Retningslinjer/instruks for styre og komiteer Atlungstad Golfklubb 1
Retningslinjer for styrearbeidet Atlungstad Golfklubbs lov sier: 15 Klubbens styre Klubben ledes og forpliktes av styret, som er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 2. Påse at klubbens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte/ting eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre på se at klubben har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjon, og har en forsvarlig økonomistyring. 3. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer etter behov for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. 4. Representere klubben utad. Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Retningslinjer, holdninger og forhold til AGDs administrasjon Styret er et kollegium. Vi representerer ikke særinteresser, men klubben. Vi må vise lojalitet til styrets beslutninger og forsvare disse som våre egne, også i de tilfeller vi ikke har vært helt enige i utgangspunktet. Som styre skal vi være tydelige og forutsigbare. Vi skal gjøre det vi sier. Soloutspill fra styremedlemmer er uakseptabelt og vil være ødeleggende for styrearbeidet. Styret skal alltid være bevisst idrettens idealer (se klubben Lov) og kjenne Norges Golfforbunds (NGF) visjon og verdier. 2
Styret har ansvaret for kontakten med NGF, andre golfklubber i distriktet, Idrettsrådet og Idrettskretsen. Dette bør gjøres systematisk og etter et opplegg som er besluttet av styret. Styret skal i størst mulig grad arbeide med politiske, strategiske og prinsipielle spørsmål og saker, og prøve å holde detaljer unna styremøtene. Komiteene i Atlungstad Golfklubb (AGK) og administrasjonen i driftsselskapet, Atlungstad Golf Drift AS (AGD), bør løse operative saker. Styret delegerer myndighet til komiteene og til daglig leder (DL) i AGD som igjen kan delegere sin myndighet videre til andre ansatte eller frivillige. Styret må ha kjennskap til ansvars- og myndighetsområder i AGD. All løpende drift innenfor vedtatte, overordnede planer og fastlagte budsjetter håndteres av komiteene (og i enkelte tilfeller administrasjonen). Avvik fra planer/budsjett forelegges styret. Styret skal stille krav til, og følge opp komiteer og administrasjonen ift. inngått(e) avtale(r) mellom AGK og AGD. Styremedlemmer kan enkeltvis kun pålegge administrasjonen arbeid i samråd med DL, og henvendelser fra styret skal normalt gå til DL. Henvendelser til styret skal normalt gå via DL. Saksliste for styremøter og eventuelle saksdokumenter bør utarbeides og sendes ut sammen med innkallingen senest 1 uke før styremøtet. DL deltar i styremøtene etter invitasjon og avgjør i samarbeid med styreleder når fagansvarlige skal delta. Protokoll fra styremøtene utformes umiddelbart etter møtene og sendes styrets medlemmer for kommentarer senest 1 uke etter styremøtet. Protokoll godkjennes i neste styremøte og distribueres deretter til styremedlemmer, kontrollkomité og DL. Styret skal ta beslutninger, også upopulære. Beslutningene skal tas etter god og grundig saksgjennomgang. Styret bør ved sesongslutt evaluere arbeidsform og eventuelt oppdatere disse retningslinjene. 3
Instruks for styrets leder Styreleder er ansvarlig leder av Atlungstad Golfklubb Styreleder velges av Årsmøtet (2 år) Styrets leder plikter å: Lede og samordne styrets arbeid innenfor rammen av klubbens lover og fullmakter gitt av Årsmøtet. Ha ansvaret for klubbens kontrakter og avtaler. Ha ansvaret for eksterne kontakter og representasjoner. Informere styret om NGFs policy i spørsmål som angår golfsporten og klubbene. Samarbeide med sekretær om sakslisten for styremøtene. Forslag til vedtak bør foreligge i sakspapirene. Sakspapirer skal sendes ut senest 1 uke før styremøtet. Sammen med klubbens kasserer ha løpende oppfølging av klubbens økonomi. Sammen med kasserer utarbeide budsjettforslag som diskuteres i styret før styrets forslag til budsjett framlegges for årsmøtet. Budsjett og aktivitetsplan for påfølgende år skal ses i sammenheng. Initiere nye prosjekter. Initiere og lede utarbeidelse av handlingsplaner og eventuelle flerårsplaner. 4
