Arkivref: 2014/1830 GTU000 Dato: 08.12.2014 MØTEINNKALLING Møtetid: 16.12.14 kl. 12.00. Møtet starter med lunsj. Møtested: Teknologibygget møterom 3.028 Saksliste Saksnr Arkivref. U.off. Tittel/beskrivelse. IIS-S 51-14 2014/1830 Referatsaker IIS-S 52-14 2014/5765 Godkjenning av årshjul 2015 for IIS IIS-S 53-14 2010/3740 HMS-arbeid ved IIS IIS-S 54-14 2009/543 Offl. 25,1 Forlengelse av professor II stilling ved IIS IIS-S 55-14 2014/5782 Godkjenning av avtale mellom IFT, IIS, IG og TGO om bruk av mekanisk verksted IIS-S 56-14 2014/815 Regnskapsrapport pr. 31.10.14 IIS-S 57-14 2014/5919 Fordeling av studieplasser ingeniør IIS-S 58-14 Justering av fagplan for automasjon (ingeniør) IIS-S 59-14 IIS-S 60-14 IIS-S 61-14 IIS-S 62-14 Justering av fagplan for prosess- og gassteknologi (ingeniør) Justering av fagplan for og miljø (ingeniør) Endring av studieprogrammet Master in Technology and Safety in the High North Endring av studieprogrammet Master i samfunns IIS-S 63-14 2014/5888 Budsjettforslag 2015 for IIS NB! Sakene 58-14 t.o.m. 63-14 vil bli ettersendt. Gunn-Helene Turi Kontorsjef gunn-helene.turi@uit.no 77 66 03 11 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Arkivref: 2014/1830 GTU000 Dato: 02.12.2014 Sak IIS-S 51-14 SAK IIS-S 51-14 Referatsaker 1. Referat fra instituttstyremøtet den 16.09.14 2. Fullmaktsak IIS-S 49-14: Endring av undervisningstermin for 2 emner på bachelorstudiet i Prosess- og gassteknologi 3. Studieutvalgets (NT-fak) godkjenning av sak om «Endring av undervisningstermin for 2 emner på bachelorstudiet i Prosess- og gassteknologi» 4. Fullmaktsak IIS-S 50-14: 4-årig pilot-gjennomføring av masterstudium i luftfart 5. Svar fra Avdeling for utdanning (UTA) vedrørende oppstart av 4-årig pilotgjennomføring av masterstudium i luftfart 6. Brev av 14.10.14 fra UTA vedr. forslag til endringer i forskrift om opptak til Universitet i Tromsø 19 opptak og rangering av søkere til forkurs for ingeniørutdanningen 7. Svar fra NT-fak til UTA s forslag til endringer i forskrift om opptak - forkurs 8. Brev av 13.11.14 fra UTA vedr. etablering og oppstart av Bachelorprogram i arktiske anlegg (ingeniør) ved campus Alta orientering om vedtak 9. Brev av 17.11.14 fra Sjøfartsdirektoratet vedr godkjenning som opplæringsinstitusjon i maritime konvensjonsfag 10. Orientering om prosjektet Remotely Piloted Aircraft Systems (RPAS) 11. Brev av 04.11.14 fra Arbeidstilsynet vedr. gjennomført tilsyn ved UiT, Luftfartsfag, den 29.04.14 12. Sykefraværsstatistikk NT-fak pr 3. kvartal 2014 Gunn-Helene Turi Kontorsjef gunn-helene.turi@uit.no 77 66 03 11 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Arkivref: 2014/5765 GTU000 Dato: 02.12.2014 Sak IIS-S 52-14 SAK IIS-S 52-14 Godkjenning av årshjul 2015 for IIS Saksutredning: Forslag til årshjul for 2015 legges med dette til behandling i instituttstyret. Årshjulet er endret i forhold til tidligere år, og de største endringene er: - Årshjulet følger kalenderåret istedenfor studieåret - Instituttet har hatt flere årshjul å forholde seg til (årshjul for studentaktiviteter, årshjul for instituttstyret, HMS-årshjul), og disse er sammenfattet i ett dokument Årshjulet for 2015 er tredelt. Første del beskriver aktivitetene ved IIS i løpet av ett kalenderår, og inneholder bl.a. oversikt over studiestart og studieavslutning, eksamensdatoer, undervisningsfrie dager, (karrieredagen, hovedprosjektpresentasjon, personalseminar m.v.), samt oversikt over ferier. Andre del viser felles frister for UiT og er grunnlaget for å planlegge lokale arbeidsprosesser. Del tre viser planlagte HMS-aktiviteter ved instituttet i løpet av ekt kalenderår. Forslaget har vært ute på høring blant ansatte, og det er ikke kommet merknader til forslaget. Vedlagt følger forslaget til årshjul. Forslag til vedtak: godkjenner fremlagte årshjul for 2015. Instituttleder får fullmakt til å gjøre mindre endringer i årshjulet ved behov. Gunn-Helene Turi Kontorsjef gunn-helene.turi@uit.no 77 66 03 11 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
