Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: Fakultetsstyret Sak: 5 Møtedato: 15. juni 2017 Tilgang: Åpen Etablering av Senter for læring og utdanning ved UiO Det vises til vedlagte notat med vedlegg datert 08. juni 2017, ref nr. 2017/6741 Saken oversendes fakultetsstyret: Til behandling: X Til orientering: Forslag til vedtak: Fakultetsstyret gir sin tilslutning til forslaget om at UV-fakultetet blir vertsfakultet for et nytt Senter for læring og utdanning. Det legges til grunn at stillinger og øvrige ressurser som inngår i senteret er fullfinansierte og at fakultetet kompenseres for de tjenester som ytes overfor senteret slik at fakultetets basisøkonomi ikke blir belastet som følge av etableringen og senterets fremtidige drift. Dekanen gis fullmakt til å sluttføre prosessen i dialog med universitetsledelsen og øvrige berørte parter. Forside- vedtakssak
Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Fakultetsstyret Dato: 08.6.2017 Refr: 2017/6741 Etablering av Senter for læring og utdanning ved UiO Det vises til vedlagte rapport om etablering av Senter for læring og utdanning datert 29. april 2017. Rapporten er utarbeidet av professor Berit Karseth (IPED, UV-fakultetet) etter bestilling fra universitetsdirektøren, i tråd med universitetsstyrets vedtak av 20.-21. juni 2016. Saken ble behandlet som diskusjonssak i universitetsstyret 2. mai, og det skal tas beslutning om organisering, finansiering og lokalisering 20. juni 2017. Saken har vært drøftet flere ganger i dekanmøtet ved UiO. Etablering av det foreslåtte senteret vil berøre UV-fakultetet på tre særskilte måter: Det har vært en premiss for utredningen at de universitetspedagogiske aktiviteter (undervisning, konsultasjon etc.) som Faglig enhet for universitetspedagogikk (FUP) i dag yter direkte til fagmiljøene, skal være del av senterets samlede tjenesteportefølje. Det er foreslått at hele eller deler av fakultetets Seksjon for forsknings- og formidlingsstøtte (FFS) skal inngå som en ressurs i senteret. Det er foreslått at UV-fakultetet skal være vertsfakultet for senteret. Alle de tre punktene vurderes å være av strategisk viktighet for fakultetet, og det er derfor nødvendig å forankre en etablering av senteret i fakultetsstyret. Fakultetet har etter gjennomgang av rapporten gått i dialog med de berørte partene for å komplettere bildet på hvordan et slikt senter vil kunne etableres i praksis. I tillegg til FUP og FFS omfatter dette Seksjon for digitale medier i læring (DML) ved Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) samt deler av Universitetsbiblioteket (UB). Vi vil i dette notatet søke å klargjøre hvilke premisser som er knyttet til ansvaret som vertsfakultet. Vi har valgt å presisere de forhold som spesielt påvirker UV-fakultetets virksomhet og som etter vår vurdering ikke er tilstrekkelig klargjort i rapporten som ble levert til universitetsdirektøren. Det utdanningsvitenskapelige fakultet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7 Helga Engs hus, 3. etasje Telefon: 22 85 82 76 Telefaks: 22 85 82 41 postmottak@uv.uio.no www.uv.uio.no
2 Oppgaver Rapporten trekker fram følgende oppgaver som sentrale for senteret: Tilby universitetspedagogisk utdanning Tilby tjenester, kurs og rådgivning i anvendelse av teknologi og digitale medier i undervisning, læring og vurdering Tilby konsultasjon til UiOs ulike fakulteter og enheter Utføre, evaluere og bistå i koordinering av utviklingsprosjekter rettet mot studentenes læringsmiljø, grunnleggende akademiske ferdigheter og læringsutbytte Utvikle og koordinere støtte for studentens informasjons- og mediekompetanse Gjennomføre, koordinere og formidle forskning på høyere utdanning, undervisning og læring Synliggjøre og koordinere informasjon om pågående aktiviteter relevant for universitetspedagogisk kompetanseutvikling, utdanningskvalitetsarbeid, undervisning