Møteinnkalling Formannskapet

Møteinnkalling Formannskapet Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf. 64 87 85 11 Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 07.12.2011 Møtetid: Kl. 17.00 OBS! TIL BEHANDLING: FSK-60/11 VURDERING AV FELLES BRANN- OG REDNINGSVESEN FOR KOMMUNENE I FOLLO FSK-61/11 NYTT GODTGJØRINGSREGLEMENT FOR FOLKEVALGTE I SKI KOMMUNE FSK-62/11 DELEGERINGSSREGLEMENT FOR SKI KOMMUNE FSK-63/11 VEDTAKSOPPFØLGING Ski, 01.12.2011 Anne Kristine Eikebråten ordfører

Saksbehandler: Jan Willy Mundal Arknr.: M82 &85 Arkivsak: 11/2491-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 60/11 07.12.2011 Kommunestyret / 07.12.2011 VURDERING AV FELLES BRANN- OG REDNINGSVESEN FOR KOMMUNENE I FOLLO Forslag til vedtak: 1. Ski kommune deltar i arbeidet med å vurdere sammenslåing av eksisterende brannvesen til et felles brann- og redningsvesen i Follo. 2. I arbeidet vurderes også mulighetene for synergieffekt ved et samarbeid/sammenslåing med Mosseregionen (MOVAR). 3. Det nedsettes et utvalg med følgende sammensetning: * en representant fra hvert av brannområdene og eventuelt Movar sitt brannområde. * en representant fra fylkesmannen. * en representant fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. * en fra styret i SFB, i NFB og i Movar. 4. Utvalgets leder er, som representerer.. Follo Brannområde og nestleder er. som representerer Follo Brannområde. Ellers organiserer utvalget sekretariat etter behov. 5. Hver av kommunene bidrar med kr 4,00 pr innbygger (pr 1.1.2011) til arbeidet. 6. MOVAR inviteres inn i arbeidet, og det forventes at selskapet bidrar med et beløp tilsvarende kr 4,00 pr. innbygger i Vestby. 7. Dersom utvalget finner at sammenslåing vil gi synergieffekter for tjenesten faglig og/eller økonomisk, fremlegges det minst to alternative forslag til fremtidig brannverntjeneste i regionen, hvorav ett forholder seg strengt til gjeldende dimensjoneringsforskrift. Ingress/hovedbudskap: Framtidig organisering av brann- og redningsvesen i Follo Saksopplysninger: Brann- og redningsvesenet i Follo er i dag organisert som to interkommunale selskaper, begge med kasernerte mannskaper. Det bør vurderes om det er mulig å ivareta forebyggende brannvernarbeid, redning og beredskap med samme eller økt sikkerhet og mer kostnadseffektivt ved å slå sammen de to selskapene til ett. Vurdering: I Follorådets Handlingsprogram for 2011 er det forutsatt at vedtektene/selskapsavtalene for omtalte interkommunale samarbeidstiltak skal søkes samordnet. I den forbindelse er problemstillingen knyttet til å etablere ett brann- og redningsvesen i Follo kommet opp. Side 2

Tilsvarende har fylkesmannen i Oslo- og Akershus med beredskapsansvar oppfordret Follokommunene til å utrede dette. Brann- og redningsvesenet i Follo er i dag organisert som to interkommunale selskaper. Nordre Follo Brannvesen IKS (NBF) er et interkommunalt selskap med ansvar for brannforebyggende arbeid, feiing og brann- og ulykkesberedskap i kommunene Ski, Enebakk og Oppegård med til sammen ca. 65 000 innbyggere. NFB har stasjoner i Ski, Oppegård og Enebakk. Stasjonene i Ski og Oppegård har kasernert mannskap, mens i Enebakk er det deltidsmannskap. NBF disponerer bla 5 brannbiler, 3 tankbil, 1 restverdiredningsbil og stigebil. Det er 51 heltidstilsatte, 20 deltidstilsatte og 2 feielærlinger. Søndre Follo Brannvesen IKS (SBF) er et interkommunalt selskap med ansvar for brannforebyggende arbeid, feiing og brann- og ulykkesberedskap i kommunene Frogn, Nesodden og Ås med til sammen ca. 50 000 innbyggere. SFB flyttet i 2010 inn i ny hovedbrannstasjon på Korsegården i Ås kommune og har i tillegg en brannstasjon på Nesodden. Brannvesenet disponerer moderne lokaler og utstyr og har 35 heltidsansatte og 28 deltidsansatte. I tillegg til de to selskapene har Vestby kommune et brannsamarbeid med Mosseregionen. Fylkesmannen i Oslo og Akershus har bevilget kr 500.000 til en utredning av et mulig felles brann- og redningsvesen. Midlene fra fylkesmannens forutsetter imidlertid at arbeidet starter opp i 2011. Tilskuddet forutsetter videre at kommunene bidrar med tilsvarende beløp. Det tilrås at kommunene bidrar samlet med ca kr 500.000 der kostnadene på de seks kommunene som er med i SFB og NFB fordeles etter innbyggertall. Ut fra dette er det nødvendig at hver av de seks kommunene bidrar med kr 4,00 pr innbygger Dersom MOVAR ønsker å delta i arbeidet er det naturlig at selskapet deltar både økonomisk og personalmessig med utgangspunkt i folketallet i Vestby kommune. Bakgrunnen for fylkesmannens initiativ er det økende kravet til kompetanse og ressurser særlig knyttet til redning. De siste årene har store ulykker knyttet til vei (særlig tuneller) og skip vist at dagens organisering har store svakheter. Med ny jernbanetunell, stadig mer trafikk og farlig gods på vei, jernbane og skip vil kravene ytterligere heves. Det er derfor behov på å se på organisering, lokalisering, økonomi, ressurser (menneskelige og materiell), kompetanse og mulige samarbeidsavtaler. Forslag til vedtak: Alternativ 1: Som innstillingen Alternativ 2: Det iverksettes ikke arbeid med en utredning for å vurdere spørsmålet om å etablere ett felles brann- og redningsvesen. Økonomiske konsekvenser: Fylkesmannen forutsetter at kommunene bidrar med et beløp som tilsvarer kr 500 000, for at fylkesmannen skal gå inn i prosjektarbeidet. Dette betyr at hver av de seks kommunene må bidra med kr 4,00 pr innbygger med utgangspunkt i befolkningen på 1.01.2011. For Ski kommune vil dette utgjøre ca kr 115 000 som foreslås dekket via kommunens driftsbudsjett. Side 3

