RAPPORTERINGSKRAV FOR ÅRSRAPPORT (2014 2015) Universiteter og høyskoler skal innen 15. mars 2015 sende inn dokumentet Årsrapport (2014-2015) elektronisk til postmottak@kd.dep.no. Årsrapportene vil bli publisert på departementets nettsider. Årsrapporten skal jf. nye bestemmelser ha følgende struktur: I. Styrets beretning II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall III. Årets aktiviteter og resultater IV. Styring og kontroll i virksomheten V. Vurdering av fremtidsutsikter VI. Årsregnskap Nedenfor følger nærmere krav til innhold i årsrapporten for statlige universiteter og høyskoler. Årsrapporten skal også inneholde annen informasjon av betydning for departementets styring og oppfølging, jf. Økonomiregelverket (bestemmelsene pkt.2.3.3). For universiteter og høyskoler er det foretatt følgende endringer i rapporteringskravene til årsrapporten sammenlignet med rapporteringskravene for 2013: - Forenkling: Kun elektronisk innsending av årsrapporten. - Forenkling: Rapportering på oppfølging etter etatsstyringsmøtet utgår som eget punkt, men departementet forutsetter at institusjonene i årsrapporten synliggjør hvordan de har fulgt opp tilbakemeldingene. - Tydeliggjøring: Styret har ansvar for at rapporteringen i årsrapporten tilfredsstiller redegjørelsesplikten institusjonen har etter Likestillingsloven, Diskrimineringsloven om etnisitet, Diskrimeringsloven om seksuell orientering og Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Rapporteringen er samlet under et punkt Likestilling, diskriminering og tilgjengelighet. Redegjørelsesplikten for universell utforming inngår i dette og fremgår av Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. - Tydeliggjøring/nytt: Signaturkrav på styrets beretning og årsregnskapet som skal være del av årsrapporten. Begrunnelsen er endringene som er foretatt i Økonomireglementet. - Nytt: Introduksjon til virksomheten og hovedtall. Begrunnelsen er endringene som er foretatt i Økonomireglementet. - Nytt: Styring og kontroll. Begrunnelsen er endringene som er foretatt i Økonomireglementet og veiledningen til den nye malen for årsrapport fra Direktoratet for økonomistyring (DFØ) - Utgår: Aktivitetskrav. Som følge av innføring av kandidatmåltall kan departementet følge med på utviklingen gjennom DBH-data. - Utgår: SAK i ingeniørutdanningen - Utgår: Implementering av ny barnehagelærerutdanning 1
- Utgår: Eierskap i aksjeselskap Omtalen omfatter ikke datarapportering til DBH, herunder Selskapsdatabasen. I. Styrets beretning Kunnskapsdepartementet har fått avklart med Finansdepartementet at for institusjoner der styret er øverste organ og mottaker av tildelingsbrevet, kan dette kapitlet hete styrets beretning. For øvrige virksomheter skal kapitlet hete leders beretning, jf. økonomiregelverket pkt. 1.5.1. Styrets beretning skal signeres av hele styret, og bør inneholde: Styrets overordnede vurdering av de samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse for 2014. Kort omtale av de sentrale forhold, interne og eksterne, som har hatt betydelig innvirkning på oppnådde resultater. En overordnet framstilling av de viktigste prioriteringene for 2015. Styrets overordnede vurdering av institusjonens muligheter og utfordringer fremover. For de fleste formål og for å gjøre stoffet lettere tilgjengelig, kan det være fornuftig å holde sideantallet innenfor eksempelvis to sider. Merknad: Denne delen av årsrapporten er noe utvidet sammenlignet med tidligere, og beretningen skal også signeres av hele styret. Kravet må ses i sammenheng med innholdet i del III. Det er ikke hensikten at endringen skal medføre økt rapportering. Kravene til ledelseskommentaren til regnskapet som skal inngå i årsrapportens del VI, rendyrkes til at økonomisk situasjon og utfordringer innenfor økonomiforvaltningen skal beskrives. II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall Hensikten med dette kapitlet er å presentere virksomheten for