Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 21.06.2017, Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 18:30 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 17/32-17/43 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) forfall Terje Berg Alvheim Marit Werner Haabeth (Ap) X Jan Frode Hanssen (FrP) X Kristine Høgseth (MDG) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonslederne Anders Svarholt og Jolanta Betker, forvaltningsrevisor Ida Stedjeberg Møtende fra administrasjonen: Rådmann Ole Petter Finess, overingeniør Erik Ramberg (til sak 17/33), Kommunalsjef Kari Sørum (til sak 17/39), kommuneadvokat Just Kullberg-Marcussen (til sak 17/39), personalrådgiver Leif Johannessen (til sak 17/39) Ordfører: Jon-Ivar Nygård. Rune Grundekjøn, (leder). Marit Werner Haabeth
Merknader Innkalling og saksliste ble godkjent Saksrekkefølge: 17/32, 17/39, 17/33, 17/36-17/38, 17/34, 17/35, 17/40-17/43 Marit Werner Haabeth ble valgt til nestleder i Terje Moland Pedersens fravær. Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. Det ble bestemt at sak 17/39 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 13, jf. fvl. 13 (1) 1). Rådmann, kommunalsjef, personalrådgiver og kommuneadvokat var tilstede under behandlingen. Kontrollutvalget Fredrikstads møte 21.06.2017 Sakliste PS 17/32 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.5 2017 PS 17/33 Orientering fra administrasjonen i teknisk drift om bruk av brakker i skoler og barnehager PS 17/34 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016 PS 17/35 PS 17/36 PS 17/37 PS 17/38 PS 17/39 PS 17/40 Revisjonsbrev nr. 1/2017 - kontrollutvalgets oppfølging Prosjektplan Internkontroll i byggesaksbehandlingen Henvendelser til kontrollutvalget ang. byggesaker Henvendelse til kontrollutvalget om manglende journalføring Notat - oppfølging av KU-sak 17/8 og 17/17 "Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur" Omdisponering av kontrollutvalgets budsjett 2017 - kjøp av Laptop med utstyr. PS 17/41 Møteplan 2. halvår 2017 PS 17/42 PS 17/43 Referater og meldinger Eventuelt
PS 17/32 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.5 2017 1. Protokoll fra møtet 16.5 2017, godkjennes 1. Protokoll fra møtet 16.5 2017, godkjennes PS 17/33 Orientering fra administrasjonen i teknisk drift om bruk av brakker i skoler og barnehager Saken legges frem uten forslag til innstilling Overingeniør Erik Ramberg informerte om at Arbeidstilsynet nå har krevd at kommunen søker om permanent plassering av paviljongene på 6 skoler og 1 barnehage. Det vil si at paviljongene må godkjennes etter TEK10, som er kravene til nybygg i dag. Kommunen har gjort tilpasninger av paviljongene og søknad er sendt på nytt. Kommunen forventer svar fra arbeidstilsynet i løpet av sommeren. Kontrollutvalget var enige om å be om en ny orientering om resultatet etter siste tilsyn i septembermøtet. 1. Kontrollutvalget tar informasjonen som er gitt i møtet til orientering 2. Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering i septembermøtet PS 17/34 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016, tas til orientering Seksjonsleder Jolanta Betker presenterte hva som er utført av regnskapsrevisjon i regnskapsåret 2016 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016, tas til orientering
PS 17/35 Revisjonsbrev nr. 1/2017 - kontrollutvalgets oppfølging 1. Kontrollutvalget tar Revisjonsbrev nr. 1/2017 til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Rådmannens redegjørelse bes foreligge til kontrollutvalgets førstkommende møte i september. Seksjonsleder Jolanta Betker redegjorde for saken og rådmannen svarte på spørsmål fra utvalget 1. Kontrollutvalget tar Revisjonsbrev nr. 1/2017 til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Rådmannens redegjørelse bes foreligge til kontrollutvalgets førstkommende møte i september. PS 17/36 Prosjektplan Internkontroll i byggesaksbehandlingen 1. Prosjektplan «Internkontroll i byggesaksbehandlingen godkjennes», med utvalgets tillegg i fem punkter om ytterligere beskrivelse av bierverv 2. Saken sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret bevilger kr... til kontrollutvalget for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» 2. Inndekningen tas fra < fylles inn> Seksjonsleder Anders Svarholt redegjorde for prosjektplanens innhold Revisjonen legger opp til at prosjektet kun skal omhandle prosessuelle forhold ved saksbehandlingen. Kontrollutvalget diskuterte om revisjonen skulle undersøke færre saker for også å kunne undersøke om vedtakene er i tråd med de bygningsmessige bestemmelsene i plan- og bygningsloven, eller i reguleringsplanen (materiell gjennomgang). Kontrollutvalget konkluderte i tråd med prosjektplanen med at prosjektet skal ha en prosessuell tilnærming for å få med flest mulig saker innenfor prosjektets ressursramme. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 21.06.2017: 1. Prosjektplan «Internkontroll i byggesaksbehandlingen godkjennes», med utvalgets tillegg i fem punkter om ytterligere beskrivelse av bierverv 2. Saken sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak:
