Revidert: 04.11.2010 2015
Innholdsfortegnelse 1 Visjon... 5 1.1 Empowerment... 5 2 Formål... 5 3 Kvalitetspolitikk... 5 3.1 Bedriften... 6 3.2 Deltakere... 6 3.3 Kunder... 6 3.4 Ansatte... 6 4 Rettigheter og plikter... 6 4.1 Sykefravær (Folketrygdloven, kap.8)... 6 4.1.1 Sykefravær... 6 4.1.2 Barns sykdom... 7 4.2 Bruk av verneutstyr... 7 4.3 Varslingsrett... 8 4.4 Rusmidler... 8 4.5 Forsikring... 8 4.6 Bedriftshelsetjeneste/ legekontroll... 8 4.7 Bidra til å opprettholde et godt arbeidsmiljø... 8 4.8 Melding av skader/ulykker/sykdom/uønskede hendelser... 9 4.9 Opplæring HMS... 9 4.10 Arbeidstøy... 9 4.11 Førstehjelpsutstyr... 9 4.12 Brannslokningsutstyr... 9 4.13 Advarselsystem... 9 4.14 Røyking... 10 4.15 Oppslag på bedriften... 10 4.16 Trening/ helse... 10 5 Klage og klagebehandling... 10 5.1 Hvordan klage... 11 5.1.1 Standard skjema... 11 5.1.2 Lage egen klage... 11 5.2 Behandling av klage... 11 5.3 Anke... 11 - gir deg gode opplevelser Side 2
6 Etiske retningslinjer... 11 7 Taushetserklæring og konfidensialitet... 13 7.1 Behandling av sensitive data... 13 8 Arbeidsreglement... 14 8.1 Ansettelse... 14 8.2 Oppsigelse (AML 15)... 14 8.3 Avskjed (AML 15-14)... 14 8.4 Arbeidstid... 15 8.4.1 Ordinær arbeidstid... 15 8.4.2 Fleksibel arbeidstid... 16 8.4.3 Spesielle regler... 16 8.4.4 Overtid... 16 8.4.5 Bedriftens forhold til annet lønnet arbeid... 16 8.5 Utbetaling av lønn... 16 8.6 Velferdspermisjoner... 17 8.6.1 Lønn... 17 8.6.2 Lengden av velferdspermisjonen... 17 8.7 Permisjon ved fødsel... 18 8.8 Verne- og sikkerhetsbestemmelser... 19 9 Reisepolicy... 19 9.1 Generelt... 19 9.2 Reisebestilling... 19 9.3 Fly... 19 9.4 Landbaserte reiser... 19 9.5 Hotell... 20 9.6 Kostnadskompensasjon... 20 9.7 Reiseforsikring... 20 9.8 Ektefeller/samboere e.l.... 20 9.9 Skatt... 20 9.11 Reiseoppgjør... 21 9.12 Reisetid... 21 9.13 Firmabil... 21 10 Bedriftens tidregistreringsystem... 21 - gir deg gode opplevelser Side 3
11 HMS Utvalg... 21 11.1 Mandat til HMS Utvalget... 21 11.2 HMS utvalgets medlemmer... 21 11.3 Møtehyppighet... 22 12 Tillitsvalgtutvalg... 22 13 Fri ved internasjonale helligdager... 22 14 Roller i organisasjonen... 22 15 Ulike markeringer... 23 15.1 Jubileer... 23 15.1.1 Ansettelse:... 23 15.1.2 Fødselsdager:... 23 15.1.3 Andre markeringer:... 23 15.1.4 Ansvar... 23 15.2 Oppmerksomhet ved sykdom... 23 15.3 Oppmerksomhet ved dødsfall... 24 16 Pensjonsordning... 24 17 Avtalefestet pensjon (AFP)... 24 18 Ferie... 24 19 Vedtekter... 24 20 Rettighetsdokument... 27 20.1 Rettigheter... 27 20.1.1 APS, AB, ARR, Avklaring, Oppfølging og andre kurs.... 27 20.1.2 KIA/TIA... 27 20.2 Plikter... 27 21 Organisajonskart... 28 - gir deg gode opplevelser Side 4
1 Visjon Vår visjon er: Vi gir deg gode opplevelser. ønsker å gi gode opplevelser både til deltakere, leverandører, kunder og ansatte. De gode opplevelsene ønsker vi å formidle ved hjelp av 4 kjerneverdier: Humør Engasjement Trygghet Tillit Disse verdiene er styrende for det daglige arbeidet som utføres i bedriften. 1.1 Empowerment Ut fra empowerment-tankegangen har alle mennesker ressurser og muligheter til å finne egne handlingsstrategier og få innflytelse og medbestemmelse. Empowerment er en nødvendig prosess for å styrke og aktivere menneskets egenkraft til å bli kjent med egne problemer, og erverve seg nødvendige ressurser for å kunne håndtere hverdagen. Det å ha kontroll på eget liv er viktig for selvbildet og mestringsevnen og har positive effekter på psykisk og fysisk helse. Flekkefjord Produkters kjerneverdier som er; humør, engasjement, trygghet og tillit er styrende for det daglige arbeidet som utføres i bedriften. Vi anser kjerneverdiene som et godt grunnlag for et miljø som kan styrke individet og aktivere den enkeltes egenkraft. 2 Formål sitt formål er å drive yrkesrettet attføring gjennom avklaring, arbeidstrening og kvalifisering, med sikte på formidling til ordinært arbeid. 3 Kvalitetspolitikk På forretningsområdet attføringstjenester forstås med kvalitet den evne bedriftens tjenestetilbud har til å tilfredsstille velferds- og arbeidsmarkedsmyndighetenes, og den enkelte attføringssøkers forventninger og behov. Kvalitet er en avgjørende faktor i sin strategi for å sikre seg posisjon i markedet og dermed trygge arbeidsplasser. Bedriften ønsker å levere kvalitet i alle ledd. Vi benytter oss av EQUASS kvalitetssikringssystem for å ivareta god kvalitet i tjenesteleveransene og for kontinuerlig holde fokus på mulighetene for forbedringer i organisasjonen sitt arbeid. - gir deg gode opplevelser Side 5
