Til lokalforeningene i Rogaland, tillitsvalgte og fylkesinstruktører i INNKALLING Kopervik, 21.02. 2017 til årsmøte i den 25. og 26. mars 2017 (TV-samling lørdag 25. mars og årsmøte søndag den 26. mars) TID: Lørdag den 25. mars kl. 09.30 STED: Scandic Maritim Hotel, Haugesund Se link: http://hotelmaritim.no/ Vedr. årsmøte/deltakere vises til 3 og 5 i vedtektene: Fylkesforbundets årsmøte: Til årsmøtet kan foreninger med inntil 200 medlemmer sende 2 representanter. Foreninger med flere medlemmer kan sende ytterligere 1 representant for hvert påbegynte 200 medlemmer. I tillegg innkalles fylkeslagets styre. Medlemmer fra foreningene utnevnt av NJFF i sentrale utvalg/styre inviteres til årsmøtet. I tillegg innkalles medlemmer av fylkeslagets utvalg, fylkesinstruktører og leder av valgkomiteen til årsmøtet. Disse har tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett, så fremt de ikke møter som representant for en forening. Litt orientering om TV-samling og Årsmøtet: Tidsplan: TV-samling lørdag 25. mars: Kl. 09.30-10.00 Oppmøte og registrering Kl. 10.00 TV-samling starter Kl. 12.30-13.30 Lunsj Kl. 13.30-18.15 TV-samling fortsetter Kl. 19.45 Årsfest med middag, sosialt samvær, underholdning og dans Årsmøte søndag 26. mars: Kl. 08.00-10.00 Frokost Kl. 10.00 Årsmøtet starter Kl. 13.00-14.00 Lunsj og avreise Kl. 14.00 Vi forventer å være ferdig til lunsj, men fortsetter om vi ikke blir ferdig. 1
Vi vil heller ikke i år lese opp årsrapportene på årsmøtet. Så fremt årsmøtet godkjenner dette, forutsetter det at de enkelte delegatene leser gjennom årsrapportene før årsmøtet/godkjenning. Når det gjelder lørdag og TV-samling vises det til eget program. Alle foreningene kan lørdag under TVsamling møte med inntil 4 deltagere. Unntaket er Stavanger og R. JFF og Jæren JFL. Da disse foreningene kan delta med inntil hhv. 14 og 10 delegater på årsmøte søndag, vil det for disse to foreningene også være anledning til å møte med samme antall på TV-samling lørdag. Vi vil belaste disse to foreningene med egenandel knyttet til det antallet som overstiger 4 deltakere på TV-samlingen. For de foreningene som kan delta med 2 eller 3 delegater til årsmøtet, vil det allikevel være anledning til å delta med 4 deltakere på TV-samling lørdag. Den eller de som da overstiger det antallet foreningen kan stille med på årsmøte kan delta på årsmøtet søndag som observatører uten tale- og stemmerett. Vi vil da belaste disse foreningene med en egenandel knyttet til de som ikke er delegater på årsmøtet søndag. For de foreningene som kan delta med 4 delegater på årsmøtet forutsetter vi er de samme personene som deltar på TV-samlingen, og dermed ingen egenandel. Det er ønskelig at deltakerne har med partner til årsfesten lørdag kveld, og det vil bli bestilt hotellrom i henhold til påmeldingsskjema. Forfall som meldes inn senere enn 22. mars kl. 10.00 får vi ikke refundert ift. bestilling fra hotellet. Forfall etter dette blir da belastet foreningen i sin helhet. Vi belaster en egenandel for de som har med partnere. Regning etter årsmøtet vil bli sendt lokalforeningene, og vi går ut fra at foreningene spanderer denne kostnaden for sine utsendinger. Med hilsen Vedlegg: Program og saksliste Oversikt over antall delegater hver forening kan delta med iht. vedtektene 5 Påmeldingsskjema, husk retur senest innen den 10. mars 2017 2
Program TV-samling og Årsmøte 25. og 26. mars 2017 Scandic Maritim Hotel, Haugesund Lørdag 25. mars 09.30-10.00 Registrering, kaffe 10.00-10.15 Åpning og velkommen Oddvar Vermedal Fylkesleder 10.15-11.00 Nytt fra NJFF 2017 Dag-Eirik Kjølås IT-driftsleder i NJFF 11.00-11.30 Presentasjon av Eigersund JFF Terje Havsø Eigersund JFF 11.30-11.45 Pause 11.45-12.15 Presentasjon av medlemsfordeler med Svein Endre Bjørnevik Gjensidige forsikring Gjensidige 12.15-13.30 Lunsj 13.30 14.00 Vellykket rekrutering ingen selvfølge, Dag-Eirik Kjølås men en gave når man lykkes. NJFF 14.00 15.00 Innlegg/foredrag kommer 15.00 15.15 Pause og videre i gruppearbeid 15.15-16.45 Gruppearbeid i utvalgene Ledes av utvalgslederne Aktiviteter 2017/2018 16.45-18.15 Diverse info fra fylkeslaget - fra styret - fra utvalgene - medlemsutvikling, rekruttering - kursaktiviteter 2016 - orienteringer 18.15-19.45 Til fri disposisjon 19.45-20.00 Oppmøte til festmiddag 20.00 Festmiddag, underholdning, dans 3
Søndag 26. mars 08.00-10.00 Frokost 10.00-13.00 Årsmøte, behandling av årsmøtesaker 13.00-14.00 Lunsj 14.00 Vi forventer å være ferdig til lunsj, men fortsetter om vi ikke blir ferdig SAKSLISTE: ÅRSMØTE I NJFF-ROGALAND SØNDAG 26. MARS 2017 Sak 1 : Opprop, godkjenning av representanter Godkjenning av innkalling Godkjenning av dagsorden og forretningsorden Valg av Ordstyrer Møtereferent Valg av tellekorps 2 personer til å underskrive protokollen Sak 2 : Årsberetninger for 2016 Sak 3 : Regnskap for 2016 Sak 4 : Innkomne saker med styrets forslag til vedtak Sak 5 : Andre saker som styret har ført opp på dagsorden Sak 6 : Arbeidsprogram for kommende årsmøteperiode 2017-2018 Budsjett for 2017 Fylkeslagskontingent for 2018 Sak 7,8,9,10 : Valg av tillitsvalgte i : Orienteringssaker 4
ÅRSMØTE NJFF-ROGALAND 2017 Oversikt over antall delegater hver lokalforening kan delta med til årsmøte i 2017 Vedr. deltakere vises til 5 i vedtektene: Fylkeslagets årsmøte: Årsmøtet innkalles med en (1) måneds skriftlig varsel. Til årsmøtet kan foreninger delta med: 1-200 medlemmer: 2 representanter Foreninger med flere medlemmer kan sende ytterligere en (1) representant for hvert påbegynt 200 medlemmer. Medlemstallet beregnes pr. 31.12 året før. I tillegg innkalles fylkeslagets styre, utvalgsmedlemmer, fylkesinstruktører og leder av valgkomiteen til årsmøtet. Dette gir følgende deltakelse fra foreningene: Bjerkreim JFF 2 Eigersund JFF 3 Forsand JFF 2 Haugesund og O.JFF 4 Hjelmeland JFL 2 Jæren JFL 10 Karmøy JFNF 4 Lund JFF 2 Sauda JFF 3 Sokndal 3 Stavanger og R. JFF 15 Strand JSL 3 Suldal JFL 2 Tysvær JFF 3 Vindafjord JFL 3 ----- Totalt 61 stemmeberettigede fra lokalforeningene I tillegg til 6 stemmeberettigede fra styret i 5