KLUBBHÅNDBOK ORGANISASJONSPLAN FOR ASKER RIDEKLUBB UTARBEIDET 2014 Revidert 2015 og 2016
INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning... 2 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget... 3 Kort historikk... 3 Idrettslagets formål... 3 Visjon... 4 Verdigrunnlag... 4 Mål... 4 Årsplan... 4 Asker Rideklubbs organisasjon... 5 Styret... 5 Årsmøtet... 5 Styrets oppgaver... 7 Utvalg i klubben... 9 Medlemmer... 9 Informasjon... 9 Dugnad... 9 Økonomi... 9 Regnskap... 10 Medlemskontingent... 10 Ridehuset... 11 Priser for bruk av ridehuset... 11 Politiattest... 11 Regler for Asker Rideklubb... 12 Retningslinjer for foreldre/foresatte... 12 Retningslinjer for utøvere... 12 Retningslinjer for alle trenere... 12 Maler og eksempler... 13 Organisasjonskart.11 Innledning Klubbhåndboken skal inneholde hvem vi er, hva vi står for og hvordan vi utfører det vi driver med. Dette dokumentet er også ment å være levende dokument som skal kunne endres av mellom årsmøtene. Sist oppdatert: 22.mars 2017 Versjon 1/2014 Side 2
Grunnlagsopplysninger for idrettslaget Navn: Asker Rideklubb Stiftet: 1973 Idrett: Ridning Postadresse: Postboks 467, 1373 Asker Adresse ridehus: Nedre Berg vei 19, 1384 Asker E postadresse: admin@askerrideklubb.no Internettadresse: www.askerrideklubb.no Bankforbindelse: DnB Asker konto 5136.11.39279 VIPPS: Nr.. 1 2 6 2 3 Telefon leder Berit Oxholm: 920 84 393 Medlem av Norges Idrettsforbund NIF Registrert tilknytning til Norges Rytterforbund Registrert tilknytning til Oslo og Akershus Rytterkrets Registrert tilknytning til Akershus Idrettskrets Registrert tilknytning til Asker Idrettsråd Årsmøte avholdes i: innen 31. Mars Kort historikk Asker Rideklubb ble stiftet 1973 med tilhørighet til stallen til Halvard Gullbekk på Steinseth i Solliveien i Asker. Klubben bygget ridehus på Steinseth i samarbeid med Asker Helsesportlag og Steinset Ridesenter. Asker Rideklubb har arrangert Nordisk Mesterskap i Feltridning, Nordisk mesterskap i Handicapridning, Norgesmesterskap Feltridning, samt hatt stor aktivitet med stevner i dressur, sprang og feltridning. I 2004 ble Steinseth Rideklubb stiftet og Steinseth Ridesenterkjøpte aksjene til Asker Rideklubb i Steinseth Ridehus. Asker Rideklubb fikk tilhørighet på Store Berg Gård ved Semsvannet. Arbeid med å prosjektere eget ridehus begynte og ble en realitet i 2012. De siste årene har medlemstallet økt med xx. Dressur Det er treninger i sprang og som fyller ridehuset. Flere medlemmer er ute og representerer klubben på ridestevner i sprang, dressur og distanseritt i Østlandsområdet. Idrettslagets formål Asker Rideklubb skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Versjon 1/2014 Side 3
Visjon Asker Rideklubb skal være god rideklubb for alle medlemmer/ryttere fra staller i Asker og skal bidra med tilrettelegging for ridning opplæring /kurs på alle nivåer. Verdigrunnlag Glede - vi skal ha det gøy sammen Utvikling - utvikling og mestring sammen Inkluderende alle er velkomne Mål Asker Rideklubb skal være en god rideklubb med ridehustilbud til alle staller/ryttere i tilknytning til Ridehuset. Gi et godt og bredt ridetilbud til alle våre medlemmer Legge til rette for et godt samarbeide med andre klubber/staller i Asker Utvikle et sosialt og trygt miljø for vårer medlemmer som inkluderer glede, trygghet og samhold Årsplan Styret har utarbeidet egen årsplan hvor alle frister og aktiviteter er oppført) Januar: Oppstart sprang- og dressurtrening (tider legges ut på kalender på web) Februar: Årsmøteplanlegging - innkalling og årsmøtepapirer Mars: Årsmøte. Søknad Asker kommune. Stevner April: Grønt Kort Kurs. Vårvask i ridehuset Mai: Vårfest i ridehuset Juni: Juli August: MVA kompensa. Planlegge 2. halvårs bruk av ridehuset September: Semiaden bidra med hester og personel.l Stevner. Oktober: Medlemsmøte. November: Forberedelse til årsmøte Desember: Informer om faste timer 1. halvår Utarbeidet eget årshjul med frister. Versjon 1/2014 Side 4
