Notat til b st rets organer

, Oslo komriitires-».- C(J. Notat til b st rets organer Til: Finanskomiteen Dato: 23.06.2011 Fra: Byråden for finans Var ref (saksnr): 201101310-13 Arkivkode: 126 Notat nr.: 67/2011 ORIENTERING OM GJENNOMFØRT REVISJON AV SAMKJØPSAVTALE OM LEVERING AV VIKARTJENESTER OG RENHOLDSTJENESTER 1.Innledning kompetanseetaten (UKE) har som ledd i arbeidet med kontraktsoppfølgnin2 Utviklinus- oc,2, gjennomfort eksterne revisjoner av leverandørene på kommunens samkjøpsavtaler om leverin2 av vikartjenester og renholdstjenester. I det nedenstående omtales hovedfunnene i revisjonsrapportene om kontroll av vikar- og renholdsleverandører. Det understrekes at funnene i rapportene ikke er endeliu verifisert. Vurderin2er som er foretatt er således av foreløpiu karakter. 2. Revisjonskontrollen Revisjonsoppdra2ene er gjennomført ved at det ble plukket ut et tilfeldig utval2 av ansatte for kontroll av lønnslipper, timelister, skattekort og andre sentrale forhold. For renholdsleverandørene er det gjort et tilfeldi2 utval2 av ansatte, hvor størrelsen på utval2et har sammenhen2 med den enkelte leverandørs størrelse på leveranser til Oslo kommune. Det understrekes at BDO. som vant samtli2e minikonkurranser om oppdra2ene. selv har foreslått utval2srnetodikken for oppdraget. Revisjonen har vært omfattende, og det er blant annet 2jennomført kontroll av om arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid o2 overtidsbetalin2 er ful2t. verifiserin2 av skattekort o2 evt arbeidstillatelser, kontroll av at pensjonstrekk er utfort, kontroll av at feriepenger er avsatt og utbetalt. Det er også bedt om sjekk av at ansvarsforsikrin2er, vrkesskadeforsikrin2. HMS-rutiner og rekrutterin2srutiner mv foreli22er. 3. Hovedfunn 3.1 Samkjøpsavtalen om levering av vikartjenester Tilstanden i vikarbyråene er ifølge undersøkelsene samlet sett tilfredsstillende for behandlin2 av skatte- og av2iftsmessi2e forhold. dokumentasjon av 2yldi2e forsikrin2sbevis. arbeidsre2lement. rekrutterin2srutiner o2 håndterin2 av obligatorisk tjenestepensjon. Når det gjelder lønns- o2 arbeidsforhold, herunder etterlevelse av arbeidsmiljøloven. var hovedfunnet at det for vikarer utenfor helsesektoren ikke foreli22er vesentli2e eller systematiske avvik knyttet til arbeidstider ogleller overtidsbetalin2. Innenfor helsesektoren ble det avdekket flere avvik knyttet til arbeidsmiljolovens arbeidstidsbestemmelser og reglene om overtid. Kontrollen viste at enkelte vikarer har hatt arbeidsda2er på 14 til 17 timer. Det er o2så avdekket at arbeidsuker med en vari2het med opp mot 72 timer har forekommet. I tillegg er det avdekket tilfeller av man2lende utbetalt overtid Byradsavdeling for Imans og nærmg Postadresse Radhuset. 0037 Oslo F-post postmonak å hnr oslo kommune no

ved de ordinære lønnskjøringene. Alle avdekkede avvik blir nå fulgt opp mot den enkelte leverandør. Avvik i forhold til arbeidsmiljolovens bestemmelser om arbeidstid og overtid anses som alvorli2e, og systematiske avvik kan medføre heving av avtaleforholdet. Det er også varslet at rammeavtalene ikke vil bli forlenget dersom revisjonen skulle avdekke vesentlige og alvorlig.e forhold. 3.2 Samkjøpsavtalen om levering av daglig renhold I UKEs anbudskonkurranse ble det stilt en rekke kvalifikasjonskrav, blant annet om skatter, avifter, arbeidsavtaler, lønns- og arbeidsvilkår, mm. For å verifisere om leverandørene fremdeles oppfyller kvalifikasjonskravene ble det foretatt stedlig kontroll hos 14 rammeavtaleleverandører av daglig renhold. Revisjonsrapportene avdekket kun ett tilfelle hvor det ikke ble avdekket avvik i forhold til rammeavtalens bestemmelser. I tre tilfeller ble det avdekket avvik i forhold til punkter omkring, HMS, manglende skatte- og timelister og skattetrekk. Disse er tilskrevet og det er bedt om en fremdriftsplan med tilbakemelding for å rette opp forholdet. 110 tilfeller er det sendt varsel om heving da rapporten avdekket avvik som kvalifiserer til heving dersom det ikke kan fremlegges tilstrekkelig dokumentasjon på at regelverket er fulgt. Rapportene avdekket her avvik i forhold til rammeavtalens bestemmelser vedrørende HMS, MVA, timelister, obligatorisk tjenestepensjon, arbeidsavtaler, brudd på arbeidstidsbesternmelsene, lavere timelønn enn tariffavtale, manglende overtidsbetaling, skattetrekk og skattekort, feriepenger, feil vedrørende betaling og timetall, fakturering/prisjustering og forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Frist for tilbakemeldinger for sistnevnte 10 er satt til 17.06.2011. BDO vurderte samlet sett at tilstanden blant renholdsleverandørene var tilfredsstillende når det gjelder behandling av skatte- og avgiftsmessige forhold. Det samme gjelder dokumentasjon av ansvarsforsikring og arbeidsreglement. Det ble imidlertid avdekket ulik praksis vedrørende arbeidsavtaler o2 re2ulering av arbeidsforholdene opp mot renholdskontraktene. Det er også avdekket avvik i forhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid og overtidsbetaling. Videre er det avdekket varierende praksis vedrørende obligatorisk tjenestepensjon. Revisjonskontrollen har ikke avdekket lavere timelønnsatser enn 123 kr pr time. Lønnsnivået til leverandørene vil bli vurdert opp mot Oslo kommunes tariff, og avvik vil bli krevd rettet i henhold til nivået i kommunens tariffavtale. Alle avvik følges opp mot den enkelte leverandør. Avvik i forhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid og overtid anses som alvorlige, og systematiske avvik kan medføre heving av kontraktsforholdet. Avvik i forhold til regelverket for midlertidig ansatte anses som alvorlige, og systematiske avvik kan medføre heving. Alle avdekkede avvik blir nå fulgt opp mot den enkelte leverandør. For øvrig viser jeg til vedlagte rapporter. Med vennlig hilsen Kristin Vinje byråd Godkjent og ekspedert elektronisk