3.1 Bedriften Gjennom det daglige arbeidet ønsker vi å synliggjøre og formidle visjon, verdier og formål. 3.2 Deltakere Våre deltakere skal sikres kvalitet og pålitelighet i mottatte tjenester gjennom medvirkning i utarbeidelse av handlingsplan. Det er et mål at alle deltakere etter endt tiltak skal gis mulighet for å evaluere mottatt tjeneste. 3.3 Kunder Alle våre kunder og deltakere skal oppleve god service, godt humør, god kvalitet og fleksibilitet i sin kontakt med oss. 3.4 Ansatte Ved å ha ansatte med variert og relevant bakgrunn, og å ha fokus på kompetanse, kompetanseheving og Humør/Engasjement/Trygghet/Tillit, vil vi sikre at faglighet og pålitelighet blir ivaretatt i gjennomførelsen av arbeidsoppgavene. ønsker til en hver tid å levere varer og tjenester av beste kvalitet. Ved å ha det høyt under taket ønsker vi å ha en god tilbakemeldingskultur. Vi har også prosedyrer på alle som mottar tjenester fra oss skal gis mulighet til å evaluere disse tjenestene. Bedriftens årsplan inneholder bl.a. at det minst 1 gang årlig skal presenteres områder hvor forbedringer skal finne sted. Disse skisseres og planlegges i utgangspunktet i Strategisk plan innen utgangen av november. Utførelsen av forbedringene planlegges med start påfølgende 1. januar og med eventuelle kontroller og korrigeringer underveis. Ved utarbeidelse av ny Strategisk plan/årsrapport evalueres gjennomførte forbedringstiltak. 4 Rettigheter og plikter HMS ved 4.1 Sykefravær (Folketrygdloven, kap.8) 4.1.1 Sykefravær Ved sykefravær i de to første månedene etter ansettelse må sykemelding fremlegges. En arbeidstaker som blir syk før det har gått 14 dager etter ansettelse har ikke opptjent rett til sykepenger. Etter to måneders ansettelse kan egenmelding brukes etter vanlige regler i AML/IA regelverket. Flekkefjord Produkter er en IA bedrift. Det vil si at alle ansatte har 3x8 egenmeldingsdager å bruke årlig, ved egen sykdom. Arbeidstaker må gi beskjed til sin leder om sitt fravær så tidlig som mulig, og senest kl 0900, første fraværsdag. Beskjed om fravær skal primært ringes inn via telefon. Ved fravær utover 2 dager hos tiltaksdeltakere, skal NAV lokal varsles. - gir deg gode opplevelser Side 6
Ved fravær, skal egenmeldingsskjema fylles ut når den som har vært syk, er kommet tilbake i arbeid. Dette kun dersom sykemelding ikke foreligger. Flekkefjord Produkter plikter å følge opp de sykemeldte i visse former, jfr. AML 4-6, 4 ledd: Det vil si: Jevnlig dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Fokuset her skal være behov for tilrettelegging i jobb. Utarbeidelse av oppfølgingsplan etter 8 ukers sykemelding. Deltagelse ved dialogmøte etter 12 ukers sykemelding. Deltagelse ved dialogmøte etter 6 måneders sykemelding, minimum. 4.1.2 Barns sykdom Retten til permisjon framgår av Folketrygdloven, kap.9, og omfatter arbeidstakere med omsorg for barn til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år. Rett til permisjon gjelder nødvendig tilsyn med barn som er sykt, eller når den som har det daglige tilsyn med barnet er syk. Merk: det er fraværsdager som er gjeldende. Arbeidstaker har ikke rett til permisjon etter denne bestemmelse med mindre begge foreldrene er i arbeid, eller arbeidstakeren er alene om omsorgen for barnet, og den som har tilsyn med barnet er forhindret fra å passe. Er bare en av foreldrene i arbeid, er det et vilkår for rett til permisjon at den andre ikke kan ha tilsyn med et sykt barn. Grunnen kan kreves dokumentert. En arbeidstaker som er borte fra arbeidet på grunn av nødvendig tilsyn med sykt barn, kan være borte inntil 3 fraværsdager om gangen uten å legge fram erklæring fra lege. Fra og med fjerde arbeidsdag kan arbeidsgiver kreve at arbeidstakeren legger fram erklæring fra lege som viser at fraværet er nødvendig på grunn av barns sykdom, jfr. lovens 3-22 og forskriftenes 1. Meldeplikt til arbeidsgiver første fraværsdag er den samme som ved egen sykdom, jfr. lovens 3-22 og forskriftens 4. I motsetning til hva som gjelder ved egen sykdom, stilles det ikke krav om to måneders ansettelsesforhold før det foreligger rett til egenmelding. 4.2 Bruk av verneutstyr Alle tiltaksdeltakere og ansatte plikter å sette seg inn i krav til bruk av verneutstyr ved adgang til mekaniskeller trevareavdelingen, dersom fast ansettelse eller tiltaksperiode er aktuelt. Kontaktpersoner: Mekanisk og sveis: VO Kenneth Skarås. Bygg og trevare: VO Tore Svindland Catering: Inger-Marie Birkeland - gir deg gode opplevelser Side 7
