TROMSØ KOMMUNE Dok.id Reglement for arbeidsvilkår og godtgjørelse av folkevalgte Utgave: Saksbehandler: Gjelder fra: Godkjent av: Sidenr: Revidert Kjell-Robert Pedersen 28..august 2013 Tromsø kommunestyre 28.august 2013 (sak 2013 93/13) 1 ARBEIDSVILKÅR 1.1 Opplæring Ved hver ny valgperiode skal det arrangeres et introduksjonsprogram for kommunestyrets medlemmer og inntil 50 % andel fra hvert partis varamedlemmer om de grunnleggende prinsipper for kommunal virksomhet, tilpasset de lokale forhold. Intensjonen er at medlemmene/ varamedlemmene skal få opplæring slik at de kan ivareta sine oppgaver på en best mulig måte. Alle innkalte medlemmer og varamedlemmer har plikt til å delta i opplæringen. Gyldig forfall meddeles på vanlig måte. Ordfører, har ansvaret for opplæringstiltakene. Lederne for komiteene har sammen med ordfører ansvar for at det gjennomføres nødvendig skolering av komiteens medlemmer innenfor de aktuelle områdene. Alle de som møter har i denne sammenheng krav på møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste. 1.2 Møterom og adgangskort Partigruppene kan benytte møterom i rådhuset vederlagsfritt til partimøter som holdes i sammenheng med forberedelse til møter og annet politisk arbeid i organer hvor partiet er representert. En forutsetning for gratis bruk er at lokalene er forhåndsbestilt og at de ikke er utleid til andre. Videre er det en forutsetning at lokalene blir brukt til møtevirksomhet og annet politisk arbeid som ikke er inntektsgivende. Faste kommunestyrerepresentanter har krav på adgangskort til rådhuset, samt tilgang på møterom i 5A07. Representanter med kontor har normal tilgang til rådhuset, mens øvrige gruppeledere, gruppenestledere og gruppesekretærer kun har tilgang til møterom i 1.etasje og 5A07. 1.3 Kontorlokaler Arbeidsforholdene til partier som ikke sitter i byrådet skal sikres med nødvendig utredningsmessig og kontormessig assistanse, jf. kommuneloven 21. Det stilles kontorplass til rådighet for alle partigrupper. For folkevalgte som har frikjøp, stilles kontorplass i rådhuset til rådighet. Det skal være tilgang til PC, kopimaskin, skriver, telefon og kontorrekvisita. 1
2 FRIKJØP, FAST GODTGJØRELSE OG MØTEGODTGJØRELSE 2.1 Hjemmel og virkeområde Hjemmel er kommunelovens 41 og 42. Regler for godtgjørelse omfatter kommunale folkevalgte. Med kommunal folkevalgt menes samtlige medlemmer og møtende varamedlemmer av kommunestyret, komiteer, utvalg, styrer, råd o.l. som er oppnevnt av kommunalt styreorgan (kommunestyre, komiteene og byrådet) med hjemmel i lov eller reglement. Disse oppebærer kommunal Regler for godtgjørelse omfatter ikke byrådets medlemmer, byrådenes politiske rådgivere og ordførers politiske rådgiver. Disse får lønn etter kommunale satser, jfr. punkt 4.4. Statlige, private og andre verv faller utenom reglene. Folkevalgte som er oppnevnt av kommunen i andre enn kommunale organer og som ikke mottar godtgjørelse fra vedkommende organ, har rett på godtgjørelse fra kommunen. Ansatte i Tromsø kommune som i kraft av sin stilling deltar i folkevalgte organ, godtgjøres ikke etter dette reglementet. Ingen kan ha godtgjørelse ut over 100 % stilling. 2.2 Utbetaling Folkevalgte med frikjøp får sin godtgjørelse utbetalt en gang pr måned. Det foretas utbetalinger av møtegodtgjørelse og fast godtgjørelse til dekning av utgifter som vervet medfører to ganger i året. Ved utbetaling av godtgjørelsene skal folkevalgte motta en spesifisert oversikt over hvilke utvalg og antall møter utbetalingen gjelder. 2.3 Regulering av satsene Økonomisk godtgjørelse til ordfører, varaordfører, komitéledere, gruppeledere og øvrige folkevalgte med frikjøp, reguleres automatisk ved at ordførers godtgjørelse reguleres tilsvarende gjennomsnittlig lønnsutvikling for ansatte i Tromsø kommune. Justering av øvrige satser i valgperioden må vedtas av kommunestyret. 2.4 Pensjonsordninger, sykepenger, ferie mv Folkevalgte meldes inn i kommunens ordinære pensjonsordning. Pensjonspremie i en pensjonsordning som Tromsø kommune har overføringsavtale med vil bli dekket av Tromsø kommune for den godtgjorte delen. 2
