Nes Kommune Møteinnkalling - tilleggsliste Kommunestyret Dato: 06.04.2017 kl. 17:00 Sted: Nes kommunehus, kommunestyresalen Arkivsak: 15/01209 Arkivkode: 033 Side Sakskart Saker til behandling 25/17 16/00964-37 Samarbeid administrasjon folkevalgte: Brukerundersøkelser 2 26/17 16/00964-38 Samarbeid administrasjon folkevalgte: Innspill til Formannskapet fra noen utvalg i forbindelse med KSrapporten. 5 Nesbyen, 04.04.17 Tore Haraldset Ordfører side 1 av 6
Saker til behandling 25/17 Samarbeid administrasjon folkevalgte: Brukerundersøkelser Arkivsak-dok. 16/00964-37 Saksbehandler Geir Steinar Loeng Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 06.04.2017 25/17 SAMARBEID ADMINISTRASJON FOLKEVALGTE: BRUKERUNDERSØKELSER Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Eksempel brukerundersøkelse Saksopplysninger: Formannskapet behandlet i møte 31.03.2017, sak 23/17, situasjonen som oppstod som følge av innspillet fra representantene Ihle, Rustand og Aaslid til sak 16/17 i Teknisk utvalg. I møtet fikk Formannskapet utdelt - Referat fra AMU 27.03.2017 - Vedtak fra AMU, sak 6/17 Formannskapet gjorde i sak 23/17 følgende enstemmige vedtak: Det legges fram to saker i kommunestyret 06.04.2017. 1. Situasjonen som beskrives, jfr. AMUs vedtak i sak 6/17 og referat fra møtet. Kommunestyret henstilles om å bevilge midler til gjennomføring av en brukerundersøkelse av Nes kommunale tjenester så snart som mulig. Rådmannen bes utrede grunnlaget for en slik sak. Vurdering: Å gjennomføre brukerundersøkelser av kommunens tjenester er noe som på generell basis bør gjøres med jamne mellomrom. Brukerundersøkelsene kan, hvis gjennomført systematisk, brukes i forbedringsarbeidet for den enkelte tjenesten. En enkelt brukerundersøkelse vil kunne gi en tilbakemelding om «helsestilstanden» for tjenesten, men vil i stor grad være «et øyeblikksbilde». Derfor er det når de er gjennomført over en periode at de gir mest tilbake og blir meste hensiktsmessig som verktøy i et forbedringsarbeid. For det andre vil resultatene av brukerundersøkelser kunne brukes som målestokk for hvordan kommunen evner å nå sine målsettinger inkl. en rekke av kommunens overordnede mål. Da bør undersøkelsene ideelt sett være bygget opp slik at de også gir svar som gjør at disse målsettingene side 2 av 6
faktisk kan måles. Ved å måle resultatene systematisk over tid, vil organisasjonen kunne lære og forbedre seg kontinuerlig. For det tredje kan det, hvis man gjør bruk av fellesverktøy for brukerundersøkelser som finnes, også få mulighet til å sammenligne seg med andre kommuners tilbakemeldinger og nasjonale vurderinger av samme tjeneste. Formannskapet ber i sitt vedtak om at det gjennomføres en brukerundersøkelse av «Nes kommunale tjenester». Brukerundersøkelser har tidligere vært kjørt innen enkeltområder av kommunens tjenesteproduksjon, f.eks på Elverhøy og hjemmetjenesten i 2014. Skoler og barnehager har også sine rutiner med «å spørre brukerne». Rådmannen tror kanskje at det i den setting kommunen nå er, og uten at gjennomføringen er ledd i en planmessig bruk av verktøyet, at det kan være hensiktsmessig å avgrense det til ett eller noen områder. Nes kommune abonnerer på verktøyet «bedrekommune.no». Her finnes det ferdige standardundersøkelser for en rekke tjenester, som er nettbasert. Dette er et eksempel på en fellesfunksjonalitet som åpner for noen av mulighetene for bl.a. sammenligningene som er nevnt over. Denne åpner også for at man kan stille noen «vurderingsspørsmål», dvs. verbale svar. Alternativene man har er at man enten bygger opp en undersøkelse med «skreddersydde» spørsmål, som gjennomføres enten i egenregi eller i regi av et markedsinstitutt. Prisen på dette vil avhenge av mange faktorer, avhengig av hva man må ha bistand til. Ønsker man imidlertid å sette slike undersøkelser i system for å måle en utvikling og knytte dem til konkrete målsettinger, byr denne metoden på en del utfordringer. Hva prisen kan/vil bli avhenger av en nærmere definering og konkretisering av opplegg, dvs. form og innhold. Metodene for gjennomføring kan altså være mange. Skal imidlertid undersøkelsen være valid, dvs. gi svar som er et uttrykk for en «korrekt» mening må man nå en «riktig» målgruppe og man må få et tilstrekkelig antall svar. Oppsummert føler rådmannen at det er en del argumenter for å gjøre bruk det verktøyet kommunen allerede besitter, dvs. bedrekommune.no, bl.a kostnader og muligheter for kontinuitet, gjenbruk og sammenligninger ift. en oppfølging av formannskapets vedtak i sak 23/17. Det «pekes» i stor grad på kommunens tekniske tjenester i den pågående debatten. Bedrekommune.no har imidlertid kun et par standardundersøkelser direkte rettet mot dette, hhv. vann/avløp/renovasjon og byggsak. Et par eksempler fra disse kan ses i vedlegg. Bedrekommune.no åpner også for at man bygger opp mer «skreddersydde» undersøkelser og/eller at man benytter tilleggsspørsmål til eksisterende. Prisene knyttet til en slik løsning har det ikke lykkes å fremskaffe i skrivende stund, og den vil som nevnt avhenge av omfang, form og behov for bistand. Oppsummert har vi tre alternativer: 1. gjennomføre undersøkelsen gjennom «Bedre kommune» uten ekstra kostnader. 