4.3 Varslingsrett Alle har rett til å varsle om kritikkverdige forhold ved Flekkefjord Produkter. Varslingen skal være forsvarlig. 4.4 Rusmidler Det er ikke tillatt å møte til arbeid i ruset tilstand. Det er heller ikke tillatt å innta berusende midler i arbeidstiden. Ved mistanke om rusing vil vedkommende i utgangspunktet bli vist bort fra arbeidsstedet. Enkelte situasjoner kan derimot tilsi at det bør tilrettelegges fremfor bortvisning sett ut fra arbeidssøkers totalsituasjon. Denne vurderingen foretas av aktuell avdelingsleder i samråd med daglig leder. Dersom man blir tilbudt rusmidler på bedriftens område, skal tilbudet avvises og uten ugrunnet opphold meldes til avdelingsleder eller daglig leder. fører AKAN- oppfølginger dersom ønskelig fra den ansatte. 4.5 Forsikring Bedriftens forsikringsordninger gjelder for alle bedriftens ansatte uavhengig av ansettelsesforhold. Bedriften er tilknyttet Protector forsikringsselskap. For de fast ansatte er det også inngått en pensjons- og forsikringsordning i forhold til uføre. 4.6 Bedriftshelsetjeneste/ legekontroll Alle ansatte plikter seg til enhver tid å melde fra til avdelingsleder om sykdom som kan være uforenlig med arbeid i avdelingen. Arbeidstakeren er også etter ansettelsen pliktig å underkaste seg legekontroll som iverksettes av bedriftslegen, eller om de ønsker det, for egen regning å fremlegge fyllestgjørende attest fra annen lege. Bedriften er tilknyttet Arbeidslivssenteret i Vest Agder og Lister bedriftshelsetjeneste. Disse kan også kontaktes ved behov. 4.7 Bidra til å opprettholde et godt arbeidsmiljø Alle ansatte plikter til å medvirke til å utvikle et godt og sikkert arbeidsmiljø. Jfr. 2-3 i AML. Vi skal alle trives på jobb, og det er et kollektivt ansvar at det blir så. Det skal vises aktsomhet, og alle må bidra til å hindre ulykker og helseskader. Blir man oppmerksom på arbeid som utføres med fare for liv og helse, skal dette stoppes umiddelbart og varsles til nærmeste leder, eller avdelingens verneombud, dersom man ikke kan ta tak i dette på egenhånd. Det skal ikke forekomme trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. - gir deg gode opplevelser Side 8
4.8 Melding av skader/ulykker/sykdom/uønskede hendelser Alle ansatte er pliktige til å melde fra om skader, ulykker og sykdommer som fremkommer, og som kan relateres til arbeid. Jfr. 5-1, 5-2 i AML. Uønskede hendelser av annen karakter skal det også meldes fra om. Avviksskjema kan fås ved henvendelse til nærmeste leder eller verneombudstjenesten. Avviksskjema leveres i utfylt stand til nærmeste leder, alternativt daglig leder. For mer informasjon, kontakt din nærmeste leder eller verneombud i ditt område. Administrasjon: Hovedverneombud Alfred Larsen Mekanisk og sveis: Verneombud Kenneth Skarås Bygg og trevare: Verneombud Espen Tjørhom Catering: Avdelingsleder Inger Marie Birkeland 4.9 Opplæring HMS Ved arbeidsforhold i mekanisk og sveis, bygg og trevare og catering avdelingen, skal egen opplæring innen HMS gis den enkelte Opplæringansvarlig: Mekanisk og sveis: Avdelingsleder Roar Nilsen/ Verneombud Kenneth Skarås. Bygg og trevare: Avdelingsleder Tore Svindland. Catering: Avdelingsleder Inger Marie Birkeland. 4.10 Arbeidstøy har til enhver tid ansvar for å stille nødvendig arbeidstøy og sko til disposisjon for den ansatte. Samt påkrevd verneutstyr. 4.11 Førstehjelpsutstyr Se oversiktskart i den enkelte avdeling. Vedlikeholdsansvarlig: bedriftens hovedverneombud. 4.12 Brannslokningsutstyr Se oversiktskart i den enkelte avdeling. Vedlikeholdsansvarlig: HMS- konsulenten, ved daglig leder Håkon Hansen. 4.13 Advarselsystem. - gir deg gode opplevelser Side 9
Ved brudd på sitt HMS og arbeidsreglement, skal dette påpekes og eventuelt rapporteres med avviksskjema til nærmeste overordnede. Ved grove og/eller vedvarende regelbrudd skal nærmeste overordnede vurdere om det er behov for å gi advarsel, etter en forutgående samtale med ansatt/deltaker. Advarsel gis i samråd med daglig leder i bedriften. Førstegangs advarsel gis skriftlig til mottaker. Samtidig skal dette registreres i bedriftens personalsystem hvor det skal fremgå at førstegangs advarsel er gitt. Andregangs advarsel gis skriftlig til mottaker. Registreres i bedriftens personalsystem. Denne advarsel skal inneholde opplysning om når forrige advarsel ble gitt og opplysning om konsekvensen av fortsatt(e) regelbrudd. Viser det seg at regelbruddet/bruddene ikke opphører, til tross for 2 forutgående advarsler, vil et grunnlag for en tredjegangs advarsel bety det samme som en avskjed/avslutning av tiltaket. Viser for øvrig til bedriftens arbeidsreglement. 