Arkivref: 2010/3740 GTU000 Dato: 03.12.2014 Sak IIS-S 53-14 SAK IIS-S 53-14 HMS-arbeid ved IIS Saksutredning Instituttet har utarbeidet et HMS-årshjul for 2014, og har vedtatt følgende satsings-/fokusområder: Integrasjon i Teknologibygget informasjon, samordning, flytting og etablering Økt gjennom videreutvikling av rutiner og opplæring, spesielt med vekt på arbeid i laboratorie/verksted/simulator Medarbeidersamtaler Risikovurdering av laboratorieøvelser I tillegg er det vedtatt faste HMS-oppgaver som skal utføres årlig, se oversikten nedenfor: Aktivitet/oppgave Når Bistand av Ansvarlig Medarbeidersamtaler 1. halvår IL, KS HMS-utvalg x4 pr år IL kort info om HMS Alle møter IL Sykefraværsstatistikk gjennomgang og oppfølging Kvartalsvis HMS KS Evakueringsøvelse/brannøvelse x1 pr år BEA, LBG, IL HMS HMS- årsplan med fordeling av myndighet, ansvar og oppgaver. Januar IL Inkluderes i årsplanen til instituttet. Årlig gjennomgang av lagret farlig stoff, avfall og romkort samt Mars HMS UL rapportering til FD/HMS (brannfarlig/eksplosiver) (samkjøres med IFT) Gjennomgang og revidering av beredskapsplan September HMS FD HMS-runde November VO IL Førstehjelps- og nødutstyr - sjekk og etterfylling Neste HMS Brannmateriell AS kontroll står på apparat eller skap Opplæring av studenter i HMS (laboratoriearbeid, feltarbeid og Før oppstart Faglærer Lab.koordinator mekanisk arbeid). Gjennomgang av risikovurdering av lab. av lab Semesteravslutning for ansatte x2 pr år VO/KS IL Status vedr. satsings-/fokusområdene: Integrasjon i Teknologibygget informasjon, samordning, flytting og etablering: Instituttet er nå etablert i nytt Teknologibygg. Innflyttingen skjedde i juli-august, men bygget er fremdeles ikke overtatt av universitetet grunnet forsinkelser i byggearbeidene. Uferdige lokaler har derfor bydd på en del utfordringer i høst, både i forhold til undervisning i bygget og UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
klargjøring av kontorer for innflytting. Det er forsinkelser i bestilling av møbler og utstyr til diverse laboratorier, så flesteparten av disse har ikke vært i bruk i høst. Da det ved innflytting ble avdekket feil og mangler i bygget, ble det opprettet en egen e- postadresse, teknologibygget@uit.no, som ansatte kunne bruke for å melde inn feil og mangler. Denne er blitt benyttet aktivt, og brukernes tilbakemeldinger er samordnet og videreformidlet til Statsbygg/Bygge- og eiendomsavdelingen, som har tatt tak i problemene etter hvert som de har oppstått. Det er også etablert et eget sambruksutvalg med representanter fra begge institutt, som behandler saker som vedrører brukerne i bygget. Sambruksutvalget har møte en gang i måneden. Ansatte har fått informasjon om status vedr. Teknologibygget på personalmøter som gjennomføres annen hver uke. Teknologibygget har vært tema på nesten alle personalmøter denne høsten. Arbeid i laboratorier/verksted/simulator rutiner/opplæring/risikovurdering: Både fakultetet og instituttet er opptatt av at det finnes gode rutiner som sikrer at det ikke skjer skader på personer, bygning, utstyr og omgivelser. Det er derfor utarbeidet rutiner for arbeid i laboratorier og verksted, som er gjennomgått og godkjent på instituttledermøte sist høst. I instituttets kvalitetssystem er det en egen prosedyre for risikovurdering av laboratorieøvinger, som innebærer at det skal utføres en risikovurdering av lab.