Vedlegg: I. Renholdsavtalen 2. Vikaravtalen 3

Rapport Kontrott av renhotdsteverandører tit Osto kommune Oslo, 27.5.2011 Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er avtalt. All annen bruk og distribusjon skjer for oppdragsgivers regning og risiko. BDO vit ikke kunne gjøres ansvarlig overfor en tredjepart. IBDO

Kontroll av renholdsleveranderer til Oslo kommune Innholdsfortegnelse 1. Inntedning 3 2. Sammendrag 4 3. Merverdiavgift 5 3.1. Retevante bestemmelser 5 3.2. Observasjoner 5 4, Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift 6 4.1. Relevante bestemmelser 6 4,2. Observasjoner 7 5. Yrkesskadeforsikring 7 5.1. Relevante bestemmelser 7 5.2. Observasjoner 7 6. Ansvarsforsikring 8 6.1. Relevante bestemmelser 8 6.2. Observasjoner 8 7. HMS 8 7.1. Relevante bestemmelser 8 7.2. Observasjoner 9 8. Lønns- og arbeidsvilkår 9 8.1. Relevante bestemmelser 9 8.2. Observasjoner 11 9. Rekruttering 14 9.1. Relevante bestemmelser 14 9.2. Observasjoner 14 10. Fakturering 14 10.1. Relevante bestemmelser 14 10.2. Observasjoner 14 27. mai. 2011 Side 2 av 14

Kontroll av renholdsleverandører til Oslo kommune 1. Innledning Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har rammeavtaler med 14 renholdsleverandører for levering av daglig renhold til alle Osto kommunes virksomheter. I tillegg har kommunen leverandører på tidligere rammeavtaler som fremdeles utfører oppdrag. I kontraktsdokumentene er det stilt en rekke krav til disse leverandørenes kvalifikasjoner. UKE ønsket å verifisere at leverandørene fremdeles oppfyller kontraktens kvalifikasjonskrav, spesielt rettet mot lønns- og arbeidsvilkår. Vårt arbeid innebærer i denne sammenhengen utførelse av handlinger for å innhente dokumentasjon for at virksomheten tilfredsstiller kravene som er stitt i retevant lovgivning eller i kontraktene. Med bakgrunn i kravspesifikasjonen fra tilbudet, har BDO utarbeidet en dokumentasjonsspesifikasjon som ble oversendt den enkelte teverandør. Dokumentasjonsspesifikasjonen ligger som vedlegg til denne rapporten. Vårt arbeid har inktudert gjennomgang av en stor mengde dokumentasjon. På de områdene vi har gjort observasjoner har vi tatt kopi. Dette ligger også som vedlegg til denne rapporten. For hver leverandør er det gjort et tilfeldig utvalg av ansatte for kontroll av lønnslipper, timelister, skattekort og arbeidsavtaler. Størrelsen på utvalget har hatt sammenheng med den enkelte leverandørs størrelse med hensyn på teveranser til Osto kommune. Vi undersøkte mai og november 2010 for 13 av 14 leverandører. En av leverandørene hadde i oktober 2010 endret lønnssystem, og som en følge av dette klarte de ikke å fremskaffe dokumentasjon knyttet tit utvalgsmåneden mai. Vårt utvalg knyttet tit denne leverandøren ble derfor november og desember 2010. En av leverandørenes forretningsadresse er i Bergen. Av hensyn til svært kort leveransefrist ble det ikke gjennomført en stedlig kontroll av denne virksomheten. Dokurnentasjonen ble i dette tilfettet oversendt til BDO. Rapporten må ses i sammenheng med de undertiggende analyseplanene for hver leverandør. Disse er vedlagt rapporten. Vårt arbeid og våre vurderinger bygger på de samtater vi har hatt med representanter for renholdsleverandørene og materialet som er stilt til vår disposisjon, og vår gjennomgang er begrenset tit denne informasjonen. I hovedsak dreier dette seg om uttrekk og rapporter vedrørende virksomhetens behandling av MVA, arbeidsgiveravgift, skattetrekk, forsikringer, HMS, fakturering, rekrutteringsrutiner samt lønns- og arbeidsvilkår. BDO finner det riktig å presisere at vi ikke kan påta oss ansvar for fullstendigheten etter riktigheten i det grunntagsmaterialet som har vært utgangspunkt for våre vurderinger. Vårt arbeid er ikke å betrakte som en ordinær revisjon, men en kontraktsrevisjon der vi har foretatt kontrolthandlinger på utvalgte områder hos leverandørene i henhold tit UKEs kravspesifikasjon. Basert på det arbeidet som er gjort oppsummerer, utdyper og begrunner vi våre analyser og konklusjoner til oppdragsgiver gjennom denne rapporten. Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset tidsramme og tidsperiode, og omfanget og fultstendigheten av analysene som er foretatt må sesi tys av dette. Vi kan ikke gå god for at alle relevante forhold er avdekket eller analysert. Oslo, 27.5.2011 BDO AS / Morten Thuve Partner»N-47 Jørgen Brodtkorb Prosjektteder 27. mai. 2011 Side 3 av 14