og læring Være en pådriver og bidragsyter i UiOs strategiske kvalitetsarbeid og i realisering av felles satsninger rettet mot utdanning. På et overordnet plan er oppgavene godt samsvarende med det som etter fakultetets vurdering trolig vil forventes av senteret. Det kan videre vurderes om ikke senterets praktisk tjenesteytende rolle bør gjøres tydeligere for prosjekter som handler om økt digitalisering av undervisning. Fakultetet vil også peke på de vurderinger som ble gjort av fakultetets arbeidsgruppe i forbindelse med at det i 2012 ble foretatt en vurdering av organisering og finansiering av FFS. Den gang uttalte arbeidsgruppen blant annet i sin anbefaling: «Utvalget mener at den beste måten å ivareta hele seksjonens samlede kompetanse på, er at virksomheten overtas og finansieres av UiO, og at den eksempelvis integreres med DML-gruppen ved USIT. Utvalget legger til grunn at dette i all hovedsak vil være i tråd med UiOs fremtidige strategi for utvikling av sin undervisning og en korresponderende infrastruktur. Både omfanget av en sammenslåing og den organisatoriske plasseringen ved UiO av den resulterende virksomheten vil måtte være gjenstand for en UiO-eiet utredning. Utvalget anbefaler derfor at fakultetet går i dialog med UiO sentralt med tanke på en slik løsning.» Når det gjelder de forskningsområder som FUP arbeider med utgjør disse en viktig del av kunnskapsgrunnlaget for senterets virksomhet. Med UV-fakultetet som vertsfakultet vil forskningen være forankret i relevante forskningsområder ved fakultetet. UV-fakultetets forskere
3 er organisert i forskergrupper og FUP ansatte deltar i disse. Etablering av senteret innebærer ingen endring av vilkårene for forskningsandelen av stillingen ved FUP. Se for øvrig FUPs forskningsprofil (eget vedlegg). Organisatorisk plassering og ledelse Senterstyret Senteret er en fellesressurs for UiO og er i funksjonell forstand foreslått plassert under Rektor. Det etableres et eget senterstyre under ledelse av prorektor for undervisning. Styrets øvrige medlemmer foreslås som følger: 4 representanter fra fakultetene (prodekaner for utdanning) og 4 varaplasser fra fakultetene 2 studentrepresentanter 3 ansatte (en vitenskapelig, en teknisk-administrativ, en midlertid vitenskapelig ansatt) Faglig leder rapporterer til styret som treffer beslutninger i faglige spørsmål. Styrings- og organisasjonsmodell evalueres etter to år. Det vurderes som avgjørende for legitimiteten og muligheten til gjennomføring av strategiske satsninger og tiltak at senteret ledes av prorektor, og at fakultetenes ledelse er tungt representert i styret. Forvaltning og administrasjon Det foreslås at senteret i administrativ forstand organiseres som en grunnenhet ved UV-fakultetet. Dette innebærer blant annet: UV-fakultetet yter alle drifts-/forvaltningstjenester teknisk og administrativt innen HR- /personal, Økonomi og IT-drift. Senteret finansierer selv alt innkjøp av utstyr. Ressurser til kommunikasjonsarbeid, herunder ressurser til webarbeid, ivaretas av senteret selv. For vitenskapelige stillinger er senterstyret innstillende myndighet. For stillingen som senterleder er UiOs Tilsettingsutvalg tilsettende myndighet, jfr. den generelle ordningen for «Professor for faglig ledelse». Tilsettingsutvalget ved UV er tilsettingsmyndighet for øvrige vitenskapelige stillinger. For teknisk-administrative stillinger oppnevner senterleder ad hoc innstillingsråd. Tilsettingsrådet ved UV er tilsettingsmyndighet. Senteret sorterer under vertsfakultetets ordninger for HMS-arbeid, herunder beredskap og vernetjeneste. Det bør vurderes særskilt om senteret skal sortere under vertsfakultetet eller under LOS i tariffspørsmål. Det gjennomføres ett møte per semester mellom styreleder, dekan, fakultetsdirektør og senterleder med hensyn til forventinger på administrative tjenester.