Asker Rideklubbs organisasjon Styret Leder Nestleder Kasserer Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Berit Oxholm Cecilie Reese Mona Hauge Gro Sætersmoen Kikki Bentzen Anne Jernsletten Hanne Nesheim Varamedlem Nina Sillibakken Varamedlem Marit Skaftnesmo Varamedlem/Ungdomsrepresentant: Emma Sunnøve Bjølgerud Wold Revisor: Valgkomite: Eileen Strøm Årsmøtet Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet Årsmøtet blir avholdt en gang i året i måneden fastsatt i loven Innkalling til årsmøtet skal skje minimum en måned før årsmøtet avholdes Innkalling annonseres på nettet, og sendes sammen med purring på kontingent på e-post Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene legges ut på nettet 1 uke før Loveendringer utarbeides iflg. NIF lov og skal vedtas på årsmøte og godkjennes av Akershus Idrettskrets Protokollen fra årsmøtet legges ut på ARKs nettside Som vedlegg til Brønnøysund Registret hvis endringer i styret - Frivillighetsregisteret Årsmøtet er for medlemmer i klubben For å være stemmeberettiget må medlemskontingenten være innbetalt 1 måned før årsmøtet og medlemmet må være over 15 år Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens pkt. 12 Versjon 1/2014 Side 5
Versjon 1/2014 Side 6
Styrets oppgaver Planlegge og ivareta klubbens totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap, samt oppgaver beskrevet i pkt. 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag Styret har ansvar for at finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøtet eller andre overordnede idrettsmyndigheter Stå for lagets daglige ledelse og representere laget utad Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent og ridehusleie o.a), og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Leder Er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter, forhandlinger og seminarer, myndighet til dette kan delegeres andre i styret Står for klubbens daglige ledelse, koordinere styres og klubbens totale aktiviteter Følge opp kontakter og avtaler klubben måtte ha Innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene Anviser utbetalinger sammen med kasserer Skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister Fører lister over betalinger til ridehus årskontrakter og kurs Har ansvaret idrettsregistreringen i KlubbAdmin og følge opp Grønt Kort og Rytterlisenser i SportAdmin Behandle innkomne post og e-post Utarbeide og følge opp Økonomihåndbok m/likviditetsbudsjett kasserer? Utarbeide budsjett kasserer? Nestleder Fungere som leder under dennes fravær Bistår leder og danner et lederteam med denne Ha ansvaret for vedlikehold av ridehuset m/reparasjoner osv egen funksjon? Har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Sekretær Føre og legget ut alle referater fra styremøter på nettsiden Ha ansvaret for innlegg på nettsiden Skrive årsberetningen Versjon 1/2014 Side 7
Kasserer Disponere lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkonti sammen med leder Føre lagets regnskap i henhold til lover og regler Anvise utbetalinger sammen med leder Har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne med leder Sette opp resultatregnskap ved årsslutt og påser at dette blir revidert før årsmøtet Fakturere ridehusavgift og medlemskontingent Styremedlemmer 5 stk Møter på alle styremøter 1 medlem har ansvaret for politiattester + 1 styremedlem i dennes fravær 1 medlem er kontaktperson med nye medlemmer 1 medlem har oversikt over bruk av ridehuset med treningstider og legge dette ut på nettsiden Varamedlemmer Møter på alle styremøter stemmeberettiget ved forfall av styremedlemmer Ungdomsrepresentant Møter på styremøter (vararepresentant) Medansvarlig for oppføring på Facebook Valgkomité Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver, denne har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer etter nøye vurdering av medlemsmassen. Valgkomiteens plikter Diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammenslutning Gjennomgå for styret hvilke forandringer/nomineringer som kommer til å bli foreslått (ønskelig med representanter fra nærliggende staller) Før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skrifteling forslag på nomineringen som skal foreligges medlemmene på årsmøtet Under årsmøtet presentere valgkomiteens forslag Versjon 1/2014 Side 8
