Gjerdrum kontrollutvalg Dato: 21.08.2017 09:00 Sted: Formannskapssalen, Gjerdrum herredshus Notat: Det er avtalt virksomhetsbesøk på Gjerdrum bo- behandlingssenter etter møtet, ca. kl. 10.00-10.15. Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil +47 90 11 88 74 evt. på e-post kjnord@lorensk.kommune.no. Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Lørensk 14.08.2017 For leder i Gjerdrum kontrollutvalg, Thor Werner Tstad Kjell Nordengen Rådgiver
Saksliste Saker til behandling 26/17 Referater 3 27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 5 28/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS 14 29/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet 21 30/17 Orientering ved revisjonen 26 31/17 Eventuelt 28 32/17 Virksomhetsbesøk 29
26/17 Referater - 15/00224-24 Referater : Referater Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/00224-24 Kjell Nordengen Saksgang Gjerdrum kontrollutvalg Møtedato 21.08.2017 REFERATER Forslag til vedtak/innstilling: Saken tas til orientering Vedlegg: Saker til behandling 1
26/17 Referater - 15/00224-24 Referater : Saker til behandling 2017 Kontrollutvalget i Gjerdrum kommune Saker til behandling 2017 Møte 13.02.16 Saker til behandling Kontrollutvalgets årsrapport Forvaltningsrevisjonsrapport folkehelsearbeidet Orientering fra rådmann vedrørende service kommunikasjon (Forbrukerrådets undersøkelse) 27.03.16 Forvaltningsrevisjonsrapport ØRU/ØRIK Eierskapskontroll Øvre Romerike brann redning 08.05.16 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap 12.06.16 Reduksjon av kostnader til revisjon Neste forvaltningsrevisjon Eierformer eierstyring 21.08.16 Virksomhetsbesøk bo- behandlingssenteret, så orientering om virksomhetens drift. Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 25.09.16 06.11.16 Budsjett for kontroll- tilsynsvirksomheten 2018 Rapport revisjonsåret 2016/2017 Prosjektplan for en eierskapskontroll forvaltningsrevisjon i Krisesenteret Orientering om rutiner for medarbeidersamtaler oppfølging av disse. Orientering om retningslinjer for salg av kommunal eiendom. Nytt økonomireglement Reduksjon av kostnader til revisjon Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2017 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten administrasjonens oppfølging av kommunestyrets vedtak Det har så vært nevnt følgende saker: Planverk for vedlikehold (bygg, veier) Miljørettet helsevern i skolen Integrering av flyktninger Offentlige anskaffelser, grunnleggende krav
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00056-5 Kjell Nordengen Saksgang Gjerdrum kontrollutvalg Møtedato 21.08.2017 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide en prosjektplan for en forvaltningsrevisjon innen Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Saksframstilling: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i kontrollutvalget 3. oktober 2016 i kommunestyret den 9. november 2016. Kontrollutvalget er delegert myndighet til å foreta nedringer i planen. I planen er det gjort følgende prioriteringer: Høyt prioritert Samarbeid med andre kommuner Tilpasset opplæring/spesialundervisning Veivedlikehold Klima/energi Digitalisering Middels prioritet Fysioterapitjenesten Rus psykiatri Barnevernet Næringsutvikling Lavere prioritert Mobbing Flyktninger Mulige vinklinger for en forvaltningsrevisjon innen disse områdene er nærmere beskrevet i plan for forvaltningsrevisjon. Det er opp til kontrollutvalget å velge område for forvaltningsrevisjon eventuelt supplere eller presisere de vinklinger som er 1
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt inntatt i planen. I møtet den 12. juni 2017 fattet utvalget følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide et notat/presentasjon om fysioterapitjenesten i Gjerdrum kommune basert på utvalgets drøfting. Revisjonen vil gi en presentasjon i møtet. 2
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Gjerdrum ENDELIG Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser vedtak, at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Plan for kontroll tilsyn. Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Kontrollutvalget i Gjerdrum kommune
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Gjerdrum ENDELIG Innhold Innledning... 2 Gjennomførte forvaltningsrevisjoner i forrige periode... 2 Overordnet analyse... 2 Ulike tilnærminger i forvaltningsrevisjoner... 3 Andre kontrollformer... 3 Forvaltningsrevisjoner andre kontroller... 4 Samarbeid med andre kommuner... 4 Tilpasset opplæring/spesialundervisning... 4 Veivedlikehold... 4 Klima/energi... 4 Digitalisering... 4 Fysioterapitjenesten... 5 Rus psykiatri... 5 Barnevernet... 5 Næringsutvikling... 5 Mobbing... 5 Flyktninger... 5 Kommunestyrets vedtak... 5 Rapportering av gjennomført kontroll... 6 Rullering av planen... 6 1