Den folkevalgtes andel av pensjonspremien er 2 %. Kommunen betaler full godtgjørelse/lønn i sykepengeperioden/fraværsperioden og søker refusjon av NAV. Under svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon og permisjon ved barnepassers sykdom, har representantene rett til å beholde godtgjørelsen etter tilsvarende regler for tilsatte i kommunen etter arbeidsmiljølovens kapittel 12, folketrygdloven kapittel 14 og reglene i Hovedtariffavtalen i kommunen om permisjon med lønn ved svangerskap, fødsel, adopsjon, amming og barns og barnepassers sykdom. Ved søknad om permisjon på grunn av sykdom må sykemelding fremlegges sammen med permisjonssøknaden eller snarest mulig etter at permisjon er innvilget. Dersom dette ikke etterkommes, kan forretningsutvalget bestemme at representantens godtgjørelse skal falle bort for den resterende del av permisjonen. 2.5 Godtgjørelse ved fratredelse for folkevalgte Ordfører, varaordfører, gruppeledere og komiteledere som fratrer i løpet av valgperioden eller etter endt valgperiode, kan etter søknad beholde godtgjørelsen i en måned etter endt verv. Dersom vedkommende ikke straks inntrer i en stilling, kan det søkes særskilt om å beholde godtgjørelsen i inntil i tre måneder. Forretningsutvalget tar stilling til søknaden. Utbetalingen av godtgjørelse stopper fra det tidspunkt vedkommende trer inn i lønnet heltidsarbeid eller går tilbake til påbegynte heltidsstudier før tre måneder er gått. Dersom vedkommende trer inn i lønnet deltidsarbeid avkortes godtgjørelsen forholdsmessig. Det opparbeides ikke pensjon i etterlønnsperioden. 3 GODTGJØRELSE Generelt Ordfører, varaordfører, komiteledere og gruppeledere får godtgjørelse for å ivareta oppgaver som tilligger deres rolle. Dette innebærer blant annet administrering av medlemmer og varamedlemmer i kommunestyret, undersøkelser i forbindelse med saker til kommunestyret, møter med kommunale enheter og andre samarbeidsparter. Godtgjørelse er også en kompensasjon for eventuell reduksjon i ordinær stilling. Folkevalgte med godtgjørelse er ikke ansatt i Tromsø kommune og har derfor ikke rett på feriepenger eller kommer inn under ferielovens bestemmelser. 3.1 Ordfører Ordfører godtgjøres pr. 01.05.11 med kr 844 600,-. Ordførers godtgjørelse fastsettes av kommunestyret. Godtgjørelsen ansees for å være for en arbeidstid som tilsvarer 100 % stilling og ordfører er dermed frikjøpt fra annen yrkesutøvelse. 3
3.2 Varaordfører Varaordfører godtgjøres med et grunnlag på 95 % av ordførers lønn. Godtgjørelsen ansees for å være for en arbeidstid som tilsvarer 50 % stilling og varaordfører er dermed frikjøpt fra annen yrkesutøvelse. Ved ordførerens feriefravær og andre fravær, gis varaordfører samme godtgjøring som ordføreren. 3.3 Komiteledere Komiteledere godtgjøres med et grunnlag på 70 % av ordførers lønn. Godtgjørelsen skal tilsvare 50 % av grunnlaget. Godtgjørelsen ansees for å være for en arbeidstid som tilsvarer 50 % stilling, og komiteledere er dermed frikjøpt fra annen yrkesutøvelse tilsvarende 50 %. Komiteledere kan etter søknad få permisjon fra vervet for en kortere periode uten Slik søknad skal fremmes for kommunestyret. Gyldige fritaksgrunner kan være families sykdom eller andre velferdsgrunner. Ved langvarig fravær velger kommunestyret ny leder for den perioden det innvilges permisjon for. 3.4 Gruppeledere Gruppeledere for partier som deltar i byrådet utbetales en godtgjørelse som beregnes til 5 % pr representant samt 20 % ekstra for gruppeleder, med et beregningsgrunnlag på 70 % av ordførers Gruppeledere for partier som ikke deltar i byrådet utbetales en godtgjørelse som beregnes til 15 % pr representant samt 20 % ekstra for gruppeleder, med et beregningsgrunnlag på 70 % av ordførers Hvis en gruppeleder ikke ønsker å benytte seg av hele eller deler av godtgjørelsen, kan den fordeles på en annen måte mellom det enkelte partiets kommunestyremedlemmer. Godtgjørelsen dekker administrering av medlemmer og varamedlemmer i kommunestyret. Godtgjørelsen fastsettes ut fra valgresultatet, uavhengig av endringer i løpet av valgperioden. 