andre lesere av årsrapporten enn departementet og virksomheten selv. Introduksjonen bør inneholde omtale av virksomheten og samfunnsoppdrag, omtale av organisasjonen, samt presentasjon av utvalgte hovedtall for virksomheten. For hovedtall anbefaler KD at det minimum oppgis antall ansatte, total omsetning og statlig finansiering. For universiteter og høyskoler bør også antall studenter oppgis, og det vil for øvrig være hensiktsmessig å vise til at statistikk fremgår på DBH. Innholdet i og omfanget av del II vil variere i samsvar med virksomhetens egenart, men det er naturlig at presentasjonen holdes innenfor et rimelig omfang, eksempelvis to-tre sider. III. Årets aktiviteter og resultater Dette er hovedkapitlet i årsrapporten, og skal inneholde resultater, analyse og vurderinger av måloppnåelse. I denne delen gis det ingen anbefaling om antall sider. Omfanget må tilpasses virksomhetens egenart. 2
Resultatrapportering Resultatrapporteringen skal deles inn etter virksomhetsmål. Institusjonen skal presentere resultater på styringsparametre, analysere resultatene og gi en vurdering av måloppnåelsen. Hovedfunn i gjennomførte evalueringer skal omtales. Nasjonale styringsparametre for universiteter og høyskoler Av hensyn til videre bruk av resultatinformasjon på de nasjonale styringsparametrene, bes det om at rapporteringen på disse skjer under egne underoverskrifter. Veiledning til rapportering på nasjonale styringsparametre er vedlagt. Samfunns- og effektmål for byggeprosjekter Institusjonene skal rapportere på måloppnåelse for byggeprosjekter som har samfunns- og effektmål. Dette gjelder avsluttede byggeprosjekter, samt byggeprosjekter som fortsatt er i byggefase. For sistnevnte ber departementet om at institusjonene gjør rede for hvordan de legger til rette for at målene skal kunne nås etter at bygget står ferdig. Samarbeid, arbeidsdeling og konsentrasjon (SAK) Kunnskapsdepartementet ber om at styret i Årsrapport (2014-2015) gir en helhetlig vurdering av SAK-arbeidet ved institusjonen. Det må gjøres rede for oppnådde resultater relatert til formålet om tydeligere samarbeid, arbeidsdeling og økt konsentrasjon. Departementet ber også om at det redegjøres for hvilke utfordringer institusjonen har møtt i arbeidet med å oppnå målene med SAK-arbeidet, og hvilke ambisjoner og mål institusjonene har for det videre SAK-arbeidet. De institusjonene som har mottatt særskilt SAK-bevilgning skal i tillegg rapportere i samsvar med kravene i tildelingsbrev. Midler tildelt over kap. 281 Under dette punktet i Årsrapport (2014-2015) skal institusjonene rapportere på bruk av midler som tildeles over kap. 281. Rapporteringen skal også omfatte tildelinger som omtales i eventuelle supplerende tildelingsbrev som institusjonene mottar i løpet av 2014. Dersom tiltaket ikke er avsluttet tidsnok til å rapportere fullstendig i Årsrapport (2014-2015), må institusjonen gjøre oppmerksom på dette og gi en foreløpig rapport eller redegjøre kort for videre planer med tiltaket. Fullstendig rapport om gjennomføring og resultater må i slike tilfeller gis i Årsrapport (2015-2016). For hvert av tiltakene skal det gis en beskrivelse av tiltakets resultater og grad av måloppnåelse. I de tilfellene dette ikke er mulig, skal det gis en beskrivelse av arbeidet institusjonen har utført. Institusjonene skal videre bekrefte at midlene er benyttet i samsvar med forutsetningene i tildelingsbrevene. Rapporteringen for hvert tiltak bør ikke overstige en halv side. IV. Styring og kontroll i virksomheten Hensikten med dette kapitlet er at departementet får et grunnlag for å vurdere om institusjonen har god styring og tilfredsstillende kontroll. Departementet vil imidlertid sjelden ha behov for en fullstendig redegjørelse om styring og kontroll i virksomheten hvert år. I kapitlet ber departementet derfor om en overordnet vurdering av intern 3
