Styresak 34-2017 Oppdragsdokument 2017 Saksbehandler Øyvind Juell, 926 53 078 Vår dato: 21.3.17 Møtedato: 30.3.17 1. Bakgrunn Oppdragsdokument 2017 for Luftambulansetjenesten HF ble formelt vedtatt og overlevert på Selskapsmøte 27. februar 2017. Dokumentet er også gjort gjeldende for Luftambulansetjenesten ANS og følger vedlagt. Vurderingene nedenfor er en gjennomgang av og status i forhold til kravene i dokumentet, samt daglig leders vurderinger knyttet til videre oppfølging av kravene. Kun de deler av dokumentet som inneholder kravformuleringer utover de generelle, og som krever spesiell oppfølging, er kommentert. 2. Vurdering Punkt 1. Innledning Intet spesielt. Punkt 2. Overordnet styringsbudskap Virksomheten i Luftambulansetjenesten HF skal, i likhet med de regionale helseforetakene, innrette seg mot følgende overordnede mål: a. Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen b. Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling c. Bedre kvalitet og pasientsikkerhet Luftambulansetjenestens ressurser er et verktøy for å bidra til mål a. Det er også tilfelle for bokstav b. En økt prioritering på psykiatri og rus kan medføre økt press på tjenestene i områder av landet. Det er viktig å påpeke at prioritering av pasientgrupper gjøres av andre enn Luftambulansetjenesten HF. Kvalitet og pasientsikkerhet er hovedfokus i daglig drift, og spesielt i forbindelse med større anskaffelser. Punkt 3. Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2017 a. Intern kontroll og risikostyring Luftambulansetjenesten ANS er sertifisert etter NS-EN ISO 9001:2015, og informerer løpende eget styre om avvik og risiko. Sertifiseringen innebærer at selskapet er gjenstand for periodisk revisjon årlig. Revisjonsselskap er for tiden DNV.
Økonomi rapporteres løpende til styret. Luftambulansetjenesten HF legger Helse- og omsorgsdepartementets veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene til grunn for styrearbeidet så langt den passer. b. Innsyn og internrevisjon Styret får presentert alle interne og eksterne revisjonsrapporter. Selskapet foretar jevnlige revisjoner hos operatørene i tjenesten. Selskapet vil i 2017 kontakte konsernrevisjonen i Helse Nord RHF for å etablere en avtale om revisjon i 2018. c. De regionale helseforetakenes styring og oppfølging av felles eide helseforetak Luftambulansetjenesten HF vil rette seg etter og følge opp vedtatte årshjul for styring og oppfølging av de felles eide foretakene. Selskapet vil i 2017 delta i to møter med eierstyringsgruppen og økonomidirektørene. En vil også samarbeide med en nyopprettet controller-gruppe for overordnet økonomisk styring av de felles eide selskapene. I tillegg vil en delta i utviklingen av et opplegg for å synliggjøre gevinster og gevinstrealisering som oppnås i de fire helseforetaksgruppene som følge av aktiviteten i de felles eide helseforetakene. d. Medvirkning fra de tillitsvalgte Medvirkning fra tillitsvalgte og vernetjeneste relatert til de regionale helseforetakenes løpende styring og oppfølging av de felles eide helseforetakene ivaretas av de regionale helseforetakenes etablerte samarbeidsfora. e. Synliggjøring av totale kostnader ved deltakelse i prosjekter og prosesser De totale kostnadene ved deltagelse i prosjekter og prosesser, herunder ressurser fra RHF og HF, skal synliggjøres i beslutningsunderlaget på linje med kjøp av eksterne konsulenter. Frikjøp, eller bruk av personellressurser i andre helseforetak, skal avtales med arbeidsgiver i det enkelte tilfelle. f. Samfunnsansvar Regjeringens forventninger til selskaper med statlig eierandel er knyttet til fire tematiske kjerneområder: klima og miljø menneskerettigheter arbeidstakerrettigheter antikorrupsjon. Luftambulansetjenesten HF skal gjøre seg kjent med og delta i det videre arbeid: innen miljø og klima i samsvar med nytt mandat for nasjonalt samarbeidsutvalg og regionale miljøfaggrupper. i utarbeiding av felles format for dokumentasjon og rapportering av spesialisthelsetjenestens arbeid med samfunnsansvar. Selskapet deltar i regionalt miljønettverk i regi av Helse Nord RHF, samt på nasjonale aktiviteter innen miljø og klima.
