Rammeavtale kjøp av tolkeformidlingstjenester Sak 15/05946 Startdato og sluttdato: Opsjoner: 1 (ett) + 1 (ett) år
Avtalen er inngått mellom (heretter kalt Leverandøren) og Nittedal kommune (heretter kalt Kunden) Sted og dato: (Kundens navn) (Leverandørens navn) Kundens underskrift Leverandørens underskrift Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part
Innholdsfortegnelse 1 Alminnelige bestemmelser... 4 1.1 Avtalens omfang... 4 1.2 Bilag til avtalen... 4 1.3 Tolkning og rangordning... 4 1.4 Fremdriftsplan og leveringsdag... 4 1.5 Kontaktpersoner... 4 2 Endring... 5 3 Partenes plikter... 5 3.1 Leverandørens bruk av underleverandører... 5 3.2 Lønns- og arbeidsvilkår... 5 3.3 Møter... 5 3.4 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon... 5 3.5 Taushetsplikt... 5 4 Vederlag og betalingsbetingelser... 6 4.1 Vederlag... 6 4.2 Fakturering... 6 4.3 Avrop/Bestilling... 6 4.4 Forsinkelsesrente... 6 4.5 Prisendringer... 7 5 Mislighold og misligholdsbeføyelser... 7 5.1 Forsinket levering... 7 5.2 Forsinket betaling... 7 5.3 Erstatning... 7 5.4 Heving... 7 5.5 Brudd på plikten om lønns- og arbeidsforhold... 8 6 Øvrige bestemmelser... 8 6.1 Forsikringer... 8 6.2 Opphavs- og eiendomsrett... 8 6.3 Overdragelse av rettigheter og plikter... 8 6.4 Konkurs, akkord el... 8 6.5 Force majeure... 9 7 Tvister... 9 8 Bilag... 9
1 Alminnelige bestemmelser 1.1 Avtalens omfang Denne rammeavtalen gjelder levering av tjenester knyttet til tolkeoppdrag fra Leverandøren hvor Leverandøren ved tolk(er) skal levere og være ansvarlig for ulike tolkeoppdrag, heretter kalt Oppdraget. Kunden har fremstilt sine behov og krav i bilag 1. Leverandøren har spesifisert gjennomføringen av Oppdraget i bilag 2. Omfanget og gjennomføringen av Oppdraget er nærmere beskrevet i de bilagene som nedenfor er inkludert i avtalen. Med avtalen menes denne generelle rammeavtaleteksten med bilag. 1.2 Bilag til avtalen Kryss av ved alle rubrikker (Ja/Nei) Ja Nei Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget / Kravspesifikasjon X Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget / Tilbudet X Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan X Bilag 4 Administrative bestemmelser X Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser X Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen X Tabell 1. Oversikt over bilag 1.3 Tolkning og rangordning Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn: 1. Den generelle avtaleteksten går foran bilagene 2. Bilag 1 går foran de øvrige bilagene 3. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilke punkt(er) som er endret/erstattet/gjort tillegg til, skal følgende motstridsprinsipper gjelde: a. Bilag 2 går foran bilag 1 b. Bilag 6 går foran de øvrige 1.4 Fremdriftsplan og leveringsdag Leverandøren skal utføre Oppdraget i henhold til bestillingen for det bestemte oppdrag, se bilag 5 pkt. 4.3 «Bestilling». 1.5 Kontaktpersoner Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår avtalen. Bemyndiget representant for partene spesifiseres nærmere i bilag 4.