4.14 Røyking Røyking er forbudt i alle administrative bygninger. Røyking er kun tillatt på anviste plasser. Flekkefjord Produkter AS har et røykfritt inngangsparti, og vi ber om at sigarettstumper dumpes i egne søppeldunker. All røyking på bedriftens skal skje i de oppsatte pauser. 4.15 Oppslag på bedriften Alle oppslag må godkjennes av ledelsen eller den som er gitt slik fullmakt. De ansatte plikter å holde ser informert om oppslag på disse tavlene. Det er ikke tillatt å korrigere/fjerne oppslag uten nødvendig fullmakt. 4.16 Trening/ helse Bedriften oppfordrer alle ansatte til å ta vare på egen helse. Bedriften legger til rette for trening i arbeidstiden, inntil 1 time pr uke. I tillegg dekker bedriften utgifter til treningstøy og/eller treningsavgift samlet kr 1.000,- per år. 5 Klage og klagebehandling Dersom mottakere av tjenester levert av ønsker å klage på tjenesteleveransen, skal en klage framsettes skriftlig til daglig leder eller styrets leder. Med mottakere av tjenester menes: - deltakere som er i aktive tiltak i regi av - NAV - gir deg gode opplevelser Side 10
- andre organisasjoner som kjøper attføringsrelaterte tjenester fra Klagen leveres til daglig leder eller styreleder snarest og senest 30 dager etter avsluttet mottatt tjeneste. 5.1 Hvordan klage En av følgende måter kan benyttes for å framsette en klage: 5.1.1 Standard skjema Bruk standard skjema (Skjema for klage på sine hjemmesider www.fpro.no). Dette fylles ut av klageren selv eller i samarbeid med ordinært ansatte i bedriften. 5.1.2 Lage egen klage En klage skal inneholde følgende punkter: Hvem som klager Klagedato Hva eller hvem klagen gjelder Begrunnelse for klagen Eventuelt ønske om anonymitet (ikke for daglig leder) 5.2 Behandling av klage Klage(r) vil bli behandlet av Flekkefjord Produkters attføringsutvalg eller i avdelingsledergruppa. Dersom klager ønsker anonymitet skal daglig leder ha beskjed om dette fra klageren. Resultat av klagebehandlingen blir skriftlig forelagt klageren innen 14 dager etter klagedato og dokumenteres i egen perm hos daglig leder. Daglig leder framlegger oversikt over klager for bedriftens styre 4 ganger årlig. 5.3 Anke Resultat av klage kan ankes til bedriftens styre ved styreleder innen 14 dager etter mottatt resultat og den vil bli behandlet i påfølgende styremøte. 6 Etiske retningslinjer Flekkefjord Produkters etiske retningslinjer skal bidra til at ansatte forholder seg på en etisk forsvarlig og god måte i sitt daglige arbeid. Retningslinjene omfatter de ansattes personlige adferd, interne forhold, relasjoner til brukere innenfor de enkelte tiltak, og forhold til eksterne virksomheter og kunder. Retningslinjene bygger på relevante lover og forskrifter, rundskriv og bransjeetiske regler. - gir deg gode opplevelser Side 11
De etiske retningslinjene skal gi beslutningsgrunnlag i mellommenneskelige prosesser, og bidra til en høy moralsk og etisk standard. Våre handlinger og vår kommunikasjon skal være tydelig, åpen og ærlig, regler for inhabilitet og taushetsplikt skal følges jfr. gjeldende forvaltningslov. Alle har en selvfølgelig rett til å klage på uønskede forhold, alle klager skal behandles seriøst og søkes løst ved henvendelse til nærmeste overordnede eller tillitsvalgte. Klager behandles konfidensielt. Det skal ikke forekomme diskriminering eller mobbing, fysisk, psykisk eller økonomisk utnyttelse av ansatte og deltakere innenfor de forskjellige brukergrupper med svake ressurser/særpreg eller øvrige ansatte. Det skal hele tiden arbeides for, og vedlikeholdes, et inkluderende arbeidsmiljø hvor likeverd og gjensidig respekt for hverandre er bedriftens kjennetegn. En skal ta hensyn til at personer er forskjellige i forhold til hvor mye de ønsker å fortelle om seg selv når andre er til stede. skal søke å: ivareta den enkelte ansatte, deltaker og kunder sin integritet og verdighet utøve relevant likebehandling holde avtaler og oppfylle forpliktelser formidle åpenhet og dialog med ansatt, deltaker og kunde Det skilles mellom: 1: Ordinært ansatte. Med dette menes ansatt med stillingsstørrelse på 50% eller mer. 2: Tiltaksansatte som mottar ytelser/tiltakslønn fra, KiA og TiA. 3: Deltakere på kurs eller tiltak som mottar ytelse fra NAV eller