Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/01/2014 SAK NR 09-2014 Nærmere vurdering av utfordringer og tiltak i tilknytning til støttesystemer IKT Forslag til vedtak: Styret tar gjennomgangen om støttesystemer IKT til orientering Skien, 16. januar 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Med bakgrunn i styrets ønske om en nærmere gjennomgang av utfordringer og tiltak i tilknytning til støttesystemer IKT gir denne saken en vurdering av dette. Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Styret ble i møte den 4.3.2013 i sak 18-2013 orientert om at det er viktig å forhindre en utvikling som innebærer at stadig flere lokale støttesystemer tas i bruk i uønsket omfang og retning. Styret vedtok den 23.10.2013 i sak 46-2013 at administrerende direktør skulle komme tilbake med en nærmere vurdering av utfordringer i tilknytning til støttesystemer IKT. Foreliggende sak beskriver innenfor hvilke hovedområder det finnes lokale støttesystemer, hovedutfordringen med disse og aktuelle tiltak. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Denne saken fokuserer på lokalt anskaffede IKT systemer som inneholder informasjon som er lagret eller burde vært lagret i nasjonale IKT-systemer (NISSY, PRO, Intranett) og som understøtter deler av arbeidsprosessen ved pasientreisekontorene. Det finnes i dag flere slike IKT-systemer (eksempelvis Bliksund) som understøtter oppgaveløsningen ved pasientreisekontorene. Internrevisjonsrapporten 1/2013 anbefaler at det bør avklares om lokalt anskaffede IKTsystemer(eksempelvis Bliksund), som understøtter oppgaveløsingen i pasientreisekontorene, skal inngå som en del av den samlede IKT-porteføljen på området. Det er i hovedsak tre hovedutfordringer knyttet til dette: 2.2.1 Databehandleravtaler Det er i utgangspunktet kun nasjonale IKT-systemer (NISSY, PRO, intranett) som inngår i IKTporteføljen som forvalter. Lokalt anskaffede IKT-systemer er det naturlig at inngår i helseforetakenes systemportefølje. Når det brukes personopplysninger fra PRO og NISSY i de lokalt anskaffede system må bruken ha hjemmel i databehandleravtalene. Det vises til egen sak (sak 07-2014) til styremøtet 23.01.14 hvor det redegjøres mer utfyllende for dette utfordringsbildet. 2.2.2 Ulike informasjonskilder / intranett Pasientreisekontorene forholder seg til mange ulike informasjonskilder. Dette vurderes å kunne bidra til ulik praksis mellom regionene, det gjør det vanskelig for saksbehandlere å orientere seg i de ulike informasjonskildene, og det er krevende å sikre oppdateringer og versjonsendring i rett kilde for rett dokument (dette er påpekt i rapport 1/2013 fra internrevisjon ). De ulike kildene til informasjon krever manuell oppdatering, både i dokument- og versjonsnummerering. 2.2.3 Registrering og vedlikehold av informasjon Bruk av lokale IKT-systemer bidrar til noe dobbeltarbeid i form av registrering og vedlikehold av informasjon som burde vært unngått. Dette gjelder spesielt informasjon som allerede finnes i NISSY og som registreres på nytt i et lokalt IKT-system (eksempelvis bomturer). Side 2 av 6
2.3 Nærmere om enkeltområder Det vises til egen sak den 23.01.14 hvor det redegjøres mer utfyllende for utfordringer og tiltak tilknyttet databehandleravtalen mellom og helseforetakene som adresserer utfordringene beskrevet i 2.2.1 Databehandleravtaler over. Nedenfor omtales eksempler på områder av funksjonalitet i lokale IKT-systemer med tilhørende planer og tiltak som adresserer utfordringer beskrevet i 2.2.2 Ulike informasjonskilder / intranett og 2.2.3 Registrering og vedlikehold av informasjon over. 2.3.1 Bomturregister med kategorisering Bomturregistrering gjøres i dag ulikt på pasientreisekontorene da det ikke finnes en felles nasjonal løsning for dette. Gjennom arbeidet med kontinuerlig forbedring har dette vært fremhevet som et område for forbedring hos mange kontorer og flere kontorer har fokus på dette. Det antas å ha et stort økonomisk potensial å få antall bomturer redusert. Det er i dag ikke nødvendig funksjonalitet i NISSY til å registrere bomturer på en hensiktsmessig måte. Flere kontorer løser dette ved bruk av Bliksund eller egenutviklede løsninger, eksempelvis i Excel. Data som allerede finnes i NISSY registreres manuelt i den løsningen kontoret benytter seg av. Brukerbehovene bør kunne dekkes dersom det i første fase fremkommer felt med årsakskode i NISSY og mulighet til å legge inn kommentarer knyttet til denne. Det bør gjøres en helhetlig vurdering av hva som bør ligge til grunn for nasjonale standarder på området. FA-NISSY involveres i ferdigstillelsen av en kravspesifikasjon. Tiltak: Det utvikles en nasjonal løsning for bomturregistrering med kategorisering i NISSY. Det foreligger planer med en leveranse på slik funksjonalitet i NISSY i 2014. 