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Gjerdrum ENDELIG Innledning Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov rettigheter best mulig. Dette er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse virkninger ut fra kommunestyrets vedtak forutsetninger. Formålet med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre mer effektiv kommunal forvaltning, hvor læringsperspektivet står sentralt. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget minst én gang i valgperioden senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Gjennomførte forvaltningsrevisjoner i forrige periode I forrige periode er følgende forvaltningsrevisjoner undersøkelser gjennomført: Barnevern (2012) IKT-sikkerhet personvern (2013) Sykefravær tjenestekvalitet (2013) Kompetanse i tjenestene (2014) Administrasjonens oppfølging av kommunestyrets vedtak (2015) Overordnet analyse Planen bygger på en overordnet analyse for forvaltningsrevisjon. Analysen er utført av sekretariatet, kontrollutvalget har vært involvert i prosessen. Analysen har hatt en bred tilnærming. Kilder er KOSTRA, kommunens egne plandokumenter årsberetninger. Utvalget har så fått innspill fra rådmannen som har gitt sine innspill i kontrollutvalgets møte. Den overordnede analysen har bidratt til å peke på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Overordnet analyse er viktig så utover det som gjelder valg av forvaltningsrevisjoner. Analysen identifiserer flere risikoområder enn det kontrollutvalget har ressurser til å gjennomføre forvaltningsrevisjon på. Kontrollutvalget har imidlertid et bredt spekter av kontrollformer som kan tas i bruk, som orientering fra rådmannen virksomhetsledere, virksomhetsbesøk høring for å nevne noen. Analysen kan dermed brukes på flere måter i utvalgets arbeid med kontroll tilsyn i Gjerdrum kommune. I tillegg til at overordnet analyse er viktig som grunnlag for utvalgets kontrollaktiviteter, kan analysen så være et viktig kontrollverktøy i seg selv. Analysen gir en god oversikt over de viktigste virksomhetsområdene til kommunene med identifikasjon av de største risikoene innenfor hvert område. Dette gir kontrollutvalget god innsikt i den kommunale forvaltningen kommunens utfordringer. Det kan så være at kontrollutvalgets overordnede 2
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Gjerdrum ENDELIG analyse kan gi nyttige innspill til kommunens administrasjon når det gjelder internkontrollarbeidet. Ulike tilnærminger i forvaltningsrevisjoner Kontrollutvalget vil utforme formål problemstillinger for prosjektene ved bestilling av forvaltningsrevisjon. De fleste forvaltningsrevisjoner både i Gjerdrum i landet for øvrig ser på regeletterlevelse. Årsaken til dette kan være at det er enklere å finne kriterier å revidere etter ved å velge lover regler som utgangspunkt for kontrollen. I regelverket legges det imidlertid vekt på at forvaltningsrevisjon er ulike typer undersøkelser i tillegg til regeletterlevelse som: Økonomi produktivitet Effektivitet måloppnåelse Styringsverktøyenes hensiktsmessighet Administrasjonens saksbehandling Resultat av kommunens tjenesteproduksjon I kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon er det tenkt at prosjektene skal ha en variert tilnærming som dekker de fleste typer undersøkelser som nevnt over. Andre kontrollformer Gjerdrum kommune bestiller ca. 1 forvaltningsrevisjonsprosjekt i året. Kontrollutvalget tar opp et bredt spekter av saker, kontroll- tilsynsoppgavene omfatter mer enn bare revisjon. Kontrollutvalget har da ulike kontrollformer som kan tas i bruk. Dette kan illustreres ved figuren nedenfor, hvor tiltak som krever lite ressurser fra kontrollutvalgets side, slik som orienteringer fra rådmannen, er plassert nederst i trappa. 3
