Kartlegging av referansegrupper i emner ved IME Evalueringsstudentassistent Terese Syre (siving) - tereseva@stud.ntnu.no Evalueringsstudentassistent Michael Johansen (realfag) - michaej@stud.ntnu.no Høstsemesteret 2011, rapport fra 6.12.11. Trondheim. Antall vedlegg: 2 Innledning I arbeidet som evalueringsstudentassistent har det blitt kartlagt bruken av referansegrupper i emnene på IME-fakultetet høstsemesteret 2011. Instituttene som dette gjelder for er: Institutt Institutt for datateknikk og informasjonsteknologi (IDI) Fagkoder TDT, IT Institutt for matematiske fag (IMF) Institutt for teknisk kybernetikk (ITK) Institutt for elektroteknikk og telekommunikasjon (IET) Institutt for elkraftteknikk (Elkraft) Institutt for telematikk (ITEM) TMA, MA, ST TTK TFE, TTT TET TTM Vi har sendt ut epost til alle faglærere ved alle instituttene. Studenttinget NTNU har i tillegg tatt initiativ til et informasjonsmøte for referansegrupper på hele NTNU. Det ble invitert til møtet via Facebook: https://www.facebook.com/events/219650118094982/
Forandringer fra tidligere. I år, som før, har vi sendt ut epost til alle faglærere med et vedlegg som de ble bedt videresende til sine referansegrupper. Faglærerne ble også oppfordret til å gi oss tilbakemelding på deres egne og studentenes erfaringer med emnet. På grunn av en forsinket prosess med å fornye det nevnte vedlegget ble eposten til faglærerne sendt ut først i oktober. Vedleggets endringer er at det ble mer fokus på mulighetene som representant i referansegruppe og mindre på å gjøre en jobb for KVASS. Forøvrig har vi i år vært mer interessert i erfaringene fra foreleserene enn detaljene rundt hvem som sitter i hver referansegruppe. Vi har derfor bedt faglærerne gi oss direkte tilbakemeldinger i stedet for å sende oss en liste over referansegruppemedlemmer, fordi denne informasjonen har ikke vært brukt i etterkant. Siden det er i emnene fra 1. til 3. årskurs det anbefales å ha referansegrupper, er det disse som hovedsakelig omfattes i denne rapporten. En forbedring dette semesteret er at vi ikke har spurt forelesere om informasjon som ikke blir brukt, men siden vi i år var litt sene med å sende ut eposten kan det være at foreleser ikke følte det var så viktig å svare på denne. Dette synes vi er problematisk, for i dette tilfellet har de masse informasjon fra inneværende semester. Neste semester vil vi prøve å sende ut epost i slutten av januar med samme vedlegg som dette semesteret og brosjyren fra studenttinget om bruk av referansegrupper. I tillegg vil vi sende en påminnelse i slutten av april hvor vi også minner om beviset referansegruppemedlemmene skal få etter endt semester. Vi håper dette vil føre til flere tilbakemeldinger, og bedre bruk av referansegruppene. Tilbakemeldinger fra referansegrupper via faglærere Vi har dette semesteret fått tilbakemeldinger fra få forelesere. Noen av tilbakemeldingene vi har fått går på at det er vanskelig å få studentene til å stille som representanter i referansegruppen. Dette er et gjentagende problem. Andre tilbakemeldinger sier at bruken av referansegruppe føles unødvendig fordi studentene som enkeltpersoner er flinke til å melde ifra om forbedringspotensiale. Videre får vi tilbakemelding om at arbeidet går fint og at de har hatt flere konstruktive møter. Passende møtetider for studenter og forelesere har også vært en utfordring for noen.
Forslag til forbedringer Vi evalueringsstudasser burde få epostaliaser av IME, f.eks. evalstudass@ime.ntnu.no Epostlistene til faglærerne på de forskjellige instituttene bør åpnes for sending fra ovennevnte adresse slik at vi kan adressere faglærerne direkte i stedet for å gå via en instituttleder eller et instituttkontor. Mye tilbakemeldinger kan være tapt på grunn av at de ikke er sendt til oss direkte. En del faglærere rapporterer om vanskeligheter med å finne frivillige. Faglærerne bør gjøres klar over at det er fullt lov å peke ut noen i salen, selv om dette kanskje ikke er det ønskelige vil det hvertfall fungere. Noen faglærere rapporterer problemer med å planlegge møtetider som passer for alle i referansegruppen. Faglærerne bør anbefales å bruke et møteplanleggingsverktøy, helst ett som er gratis og reklamefritt slik som Doodle (se www.doodle.com). Evalueringsstudassene bør ikke deles i siving/realfag, men heller deles på institutter. Slik har det blitt gjort i praksis de siste årene. Denne praksisen bør vi fastsette i arbeidsbeskrivelsen.