Konsekvenser for bærekraftig utvikling: En sammenslåing vi gi en bedre utnyttelse av maskiner og utstyr. Dette bør gi utslag i en bærekraftig utvikling. Konklusjon: Det nedsettes et utvalg med representanter fra de seks kommunene i SFB og NFB som utreder spørsmålet om etablering av ett brann- og redningsvesen i Follo. MOVAR inviteres til å se på ulike muligheter for samarbeid. Saken er drøftet i Follorådet som har anbefalt at representanter for brannområdene deltar i utvalget. Ski, 24.11.11 Audun Fiskvik rådmann Jan Willy Mundal kommunalsjef samfunn Vedlegg som følger saken: Ingen Vedlegg som ligger i saksmappen: Side 4

Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 033 Arkivsak: 11/2330-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 61/11 07.12.2011 Kommunestyret / 14.12.2011 NYTT GODTGJØRINGSREGLEMENT FOR FOLKEVALGTE I SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: 1. Ordførers godtgjøring settes lik stortingslønn (750.900,-) som reguleres i takt med denne med virkning fra 1.1. hvert år. 2. Varaordfører frikjøpes med 20 % av ordførers årsgodtgjøring (150.180,-) 3. Utvalgsledere frikjøpes med 10 % av ordførers årsgodtgjøring. (75.900,-) 4. Den samlede godtgjøring til gruppelederne settes til 30 % av ordføres godtgjøring. 60 % av beløpet fordeles likt på gruppelederne. De resterende fordeles i forhold til antall medlemmer den enkelte gruppe har i kommunestyret. 5. Kommunestyremedlemmer: godtgjøres med 0,20 % av ordførers godtgjøring(1500,-) 6. Formannskapet: medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring(1126,-) 7. Utvalgsledere medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. 8. Utvalgsmedlemmer medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. 9. Kontrollutvalget: medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. 10. Klagenemnda: medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. 11. Partssammensatt utvalg: medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. 12. Eldrerådet: medlem godtgjøres med 0,10 % av ordførers godtgjøring. (750,-)Leder gis dobbel godtgjøring. 13. Rådet for likestilling av funksjonshemmede: medlem godtgjøres med 0,10 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. Side 5

14. Følgende satser vedtas for tapt arbeidsfortjeneste: Ulegitimert kveld: kr. 500,- Ulegitmert hel dag: kr 1000,- Legitmert: Inntil kr 4000,- pr dag. 15. Reglementet forøvrig vedtas og iverksettes fra 01.01. 2012. Saksopplysninger: Kommuneloven 42 er utgangspunkt for utbetaling av godtgjøring for arbeid i kommunale tillitsverv. Fra å være et forbud mot godtgjøring for kommunestyrearbeid frem til 1980, fikk man nå et rettskrav på godtgjøring for særlig byrdefulle verv. Dagens ordning er at alle verv utløser rettskrav på godtgjøring for utført arbeid. Det er kommunestyret som selv fastsetter satsene for godtgjøring og de nærmere reglene rundt dette, jf. Kommuneloven 41,2. ledd. Forarbeidene (Ot.prp.42 (1991-92) sier blant annet at godtgjøringen skal holdes innenfor realistiske rammer sett med henblikk på tap og utgiftsdekning som vil kunne bli utbetalt for samme verv, som for eksempel kjøregodtgjørelse, dekning av telefonutgifter, barnevakt og tapt arbeidsfortjeneste. Selve godtgjøringen bør derfor avspeile det arbeid og besvær som følger med selve vervet. Et godtgjøringsreglement kan selvsagt når som helst endres, men det bør være så vidt omforent og forutsigbart at det i all hovedsak varer lengre enn én valgperiode. Ski kommunens någjeldende reglement differensierer mellom verv hva angår satsene for godtgjøring slik at det er kommunestyrets medlemmer som mottar høyeste sats, dernest formannskap og hovedutvalg mv. og til slutt rådgivende organ som eldreråd og rådet for likestilling av funksjonshemmede. I dette hierarkiet ser man for seg at kommunens høyeste organ bør godtgjøres med høyere sats enn underliggende organ. Kommunestyret har også flest saker og lengst varende møter. Det er blitt mer og mer vanlig med frikjøp til politisk arbeid. Med frikjøp menes at man betales for å ta fri fra ordinært arbeid for å utføre politisk arbeid. Tradisjonelt relaterer frikjøpssatsen seg til ordførers godtgjøring med en gitt prosent. Eks. er varaordfører frikjøpt 20 %, dvs. en dag pr uke for å utføre politisk arbeid denne dagen. Noen vil tjene og noe vil tape på denne ordningen. Alternativet er å kompensere arbeidsgiver direkte for denne ene dagen. Da vil det kunne oppstå en forskjell i hva som utbetales for samme verv, noe som kan oppfattes som urettferdig. Med dagens ordning har vi en kombinasjon av frikjøp og godtgjøring pr møte. Varaordfører er frikjøpt 20 % kr 138.314 Utvalgsledere er frikjøpt 10 % kr 69.157 Nestledere i utvalgene er frikjøpt med 2 % kr 13.832 Gruppeledere er frikjøpt med 5% kr 34.579 I tillegg utbetales godtgjøring pr møte. Utvalgsledere har dobbel møtegodtgjøring. Det utbetales telefongodtgjøring i tillegg. Utgifter til reise osv. dekkes etter regning. Side 6