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Gjerdrum ENDELIG Forvaltningsrevisjoner andre kontroller Den nærmere avgrensning av det enkelte prosjekt gjøres av kontrollutvalget ved bestillingen av forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget har gjort følgende prioritering: Høy prioritet Samarbeid med andre kommuner En mulig vinkling av et prosjekt kan være en vurdering av interkommunalt samarbeid i kommunen. Mulige problemstillinger kan være: 1. Har kommunen vedtatt føringer for sitt interkommunale samarbeid følges disse opp i praksis? 2. Er erfaringene med interkommunalt samarbeid i tråd med kommunens forventninger til samarbeidet? 3. Er økonomisk utvikling i tråd med intensjonene for det enkelte interkommunale samarbeid? Tilpasset opplæring/spesialundervisning Formålet med prosjektet vil være å undersøke om barn/elever får oppfylt sin rett til spesialpedagisk hjelp/spesialundervisning. Et prosjekt på dette området vil bli avgrenset slik at man enten velger barn i barnehage eller elever i grunnskolen. Veivedlikehold En mulig innfallsvinkel til et prosjekt kan være å undersøke om man har gode systemer for planmessig vedlikehold. Klima/energi Et mulig formål med en undersøkelse på dette området kan være å undersøke i hvilken grad Gjerdrum kommune er forberedt på varslede klimaendringer. En annen vinkling av et prosjekt kan være å undersøke oppfølgingen av klima energiplanen. Digitalisering Aktuelle problemstillinger for en undersøkelse kan være: 1. Hva er status for digitaliseringen av kommunale tjenester i kommunen? 2. Hvilken betydning har digitalisering av kommunale tjenester for effektivitet samhandling i kommunens tjenesteproduksjon? 3. Hvilke hindringer finnes for digitalisering av kommunale tjenester i kommunen? 4
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Gjerdrum ENDELIG Middels prioritet Fysioterapitjenesten En mulig problemstilling kunne vært å undersøke nærmere de kommunale fysioterapeutenes oppgaver rolle i kjølvannet av Samhandlingsreformen ( om det er gjort tilpasninger til i tråd med intensjonene i reformen?). En annen problemstilling kan være å undersøke i hvilken grad fysioterapitjenesten er samordnet med kommunens øvrige helse- omsorgstjenester i hvilken grad det er lagt til rette for et tett samarbeid mellom fysioterapitjenesten kommunens øvrige helsetjeneste. Rus psykiatri Et mulig formål kan være å undersøke om kommunen sikrer at pasienter/brukere med psykiske vansker/lidelser /eller rusavhengighet får et helhetlig koordinert tilbud. Barnevernet Et mulig formål kan være å undersøke ressursbruk, samarbeid, kapasitet kompetanse overfor brukere av barnevernet i Gjerdrum kommune. Dette vil være et prosjekt som går bredt ut. En annen mulig vinkling kan være at man avgrenser mer, men går dypere inn i de undersøkte forhold. Næringsutvikling Et mulig formål kan være å vurdere om Gjerdrum kommune driver næringsutviklingsarbeid i tråd med politiske vedtak målsettinger. Lavere prioritet Mobbing En overordnet målsetting kan være å vurdere i hvilken grad kommunens arbeid med å bekjempe mobbing fremstår som tilfredsstillende. Flyktninger En mulig vinkling kan være om introduksjonslovens krav formål er ivaretatt, om kommunen følger opp sine forpliktelser. Kommunestyrets vedtak 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 5
27/17 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 17/00056-5 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Gjerdrum ENDELIG Rapportering av gjennomført kontroll Kontrollutvalget rapporterer fortløpende arbeidet med forvaltningsrevisjon til kommunestyret. I tillegg rapporteres det i utvalgets årsrapport. Kommunestyret fastsetter hvordan den enkelte forvaltningsrevisjon skal følges opp, kontrollutvalget følger opp vedtakene. Kontrollutvalget skal så avgi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er blitt ivaretatt. Rullering av planen Denne planen er utarbeidet med tanke på forvaltningsrevisjon i kommende 4årsperiode. I tillegg til løpende vurdering av planen vil kontrollutvalget vurdere om den bør revideres etter 2 år. Kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å fravike de vedtatte prioriteringene i planen basert på slike vurderinger, eller hvis andre forhold tilsier det. 6
28/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS - 15/00156-20 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS : Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/00156-20 Kjell Nordengen Saksgang Gjerdrum kontrollutvalg Møtedato 21.08.2017 ENGASJEMENTSBREV FRA ROMERIKE REVISJON IKS Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. Vedlegg: Engasjementsbrev Gjerdrum kommune Saksframstilling: Romerike Revisjon IKS er valgt til kommunens revisor. Revisjonen består av forvaltningsrevisjon, selskapskontroll regnskapsrevisjon Revisor har et selvstendig faglig ansvar for å foreta revisjon i samsvar med lov, forskrift god kommunal revisjonsskikk (GKRS). I vedlagte engasjementsbrev til kontrollutvalget har Romerike Revisjon beskrevet sin forståelse av revisjonsoppdraget, slik at kontrollutvalget får en oppfatning av rollefordeling hva som kan forventes av revisjonen. Det er imidlertid viktig å understreke at engasjementsbrevet ikke kan begrense pliktene revisor har etter lov forskrift, men har som formål å klargjøre ansvar omfanget av revisjonen. Engasjementsbrev for revisjonsoppdraget utarbeides for hver valgperiode eller oftere dersom det er forhold som tilsier det. Årsaken til dette engasjementsbrevet er skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. 1