øvelsen i god tid før den blir gjennomført. Prosedyren er ikke tatt i bruk da skjemaet for risikovurdering av lab-øvelser har manglet. Skjemaet er nå laget, og vil bli fremmet som sak i kvalitetsutvalget. Medarbeidersamtaler: Instituttets kvalitetssystem inneholder en egen prosedyre om medarbeidersamtaler. I prosedyren står det det skal gjennomføres medarbeidersamtaler årlig og i løpet av 1. halvår. I Arbeids- og klimaundersøkelsen som UiT gjennomførte i høst fremkommer det at 80 % av de som svarte har hatt medarbeidersamtale med nærmeste leder. Da alle ansatte skal ha tilbud om medarbeidersamtale, er det viktig å påse at dette målet blir oppfylt. Status vedr. årlige HMS-oppgaver: Nedenfor gis en oppsummering av status vedr fastsatte årlige HMS-oppgaver: Aktivitet/oppgave Medarbeidersamtaler HMS-utvalg kort info om HMS Sykefraværsstatistikk gjennomgang og oppfølging Evakueringsøvelse/brannøvelse Status Jfr. kommentar over. Det er ikke gjennomført møter i HMS-utvalget i 2014. Det er ikke laget egen sak om HMS til alle møter. Der det har vært dokumenter som har omhandlet HMS, har disse blitt lagt frem som referatsak på møtene. Kvartalsvise fraværsstatistikker blir fremlagt overfor instituttstyret. Det er ikke gjennomført brannøvelse i nybygget da bygget ikke er overtatt av universitetet. Det er meldt inn til BEA at det må gjennomføres en UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5
HMS- årsplan med fordeling av myndighet, ansvar og oppgaver. Inkluderes i årsplanen til instituttet. Årlig gjennomgang av lagret farlig stoff, avfall og romkort samt rapportering til FD/HMS (brannfarlig/eksplosiver) Gjennomgang og revidering av beredskapsplan HMS-runde Førstehjelps- og nødutstyr - sjekk og etterfylling Opplæring av studenter i HMS (laboratoriearbeid, feltarbeid og mekanisk arbeid). Gjennomgang av risikovurdering av lab. Semesteravslutning for ansatte brannøvelse snarest. Dette er implementert i årsplanens kap. 8. Det er i 2014 registrert farlige stoffer og utarbeidet romkort for Strandveien. Arbeidet vil fortsette i nybygget i forbindelse med at laboratorier/verksted tas i bruk. Administrasjonen ved IIS deltok i oktober d.å. på en table top øvelse gjennomført av 2. års studenter i Samfunns og miljø, der øvelsene som ble gjennomført hadde utgangspunkt i beredskapsplanen for NTfakultetet. En av konklusjonene etter øvelsen er at beredskapsplanen bør bli revidert. NT-fakultetet har planlagt en slik revisjon høsten 2015. Det er ikke gjennomført en egen HMS-runde i 2014, men det har vært avholdt flere møter om og kartlegging av HMS ved instituttet: Den 21.02.14 ble det gjennomført en kartlegging av risikofylte oppgaver med forslag til tiltak. Disse er gjennomgått sammen med lab.teamet, og vil bli fulgt opp. Den 04.04.14 ble det avholdt et HMS-møte med brukerne av det nye Teknologibygget om mulige HMS relaterte problemstillinger knyttet til flytting til, og oppstart i, det nye Teknologibygget. Problemstillinger er konkretisert og oppgaver fordelt. Det ble i september d.å. gjennomført en ARK (Arbeidsmiljø og klima) undersøkelse for alle ansatte ved UiT. Etter at spørreundersøkelsen var avsluttet og resultatene forelå, ble det avholdt et tilbakemeldingsmøte for ansatte ved IIS den 28. november, hvor resultatene ble presentert. På møtet ble det også valgt ut tema/emner/områder som vi ønsker å jobbe videre med samt utarbeidet tiltak som ønskes iverksatt for å nå valgte satsingsområder. I møte den 10. desember skal vi gjennomgå foreslåtte tiltak og velge ut de områdene vi ønsker å iverksette. Instituttet sammen med HMS-rådgiver på fakultetet har kartlagt og kjøpt inn det som trengs av førstehjelps- og nødutstyr i nybygget. Sjekk og etterfylling utføres av det firmaet som universitetet har rammeavtale med. Dette vil bli iverksatt fra vårsemesteret 2015. Det arrangeres årlig julebord og sommeravslutning for ansatte, og dette er også gjennomført i 2014. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6
Forslag til vedtak: tar til etterretning status vedr. HMS arbeid ved instituttet. Gunn-Helene Turi Kontorsjef gunn-helene.turi@uit.no 77 66 03 11 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7
