Møtedato: 17.11.2016 Møtested: Meland rådhus Møtetid: 16:00-18:50 Møtebok for Førebuande fellesnemnd - ny kommune Møtedeltakarar Parti Rolle Astrid Aarhus Byrknes KRF Medlem Øyvind Oddekalv Meland Medlem Leif Hosøy Sleire KRF Medlem Nina Bognøy AP Medlem Ståle Juvik Hauge AP Medlem Anna K.Valle SP Medlem Bjarte Vatnøy FRP Medlem Nina Stabell Øvreås FRP Medlem Karl Vågstøl H Medlem Sveinung Toft V Medlem Nils Marton Aadland Meland Medlem Anne Grete Eide Meland Medlem Sølvi Knudsen Meland Medlem Henriette Fennelly Meland Varamedlem Jon Askeland Radøy Medlem Jostein Borlaug Radøy Medlem Laila Pletten Radøy Medlem Kenneth Murberg Radøy Medlem Else Marie Dale Radøy Medlem Ørjan Raknes Forthun Sekretær Forfall Parti Møtande varamedlem Asle Hetlebakke Karina Garnes Reigstad Øyvind Bratshaug Andre møtande: Ørjan Raknes Forthun KRF Meland Meland
Underskrifter: Øyvind Oddekalv Ordførar Ørjan Raknes Forthun møtesekretær
Sakliste Saknr Tittel 001/16 Godkjenning av innkalling og saksliste 002/16 Konstituering (val av leiar og nestleiar) - vert lagt fram i møtet 003/16 Innledning om inndelingslova - orientering 004/16 Vedtak om førebuande fellesnemnd - orientering 005/16 Førebuande fellesnemnd «ny kommune» 006/16 Møteplan førebuande fellesnemnd «ny kommune» 007/16 Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av førebuande fellesnemnd 008/16 Meldingar SAKSPAPIR 001/16 Førebuande fellesnemnd - ny kommune PS 17.11.2016 Ørjan Raknes Forthun 16/3605 Godkjenning av innkalling og saksliste Framlegg: Innkalling og saksliste vert godkjent Førebuande fellesnemnd - ny kommune - 001/16 Framlegget vart samrøystes vedteke. Innkalling og saksliste er godkjent
002/16 Førebuande fellesnemnd - ny kommune PS 17.11.2016 Ørjan Raknes Forthun 16/3605 Konstituering (val av leiar og nestleiar) - vert lagt fram i møtet Førebuande fellesnemnd - ny kommune - 002/16 Framlegg i møte: Leiar: Øyvind Oddekalv, Ap, Meland Nestleiar: Astrid Aarhus Byrknes, Krf, Lindås Ordførarar og rådmenn er saksførebuande utval for nemnda. Varaordførar møter i utvalet ved forfall frå ordførar. Frammlegget vart samrøystes vedteke. Leiar: Øyvind Oddekalv, Ap, Meland Nestleiar: Astrid Aarhus Byrknes, Krf, Lindås Ordførarar og rådmenn er saksførebuande utval for nemnda. Varaordførar møter i utvalet ved forfall frå ordførar.
003/16 Førebuande fellesnemnd - ny kommune PS 17.11.2016 Ørjan Raknes Forthun 16/3605 Innledning om inndelingslova - orientering Førebuande fellesnemnd - ny kommune - 003/16 Meldinga vert teke til orientering. Samrøystes. Meldinga vart teke til orientering.
004/16 Førebuande fellesnemnd - ny kommune PS 17.11.2016 Ørjan Raknes Forthun 16/3605 Vedtak om førebuande fellesnemnd - orientering Førebuande fellesnemnd - ny kommune - 004/16 Meldinga vert teke til orientering. Samrøystes. Meldinga vart teke til orientering
005/16 Førebuande fellesnemnd - ny kommune PS 17.11.2016 Kommunestyret PS Ørjan Raknes Forthun 16/3602 Førebuande fellesnemnd «ny kommune» Samanslåing Lindås, Meland og Radøy kommunar Framlegg: Mandatet til førebels fellesnemnd vert vedteke slik det ligg føre. Førebuande fellesnemnd - ny kommune - 005/16 Alternative forslag: Justering av tilråding: Mandatet til førebuande fellesnemnd vert vedteke slik det ligg føre som innstilling til kommunestyra. Tilleggspunkt: Førebuande fellesnemnd kan sette ned politiske arbeidsgrupper ved behov. Alternativt framlegg med tilleggspunkt vart samrøystes vedteke. Mandatet til førebuande fellesnemnd vert vedteke slik det ligg føre som innstilling til kommunestyra. Førebuande fellesnemnd kan sette ned politiske arbeidsgrupper ved behov. Saksopplysningar: Mandatet gjeld til fellesnemnd etter Inndelingslova er oppretta. Førebels fellesnemnd skal starte opp kommunesamanslåinga gjennom å: Sette i gang kartleggingsprosjekt som skal vere grunnlag for vidare arbeid. Døme: IKT, dokumenthandtering, arbeidsgjevarpolitikk, personalsystem. Godkjenne utkast til samla framdriftsplan for samanslåingsprosessen. Framdriftsplanen vert endeleg godkjent i lovforankra fellesnemnd. Godkjenne utkast til budsjett for fellesnemnda si verksemd frå 2017 til og med 2019.