28/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS - 15/00156-20 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS : Engasjementsbrev Gjerdrum kommune 21.6.2017.docx x - ROMERIKE &. REVISJON IKS kommune i Gjerdrum Kontrollutvalget kommune Gjerdrum Engasjementsbrev lnnledning 1. består av forvaltningsrevisjon Revisjonen revisor. IKS er kommunens revisjon Romerike i de Med utgangspunkt av kommuneregnskapet. revisjonen omfatter regnskapsrevisjon, for herunder standarder fylkeskommuner, som gjelder for kommuner revisjonsbestemmelsene av revisjonsoppdraget, vil vi i dette brevet beskrive vår forståelse revisjonsskikk, god kommunal hva som kan forventes av oss. slik at utvalget får en oppfatning av rollefordeling Revisjonen 2. formål innhold har blant annet følgende Kommuneloven 1. Revisjon av kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet bestemmelser virksomhet fylkeskommunal skal omfatte om revisjonen regnskapsrevisjon 1 78: skal skje i henhold til god kommunal forvaltningsrevisjon. til god kommunal i henhold av vår revisjon resultatene rapportere Vi vil gjennomføre av er normert begrepet i dette Innholdet standard. som er en rettslig revisjonsskikk, anerkjente etablerte forskrifter tilhørende om revisjon, bestemmelser kommunelovens (NKRF) er vi underlagt på området. Som medlem av Norges Kommunerevisorforbund standarder jevnlige eksterne kvalitetskontroller. Revisor har plikt til løpende å foreta en vurdering revisor skal hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av egen uavhengighet. av sin uavhengighet Ledelsenes ansvar som administrasjonssjef er det kommunens til kommuneloven I henhold er ordnet kontroll økonomiforvaltning interne administrative kommunens måte er gjenstand for betryggende kontroll. Oppdragsansvarlig til kontrollutvalget. for at er ansvarlig på en betryggende Det er så administrasjonssjefens årsregnskapet avlegge årsberetning kommunens fremme utarbeide årsberetning om årsregnskap forskrift i kommuneloven, bestemmelsene god kommunal regnskapsskikk. fylkeskommuner ansvar å med i samsvar i kommuner ledelse har så ansvaret for at vi som revisor har ubegrenset tilgang til registrerte Kommunens vi finner nødvendig for å kunne utføre vårt annen informasjon dokumentasjon opplysninger, så tilgang til mv. Dette inkluderer protokoller kontrakter, korrespondanse, arbeid, herunder nødvendig veiledning. systembeskrivelser Kommunestyret Kommunestyret fylkeskommunale i"mx-;.rol"erik; ansvar kontrol/utvalgets øverste organ, har det øverste tilsyn er kommunens velger selv et kontrollutvalg Kommunestyret forvaltning. ar; fra: ri.7j«wn.l Romerike revisjon lks Ringveien 4, 2050 Jessheim Telefon: 66 10 69 00 postmottak@romerikerevisjon.no med den kommunale til å forestå det løpende Org. no: 913 150 619 Kontonummer: 8601 48 26329
28/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS - 15/00156-20 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS : Engasjementsbrev Gjerdrum kommune 21.6.2017.docx tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Kontrollutvalget skal påse at kommunen forvaltningen blir forsvarlig revidert. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjoner basert på en overordnet risiko- vesentlighetsanalyse. 2.1 Forvaltningsrevisjon I henhold til forskrift om revisjon osv. 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger /eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring revisjonsskikk revisjonskriterier rapportering av forvaltningsrevisjon, etablerte anerkjente standarder for det enkelte prosjekt. skal skje i henhold til god kommunal på området, det skal etableres Innenfor forvaltningsrevisjon av kommuner er det NKRF som er det standardsettende organ. Grunnlaget bakgrunnen for den enkelte forvaltningsrevisjon vil være beskrevet ved rapporteringen av den enkelte revisjon, slik at denne oppgaven ikke blir beskrevet ytterligere i dette brevet. Se for øvrig nærmere om rapportering under eget avsnitt. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er avdelingsleder forvaltningsrevisjon selskapskontroll Oddny Ruud Nordvik. 2.2 Regnskapsrevisjon Når det gjelder regnskapsrevisjon vil grunnlaget for vårt arbeid i mindre grad være omtalt ved avrapportering, slik at vi her bruker noe mer plass på å beskrive vårt arbeid grunnlaget for dette. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor er Børge Haukland. Årsregnskapet de aktuelle delene av årsberetningen l regnskapsrevisjonen er vår hovedoppgave som revisor for kommunen å vurdere avgi en uavhengig uttalelse (revisjonsberetning) om hvorvidt årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov forskrifter. I tillegg kontrollerer vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, at beløpene stemmer med regulert beløp. Vi kontrollerer så om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet. l tillegg kontrollerer vi om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig oversiktlig registrering dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Videre er det vår oppgave å vurdere om kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte med forsvarlig kontroll. Årsregnskapet skal iht. forskriften etter regnskapsåret. Årsberetningen være avlagt av administrasjonssjefen skal avgis uten ugrunnet opphold, 2 innen 15. februar i året senest innen 31. mars.
28/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS - 15/00156-20 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS : Engasjementsbrev Gjerdrum kommune 21.6.2017.docx Administrasjonssjefens oppbevaring ansvar omfatter av regnskapsopplysninger så ansvar er innrettet for at registrering, på en ordentlig Rev/sjonens utføre/se forholdet til intern kontroll God kommunal revisjonsskikk innebærer blant annet at vi kontrollerer som underbygger revisjonshandlinger informasjonen i årsregnskapet, foretar dokumentasjon oversiktlig måte. utvalgte deler av materialet analytiske vurderinger andre som vi etter forholdene finner hensiktsmessige. På grunn av en revisjons iboende begrensninger, sammen med den interne kontrollens iboende begrensninger, er det alltid risiko for at ikke all vesentlig feilinformasjon i regnskapet avdekkes, selv om revisjonen er planlagt utført i samsvar med god kommunal revisjonsskikk, herunder de internasjonale revisjonsstandardene (ISA ene). Ved vår risikovurdering vurderer vi de interne kontrollene som er relevant for kommunens eller enhetens utarbeidelse av årsregnskapet med det formål å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige ut fra omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for effektiviteten av enhetens interne kontroll. Slike revisjoner eller gjennomganger vil eventuelt kunne avtales særskilt med oss. Generelt vil en effektiv intern kontroll vil oppstå uten å bli avdekket, (kommunens egen) redusere men vil aldri kunne eliminere risikoen for at misligheter denne risikoen. Omfanget feil av vårt revisjonsarbeid vil for en stor del være avhengig av kvaliteten på, effektiviteten av kommunens interne kontroll, samt regnskaps rapporteringsrutiner. Vi vil rapportere skriftlig om eventuelle vesentlige mangler i den interne kontrollen som vi har identifisert Registrering under revisjonen, dokumentasjon som er relevante for revisjonen se nærmere om dette under avsnittet av årsregnskapet rapportering. av regnskapsopplysninger Når vi konkluderer om registrering dokumentasjon av regnskapsopplysninger i revisjonsberetningen, vil revisjonen være utført i samsvar med den internasjonale standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon». Denne standarden krever at vi etterlever etiske krav, planlegger gjennomfører vårt arbeid for å oppnå betryggende sikkerhet for at det ikke er vesentlige formelle mangler knyttet til registrering dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Slike vurderinger innebærer gjennomføring av kontrollhandlinger for å innhente bevis om disse forholdene. De valgte kontrollhandlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for vesentlige mangler. Ved vurderingen av ledelsens plikter med hensyn til registrering dokumentasjon av regnskapsopplysninger, innhenter revisor informasjon om kommunens interne rutiner for å vurdere samsvaret med lov, forskrift god bokføringsskikk, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. Andre uttalelser kontrollhandlinger Vår revisjon vil så omfatte de kontrollhandlinger lønns- trekkoppgavene momskompensasjon. de som er nødvendige terminvise krav Vi utfører så kontroll av tilskudd etter den for å attestere følgeskriv kommunale ordningen som er gitt for å finansiere oppgaver (særattestasjoner), der det er krav eller ønske om revisors attestasjon. Våre utføres i tråd med oppdragsgivers anvisninger aktuell standard for attestasjonsoppdrag. 3. Innsynsrett taushetsplikt Revisor kan kreve enhver opplysning, redegjørelse foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige 3 til for særskilte kontroller eller ethvert dokument hos kommunen for å gjennomføre oppgavene.