Vedlegg 1 (mangler NTNU-logo og litt formatering) Til faglærerne og studentene i emner ved fakultetet for informasjonsteknologi, matematikk og elektronikk (IME) Hvorfor har vi ordningen med referansegrupper? Bruk av referansegruppe er en enkel, direkte og lite byråkratisk ordning for å føre dialog mellom studenter og faglærer (emnekoordinator) om studieopplegget og gjennomføring av undervisningen. Referansegruppen skal gi tilbakemelding til faglærer om hvordan undervisningsopplegget har bidratt til å oppfylle læringsmålene i emnet. Referansegruppa er studentenes viktigste mulighet for å uttale seg om undervisningen i et emne. Som oftest skjer det på en veloverveid og konstruktiv måte hvor medlemmene av referansegruppa gjerne har drøftet undervisningsopplegget med klassen før møtene med faglærer. Bruk av referansegrupper gir mulighet for å utvikle gode ideer, oppklare misforståelser, løse problemer og ha en kontinuerlig forbedringsprosess i hvert enkelt emne. Det er også en god mulighet for faglærer i å få innsikt i hvordan eget emne passer sammen med de andre emnene som studentene har i studieprogrammene. Ordningen er en viktig del av kvalitetssikringen av emnet og det tilfører instituttet god dokumentasjon (rapport) som også kan brukes ved større evalueringer av studieprogram. Mye mer om utdanningskvalitet og referansegrupper finnes på: http://www.ntnu.no/studier/utdanningskvalitet/ Faglærer (emnekoordinator) sin oppgave er å sørge for: At det ved semesterstart blir gitt en oppsummering av synspunkter og forslag som har kommet fram i rapportene de 2-3 foregående år, og kort redegjøre for hvordan innspill fra referansegruppene har blitt vurdert og tatt hensyn til i videreutviklingen av emnet og undervisningen. At det tas initiativ til at 2 til 5 studenter (avhengig av størrelse og sammensetning av studentgruppa) blir valgt eller utnevnt til medlemmer av referansegruppa. At det legges til rette for god og åpen dialog med minimum 2 møter (helst 3 eller 4) i løpet av semesteret.
At referansegruppa skriver en kort rapport som sendes elektronisk til pedagogisk koordinator og faglærer ved semesterslutt. Referansegruppens rapport til instituttet Rapporten skal være kort og ta opp de viktigste tema som har vært diskutert. Formelt sett er rapporten til instituttet og blir arkivert i det elektroniske emnearkivet. Normalt vil rapporten dreie seg om forslag og synspunkter på mindre justeringer og forbedringer, og bidra til oversikt, dokumentasjon og historikk over utviklingsarbeidet i emnet. Noen ganger kan det være nødvendig å rapportere om behov for større endringer og for å bedre koordinering med andre emner i studieprogrammene. Rapportene blir lest og vurdert sammen med annet materiale i det løpende pedagogiske og faglig arbeidet med emnene. Bekreftelse fra prorektor på deltakelse i referansegruppe Prorektor har laget en standardattest (bekreftelse) som faglærer vil signere og gi til hvert enkelt medlem etter avsluttet arbeid og innsending av rapport. Prorektor skriver blant annet at NTNU er avhengig av aktiv medvirkning fra studentene i sitt kvalitetsarbeid og arbeidet med å forbedre det totale læringsmiljøet. Referansegruppene skal på fritt grunnlag vurdere disse sidene ved undervisningen: Pensum Forelesninger Kollokviegruppene Oppgaveinnleveringer Veiledning På forhånd takk for innsatsen Vennlig hilsen evauleringsstudentassistentene ved IME-fakultetet Terese Vardenær Syre Eval.stud.ass. tereseva@stud.ntnu.no Michael Johansen Eval.stud.ass. michael@informatikk.org English summary To International students: Members of reference groups for subjects at the Faculty of Information Technology, Mathematics and Electrical Engineering (IME). A reference group is a dialogue group and it is meant to contribute to minor changes and corrections regarding curriculum and teaching improvement. But if you feel that a more
comprehensive change is necessary, you can of course, send a suggestion to the faculty that a more complete evaluation should be carried out. More information about reference groups at NTNU is available at: ntnu.edu/studies/educationquality During the first 2 3 weeks of the semester the professor responsible ( faglærer or emnekoordinator in Norwegian) for a particular subject at our department will provide for an election or appointment of members to the reference group from among the students in the class. The departments rely upon reference groups as an instrument in the efforts for continuous improvement of the quality of our teaching. The first meeting should be arranged within 3 weeks after semester start. You are of course free to address any relevant issue connected to curriculum, facilities, teaching, exercise, project work etc. We recommend that you to discuss the subject and teaching with other members of the class as a preparation before the reference group meetings. We expect that you will have two or three meetings with the responsible professor during the semester during which you have the opportunity to give feedback on the quality of teaching, teaching programme and content of the subject. We expect that the reference group will write a short report covering most important issues that you have discussed in the group and with the professor. The report will be stored electronically by the administration as one of many other documents in the file for the specific subject. Your feedback could include opinions and suggestions on improvements regarding Curriculum Textbooks and teaching material Project and group work Exercise and assignments Laboratories and other facilities Guiding and teaching supervisors Lecturers and lecturing The professor responsible for your subject can give you more information. Also the Norwegian students can explain more about how reference groups are meant to work. Thank you very much for contribution.
Vedlegg 2: Hei! Nå er dette semesteret godt i gang, og referansegrupper i alle emner som undervises for 1., 2. og 3. klasse burde være opprettet. Vi ber om tilbakemeldinger på erfaringer dere har hatt. Hvordan fungerer referansegruppen i ditt emner? Var det vanskelig å finne medlemmer? Har dere hatt gode konstruktive møter? Er det noe vi som evalueringsstudentassistenter kan bidra med for å gjøre deres referansegrupper bedre? Dersom det ikke er opprettet referansegruppe ønsker vi gjerne tilbakemeldinger på dette også. Ved endt semester skal medlemmene av referansegruppen få en attest, denne kan dere henvende dere til deres institutt for å få. Vedlagt ligger informasjonsskriv om referansegrupper, dette ønsker vi dere videresender til deres referansegruppe. Med vennlig hilsen Evalueringsstudentassistentene Terese Vardenær Syre (siv.ing), tereseva@stud.ntnu.no Michael Johansen (realfag), michael@informatikk.org