andre. Alkoholbruk Flekkefjord Produkter ønsker ikke å oppfordre til alkoholbruk. Ved arrangementer i regi av Flekkefjord Produkter hvor både 1, 2 og 3 deltar, er det totalforbud mot å drikke alkohol. Det samme gjelder også arrangementer i regi av Flekkefjord Produkter hvor bare 1 og 2 deltar. Ved arrangementer i regi av Flekkefjord Produkter hvor bare ordinært ansatte deltar, kan daglig leder tillate at det drikkes alkohol. Gaver Gaver mottatt fra kunder, leverandører, deltakere eller andre samarbeidspartnere: -Dersom ansatte (1 og 2) mottar gaver som over, skal giver gjøres oppmerksom på at gavemottaket rapporteres til daglig leder, og at mottaker og daglig leder i felleskap avgjør hva den aktuelle gaven skal benyttes til. Sosiale medier (Facebook, Twitter, o.l.): - gir deg gode opplevelser Side 12
Som en generell regel ønsker Flekkefjord Produkter at hver enkelt ordinært ansatt selvstendig vurderer hensiktsmessigheten av å bli venner med deltakere på Facebook/andre nettsamfunn. Uttalelser på sosiale medier kan ofte leses av andre, og det er derfor viktig å klargjøre hvilken rolle du som ansatt har; er du Flekkefjord Produkter-ansatt eller privat person? Hvis dette er uklart så er det viktig at dette blir avklart for hver enkelt melding og lignende du sender ut. De sosiale mediene utfordrer oss ansatte i forhold til å være bevisst egen kommunikasjon. Sosiale medier preges av å inneholde uformell kommunikasjon, linjene mellom arbeidsliv og privatliv viskes ut, spredningen av informasjon går raskt og lukkede områder for informasjonsdeling er kanskje ikke så sikret for innsyn som man tror. Det er viktig å ivareta en profesjonell kommunikasjon i arbeidet vi utfører. Dette innebærer at kommunikasjonen: - Er redelig, ærlig og åpen - Ivaretar taushetsplikt Se for øvrig retningslinjer for bruk av sosiale medier. Media/presse Uttalelser til media/presse på vegne av Flekkefjord Produkter er daglig leders/styreleders ansvar, og evt uttalelser fra andre ansatte skal gjøres etter avtale med daglig leder/styreleder. 7 Taushetserklæring og konfidensialitet Bedriftens ansatte plikter å bevare taushet om produksjonshemmeligheter, anbud, tilbud, kalkyler etc. I denne tausheten inngår også all informasjon som skulle komme frem om andre ansatte/tiltaksdeltakeres helse eller andre sensitive opplysninger. Brudd på taushetsplikten vil kunne medføre advarsel og i ytterste konsekvens avslutning av arbeidsforhold eller tiltak. Jfr. egen avtale, samt lov om personregistre og spesielle taushetserklæringer. Da tiltaksdeltakere i løpet av et opphold ved Flekkefjord Produkter får tilgang til en viss mengde sensitiv informasjon om andre tiltaksdeltakere så må også disse signere en taushetserklæring. To ganger årlig blir taushetsplikt og konfidensialitet gjennomgått med alle ansatte og tiltaksdeltakere på allmøte. Dette gjennomføres, i henhold til prosedyre om månedsmøte, i mars og oktober. Daglig leder er ansvarlig for at alle ansatte har underskrevet og blitt gjort oppmerksom på taushetserklæring og konfidensialitet. Jobbkonsulent har ansvar for at tiltaksdeltakere har underskrevet og blitt gjort oppmerksom på taushetserklæring og konfidensialitet. 7.1 Behandling av sensitive data Bedriften bruker datasystemet PAT til å håndtere personopplysninger om ansatte, samarbeidspartnere og deltakere. Dette datasystemet kjører på egen server (Attforing) i et eget fysisk nettverk som kun - gir deg gode opplevelser Side 13
jobbkonsulenter og daglig leder har tilgang til. Systemet nås ved hjelp av terminalserver i adm nettet. Attføringsnettverket har ikke tilgang til andre nettverk. Det benyttes egen skriver innelukket i rom for utskrift av data fra dette nettet. Fysiske mapper skal låses inne i arkivskap, disse skal 2 måneder etter sluttdato makuleres. Det er tilgang til å lagre mapper som det arbeides med på kontor, disse skal da være innelåst i skap eller skuff på låst kontor. Bedriften har et nøkkelsystem som gjør at kun jobbkonsulenter, i tillegg til daglig leder og administrator har tilgang til kontorer med sensitive data. 8 Arbeidsreglement Generelt gjelder arbeidsmiljølovens og folketrygdlovens bestemmelser. 8.1 Ansettelse Arbeidstakere får ved ansettelse utlevert en arbeidsavtale samt et eksemplar av dette reglement og bedriftens øvrige regler og rutiner. For ansatte i KIA (kvalifisering) og TIA (tilrettelagt) gjelder egne ansettelsesregler. 