28/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS - 15/00156-20 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS : Engasjementsbrev Gjerdrum kommune 21.6.2017.docx FN.- PN Både oppdragsansvarlig revisor revisjonsmedarbeiderne har taushetsplikt forvaltningsloven 13 til 13e. Dette følger av kommunelovens 78, nr. 7. Taushetsplikten ubegrenset i tid, så etter at oppdraget er avsluttet. Taushetsplikten er d ikke til hinder revisjonen som er nødvendige. for at kontrollutvalget får den informasjon etter gjelder om resultater av 4. Rapportering dial Engasjementsbrev for revisjonsoppdraget utarbeides for hver valgperiode eller oftere dersom det er forhold som tilsier det. l tillegg utarbeides oppstartsbrev i forbindelse med oppstart av den enkelte forvaltningsrevisjon årlig i forbindelse med oppstart av regnskapsrevisjonen, dette sendes administrasjonen. Kontrollutvalget kommunestyret, egne rapporter. skal sørge for at plan for forvaltningsrevisjon blir utarbeidet innstille til som vedtar planen. Forvaltningsrevisjoner rapporteres til kontrollutvalget i form av Regnskapsrevisjonens Kontrollutvalgets innhold oppgave kontrollutvalget informasjon redegjøres for status i revisjonsstrategien. avhenger av revisjonsstandarder, er å påse at kommunen intern kontroll har en tilstrekkelig revisors revisjon. skjønn. For å sikre om regnskapsrevisjonen vil det i tillegg til revisjonsberetningen arbeidet løpende. Kontrollutvalget vil så bli orientert om Etter en endring i Offentleglova 5 annet ledd, som trådte i kraft 1. januar 2015, kan offentlig innsyn i foreløpige revisjonsrapporter utsettes inntil den endelige rapporten er oversendt kontrollutvalget. Endringen innebærer ikke en innsnevring i selve innsynsretten i revisjonsrapporter; det er kun tidspunktet for når innsyn kan kreves som er endret. Misligheter Revisor skal iht. forskriftens 3, gjennom revisjonen bidra til å forebygge avdekke misligheter feil. Konstateres det misligheter ved revisjon, eller på annen måte, skal revisor sende foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er nærmere klarlagt skal revisor sende endelig Revisor skal sende kopi av innberetningen til administrasjonssjefen. innberetning til kontrollutvalget. Nummeren e brev Vi kan gjennom regnskapsrevisjonen finne forhold som ikke blir påpekt l revisjonsberetningen, men som vi finner nødvendig å påpeke i nummerert brev. Slike nummererte brev vil bli sendt til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Kontrollutvalget har et ansvar for å påse at forhold som er påpekt av revisor blir fulgt opp. lhenhold til revisjonsforskriften 1. 4, 2 skal revisor påpeke følgende forhold i nummererte brev: Mangler ved plikten til å sørge for ordentlig oversiktlig registrering dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Feil mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen. Misligheter. Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet. Manglende redegjørelse for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap regulert budsjett slik det fremstår riktig beslutningsnivå. 4 etter gyldige vedtak/endringer fattet på
28/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS - 15/00156-20 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS : Engasjementsbrev Gjerdrum kommune 21.6.2017.docx 6. 7. Begrunnelse gis i henhold Begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser til lov eller forskrift. for å si fra seg oppdrag etter 16. påpekning med Brev administrasjonen. av mindre vesentlige feil eller overfor mangler offentlige vil bli myndigheter sendt direkte som til ledelse Uttalelser fra kommunens innhente en revisjonsskikk vil vi i henhold til god kommunal med årsavslutningen I forbindelse som gis i opplysninger de av riktigheten fullstendigheten om ledelsen fra uttalelse skriftlig om ledelsen fra uttalelser skriftlige innhente På samme måte er vi pålagt å årsregnskapet. fra innhentes vil uttalelsene Disse mv. misligheter om mistanke til eller kjennskap administrasjonen. Andre tjenester 5. mange praksis innenfor kompetanse med betydelig har medarbeidere Vår organisasjon Dette gjør oss i stand til å yte kompetent veiledning til dere, som medlem av NKRF fagområder. innenfor i et stort fagmiljø. Vi bistår gjerne med veiledning kan vi så trekke på kompetansen budsjetter, lov forskrifter osv., så langt det Iar regnskapsføring, intern kontroll, merverdiavgift, seg gjøre innenfor vår oppgave som revisor. forståelse av revisors rolle med kontrollutvalgets Vi håper innholdet i dette brevet samsvarer Hvis noe er uklart eller samarbeid. vi ser frem til et godt konstruktivt ansvarsområder, utvalget har spørsmål, er det bare å ta kontakt. Jessheim, 21.6.2017 Med vennlig hilsen Nina Neset daghgleder Kopi: administrasjonssjef kommunestyret 5