Utvalg i klubben Under planlegging (kontakt med andre rideklubber i Asker for et nærmere samarbeid) Utvidet dressur/sprang/feltritt kurs/stevner - Asker må da stille med funksjonærer ved behov. Satsingsutvalg Ungdomsutvalg Stallpotet Sportskomitè Medlemmer Medlemskap i Asker Rideklubb er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar på årsmøte må medlemmet ha vært tilsluttet Asker Rideklubb i minst 1 måned og ha betalt kontingent. Medlem som ikke har innbetalt kontingent før årsmøtet meldes automatisk ut av abonnement på Hestesport. Strykning kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer en et år. Medlem som strykes kan ikke opptas før skyldig medlemskontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent for mer en 2 år strykes medlemmet fra idrettslagets side. Ved innmelding må medlemmene fylle ut et skjema med navn, fødselsdato og år, adresse, e-post og mobiltelefon og eventuelt navn på foresatte (om under 18 år). Dette er for å få et oversiktlig medlemskartotek. Skjema hentes på hjemmesiden og sendes til: admin@askerrideklubb.no Informasjon Asker Rideklubb informerer medlemmene via websiden vår: www.askerrideklubb.no, samt e-post, Facebook og oppslag i ridehuset Dugnad Det innkalles til dugnad når det er behov for rengjøring og småreparasjoner i ridehuset. Det forventes at alle brukere av ridehuset stiller seg til disposisjon for klubben og ved eventuelt forfall meldes dette til dugnadsansvarlig. Vi håper da på godt oppmøte for å holde månedsleien på et lavt nivå. Økonomi Alle innkjøp skal godkjennes av styret. Versjon 1/2014 Side 9
Det opprettes et årlig/halvårlig budsjett for småkjøp og -reparasjoner av ridehus som ridehusansvarlig er bemyndighet å disponere. Alle fakturaer skal attesteres av 2 personer, den som har bestilt varen og styreleder. Utbetalinger fra bank skal godkjennes av 2 stk i fellesskap. Regnskap Klubbens har innkjøpt eget regnskapssystem. Klubben fører eget medlemsregister med betalinger og alle medlemmer er registrert i vår medlemsregister KlubbAdmin. Klubben fører eget månedsregnskap for innbetaling av ridehusbruk. Årskontakt for ridehusbrukere med betaling forskuddsvis hvert kvartal. PurringRestanser for månedsavgift belastes brukere med kr 100 ved forsinkelse. Alle inn og utbetalinger skal gå gjennom klubben sin konto, det er ikke lov å sette penger som tilhører klubbens medlemmer inn på personlige konti. Kurs og samlinger innbetales av deltagere til klubbens konto og utbetales til trenere etter faktura. Utbetalinger inntil grensebeløpet kr. 10 000,- til dekning av et medlems merkostnader er ikke opplysnings og skattepliktig. Offentlige tilskudd og kompensasjonen for idrettslaget spesifiseres i årsregnskapet. Klubben utbetaler refusjon ved deltagelse i mesterskap etter regning. Det føres eget regnskap på nyinnkjøpt utstyr i ridehuset. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak, jf. Egenbestemmelse i idrettslagets lov pkt.4 Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem. Familiemedlemskap regnes som en rabattordning og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp da revisor skal kontrollere medlemslisten mot regnskap. Medlemskontingent per 2016: JUNIOR kr 350,- Versjon 1/2014 Side 10