Rådmannen forslår at varaordfører frikjøpes med 20 % av ordførers godtgjøring. Det utbetales godtgjøring i tillegg og frikjøpet dekker tapt arbeidsfortjeneste. Rådmannen foreslår at utvalgsleder frikjøpes med 10 % av ordføreres godtgjøring. Det utbetales godtgjøring i tillegg og frikjøpet dekker tapt arbeidsfortjeneste. Rådmannen forslår at frikjøp av nestleder utgår. Nestleder vil motta dobbel godtgjøring når denne vikarierer for leder. Gruppelederne har en særlig rolle og medvirker til koordinering av den politisk behandlingen av sakene. Det er et krevende arbeid som bør reflekteres særskilt. Rådmann foreslår en fordeling der alle gruppelederne mottar en fast sum + en sum relatert til antall medlemmer i kommunestyret: Den samlede godtgjøring til gruppelederne settes til 30 % av ordføres godtgjøring. 60 % av beløpet fordels likt på gruppelederne. De resterende fordeles på gruppeledere i forhold til antall medlemmer den enkelte gruppe har i kommunestyret. Eks. 30 % av 750.900,- = 225.270,- avrundet til 225.000. 60 % av 225.000= 135.000. 135.000,- delt på 8 gruppeledere = 16.875,- 40 % av 225.000 =90.000 som deles på 41 (antall medlemmer i k.styret)= 2.195 pr representant. Høyre= 2.195 x 15 = 32.925 AP=2.195,- x 13 =28.535 Osv. Representanter som bryter med sin gruppe i perioden og som etter det opptrer som uavhengige, anses ikke som egne grupper. Møtegodtgjøring kan også utbetales årlig som et fast beløp. Om siste alternativ velges, må kommunestyret ta stilling til hvordan man skal gjøre fradrag ved frævær. Fastsetting av satser: Ordfører: Tidligere var ordførers godtgjøring knyttet til rådmannens lønn. Ved overgang til åremålstillinger i den kommunale toppledelsen, ble denne ordningen avviklet. Etter det har ordførers godtgjøring vært regulert hvert år med kommunal deflator i lønnsoppgjøret for komunal sektor. Øvrige verv godtgjøres etter vedtatte satser relatert til ordførers godtgjøring med en gitt prosent. Ordførervervet i Ski kommune er det som er godtgjort etter lavest sats sammenlignet med de nærmeste nabokommunene. Ski = 691.568,- Ås = 800.000,- Oppegård = 938.625,- Frogn = 698.337,- I Ås er den koblet til rådmannens lønn og i Oppegård og Frogn er den knyttet til en stortingslønn, dvs. 750.900,- med en gitt prosent. Varaordfører: Varaordfører er frikjøpt en dag pr uke for å utføre politisk arbeid på rådhuset etter avtale med ordfører. Frikjøpet utgjør kr 138.314,- pr år. Side 7

Tapt arbeidsfortjeneste: Kommuneloven 41 har regler om dekning av utgifter og økonomisk tap. Tap av inntekt som følge av vervet, skal erstattes opp til et visst beløp pr dag fastsatt av kommunestyret selv. Det skal fastsettes ulike satser for legitimerte og ulegitimerte tap. Utgangspunktet er full kompensasjon, dog innenfor et maksimumsbeløp som kommunestyret fastsetter. De folkevalgte har også krav på tap som ikke lar seg legitimere, hvor dette er sansynliggjort, eks. pensjonister og studenter eller ved uttak av feriedager. Etter dagens reglement har vi følgende satser: Ulegitimert: Pr heldagsmøte: kr 450,- Pr kveldsmøte: kr 225,- Legitimert: Dekkes med inntil 0,545 % av ordførers godtgjøring, 3.765,- pr dag. Rådmannen forslår å øke satsene for ulegitmert til: Pr heldagsmøte: kr 1000,- Pr kveldsmøte: kr 500,- Det foreligger liten veiledning i forarbeidene til kommuneloven for hva som kan være ulegitimert krav, men det er angitt at dette kan fremsettes fra for eksempel pensjonister, hjemmeværende eller studenter. Dersom en student f.eks har gått glipp av en studiedag eller forelesning og begrunner kravet slik, vil det være å anse for et sansynliggjort tap. Med legitimert tap menes tap som kan dokumenteres. Normalt vil man kunne fremlegge skriftlig dokumentasjon fra arbeidsgiver i form av eget skriv eller kopi av lønnslipp. For selvstendig næringsdrivende vil det ofte oppstå problem i forhold til å kunne dokumentere det eksakte tap på en enkel måte. Det er likevel ikke tvil om at tap vil kunne oppstå i slike tilfeller. Det at man er borte fra sitt arbeid må formodes å innebære et inntjeningstap for den/det firma det gjelder. I hvor stort omfang det oppstår tap kan være vanskelig å dokumentere eksakt. Selv der man har faste timesatser, kan det oppstår tvil mht. kravets berettigelse. Det vil imidlertid være urimelig å kreve innsyn i en tannlege, lege eller advokats avtalebok for å kontrollere kravets berettigelse. Kravet må baseres på et tillitsforhold mellom den enkelte representant og kommunestyret. Etter dagens regler er følgende regnet som tilstrekkelig dokumentasjon: Bekreftelse fra arbeidsgiver om trekk i lønn Kopi av lønnsslipp Bekreftelse fra revisor/styre og lignende på at det foreligger et inntektstap Regning fra firma/organisasjon Bekreftelse på timesatser fra revisor/regnskapsfører og lignende. Ligningsattest fra siste ligningsår Forslag til reglement: Vedtatt: Sist endret: Reglement for godtgjøring av folkevalgte i Ski kommune Med utgangspunkt i kommuneloven 42 gjelder følgede: Side 8