Arkivref: 2009/543 GTU000 Dato: 25.11.2014 Unntatt offentlighet jf: offl. 25,1 Sak IIS-S 54-14 SAK IIS-S 54-14 Forlengelse av professor II stilling ved IIS Unntatt offentlighet jf: offl. 25,1 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8
Arkivref: 2014/5782 GTU000 Dato: 03.12.2014 Sak IIS-S 55-14 SAK IIS-S 55-14 Godkjenning av avtale mellom IFT, IIS, IG og TGO om bruk av mekanisk verksted Saksutredning: I det nye Teknologibygget er det et eget mekanisk verksted tilknyttet Institutt for fysikk og teknologi (IFT). På verkstedet er det to fast ansatte som avlønnes av IFT. Det er flere parter, herav IIS, som har behov for de tjenestene som det mekaniske verkstedet kan tilby. Det er derfor nødvendig å inngå en avtale som regulerer bruken av verkstedet og fordeling av utgifter for drift av verkstedet. Kostnader knyttet til verkstedet er som følger: Verkstedet har ved avtalens inngåelse to faste stillinger. Lønnsutgiftene i 2014 er beregnet til kr 1 099 259 og felles driftsutgifter til kr 90 000. Samlet gir dette en totalkostnad på kr 1 189 259. Summen fordeles mellom avtalepartene på følgende måte: 60 % på IFT 10 % på IIS 10 % på IG 20 % på TGO For IIS vil denne avtalen innebære en årlig kostnad på i underkant av kr. 120 000. I tillegg har vi satt av kr. 30 000 til andre driftskostnader og materiell som instituttet trenger for å få utført verkstedtjenester, slik at de totale kostnadene vil bli på kr. 150 000. Dette beløpet er innarbeidet i budsjettet for 2015. Instituttleder foreslår at avtalen godkjennes som fremlagt, jfr. vedlagte avtale. Forslag til vedtak: Avtale om bruk av mekanisk verksted i Teknologibygget godkjennes som fremlagt. Gunn-Helene Turi Kontorsjef gunn-helene.turi@uit.no 77 66 03 11 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 9
Arkivref: 2014/815 GTU000 Dato: 02.12.2014 Sak IIS-S 56-14 SAK IIS-S 56-14 Regnskapsrapport pr. 31.10.14 Saksutredning: Vedlagt er resultatrapporten for IIS og Luftfart ut oktober. Kommentarer til rapporten: IIS har et mindreforbruk på 618.000 i forhold til budsjett pr. 31.10. Dette skyldes generelt lavere driftskostnader over året. Sommerens lave aktivitet pga flytting er nok en medvirkende årsak. Lønnskostnadene ligger helt som budsjettert, med et mindreforbruk på kr 15.000. Kostnadene for IIS vil bli noe redusert når vi får refundert flyttekostnadene fra fakultetet, BEA og andre. Det kan dreie seg om opp mot kr. 100.000. Instituttets økonomi er positiv i henhold til budsjett og det styres godt etter budsjett. Når det gjelder luftfartsfag, så er alle investeringene i fly bokført på klasse 9. Dette utgjør ca kr. 9 mill., slik at resultatet er ca kr. 2,3 mill. i underskudd mot budsjettert 1,994. På slutten av året vil det komme ganske store kostnader i forbindelse med forsinket flyging. Det vil bli foretatt et oppgjør for økte avskrivinger/nedbetaling samt egenandel flysimulator med ca 2 mill. Resultatet for Luftfart er således ganske uoversiktlig pr. dato. Man må få bedre oversikt og kontroll på kostnadene på luftfartsutdanningen. Forslag til vedtak: tar til etterretning regnskapsrapport pr. 31.10.14. Gunn-Helene Turi Kontorsjef gunn-helene.turi@uit.no 77 66 03 11 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 10
Arkivref: 2014/5919 GTU000 Dato: 09.12.2014 Sak IIS-S 57-14 SAK IIS-S 57-14 Fordeling av studieplasser ingeniør Saksutredning: UiT Norges arktiske universitet fikk tildelt nye studieplasser i innen ingeniørfag over nasjonalbudsjettet 2014. Tildelingen er 60 studieplasser som gjentas over 4 år, noe som tilsvarer 80 studieplasser i ett 3-årig ingeniørstudium. I forbindelse med opprettelsen av UiT Norges arktiske universitet la Kunnskapsdepartementet en føring som gjør at 20 av disse studieplassene reserveres til ingeniørstudiet Arktiske anlegg ved Campus Alta. De resterende plassene vil gå til styrkning av studietilbudet i Tromsø, og ved Institutt for ingeniørvitenskap og har en gjort følgende vurdering når det gjelder aktuelle fagområder innen