RIKSARKIVAREN Kommuner Fylkeskommuner Interkommunale arkivdepot Deres ref Vår ref Dato 2009/4512 ANNDOR 02.07.2010 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger Arkivordningen i kommunal sektor er underlagt flere bestemmelser i arkivloven (lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv) med forskrifter, som gjelder både daglig arkivorganisering og arkivsystem, samt eldre og avsluttet arkiv. Med eldre arkiv menes arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål. Med avsluttet arkiv menes arkiv etter organ som er lagt ned eller som har avsluttet sin virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner (heretter omtalt som kommuner) skal i henhold til arkivforskriften (forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiver) 5-1 etablere egne ordninger for arkivdepot. Som et minimum skal slike ordninger innebære at det løpende ansvaret blir plassert ett sted, at kommunen har til rådighet nødvendige og forskriftsmessige lokaler for å oppbevare arkivene, at arkivdepotet fører register over arkivbestand og tilvekst og at forholdene er lagt til rette slik at publikum kan gjøre bruk av materialet innenfor de rammer som gjelder for innsynsrett og skjerming. Kravene til arkivlokaler og depotordningen for øvrig går fram av arkivforskriftens kapittel IV og V. Arkivmaterialet skal være ordnet og listeført i tråd med bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner ogfrikeskommunert. Fristen for å ha forskriftsmessige ordninger for arkivdepot er satt til 1. januar 2012. Derfor ser Riksarkivaren det som påkrevet å følge nærmere opp at depotordningen generelt og arkivlokaler spesielt er i forskriftsmessig stand slik dette er formulert i regelverket. Statsarkivene vil forestå oppfølgingen i sin region. I de tilfellene hvor statsarkivaren finner det formålstjenlig, vil et eventuelt tilsyn også omfatte kommunenes daglige arkivarbeid, arkiv som er i daglig bruk og elektroniske fagsystem. Aktivitetene som er satt opp nedenfor vil bli utført av alle statsarkiv i perioden 2010-2012. Det enkelte statsarkiv vil i tillegg gjennomføre andre tiltak når det er formålstjenlig. Fra og med 2010 vil Riksarkivaren sende ut et elektronisk spørreskjema til alle kommuner og interkommunale depotordninger, som en årlig innrapportering til Riksarkivaren om de arkivmessige forholdene i kommunene. Svarene vil være en del av grunnlaget for Arkivverkets videre oppfølging av kommunesektoren. En sammenstilling av svarene vil rapporteres årlig til Kulturdepartementet. Spørreskjemaet vil omhandle deltakelse i interkommunalt arkivsamarbeid; beskaffenheten på arkivlokaler og arkivrnateriale; ordningsgrad og brukertjenester ' http://www.arkivverket.no/arkivverket/media/files/ra-filer/normal instruks-for-arkivdepot-ikommunar-og-fylkeskommunar Postadresse: Kontoradresse. Organisasjonsnr. Telefon : 22 02 26 00 Telefaks: 22 23 74 89 Pb 4013 Ullevål Stadion Folke Bernadottes vei 21 961 181 399 www.arkivverket.no/riksarkivet 0806 OSLO riksarkivet(darkivverket.no

2 for eldre og avsluttet arkiv; antall arkivmedarbeidere og deres kompetanse samt antall arkiv- og saksbehandlingssystem (inklusive fagsystem). Snarest mulig og senest innen utgangen av 2011 skal alle kommuner og interkommunale arkivdepot sende inn en bygningsfaglig tilstandsrapport for arkivlokaler som inneholder eldre og avsluttede arkiv. Denne rapporten skal være faglig fundert og kan lages av kommunens bygningsetat eller en uavhengig takstmann. Rapportene skal sendes til de respektive statsarkiv, som vil holde oversikt over rapporteringen. Fra 2012 og framover gjennomføres oppfølgende tilsyn med utvalgte kommuner som ikke har levert den bygningsfaglige tilstandsrapporten, kommuner som ikke er medlem i interkommunal depotordning og kommuner som ikke har overført alle eldre og avsluttede arkiv til den interkommunale depotordningen de tilhører. Statsarkivene vil underrette fylkesmennene om sine tilsynsplaner i tråd med bestemmelsene i kommuneloven 60 e. Statsarkivene vil utarbeide tilsynsrapporter etter gjennomført tilsyn. Rapportene og øvrige dokumenter knyttet til tilsynet er å anse som offentlig tilgjengelige dokumenter. Vi viser til Arkivverkets nettsider for utfyllende informasjon om de arkivmessige kravene som gjelder for kommunal sektor. Arkivloven og arkivforskriften: htt ://www.arkivverket.no/arkivverket/offentli -forvaltnin Scerlig om kommuner ogftlkeskommuner: htt ://www.arkivverket.no/arkivverket/offentli -forvaltnin Re elverk/lov-o -forskrift Re elverk/kommunal-sektor Krav til arkivlokaler: htt ://www.arkivverket.no/arkivverket/offentli -forvaltnin Arkiverin Arkivlokaler Med hilsen Ivar Fonnes riksarkivar Anne Mette Dørum avdelingsdirektør Kopi til: Kulturdepartementet Kommunal- og regionaldepartementet KS Fylkesmennene Statsarkivene