Kontrott av renholdsteverandører tit Osio kommune 2. Sammendrag Vår samtede vurdering av renholdsbransjen, som denne gjennomgangen har omfattet, er at titstanden generett sett er titfredsstiltende når det gjelder behandling av skatte- og avgiftsmessige forhold, dokumentasjon av gyldige forsikringsbevis, arbeidsreglement og rekrutteringsrutiner. Av i alt 14 leverandører kunne 12 dokumentere HMS-system som tilfredsstiller lovteksten. Leverandørene har stort sett tilfredsstillende behandling av skattetrekk. Det var kun enkettvise og usystematiske feil i trekkprosent. Kontrolten knyttet tit utbetating av feriepenger viser generelt at dette håndteres tilfredsstillende av leverandørene. Vi observerte noe forskjellig praksis når det gjelder ansettelsesforhold, omtalt i arbeidsavtalene. Den enkette virksomhet kunne ha ftere forskjerige typer arbeidsavtater, avhengig av når renholderen hadde blitt ansatt. Vi så at de eldre arbeidsavtalene var mindre utfyttende enn for arbeidstakere som har blitt ansatt i senere tid. Innenfor den enkette virksomhet var det også variasjoner med delvis fast ansatte, men også kontrakter av midlertidig karakter. I tillegg var det variasjoner mellom fastlønnskontrakter og timelønnskontrakter i den enkette virksomhet. Ut fra vår kontroll synes det som leverandørene generelt sett har tilfredsstillende rutiner knyttet til arbeidsavtaler; herunder signering, arkivering og oppdatering. Vår stikkorøvekontroll avdekket dog usystematiske avvik for seks leverandører for disse forholdene. Når det gjelder virksomhetenes etterlevelse av arbeidsmiljølovens bestemmetser har vi funnet tilfetter av vesentlige avvik for enkeltaktører knyttet tit arbeidstider. På det meste fant vi at en arbeidstaker hadde arbeidet i alt 282,5 timer på en måned. To leverandører har hatt arbeidstakere som har arbeidet hver dag en hel måned uten arbeidsfri. Utfordringen synes blant annet å være at enkelte ikke fører timelister, at overtid ikke registreres og at virksomhetene har mangtende systemer/rutiner for å fange opp arbeidstakere som er i ferd med å utløse overtid. For to virksomheter fant vi også systematiske avvik når det gjaldt manglende overtidsbetaling. Gjennomgangen av obligatorisk tjenestepensjon (OTP) viser varierende resultater når det gjelder rutiner for innmelding av arbeidstakeren og hvorvidt det innberettes korrekt beløp. Enkette leverandører viser god kontroll av disse forhold, men det synes også som enkelte leverandører ikke har tilfredsstillende rutiner for verken innmelding, beregning eller oppdatering av grunntagene for OTP. Vi konstaterer også at to leverandører ikke har lagt frem dokumentasjon på innmeldingi OTPordningen. Gjennomgangen har også omfattet kontroll av hvorvidt fakturert beløp er i henhold til avtatte priser. I rammeavtaten for renhold med Osto kommune er det fastsatt maksimal timepris for den enkette leverandør. Vårt utgangspunkt var å kontrollere om det ble fakturert for timesatser som var høyere enn det er antedning til i henhold til rarnmeavtalen. I de fleste tilfetter viste det seg at avropene på rammeavtalen ble foretatt med fastpriser som ikke spesifiserte undertiggende timepriser. Det var derfor ikke mutig å kontroltere om leverandørene fakturerte over makspris. Vi har derfor foretatt stikkprøver av hvorvidt det er samsvar mellom prisene i den enkette renholdskontrakt med Oslo kommune og fakturert beløp. Vårt hovedinntrykk er at leverandørene fakturerer i henhold tit kontrakt. 27. mai. 2011 Side 4 av 14

Kontroll av renholdsleverandører til Osto kommune 3. Merverdiavgift 3.1. Relevante bestemmelser Merverdiavgift er en forbruksavgift som skal betates ved innenlandsk omsetning av varer og avgiftspliktige tjenester i alle omsetningstedd og ved innførset. Bestemmelsene om merverdiavgift finnes i loy av 19. juni 2009 nr. 58 Merverdiavgiftssatsene for 2010 var som følger: 25 % alminnelig sats 14 % på næringsmidter 8 % på persontransport, overnatting, kringkasting og kino I løpet av året skal virksomhetene sende inn omsetningsoppgavene til følgende terminer: 1. termin - januar/februar 2. termin - mars/april 3. termin - mai/juni 4. termin - juli/august 5. termin - september/oktober 6. termin - november/desember Oppgaven må være kommet fram tit skattekontoret og skyldig avgift må være innbetalt innen en måned og ti dager etter utløpet av hver termin. (Altså innen 10. april for terminen januar - februar). Fristen for 3. termin er 31. august. Omsetningsoppgave må sendes inn selv om det ikke har vært noen omsetning i terminen. Alle som har plikt til å levere omsetningsoppgav etter merverdiavgiftstoven, har plikt tit å føre regnskap etter bokføringsloven. Omsetningsoppgavene skat stemme overens med undertiggende spesifikasjon fra regnskapssystemet på tilhørende terminer. Gjennomgangen dekket alle terminer i 2010. 3.2. Observasjoner Dokumentasjon av merverdiavgiftsgrunntaget for leverandør nr. 1 var ikke titstrekketig for å kunne konkludere på dette kontrottkriteriet. Leverandør nr. 10 og nr. 14 innbetalte merverdiavgift for en av terminene over sju dager etter fristens utløp. For de øvrige teverandørene kunne vi ikke identifisere vesentlige avvik knyttet tit merverdiavgift. 27. mai. 2011 Side 5 av 14

