Til medlemmene av kontrollutvalget M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 22. oktober 2008 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører (med unntak av saker som er unntatt offentlighet)! Publikum bes ta kontakt på tlf. 92 01 64 09. Til behandling: Sak 53/08 Protokoll fra møtet 3. september 2008 Sak 54/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009 2013 Sak 55/08 Prosjektplan for selskapskontroll av MOVAR Sak 56/08 Budsjett for tilsyn og kontroll 2009 Sak 57/08 Forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2008 Sak 58/08 Revisors egenvurdering av uavhengighet Sak 59/08 Tertialmelding 2. tertial 2008 Sak 60/08 Orienteringssaker Sak 61/08 Konkurranseutsetting av revisjonen - Unntatt offentlighet - Ofl 5a, jf Fvl 13 Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Liv Løberg /s./ Leder Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon Lillann S. Hansen
Sak 53/08 Protokoll fra møtet 3. september 2008 Vedlagt følger forslag til protokoll fra kontrollutvalgets forrige møte. Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 3. september 2008 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 3. september 2008. 13. oktober 2008
Sak 54/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009-2012 Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf 10 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behov for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjonsrapportene skal bidra til å påvise forbedringsområder som kan gi økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger og bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere. Kontrollutvalget behandlet i møte den 3. september d.å., jf. sak 48/08, en overordnet analyse utarbeidet av Follo distriktsrevisjon. Distriktsrevisjonens tidsperspektiv i analysen er til utgangen av 2011. Det samme er lagt til grunn for forslaget til handlingsplan, men planen bør gjelde inntil ny plan er vedtatt i kommunestyret. Kontrollutvalget oppsummerte Vestby kommunes risiko til å være størst på resultatområdene (etter antall oppnådde stemmer i utvalget): 1. Barnevern 1. Rus 2. Skole 3. Sykehjem 4. Økonomi 4. Etterlevelse av sentralt regelverk I tillegg definerte utvalget risiko på områdene (uprioritert): IKT, vedlikehold av kommunale bygg, VAR-området og boliger for vanskeligstilte. Distriktsrevisjonen har på grunnlag av budsjettet for 2009 grovt anslått at det er rom for å gjennomføre 2 forvaltningsrevisjoner for Vestby dette året. Det endelig antallet er blant annet avhengig av omfanget av fellesprosjekter og eksternt salg av kapasitet på området. Jf. sak 56/08 til dagens møte. Drøftinger i eiermøter for distriktsrevisjonen i høst har dessuten signalisert at eierne ikke ønsker å forplikte seg til forvaltningsrevisjon i samme omfang som tidligere. Det er ventet at et forslag til reviderte vedtekter fra en arbeidsgruppe nedsatt av eiermøtet, senere i høst vil foreslå endringer i reglene på dette området. Etter dette forslaget vil kommunestyrene få en mer direkte rolle i å bestemme omfanget av forvaltningsrevisjon i sin kommune. Vi antar at eventuelle endringer av vedtektene først vil få virkning etter 2009. For Vestbys del vil en eventuell konkurranseutsetting av revisjonen i løpet av 2009 også påvirke omfanget.
Vestby kommune står, i likhet med de fleste kommuner, overfor omskiftelige utfordringer og mulige endrede risikovurderinger i løpet av perioden fram til 2012. Gjennomføringen av overordnet analyse er tids- og ressurskrevende. Vi foreslår derfor at kontrollutvalget, som for forrige plan, gis fullmakt til å foreta endringer av planen i perioden når utvalget finner det nødvendig. Kontrollutvalget vedtar også hvilke områder som skal prioriteres de enkelte år og godkjenner revisjonens forslag til prosjektplan for det enkelte prosjekt. Distriktsrevisjonen har unntatt den overordnede analysen offentlighet i medhold av offl. 5 om interne arbeidsdokumenter. Det er opp til kontrollutvalget å bestemme om dokumentet fortsatt skal ha denne statusen. Kommunestyret skal, som overordnet kontroll- og tilsynsmyndighet, vedta planen for forvaltningsrevisjon. For å gi kommunestyret et best mulig beslutningsgrunnlag, foreslår sekretariatet at den overordnede analysen bør vedlegges særutskriften til kommunestyret og ikke lenger unntas offentlighet. Forslaget til handlingsplan har tatt med nesten halvparten av de områdene som omfattes av den overordnede analysen og begrunnelsen for dette utvalget må hentes fra den overordnede analysen. Dessuten vil analysedokumentet kunne være et verdifullt bidrag til administrasjonens arbeid med å redusere risiko på alle de områder som er drøftet. Når den ny offentlighetsloven trår i kraft (trolig fra 1.1.2009) vil revisjonens dokumenter til kontrollutvalget generelt være offentlig. Dette vil også gjelde overordnet analyse. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009 2011. Planen legges fram for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009 2012 vedtas. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen FDRs notat om overordnet analyse vedlegges særutskriften til kommunestyret. Vedlegg: Forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009-2012 FDRs overordnede analyse for Vestby kommune
Sak 55/08 Prosjektplan for selskapskontroll av MOVAR Kommunestyret I Vestby behandlet saken om forvaltningsrevisjon i Movar IKS 8. september 2008, jf. sak 98/08, og sluttet seg enstemmig til kontrollutvalgets vedtak i sak 41/08. Kommunestyrets vedtak: 1. Østfold kommunerevisjon foretar forvaltningsrevisjon i Movar IKS på vegne av kontrollutvalget i Vestby kommune. 2. Saken legges frem for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Til gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen i Movar IKS bevilges kr 22.000,- over inneværende års kommunebudsjett. Rådmannen bes finne dekning for bevilgningen. Østfold kontrollutvalgssekretariat har i brev av 18. september, på vegne av revisjonen, oversendt et forslag til prosjektplan for denne selskapskontrollen for behandling i kontrollutvalget. Forslaget til prosjektplan fokuserer på en vurdering av MOVARS innkjøpsrutiner og overholdelse av lov om offentlige anskaffelser. En vurdering av selvkostberegningene som var med i det første tilbudet, er ikke med i den endelige prosjektplanen. På spørsmål fra FIKS i e-post av 13. oktober d.å. svarer Østfold kontrollsekretariat at Revisjonen har vurdert omfanget av revisjonsområden slik at de anser innkjøp/anskaffelser og selvkost er to helt ulike temaer. Revisjonen har i høst også opplyst at avsatt timeramme ikke er tilstrekkelig for en grundig gjennomgang av begge områder og at det gis liten mulighet til å ta stikkprøver av praksis. Revisjonen mener det er mer hensiktsmessig at dette prosjektet konsentrerer seg om innkjøp og anskaffelser. Våre tre eierkommuner (Kontrollutvalgene i Moss, Rygge og Råde) er enig i disse vurderingene. FIKS mener det ikke er tilfredsstillende at en her går bort fra rammene for prosjektet som Vestby ble invitert til å delta i. Siden de tre eierkommunene er enige om saken, mener vi at endringen denne gangen kan aksepteres. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner forslaget til prosjektplan for selskapskontroll av MOVAR. 13. oktober 2008 Vedlegg: Forslag til prosjektplan Vurdering av MOVARs innkjøpsrutiner og overholdelse av lov om offentlige anskaffelser.
Sak 56/08 Budsjett for tilsyn og kontroll 2009 I forbindelse med endring av kommuneloven har nye forskrifter om kontrollutvalg følgende bestemmelse i 18: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen Kostnadsoverslaget skal inneholde budsjetterte utgifter til revisjon, sekretærfunksjon og direkte utgifter til kontrollutvalget. Kostnader til revisjon Distriktsrevisjonens budsjett for 2009 viser kr 7 132 500,- i driftsutgifter. Utgiftene omfatter både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon og førstnevnte står for over 50 % av utgiftene. Fratrukket bruk av fond og honorarinntekter skal utgifter på ca 5,8 mill. kr. fordeles på deltakerkommunene. Beløpet fordeles i forhold til folketallet i hver kommune. Dette gir kr 897 600,- i kostnader for Vestby kommune. Til sammenlikning var regulert budsjett for 2008 på kr 896 850,-. Vi merker oss at revisjonens budsjett forutsetter en betydelig økning av honorarinntekter fra andre selskaper, uten at antall ansatte økes. Dette betyr at omfanget av leveransen til Vestby trolig vil bli redusert i forhold til budsjettet for 2008. Kostnader til sekretariatsfunksjonen funksjonen til kontrollutvalget skal også inngå i budsjettet for tilsyn og kontroll. Sekretariatet består av 1 ½ årsverk. Styret i FIKS har beregnet Vestby kommunes andel av kostnadene til sekretariatsfunksjonen for 2009 til kr 169 200,-. Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 50 % av driftskostnadene og de resterende 50 % av driftskostnadene fordeles etter folketall. Sekretariatet forbereder og følger opp sakene til utvalgets møter, utreder saker og står for selskapskontrollen. Kontrollutvalgets egne kostnader De direkte utgiftene til kontrollutvalget avhenger av antall møter og deltakelsen på kurs o.a. I fjor ble det avholdt åtte kontrollutvalgsmøter, og i 2008 vil det bli avholdt 10-11 møter. Utvalget bør gis mulighet til å få opplæring (jf. nytt utvalg etter valget) og være representert med minst to medlemmer på den årlige landskonferansen for kontrollutvalg. Deltakeravgiften her er ca kr 5000,- per person. Kontrollutvalget har også ytret ønske om at kommunen skal holde en lokalavis for hver av medlemmene. Basert på tidligere års regnskap, foreslår vi at det