Instruks for styrets nestleder Nestleder er medlem av Atlungstad Golfklubbs styre og har møteplikt. Nestleder velges av Årsmøtet (2 år) Styrets nestleder plikter å: Ved styreleders fravær ivareta dennes arbeidsoppgaver til fraværet opphører eller nyvalg er gjennomført. Bistå styreleder med utarbeidelse av handlingsplaner og eventuelle flerårsplaner. Nestleder sørger for at planer er oppdaterte. Forøvrig utføre oppgaver som styreleder/klubbens styre beslutter. 5
Instruks for styrets sekretær Sekretær er medlem av Atlungstad Golfklubbs styre og har møteplikt. Sekretær kan velges av Årsmøtet enten som styremedlem eller som sekretær (2 år). Dersom Årsmøtet velger styremedlemmer uten å angi funksjoner, velges sekretær ved konstituering av styret. Sekretær plikter å: Samarbeide med styrets leder om sakslisten for styremøtene og distribuere innkallingen iht. retningslinjer for styrearbeidet. Føre protokoll under styremøter og sende styrets medlemmer for kommentarer senest 1 uke etter styremøtet. Protokoll godkjennes i neste styremøte og distribueres deretter til styremedlemmer, kontrollkomite og DL. Arkivere skriv til og fra styret. Samordne skriftlig informasjon til komiteene. Arkivere styremøteprotokoller og tilhørende saksdokumenter, samt årsmøteprotokoller. I samarbeid med styrets leder lage forslag til årsberetning samt aktivitetsplan for kommende sesong. Mangfoldiggjøre saksliste og andre saksdokumenter til årsmøtet senest 2 uker før årsmøtet. Ha ansvaret for utsendelser til medlemmene samt informere disse om styrevedtak som skal meddeles medlemmene på spesielt vis. 6
Instruks for styrets kasserer Kasserer er medlem av Atlungstad Golfklubbs styre og har møteplikt. Kasserer kan velges av Årsmøtet enten som styremedlem eller som kasserer (2 år). Dersom Årsmøtet velger styremedlemmer uten å angi funksjoner, velges kasserer ved konstituering av styret. Kasserer plikter å: Sammen med styreleder utarbeide forslag til budsjett for kommende sesong på bakgrunn av bl.a. komitéenes budsjettforslag og aktivitetsplaner. Utarbeide årsregnskap og økonomiske oversikter og sammenstillinger i overensstemmende med styrets ønsker. Framlegge årsregnskap for revisjon senest 4 uker før årsmøtet. Ha ansvaret for, og gjennomføre, betalinger fra klubbens konti. Ha ansvaret for klubbens bokføring iht. gjeldende lover. Holde styret fortløpende orientert om klubbens økonomi og likviditet, samt overvåke komitéenes forbruk av tildelte midler. Ha oversikt over klubbens materielle eiendeler. Kontrollere at alle innkjøp skjer på forsvarlig måte. 7
Instruks for styremedlem Styremedlem er medlem av Atlungstad Golfklubbs styre og har møteplikt. Styremedlem velges av Årsmøtet (2 år) Styremedlem plikter å: I samarbeid med resten av styret delta i å løse styreoppgaver og øvrige felles oppgaver Ha ansvaret for at det finnes tilstrekkelig dommerkompetanse i klubben, ved å vurdere aktuelle kandidater og eventuelt sørge for at disse får relevant utdanning. Følge opp at det gis relevant utdanning i klubben, utover de områder som ligger under de enkelte komiteene. 8