28/17 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS - 15/00156-20 Engasjementsbrev fra Romerike revisjon IKS : Engasjementsbrev Gjerdrum kommune 21.6.2017.docx á
29/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/00156-19 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/00156-19 Kjell Nordengen Saksgang Gjerdrum kontrollutvalg Møtedato 21.08.2017 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISORS EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET Forslag til vedtak/innstilling: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Vedlegg: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet Saksframstilling: I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget. Årsaken til denne erklæringen er skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. 1
29/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/00156-19 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansv. Regnskap - sak KU Gjerdrum Revisors egenvzn'dering Kontrollutvalget Gjerdrum av zlmrhengighet som oppdragsansvarlig regnskapsrevisjon!"gjerdrum kommune i kommune Vurdering av oppdragsansvarlig revisors Gjerdrum uavhengighet i forhold til kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet kontrollutvalget, jf. merknader til nevnte bestemmelse. revisor tilligger I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet Og objektivitet gjelder så for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisj ons kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet objektivitet. Som nærstående regnes a) b) c) ektefelle en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje søsken, deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje søsken til en person son nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor medfører i kommunen eller fylkeskommunen, ikke i seg selv at revisoren Krav til uavhengighet er nærmere eller mangler spesifisert. Revisor kan etter denne forskrift fylkeskommunen eller i virksomhet i ved siden av revisoroppdr'aget.. Revisor kan ikke være medlem fylkeskommunen deltar i. [ i en interkommunal nødvendig uavhengighet i r'egnskapsforskriften samarbeidsordning, objektivitet. 13. ikke inneha andre stillinger hos kommunen som den kommunen eller fylkeskommunen av styrende organer i virksomhet W, ROMERIKE. L: Lt REVISJON IKS som kommunen eller deltar eller
29/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/00156-19 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansv. Regnskap - sak KU Gjerdrum Revisors. egenvurdering av uavhengighet som oppdragsansvarlig i Gjerdrum regnskapsrevisjon kommune Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommende interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekker tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisj onsforskriften 14:. revisor kan ikke utføre rådgivningseller andre tjenester eller reise tvil om revisors uavhengighet objektivitet. revisor kan kommunens). revisor kan ikke opptre som fullmektig skattesaker etter domstolloven. ikke yte tjenester som hører inn egne ledelses- kontrolloppgaver Oppdragsansvarlig revisors Ansettelsesforhold Medlem styrende organer Pkt. inneha 3: Delta som som Gjerdrum eller føre revisjonspliktiges for den revisj onspliktige, unntatt (dvs. ved bistand er ikke medlem av styrende kommune deltar i. i andre organ stillinger enn i noen virksomhet revisor. til eller tillit Pkt. 4: Nærstående Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Gjerdrum kommune som har betydning for uavhengighet objektivitet. Pkt. 5: Rådgivnings eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Før slike tjenester utføres, foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning bistand ikke revisjon. Paragrafen sier at så slike veiledninger må skje med varsomhet på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings eller andre tjenester overfor Gjerdrum kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt. under egne 6: Tjenester kommunens ledelses- i av uavhengighet Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet i som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som virksomhet, kan interessekonflikt svekket i Undertegnede funksjoner annen den Undertegnede har ikke ansettelsesforhold Romerike Revisjon IKS. Pkt. 1 : Pkt.2: vurdering under der dette er egnet til å påvirke Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Gjerdrum kommune hører inn under kommunens egne ledelses kontrolloppgaver.,f, ROMERlKE lt du"å REVISJON IKS som i