2 Endring Endringer av eller tillegg til den avtalte ytelsen skal avtales skriftlig. Kunden skal føre en fortløpende katalog over slike endringer som utgjør bilag 6 og uten ugrunnet opphold gi Leverandøren en oppdatert kopi. 3 Partenes plikter 3.1 Leverandørens bruk av underleverandører Leverandørens bruk og utskifting av eventuell underleverandør skal godkjennes skriftlig av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Underleverandør som er godkjent skal angis i bilag 4. Leverandøren er fullt ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om Leverandøren selv stod for utførelsen. 3.2 Lønns- og arbeidsvilkår For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler Leverandører inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. 3.3 Møter Dersom en part finner det nødvendig, kan denne med minst 3 (tre) virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 3.4 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for Oppdraget uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale. Leverandøren har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens de befinner seg under Leverandørens kontroll. 3.5 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen.
Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Se for øvrig vedlegg 1 Kravspesifikasjon for ytterligere informasjon vedrørende taushetsplikt og tolketjenester. 4 Vederlag og betalingsbetingelser 4.1 Vederlag Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser fremgår av bilag 5. For tolketjenester med personlig oppmøte starter fakturerbar arbeidstid tidligst ved fremmøte på avtalt sted og avsluttes senest ved avreise. Reisekostnader for fremmøte i og avreise fra avtalt sted dekkes ikke. Ved personlig oppmøte kan oppmøtekostnad ilegges. Ved telefontolking og andre oppdrag som ikke krever oppmøte, faktureres kun faktisk arbeidstid. Alle priser er oppgitt eksklusive merverdiavgift, med mindre annet er angitt i bilag 5. Alle priser er i norske kroner. Det skal leveres spesifikasjon over hvert enkelt oppdrag, som skal godkjennes av Kunden før utbetaling av vederlag. 4.2 Fakturering Vederlag faktureres til de tider som fremgår av bilag 5. Vederlag faktureres etterskuddsvis per oppdrag. Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at Kunden enkelt kan kontrollere fakturaen i forhold til det avtalte vederlag. Betaling skal skje etter faktura per 30 - tretti - kalenderdager. Alle fakturaer skal sendes elektronisk. Kunden kan motta elektronisk faktura i EHF-format. Kunden har ELMA-nummer 9908:971643870. Faktura levert på e-post i pdf-format aksepteres ikke. 4.3 Avrop/Bestilling Bestilling av tolkeoppdrag vil foretas via e-handel. Leverandøren må oppgi en personuavhengig e-postadresse for mottak av bestillinger. Denne skal betjenes innen leverandørens tilbudte rammer, jf. bilag 2. 4.4 Forsinkelsesrente Hvis Kunden ikke betaler til avtalt tid har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven).
4.5 Prisendringer Prisene kan endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens vederlag eller kostnader. Timeprisen kan endres hvert årsskifte, begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått, med mindre annen indeks er avtalt i bilag 5. Eventuelle andre bestemmelser om prisendringer fremgår av bilag 5. 5 Mislighold og misligholdsbeføyelser 5.1 Forsinket levering Ved manglende eller forsinket oppmøte fra tolk som medfører at hensikten med oppdraget ikke kan gjennomføres vil det bli ilagt et straffegebyr på kroner 500. I slike tilfeller vil faktura heller ikke bli betalt. Gjentatte enkeltstående forsinkelser kan utgjøre en vesentlig forsinkelse. Oppstår et slikt tilfelle kan Kunden kan heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning. 5.2 Forsinket betaling Det foreligger forsinket betaling hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall. Ved forsinket betaling kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kunden om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis Kunden gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp. 5.3 Erstatning Begge parter kan kreve erstattet ethvert sannsynliggjort tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra den andre partens side. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tapt fortjeneste, tapt omsetning og tapte forventede besparelser anses som indirekte tap. Tap som skyldes merarbeid og andre kostnader eller utlegg som er påført ved misligholdet, regnes som direkte tap. Straffegebyr og betalte forsinkelsesrenter knyttet til samme forsinkelse kommer til fradrag i erstatningen. 5.4 Heving Ved vesentlig mislighold kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning. Dersom en part mener det foreligger vesentlig mislighold, skal dette varsles skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. Hvis misligholdet er av en slik art at Kunden har lite eller ingen nytte av det leverte kan Kunden i forbindelse med heving kreve tilbakebetalt vederlag for løpende timer og eventuelle utgifter som Leverandøren har mottatt under avtalen, med tillegg av renter, tilsvarende NIBOR pluss 1 (en) prosent, fra det tidspunkt betaling er skjedd. For øvrig skal Kunden betale