avsettes kr 100 000,- til kontrollutvalgets egne kostnader. Oppsummering Tallene for 2007, 2008 og 2009 vises i oppstillingen nedenfor. Tallene er hentet fra budsjettet for de foregående årene. 2007 2008 2009 Revisjon 844900 896 850 1 897 600 bistand 146300 158 048 169 200 Kontrollutvalgets egne kostnader 50 000 50 000 2 100 000 Sum 1041200 1 136 698 1 166 800 Saksutredningen skal følge med til kommunestyret ved behandling av budsjettet for 2009. Forslag til vedtak: 1. Vestbys kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2009 foreslås budsjettert til kr. 1 166 800. 2. Saken oversendes Vestby kommune og skal inngå i kommunens budsjett for 2009. Vedlegg: Budsjett for FIKS 2009 Budsjett for FDR 2009 20. oktober 2008 1 Regulert budsjett (Opprinnelig budsjett kr. 972 900) 2 Underbudsjettert i forhold til reelle kostnader
Sak 57/08 Forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2008 Saksframstilling: Kontrollutvalget vedtok i sak 08/08, den 6. februar d.å. følgende plan for forvaltningsrevisjon i 2008: Kontrollutvalget vil i 2008 prioritere følgende, nye prosjekter: 1. Kommunens etterlevelse av sentralt lovverk for virksomheten 2. Generelle IT-kontroller Distriktsrevisjonen melder nå at den i forhold til godkjente prosjektplaner vil få ledig kapasitet til å sette i gang flere prosjekter i månedene framover. Revisjonen viser til at det vil gå noen tid før den nye planene for forvaltningsrevisjon er godkjent av kommunestyrene og er bekymret for at den vil ha for få oppgaver på dette feltet i en periode. Den spør derfor om hvilket prosjekt kontrollutvalget vil at revisjonen skal fortsette med? For å unngå å foregripe kommunestyrets behandling av forslaget til ny plan, foreslår sekretariatet at kontrollutvalget gjør et vedtak om det neste forvaltningsrevisjonsprosjektet med forbehold om kommunestyrets godkjenning av planen. Under forutsetning av at kommunestyret vedtar planen den 8. desember, kan prosjektplanen kan da vedtas av kontrollutvalget i deres påfølgende møte (januar). Sekretariatet foreslår at revisjonen bes legge fram et forslag til prosjektplan for temaet barnevern som fikk delt førsteplass ved utvalgets avstemming om prioriterte områder i den nye handlingsplanen. Forslag til vedtak: Med forbehold om kommunestyrets godkjenning, bes revisjonen til neste møte legge fram et forslag til prosjektplan for Barnevern.
Sak 58/08 Revisors egenvurdering av uavhengighet I henhold Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v, 15, 1. ledd, skal oppdragsansvarlig (skal) revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. utdrag av Kommunaldepartementets rundskriv H-15/04 med departementets merknader. I tråd med denne bestemmelsen følger revisjonssjef i Follo Distriktsrevisjon Steinar Nebys egenvurdering datert 14. september 2008 som vedlegg. Forslag til vedtak: Egenvurderingen fra oppdragsansvarlig revisor av 14. september 2008 tas til orientering. Vedlegg: Revisors egenvurdering av uavhengighet.
Sak 59/08 Tertialmelding 2. tertial 2008 Rapporten for 2. tertial og administrasjonens forslag til budsjettendring tertial 2 legges fram som en orienteringssak for kontrollutvalget. Sakene blir behandlet av kommunestyret 3. november. Forslag til vedtak: Tertialmeldingen tas til orientering. Vedlegg: Tertialmelding nr. 2/2008 F-sak 79/08 Budsjettendring tertial 2
Sak 60/08 Orienteringssaker Vedlegg: 1. Innkomne tilbud om revisjon av Vestby kommune. Oversikt legges fram i møtet. 2. Protokoller fra styremøter i FDR 1. september 2008 og 8. september 2008. 3. Utkast til vedtektsendringer for FDR fra en arbeidsgruppe. 4. Avisutklipp ØB, 19. og 23. september d.å. 5. Brev fra FDR til rådmannen om K-sak 94/08; Stiftelsen Elverhøy Forslag til vedtak: Sakene tas til orientering Sak 61/08 Konkurranseutsetting av revisjonen - Unntatt offentlighet -Ofl 5a, jf Fvl 13