4 Ut fra UiOs ambisjon om å styrke profilen som utdanningsinstitusjon og at utdanning må bygge på forskningsnær kunnskap er den mest relevante plasseringen av senteret ved UV. Fakultetet har vært vertskap for den universitetspedagogiske virksomheten siden 1980-tallet, og FUP har hatt sin faglige forankring ved IPED. Instituttet har i tillegg til FUP flere forskningsgrupper som bidrar til FUPs kunnskapsgrunnlag. Dette omfatter forskningsvirksomhet innen utdanningspsykologi, læring, utdanning og teknologi samt styring og ledelse innen høyere utdanning. Forskningsgruppene som arbeider med de nevnte fagområdene står både i et direkte og mer indirekte forhold til dagens FUP, og disse nettverkskoblingene er det viktig å bygge videre på. FUP har et bredt internasjonalt nettverk som er viktig for utvikling av studiekvalitet og læringsmiljø ved UiO. De andre miljøene som inngår i senteret har sitt kunnskapsgrunnlag fra design av læringsomgivelser (teknisk, faglig og pedagogisk). Dette kunnskapsgrunnlaget kan videreutvikles i senteret når man er samlokalisert i en enhet. Videre kan kunnskapsgrunnlaget videreutvikles i form av samspill med aktuelle nettverk og relevante fagmiljøer ved UiO og utenfor. Fakultetet vil for øvrig kunne yte alle de nevnte tjenester, men legger til grunn at senteret kompenserer fakultetet økonomisk for tjenestene etter de samme prinsipper som fakultetets øvrige grunnenheter. Det estimeres i denne forbindelse et proporsjonalt beløp i størrelsesorden 1,7 millioner kroner per år. Fakultetet ser det som naturlig at senteret sorterer under LOS i tariffspørsmål, siden lønnsforhandlinger vil innvirke direkte på senterøkonomien. Geografisk/fysisk lokalisering Senteret skal samlokaliseres, og universitetsdirektøren er gitt i oppgave å finne egnet plassering. Fakultetet kan hvis nødvendig bistå i denne prosessen om egnet lokalisering. Økonomi Utvalgets rapport understreker at «Senterets ordinære oppgaver og tjenester er finansiert gjennom basisbevilgning og skal ikke faktureres». Fakultetet vurderer det som avgjørende for at senteret skal lykkes med sine oppgaver at tjenestene som tilbys/formidles er fritt tilgjengelige for brukermiljøene (fakultetene), slik at spørsmål om finansiering av konsultasjons- og utviklingstjenester ikke blir et effektivt hinder for dets funksjon. Samtidig vil fakultetet understreke at tilgjengelige tjenester må fordeles transparent og iht. åpent tilgjengelige prinsipper for prioritering, og at utviklingsarbeid i ethvert tilfelle må være eksplisitt forankret på relevant ledelsesnivå.
5 Fakultetet har forsøkt å skape en overordnet skisse av ressursbidragene fra de ulike enhetene slik at de økonomiske forutsetningene for oppstart blir klargjort. Denne skissen antyder et senter med et årlig ressursbruk på om lag 18 årsverk, eller 18 millioner kroner. Stillinger i FUP under tilsetting er ikke lagt inn i prognosen. Dette vil innebære en økning i antall årsverk. Omfangskalkyle Ledelse DML FUP FFS UB TOTALT Personalkostnader 1 118 700 4 738 236 3 802 352 4 297 541 689 796 14 646 625 Driftskostnader 500 000 140 000 400 000 241 111 48 233 1 329 344 Investeringer 0 0 194 444 0 194 444 Nettobidrag 0 0 0 0 0 Bruk av fellestjenester 138 937 833 625 0 756 437 0 1 729 000 Finansieringsbehov 1 757 637 5 711 861 4 202 352 5 489 534 738 029 17 899 413 Årsverk Antall årsverk totalt 1,0 6,0 9,5 7,0 1,0 Andel av disse lagt til senteret over 100 % 100 % 50 % 78 % 100 % Antall årsverk i senteret 1,0 6,0 4,8 5,4 1,0 18,2 Figur 1 Estimert finansieringsbehov 2018 Universitetsledelsens fremleggsnotat viser til fem faste stillinger fra DML og understreker at ytterligere tre midlertidige stillinger må avklares nærmere. DML har imidlertid tidligere gjort tilgjengelig et regnskapsuttrekk for 2018-prognosen som viser til seks faste og to midlertidige stillinger slik også utvalgets rapport gjør. Vi har derfor lagt til grunn i beregningene at det er seks faste stillinger som overføres senteret fra DML med tilhørende lønns-, drifts- og fellestjenestemidler, mens de to midlertidige eventuelt kan overføres senteret med tilhørende midler fra DML i dialog med senterledelsen. Vi estimerer i utgangspunktet kostnader på om lag 5,7 millioner, inklusive en proporsjonal andel kostnader