1 Godtgjøring: Møtegodtgjøring skal avpeile det arbeid og ansvar som påhviler det enkelte verv. Særlig arbeidskrevende verv i organ som fatter vedtak i enkeltsaker, godtgjøres med høyere sats enn for eksempel rådgivende organ. Godtgjøringen skal dekke tid som medgår til forberedelse til møtet, herunder befaringer, samt tid som medgår til selve møtet. 2 Følgende satser gjelder for godtgjøring og frikjøp: Ordførers godtgjøring settes lik stortingslønn (750.900,-) som reguleres i takt med denne med virkning fra 1.1. hvert år. Varaordfører frikjøpes med 20 % av ordførers årsgodtgjøring. Utvalgsledere frikjøpes med 10 % av ordførers årsgodtgjøring. Den samlede godtgjøring til gruppelederne settes til 30 % av ordføres godtgjøring. 60 % av beløpet fordels likt på gruppelederne. De resterende 40 % fordeles i forhold til antall medlemmer den enkelte gruppe har i kommunestyret. Kommunestyremedlemmer: godtgjøres med 0,20 % av ordførers godtgjøring. Formannskapet: medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. Kontrollutvalget: medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. Klagenemnda: medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. Partssammensatt utvalg: medlem godtgjøres med 0,15 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. Eldrerådet: medlem godtgjøres med 0,10 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. Rådet for likestilling av funksjonshemmede: medlem godtgjøres med 0,10 % av ordførers godtgjøring. Leder gis dobbel godtgjøring. Heldagsmøte skal vare minst 6 timer og være påbegynt før kl. 1400. Heldagsmøter i kommunestyre og formannskap dekkes med dobbel møtegodtgjøring 3 komiteer og arbeidsgrupper Formannskapet kan fastsette satser for deltakelse i komiteer/arbeidsgrupper dersom formannskapet vedtar at deltakelse i slike skal godtgjøres. 4 Frikjøp: Med frikjøp menes at vedkommende er kjøpt fri fra ordinært arbeid for å utføre et verv betalt av Ski kommune. Det forutsettes at denne tiden benyttes til møteforberedelse, kontakt med administrasjonen, møter med ordfører og lignende. Frikjøp skal dekke møtedeltakelse, befaringer, deltakelse i komiteer, opplæring, konferanser og tapt arbeidsfortjeneste. Side 9

For møter utover vervet, betales godtgjøringssats knyttet til respektivt utvalg/komite eller arbeidsgruppe. Det opparbeidedes ikke pensjon eller feriepenger. Spesielt for varaordfører: Dersom varaordfører, under f.eks ordførers ferier, sykdom eller annet, trer inn i ordførers sted med full arbeidstid, gis godtgjøring lik ordførers godtgjøring med fradrag for varaordførers frikjøp. 4 Tapt arbeidsfortjeneste: Kommuneloven 41 har regler om dekning av utgifter og økonomisk tap. Tap av inntekt som følge av vervet, skal erstattes opp til et visst beløp pr dag fastsatt av kommunestyret selv. Det skal fastsettes ulike satser for legitimerte og ulegitimerte tap. Kravet skal fremsettes på eget skjema som er tilgjengelig under møtene. Satser: Ulegitimert : Pr heldagsmøte: kr 1000,- Pr kveldsmøte: kr 500,- Legitimert: Maksimum kr. 4000,- pr dag For ulegitimert krav gjelder følgende: Søknad må fremsettes skriftlig på eget skjema(se over) Faktisk tap må sannsynliggjøres(beskrives) For legitimert gjelder følgende: Søknad må fremsettes skriftlig på eget skjema(se over) Faktisk tap må sannsynliggjøres med følgende alternativer: o Bekreftelse fra arbeidsgiver om trekk i lønn o Kopi av lønnsslipp o Bekreftelse fra revisor/styre og lignende på at det foreligger et inntektstap o Regning fra firma/organisasjon o Bekreftelse på timesatser fra revisor/regnskapsfører og lignende. o Ligningsattest fra siste ligningsår o 5 Telefongodtgjøring: Det utbetales en årlig sum som kompensasjon for utgifter til telefoni til medlemmer av kommunestyret og utvalgsledere. Den faste abonnementsavgiften ( Telenors standardsats legges til grunn) dekkes for nedenstående verv så sant avgiften ikke er dekket på annen måte. I tillegg dekkes tellerskritt slik: Ordfører 300 tellerskritt pr. kvartal (1200 pr. år) Varaordfører 200 " " " (800 " ") formannskapsmedlemmer 150 " " " (600 " ") Leder av bruker og driftsutvalg 150 " " " (600 " ") Leder klagenemnd 100 " " " (600 " ") Leder av partssammensatt utvalg 100 (600) ) Dette gjelder ikke dersom vedkommende disponerer mobiltelefon hvor kommunen dekker alle utgifter. Side 10