SENIOR kr 500,- FAMILIE kr 700,- Ridehuset Priser for bruk av ridehuset (uten kontrakt) Medlemmer pr. måned kr 800,- Medlemmer pr. gang kr 150,- Medlemmer på organisert trening kr 100,- Andre brukere pr. måned kr 950,- Andre brukere pr. gang kr 175,- Organisert trening av klubben kr 150,- Alle brukere av ridehuset oppfordres til å innbetale for bruken snarest og for månedslutt. Betaling for bruk av ridehuset innbetales til konto 5136 11 39279 eller Vipps xxxxx og merkes med rytter og hest samt dato/måned for bruken. Ridehuskontrakt Medlemmer med ridehuskontrakt kr. 450,- pr. mnd. forskuddsvis pr. kvartal i henhold til kontrakt. Politiattest Styret er pliktig til å avkreve politiattest for alle trenere/kursleder (over 15 år) etc. som underviser i Asker Rideklubb sitt ridehus. Versjon 1/2014 Side 11
Regler for Asker Rideklubb Retningslinjer for foreldre/foresatte Respekter klubbens arbeid. Det er frivillig å være medlem i Asker Rideklubb, men er du med følger du våre regler Engasjer deg, men husk at det er barna som driver idrett ikke du Respekter trenerens arbeid Lær barna folkeskikk - gå foran som et godt eksempel Lær barna å tåle både medgang og motgang Husk at det viktigste av alt er at barna trives og har det gøy! Retningslinjer for utøvere Vis respekt for hverandre, trenere og andre du møter i ridehuset Vi støtter og oppmuntrer hverandre vi er på samme lag Vi gleder oss over andres utvikling Vi tar opp konflikter med den det gjelder og baksnakker ikke Mobbing tolereres ikke Vi respekterer klubbens verdier I Asker Rideklubb utvikler vi vennskap Retningslinjer for alle trenere Send liste over de som har vært med på treninger organisert av Asker Rideklubb Vær et godt forbilde - som forbilde skal du veilede, motivere og inspirere Bli kjent med utøvere og dere målsetting. Respekter andre trenere - se det positive i andres måter å gjennomføre treninger på Vis god sportsånd Vær en god ambassadør for klubben. Følge NIF sine retningslinjer i forhold til alkoholpolitikk Organisasjonskart for Asker Rideklubb admin@askerrideklubb.no Funksjon Navn Telefon e-post Leder Berit Anne-Lise Oxholm 92084393 berit.oxholm@gmail.com Nestleder Inger Cecilie Reese 90784810 ceciliereese@yahoo.com Kasserer Eileen Strøm 41915577 eileen@bergvang.no Styremedlem Gro Sætersmoen 99107907 gro@dachshunden.no Styremedlem Kristin Bentzen 9115512 kikki.bentzen@gemail.com Styremedlem Ingrid Haaland Rodvelt 48038945 irodvelt@gmail.com Stgyremedlem Gry Cathinka Wold 99713513 gry.cat.wold@gmail.com Versjon 1/2014 Side 12
Varamedlem Kira Eidlodt 46784886 kira_k_e@hotmail.com Varamedlem Stine Skillebekk stine_skillebekk@live.no Vara/ungdomsrepresentant Ina Marie Torp Bie ina-bie@hotmail.com Revisor Revisor Leder valgkomite Valgkomitee Valgkomite Solveig Lystad Mona Hauge Siren Svennevig Fride Bakke Giverholdt Ninni Bie Torp Funksjon Navn Ridehusansvarlig Inger Cecilie Reese Ridehuskontrakter/bettaling Berit Anne-Lise Oxholm Medlemsansvarlig/betaling Berit Anne-Lise Oxholm Lisensansvarlig Berit Anne-Lise Oxholm Sportskomitee Dressur Sprang Distanseritt Ponny Grønt kort Politiattester Politiattester vara Navn Siri Skahjem Cecilie Reese Gro Sætersmoen Gro Sætersmoen Berit Anne-Lise Oxholm Gro Sætersmoen Inger Cecilie Reese Maler og eksempler Følgende maler og eksempler finnes på www.klubbhåndboken.no Maler for klubb: Årshjul med faste oppgaver i klubben Sjekkliste årsmøter Innkalling til årsmøte Saksliste og saksdokumenter til årsmøte Årsberetning til årsmøte Protokoll fra årsmøte Versjon 1/2014 Side 13
Innkalling til styremøte Protokoll fra styremøte Økonomihåndbok Kommunikasjonsstrategi for idrettslag Eksempler på retningslinjer i klubb: Retningslinjer valgkomité Retningslinjer for utdanningsansvarlig Retningslinjer revisorer og kontrollkomité Retningslinjer foreldre/foresatte Retningslinjer utøvere Retningslinjer trenere Retningslinjer alkohol Retningslinjer mobbing Retningslinjer for reiseleder ved representasjon Retningslinjer skikk og bruk e-post Utarbeidet 01.08.2014 av Berit Oxholm Revidert dd.mm.åååå styret Asker Rideklubb Versjon 1/2014 Side 14