for fellestjenester. Det forutsettes at arbeidsinnsats fra ressurser ved UB i praksis vil inngå i senteret men belastes UB direkte. Dette velger vi likevel å synliggjøre i oppstillingen i figur 1 som én finansiert stilling med kostnader på 0,7 millioner for å gi et riktigere inntrykk av senterets ressursmessige omfang. Videre har UV foreslått at arbeidsinnsatsen/ driftskostnadene tilknyttet pliktarbeidet til ansatte ved FUP i sin helhet dekkes av bevilgning som videreføres fra UV beregnet til 4,2 millioner. Dette gjelder enten FUPs nåværende finansiering videreføres uberørt som en del av fakultetets rammebevilgning eller den delvis gjøres om til et tilskudd som kanaliseres gjennom senteret. Når det gjelder FFS er situasjonen at denne virksomheten er i omstilling og direkte knyttet til fakultetssekretariatet. Som del av senteret vil inntektsgenererende aktivitet bortfalle og gjøres om
6 til basisfinansiert kapasitet til tjenesteyting. UiOs ledelse foreslår en bevilgning på fem millioner fra satsing på læringsmiljø til senteret, noe som i sum vil omtrent tilsvare de relevante FFS ressursenes kostnader. UV-fakultet vil disponere ressurser fra FFS tilsvarende om lag to årsverk til sine satsninger på forskningsinfrastruktur. Med denne ressurstilgangen skal senteret være i stand til å dekke de administrative oppgavene som beskrevet i rapporten om senterets faglige profil og organisering, inklusive nettredaktørrollen. I sum utgjør de beskrevne bidragene fra DML, UV og UB en kostnadsdekning på 15,8 millioner. Den skisserte støtten på fem millioner dekker imidlertid ikke behovet for en senterleder med tilhørende driftsmidler eller senterets belastning på den øvrige administrative infrastrukturen ved UV. Som det fremgår over knytter det seg et videre finansieringsbehov for senteret på rundt 2,1 millioner fra UiO i 2018. Husleie er holdt utenfor dette regnestykket da det forutsettes at UiO finner egnet felles lokalisering. Dersom senteret skal belastes husleie ved UV må det også tilføres midler til dette. De estimerte beløp tar høyde kun for ubetydelige utgifter til investeringer og drift da det ikke foreligger opplysninger om nødvendigheten av store utgifter til slike formål. Dersom det likevel skulle vise seg nødvendig for senterets virksomhet å investere i/ betale for kostnadskrevende infrastruktur så forutsettes tilførsel av friske midler. Fakultetets samlede vurdering er at den foreslåtte finansieringsplanen for senteret krever videre økonomisk avklaring, men at det synes innenfor rekkevidde å komme frem til en modell som er bærekraftig. Arbeidet med etablering av senteret vil i alle tilfelle innebære behov for ytterligere konkretiseringer av faglige, organisatoriske og økonomiske forutsetninger i samråd med berørte enheter/ ressurser. Oppsummering Universitetets ambisjoner om å styrke undervisningskvaliteten gjennom blant annet å etablere et Senter for undervisning og læring (arbeidstittel) har bred forankring ved UV-fakultetet, som også har gitt uttrykk for dette overfor Rektor og Universitetsdirektøren i flere dekanmøter det siste året. De foreliggende planene om organisering av senteret, herunder både overordnet rolle, konkrete oppgaver, forslag mht. styring og ledelse og forslaget om at Det utdanningsvitenskapelige fakultet skal være vertsfakultet for senteret, vurderes som tilstrekkelig konkretiserte pr. i dag. Det er etter fakultetets vurdering knyttet en viss usikkerhet til senterøkonomien, men med forutsetninger om «vanntette skott» mellom senteret og fakultetets øvrige økonomi skal ikke dette forholdet være til hinder for at etableringen finner sted iht. de forslag som er fremlagt.
7 Forslag til vedtak Fakultetsstyret gir sin tilslutning til forslaget om at UV-fakultetet blir vertsfakultet for et nytt Senter for læring og utdanning. Det legges til grunn at stillinger og øvrige ressurser som inngår i senteret er fullfinansierte og at fakultetet kompenseres for de tjenester som ytes overfor senteret slik at fakultetets basisøkonomi ikke blir belastet som følge av etableringen og senterets fremtidige drift. Dekanen gis fullmakt til å sluttføre prosessen i dialog med universitetsledelsen og øvrige berørte parter. Bård Kjos fakultetsdirektør Jarle V. Traavik økonomileder