31.08.2010 Måling av veilys Olje- og energidepartementet har nylig avgjort en sak som gir klare føringer for tariffering og måling av veilys. Kontaktmøte med kommuner 2010. Veilys De fastslår at alt av forbruk skal måles. Det er ikke lov å avregne veilys uten at dette måles. Departementets avgjørelse er endelig og er ikke en gjenstand for klage. Nåværende praksis for beregning av forbruk Bakgrunn for saken Varanger Kraft har et register over alle gatelysene som er installert i hver kommune. Dette registeret ajourføres hvert år på bakgrunn av monterte eller demonterte veilys. For å beregne effektforbruket i hver kommune summeres effekten av veilysene som multipliseres med en estimert driftstid på 3600 timer per år. I tillegg kommer en tapsfaktor på 10% Som eksempel har et lys på 100W et estimert årlig forbruk på 396 kw/h Det har vært en strid i mellom Hafslund Nett AS og veilyseierne (19 kommuner) omkring innføring av et tillegg for effekttap på 20%, samt innføring av en ny veilystariff med virkning fra 01.01.2008. Før 01.01.2008 hadde VKN og Hafslund tilnærmet lik tarifferingspraksis av veilys. Saken er blitt klagd inn til NVE og anket videre til OED NVE og OED har vurdert Hafslund Netts målings- og tarifferingspraksis opp mot gjeldene forskrifter. OED konkluderer i saken OED konkluderer i saken I medhold til avregningsforskriften 3.3 skal all kraft som tas ut fra nettet i utgangspunktet måles. OED støtter derfor NVEs pålegg og å igangsette arbeidet med å opprette et korrekt målings- og avregningsregime. Dvs. montere en måler for hver veilyskrets. I en overgangsperiode, eller mår installering av målere medfører en urimelig kostnad, er det behov for å kunne anslå forbruk i umålte veilysnett på en hensiktsmessig måte. ODE støtter også NVEs avgjørelse om at nettselskapet skal dekke kostnadene ved installasjon av målere. Mens eierne (kommunene) skal dekke kostnadene for tilrettelegging av anlegget for måling. 1

31.08.2010 Dagens veilysavtale Plan for tilrettelegging av måling Dagens veilysavtale mellom Varanger KraftNett AS og kommunene må sies opp. Ny veilysavtale kan utarbeides og signeres. De fleste punkt i gjeldene avtale kan trolig videreføres. VKN må kartlegge oppbygningen av veglysnettet VKN utarbeider en plan for hvor det er behov for å installere målere Enkelte veilysnett kan med fordel bygges i sammen for å redusere antall målere og fastledd i tariffen Ombygningsutgifter Tarifføkning Varanger KraftNett AS har igangsatt en telling av samtlige innmatningspunkt i hver kommune. Men per dags dato har vi ikke kommet i mål med tellingene. Følgende beregninger er derfor estimert. Tana kommune har ca 150 trafokretser, vi antar at 105 av disse har veilys. I snitt vil det være 2 innmatingspunkt per krets. Kostnader for å klargjøre for måling, dvs montasje av skap vil ligge på ca kr. 8000,- Totalt vil dette utgjøre en kostnad for Tana kommune på kr 1 680 000,- dette for klargjøring av 210 målepunkt. I dagens veilysavtale blir hver kommune fakturert for et innmatningspunkt a` kr. 3200,- Når vi nu går i gang med å montere inn nye målere vil det medføre at kommunene får fere målepunkt og dermed flere fastledd. Dersom Tana kommune ender opp med 210 målere vil det tottale fastledde beløpe seg til 210x3200 kr 672 000kr. årlig. Forslag til praktisk gjennomføring Fordeler med ombygging av veilysnettet Varanger KraftNett kan styre prosjektet. Ombyggingsjobben legges ut på anbud Kommunen faktureres for de faktiske utgiftene Kommunene blir fakturert for det faktiske el-forbruket. Pga krav om fjernavlesning må det etableres kommunikasjon til alle målere. Kommunikasjon kan også benyttes til å fjernstyre veilysanlegget. Veilysanlegge kan tennes fjernt, utkobling på nattetid kan programmeres fjernt. 2