SÆRLIG RESSURSKREVENDE HELSE OG SOSIAL TJENSTER I RØROS KOMMUNE

Forvaltningsrevisjon 2010 SÆRLIG RESSURSKREVENDE HELSE OG SOSIAL TJENSTER I RØROS KOMMUNE Rapporten avgis til Kontrollutvalget i Røros kommune. Formålet med revisjonen er å undersøke om Røros kommune oppfyller kriteriene for tilskudd til særlig ressurskrevende tjenester og om det er etablert tilfredsstillende rutiner for dokumentasjon, beregning og regnskapsføring Adresse: Os kommunehus 2550 OS I ØSTERDALEN Tlf Røros: 72 41 94 37 E-post: post@revisjonfjell.no

Forvaltningsrevisjon - Tilskudd til ressurskrevende tjenester Innhold 1 INNLEDNING 1 1.1 Bakgrunn 1 1.2 Forvaltningsrevisjon... 1 1.3 Ressurskrevende tjenester 1 1.4 Tilskudd til Roros kommune 2 2 FORMAL, AVG RENSNING OG METODE 2 2.1 Formal 2 2.2 Avgrensing av prosjektet 2 2.3 Metode 3 3 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER 3 3.1 Problemstillinger 3 3.2 Revisjonskriterier 3 4 VEDTAK OM TILDELING AV TJENESTER 5 4.1 Problemstilling 5 4.2 Revisjonskriterier 5 4.3 Fakta og vurderinger 5 5 BEREGNING OG DOKUMENTASJON AV REFUSJONSKRAV 6 5.1 Problemstilling 6 5.2 Revisjonskriterier 6 5.3 Fakta og vurderinger 7 6. REGNSKAPSF0RING 8 6.1 Problemstilling 8 6.2 Revisjonskriterier 8 6.3 Fakta og vurderinger 9 7. RADMANNENS H0RINGSUTTALELSE 9 8. REVISJONENS KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER 10 8.1 Revisjonens konkjusjoner....10 8.2 Revisjonens anbefalinger... 11 Velegg: Radmannens uttalelse 4;~28;l; Svein Magno E~ Revisjonssjef

1. Innledning 1.1 Bakgrunn Forvaltningsrevisjon Tilskudd til ressurskrevende tjenester Kontrollutvalget i Røros kommune har bestilt en forvaltningsrevisjon om tilskudd til ressurskrevende tjenester. Dette er i henhold til kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 20/2008 og av kommunestyret i sak 74/2008. 1.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Røros kommune skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet undersøkelser om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. 1.3 Tilskudd til ressurskrevende tjenester I forbindelse med Stortingets behandling av kommuneproposisjonen for 2004 fattet Stortinget følgende vedtak: Stortinget ber Regjeringen innføre en finansieringsordning for særlig ressurskrevende brukere med et innslagspunkt som settes til 700.000 kroner der det kompenseres for 80 prosent av de totale utgiftene på landsbasis til særlig ressurskrevende brukere utover det nevnte beløpet. Tilskuddsordningen er senere videreført slik at kommuner som yter særlig ressurskrevende tjenester til enkeltbrukere kan søke om refusjon av deler av disse utgiftene. Tilskuddet forvaltes av Helsedirektoratet. Tilskuddsordningen skal gi delvis kostnadsdekning i de tilfeller der kommunene har fattet enkeltvedtak og yter omfattende tjenester til enkeltbrukere. Det ytes tilskudd til og 1