Godkjenne utkast til prosjektorganisering. Førebels fellesnemnd skal engasjere prosjektleiar- og kommunikasjonsressurs for arbeidet fram til lovforankra fellesnemnd er etablert. Førebels fellesnemnd skal sjå til at regler og avtaler om tilsette og tillitsvalde si medverknad i tilhøve som gjeld samanslåing av kommunane vert ivareteken. Medlemmene i førebels fellesnemnd er arbeidsgjevar sine representantar i partssamansett utval for samanslåingsprosessen. Førebels fellesnemnd skal etterspørje og avklare alle prinsipielle tilhøve som gjeld samanslåingsprosessen. Førebels fellesnemnd kan uttale seg i saker som er til handsaming i kommunane sine ordinære utval og som fellesnemnda meiner kan ha konsekvensar for samanslåingsprosessen. Førebels fellesnemnd har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvensar og vurdere kommunane sine økonomiplanar for budsjettåret 2020 som vert vedtekne i desember 2016. Førebels fellesnemnd skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Prosessen for tilsetting av prosjektleiar inkludert korleis tillitsvalde skal inkluderast på ein god måte, skal handsamast av partssamansett utval. Utvalet skal handsame saker som gjeld tilhøvet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Utvalet skal gi uttale i saker som gjeld overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga.
006/16 Førebuande fellesnemnd - ny kommune PS 17.11.2016 Ørjan Raknes Forthun 16/3602 Møteplan førebuande fellesnemnd «ny kommune» Framlegg til vedtak: Møteplan for førebels fellesnemnd vert vedteke slik den ligg føre. Førebuande fellesnemnd - ny kommune - 006/16 Alternative forslag (framlegg med endring): Møta vert flytta til måndag. 6. juni vert flytta til 12. juni. Møtetid 12-17. Reservedato 15. mai. Framlegget vart samrøystes vedteke. Måndag er møtedag med følgjande datoar: 9. januar, 13. februar, 20. mars, 24. april og 12. juni. 15. mai er reservedato. Forslag til tidsramme for møta er i utgangspunktet kl. 12.00 17.00 inkl. partssamansett utval. Saksopplysningar: Tysdag er møtedag med følgjande datoar: 10. januar, 14. februar, 21. mars, 25. april og 6. juni Forslag til tidsramme for møta er i utgangspunktet kl. 14.00 18.00 inkl. partssamansett utval.
007/16 Førebuande fellesnemnd - ny kommune PS 17.11.2016 Kommunestyret PS Ørjan Raknes Forthun 16/3602 Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av førebuande fellesnemnd Framlegg til vedtak Reglement arbeidskår og godtgjersle for medlemmar av førebels fellesnemnd - vert vedteke slik det ligg føre. Førebuande fellesnemnd - ny kommune - 007/16 Alternative forslag: Justert tilråding: Reglement arbeidskår og godtgjersle for medlemmar av førebuande fellesnemnd - vert vedteke slik det ligg føre som innstilling til kommunestyra. Møtegodtgjersle kr. 1.000,- pr. møte. Alternativt framlegg vart samrøystes vedteke. Reglement arbeidskår og godtgjersle for medlemmar av førebuande fellesnemnd - vert vedteke slik det ligg føre med kr. 1.000,- i møtegodtgjersle, som innstilling til kommunestyra. Saksopplysningar: Føremål Reglementet har til føremål å sikra medlemmar av førebels fellesnemnd kompensasjon for sin arbeidsinnsats, erstatning for tapt arbeidsforteneste og dekning av reelle utgifter i samband med utøving av dette vervet, jfr. Kommunelova 41 og 42. Reglementet gjeld fram til fellesnemnd etter Inndelingslova er oppretta. Krav om møtegodtgjersle, tapt arbeidsforteneste og køyregodtgjersle må minimum sendast kvartalsvis. Dette for å få krava med i rett rekneskapsår.
1. Møtegodtgjersle Medlemmar av førebels fellesnemnd har rett til godtgjersle for møta i nemnda med kr 600,- /750,- pr. møte. Ordførarar og varaordførar som ikkje har krav på godtgjersle for verv i kommunale organ i eigen kommune har heller ikkje krav på godtgjersle i førebels fellesnemnd. 2. Vederlag for tapt arbeidsinntekt. Medlemmar av førebels fellesnemnd har rett til å få utbetalt vederlag for tapt arbeidsinntekt når arbeidsgjevar har føreteke trekk i lønn, eller for utlegg til vikar. Trekk i løn skal dokumenterast av arbeidsgjevar. Sjølvstendig næringsdrivande får dekka tap i inntekt + sosiale utgifter av kompensert beløp, når tapet er dokumentert med oppgåva frå firma. Dette kjem i tillegg til vanleg møtegodtgjersle. Arbeidsgjevar som ikkje trekker arbeidstakar i løn kan krevje brutto utgifter til løn frå kommunen. Tap og utlegg må kunne dokumenterast, og må stå i rimeleg høve til medgått møte- og reisetid. Tap i pårekna overtidsarbeid eller anna ekstrainntekt blir ikkje erstatta. Retten til vederlag for tapt arbeidsforteneste gjeld og rimeleg kviletid for skiftarbeid / turnusarbeid. 3. Telefonutgifter Det vert ikkje gitt dekning av telefonutgifter i samband med førebels fellesnemnd. 4. Køyregodtgjersle Køyregodtgjersle blir utbetalt etter statens regulativ. 5. Godtgjersle til leiar og nestleiar Det vert ikkje gitt ein eigen godtgjersle for leiar og nestleiar av førebels fellesnemnd.
008/16 Førebuande fellesnemnd - ny kommune PS 17.11.2016 Ørjan Raknes Forthun 16/3605 Meldingar Førebuande fellesnemnd - ny kommune - 008/16 Vara til nemnda Meldinga vert teke til orientering. Samrøystes. Meldinga vert teke til orientering.