Instruks for styrets varamedlemmer Atlungstad Golfklubbs styre har 2 varamedlemmer. Disse er medlemmer av styret og har møteplikt, men ikke stemmerett. Varamedlemmene velges av Årsmøtet (2 år) Varamedlemmer plikter å: I samarbeid med resten av styret være med på å løse felles oppgaver. 9
Instruks for Valgkomiteen Valgkomiteen velges av Årsmøtet (1 år). Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer og komiteledere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter å: Utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode. Vurdere styrets og komiteenes virksomhet. Diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning. Holde seg informert om ulike kandidater for styreoppdrag, og ta rede på om kandidatene har kunnskap, tid og interesse for vervet. Orientere styret om hvilke forandringer/nomineringer som kommer til å bli foreslått for årsmøtet. Før årsmøtet, på det tidspunkt klubbens lov bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet. Presentere valgkomiteens forslag under årsmøtet. 10
Instruks for Kontrollkomiteen Kontrollkomiteen har 2 medlemmer som velges av Årsmøtet (1 år). Kontrollkomiteens oppgaver består ikke bare i granskning av regnskap. Den skal også granske styrets totale forvaltning, både den økonomiske og den virksomhetsmessige. Komiteen har rett til, når som helst, å utføre sin kontroll/revisjon. I den hensikt å lette deres arbeid skal styret sørge for at komiteen hele tiden blir holdt informert om styrets og komiteenes arbeid, gjennom å få tilsendt protokoller/møtereferater. Kontrollkomiteen plikter å: Kontinuerlig å følge med i klubbens virksomhet og, ved behov, gi styret råd og anvisninger. Forlange at styret innkaller til ekstraordinært årsmøte eller selv innkalle til dette, om det oppdages noe som strider mot medlemmenes interesser. Avgi sin rapport til styret senest 15. januar. Fremføre komiteens rapport under årsmøtet. 11
Instruks for Revisjonskomiteen Revisjonskomiteen har 2 medlemmer som velges av Årsmøtet (1 år). Valgte revisorer er å betrakte som et tillitsverv, og de som blir valgt trenger ikke å være statsautorisert eller registrert (profesjonell) revisor. Valgte revisorers plikter er nærmere beskrevet i NIFs Regnskaps- og revisjonsbestemmelser 5-2 og 5-4 (Fellesbestemmelser for revisors rapportering). Revisjonskomiteen plikter å: Revidere klubbens regnskap. Levere revisjonsrapport til styret senest 3 uker før årsmøtet. Orientere Årsmøtet om revisjonsrapporten, samt anbefale eller avgi anmerkninger vedrørende ansvarsfrihet for styret. 12
Instruks for Medlems- og aktivitetskomiteen (MAK) Komiteen Komiteens leder velges av Årsmøtet (1 år). Komiteens leder verver øvrige komitemedlemmer minimum 4 Komiteen utpeker selv innen komiteen: - Nestleder - Sekretær - Ansvarlige for: Gjennomføring av Veien til Golf -kurs (VTG-kurs), fadderordning, hjelpeinstruktører, sosiale arrangementer, informasjon etc. Ansvarsområde Introduksjon og opplæring i golf for nye medlemmer Gjennomføre trivselsskapende tiltak i klubben Oppgaver I forhold til styret: Utarbeide forslag til årsberetning over komiteens virksomhet og oversende styret innen 15. desember. Oversende komiteens regnskap til styret innen 15. desember. Utarbeide forslag til budsjett for komiteens virksomhet i kommende regnskapsperiode og oversende styret innen 15. januar. I tilknytning til budsjettforslaget fremme forslag vedrørende komiteens del av klubbens virksomhetsplan og oversende styret innen 15. januar. Utarbeide handlingsplan i samsvar med tildelte midler besluttet av Årsmøtet. Handlingsplanen skal som et minimum inneholde tidsbestemte aktiviteter som komiteen skal iverksette. Planen oversendes styret innen 1. mai. Oversende styret til behandling og avgjørelse saker som vil medføre en overskridelse av tildelte midler. Føre referat fra komiteens møter. I forhold til klubben: Gjennomføre VTG-kurs i henhold til NGFs retningslinjer. Sammen med klubbens pro og DL planlegge, tilrettelegge og gjennomføre disse. Sørge for at nye medlemmer får tilbud om praktisk opplæring utover VTG-kurs. Introdusere/ta hånd om nye medlemmer. Tilrettelegge og gjennomføre trivselsskapende aktiviteter som er attraktive for både nybegynnere og etablerte spillere. 13