ingeniørfag: - Automasjon har i lengre tid tatt opp flere studenter enn antall studieplasser som er tildelt. Økningen har kommet både som ett resultat av større studenttilstrømning til det ordinære ingeniørstudiet, men det har også vært tatt opp mange Y-vei studenter som har relevante fagbrev for automasjon. IIS mener at økningen av lokale Y-veis studenter er positiv, og at en derfor bør øke permanent fra 30 til 40 studieplasser på automasjon. - Prosess- og gassteknologi har vært en av de mest populære studieretningene ved NTfakultetet og UiT generelt. Etter at studiet ble lukket har det vært stort press på IIS om å prøve å opprettholde ett høyt antall studenter på opptak med begrunnelse både i det store antallet kvalifiserte søkere og ett behov i næringslivet for denne kompetansen. I samarbeid med lokale bedrifter som Aker Solution, Subsea7 og Statens Vegvesen ble det for 2 år siden utarbeidet en ny spesialisering innen konstruksjon og rørsystemer, såkalte «sorte fag». Denne studieplanen ble i sin tid ikke innført fordi en manglet finansiering. Med de nye studieplassene som er tildelt mener IIS derfor at en øke antall studieplasser fra 30 til 40 på prosess- og gassteknologi og legge til rette for at studentene kan velge mellom følgende to spesialiseringer innen studiet: Prosessteknikk (som dagens studium) og Konstruksjon av prosessanlegg (sorte fag). - Innen petroleum har det vært en stor vekst i næringen. Denne veksten har snudd til nedgangstider i de siste månedene i takt med lavere oljepriser, men nasjonalt forventer en fortsatt vekst i nordområdene. IIS har er samfunnsansvar når det gjelder å utdanne ingeniører til dette feltet, og gjennom Roald Amundsens Petroleums research center har IIS i samarbeid med UiS jobbet med en ingeniørutdanning i Petroleumsteknologi. I ett foreløpig forslag til studieplan bidrar IIS med alle fellesemner innen ingeniørfag og enkelte programemner kommer fra studieretningen o prosess- og gassteknologi, mens spesialiseringsemner innen petroleumsteknologi hentes fra tilsvarende studieplan på UiS. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 11
Her ser en på muligheter både for å hente ansatte fra UiS for undervisning i Tromsø, samt på hvordan en kan sende studenter fra Tromsø til Stavanger for å ta laboratorium delen av kursene der. IIS bør derfor opprette ett ingeniørstudium i Petroleumsteknologi med 20 studieplasser. - Ubemannede luftfartøy, Remotely Piloted Aircraft Systems (RPAS), er ett nytt felt med veldig stor aktivitet internasjonalt. I Tromsø har vi flere miljøer som er sterkt interessert i feltet, og IIS har også fått midler til utvikling av studietilbud knyttet til RPAS. Se egen orienteringssak om RPAS, kursutvikling og tilhørende forskningsmiljø i Tromsø. IIS mener en må utnytte den kraftige oppbyggingen og interessen omkring RPAS, og bør derfor opprette ett ingeniørstudium i ubemannende luftfartøy med 20 studieplasser. Med bakgrunn i det ovennevnte har det vært gjennomført innledende samtaler med alle involverte fagmiljø på IIS, med NT-fakultetet og eksterne partnere, og disse har vært positive til våre planer. Planene innebærer en utvidelse av vår aktivitet, men vi gjør disse utvidelsene i hovedsak gjennom å styrke eksisterende aktivitet i tråd med IIS sin strategi. Forslag til vedtak: ber Institutt for ingeniørvitenskap og om å gjøre følgende fordeling av 80 studieplasser innen ingeniørfag: o Ingeniørstudium i Arktiske anlegg, 20 plasser (oppstart høst 2014) o Ingeniørstudium i prosess- og gassteknologi, 10 plasser (økning fra høst 2014) o Ingeniørstudium i automasjon, 10 plasser (økning fra høst 2014) o Ingeniørstudium i petroleumsteknologi, 20 plasser (oppstart høst 2016) o Ingeniørstudium i ubemannende luftfartøy, 20 plasser (oppstart høst 2016) Yngve Birkelund Instituttleder yngve.birkelund@uit.no 77 66 02 46 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 12