3.5 Klageutvalget Leder godtgjøres med 10 % med et beregningsgrunnlag på 70 % av ordførers Leder gis ikke møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste for administrering av og deltakelse i utvalget. 3.6 Kontrollutvalget Leder godtgjøres med 10 % med et beregningsgrunnlag på 70 % av ordførers Leder gis ikke møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste for administrering av og deltakelse i utvalget. 4
3.7 Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Leder godtgjøres med 10 % med et beregningsgrunnlag på 70 % av ordførers Leder gis ikke møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste for administrering av og deltakelse i utvalget. 3.8 Eldrerådet Leder godtgjøres med 10 % med et beregningsgrunnlag på 70 % av ordførers Leder gis ikke møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste for administrering av og deltakelse i utvalget. 4 FAST GODTGJØRELSE 4.1 Kommunestyret Alle medlemmer av kommunestyret som ikke er ordfører, varaordfører, gruppeleder eller komitéleder gis fast godtgjørelse til dekning av utgifter som vervet medfører på kr 18 000 pr år. For å få utbetalt fast godtgjørelse må kommunestyremedlemmene møte i minst 70 % av kommunestyremøtene. 4.2 Komiteene Medlemmer av komiteene som ikke er leder, gis en fast godtgjørelse til dekning av utgifter som vervet medfører på kr 12 000 pr år. For å få utbetalt fast godtgjørelse må medlemmer av komiteene møte i minst 70 % av komitemøtene. 4.3 Kontrollutvalget Medlemmer gis fast godtgjørelse på kr 12 000 pr år. 4.4 Byrådet og politiske rådgivere Byrådets medlemmer oppebærer lønn. Byrådsleders lønn utgjør 105 % av ordførers. Byrådsmedlemmenes lønn utgjør 90 % av byrådsleders lønn, mens lønn for byrådsleders nestleder er 95 % av byrådsleders lønn. Byrådet medlemmer og byrådets politiske rådgivere mottar lønn og har samme rettigheter som ordinære ansatte når det gjelder ferie og sykepenger. Byrådets 5
medlemmer og politiske rådgivere er meldt inn i ordinær pensjonsordning for kommunalt ansatte. Byrådets medlemmer skal ha samme ordning for etterlønn som folkevalgte, jfr pkt 2.5. Etterlønn for politiske rådgivere: a) Politiske rådgivere som fratrer i løpet valgperioden, eller etter endt valgperiode, skal oppebære lønn i en måned etter endt ansettelsesforhold. Dersom vedkommende rådgiver ikke trer inn i lønnet heltidsarbeid eller går tilbake til heltidsstudier, kan det søkes særskilt om etterlønn i inntil tre måneder. Utbetalingen av lønn stopper fra det tidspunkt vedkommende trer inn i lønnet heltidsarbeid før tre måneder er gått. Dette gjelder også i de tilfeller hvor den politiske rådgiveren går tilbake til påbegynte heltidsstudier. b) Politiske rådgivere som fratrer etter tre måneder eller kortere tidsrom tilstås etterlønn i inntil en måned. Utbetalingen av lønn stopper på det tidspunkt vedkommende trer inn i lønnet heltidsarbeid eller går tilbake til påbegynte heltidsstudier før en måned er gått. 5 MØTEGODTGJØRELSE 5.1 Generelt Det utbetales kun møtegodtgjørelse til medlemmer som har møteplikt og som møter. 5.2 Kommunestyret Møtende medlemmer og varamedlemmer som ikke er ordfører og varaordfører, gruppeleder og komiteleder gis en møtegodtgjørelse på kr 2 000 pr møte. Gruppeleder, komiteleder eller møtende medlem, som ikke har 100 % fast godtgjøring, gis en møtegodtgjørelse på 2000 pr møte. Ordfører, varaordfører og politikere med 100 % fast gjøring, gis ikke møte 5.3 Komiteene Møtende medlemmer og varamedlemmer gis en møtegodtgjørelse på kr 2 000 pr møte. Komiteleder gis ikke møte Medlemmer som har 100 % fast godtgjøring mottar ikke møtegodtgjøring. 5.3 Forretningsutvalget Forretningsutvalget mottar ikke 5.4 Kontrollutvalget 6
