bare bruke opplysningene i den utstrekning det er nødvendig for å vareta partens tarv i saken. Forvaltnings-organet skal gjøre ham merksam på dette. Likeledes kan forvaltningsorganet pålegge taushetsplikt når vitner o.l. får opplysninger undergitt taushetsplikt i forbindelse med at de uttaler seg til organet. Overtreding av taushetsplikt etter dette ledd kan straffes etter straffelovens 121, dersom vedkommende er gjort merksam på at overtreding kan få slik følge.
13c (informasjon om taushetsplikt, oppbevaring av opplysninger undergitt taushetsplikt) Vedkommende forvaltningsorgan skal sørge for at taushetsplikten blir kjent for dem den gjelder, og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene. Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal forvaltningsorganet oppbevare på betryggende måte. Kongen kan gi nærmere regler om oppbevaring av dokumenter og annet materiale som er undergitt taushetsplikt, om tillintetgjøring av dokumenter eller materiale og om bortfall av taushetsplikt etter en viss tid. Taushetsplikten bortfaller etter 60 år når ikke annet er bestemt i medhold av foregående punktum. 13d (opplysninger til bruk for forsking) Når det finnes rimelig og ikke medfører uforholdsmessig ulempe for andre interesser, kan departementet bestemme at et forvaltningsorgan kan eller skal gi opplysninger til bruk for forsking, og at dette skal skje uten hinder av organets taushetsplikt etter 13. Til vedtak som nevnt i første ledd kan det knyttes vilkår. Disse kan bl.a. gi bestemmelser om hvem som skal ha ansvar for opplysningene og hvem som skal ha adgang til dem, om oppbevaring og tilbakelevering av utlånt materiale, om tilintetgjøring av avskrifter, om hvorvidt forskerne skal ha adgang til å henvende seg til eller innhente nærmere opplysninger om dem det er gitt opplysninger om, og om bruken av opplysningene for øvrig. Kongen kan gi nærmere forskrifter om vedtak etter denne paragraf. 13e (forskeres taushetsplikt) Enhver som utfører tjeneste eller arbeid i forbindelse med en forskingsoppgave som et forvaltningsorgan har støttet, godkjent eller gitt opplysninger undergitt taushetsplikt til, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til: 1. opplysninger undergitt taushetsplikt som forskeren får fra et forvaltningsorgan, 2. opplysninger som i forbindelse med forskingsarbeidet er mottatt fra private under taushetsløfte, og 3. opplysninger som gjelder personer som står i et avhengighetsforhold til den instans (skole, sykehus, anstalt, bedrift, offentlig myndighet m.m.)som har formidlet deres kontakt med forskeren. Opplysningene kan bare brukes slik det er nødvendig for forskingsarbeidet og i samsvar med de vilkår som måtte være fastsatt etter 13d annet ledd. Skal resultater av forskingsarbeidet publiseres eller brukes på annen måte, gjelder 13a nr. 1 og 2 tilsvarende. Brudd på taushetsplikten eller på vilkår etter 13d annet ledd, straffes etter straffelovens 121. Departementet eller vedkommende forvaltningsorgan skal gjøre forskeren og hans medarbeidere kjent med taushetsplikten og straffebestemmelsen, jfr. også 13c første ledd. 13f (bestemmelser om taushets- og opplysningsplikt m.m. i andre lover) Dersom noen som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, er pålagt taushetsplikt ved bestemmelse i annen lov, forskrift eller instruks av hensyn til private interesser, gjelder 13 til 13e som utfyllende regler når ikke annet er bestemt i lov eller i medhold av lov. Bestemmelse i annen lov om rett eller plikt til å gi opplysninger begrenser ikke lovbestemt taushetsplikt, med mindre vedkommende bestemmelse fastsetter eller klart forutsetter at taushetsplikten ikke skal gjelde.
DRAMMEN KOMMUNE T A U S H E T S E R K L Æ R I N G Jeg er kjent med reglene om taushetsplikt etter forvaltningslovens 13 13f som jeg har fått kopi av. Jeg forplikter meg til å bevare taushet om opplysninger jeg i medhold av mitt tillitsverv får om noens personlige forhold, drifts- eller forretningsforhold som jeg får rede på etter tilsynsreglenes pkt. 4. (endring uthevet) Jeg er kjent med at det etter straffeloven kan være straffbart å bryte taushetsplikten. Jeg er klar over at taushetsplikten også gjelder etter at jeg er gått ut av mitt tillitsverv. Drammen, den... politiker Taushetserklæringen er underskrevet i mitt påsyn:... For Drammen kommune Vedlegg: Forvaltningslovens 13 13f