Kontroll av renholdsleverandører tit Osto kommune 4. Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift 4.1. Relevante bestemmelser Betaling og innkreving av skatter er regutert i skattebetalingsloven av 17. juni 2005 nr. 67 med forskrifter. Hver 15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november skat arbeidsgiver sende terminoppgave som viser forskuddstrekk samt beregnet arbeidsgiveravgift for de to foregående månedene. Betalin av skatter o av ifter - lønnsmottakere For alle lønnsmottakere som arbeider i Norge skal det foretas forskuddstrekk i lønn. Det vil si at arbeidsgiver skat holde tilbake og innbetale til norske skattemyndigheter en del av lønnen til dekning av den ansattes skatteforpliktelser. Trekksats framgår av skattekort som utstedes av norske skatternyndigheter. Hvis skattekort ikke framtegges, skal arbeidsgiver trekke 50 % av lønnsutbetalingen. Skattekortene inneholder ikke opplysning om arbeidstillatelse og er ikke bevis på rett til arbeid eller opphold i Norge. Arbeidsgiveren har et selvstendig ansvar for å påse at alle ansatte har rett til, å arbeide i Norge. Forskuddstrekket vit vanligvis også omfatte arbeidstakers trygdeavgift. For arbeidstakere som er fritatt fra norsk trygd, er det utarbeidet egne trekktabeller som tar hensyn til dette. Man skat som hovedreget ikke være medlem av ftere lands trygdeordninger samtidig. Slik den norske folketrygden er bygget opp, blir man medlem av folketrygden når man begynner å arbeide i Norge. Dette skjer uten innmelding og det sendes ikke ut et særskitt krav om betaling av medlernsavgifter. Skattekravet fremmes gjennom det vanlige skatteoppgjøret, noe som avviker fra trygdeordningene i mange andre land innen Eli/EOS-området. Ved arbeid i Norge har NAV, Skatteetaten og arbeidsgiver behov for blankett E-101: NAV trenger E-101 for å sikre at fritaket fra medlemskap i norsk folketrygd blir registrert som medlemskapsinformasjon, slik at personer som er unntatt fra norsk trygd ikke feilaktig får utbetalt ytelser fra NAV. I tillegg skat NAV kontrottere om det er forhold som tilsier at arbeidstakeren skal være medlem av norsk folketrygd. I så falt er det NAV som tar opp dette spørsmålet med den utentandske trygdeordningen. NAV fatter intet vedtak om unntak fra medlemskap i Norge. Det er kun kompetent myndighet i det tandet som har utstedt en E-101 som har adgang tit å endre perioden etter trekke blanketten tilbake. Skatteetaten trenger E-101 for å sikre at skattyter får riktig skattekort, selvangivelse og skatteoppgjør. Arbeidsgiver trenger E-101 som dokumentasjon på at det ikke skal betales arbeidsgiveravgift tit Norge. Arbeids ivers likter - forskuddstrekk o innberetnin av lønn Alle arbeidsgivere er av eget tiltak pliktig til å foreta forskuddstrekk i lønnsutbetatinger og andre godtgjørelser, jf. skattebetalingsloven 5 5-4 (1). Dette gjelder også utentandske arbeidsgivere som har arbeidstakere i Norge etter på norsk kontinentalsokket. Grunnlaget for beregning av trekkbeløpet omfatter alle former for lønn og kontantgodtgjørelser, inklusive utentandstillegg, standbytillegg, feriepenger og bonuser. Også lønn for en ikke tjenestegjørende periode tilbrakt i uttandet som er retatert tit arbeid utført i Norge eller på norsk kontinentalsokket, skal inngå i trekkgrunnlaget. Naturalytelser, som fri kost og losji samt verdien av fri botig og fri bil skal medregnes i trekkgrunnlaget, se skattebetalingsforskriften av 21. desember 2007. Trukket skatt settes inn på arbeidsgivers skattetrekkonto i en norsk bank eller norsk filiat av en utentandsk bank i Norge, jf. skattebetatingsloven 5-12. Som et atternativ til bruk av skattetrekkskonto kan det benyttes bankgaranti for beløpet. Det skal være samsvar mettom terminoppgaver for skattetrekk og underliggende spesifikasjon fra lønnssystemet på tithørende terminer. 27. mai. 2011 Side 6 av 14

Kontroll av renholdsleverandører til Osto kommune Behandlin av arbeids iverav ift Reglene i skattebetatingsloven om forskuddstrekk gjelder også for innbetating og innberetning av arbeidsgiveravgift, jf. ftrl. S 24-3. Norske arbeidsgivere skat levere terminoppgaver til skatteoppkreveren i den kommunen arbeidsgiveren har sitt hovedkontor (kontorkommunen). Ved utfylling av terminoppgaven skat det foretas en kommunevis spesifikasjon av forskuddstrekket. Summen av arbeidsgiveravgiftspliktige utbetatinger skat føres i terminoppgaven. Vår gjennomgang dekket alle terminer i 2010. 4.2. Observasjoner Spesifikasjonen av avgiftsgrunnlaget for arbeidsgiveravgift for leverandør nr. 1 var ikke tilstrekketig dokumentert. Det var derfor ikke mulig å avstemme terminoppgaver mot regnskapssystemet. Videre ble ikke totalavstemming og spesifikasjon fra lønnssystemet/ regnskapssystemet knyttet tit forskuddstrekk dokumentert. For de øvrige teverandørene kunne vi ikke identifisere vesentlige avvik knyttet til forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. 5. Yrkesskadeforsikring 5.1. Relevante bestemmelser Etter Lov om yrkesskadeforsikring plikter arbeidsgivere å tegne yrkesskadeforsikring for sine arbeidstakere. Forsikringen skal dekke yrkesskade og yrkessykdom, og skal gi erstatning uten hensyn til om noen har skyld i skaden. Dette skat forsikringen dekke: Skade og sykdom forårsaket av arbeidsulykke (yrkesskade) Skade og sykdom som etter folketrygdloven er likestilt med yrkesskade. Annen skade og sykdom, dersom årsaken er påvirkning fra skadelige stoffer etter arbeidsprosesser. Forsikringen trenger ikke dekke belastningsskader 5.2. Observasjoner Alle leverandørene fremla dokumentasjon på at de hadde inngått avtale om yrkesskadeforsikring. 27. mai. 2011 Side 7 av 14

Kontrott av renholdsleverandører tit Oslo kommune 6. Ansvarsforsikring 6.1. Relevante bestemmelser Osto kommune/uke har følgende formutering vedrørende ansvarsforsikring i kontraktsvilkårene: Leverandøren plikter å ha ansvarsforsikring. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar innenfor de betepsgrenser som er avtalt. Dersom beløpsgrenser ikke er avtalt, plikter Leverandøren å tegne ansvarsforsikring som er dekkende i forhold til de skader som kan oppstå med utgangspunkt i oppdragets omfang og art. Forsikringen skal opprettholdes inntil eventuelt ansvar etter punkt 10.1.3 er bortfalt, jfr. punkt 10.1.4. Forsikringsbeviset skal inneholde opplysninger om forsikringsprinsipp og egenandelens størrelse. På anmodning fra Oppdragsgiveren skal Leverandøren fremlegge forsikringsbevis for Oppdrogsgiverens kontrolt. Oppdrogsgiverens kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen for at forsikringen er dekkende. 6.2. Observasjoner Alle leverandørene fremla dokumentasjon på ansvarsforsikring. 7. HMS 7.1. Relevante bestemmelser I henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) skal den som er ansvartig for virksomheten sørge for at det innføres og utøves internkontroll og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Internkontrotten skat tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i etter i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetstovgivningen. Intemkontroll innebærer at virksomheten skai: 1. Sørge for at de tover og forskrifter i hetse-,_ miljø- og sikkerhetstovgivningen som gjelder for virksomheten er titgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særtig viktighet for virksomheten 2. Sørge for at arbeidstakerne har titstrekketig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer 3. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samtet kunnskap og erfaring utnyttes 4. Fastsette måt for hetse miljø og sikkerhet 5. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med hetse, miljø og sikkerhet er fordett 6. Karttegge farer og probtemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tithørende planer og tittak for å redusere rtsikoforholdene må dokumenteres skriftlig må dokumenteres skriftlig må dokumenteres skriftlig 7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge ma dokumenteres overtredelser av krav fastsatt i etter i medhold av helse-, mitjø- og skriftlig sikkerhetstovgivningen 8. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av må dokumenteres internkontrotten for å sikre at den fungerer som forutsatt skriftlig 27. mai. 2011 Side 8 av 14