2.3.2 SMS - varsling Det tilbys SMS funksjonalitet i Bliksund, men så langt er gjort kjent med er denne i liten grad tatt i bruk ved pasientreisekontorene. Som styret er kjent med kommer det i NISSY en løsning for automatisk SMS til pasienter. Oppdatert framdriftsplan tilsier iverksetting pr 9.5.2014. Dagens løsning med manuell SMS til pasienter og transportører videreføres. 2.3.3 Avviksregistrering og oppfølging (løsning for registrering og sammenstilling). Utredning og tiltak for avvikshåndtering prioriteres lavt av lederne ved pasientreisekontorene og systemeierforum. Dette skyldes at det allerede finnes lokale/regionale løsninger som fungerer tilfredsstillende. Løsning for registrering og sammenstilling av avvikshåndtering vil dermed ikke bli videre utredet av. 2.3.4 Kartfunksjonalitet (inkludert bedre ruteberegning) Pasientreisekontorene har meldt behov for bedre kartfunksjonalitet og kvalitet i ruteberegningen. I dagens nasjonale løsninger benyttes ArcGis både for kartvisning og ruteberegning. Kartgrunnlaget i ArcGis er Elveg levert av Statens Kartverk. Det tilbys i dag tre tjenester fra ArcGis, henholdsvis ruteberegning, samkjøringsberegning og visning i kart. NISSY bruker alle disse tjenestene, PRO bruker kun ruteberegning. Det foreligger allerede planer om å oppgradere ArcGis til en nyere versjon enn den som p.t. benyttes. I den oppgraderte programvaren vil man kunne sette opp en webløsning for kartvisning som i neste fase kan integreres med NISSY. Dette gjør det mulig å vise turene fra NISSY, samt POI (Point Of Interest) i kartet. Side 3 av 6
Tiltak: Oppgradering av maskinvare (servere) og ArcGis programvare, samt oppdatering av kartgrunnlaget (Elveg) planlegges gjennomført i løpet av 2. kvartal 2014. Oppgraderingene vil gjøres som selvstendige oppgraderinger utenom planlagte releaser i NISSY og PRO. 2.3.5 Behandlingsstedsregister Det finnes i dag et nasjonalt behandlingsstedsregister i NISSY, administrasjonsmodulen, som manuelt vedlikeholdes av pasientreisekontorene. Deler av informasjonen i dette behandlingsstedsregisteret benyttes av PRO ved saksbehandling. Det er gjennom prosjektet Mine pasientreiser identifisert behov for et nytt sentralt og nasjonalt vedlikeholdt behandlingsstedsregister som også kan benyttes av pasientene ved søknad om refusjon av reiser via helsenorge.no. For at duplikatsjekker og distanseberegninger skal gjennomføres likt i alle systemer innen pasientreiseområdet (PRO, NISSY og tjenesten Mine pasientreiser på helsenorge.no) må alle disse systemene på sikt benytte det nye behandlingsstedsregisteret. I tillegg til at funksjonaliteten i dagens behandlingsregister videreføres vil nye krav til registeret utredes og løses gjennom prosjekt Mine pasientreiser i samarbeid med Helsedirektoratet. Tiltak: Nytt behandlingsstedsregister leveres i forbindelse med etableringen av Mine pasientreiser i helsenorge.no. 2.3.6 Informasjonskilder/Intranett ser behov for å utvikle dagens intranettløsning for pasientreiseområdet. Intranettet har redaktøransvar for, har som mål å være den fremste kanal for informasjonsdeling og -spredning for pasientreiseområdet. Dette intranettet er et tillegg til de intranett og andre informasjonskilder som helseforetakene har og som de forholder seg til i det daglige. er, gjennom brukerundersøkelser, kjent med at pasientreisekontorene ønsker et intranett for pasientreiseområdet, men brukerne synes det er tungvint og tidkrevende å orientere seg i informasjonen og savner tilleggsfunksjoner i eksisterende løsning. Eksempler på innhold i dagens intranettløsning for pasientreiseområdet: Innhold Ansvarlig for oppdatering Lokale rutiner for helseforetakene pasientreisekontorene Nasjonale rutiner for helseforetakene Kontaktsider til de 18 pasientreisekontorene og medarbeidere. pasientreisekontor med bistand fra Driftsnyheter og -varsler, nytt fra pasientreiseområdet og nasjonale nyheter daglig på nettets forside. Juridisk veileder i syketransportforskriften, ligger på ekstern plattform Opplæringsdatabase med ulike e- læringskurs, ligger på en ekstern plattform. med bistand fra pasientreisekontorene. Tiltak: ønsker, i samarbeid med de regionale helseforetakene, å utvike dagens løsning til en nettportal som fungerer som en inngang til en rekke ressurser for pasientreiseområdet. Ved å samle informasjon i én kilde og gjøre dagens løsning for spredning og deling av informasjon bedre, vil bidraget både til en enklere arbeidshverdag for medarbeiderne, og kostnadseffektivitet for helseforetakene øke. Side 4 av 6