8.2 Oppsigelse (AML 15) Alle oppsigelsesfrister gjelder ved slutten av en kalendermåned med mindre oppsigelsestiden er kortere enn 1 måned. For arbeidstakere som har vært ansatt i minst 10 år sammenhengende i bedriften er oppsigelsestiden 3 måneder, 4 måneder dersom arbeidstaker har fylt 50 år, 5 måneder dersom arbeidstaker har fylt 55 år og 6 måneder dersom arbeidstaker har fylt 60 år. Arbeidstaker kan uansett alder si opp arbeidsavtalen med en oppsigelsesfrist på 1 måned, dersom ikke annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. For ansatte i KIA og TIA gjelder andre oppsigelsesfrister. Oppsigelsesfrist for ansatte i disse tiltak er 1 uke. Ved arbeidsavtaler der arbeidstakere skriftlig er ansatt på en bestemt prøvetid, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager, med mindre noe annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. Oppsigelsen gis skriftlig så vel fra arbeidsgiverens som fra arbeidstakerens side, og skal fra arbeidsgiverens side inneholde opplysinger om arbeidstakerens rett til å kreve forhandlinger og reise søksmål, samt fristene for dette. 8.3 Avskjed (AML 15-14) - gir deg gode opplevelser Side 14
Avskjed foretas av daglig leder, eller leder som er gitt slik fullmakt. Før avskjed finner sted skal det konfereres med arbeidstakers tillitsvalgte med mindre arbeidstakeren selv ikke ønsker det. Avskjed gis skriftlig på bedriftens eget formular. Arbeidstaker kan avskjediges uten oppsigelsesfrist dersom vedkommende gjør seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsreglement eller øvrig regelverk og sedvane, ved at vedkommende for eksempel: Uten rimelig grunn nekter eller lar være å rette seg etter ordre fra overordnet i forhold som gjelder arbeidet eller orden på arbeidsstedet. Setter seg opp mot sine overordnede under arbeidet. Opptrer grovt utilbørlig overfor andre ansatte ved trakassering/mobbing, eller på annen måte opptrer på en slik måte at det virker direkte ødeleggende på arbeidsmiljøet. Gjentatte ganger og tross 2 advarsler unnlater å møte fram til arbeidet i rett tid, eller forlater arbeidsplassen uten tillatelse før arbeidet er slutt. Møter beruset fram til arbeidet eller inntar berusende middel i arbeidstiden. Gjentatte ganger og tross 2 advarsler forstyrrer den alminnelige orden på arbeidsstedet. Stjeler fra bedriften, arbeidstakere, kunder og leverandører eller på en annen måte urettmessig beriker seg av bedriftens eiendom. Foretar uaktsom handling som medfører fare for eget og andres liv og helse eller ødeleggelse av vesentlige materielle verdier. Bryter taushetsplikten. 8.4 Arbeidstid 8.4.1 Ordinær arbeidstid Den ordinære effektive arbeidstid er 37,5 timer p.r. uke. Arbeidstiden er fra kl. 07.00 til kl. 15.00. Dagarbeidstiden og eventuelt skiftarbeid skal avbrytes av hvile- og spisepause(r) på henholdsvis 20 min. og 10 min. Disse pausene medregnes ikke i den effektive arbeidstid. Klokkeslett for pauser er som følger: Frokost: kl. 09.00 09.10 Lunsj: kl. 11.30 11.50 Kaffe: kl 1330 1340 Enhver arbeidstaker må møte presis til det fastsatte klokkeslett, straks begynne sitt arbeid og ikke forlate det før signal gis/arbeidstidens slutt. Den som er forhindret fra å møte til arbeid, må snarest mulig, og senest innen første fraværsdags utløp, underrette bedriften om sitt forfall og grunnen til dette. De ordninger bedriften fastsetter for kontroll av arbeidstiden, må følges nøyaktig. Avvikende arbeidstidsordninger avtales med nærmeste leder og attføringsansvarlig. - gir deg gode opplevelser Side 15
8.4.2 Fleksibel arbeidstid De ansatte i bedriften har tilgang til fleksibel arbeidstid så langt det er praktisk mulig og forsvarlig. Kjernetid er fra kl 0900-1400. 8.4.3 Spesielle regler Gjennom stillingsinstruks kan enkelte stillinger innen vår bedrift være underlagt spesielle regler med hensyn på arbeidstid. 8.4.4 Overtid Alt overtidsarbeid skal godkjennes av nærmeste overordnede eller daglig leder. 8.4.5 Bedriftens forhold til annet lønnet arbeid Ingen medarbeider må uten samtykke ha lønnet arbeid som griper inn i vedkommendes faste arbeidstid eller i vesentlig grad legger beslag på vedkommendes arbeidskraft. 