2. gjennomføre undersøkelsen gjennom «Bedre kommune», men med utvidelser i undersøkelsen som knytter seg mer spesifikt til spørsmål knyttet til reguleringsplaner. 3. engasjere et eksternt markedsinstitutt til å gjennomføre undersøkelsen, hvor det defineres hvilke fokusområder det spesielt ønskes undersøkelser rundt. side 3 av 6
Rådmannens innstilling: Rådmannen vil anbefale kommunestyret om å gjøre følgende vedtak: Rådmannen anbefaler kommunestyret å følge alternativ 2: gjennomføre undersøkelsen gjennom «Bedre kommune», men med utvidelser i undersøkelsen som knytter seg mer spesifikt til spørsmål knyttet til reguleringsplaner. side 4 av 6
26/17 Samarbeid administrasjon folkevalgte: Innspill til Formannskapet fra noen utvalg i forbindelse med KS-rapporten. Arkivsak-dok. 16/00964-38 Saksbehandler Geir Steinar Loeng Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 06.04.2017 26/17 SAMARBEID ADMINISTRASJON FOLKEVALGTE: INNSPILL TIL FORMANNSKAPET FRA NOEN UTVALG I FORBINDELSE MED KS-RAPPORTEN. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: - Referat fra AMU 27.03.2017 - Innspill til TU-sak 16/17, datert 20.03.2017 Saksopplysninger: Formannskapet behandlet i møte 31.03.2017, sak 23/17, situasjonen som oppstod som følge av innspillet fra representantene Ihle, Rustand og Aaslid til sak 16/17 i Teknisk utvalg. I møtet fikk Formannskapet utdelt - Referat fra AMU 27.03.2017 - Vedtak fra AMU, sak 6/17 Referatet fra AMUs møte 27.03.2017 vedlegges. Rådmannen orienterte om møte i Samarbeidsutvalget 31.01.2017 om samme tema. AMU gjorde følgende vedtak i sak 6/17. AMU ønsker dokumentasjon på fremsatte påstander i brev av 20.03.2017 fra Rune Ihle (H), Helge Rustand (SP) og Frode Aaslid (Uavhengig). AMU ber om at de ansatte blir ivaretatt i HMS-perspektivet ved at Nes kommune tilbyr den som har behov for det, veiledning fra Bedriftshelsetjenesten (HAVA). Formannskapet gjorde i sak 23/17 følgende enstemmige vedtak: Det legges fram to saker i kommunestyret 06.04.2017. 1. Situasjonen som beskrives, jfr. AMUs vedtak i sak 6/17 og referat fra møtet. 2. Kommunestyret henstilles om å bevilge midler til gjennomføring av en brukerundersøkelse av Nes kommunale tjenester så snart som mulig. Rådmannen bes utrede grunnlaget for en slik sak. side 5 av 6
Formannskapet beklager den situasjonen som har oppstått. Formannskapet er opptatt av at ansatte og politikere blir i varetatt i fht arbeidsmiljø og rettsikkerhet, og ser at dette er en svært uheldig situasjon. Formannskapet anmoder derfor at alle parter i denne prosessen tilstrebes arbeidsro i forhold til saken, fram til behandling i kommunestyret 06.04.2017. Formannskapet vil beklage at dokumentet til TUs møte 21.03.2017 ble behandlet i åpent møte uten forutgående vurdering av innholdet ift. Fvl regler om å unnta det fra offentlighet. Bygdelista ba om følgende protokolltilførsel i tilknytning til behandlingen 31.03.2017: Nes Bygdeliste vil absolutt bidra til å bedre samarbeidsordninger og bedre møtestruktur i Nes kommune. Vi har derfor full tillit til at Rådmannen vil vurdere de innspill som er framkommet og fremme hensiktsmessige forslag som kan bedre samarbeidet politikk og administrasjon. Men Nes Bygdeliste må på det sterkeste avvise de begrunnelser som er framsatt i form av grove beskyldninger og ubegrunnede påstander i de to skriv som er innlevert av flertallet i TU. Slike beskyldninger fremmer ikke samarbeidsklimaet mellom politikk og administrasjon og er svært skadelig for kommunens omdømme. Nes Bygdeliste kjenner seg på ingen måte igjen i disse påstandene og vi har full tillit til Rådmannen og hans stab. Forøvrig vises til vår protokolltilførsel fra møtet i TU. Innspillet til TU-sak 16/17 - «Oppfølging av arbeidet knyttet til rollefordeling/avklaring mellom politisk ledelse og rådmannen», datert 20.03.2017 fra representantene Ihle, Rustand og Aaslid vedlegges. Vurdering: Rådmannen viser til AMUs vedtak i sak 6/17 samt formannskapets vedtak i sak 23/17 og legger saken fram for kommunestyret til videre behandling uten ytterligere vurderinger. Spørsmålet vedr. bevilgning til en brukerundersøkelse, jfr. pkt. 2 i formannskapets vedtak, legges fram som egen separat sak Rådmannens innstilling: Rådmannen vil anbefale kommunestyret om å gjøre følgende vedtak: Saken legges fram uten innstilling. side 6 av 6