Kontroll av renholdsteverandører til Osto kommune 7.2. Observasjoner Vi har i gjennomgangen ikke avdekket vesentlige avvik for 12 av 14 renholdsteverandørene når det gjelder HMS-systemet. For leverandør nr. 4 og nr. 13 ble vi ikke forelagt tilstrekketig dokumentasjon iht internkontrottforskriften. Begge leverandørene manglet for eksempel dokumentasjon på risikovurderinger og systematisk overvåking av internkontroll. 8. Lønns- og arbeidsvi(kår 8.1. Relevante bestemmelser Bestemmelser knyttet til arbetdstid, herunder alminnetig arbeid og overtid reguteres i arbeidsmiljølovens kapittet 10. Alminneti arbeidstid Den alminnelige arbeidstid må som hovedreget ikke overstige ni timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av sju dager. For arbeid som helt eller i det vesentlige er av passiv karakter, kan arbeidstiden fortenges med inntil halvparten av de passive periodene, men ikke med mer enn to timer i løpet av 24 timer og ti timer i løpet av sju dager. Arbeidstilsynet kan når arbeidet er særtig passivt, gi samtykke til at arbeidstiden fortenges utover det som er fastsatt i første punktum, men stik at arbeidstiden ikke overstiger 13 timer i løpet av 24 timer. Den atminnelige arbeidstiden må ikke overstige 48 timer i løpet av sju dager. Den atminnelige arbeidstid må ikke overstige ni timer i løpet av 24 timer og 38 timer i løpet av sju dager for: a) døgnkontinuertig skiftarbeid og sammentignbarturnusarbeid, b) arbeid på to skift som regelmessigdrives på søn- og helgedager, og sammentignbart turnusarbeid som regelmessig drives på søn- og helgedager, c) arbeid som innebærer at den enkette arbeidstaker må arbeide minst hver tredje søndag, d) arbeid som hovedsakelig drives om natten Den alminnetige arbeidstid må ikke overstige ni timer i løpet av 24 timer og 36 timer i løpet av sju dager for: Overtid a) hetkontinuertig skiftarbeid og sammentignbarturnusarbeid, b) arbeid under jord i gruver, tunnetdrift og utsprengning av bergrom under jord. Arbeid utover avtatt arbeidstid må ikke gjennomføres uten at det foretigger et særtig og tidsavgrenset behov for det. Varer arbeidet for noen arbeidstaker ut over tovens grense for den alminnelige arbeidstid regnes det overskytende som overtidsarbeid. Overtidsarbeidet må ikke overstige ti timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Arbeidsgiver og arbeidstakernes titlitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtate kan skrifttig avtale overtidsarbeid inntil 15 timer i løpet av sju dager, men slik at samlet overtidsarbeid ikke overstiger 40 timer i fire sammenhengende uker. Arbeidstitsynet kan etter søknad i særtige tilfetter tillate samtet overtidsarbeid inntil 20 timer i løpet av sju dager og 200 timer i løpet av en periode på 26 uker. Referat fra drøftingene skat vedlegges søknaden. Fremmer virksomheten søknad om overtid innenfor rammen, skat årsaken tit at saken ikke er løst ved avtate med de tittitsvalgte alltid oppgis. Arbeidstilsynet skal ved sin avgjørelse legge særtig vekt på hensynet tit arbeidstakernes helse og velferd. 27. mai. 2011 Side 9 av 14

Kontroll av renholdsleverandører til Oslo kommune Overtidsarbeid utover rammen kan bare pategges arbeidstakere som i det enkelte tilfellet har sagt seg villig til det. Samtet arbeidstid må ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer etter 48 timer i løpet av sju dager. Grensen på 48 timer i løpet av sju dager kan gjennornsnittsberegnes over en periode på åtte uker. Arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, kan skriftlig avtate unntak fra grensen på 13 timer, men slik at den samtede arbeidstid ikke overstiger 16 timer i løpet av 24 timer. Arbeidstaker skal i så fall sikres titsvarende kompenserende hviteperioder etter, der dette ikke er mulig, annet passende vern. Arbeidstaker har rett tit å bli fritatt fra å utføre arbeid utover avtalt arbeidstid når vedkommende av hetsemessig eller vektige sosiate grunner ber om det. Arbeidsgiver plikter også etters å frita arbeidstaker som ber om det, når arbeidet uten skade kan utsettes etter utføres av andre. For overtidsarbeid skal det betates et tillegg til den lønn arbeidstakeren har for tilsvarende arbeid i den alminnelige arbeidstiden. Tillegget skat være minst 40 prosent. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale at overtidstimer hett etter delvis skat tas ut i form av arbeidsfri på et avtalt tidspunkt. Oversikt over arbeidstiden Det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkette arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstitsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte. ArbeidsreRtement Bestemmelser knyttet til arbeidsreglement er regutert i arbeidsmiljølovens kapittel 14. Ved industriell virksomhet og ved handets- og kontorvirksomhet, som sysselsetter mer enn 10 arbeidstakere, skal det for de arbeidstakere som ikke har en ledende eller kontrollerende stilling, være arbeidsreglement. Reglementet skal inneholde de ordensregter som trengs og regter for arbeidsordningen. Reglementet må ikke inneholde bestemmelser som er i strid med loven. I arbeidsregtementet kan det ikke fastsettes bøter for forseelser mot reglementet. Timelønnssatser Vi kjenner ikke til at det eksisterer tovpåtagte minstelønnssatser for renholdere. Osto kommune/uke har imidtertid som en del av sine kontraktsvilkår følgende formuteringer om dette: Tjenesteyteren og deres underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Tjenesteyterens forpliktelser under avtalen.1 Det er særlig 3 tariffavtater det er naturtig å bruke som referansepunkter: Osto kommunes overenskomst med arbeidstakerorganisasjonene vedrørende lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere i Osto kommune Tariff for KS-området Overenskomst NHO Service - Norsk arbeidsmandsforbund Obli atorisk t'eneste ens'on Alle bedrifter med minst en ansatt i tillegg til bedriftseieren er pålagt å etablere en tjenestepensjonsordning. Alle ansatte over 20 år som arbeider mer en 20 prosent stilling i løpet av et kalenderår (deltid etter sesongarbeid) skat være med i ordningen. For bedrifter med ansatte i tave dettidsstillinger, skal samlet arbeidstid utgjøre minst 2 årsverk i tillegg til bedriftseieren. Minstekravet for innskuddspensjonsordning er at bedriften årtig skal betate innskudd titsvarende 2 prosent av de ansattes lønn mettom 1G og 12 G. Ansatte må ha vært medlem av pensjonsordningen i over 12 måneder for å få med seg oppspart Kontraktsvilkår kjøp av daglig renhold, vedlegg 2 til rammeavtalen 27. mai. 2011 Side 10 av 14