6 Reiseregning: Utgifter i forbindelse med reiser til og fra møter/kurs/konferanser/befaringer mv. dekkes etter statens satser hva angår km og ellers etter fremlagt dokumentasjon i for av kvitteringer for utlegg. 7 Utgifter til barnepass: Utgifter til barnepass for barn under 12 år, dekkes med inntil kr 80,- pr time, eller med kr 700 pr døgn. For funksjonshemmede barn gjelder ikke aldergrensen på 12 år. I særlige tilfeller kan aldersgrensen fravikes, for eksempel der vedkommende representant har et eller flere mindreårige barn som trenger tilsyn over natten. Ski, 28.11.11 Audun Fiskvik rådmann Tove Næs rådgiver Vedlegg som følger saken: ingen Vedlegg som ligger i saksmappen: ingen Side 11

Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 033 Arkivsak: 11/2340-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 62/11 07.12.2011 Kommunestyret / 14.12.2011 DELEGERINGSREGLEMENT FOR SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar vedlagte delegeringsreglement. Reglementet trer i kraft straks. Saksopplysninger: Kommunestyret er den øverste myndighet i en kommune og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak, jf. Kommuneloven 6. Kommuneloven, heretter kml, forutsetter og gir stor adgang til delegering av myndighet til underliggende organ og til administrasjonen. Delegeringssperrene fremgår direkte av loven ved at det da heter kommunestyret selv i lovteksten, for eksempel endring av antall medlemmer i kommunestyret i kml. 7. Kommunelovens bestemmelser om delegering fremgår av 8 (formannskapets lovbestemte oppgaver), 9 (adgang til å gi ordfører myndighet), 10 (myndighet til faste utvalg/komiteer), 11(myndighet til styre for institusjon), 13 (hastevedtaksbestemmelse), 23 (administrasjonssjefens oppgaver og myndighet), 24 (opprettelse og nedleggelse av stillinger), 27 (interkommunalt samarbeid), 28 (overdragelse av tariffavtalemyndighet), 28a (overføring av myndighet til vertskommunesamarbeid), 28b (administrativt vertskommunesamarbeid), 28c (vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd og 61-75 (kommunalt foretak) Størst adgang er det til å delegere til formannskapet, også saker av prinsipielle betydning. Delegering til administrasjonssjef(rådmannen) vil være begrenset av lov og prinsippet om å ikke delegere vedtaksmyndighet i saker av prinsipiell betydning. Hva som er prinsipielt, er ikke entydig. Her må man se på vedtakets karakter og konsekvens og sammenholde dette med politiske instrukser, vedtak eller tidligere praksis. Ved tvil skal det alltid forelegges for politisk behandling. Delegering til administrasjonene er nødvendig for å sikre effektivitet og saksbehandling innenfor rimelige tidsfrister. Skulle folkevalgte organ fattet vedtak i alle enkeltsaker, vil de ikke bare fått et uoverkommelig antall saker forelagt, men innbyggerne ville måtte vente lenger på avgjørelse i sine henvendelser. Alle folkevalgte organ kan delegere sin myndighet videre, men da bare til rådmannen om det er administrasjonen det delegeres til. Det kan altså ikke delegeres til annet ledd i administrasjonen. Rådmannen kan da videredelegere med mindre annet uttrykkelig er fastsatt. Side 12

Delegering er like mye en måte å organisere og fordele oppgaver i en organisasjon som overføring av myndighet. Den interne delegeringen vil måtte speile den organisatoriske oppbygging under hensyn til effektivitet og forsvarlighet. Delegering overfører myndighet og gir legitimitet utad i forhold til vedtak som blir fattet eller handlinger som blir utført. Man må for eksempel ha fått myndighet innefor det aktuelle området for å kunne binde kommunen rettslig (kjøpe,selge,gi tillatelser mv) Vurdering: Rådmannen forslår følgende delegeringsreglement: Delegeringsreglement i Ski kommune. Vedtatt av kommunestyret.(dato settes inn) Sist oppdatert: (dato settes inn) 1 Gjennomgående bestemmelser vedrørende delegering og delegeringsforutsetninger 1.1 Bruk av delegert myndighet All delegert myndighet må brukes i samsvar med lover, forskrifter og retningslinjer gitt av overordnet organ, og innenfor gjeldende budsjettrammer og budsjettforutsetninger. 1.2 Tilbakekalling av myndighet Et overordnet politisk eller administrativt organ kan kreve å få lagt fram for seg en sak som et underordnet organ har til behandling etter delegert fullmakt. 1.3 Ikke-bruk av delegert myndighet Et organ som har fått delegert myndighet til å treffe vedtak eller gi uttalelse, kan unnlate å benytte sin myndighet og i stedet legge saken fram for kommunestyret. En forutsetning er at saken er av prinsipiell karakter eller vedtaket vil kunne få omfattende konsekvenser for kommunen. Rådmannen har en tilsvarende adgang til å legge saker fram for kommunestyret eller det utvalg som saken naturlig hører under. 1.4 Delegering etter særlovgivning Delegering av myndighet etter særlovgivning til utvalg, eller rådmann omfatter myndighet etter forskrifter som er gitt i medhold av vedkommende lov. 1.5 Omgjøringsrett Et overordnet organ kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av underordnet politisk eller administrativt organ i samsvar med forvaltningslovens 35 (jfr. kommuneloven 60). Side 13