kontrollen, og om supplerende informasjon om enkelte forhold knyttet til styringen og/eller kontroll i virksomheten når dette er vesentlig informasjon for departementet. I tillegg minner departementet om redegjørelsesplikten som følger av lovverk som gjelder for institusjonen. Rapportering på føringer som er gitt i årets tildelingsbrev skal også tas med i dette kapitlet. Overordnet vurdering Departementet ber om at institusjonene gir en kort og overordnet vurdering om hvorvidt institusjonen oppfyller kravene til styring og kontroll som fremgår av Økonomireglementet 4 og 14 og bestemmelsene pkt. 2.4 om intern kontroll. Departementet ber også om omtale av eventuelle vesentlige forhold, for eksempel dersom institusjonen har iverksatt vesentlige endringer, særskilte tiltak og/eller det har skjedd spesielle hendelser. Dersom institusjonen har fått vesentlige merknader fra Riksrevisjonen i Dokument nr. 1 skal dette omtales. Merknad: Dette er et nytt krav som følger av den nye standarden. Institusjonene skal gi en overordnet vurdering på intern kontroll. Kravet kan besvares relativt kort dersom institusjonen mener å ha kontroll og det ikke har skjedd spesielle ting eller har vært iverksatt særskilte undersøkelser. Likestilling, diskriminering og tilgjengelighet Styret har ansvar for at rapporteringen i årsrapporten tilfredsstiller redegjørelsesplikten institusjonen har etter Likestillingsloven, Diskrimineringsloven om etnisitet, Diskrimineringsloven om seksuell orientering og Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Likestillings- og diskrimineringsombudet (LDO) har utarbeidet en egen håndbok for universitets- og høyskolesektoren og instituttsektoren. Universitets- og høgskolerådet (UHR) har med utgangspunkt i denne utarbeidet en mal for rapportering på likestilling som er tilpasset universitets- og høyskolesektoren og som tilfredsstiller kravene, se UHR sine nettsider. Styret bør vurdere om denne malen er anvendelig for virksomheten. Økning av antallet lærlinger i statsforvaltningen Det vises til tildelingsbrevet for 2014. Institusjonene skal i årsrapporten rapportere om hvilke lærefag som vurderes som aktuelle for virksomheten og antall lærlinger fordelt pr. lærefag. Samfunnssikkerhet og beredskap Det vises til tildelingsbrevet for 2014. Departementet ber om at det rapporteres på følgende i årsrapporten for budsjettåret 2014: Er det gjennomført/revidert en ROS-analyse i 2013 eller 2014? Er det gjennomført og evaluert en kriseøvelse i 2014? Er styringssystem for informasjonssikkerhet (SSIS) innført? Dersom spørsmål besvares med nei må institusjonen opplyse hvorfor tiltaket ikke er gjennomført, samt presentere en forpliktende plan for når og hvordan tiltaket skal 4
gjennomføres. Fellesføring 2014: Redusere og fjerne tidstyver i forvaltningen Det vises til tildelingsbrevet for 2014. Statlige virksomheter skal i forbindelse med årsrapporten for 2014 rapportere til eget departement om arbeidet med fjerning av "tidstyver". Det vil si effektivisering av egen drift, regelforenkling og andre gjennomførte forenklingstiltak i egen virksomhet og overfor innbyggere, næringsliv og offentlige virksomheter. V. Vurdering av fremtidsutsikter Dette kapitlet skal inneholde den fremtidsrettede delen av årsrapporten, jf. økonomireglementet 9 som stiller krav om planlegging i både ettårig og flerårig perspektiv. Kapitlet skal inneholde planer med virksomhetsmål og budsjett. I tillegg ber departementet om at universiteter og høyskoler rapporterer om utdanningskapasitet og om større investeringsprosjekter i dette kapitlet. Planer Rapportering av planer skal inneholde virksomhetsmål og styringsparametre. Planen skal vise hvilke ambisjonsnivå institusjonen har (med utgangspunkt i langsiktige strategier og mål eller handlingsplaner) og overordnede prioriteringer for 2015. Institusjonen bes også gi en overordnet omtale og vurdering av forhold i og utenfor virksomheten som kan innvirke på virksomhetens evne til å nå fastsatte mål og resultater (overordnet risikovurdering), og hvordan institusjonen forholder seg til disse (for eksempel ved monitorering/oppfølging eller iverksetting av tiltak). Styrets vedtatte budsjett skal presenteres. Budsjettvirkning av overordnede prioriteringer bes synliggjort. Merknad: I kravene er det tydeliggjort at departementet ønsker en overordnet risikovurdering og en omtale av hvordan vesentlige risikofaktorer håndteres. Det er ikke behov for at virksomheten presenterer et detaljert risikostyringssystem i årsrapporten, jf også merknad under IV. Utdanningskapasitet For planlegging av eventuell videre opptrapping av utdanningskapasiteten ønsker departementet en samlet oversikt over mulig kapasitetsøkning ved institusjonene. En slik oversikt vil gi departementet viktig informasjon for eventuell tildeling av midler til nye studieplasser. Kunnskapsdepartementet ønsker en oversikt over antall studieplasser, knyttet til utdanningsområder, som institusjonen kan øke kapasiteten med på kort sikt (høsten 2015). Institusjonene skal legge til grunn en finansiering i tråd med gjeldende finansieringssystem (60 pst. finansiering av kategorisats ved opprettelse av nye studieplasser og 40 pst. uttelling ved avlagte studiepoeng). Videre skal det legges til grunn gjeldende budsjettramme og infrastruktur. Departementet ber institusjonen besvare det elektroniske kartleggingsskjemaet Skjema for utdanningskapasitet til Årsrapport (2014-2015), som ligger på DBHs internettside 5
http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/rapporteringskrav/index.action. Skjemaet skal returneres utfylt som eget vedlegg til Årsrapport (2014-2015). Spørsmål knyttet til kapasitet og planer for vekst vil være aktuelle tema i styringsdialogen i årene fremover. Institusjonene kan i budsjettforslag til statsbudsjettet for 2016, jf. omtale i tildelingsbrevet, justere og spesifisere ytterligere ønsker om studieplasser. Større investeringsprosjekter Departementet ønsker å ha en oversikt over planlagte, større investeringsprosjekter. Dette gjelder investeringsprosjekter forutsatt dekket innenfor nåværende bevilgning, slik som for eksempel Statsbyggs kurantprosjekter eller andre leieprosjekter. Dette gjelder også investeringsprosjekter som institusjonen fremmer som satsingsforslag, jf. tildelingsbrevet. Kurantprosjekter over 50 mill. kroner skal vurderes av regjeringen før de kan settes i gang. Private husleieavtaler med leietid mer enn ti år og med en samlet kostnad på 80 mill. kroner eller mer skal forelegges Kunnskapsdepartementet. Prosjekter med en investeringsramme på 750 mill. kroner eller mer skal gjennom en konseptvalgevaluering (KS 1) før de kan planlegges videre. Departementet ønsker derfor at prosjektene vurderes av departementet på et tidlig stadium i prosessen og før institusjonene har satt i gang et større utredningsarbeid. Institusjonen skal i Årsrapport (2014-2015) gi en kort beskrivelse av behovet for større investeringsprosjekter, herunder antatt størrelse. Beskrivelsen skal være basert på vurderinger av effektiv utnyttelse av institusjonens samlede bygningsmasse. Videre må det redegjøres for hvordan prosjektet er knyttet til nasjonale mål og institusjonens egne virksomhetsmål og strategiske prioriteringer. Alternative løsninger for å dekke arealbehovet bør også vurderes. Kunnskapsdepartementet vil prioritere prosjekter som bør utredes videre, etter en samlet vurdering der strategiske mål for sektoren og institusjonenes dokumenterte behov inngår. VI. Årsregnskap Dette kapitlet skal bestå av årsregnskapet. Merknad: Under dette punktet stiller DFØ nærmere krav til innhold, til forskjell fra anbefalinger under de øvrige kapitlene i årsrapporten. I tildelingsbrevene er institusjonene orientert om at departementet vil vurdere forenkling av regnskapsrapporteringen med virkning fra 1. tertial 2014. Departementet vil ha en dialog med DFØ og komme tilbake til kravene til innhold under dette punktet. 6