med det året tjenestemottakeren fyller 67 år og det er ikke knyttet begrensninger opp mot diagnose eller lidelse for å komme inn under ordningen. Det ytes bare tilskudd til dekning av lønnskostnader og disse skal beregnes pr tjenestemottaker. Formålet med tilskuddsordningen er å sikre at tjenestemottakere som krever stor ressursinnsats fra det kommunale tjenesteapparatet får et best mulig tilbud, uavhengig av kommunens økonomiske situasjon. En ressurskrevende tjenestemottaker er en person med store hjelpebehov som mottar omfattende helse- og omsorgstjenester fra kommunen. Dette kan blant annet gjelde personer med psykisk utviklingshemming, fysisk funksjonshemmede, personer med rusmiddelproblemer og mennesker med psykiske lidelser. Regelverket for tilskuddsordningen vil bli nærmere beskrevet senere i rapporten. 1.4 Tilskudd til Røros kommune Nedenfor følger en oversikt over rapportert ressursinnsats i Røros kommune og hvilke tilskudd kommunen med bakgrunn i dette har mottatt. Ressurs- Mottatt innsats Brukere tilskudd 2006 16.028.000 7 7.980.000 2007 14.604.000 7 6.378.000 2008 11.153.000 6 3.941.000 2009 11.964.000 6 4.076.000 2. Formål, avgrensning og metode 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å undersøke om Røros kommune oppfyller kriteriene for tilskudd til ressurskrevende tjenester og om det er etablert tilfredsstillende rutiner for dokumentasjon, beregning og regnskapsføring. 2.2 Avgrensning Prosjektet er avgrenset til å gjelde spørsmål tilknyttet tilskuddsordningen for ressurskrevende tjenester. 2

2.3 Metode Gjennomgang og vurdering av kommunens dokumentasjon ved rapportering av ressursinnsats til helsedirektoratet. I den grad det er nødvendig med ytterligere informasjon gjennomføres intervju med rådgiver helse- og sosialadministrasjon. 3. Problemstillinger og revisjonskriterier 3.1 Problemstillinger Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om Røros kommune oppfyller fastsatte kriterier for tilskudd til ressurskrevende tjenester og om det er etablert tilfredsstillende rutiner for dokumentasjon, beregning og regnskapsføring. Nærmere konkretisering av problemstillingen: Problemstilling 1. Foreligger det gyldige enkeltvedtak etter sosialtjenesteloven eller kommunehelsetjenesteloven om tildeling av tjenester og framgår omfanget av tildelte tjenester i enkeltvedtaket slik regelverket forutsetter? Problemstilling 2. Beregner kommunen tilskuddskravet i samsvar med regelverket og er kommunens beregninger tilfredsstillende dokumentert? Problemstilling 3. Er kommunens regnskapsføring av tilskudd i samsvar med regnskapsforskriften og god kommunal regnskapsskikk? 3.2 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er utledet fra krav og kriterier i regelverket for tilskuddsordningen til ressurskrevende tjenester og er den målestokken som ligger til grunn for vår vurdering av om kommunen følger regelverket og tilfredsstiller fastsatte krav. Regelverket har detaljerte bestemmelser når det gjelder enkelte forhold, mens det for andre spørsmål er større åpning for egne vurderinger. Vi vil videre omtale revisjonskriterier under hver enkelt problemstilling når det anses hensiktsmessig. Ressursinnsats. Refusjonsordningen omfatter kommunens direkte lønnsutgifter innenfor angitte KOSTRA-funksjoner og KOSTRA-arter. I tillegg omfatter ordningen personer som mottar tjenester fra ikke-kommunale leverandører. Her må det foreligge bekreftelse på at ressursbruken gjelder direkte lønnsutgifter. Det er bare direkte netto lønnsutgifter som er omfattet av ordningen slik at indirekte lønnskostnader og lønnskostnader knyttet til generell administrasjon, administrering av brukernes tjenester eller planlegging av tjenestene ikke skal medtas. 3