2.4 Økonomiske forhold Bomturfunksjonalitet, bedre kartfunksjonalitet og ruteberegning samt automatisk SMS varsling er innarbeidet i releaseplaner og budsjett 2014. Det legges til grunn ressursbistand fra pasientreisekontorene etter nærmere avtale med disse samt de regionale helseforetakene v/samarbeidsforum. Behandlingsstedregister igjennom Mine pasientreiser ivaretas i prosjekts planer og videre fremdrift Arbeidet med å videreutvikle dagens Intranettløsning vil bli foreslått prosjektorganisert. 2.5 IKT-portefølje Internrevisjonen anbefaler at det avklares om lokalt anskaffede IKT-systemer(eksempelvis Bliksund), som understøtter oppgaveløsingen i pasientreisekontorene skal inngå i den samlede IKT-porteføljen. `sitt utgangspunkt er at disse lokalt anskaffede systemene inngår i hvert enkelt HF`s egen systemportefølje. I samarbeid med RHF og HF vil man gjennom prosessen ta initiativ til å avklare et samlet syn på dette. 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Det er viktig for å videreføre dagens situasjon med stor grad av stabilitet og ytelse i de eksisterende systemer. Den daglige driften innen pasientreiseområdet avhenger av dette. Samtidig er det en forventning om at via utviklingstiltak som inngår i strategiplanen skal være i stand til å levere bedre og mer fremtidsrettede løsninger samlet sett. Denne saken og sak 07-2014 om databehandleravtaler vil bidra til at helseforetakene anskaffer og benytter lokale IKT-systemer på korrekt grunnlag. I tillegg vil helseforetakene kunne sikre at underleverandører følger de samme kravene som er stilt til helseforetakene igjennom databehandleravtaler, blant annet krav om behandling av informasjonssikkerhet og taushetsbelagte opplysninger. Styret vedtok IKT handlingsplan 23.10.2013 (sak 48-2013). Planen representerer første fase i arbeidet med en ytterligere forbedring av leveranser fra. Samtidig kommer det nå fortløpende nye versjoner av systemene (releaser) som skal tilfredsstille brukernes viktigste og høyeste prioriterte behov. Dette reduserer behovet for lokale IKT-systemer. har i sin strategiplan lagt opp til å kunne understøtte føringer fra de regionale helseforetakenes felles IKT-strategi 2013-16. Her går man bl.a. inn for stor grad av standardiserte og samordnende løsninger. Premissene i meld. St. 9 (2012-2013) Én innbygger én journal legges også til grunn ved utarbeidelse av forslag til fremtidsrettede IKT-løsninger i strategiplanen. Det er avgjørende at endringsbehov følger gjeldende prosesser og er basert på dialog mellom FAgrupper, systemeierforum og. Omfang og fremdrift av de foreslåtte tiltakene vil avhenge av den enhver tid disponible økonomiske ramme som eier stiller til disposisjon. Side 5 av 6
3.2 Evt dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Foreliggende planer og tiltak er basert på dialog med pasientreisekontorer som har tatt og/eller tenker å ta i bruk ytterligere lokale IKT-systemer. Prioritering av endringsønsker drøftes jevnlig i systemeierforum og de funksjonelle arbeidsgruppene og vurderes i forhold til stabil drift. Videreutvikling og/eller utvikling av nye løsninger inngår i drøftinger i de samme fora. Det er jevnlig dialog med pasientreisekontor i forhold til utfordringer og tiltak når det gjelder lokale IKT-systemer. 3.3 Konklusjon Foreliggende sak presenterer planer og tiltak basert på dialog med FA-NISSY, pasientreisekontorene og systemeierforum. Stabil drift av eksisterende løsninger er høyeste prioritet. Det planlegges videre i retning av strategiplanens mål om en fremtidsrettet systemløsning og en hensiktsmessig standardisering av arbeidsprosesser. Det vises for øvrig til egen sak om justering av databehandleravtaler mellom helseforetakene og. Side 6 av 6