8.5 Utbetaling av lønn For alle arbeidstakere utbetales lønn i henhold til gjeldende avtaler i bedriften. Utlønning skjer ved overføring til bank. jfr. Hovedavtalens bestemmelser. Lønnsutbetaling: Hver 14.dag. Månedslønte mottar lønn den 20. hver måned. Forskudd på lønn må det leveres søknad på. Dette skjemaet finnes i administrasjonen i bedriften. Feil på lønn må straks meldes til bedriften. Store feil rettes umiddelbart. Korrigering skjer ellers første påfølgende lønningsdag eller etter nærmere avtale. Alminnelige foreldelsesfrister gjelder for begge parter. Den ansatte plikter å kontrollere lønnslippen ved mottak. I lønnen kan det gjøres fradrag for: Lovbestemt skattetrekk og andre lovbestemte trekk Pensjonstrekk i avtalebestemt pensjonskasse Fagforeningskontingent og avgift til opplysnings- og utviklingsfond som bestemt i tariff- og hovedavtale. Erstatning for skade eller tap som ansatte i forbindelse med arbeidet, forsettlig eller ved grov uaktsomhet, har påført bedriften. Før trekk foretas etter dette punkt skal arbeidsgiver rådføre seg med arbeidstakernes tillitsvalgt om grunnlaget for lønnstrekket og beløpets størrelse. Erstatning for ulempe påført i forbindelse med rettstridig fratredelse (fantegang). - gir deg gode opplevelser Side 16
Forfalt varegjeld til bedriften. Beløp etter skriftlig avtale. Kontingenter til kollektive ordninger Lønnstrekk etter bokstav d) skal begrense seg til den del av lønnen som overskrider arbeidstakeren med rimelighet trenger til underhold av seg og sin familie. For øvrig vises til Arbeidsmiljølovens 5 og til bestemmelser i Hovedavtalen. 8.6 Velferdspermisjoner Søknad om velferdspermisjon skal forelegges nærmeste overordnede i god tid, om mulig minst en dag før permisjonen ønskes avviklet. Er leder i tvil om velferdspermisjon kan innvilges, skal saken forelegges overordnede, eventuelt bør personalavdeling kontaktes. 8.6.1 Lønn Under velferdspermisjoner i følge nedenstående regler beholder den ansatte sin faktiske lønn. 8.6.2 Lengden av velferdspermisjonen Lengden av permisjonen med lønn fremgår av hvert av punktene nedenfor: Fri lønn gis i de tilfeller hvor permisjon med lønn i de påfølgende punkter blir for kort i forhold til den tid som faktisk medgår. Begravelse o Velferdspermisjon innvilges for deltakelse i begravelse når det gjelder nærmeste familie. Med den nærmeste familie menes arbeidstakers nære slektskapsforhold, så som ektefelle/samboer, barn søsken, foreldre, svigerforeldre, besteforeldre, onkel, tante, nevø og niese. Finner begravelsen sted i nærheten av arbeidssted/hjemsted, gis permisjon for den tid begravelsen varer, herunder også for den tid som medgår til besøk hos vedkommendes familie etter begravelsen. Permisjon gis i så lang tid forut for begravelsen at nødvendig reising, omkledning etc. kan foretas (inntil 1 dag). Ved begravelse av ansatte, gis permisjon slik at de ansatte på vedkommendes avdeling kan være representert. Medfører begravelsen reise til begravelsesstedet utover 3 timer hver vei i arbeidstiden, gis permisjon i inntil 2 dager begravelsesdagen medregnet. Gjelder dødsfallet arbeidstakers ektefelle/samboer eller barn, gis permisjon inntil 3 dager, begravelsesdagen medregnet. Sykdom i familien o Ved akutte sykdomstilfeller i hjemmet, når annen hjelp ikke kan skaffes, og arbeidstakerens tilstedeværelse i hjemmet er ubetinget nødvendig, gis permisjon i inntil 1 dag. Når ansatte må følge familiemedlem til lege/tannlege, ytes betaling når permisjon er avtalt med overordnet på forhånd eller hvor dette ikke er mulig, straks etter lege/tannlegebesøket. Tannlege gjelder barn opp til 13 år, lege familiemedlem opp til 15 år og tannlegespesialist familiemedlem opptil 15. år Arbeid under svangerskap - gir deg gode opplevelser Side 17
o Ved anbefaling fra lege skal gravide i 7. 8. og 9. svangerskapsmåned i hovedsak settes til lettere arbeid. Medfører dette lavere lønnsplassering, skal vedkommende opprettholde sin personlige lønn. Fødsel innleggelse på sykehus o Permisjon gis for ektefelle/samboer når det er nødvendig i forbindelse med fødsel i hjemmet eller ved innleggelse på sykehus. I forbindelse med fødsel gis 2 ukers omsorgspermisjon for ektefelle/samboer. Jfr. Arbeidsmiljøloven. Permisjon m/lønn gis i 5 dager. Amming o Kvinner som ammer barn har rett til den tid hun av den grunn trenger, og minst en halv time to ganger daglig, eller hun kan kreve arbeidstiden redusert med inntil 1 time pr. dag. Betaling til dette er begrenset til maksimalt 1 time om dagen og ordningen opphører når barnet fyller 1 år. Barns første barnehagedag og første skoledag o Permisjon gis for å følge barn første gang det begynner i barnehage og første gang det begynner i skolen. Permisjon for behandling av lege, tannlegespesialist, fysioterapeut, kiropraktor etter henvisning fra lege. o Når vedkommende lege eller spesialist ikke