1.6 Melding om vedtak gjort i medhold av kommuneloven 13 (hasteparagrafen) Vedtak i hastesaker etter kommunelovens 13 skal refereres i kommunestyret i første møte etter at vedtaket er fattet. 1.7 Klage på vedtak Enkeltvedtak som er fattet av utvalg, rådmannen eller den han delegerer videre til, på grunnlag av delegert myndighet, kan påklages dersom ikke annet følger av særskilte lovbestemmelser. Klagen fremmes for førsteinstansen, jfr. forvaltningsloven 32 og avgjøres av kommunens klagenemnd, dersom ikke annen saksbehandling følger av særlov. Klagebehandling skal følge de bestemmelser som framgår av forvaltningsloven og særlovgivning, se også 6 i reglementet. 2. Retningslinjer for bruk av delegert myndighet 2.1 Fullmakt Kommunalt organ eller tjenestemann kan ikke treffe avgjørelse uten å ha fullmakt til å avgjøre den aktuelle saken. I forbindelse med beslutning om delegering av myndighet skal det fastsettes hvordan og til hvem tilbakerapportering skal skje. 2.2 Rettssikkerhet Alle som har saker til behandling i Ski kommune skal sikres en korrekt behandling i tråd med forvaltningslovens prinsipper. 2.3 Service Alle som har saker til behandling i Ski kommune eller som henvender seg til kommunen, skal sitte igjen med en opplevelse av at kommunen yter god service - selv om ikke alle kan få sine ønsker innfridd. Forvaltningslovens regler om svarfrist - også foreløpig svar - skal følges. Et av hovedmålene ved å delegere myndighet er å legge avgjørelsesmyndigheten i saksområder på et administrativt eller politisk nivå som er nærmere brukerne. Dette bør også gjenspeile seg i en raskere og smidigere saksbehandling. 2.4 Åpenhet Administrasjonen skal legge vekt på å spille med åpne kort overfor de politiske styringsorganene og skal selv ta initiativ til å informere når den mener å ha relevant informasjon å gi. Rapportering til kommunestyret og utvalg skal praktiseres i høy grad. Retningslinjer for dette avklares mellom administrasjonen og kommunestyret og det enkelte utvalg. 2.5 Videredelegering Bare kommunestyret kan delegere myndighet til administrasjonen. Rådmannen kan delegere sin myndighet til andre tjenestemenn med mindre kommunestyret har vedtatt noe annet. 2.6 Tvil Er det organ som har fått delegert myndighet i tvil om hvordan kommunestyret eller det organ som har delegert denne myndigheten ønsker at en type saker skal behandles, legges saken fram for prinsipiell drøfting og avklaring. Side 14

1. Delegering til formannskapet Delegering av myndighet: I medhold av kommuneloven 8 nr. 3 delegerer kommunestyret følgende til formannskapet : Formannskapet utøver myndighet etter kommunelovens 13 til å treffe vedtak når saken skulle vært avgjort av kommunestyret når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Foreta salg/kjøp av fast eiendom og pantsette fast eiendom, så langt ikke myndigheten er overdratt til andre organer. Slette eller nedskrive gjeld til kommunen med større beløp enn kr 100.000,-. Formannskapet behandler husbanksaker og boligforvaltningssaker. Øvrige ansvarsområder: Myndighet etter plan og bygningsloven: Formannskapet er kommuneplanutvalg og har ansvar for overordnet planlegging (kommuneplaner,kommunedelplaner, økonomiplaner m.v.), næringsutvikling, regionalt/interkommunalt samarbeid, strategisk og overordnet styring og utvikling, investeringer, boligprogram og utbyggingsavtaler. Kommunestyret kan bestemme at formannskapet skal være vedtaksmyndighet ved større/omfattende områderguleringer eller der det er økonomiske konsekvenser utover vedtatte rammer. Rådmannen vil da fremme sak om behandlingsform knyttet til den enkelte plan. Myndighet etter valgloven: Formannskapet er valgstyre og ivaretar de oppgaver som valgloven tilligger valgstyret og som kommunestyret ikke må fatte vedtak i selv. Valgstyret kan delegere oppgaver og myndighet til rådmannnen. Et vedtak i formannskapet etter delegert myndighet kan bringes inn for kommunestyret dersom minst 1 medlem krever det, dersom ikke annet er bestemt i særlov. Slikt krav må framsettes før møtets avslutning og må protokolleres. Beredskap: Formannskapet er beredskapsutvalg og behandler overordnet ROS-analyse (risoko-og sårbarhet) samt holdes orientert om kommunens beredskapsarbeid. 2. Delegering til utvalg for helse og omsorg I medhold av kommuneloven 10 delegerer kommunestyret til nevnte utvalg å fatte vedtak/innstille til kommunestyret innenfor følgende områder i den utstrekning ikke annet framgår av gjeldende lovgivning, eller myndigheten er delegert til rådmannen: Kommunehelsetjenesten ( kommunal helse-og omsorgslov) Sosialtjenesten (kommunal helse-og omsorgslov) Barnevern Helsevern (forbygging og kontroll) Side 15

Miljørettet helsevern Rehabilitering Tiltak og tjenester for eldre og funksjonshemmede Psykiatritjenesten Pleie og omsorg (åpen og i institusjon) Forebygging og rehabilitering ved rusmisbruk Samhandlingsreformen Overordnede planer (psykiatriplan, ruspolitisk handlingsplan mv.) Fritt brukervalg Brukerundersøkelser Serviceerklæringer Retningslinjer for tldeling av kommunale boliger for vanskeligstilte Retningslinjer for tildeling av startlån Boliger for vanskeligstilte Saker til høring innenfor utvalgets faglige område Deltakelse i byggekomiteer Serverings-og skjenkesaker: Avgjørelser om tildeling av salgs- eller skjenkebevilling og om tiden for salg og skjenking av alkohol delegeres til utvalg for helse og omsorg. Det samme gjelder myndighet til inndragning av bevillinger når vilkårene i alkoholloven eller kommunale bestemmelser ikke lenger er oppfylt. I saker der utvalget behandler saker som skal til kommunestyret, innstiller utvalget direkte til kommunestyret med mindre sakene har økonomiske konsekvenser. Slike saker skal forelegges formannskapet for innstilling til kommunestyret. Kommunestyret kan likevel kreve å få seg forelagt de saker det ønsker. Et vedtak i utvalget etter delegert myndighet kan bringes inn for kommunestyret dersom minst 1 medlem krever det, dersom ikke annet er bestemt i særlov. Slikt krav må framsettes før møtets avslutning og må protokolleres. 3. Utvalg for miljø og teknikk I medhold av kommuneloven 10 delegerer kommunestyret til nevnte utvalg å fatte vedtak innenfor følgende områder i den utstrekning ikke annet framgår av gjeldende lovgivning, eller myndigheten er delegert til rådmannen: Landbrukssaker ( jordloven, konsesjonsloven) Friluftsliv Viltforvaltning Skogforvaltning Miljøforvaltning Idrettsanlegg Forurensingsloven Vannforsyning Avløp Vannrenseprosjekt (Morsa mv) Vei og veivedlikehold Trafikksikkerhetsplan Klage på gebyr, for eksempel vannmåling Brukerundersøkelser Side 16