Sørge for informasjon via mail og hjemmeside om aktiviteter som ikke faller inn under de øvrige komiteenes ansvarsområder, eller som et supplement til disse. Sammen med DL, styret, andre aktuelle komiteer og pro bidra i planlegging og gjennomføring av rekrutteringsaktiviteter. Etter aktiviteter som har generert inntekter/kostnader levere regnskap for aktiviteten til AGKs kasserer med gjenpart til styreleder og AGDs adm./dl innen 1 uke. Sørge for nødvendig kurs og opplæring av komiteens medlemmer innenfor komiteens ansvarsområde. 14
Instruks for Junior- og elitekomiteen (JEK) Komiteen Komiteens leder velges av Årsmøtet (1 år) Komiteens leder verver øvrige komitemedlemmer minimum 6 Komiteen utpeker selv innen komiteen: - Nestleder - Sekretær - Kasserer - Eliteansvarlig (tilpasset komiteens eliteplaner, f.eks. NM, lag-nm, etc.) - Ansvarlige for: Barn&Golf, Golfcamp, juniortrening og juniorturneringer Ansvarsområde Planlegge og gjennomføre aktiviteter for klubbens juniorer Planlegge og lede klubbens deltakelse i lag-nm (junior og voksne) Oppgaver I forhold til styret: Utarbeide forslag til årsberetning over komiteens virksomhet og oversende styret innen 15. desember. Oversende komiteens regnskap til styret innen 15. desember. Utarbeide forslag til budsjett for komiteens virksomhet i kommende regnskapsperiode og oversende styret innen 15. januar. I tilknytning til budsjettforslaget fremme forslag vedrørende komiteens del av klubbens virksomhetsplan og oversende styret innen 15. januar. Utarbeide handlingsplan i samsvar med tildelte midler besluttet av Årsmøtet. Handlingsplanen skal som et minimum inneholde tidsbestemte aktiviteter som komiteen skal iverksette. Planen oversendes styret innen 1. mai. Oversende styret til behandling og avgjørelse saker som vil medføre en overskridelse av tildelte midler. Føre referat fra komiteens møter. I forhold til klubben: Lede besluttet barne- og ungdomsvirksomhet. Sammen med klubbens pro/trener(e) planlegge og gjennomføre junior- og elitespillernes trening. Oppnevne oppmenn til de ulike treningsgruppene. 15
Tilrettelegge det praktiske i forbindelse med turneringer på annet sted (reise, overnattingsmuligheter, bespisning, etc.). Lede klubbens deltakelse i regionsamarbeidet og dersom det er mulig delta i regionens ulike juniorturneringer. Ivareta alle muligheter for bidrag fra kommune, myndigheter og organisasjoner. Sammen med DL, styret og MAK bidra i planlegging og gjennomføring av rekrutteringsaktiviteter. Sørge for nødvendig kurs og opplæring av komiteens medlemmer innenfor komiteens ansvarsområde. 16
Instruks for Seniorkomiteen (SK) Komiteen Komiteens leder velges av Årsmøtet (1 år) Komiteens leder verver øvrige komitemedlemmer minimum 3 Komiteen utpeker selv innen komiteen: - Nestleder - Sekretær - Kasserer - Ansvarlige for aktiviteter etter behov Ansvarsområde Planlegge og gjennomføre golfaktiviteter for klubbens seniorer herrer 55+ og damer 50+ Oppgaver I forhold til styret: Utarbeide forslag til årsberetning over komiteens virksomhet og oversende styret innen 15. desember. Oversende komiteens regnskap til styret innen 15. desember. Utarbeide forslag til budsjett for komiteens virksomhet i kommende