1. Bystyret bevilger kr 418 000,- til kontrollutvalget for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» 2. Inndekningen tas fra < fylles inn> PS 17/37 Henvendelser til kontrollutvalget ang. byggesaker 1. Vedlagte henvendelser om byggesaker sendes til revisjonen som selv avgjør om sakene bør inngå som en del av datagrunnlaget for forvaltningsrevisjonen på området Til sekretariatets forslag til vedtak kommenterte revisjonen at ved å «ta inn» saker i prosjektet som i utgangspunktet ikke er en del av et metodisk tilfeldig utvalg, så kan man risikere å få et skjevt bilde av de faktiske forhold. Kontrollutvalget var enig og bestemte at henvendelsene ikke skulle følges videre opp med mindre de blir en del av et tilfeldig utplukk i forvaltningsrevisjonsprosjektet 1. Vedlagte henvendelser om byggesaker tas til orientering 2. Henvendelsene følges ikke videre opp med mindre de blir en del av et tilfeldig utplukk i forvaltningsrevisjonsprosjektet PS 17/38 Henvendelse til kontrollutvalget om manglende journalføring 1. Henvendelsen om manglende journalføring tas til orientering uten videre oppfølging Brevet som det påstås er manglende journalført, utgjør ikke noe saksdokument hos kommunen. 1. Henvendelsen om manglende journalføring tas til orientering uten videre oppfølging. Brevet som det påstås er manglende journalført, utgjør ikke noe saksdokument hos kommunen. PS 17/39 Notat - oppfølging av KU-sak 17/8 og 17/17 "Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur" 1 Kontrollutvalget tar notat «Oppfølging av sak 17/8 «Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur» Det er kontrollutvalgets oppfatning at kommunens håndtering av denne saken er svært kritikkverdig. Særlig alvorlige er feilene og svakhetene knyttet til dokumentasjon og
kontradiksjon. Håndteringen av saken er i all hovedsak ikke i overensstemmelse med kommunens egen rutine for håndtering av personalsaker. På flere punker er kommunens håndtering av saken heller ikke i tråd med forvaltningslovens bestemmelser. F.eks. fremkommer det ikke i begrunnelsen for den skriftlige advarselen som ble gitt til tjenestemannen, hvilke regler og hvilke faktiske forhold vedtaket bygger på, utover at den bygger på tjenestemannens skriftlige redegjørelse. Videre mener kontrollutvalget at påstander om ukultur knyttet til rus er svært alvorlig i lys av arbeidsoppgavene på arbeidsplassen. Kontrollutvalget merker seg hva nåværende virksomhetsleder sier om at han gjennomførte samtaler med de ansatte uten å finne opplysninger som kunne bekrefte påstandene. Dette er informasjon som ikke er dokumentert i saken. Kontrollutvalget finner det alvorlig at kommunens dokumentasjonsplikt ikke ble ivaretatt da påstandene ble undersøkt 2 Denne saken gir ikke et betryggende inntrykk av hvordan personalsaker håndteres av kommunen, snarere tvert imot. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen i hovedsak gir sin tilslutning til de forhold revisjonen påpeker med hensyn til manglende dokumentasjon, og at han mener at dette er forhold som er påpekt i tidligere rapporter, og som kommunen allerede har innskjerpet. Selv om rådmannen mener at praksis nå er i samsvar med gjeldende lovverk, så finner kontrollutvalget likevel grunn til å vurdere om det er behov for et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området, da med den hensikt å få dokumentert hva som er representativ praksis når det gjelder håndtering av personalsaker. Prosjektet tas med i vurderingen i arbeidet med forvaltningsrevisjonsplanen for 2018-2019. Saken ble behandlet for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 13, jf. fvl. 13 (1) 1). Rådmann, kommunalsjef, personalrådgiver og kommuneadvokat var tilstede under behandlingen. Av innholdet i den lukkede behandlingen kan det refereres følgende: Seksjonsleder Anders Svarholt kommenterte rådmannens høringsuttalelse og gjentok at personalsaken ikke ble behandlet i tråd med kommunens egen rutine for personalsaker. Kommuneadvokaten fikk lese opp sin utdypende vurdering av revisjonens notat, særlig om rettsgrunnlaget for revisjonens vurderinger. Her gikk kommuneadvokaten nærmere inn på spørsmålene knyttet til sommervikarens rettigheter i kontradiksjonsprosessen. Kontrollutvalget fant det uheldig at kommuneadvokatens redegjørelse ble gitt muntlig i møtet uten forhåndsvarsel. Kontrollutvalget ble enige om å utsette realitetsbehandlingen av saken til septembermøtet. Videre ba utvalget om å få tilsendt kommuneadvokatens redegjørelse skriftlig, slik at revisjonens kan vurdere sitt notat i lys av denne. 1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kommuneadvokatens redegjørelse snarest 2. Realitetsbehandlingen av saken utsettes til septembermøtet
PS 17/40 Omdisponering av kontrollutvalgets budsjett 2017 - kjøp av Laptop med utstyr. 1. Omdisponering av inntil kr. 15 000.- fra posten «Ad-hoc-oppgaver» til innkjøp av It utstyr til leder av kontrollutvalget, vedtas. 2. Sekretariatet sender bestillingen til kommunens It-avdeling. 1. Omdisponering av inntil kr. 15 000.- fra posten «Ad-hoc-oppgaver» til innkjøp av It utstyr til leder av kontrollutvalget, vedtas. 2. Sekretariatet sender bestillingen til kommunens It-avdeling. PS 17/41 Møteplan 2. halvår 2017 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2017: 13. september kl. 16.30 6. desember kl. 16.30 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2017: 13. september kl. 16.30 6. desember kl. 16.30 PS 17/42 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering
PS 17/43 Eventuelt Det var enighet om å avsette en time i forkant av møtet 16. september til å sakke om kontrollutvalgets arbeidsform, dvs. fra kl. 15:30, ordinært møte starter kl. 16.30