Serviceerklæringer Saker til høring innenfor utvalgets faglige område Motorferdsel Konsesjon (kommunal forkjøpsrett) Brannvern Matloven I saker der utvalget behandler saker som skal til kommunestyret, innstiller utvalget direkte til kommunestyret med mindre sakene har økonomiske konsekvenser. Slike saker skal forelegges formannskapet for innstilling til kommunestyret. Kommunestyret kan likevel kreve å få seg forelagt de saker det ønsker. Et vedtak i utvalget etter delegert myndighet kan bringes inn for kommunestyret dersom minst 1 medlem krever det, dersom ikke annet er bestemt i særlov. Slikt krav må framsettes før møtets avslutning og må protokolleres. 4 Utvalg for plan-og byggesak I medhold av kommuneloven 10 delegerer kommunestyret til nevnte utvalg å fatte vedtak/innstille til kommunestyret innenfor følgende områder i den utstrekning ikke annet framgår av gjeldende lovgivning, eller myndigheten er delegert til rådmannen: Reguleringsplaner (off.ettersyn og innstille til kommunestyret) Klage på bygge-og delesaker Klage på reguleringsplaner Klage på gebyrfastsetting Adressemyndighet (veinavn mv) Bygningsvern Kulturminner Brukerundersøkelser Serviceerklæringer Saker til høring innenfor utvalgets faglige område Kart og geodata - geodataloven Lov om eierseksjoner Gebyrregulativ Ekspropiriasjonssaker I saker der utvalget behandler saker som skal til kommunestyret, innstiller utvalget direkte til kommunestyret med mindre sakene har økonomiske konsekvenser. Slike saker skal forelegges formannskapet for innstilling til kommunestyret. Kommunestyret kan likevel kreve å få seg forelagt de saker det ønsker. Et vedtak i utvalget etter delegert myndighet kan bringes inn for kommunestyret dersom minst 1 medlem krever det, dersom ikke annet er bestemt i særlov. Slikt krav må framsettes før møtets avslutning og må protokolleres. Side 17

5 utvalg for kultur og oppvekst. I medhold av kommuneloven 10 delegerer kommunestyret til nevnte utvalg å fatte vedtak/innstille til kommunestyret innenfor følgende områder i den utstrekning ikke annet framgår av gjeldende lovgivning, eller myndigheten er delegert til rådmannen: Opplæringsloven Kulturloven Biblioteksloven Grunnskole Barnehager Skolefritidsordning Voksenopplæring PPT Brukerundersøkelser Serviceerklæringer Kriterier for skoleskyss Overordnede planer innen opplæring Nasjonale prøver Navn på skoler/barnehager Nye skoler/barnehager Follo barne- og ungdomsskole Alment kulturarbeid Kulturskole Fritidsklubber Overordnede planer innen kulturområdet Rådhusteatret Saker til høring innenfor utvalgets faglige område Deltakelse i byggekomiteer I saker der utvalget behandler saker som skal til kommunestyret, innstiller utvalget direkte til kommunestyret med mindre sakene har økonomiske konsekvenser. Slike saker skal forelegges formannskapet for innstilling til kommunestyret. Kommunestyret kan likevel kreve å få seg forelagt de saker det ønsker. Utvalget er årsmøte for Frivilligsentralen. Et vedtak i utvalget etter delegert myndighet kan bringes inn for kommunestyret dersom minst 1 medlem krever det, dersom ikke annet er bestemt i særlov. Slikt krav må framsettes før møtets avslutning og må protokolleres. 6. Delegering til klagenemnden Ski kommune har opprettet egen klagenemnd i medhold av Fvl. 28, 2. ledd. Klagenemnden er klageinstans for enkeltvedtak truffet av forlvaltningsorgan opprettet i medhold av kommuneloven. Dette gjelder også når vedtakene er fattet administrativt etter delegert myndighet. Rådmannen påser at de særlige habilitetsbestemmelsene i Kommuneloven 40 c blir ivaretatt under saksforberedelsen til klageinstansen. For enkeltvedtak truffet etter delegert myndighet fra statlig forvaltningsorgan, behandles klagen administrativt som førsteinstans med unntak for klager etter plan og bygningsloven som behandles i plan og byggesaksutvalget. Side 18