Møtende medlemmer og varamedlemmer som ikke har prosentvis godtgjørelse får en fast møtegodtgjørelse på kr 2 000 pr møte. 5.5 Andre styrer, råd og utvalg Møtegodtgjørelse for andre styrer, utvalg og råd oppnevnt av kommunestyret, komiteene eller byrådet er kr 1 250 for leder/møteleder og kr 1 000 for medlem og møtende varamedlem. 5.6 Tidsbegrensede utvalg Tidsbegrensede utvalg oppnevnt av kommunestyret, komiteene, byrådet eller av utvalg oppnevnt av disse, skal ha godtgjørelse som andre styrer, utvalg og råd (pkt 5.5). 6 ANNEN GODTGJØRELSE 6.1 Godtgjørelse for tap i ordinær inntekt og av utgifter til stedfortreder o.l. og andre utgifter som tillitsvervet medfører Som hovedregel erstattes tap i inntekt kun for møtevirksomhet som foregår innenfor rammen av den enkelte folkevalgtes ordinære arbeidstid (kl. 08.00-17.00). Beregning av tap i inntekt gjelder fra egen arbeidsplass forlates eller avreise fra bosted. Erstatning for tap i inntekt gis kun for medlemmer som har møteplikt. Dokumentert tap i arbeidsinntekt eller utgifter erstattes. Lønnsmottakere må dokumentere tapet ved å legge fram skriftlig bevitnelse/lønnsslipp fra arbeidsgiver om at trekk i lønn er foretatt. Beløpet begrenses oppad til ordførers For selvstendig næringsdrivende erstattes dokumentert tap på grunnlag av siste års ligning selvangivelsens post Overskudd av annen næring. Beløpet begrenses oppad til ordførers Tapt arbeidsfortjeneste/stedfortrederutgifter/refusjonskrav, utbetales etter begjæring fra den enkelte folkevalgte eller fra arbeidsgiver. Utgifter til stell av syke og eldre, barnepass (maks. 12 år) dekkes slik: Legitimerte omsorgsutgifter erstattes med inntil kr 750,- pr møtedag. Ikke legitimerte omsorgsutgifter erstattes med inntil kr 400,- pr møtedag. Erstatning for tap i inntekt m.v. etter disse regler, kan også gis ved godkjent deltakelse på kurs/konferanse. 6.2 Skyss- og kostgodtgjørelse, overnatting 7
Godtgjørelse for skyss- og overnatting ytes etter kommunens reiseregulativ etter samme regler som gjelder for kommunalt ansatte. Den folkevalgtes arbeidssted skal nyttes som utgangspunkt for beregning av skyss- og kost Dersom vedkommende ikke er i fast arbeid, benyttes bostedet. Bare medgått reise og møtetid skal legges til grunn for beregning av fraværets lengde. Møtets varighet må framgå av møteprotokoll For folkevalgte som må bruke egen bil til møter, enten pga dårlig offentlig kommunikasjon eller andre grunner (som må dokumenteres), dekkes dokumenterte parkeringsutgifter. Når folkevalgte i jobb- eller skolesituasjon er utenfor kommunen og er innkalt til møter, gis det automatisk dekning av reiseutgifter innenfor fylkesgrensen. Dekning utover fylkesgrensen bestemmes av ordfører. Det enkelte folkevalgte må selv sette fram krav om utbetaling etter dette punktet med angivelse av møtedato. 6.3 Godtgjørelse for opplæring Dersom det ikke gis møtegodtgjørelse, tilstås representanter som deltar på opplæring som de er formelt innkalt til og som inngår i vedtatt folkevalgtoppplæringsprogram kr 1 500 kr pr møtedag i Det gis ikke godtgjørelse for annen opplæring. 6.4 Godtgjørelse på kurs og konferanser Politikere som ønsker å delta på kurs/konferanser hvor utgiftene ønskes dekket av kommunen, må få dette godkjent på forhånd av ordføreren. I slike tilfeller opparbeides det ikke møtegodtgjørelse eller tapt arbeidsfortjeneste. 6.5 Skjema De folkevalgte plikter å fylle ut kommunens skjema for godtgjørelse, samt vedlegge skattekort før utbetaling av godtgjørelse kan finne sted. 8