for ytelser som var kontraktsmessig levert før hevingstidspunktet i den utstrekning Kunden kan utnytte disse ytelsene som forutsatt. 5.5 Brudd på plikten om lønns- og arbeidsforhold Dersom Leverandøren ikke oppfyller forpliktelsen om gjengs lønns- og arbeidsvilkår i punkt 3.2, har Kunden rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca 2 - to - ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Leverandøren og underleverandører skal på forespørsel fra Kunden legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Kunden og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Kunden har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører. 6 Øvrige bestemmelser 6.1 Forsikringer Kunden plikter å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke de kravene fra Leverandøren som følger av Kundens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Leverandøren plikter å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Kunden som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet. 6.2 Opphavs- og eiendomsrett Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til Oppdragets resultater tilfaller Kunden når betaling er skjedd, med de begrensninger som følger av annen avtale eller ufravikelig lov. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf lov 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v. (åndsverkloven) 39b. Leverandøren beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Begge parter kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som ikke er taushetsbelagt som de har tilegnet seg i forbindelse med Oppdraget. 6.3 Overdragelse av rettigheter og plikter Avtalen kan bare overdras til tredjepart med den annen parts skriftlige samtykke. 6.4 Konkurs, akkord el Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning.
6.5 Force majeure Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i force majeure-situasjonen bare heve avtalen med den rammede parts samtykke eller dersom situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 dager, regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 dagers varsel. 7 Tvister Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke fram innen to måneder, kan hver av partene forlange tvisten avgjort ved norske domstoler. Nedre Romerike tingrett er verneting. 8 Bilag
Kundens beskrivelse av oppdraget/kravspesifikasjon Bilag 1 Det vises til utleverte konkurransedokumenter i forbindelse med åpen anbudskonkurranse på kjøp av tolkeformidlingstjenester, ref saksnummer 15/05946-X.
Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget/tilbudet Bilag 2 Det vises til innlevert tilbud fra Leverandøren i forbindelse med åpen anbudskonkurranse på kjøp av tolkeformidlingstjenester, ref saksnummer 15/05946-X.
Administrative bestemmelser Bilag 4 Avtalen punkt 1.5 Kontaktpersoner Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Tittel Adresse Telefon E-post For Leverandøren: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant skiftes ut, skal den annen part bli varslet om dette i rimelig tid i forkant. Avtalen punkt 3.1 Bruk av underleverandører Leverandørens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Arbeidsområde Eventuelle andre aktuelle bestemmelser:
Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5 Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå av dette bilag. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå. Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 4.1 Vederlag Priser Her limes ferdig utfylt prisskjema inn før avtaleinngåelse Hver påbegynte halve time faktureres med halv time. Avtalen punkt 4.2 Fakturering Honoraret betales etterskuddsvis per oppdrag. Alle fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at Kunden enkelt kan kontrollere fakturaen i forhold til det avtalte vederlag. Fakturadato 30. hver måned. Faktura skal merkes med - ordrenummer fra e-handelsløsningen Avtalen punkt 4.3 Bestilling Alle oppdrag vil bestilles via e-handel. Leverandørens e-postadresse for mottak av bestillinger er: Svartider: Her limes informasjon vedrørende svartider på oppdrag inn fra tilbudet Kunden vil spesifisere hvilken type tolkeoppdrag det dreier seg om per bestilling. Leverandøren skal oppfylle i henhold til denne samt bilag 1 «Kravspesifikasjon».
Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Bilag 6 Nr. Dato Endringen gjelder