Departementet (fylkesmannen) er klageinstans når vedtak er fattet av kommunestyret. 7. Delegering til ordføreren. Representasjon: Ordføreren gis myndighet til å møte på kommunens vegne på årsmøter og generalforsamlinger i selskaper og sammenslutninger hvor kommunen er deltaker/medeier. Ordføreren kan delegere denne myndigheten videre i det enkelte tilfellet. Myndighet ved rådmannens inhabilitet: Ordføreren delegeres myndighet til å treffe vedtak i saker som er delegert til rådmannen i de tilfeller hvor rådmannen selv - og dermed hele administrasjonen - er inhabil. Den samme bestemmelsen gjelder med hensyn til å gi innstillinger til folkevalgte organer i de tilfeller hvor rådmannen selv - og dermed hele administrasjonen - er inhabil. Hvis rådmannen er inhabil til å avgi innstilling til politiske organer, kan ordføreren avgi innstilling. Finner ordføreren behov for det, kan han/hun anmode en annen kommunes rådmann om å forberede saken. I medhold av kommuneloven 9,3.ledd er ordfører legitimert til å skrive under på dokumenter der kommunen opptrer som hjemmelshaver eller pantsetter av eiendom. Myndigheten kan delegeres videre jf. samme bestemmelse. 8. Delegering til rådmannen. Ansvars og arbeidsområder: Rådmannen er øverste leder av den samlede kommunale administrasjon. Rådmannen er ansvarlig for organisering, samordning og planlegging av kommunens administrative virksomhet. Rådmannen skal ha et særlig ansvar for å: - lede administrasjonens arbeid med å forberede saker for de folkevalgte organer og se til at disse er forsvarlig utredet bl.a. med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser for økonomi, personell og publikums krav til tjenester, - iverksette de vedtak som blir gjort i folkevalgte organer, - tilsette og utvikle kommunens tilsatte innenfor en fleksibel og effektiv organisasjon, - sørge for god forvaltning og effektiv bruk av kommunens økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for effektiv internkontroll, - videreutvikle, kvalitetssikre og gjennom innstillinger til politiske organer foreslå tilpasninger av kommunens tjenester til de behov innbyggerne har, - lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet i kommunen. Generell myndighet: I medhold av kommuneloven 23 delegerer kommunestyret til rådmannen myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke er av prinsipiell betydning innenfor de rammer som gis av de til enhver tid gitte retningslinjer i kommuneplan, økonomiplan, årsbudsjett, økonomireglement og andre politiske vedtak. Side 19

Delegering etter foregående avsnitt omfatter også saksområdene som er delegert til utvalgene etter 2-5. Rådmannen kan delegere sin myndighet etter 2-5 ledd videre innen administrasjonen. Myndighet etter særlovgivningen: Rådmannen gis myndighet til å fatte vedtak, herunder foreta klagebehandling,og gi uttalelse i saker etter særlov, når sakene ikke er av prinsipiell karakter, i samsvar med retningslinjer lagt i kommuneplan og andre kommunale planer Myndighet i økonomiske saker: Foruten det som er fastsatt i økonomireglementet delegeres rådmannen følgende: Inngi forliksklage Begjære tvangsauksjon der kommunens krav ikke er sikret ved legalpant Avgjøre søknader om tilskudd til reduksjon av boutgifter Avskrive restanser begrenset oppad til kr 100.000 pr sak Myndighet i personalsaker: I medhold av kommuneloven 24 nr.1 delegeres rådmannen myndighet til å opprette, omgjøre og nedlegge stillinger innenfor budsjettets rammer og lovgivningen samt myndighet til å treffe avgjørelse i personalsaker, herunder ansettelser med unntak for kommunalsjefer. Begjæring av påtale: Rådmannen kan begjære offentlig påtale og overlate saker til konfliktrådet dersom det anses hensiktsmessig, jfr.straffeloven 79,5.ledd. Offentlige anskaffelser: Rådmannen gjennomfører anskaffelser i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens økonomireglement samt hovedavtalen for så vidt angår tjenestepensjonsleverandør. Rådmannen behandler klagesaker etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Grunneier: Rådmannen ivaretar kommunens funksjon som grunneier i alle saker vedrørende fast eiendoms rettsforhold. Myndighet etter alkoholloven: Avgjørelser i saker etter alkoholloven i saker som ikke er av prinsiell betydning som f.eks. innvilgelse av skjenkebevilling for en enkelt anledning, bruk av kommens ambulerende skjenkebevillinger, godkjenning av styrer og stedfortreder for styrer m.v. delegeres til rådmannen 9 Delegering til interkommunale selskaper Nordre Follo Brann IKS: Nordre Follo Brannvesen IKS delegeres myndighet til å håndheve deltakerkommunenes oppgaver innenfor: a) brann, eksplosjon og ulykker i medhold av Brann- og eksplosjonsvernloven av 14. juni 2002 nr 20 med tilhørende forskrifter. b) Akutt forurensning i henhold til Forurensningsloven av 13. mars 1981 nr 6 7 (pålegg), 43 (kommunal beredskap), 46 (aksjoner ved akutt forurensning), 47 (bistandsplikt), 74 (umiddelbar gjennomføring), 75 (bruk av annen manns eiendom) og 76 (dekking av utgifter for tiltak mot forurensning). Side 20

Ski, 29.11.11 Audun Fiskvik rådmann Tove Næs rådgiver Vedlegg som følger saken: Ingen Vedlegg som ligger i saksmappen: Side 21

Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 033 Arkivsak: 11/2486-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 63/11 07.12.2011 Kommunestyret / 07.12.2011 VEDTAKSOPPFØLGING Forslag til vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering Saksopplysninger: Vedlagt følger oversikt over kommunestyrets vedtak og oppfølging av disse. Oversikten viser vedtak fattet frem til juli 2011. Vedtak som er utkvittert ved forrige sak om vedtaksoppfølging, er tatt ut av oversikten. Ski, 24.11.11 Audun Fiskvik rådmann Tove Næs rådgiver Vedlegg som følger saken: a) Oversikt over vedtak Vedlegg som ligger i saksmappen: Side 22

ERROR: undefined OFFENDING COMMAND: STACK: