Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: 102, Fylkeshuset, Molde Dato: 30.08.2017 Tid: 10:00 Protokoll nr: 5/17 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Torleiv Rogne Medlem UVS Mellvin Steinsvoll Medlem AP Ann Kristin Sørvik Medlem SP Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Anders Riise Leiar H Knut Flølo Nestleiar FRP Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer Tove Merete Røvik Istad Anders Riise H Frå administrasjonen møtte på heile eller delar av møtet: Namn Stilling Veslemøy Ellinggard revisjonssjef Møre og Romsdal Revisjon IKS Marianne Hopmark fagansvarleg forvaltningsrevisjon Møre og Romsdal Revisjon IKS Monica Kjøl Tornes ass. fylkeskultursjef Ragnhild Holsvik seksjonsleiar kulturformidling Sekretariat: Namn Tor Harald Hustad Gunn Elin Nygård Stilling kontrollsjef konsulent
2 Kontrollutvalet sitt møte starta kl. 10.00 på fylkeshuset, Molde, møterom 102, Utvalsleiar Anders Riise (H) og nestleiar Knut Flølo (FRP) hadde meldt forfall. Tove Merete Røvik Istad (H) møtte som varamedlem for Anders Riise. Ann Kristin Sørvik (SP) vart valt til møteleiar. Møtet vart sett med 4 medlemer. Innkallinga vart godkjent utan merknader. Saklista vart godkjent utan merknader. Sakene vart behandla i den rekkefølge dei vart protokollert. Ettersendt: Sak KO 40/18 Møteplan 2018 - Kontrollutvalet Saksnr KO 33/17 KO 34/17 KO 35/17 KO 36/17 KO 37/17 KO 38/17 KO 39/17 KO 40/17 Innhald Forvaltningsrevisjonsrapport - FR 1/2017: Fylkesveg - drift og vedlikehald Forvaltningsrevisjonsrapport - FR 2/2017: Den kulturelle skolesekken (DKS) Oppfølging av revisor sine merknadar frå kartleggingsbesøk på vgs skolar Bestilling av selskapsgjennomgang - SK 1/2017: Vegamot AS Bestilling av selskapsgjennomgang - SK 2/2017: Varde AS Innspel til prosjektplan - Selskapskontroll - SK 3/2017: Vigo IKS Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten FR 2/2016: Vedlikehald av skolebygg Møteplan 2018 - Kontrollutvalet RS 17/17 Oppfølgingssaker 5/17 - kontrollsjef orienterer RS 18/17 Partsbrev med informasjon om forvaltningsrevisjon av Norsk Digital Lærings Arena (NDLA) RS 19/17 Finansrapport pr 31. juli 2017 Godkjenning av protokoll
3 KO 33/17 Forvaltningsrevisjonsrapport - FR 1/2017: Fylkesveg - drift og vedlikehald 1. Fylkestinget tar rapporten «Fylkesveg - drift og vedlikehald» til etterretning. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen utarbeider ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Fylkesveg drift og vedlikehald». Fagansvarleg forvaltningsrevisjon Marianne Hopmark og revisjonssjef Veslemøy Ellinggard frå Møre og Romsdal Revisjon IKS orienterte om rapporten frå forvaltningsrevisjonsprosjektet «Fylkesveg drift og vedlikehald. Mellvin Steinsvoll (AP) fremma forslag om slikt nytt punkt 2: «Fylkestinget ser alvorlig på det som rapporten avdekker og ber om at fylkesrådmannen utarbeider ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Fylkesveg drift og vedlikehald». Votering: Punkt 1 i tilrådinga vart samrøystes vedteke. Det vart votert alternativt over punkt 2 i tilrådinga og forslaget om nytt punkt 2 frå Mellvin Steinsvoll. Forslaget frå Mellvin Steinsvoll vart samrøystes vedteke. Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet - 30.08.2017 1. Fylkestinget tar rapporten «Fylkesveg - drift og vedlikehald» til etterretning. 2. Fylkestinget ser alvorlig på det som rapporten avdekker og ber om at fylkesrådmannen utarbeider ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Fylkesveg drift og vedlikehald. KO 34/17 Forvaltningsrevisjonsrapport - FR 2/2017: Den kulturelle skolesekken (DKS) 1. Fylkestinget tar rapporten «Den kulturelle skolesekken» til etterretning. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen utarbeider ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Den kulturelle skolesekken». Fagansvarleg forvaltningsrevisjon Marianne Hopmark og revisjonssjef Veslemøy Ellinggard frå Møre og Romsdal Revisjon IKS orienterte om rapport frå forvaltningsrevisjonsprosjektet Den Kulturelle Skolesekken (DKS).
