Innherred samkommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til samkommunestyret Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 UTVALGETS SAMMENSETNING... 3 2 SEKRETARIAT... 4 3 REVISJON... 4 4 UTVALGETS FORMÅL... 4 5 UTVALGETS OPPGAVER... 4 6 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2007... 5 7 INFORMASJON TIL SAMKOMMUNESTYRET I 2007... 6 9 VURDERING... 6 10 AVSLUTNING... 6 VEDLEGG 1 - KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 7
Innledning Samkommunestyret har kontroll og tilsynsansvar for de forvaltningsområder som Verdal og Levanger kommune har lagt til Innherred samkommune. Men Samkommunestyret skal imidlertid velge et kontrollutvalg til å utføre denne egenkontrollen på sine vegne, jf. kommunelovens 77. Kontrollutvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i samkommunestyret når kontrollutvalgets saker behandles. Da kontrollutvalget er samkommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at samkommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til samkommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fra 2004 heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter, samt møteprotokoller blir sendt ordføreren da denne har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Administrasjonssjefen får tilsendt nevnte dokumenter til orientering. Ut fra tidligere praksis er det også for 2007 naturlig å avgi en årsrapport til samkommunestyret. 1 Utvalgets sammensetning Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til valgbarhet for medlemmer av kontrollutvalget. Det heter blant annet at et medlem av kontrollutvalget ikke kan være medlem eller varamedlem av formannskap, kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Utvalgets sammensetning var for perioden 2003 2007 Kommune Navn Funksjon Navn Funksjon Jann Langåssve (Nest)leder Inge Strømsnes 1. Vara Levanger Gerd Haugberg Asgjerd Valstad 2. Vara Sissel Ramfjord 3. Vara John Hermann (Nest)leder Rolf Tømmerås 1. Vara Verdal Kjell Woll Sigurdsen Inger-Marie Skreden Valstad 2. Vara Brita Kleven Thorsvik 3. Vara I møte den 29.11.2007 valgte samkommunestyret et kontrollutvalg bestående av 4 faste medlemmer og 6 varamedlemmer for perioden 2007 2011. Kommune Navn Funksjon Navn Funksjon Karl Meinert Buchholdt (Nest)leder Inge Johansen Vara Levanger Fanny Gausen Lars Forberg Vara Britt Mølnås Vara Lasse Hegge (Nest)leder Per Dyrnes Vara Verdal Bjørn Aarstad Kristine Karlgård Vara Katrine Bruvold Vara
Som leder for perioden 01.01.08-31.12.08 er valgt: Karl Meinert Bucholdt Som nestleder for perioden 01.01.08-31.12.08 er valgt: Lasse Hegge Som leder for perioden 01.01.09-31.12.09 er valgt: Lasse Hegge Som nestleder for perioden 01.01.09-31.12.09 er valgt: Karl Meinert Bucholdt Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i samkommunestyret når utvalgets saker behandles. 2 Sekretariat KomSek Trøndelag IKS er sekretariat for kontrollutvalget. KomSek Trøndelag IKS oppfyller bestemmelsene i 20 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3 Revisjon KomRev Trøndelag IKS er samkommunens valgte revisor. 4 Utvalgets formål Med hjemmel i samme nr.11, har Kommunal- og regionaldepartementet den 15.6.2004 fastsatt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets formål er definert slik i 4 i forskriften: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5 Utvalgets oppgaver Det framgår av kommuneloven at kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og at tilsynet ikke er avgrenset til økonomiske forhold. I følge kommunelovproposisjonen skal kontrollutvalget påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. I merknadene har departementet presisert at kontrollutvalget ikke skal vurdere den politiske hensiktmessigheten av de vedtak som er truffet av de politiske organer. Kontrollutvalgets oppgaver går fram av kontrollutvalgsforskriftens kap. 3 6, og er i hovedsak opplistet i eget vedlegg, se vedlegg 1. 6 Kontrollutvalgets virksomhet i 2007 Kontrollutvalget har i 2007 avholdt et møte og har behandlet 5 saker: 001/07 Innherred samkommunes årsregnskap og årsberetning for 2006 002/07 Orientering fra organisasjonsenheten om status og om eventuelle utfordringer 003/07 Skatteoppkreverfunksjonen
004/07 Kontrollutvalgets årsrapport for 2006 005/07 Referatsaker Til sammenligning ble det i 2006 3 møter hvor det til sammen ble behandlet 12 saker. Alle møter i utvalget er holdt for lukkede dører, jf. 19 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget har imidlertid, med enkelte unntak, anledning til å bestemme at møtene skal være åpne for offentligheten for den enkelte sak. Tilsyn med forvaltningen Orienteringer fra administrasjonen Kontrollutvalget har fått orienteringer fra administrasjonen om regnskapet og om personalforvaltning. Gjennom slike orienteringer får kontrollutvalget en oppdatert status over administrasjonens arbeid på vesentlige områder som angår økonomi, personalforvaltning m.v. Behandling av kommunens regnskaper Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til samkommunestyret om samkommunens regnskaper. Kontrollutvalget fant ikke grunn til å gi merknader ved behandlingen av Innherred samkommunes regnskaper. Oppsummering Kontrollutvalget ønsker å løse forhold som kontrollinstansen avdekker på lavest mulig nivå. Kun unntaksvis vil avdekkede forhold resultere i rapporter til samkommunestyret. Kontrollutvalgets årlige rapport anses derfor å være den viktigste informasjonen til samkommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på samkommunestyrets vegne. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra samkommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. 7 Informasjon til samkommunestyret i 2007 Kontrollutvalget rapporterer årlig om sin virksomhet, jf. også kontrollutvalgets årsrapport for 2006 til samkommunestyret. 9 Vurdering Arbeidsformen i kontrollutvalget har vært som i foregående år. 10 Avslutning Kontrollutvalget er valgt av samkommunestyret - for på dets vegne å føre tilsyn med forvaltningen. Kontrollutvalgets årsrapport anses derfor som viktig informasjon til samkommunestyret om det tilsyn kontrollutvalget utøver. Kontrollutvalget vurderer imidlertid løpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for samkommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra samkommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på.
28. februar 2008. Karl Meinert Buchholdt leder Lasse Hegge nestleder Fanny Gausen Bjørn Aarstad Vedlegg
Vedlegg 1 - kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (med merknader), fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11, og kan i hovedsak opplistes slik: 4 Alminnelige regler om ansvar og oppgaver: Føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 6 Regnskapsrevisjon: Påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. 7 Uttalelse til årsregnskapet: Avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader: Påse at forhold i årsregnskapet som revisor måtte ha påpekt blir fulgt opp. Rapportere om eventuelle tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp. 9 Forvaltningsrevisjon: Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kap. 5. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Få gjennomført en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger som grunnlag for ovenfor nevnte plan. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon: Rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført med utgangspunkt i planen, og om resultatene av disse. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp.
Rapportere til kommunestyret om hvordan eventuelle merknader til rapporter er blitt fulgt opp. Rapportere til kommunestyre om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 13 Selskapskontroll: Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold: Påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 15 Rapportering av selskapskontrollen: Fastsette hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold rapporten skal ha. Rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. 16 Valg av revisjonsordning: Innstille overfor kommunestyret ved valg av revisjonsordning/valg av revisor. (Ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor.) Innstille overfor kommunestyret dersom dette vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen. 18 Budsjettbehandlingen: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.