Kontroll av renholdsteverandører tit Osto kommune kapitat videre. De vit da få med seg en pensjonskonto som viser hvor mye de har spart opp gjennom medlemskapet i bedriftens tjenestepensjonsordning. Stutter en ansatt før vedkommende har vært medlem i pensjonsordningen i 12 måneder,vil oppspart kapitat titbakeføres bedriften. Midlertidi ansettelse Hovedbestemmelsen for adgang tit midtertidig ansettelse følger av arbeidsmiljøloven 14-9. Utgangspunktet i norsk rett er at arbeidsavtater skal inngås fast, det vit si for et ubestemt tidsrom. Adgangen til å inngå midlertidig ansettelse er undergitt begrensninger. I arbeidsmiljølovens 14-9 gis generell adgang tit bruk av midlertidig ansettelse i inntil 12 måneder og dessuten adgang tit midlertidig ansettelse dersom arbeidstakeren bare trengs for å utføre et bestemt oppdrag. Bestemmelsen åpner for at det kan inngås midlertidig arbeidsavtate dersom «arbeidets karakter tilsier det og arbeidet adskiller seg fra det som ordinært utføres i bedriften.» forarbeidene til ny arbeidsmiljølov tolker Arbeidsdepartementet bestemmetsen på følgende måte2: Både forskjeller i arbeidets art og markerte forskjeller i arbeidsmengde og eventuelle ytre omstendigheter /igger innenfor rammen av den språldige forståe/sen av ordlyden. Bestemmelsen er ikke til hinder for å ansette midlertidig for å dekke arbeidskraftbehov som knytter seg til sesongmessige svingninger (...). Også behov for tidsavgrenset ekstra arbeidskraft som er det normale og som gjentas årlig, for eksempel julehjelp, vil gi grunnlag for å ansette midlertidig. Arbeidsgiver kan ansette midlertidig for topper som ikke er sesongavhengige, dersom det dreier seg om kortvarige og uforutsigbare situasjoner. Det er imidlertid ikke onledning til å ansette midlertidig for å avhjelpe generelle eller jevne variasjoner i ordretilgang eller ved usikkerhet om eventuell fremtidig reduksjon i arbeidsmengde, omorganisering eller Ugnende. Grensen mellom sesongvariasjoner og generelle variasjoner i arbeidsmengde med videre kan være vanskelig trekke. Grensen må vurderes og fastsettes konkret i det enkelte tilfellet. Det at arbeidet er organisert i prosjekter eller enkeltstående oppdrag vil ikke i seg selv være nok til å begrunne midlertidig ansettelse. 0 holdstillatetse3 Som utentandsk arbeidstaker(utenfor EØS) kan man få oppholdstillatelse på forskjellig grunntag. I utgangspunktet skal oppholdstillatelser gi rett tit å arbeidei Norge, men i noen tilfetter vit det bli presisert at oppholdstillatelsen ikke gir rett tit arbeid etter inneholder visse begrensninger i forhold tit arbeid. Noen av tillatetsene gir antedning tit å bytte arbeid etter arbeidsgiver i løpet av gyldighetstiden uten å måtte fremme ny søknad av den grunn. Andre tillatelser gir ikke antedning tit dette. Det er derfor viktig at arbeidsgiveren kontrotterer at arbeidstakeren har en oppholdstillatelse som gir rett til å bytte arbeidsgiver. For å kunne ansette utenlandsk arbeidskraft fra land utenfor EØS-området som ikke har oppholdstillatelse, må arbeidsgiver gi arbeidstakeren et konkret arbeidstilbud. Arbeidstakeren kan deretter søke om oppholdstillatelse. EØS-borgere trenger ikke å søke om oppholdstiltatetse, men må registrere seg. 8.2. Observasjoner 8.2.1. Arbeidsregtement Alle leverandørene kunne dokumentere arbeidsreglement, personalhåndbok et. 8.2.2. Feriepenger For 13 av 14 leverandører har gjennomgangen ikke avdekket vesentlige avvik når det gjelder utbetating av feriepenger for 2010. 2 Jf. Ot.prp. nr. 24 (2005-2006) 3 Utlendingsloven 27. mai. 2011 Side 11 av 14

Kontroll av renholdsleverandører til Osto kommune For leverandør nr. 14 kunne vi ikke kontrottere hvorvidt feriepengene var utbetalt korrekt da feriepengetisten for 2009 ikke var dokumentert. 8.2.3. Arbeidsavtaler Vi observerte noe forskjellig praksis når det gjelder ansettelsesforhold, omtalt i arbeidsavtalene. Den enkelte virksomhet kunne ha flere forskjellige typer arbeidsavtater, avhengig av når renholderen hadde blitt ansatt. Vi så at de eldre arbeidsavtalene var mye mindre utfyllende enn for arbeidstakere som har blitt ansatt i senere tid. Innenfor den enkelte virksomhet var det også variasjoner med delvis fast ansatte, men også kontrakter av midlertidig karakter. I tillegg var det variasjoner mettom fastlønnskontrakter og timelønnskontrakter i den enkette virksomhet. Ftere leverandører hadde usystematiske avvik ved kontrott av arbeidsavtater. Avvik betyr dette tilfellet at arbeidsavtale enten ikke foretå i ett elter ftere tilfeller (leverandør 3, 5, 8, 12 og 14) etter manglet signatur fra arbeidstaker og/etter arbeidsgiver i ett eller ftere tilfeller (leverandør nr. 8 og 13). Ved ett tilfette (leverandør nr. 5) var arbeidsavtaten for &I arbeidstaker signert fem måneder etter ansettelse. 8.2.4. Skattetrekk Vårt hovedinntrykk er at det foretas skattetrekk i henhotd tit skattekortets trekkprosent/ tabetttrekk. Fire teverandører hadde ett til to tilfeller der det var avvik mellom skattekort og trekkprosent/tabelltrekk. Dette gjaldt leverandør nr. 5, 6, 8 og 14. For leverandør nr. 2, 3, 12 og 14 manglet ett til to skattekort. 8.2.5. Arbeidstid og overtid Tre arbeidstakere ansatt hos leverandør nr. 5 har arbeidet mer enn sju dager sammenhengende uten 35 timers sammenhengende arbeidsfri i denne perioden. Dette medfører dermed brudd på arbeidsmiljølovens 5 10-8, annet ledd. I disse tilfeltene var overtid ikke utbetalt. Hos teverandør nr. 6 har to arbeidstakere fått utbetalt for få timer i forhold til hva timelisten viser. Hos leverandør nr. 7, 8 10, 11 og 14 fant vi brudd på arbeidstidsbestemmelsene (jf arbeidsrniljøloven 5 10-6). Enkelte av disse virksomhetene praktiserte ikke, eller bare detvis utbetaling av overtid, som vil si brudd på arbeidsmiljølovens 10-6 ellevte tedd: o En renholdsarbeider hos teverandør nr. 7 jobbet tit sammen 189 timer 15å en måned. Av disse timene ble 165 timer ikke dokumentert med timeliste. I dette tilfellet bte det utbetalt overtid. En annen arbeidstaker i samme virksomhet hadde en måned arbeidet til sammen 195 timer, uten overtidsbetating. o To arbeidstakere hos leverandør nr. 8 fikk ikke utbetalt overtid. o En arbeidstaker hos leverandør nr. 10 har arbeidet til sammen 263,5 timer på en måned, hvorav kun 170,5 timer er dokumentert med timeliste. Vedkommende fikk overtidsbetatt. o En arbeidstaker ansatt hos leverandør nr. 11 hadde arbeidet henholdsvis 282,5 timer og 207,9 timer i mai (med overtidsbetaling) og november (uten overtidsbetaling). o Hos teverandør nr. 14 fant vi brudd på arbeidstidsbestemmetsene for fire arbeidstakere. To av disse hadde arbeidet 30 dager sammenhengende uten fridager. For den ene arbeidstakeren utgjorde samlet timeantall for den aktuelle måneden i alt 220 timer. Ingen enkeltdag utløste overtid, men vedkommende fikk utbetatt helgetillegg. 27. mai. 2011 Side 12 av 14