4 Mellvin Steinsvoll (AP) fremma forslag om slikt nytt punkt 2: «Fylkestinget ser alvorlig på det som rapporten avdekker og ber om at fylkesrådmannen utarbeider ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Den kulturelle skolesekken». Votering: Punkt 1 i tilrådinga vart samrøystes vedteke. Det vart votert alternativt over punkt 2 i tilrådinga og forslaget om nytt punkt 2 frå Mellvin Steinsvoll. Forslaget frå Mellvin Steinsvoll vart samrøystes vedteke. Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet - 30.08.2017 1. Fylkestinget tar rapporten «Den kulturelle skolesekken» til etterretning. 2. Fylkestinget ser alvorlig på det som rapporten avdekker og ber om at fylkesrådmannen utarbeider ein prioritert handlingsplan som viser kva tiltak som skal bli sett i verk for å følgje opp konklusjonane og anbefalingane i rapporten «Den kulturelle skolesekken». KO 36/17 Bestilling av selskapsgjennomgang - SK 1/2017: Vegamot AS 1. Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagte prosjektskissa for selskapsgjennomgang (ikkje selskapskontroll som forvaltningsrevisjon) i Vegamot AS, og ber kontrollsjefen bestille prosjektet hos Møre og Romsdal Revisjon IKS i samsvar med vedlagte prosjektplan. 2. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring som ikkje er av prinsipiell karakter, med melding tilbake til kontrollutvalet. 1. Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagte prosjektskissa for selskapsgjennomgang (ikkje selskapskontroll som forvaltningsrevisjon) i Vegamot AS, og ber kontrollsjefen bestille prosjektet hos Møre og Romsdal Revisjon IKS i samsvar med vedlagte prosjektplan. 2. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring som ikkje er av prinsipiell karakter, med melding tilbake til kontrollutvalet.
5 KO 37/17 Bestilling av selskapsgjennomgang - SK 2/2017: Varde AS 1. Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagte prosjektskissa for selskapsgjennomgang (ikkje selskapskontroll som forvaltningsrevisjon) i Varde AS, og ber kontrollsjefen bestille prosjektet hos Møre og Romsdal Revisjon IKS i samsvar med vedlagte prosjektplan. 2. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring som ikkje er av prinsipiell karakter, med melding tilbake til kontrollutvalet. 1. Kontrollutvalet sluttar seg til den framlagte prosjektskissa for selskapsgjennomgang (ikkje selskapskontroll som forvaltningsrevisjon) i Varde AS, og ber kontrollsjefen bestille prosjektet hos Møre og Romsdal Revisjon IKS i samsvar med vedlagte prosjektplan. 2. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar og/eller mindre justeringar om innhald og gjennomføring som ikkje er av prinsipiell karakter, med melding tilbake til kontrollutvalet. KO 38/17 Innspel til prosjektplan - Selskapskontroll - SK 3/2017: Vigo IKS 1. Kontrollutvalet tar informasjonen om selskapskontroll i Vigo IKS til orientering. 2. Kontrollsjefen får fullmakt til å sende over utarbeida problemstillingar i saksframlegget, som innspel til prosjektskisse for selskapskontroll i Vigo IKS. 1. Kontrollutvalet tar informasjonen om selskapskontroll i Vigo IKS til orientering. 2. Kontrollsjefen får fullmakt til å sende over utarbeida problemstillingar i saksframlegget, som innspel til prosjektskisse for selskapskontroll i Vigo IKS.
