Årsplan for 2016 Vedtatt av kontrollutvalget i møtet den 08.12.2015, sak 023/15 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 1 AV 6
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR... 3 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE... 4 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET... 4 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET... 4 3.2 REGNSKAPSREVISJON... 4 3.3 FORVALTNINGSREVISJON... 4 3.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 3.5 ANDRE OPPGAVER... 4 3.5.1 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 4 3.5.2 BEFARING/BESØK... 5 3.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE... 5 3.5.4 BESTILLING FRA SAMKOMMUNESTYRET... 5 3.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM... 5 3.5.6 TILSYN MED REVISJONEN... 5 3.5.7 RAPPORTERING... 5 4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2016... 5 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016... 5 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 2 AV 6
INNLEDNING Samkommunestyret har det øverste tilsyn med forvaltningen i samkommunen, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Samkommunestyret skal påse at samkommunens regnskaper revideres på betryggende måte. Kontrollutvalget forestår det løpende tilsyn med forvaltningen på samkommunestyret sine vegne. Den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med samkommunens internkontroll. Samkommunens internkontroll er administrasjonssjefens ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET Midtre Namdal samkommunestyre valgte kontrollutvalg for Midtre Namdal Samkommune(MNS) på 4 faste medlemmer i sitt møte den 13. november 2015, Sak PS 041/15. Faste medlemmer: Per Arve Lie Anne Strøm Bjøru Reidar Viken Åsa Skjærvik Tranås Varamedlemmer: Jørgen Hoffmann Kari Mørkved Hustad Tom Arve Hågensen Egill Vatne Kommune: Namdalseid Namsos Overhalla Fosnes Kommune: Namsos Overhalla Namdalseid Fosnes 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens(koml.) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR På vegne av samkommunestyret skal kontrollutvalget føre det løpende tilsyn og kontroll med samkommunens forvaltning, herunder påse at samkommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jfr. Forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal påse at samkommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra samkommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av samkommunens interesser i selskaper, dersom slike finnes. Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av samkommunens folkevalgte organer. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 3 AV 6
2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele forvaltningen i samkommunen. 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollutvalget er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt. Kommunenes ordførere og samkommunens revisor har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 4 møter i 2016, se vedlegg. 3.2 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at samkommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til samkommunestyret før det tas opp til behandling. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. 3.3 FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget behandlet og vedtok endring i Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 i møtet den 29.11, sak 019/13, med slikt innhold: 1. IKT, kvalitetssikring, tjenesteyting og organisering, 2. Saksbehandlingsrutiner NAV 3. Mål og resultater i miljøarbeidet Samkommunestyret har gitt kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget fattet i sak 011/13 vedtak om rullering av plan for forvaltningsrevisjon.. Det er igangsatt arbeid med overordnet analyse som skal munne ut i ny plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019. Denne skal vedtas av kommunestyret etter innstilling for kontrollutvalget 3.4 SELSKAPSKONTROLL Samkommunen er ikke medeier i selskaper. Selskapskontroll gjennomføres i den enkelte kommune etter vedtatte planer. 3.5 ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dets ansvars- og kompetanseområde. 3.5.1 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER På oppdrag fra kontrollutvalget gjennomgår revisor jevnlig møteprotokoller fra samkommunestyret. Primært er fokuset på saker av vesentlig økonomisk betydning. Hensikten med gjennomgangen er å påse at vedtakene fattes i tråd med lov, forskrift, KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 4 AV 6
regelverk og overordnede planer. Dersom revisor ikke har merknader som kontrollutvalget bør følge opp videre, tas denne rapporteringen som et ledd i revisors ordinære statusrapportering. 3.5.2 BEFARING/BESØK Kontrollutvalget legger opp til å besøke en eller flere samkommunale enheter i løpet av 2016. 3.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos samkommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. koml. 77.7. Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle samkommunens administrasjonssjef i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. 3.5.4 BESTILLING FRA SAMKOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av samkommunestyret, og vil følge opp saker / prosjekter samkommunestyret ønsker skal følges opp. 3.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget kan ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp. 3.5.6 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom sekretariatet for den enkelte kommune i samkommunen. 3.5.7 RAPPORTERING Kontrollutvalget skal rapportere årlig til samkommunestyret om sin virksomhet. 4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2016 Kontrollutvalget har utarbeidet forslag til eget budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2016, jfr. sak 018/15 den 24.09.15. Budsjettet ble vedtatt av samkommunestyret i sak 039/15 den 13.11.15. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal behandles av samkommunestyret. 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016 Se vedlegg med kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandling av faste saker. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker. Dersom ikke annet blir bestemt, holdes møtene i Namdalshagen på Namsos. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 5 AV 6
Vedlegg Kontrollutvalgets møteplan 2016 Temaer til behandling 2016 26.01 12.04 21.09 23.11 Referatsaker Orientering fra sekretær(rapport kontaktmøte med revisjonen) Orientering fra revisjonen Statusrapport revisjonsarbeidet Kontrollutvalgets årsrapport 2015 Orientering fra adm.sjef/administrasjonen(når KU ber om det) Planlagte orienteringer fra administrasjonen Barnevern, oppfølging av statlig tilsyn m.v. Miljø/Landbruk Utvikling Besøke samkommunal enhet () Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2015 Forvaltningsrevisjon(rapporter) Revisjonsstrategi mv. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighet Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2016 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet Oppfølging av saker(inkl. eksterne tilsyn) Andre saker(når det foreligger saker) KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 6 AV 6