regnskapsperiode og oversende styret innen 15. januar. I tilknytning til budsjettforslaget fremme forslag vedrørende komiteens del av klubbens virksomhetsplan og oversende styret innen 15. januar. Utarbeide handlingsplan i samsvar med tildelte midler besluttet av Årsmøtet. Handlingsplanen skal som et minimum inneholde tidsbestemte aktiviteter som komiteen skal iverksette. Planen oversendes styret innen 1. mai. Oversende styret til behandling og avgjørelse saker som vil medføre en overskridelse av tildelte midler. Føre referat fra komiteens møter. I forhold til klubben: Planlegge og gjennomføre turneringer og trivselsskapende aktiviteter for klubbens seniorer. Organisere og tilrettelegge for golfinstruksjon for klubbens seniorer. Koordinere sine aktiviteter med DaK i forhold til senior damer. Sammen med DL, styret og MAK bidra i planlegging og gjennomføring av rekrutteringsaktiviteter. 17
Instruks for Damekomiteen (DaK) Komiteen Komiteens leder velges av Årsmøtet (1 år) Komiteens leder verver øvrige komitemedlemmer minimum 3 Komiteen utpeker selv innen komiteen: - Sekretær - Kasserer - Ansvarlige for aktiviteter etter behov Ansvarsområde Planlegge og gjennomføre golfaktiviteter for klubbens kvinnelige medlemmer Ivareta kvinnenes interesser i klubben Oppgaver I forhold til styret: Utarbeide forslag til årsberetning over komiteens virksomhet og oversende styret innen 15. desember. Oversende komiteens regnskap til styret innen 15. desember. Utarbeide forslag til budsjett for komiteens virksomhet i kommende regnskapsperiode og oversende styret innen 15. januar. I tilknytning til budsjettforslaget fremme forslag vedrørende komiteens del av klubbens virksomhetsplan og oversende styret innen 15. januar. Utarbeide handlingsplan i samsvar med tildelte midler besluttet av Årsmøtet. Handlingsplanen skal som et minimum inneholde tidsbestemte aktiviteter som komiteen skal iverksette. Planen oversendes styret innen 1. mai. Oversende styret til behandling og avgjørelse saker som vil medføre en overskridelse av tildelte midler. Føre referat fra komiteens møter. I forhold til klubben: Planlegge og gjennomføre turneringer og trivselsskapende aktiviteter for klubbens kvinner. Organisere og tilrettelegge for golfinstruksjon for klubbens kvinner. Koordinere sine aktiviteter med JEK i forhold til junior jenter, og med SEK i forhold til senior damer. Sammen med DL, styret og MAK bidra i planlegging og gjennomføring av rekrutteringsaktiviteter. 18
Instruks for Handicapkomiteen (HK) Komiteen Komiteens leder velges av Årsmøtet (1 år) Komiteens leder verver øvrige komitemedlemmer minimum 1 Komiteen utpeker selv innen komiteen: - Nestleder - Sekretær Ansvarsområde Etablering og revisjon av medlemmenes handicap Oppgaver I forhold til styret: Utarbeide forslag til årsberetning over komiteens virksomhet og oversende styret innen 15. desember. Føre referat fra komiteens møter. I forhold til klubben: Påse at medlemmer som har AGK som sin hjemmeklubb tildeles golfkort eller tilsvarende. Overvåke at medlemmenes handicap er i overensstemmelse med deres aktuelle spillestyrke. 19
Instruks for Turneringskomiteen (TK) Komiteen Komiteens leder velges av Årsmøtet (1 år) Komiteens leder verver øvrige komitemedlemmer tilpasset sesongens turneringsprogram Komiteen utpeker selv innen komiteen: - Nestleder - Sekretær - Turneringsledere Ansvarsområde Planlegge og gjennomføre klubbens turneringer Oppgaver I forhold til styret: Utarbeide forslag til årsberetning over komiteens virksomhet og oversende styret innen 15. desember. Oversende komiteens regnskap til styret innen 15. desember. Utarbeide forslag til budsjett for komiteens virksomhet