6 KO 39/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten FR 2/2016: Vedlikehald av skolebygg 1. Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «drift og vedlikehald av skolebygg» blir fylkesrådmannen bedt om å gi tilbakemelding til kontrollutvalet om på kva måte følgande anbefalingar vil bli følgt opp: a. Omarbeide og tydeleggjere vedlikehaldsplana ytterlegare, derunder forankre denne i økonomiplana b. Avklare kva som er vedlikehald og kva som er investering/påkost, slik at det kan etablerast retningslinjer som gir klar skilnad mellom desse c. Etablere tydeleg rapporteringsrutine til politisk nivå i samsvar med nemnde retningslinjer. Dette for å sikre klar skilnad mellom investering og vedlikehald og einheitleg omgrepsbruk d. Etablere system for oppfølging av skolane vedkomande bruk og korrekt etterleving av Risk Manager 2. Frist for tilbakemelding er 5. november d.å 1. Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapporten «drift og vedlikehald av skolebygg» blir fylkesrådmannen bedt om å gi tilbakemelding til kontrollutvalet om på kva måte følgande anbefalingar vil bli følgt opp: a. Omarbeide og tydeleggjere vedlikehaldsplana ytterlegare, derunder forankre denne i økonomiplana b. Avklare kva som er vedlikehald og kva som er investering/påkost, slik at det kan etablerast retningslinjer som gir klar skilnad mellom desse c. Etablere tydeleg rapporteringsrutine til politisk nivå i samsvar med nemnde retningslinjer. Dette for å sikre klar skilnad mellom investering og vedlikehald og einheitleg omgrepsbruk d. Etablere system for oppfølging av skolane vedkomande bruk og korrekt etterleving av Risk Manager 2. Frist for tilbakemelding er 5. november d.å. KO 40/17 Møteplan 2018 - Kontrollutvalet Møteplan 2018 for kontrollutvalet blir fastsett slik: 24. januar 28. februar 21. mars 30. mai 29. august 3. oktober 31. oktober 28. november
7 Ann-Kristin Sørvik (SP) fremma forslag om å flytte møte frå 21. mars til 20. mars. Votering: Tilrådinga, inkl. flytting av møte i mars, vart samrøystes vedteke. Møteplan 2018 for kontrollutvalet blir fastsett slik: 24. januar 28. februar 20. mars 30. mai 29. august 3. oktober 31. oktober 28. november KO 35/17 Oppfølging av revisor sine merknadar frå kartleggingsbesøk på vgs skolar 1. Kontrollutvalet tek informasjon om status på oppfølging av revisjonsmerknadar frå skolebesøka for 2016 til orientering. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen følge opp administrasjonen sin vidare oppfølging av revisor sine merknadar nemnd i saksframlegget, med melding tilbake om status til kontrollutvalet. 3. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen sjå til administrasjonen sin vidare oppfølging av meirverdiavgiftshandteringa nemnd i saksframlegget, med melding tilbake om status til kontrollutvalet. Kontrollsjef Tor Harald Hustad orientere nærare om oppfølginga av revisor sine merknadar frå kartleggingsbesøka ved skolane. 1. Kontrollutvalet tek informasjon om status på oppfølging av revisjonsmerknadar frå skolebesøka for 2016 til orientering. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen følge opp administrasjonen sin vidare oppfølging av revisor sine merknadar nemnd i saksframlegget, med melding tilbake om status til kontrollutvalet. 3. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen sjå til administrasjonen sin vidare oppfølging av meirverdiavgiftshandteringa nemnd i saksframlegget, med melding tilbake om status til kontrollutvalet.
8 RS 17/17 Oppfølgingssaker 5/17 - kontrollsjef orienterer Kontrollsjef Tor Harald Hustad orienterte om status i møtet. Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering. RS 18/17 Partsbrev med informasjon om forvaltningsrevisjon av Norsk Digital Lærings Arena (NDLA) Kontrollsjef Tor Harald Hustad orienterte om status i møtet. Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering. RS 19/17 Finansrapport pr 31. juli 2017 Kontrollsjef Tor Harald Hustad orienterte om status i møtet. Kontrollutvalet tek referatsaka til orientering. Eventuelt Fellessamling for kontrollutvala for Vestlandet, 15. 16. januar 2018 i Molde. Frammøte søndag kveld 14. januar 2018. Kontrollsjef Tor Harald Hustad vil legge fram ei plan for rullerande møtestadar for møta i kontrollutvalet i 2018. Godkjenning av protokoll Kontrollutvalet gikk gjennom og godkjente samrøystes protokollen frå møte 30.08.2017. Møtet slutt kl. 12.35.