g. Åpenhet og dialog i helseforetakene Helseforetaket skal delta i de regionale helseforetakenes samarbeid om å øke kunnskapsgrunnlaget, analysere årsaksforhold, utvikle strategier og tiltak, og utvikle felles indikatorer for å måle forbedringer i forholdet mellom ledelse og ansatte. h. Utvikling av heltidskultur Helseforetaket skal motivere og tilrettelegge for at ansatte velger høyere stillingsprosent, og helst 100 pst. stilling. Arbeidet skal skje i samarbeid med organisasjonene, tillitsvalgte og utdanningssektoren. Luftambulansetjenesten HF har ingen ufrivillig deltidsansatte. Det jobbes med å redusere antallet deltidsansatte der det er mulig og riktig. i. Lærlinger Luftambulansetjenesten HF skal legge til rette for å ta inn lærlinger. Selskapet har ingen lærlinger i dag. Det vil bli gjort en vurdering av ansettelse av lærlinger i løpet av 2017. j. Beredskap Helseforetaket bes om å delta i det regionale beredskapsarbeidet der det er aktuelt. Selskapet deltar i regionalt beredskapsutvalg i Helse Nord RHF, samt på nasjonale samlinger innen beredskap. k. Instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper Luftambulansetjenesten HF har ingen lån i dag, og har heller ikke planer om investeringer som krever lånefinansiering. Ved eventuelle fremtidige lånebehov vil prosedyren i oppdragsdokumentet bli fulgt. l. Økonomisk langtidsplan Vesentlige endringer i helseforetakets virksomhet, investeringer og drift leveres primo februar. Ordinært innspill til økonomisk langtidsplan skal leveres 1. april. Helseforetaket skal benytte tilsendt malverk, og innspillet leveres til de regionale helseforetakene. Det vil bli stilt krav om, og helseforetaket skal påvise, forbedret produktivitet og effektivitet på samme måte som ordinære helseforetak. Daglig leder vil presentere selskapets innspill til økonomisk langtidsplan for styret 30. mars 2017. m. Innføring av nøytral merverdiavgift Luftambulansetjenesten HF skal budsjettere, registrere og sende inn krav vedrørende merverdiavgift i henhold til rutiner etablert av Helse Nord RHF. Budsjett 2017 er tilpasset nøytral merverdiavgift. Selskapet følger rutiner etablert av Helse Nord RHF for krav vedrørende merverdiavgift. n. Anskaffelse av ambulanseflytjenester
Luftambulansetjenesten HF skal innenfor de rammer som er satt inngå avtale om kjøp av ambulanseflytjenester for beredskap og oppdrag i luftambulansetjenesten fra 1. juli 2019. Kontrakt skal forelegges de regionale helseforetakene før signering. Daglig leder rapporterer jevnlig om prosjektets fremdrift, økonomi, risiko, osv. Tildeling av kontrakt vil bli forelagt de regionale helseforetakene før signering. I tillegg vil selskapet forberede en felles styresak for RHF-styrene vedrørende administrerende direktørers fullmakt knyttet til anskaffelsen. o. Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Luftambulansetjenesten HF skal følge opp ny leverandørs mottaksprosjekt i tråd med inngått avtale. Selskapet har opprettet et eget prosjekt for å følge opp implementeringen av ny kontrakt. Det rapporteres løpende til styret. p. Gjennomgang av basestrukturen for luftambulanser i Norge De regionale helseforetakene skal gjennomgå basestrukturen for luftambulanser i Norge. Luftambulansetjenesten HF skal delta i dette arbeidet. Luftambulansetjenesten ANS har nylig avsluttet en strategiprosess som munnet ut i ny struktur for ambulansehelikoptertjenesten (mvf. 1.6.2018) og ambulanseflytjenesten (mvf. 1.7.2019). Med den bakgrunn har selskapet et godt grunnlag for å bidra i arbeidet.
Punkt 4. Krav til aktivitet i 2017 Det legges til grunn følgende aktivitet (timer) i 2017: RHF Fartøy Base Timer Helse Nord RHF Ambulansefly Kirkenes 1100 Helse Midt-Norge RHF Tromsø 1380 Alta 1 og 2 1850 Bodø 1260 Brønnøysund 1180 Ambulansehelikopter Tromsø 650 Evenes 700 Brønnøysund 540 Ambulansefly Ålesund 1230 Ambulansehelikopter Ålesund 700 Trondheim 730 Helse Vest RHF Ambulansehelikopter Førde 710 Helse Sør-Øst RHF Bergen 580 Stavanger 630 Ambulansefly Gardermoen 1 1220 Gardermoen 2 950 Ambulansehelikopter Ål 770 Arendal 830 Dombås 790 Lørenskog 1 850 Lørenskog 2 850
Punkt 5. Finansiering - eiernes bevilgning for 2017 De regionale helseforetakene bevilger for 2017 868,9 millioner kroner, som fordeles slik: Helse Nord Helse Midt-Norge Helse Vest Helse Sør-Øst 2017 374,2 157,3 138,8 198,6 Punkt 6. Rapportering til eierne Luftambulansetjenesten HF skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2017 i årlig melding innen 1. februar 2018. Foreløpig regnskap for 2017 skal oversendes innen 20. januar 2018. Endelig regnskap og årsrapport skal foreligge 24. februar 2018. Her skal regnskapshåndbok for regionale helseforetak benyttes. Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametre skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent. 3. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar gjennomgangen av oppdragsdokument for 2017 til orientering. Styret ber daglig leder rapportere på aktuelle saker gjennom året. Øyvind Juell daglig leder Vedlegg 1. Oppdragsdokument 2017