i kommende regnskapsperiode og oversende styret innen 15. januar. I samarbeid med DL og greenkeeper utarbeide sesongens turneringsprogram. Planen oversendes styret for behandling innen 1. april. Oversende styret til behandling og avgjørelse saker som vil medføre en overskridelse av tildelte midler. Føre referat fra komiteens møter. I forhold til klubben: Gjennomføre turneringer i henhold til styregodkjent turneringsprogram. Samarbeide med BK om lokale regler og banemerking. Føre eget regnskap for hver turnering. Turneringsregnskapet leveres AGKs kasserer og AGDs administrasjon innen 1 uke etter turneringen. Ved tildeling av store turneringer utpeker komiteen i samråd med DL og styret en egen organisasjon ihht. NGFs turneringsbestemmelser. Sørge for nødvendig kurs og opplæring av komiteens medlemmer innenfor komiteens ansvarsområde (dommerutdanning er styrets ansvar). 20
Instruks for Banekomiteen (BK) Komiteen Komiteens leder velges av Årsmøtet (1 år) Komiteens leder verver øvrige komitemedlemmer minimum 3 Komiteen utpeker selv innen komiteen: - Nestleder - Sekretær - Ansvarlige for aktiviteter etter behov Ansvarsområde Planlegge og gjennomføre virksomhet på bane og golfanlegg Oppgaver I forhold til styret: Utarbeide forslag til årsberetning over komiteens virksomhet og oversende styret innen 15. desember. Oversende komiteens regnskap til styret innen 15. desember. Utarbeide forslag til budsjett for komiteens virksomhet i kommende regnskapsperiode og oversende styret innen 15. januar. I tilknytning til budsjettforslaget fremme forslag vedrørende komiteens del av klubbens virksomhetsplan og oversende styret innen 15. januar. Utarbeide handlingsplan i samsvar med tildelte midler besluttet av Årsmøtet. Handlingsplanen skal som et minimum inneholde tidsbestemte aktiviteter som komiteen skal iverksette. Planen oversendes styret innen 1. mai. Oversende styret til behandling og avgjørelse saker som vil medføre en overskridelse av tildelte midler. Føre referat fra komiteens møter. I forhold til klubben: I samarbeid med greenkeeper og DL etablere målsetninger for bane og anlegg. Planlegge og gjennomføre dugnader på banen. Samarbeide med TK om lokale regler og banemerking. Sørge for nødvendig kurs og opplæring av komiteens medlemmer innenfor komiteens ansvarsområde. 21
Instruks for Bygg & Teknisk komite (BTK) Komiteen Komiteens leder velges av Årsmøtet (1 år) Komiteens leder verver øvrige komitemedlemmer minimum 4 Komiteen utpeker selv innen komiteen: - Nestleder - Sekretær - Ansvarlige for aktiviteter etter behov Ansvarsområde Sammen med DL planlegge og gjennomføre byggeaktiviteter, vedlikehold og forefallende arbeid på Atlungstad Golf sin eiendom og bygningsmasse. Oppgaver I forhold til styret: Utarbeide forslag til årsberetning over komiteens virksomhet og oversende styret innen 15. desember. Oversende komiteens regnskap til styret innen 15. desember. Utarbeide forslag til budsjett for komiteens virksomhet i kommende regnskapsperiode og oversende styret innen 15. januar. I tilknytning til budsjettforslaget fremme forslag vedrørende komiteens del av klubbens virksomhetsplan og oversende styret innen 15. januar. Utarbeide handlingsplan i samsvar med tildelte midler besluttet av Årsmøtet. Handlingsplanen skal som et minimum inneholde tidsbestemte aktiviteter som komiteen skal iverksette. Planen oversendes styret innen 1. mai. Oversende styret til behandling og avgjørelse saker som vil medføre en overskridelse av tildelte midler. Føre referat fra komiteens møter. I forhold til klubben: Organisere frivillig arbeid/dugnader i forbindelse med bygging/vedlikehold av bygningsmasse og eiendom. 22