Kontroll av renholdsleverandører til Osto kommune I følge arbeidsmiljøloven skal det foreligge oversikt over hvor mye arbeidstaker har arbeidet jf. 5 10-7. I to tilfetter fant vi systematiske awik fra dette kravet, noe som medførte at det ikke var mulig å kontrollere lønnsforhold, arbeidsbelastning eller om overtidsbetating var utbetalt. o Leverandør nr. 2 praktiserte ikke innhenting av timelister for de av renholderne som hadde fastlønnsavtate. o Leverandører nr. 13 praktiserte ikke føring av timelister for noen av sine renholdere. For leverandør nr. 8 fant vi ett tilfelle der en renholder var satt opp med en arbeidsplan som for en dag pr uke innebar plantagt overtid, noe som er i strid med arbeidsmiljøloven. Virksomhetens verktøy for arbeidsplaner/timelister hadde for øvrig store utfordringer ift å kunne beregne total arbeidsbelastning pr medarbeider, noe som innebar at virksomheten ikke visste om dette tilfellet av utovlig plantagt overtid før resultatet av våre summeringer ble klart. 8.2.6. Obligatorisk tjenestepensjon To av teverandørene (nr. 5 og 12) har ikke lagt frem dokumentasjon på innmelding i OTPordningen. Tre leverandører (nr. 1, 6 og 13) hadde meldt inn arbeidstakere med for lavt grunnlag sammenlignet med lønns- og trekkoppgave. Hos leverandør nr. 4 var tre av i alt fem arbeidstakere fra vårt utvalg ikke innmeldt i OTPordningen. Hos leverandør nr. 14 var fem av i att seksten arbeidstakere fra vårt utvalg ikke innmeldt i OTP-ordningen. Det ser ikke ut til å være noen sammenheng mettom innmelding i OTP og manglende arbeidsavtale 8.2.7. Timelønnssatser Vi har observert at mange av renholdsteverandørene har lagt seg på lønnsskataen som fremgår av overenskomsten mettom NHO service på den ene side og LO/Norsk Arbeidsmandsforbund på den annen side4. Denne avtaten opererer med den høyeste timelønnsatsen av de tre tariffavtalene vi har henvist til, 148,56,- for 0-2 års ansiennitet. I henhold til Osto kommunes overenskomst med arbeidstakerorganisasjonene er laveste timelønn for eget ansatt renholdspersonatei Osto kommune kr 132,- pr. time. Laveste observerte timelønn er 123 kroner, og de fleste tigger i spennet fra dette og opp til 150 kroner. De laveste timelønnssatsene fant vi for enkette medarbeidere hos teverandør nr. 10 og 14. Hos fire av leverandørene var det vansketig å kontrottere timelønnsnivåer fordi de enten ikke hadde timelister for medarbeidere (leverandør nr. 2 og 13) etler fordi de hadde oppgjørslister/vaskelister som ikke i titstrekkelig grad kunne brukes som grunnlag for å beregne lønnsnivå. 8.2.8. Oppholdstillatelse Ettersom arbeidstakere i denne bransjen i svært stor utstrekning kommer fra tand utenfor EU/E0S-området, er vårt inntrykk at teverandørene har et stort fokus på dette med oppholdstillatelser. Det synes imidtertid å være noe utik praksis når det gjelder å hente inn dokumentasjon på oppholdstillatelser. Mange tok utgangspunkt i at skattekort var tilstrekketig dokurnentasjon. Enkette hentet også inn og arkiverte kopi av pass. Det kan imidlertid synes som det er noe usikkerhet omkring hva som er titstrekkelig dokumentasjon. Vi kjenner til at 4 jfr. htt : www.nhoservice.no etfile. h Filer Juridfske%20dokumenter Overenskomster Renholdsbedrifter- 2010-2012.odf 27. mai. 2011 Side 13 av 14