29/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/00156-19 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansv. Regnskap - sak KU Gjerdrum Revisors kontrollopp egenvurdering Undertegnede ' i Gjerdrum opptrer ikke som fullmektig i!! i i + Warp Haddara, i vå BørgezHaukland oppdragsansvarlig for Gjerdrum Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold svekke tilliten til uavhengighet objektivitet.. l" I regnskapsrevisjon 14. juni 2017 Revisjon IKS [lå ' som oppdragsansvarlig kommune gaver Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisj onspliktige Pkt. 8: Andre særegne forhold Jessheim, Romerike av uavhengighet revisor Regnskapsrevisjon kl ROMERIKE ;: ;( q REVISJON IKS kommune. som er egnet til å
29/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/00156-19 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansv. Regnskap - sak KU Gjerdrum á
30/17 Orientering ved revisjonen - 16/00030-22 Orientering ved revisjonen : Orientering ved revisjonen Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/00030-22 Kjell Nordengen Saksgang Gjerdrum kontrollutvalg Møtedato 21.08.2017 ORIENTERING VED REVISJONEN Forslag til vedtak/innstilling: Saken tas til orientering Vedlegg: Orientering om folkehelseprosjekt del 2 Saksframstilling: I vedlagte orientering er det redegjort for status for folkehelseprosjekt del 2. Dersom revisjonen har andre forhold å orientere om vil det bli gjort i møtet. 1
30/17 Orientering ved revisjonen - 16/00030-22 Orientering ved revisjonen : Orientering om del 2 prosjekt folkhelse, Gjerdrum Cw ROMERIKE pr L Li REVISJONIKS "x, il Romerike Kontrollutvalgssekretariat Postboks 304 1471 Lørensk Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Direkte 470/2017 EB 66106907 Folkehelseprosjekt Det ble vedtatt leveres del 2 Gjerdrum i kontrollutvalget i to folkehelse IKS rapporter skulle Problemstillingen Sted: Dato: Jessheim 11.08.17 kommune i Gjerdrum at den undersøkes nr: 19.12.16 siste (sak 39/16) at folkehelseundersøkelsen problemstillingen når arbeidet skulle i forvaltningsrevisjonsprosjektet med samfunnsdelen i kommuneplanen om var sluttført. var som følger: l hvi/ken grad er mål, strategier tiltak i folkehelsearbeidet forankret i kommunens planverk? Revisjonen tidspunkt tok i juni kontakt for behandling revisjonen til, at endelig mest sannsynlig Revisjonen med kommunen vedtak samfunnsdel i kommunestyret trolig om at det var knyttet i kommunestyret. usikkerhet Det vises ikke fattes før tidligst rundt i e post til i desember 2017 ikke før i 2018. vil derfor orientere rapportering ble opplyst av kommuneplanens til kontrollutvalget kontrollutvalget utsettes om at gjennomføring inntil kommuneplanens av del to av undersøkelsen samfunnsdel er vedtatt kommunestyret. Med vennlig hilsen Nina Neset Daglig leder RRI tn./ww.romerikerevisjon.no Romerike revisjon IKS Telefon: Ringveien 4, 2050 Jessheim postmottak@romerikerevisjon.no 66 10 69 00 Org. no: 913 150 619 Kontonummer: 8601 48 26329 i
31/17 Eventuelt - 15/00232-25 Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/00232-25 Kjell Nordengen Saksgang Gjerdrum kontrollutvalg Møtedato 21.08.2017 EVENTUELT Forslag til vedtak/innstilling: Skriv inn forslag til vedtak 1
32/17 Virksomhetsbesøk - 15/00158-15 Virksomhetsbesøk : Virksomhetsbesøk Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/00158-15 Kjell Nordengen Saksgang Gjerdrum kontrollutvalg Møtedato 21.08.2017 VIRKSOMHETSBESØK Forslag til vedtak/innstilling: Virksomhetsbesøket tas til orientering Saksframstilling: I Kontrollutvalgshåndboken, som er departementets veileder, heter det bl.a. «For å bli kjent med den kommunale forvaltningen, for at ansatte skal bli kjent med kontrollutvalget, kan utvalget besøke ulike kommunale virksomheter.» Det er avtalt besøk på Gjerdrum bo- behandlingssenter. 1