kan nås utenfor arbeidstiden, gis permisjon for nødvendig tid. Det gis permisjon i inntil 2 timer for behandling hos tannlege, forutsatt at det ikke er mulig å få tid for behandling utenfor arbeidstiden. Det oppfordres å legge slik behandling i slutten av arbeidsdagen. Medfører konsultasjonen lang reise og vedkommende arbeidstaker ikke er sykemeldt kan permisjonen forlenges med inntil 1 dag for hvert besøk. Tapt arbeidsfortjeneste som godtgjøres av Trygdekontoret, går til fradrag i arbeidstakers lønn. Blodgiving o I forbindelse med blodgiving gis arbeidstaker permisjon for den medgåtte tid, herunder også reise til og fra dersom det er vanskelig å få dette gjennomført utenfor arbeidstiden. Flytting o Ved flytting til ny fast bolig gis 1 dags permisjon. Flytting må meldes til Folkeregisteret. Bryllup o Ved inngåelse av ekteskap gis arbeidstaker permisjon bryllupsdagen. Det samme gjelder arbeidstakers sølvbryllupsdag. Vitneavleggelse o Ved innstevning til viteavleggelse i rettssak, tas saken opp med personalavdeling og avgjøres i hvert enkelt tilfelle. 8.7 Permisjon ved fødsel - gir deg gode opplevelser Side 18
Bedriften følger de regler som er gitt i lovverket i forbindelse med fødsel. Arbeidstaker har rett til 2 uker permisjon, med krav på lønn i en uke. 8.8 Verne- og sikkerhetsbestemmelser Arbeidstakere må innrette seg etter bedriftens HMS- og sikkerhetsbestemmelser. De skal bruke påbudt verneutstyr, vise aktsomhet og ellers medvirke til å hindre ulykker og helseskader. Ved arbeid som kan medføre fare for egen eller andres sikkerhet må den største grad av forsiktighet vises. Bruk av ild, varmeutviklende utstyr og ildsfarlige saker for øvrig, skal foregå med betryggende forsiktighet og i henhold til foreskrifter. Ved brudd på dette punkt vil man sette i verk ulike tiltak. 9 Reisepolicy I forbindelse med reiser så følger bedriften Statens Reiseregulativ som til enhver tid er gjeldende. 9.1 Generelt Denne policy har som hensikt å bidra til lavest mulige reisekostnader gjennom: at all reisevirksomhet skal begrenses til det forretningsmessige nødvendige. det skal vurderes om flere oppdrag kan kombineres i ett besøk at antall deltagere og overnattinger skal begrenses til det strengt nødvendige. at den rimeligste reisemåte som samtidig ivaretar behov for hensiktsmessig reising benyttes. at de leverandører (flyselskap, hotellkjeder, leiebilselskaper etc.) som har avtaler med skal benyttes for å sikre full utnyttelse av eksisterende bonus- og rabattordninger, samt skape forbedringsmuligheter ved fremtidige forhandlinger. at vi skal bruke hoteller med nøktern, god forretningsstandard. 9.2 Reisebestilling Den reisende har ansvar for å bestille sin egen reise. Reise skal godkjennes av nærmeste overordnede. 9.3 Fly Rimeligste og mest hensiktsmessige reisemåte skal benyttes. For reiser i Europa, der dette er mulig, skal økonomi-/turistklasse benyttes. 9.4 Landbaserte reiser - gir deg gode opplevelser Side 19
Offentlige kommunikasjoner, fremfor drosjer, skal benyttes der dette er tilgjengelig og uten at det forlenger reisens varighet i særlig grad. 9.5 Hotell Hoteller med nøktern god forretningsstandard benyttes. sine hotellavtaler benyttes. Privat overnatting kan dekkes med kr 400,-/natt. (Uten regning.) 9.6 Kostnadskompensasjon Under forretningsreiser skal den ansatte kun kompenseres for de kostnader reisen har medført. Personlige kostnader pådratt under oppholdet skal dekkes av den enkelte. Følgende dekkes etter regning: Tjenestetelefoner Telefoner hjem i rimelig omfang Telefaks Vaksinasjon Visum Flyplassavgift Portoutgifter Annet som er jobbrelevant Telefonregninger fra hotell er uforholdsmessige dyre. Alle som reiser skal derfor bestrebe seg på å benytte rimeligste telefontilbud i form av telekort, betalingskort eller personlig mobiltelefon. 9.7 Reiseforsikring har en kollektiv tjenestereiseforsikring som dekker reisesyke/hjemtransport og reiseansvar. Tapt/skadet reisegods som ikke dekkes av disse forsikringene (egenandel etc.) vil bli dekket av bedriften for inntil kr. 15.000,-. 9.8 Ektefeller/samboere e.l. Deltar ektefelle/samboer e.l. på tjenestereiser betalt av bedriften, skal det forhåndsgodkjennes av avdelingsleder. 9.9 Skatt Den ansatte er selv ansvarlig for eventuell beskatning av diett eller andre godtgjørelser. 9.10 Reiser til risikosoner Reiser til byer/land som Utenriksdepartementet definerer som risikosoner skal godkjennes av daglig leder. - gir deg gode opplevelser Side 20