Kontroll av renholdsleverandører til Osto kommune skattekort ikke er ensbetydende med at vedkommende har oppholdstillatelse, men at det påhviter arbeidsgiver et ansvar for å innhente dokumentasjon for dette. Leverandør nr 3, 7 og 8 utmerket seg som virksomheter som hadde gode rutiner for innhenting av oppholdstillatelser eller kontroll av om den ansatte var norsk. 9. Rekruttering 9.1. Relevante bestemmelser Vi har kontrottert hvorvidt leverandøren har gode rutiner for rekruttering av renholdspersonell. Kontrotten har bestått i å undersøke hvorvidt virksomheten innhenter eksempelvis vitnemål, attester og kontroll av referanser. 9.2. Observasjoner Vårt inntrykk er at leverandørene sjelden lyser ut stittingsannonseri forbindelse med rekruttering av renholdspersonell, men at rekrutteringen ofte skjer gjennom nettverk, og i mange tilfeller via renholdere som atterede er i arbeid i virksomheten. Alle leverandørene bortsett fra leverander nr. 1 dokumenterte skriftlige rutiner knyttet til rekruttering av personell. Leverandør nr. 1 redegjorde muntlig for deres rutiner og vi har ingen vesentlige merknader knyttet til disse. 10. Fakturering 10.1. Relevante bestemmelser Rammeavtaten for renhold med Osto kommune opererer med maksimat timepris for den enkelte leverandør. Vårt utgangspunkt var å kontrollere om det ble fakturert for timesatser som er høyere enn det er antedning tit i rammeavtaten. I de fleste tilfetter viste det seg at avropene på rammeavtaten ble foretatt med fastpriser som ikke spesifiserte underliggende timepriser. Det var derfor ikke mulig å kontrollere om teverandørene fakturerte over makspris. Vi har derfor foretatt stikkprøver av hvorvidt det er samsvar mellom prisene i den enkette renholdskontrakt med Oslo kommune og fakturert beløp. 10.2. Observasjoner Vårt hovedinntrykk er at leverandørene fakturerer i henhold til kontrakt. Vi har likevel funnet avvik hos følgende leverandører: o Leverandør nr. 1 hadde prisregutert med henholdsvis 4 % og 4,5 % for to kontrakter i fjerde kontraktsår. Årtig prisregulering skulle i følge kontrakten vært 2,9 %. o Leverandør nr. 10 har hovedsakelig ett stort renholdsoppdrag for Osto kommune. Vår stikkprøvekontroll viste ingen avvik knyttet til faktureringen for dette oppdraget. Leverandøren hadde også noen mindre renholdsoppdrag for kommunen, hvor det ikke bte foretagt kontrakter. Leverandøren opplyser at prisfastsettelsen for disse renholdsoppdragene har foregått på telefon og at dette var avtater som ble inngått en tid tilbake. o Leverandør nr. 12 la ikke frem dokumentasjon som gjorde det mutig å kontrollere om faktureringen var i henhold til kontrakt. 27. mai. 2011 Side 14 av 14

Rapport Kontroll av vikarleverandører til Oslo kommune Oslo, 16.5.2011 Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formm som med denne er avtatt. All annen bruk og distribusjon skjer for oppdragsgivers regning og risiko. BDO vit ikke kunne gjøres ansvartig overfor en tredjepart. 1BDO

Kontroll av vikarleverandører til Oslo kommune Innholdsfortegnelse 1. Inntedning 3 2. Sammendrag 4 3. Merverdiavgift 5 3.1. Relevante bestemmelser 5 3.2. Observasjoner 5 4. Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift 6 4.1. Relevante bestemmelser 6 4.2. Observasjoner 7 5. Yrkesskadeforsikring 7 5.1. Relevante bestemmelser 7 5.2. Observasjoner 7 6. Ansvarsforsikring 8 6.1. Relevante bestemmelser 8 6.2. Observasjoner 8 7. HMS 8 7.1. Relevante bestemmelser 8 7.2. Observasjoner 9 8. Lønns- og arbeidsvilkår 9 8.1. Relevante bestemmetser 9 8.2. Observasjoner 11 9. Rekruttering 13 9.1. Relevante bestemmelser 13 9.2. Observasjoner 13 10. Fakturering 13 10.1. Relevante bestemmelser 13 10.2. Observasjoner 13 16.05.2011 Side 2 av 14

Kontrott av vikarleverandører tit Osto kommune 1. Innledning Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har rammeavtaler med 9 vikarbyråer på levering av vikartjenester til alle Osto kommunes virksomheter. I kontraktsdokumentene er det stilt en rekke krav til disse leverandørenes kvalifikasjoner. UKE ønsket å verifisere at leverandørene fremdeles oppfyller kontraktens kvalifikasjonskrav, spesielt rettet mot lønns- og arbeidsvitkår. Vårt arbeid innebærer i denne sammenhengen utførelse av handlinger for å innhente dokumentasjon for at virksomheten tilfredsstiller kravene som er stilt i relevant lovgivning eller i kontraktene. Med bakgrunn i kravspesifikasjonen fra tilbudet, har BDO utarbeidet en dokumentasjonsspesifikasjon som bte oversendt den enkelte leverandør. Dokumentasjonsspesifikasjonen ligger som vedlegg til denne rapporten. Vårt arbeid har inkludert gjennomgang av en betydelig mengde dokumentasjon. På de områdene vi har gjort observasjoner har vi tatt kopi. Dette ligger også som vedlegg til denne rapporten. For hver teverandør gjorde vi et tilfeldig utvalg av ansatte for kontroll av lønnslipper, timelister, skattekort og arbeidsavtater. Størrelsen på utvalget hadde sammenheng med den enkette leverandørs størretse med hensyn på leveranser tit Osto kommune. Vi undersøkte mai og november 2010 for alle teverandørene. Rapporten må ses i sammenheng med de underliggende analyseplanene for hver leverandør. Disse er vedlagt rapporten. Vårt arbeid og våre vurderinger bygger på de samtaler vi har hatt med representanter for vikarleverandørene og materialet som er stitt til vår disposisjon, og vår gjennomgang er begrenset til denne informasjonen. I hovedsak dreier dette seg om uttrekk og rapporter vedrørende virksomhetens behandling av MVA, arbeidsgiveravgift, skattetrekk, forsikringer, HMS, fakturering, rekrutteringsrutiner samt lønns- og arbeidsvilkår. BDO finner det riktig å presisere at vi ikke kan påta oss ansvar for fultstendigheten eller riktigheten i det grunnlagsmaterialet som har vært utgangspunkt for våre vurderinger. Vårt arbeid er ikke å betrakte som en ordinær revisjon, men en kontraktsrevisjon der vi har foretatt kontrollhandlinger på utvalgte områder hos leverandørene i henhold tit UKEs kravspesifikasjon. Basert på det arbeidet som er gjort oppsummerer, utdyper og begrunner vi våre analyser og konklusjoner tit oppdragsgiver gjennom denne rapporten. Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset tidsramme og tidsperiode, og omfanget og fullstendigheten av analysene som er foretatt må ses i tys av dette. Vi kan ikke gå god for at alle relevante forhold er avdekket eller analysert. Oslo, 16.5.2011 BDO AS PkTui Morten Thuve Partner Jørgen Brodtkorb Prosjektleder 16.05.2011 Side 3 av 14