Lønnsutgifter til personer som mottar tjenester i institusjon eller mottar tjenester sammen med andre beboere i bofellesskap eller lignende, kan bare medtas som et gjennomsnitt pr plass/person i enheten. Ved bortfall ev en bruker, kan det tas med påløpte utgifter i inntil en måned etter dato for opphør av tjenesteytingen for den aktuelle tjenestemottakeren. Tildeling av tjenester For at kommunen skal kunne få tildelt midler må det foreligge et gyldig enkeltvedtak om tildeling av tjenester. Utgifter kan bare tas med fra det tidspunktet det foreligger et gyldig enkeltvedtak. Vedtaket må tilfredsstille de krav som framgår av sosialtjenesteloven / helsetjenesteloven og forvaltningsloven. Omfanget av de tildelte tjenestene må framgå av enkeltvedtaket i form av antall timer, antall årsverk eller bemanningsfaktor. Inntekter Andre inntekter eller tilskudd som kommunen mottar for en bruker skal trekkes fra i kommunens refusjonskrav. Det gjelder: - Egenbetaling fra tjenestemottaker - Tilskudd for psykisk utviklingshemmede gjennom rammefinansieringen - Øremerkede statstilskudd som integreringstilskudd, vertskommunetilskudd, tilskudd til brukerstyrt personlig assistent Størrelsen på tilskuddet til kommunen Netto utgifter som kommunen har i 2009 kompenseres med 80 % for den delen av utgiftene som overstiger innslagspunktet på kr 865.000 pr tjenestemottaker. For 2008 ble det kompensert med 85 % for den delen av utgiftene som oversteg innslagspunktet som da var kr 835.000. Endringen for 2009 ble først gjort kjent i St.prop 1 (2009 2010). Regnskapsføring i kommunen Staten utbetaler tilskudd året etter at utgiftene har påløpt i kommunen. Tidligere ble tilskuddet inntektsført i kommuneregnskapet i det året det ble mottatt. Det ble bestemt at regnskapsføringen skulle legges om i 2008 slik at tilskuddet i samsvar med anordningsprinsippet inntektsføres i det samme året som utgiftene har påløpt. Det innebar en omlegging i 2008 ved at tilskudd til dekning av utgifter i 2008 skulle inntektsføres i kommunens driftsregnskap for 2008, mens tilskudd til dekning av utgifter i 2007 som ble utbetalt i 2008 ikke skulle inntektsføres, men føres mot post for endringer av regnskapsprinsipp under egenkapital i balansen. 4

4 Vedtak om tildeling av tjenester 4.1 Problemstilling Foreligger det gyldige enkeltvedtak etter sosialtjenesteloven eller kommunehelsetjenesteloven om tildeling av tjenester og framgår omfanget av tildelte tjenester i enkeltvedtaket slik regelverket forutsetter? 4.2 Revisjonskriterier Det må foreligge et enkeltvedtak på tjenesten etter kommunehelsetjenesteloven eller sosialtjenesteloven. Tjenestens omfang må fremkomme direkte i enkeltvedtaket eller som særskilt dokumentasjon. Det er kun adgang til å kreve refusjon for lønnsutgifter fra det tidspunkt enkeltvedtaket er fattet. I tilfeller hvor det er ytt tjenester uten å fatte enkeltvedtak stilles det særskilte krav til dokumentasjon for at tjenestemottakeren faktisk er tildelt og har mottatt tjenesten. Det er videre et krav om at det skal foreligge registrering i IPLOS. IPLOS er et nasjonalt helseregister som danner grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren. Et enkeltvedtak skal etter forvaltningslovens bestemmelser i kapittel 5 være skriftlig, og: grunngis begrunnelsen skal vise til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på det skal det gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18, jf 19 til å se sakens dokumenter. 4.3 Fakta og vurderinger Kommunen har rapportert 6 tjenestemottakere av særlig ressurskrevende helse- og sosialtjenester både for 2008 og 2009. For alle tjenestemottakerne foreligger det skriftlige enkeltvedtak om tildeling av tjenester. Disse vedtakene er gjort i perioden februar mars 2009. Omfanget av tjenestene framgår ved at det i vedtakene er angitt antall timer tildelte tjenester pr uke. Vedtakene er grunngitt og det vises til de reglene vedtakene bygger på, samt at det er gitt opplysninger om klagerett. Kommunen foretar registrering i IPLOS. 5

Revisjonens vurdering: Skriftlige enkeltvedtak om tildeling av tjenester ble gjort i februar mars 2009. Det er dermed gjort vedtak om tildeling av de tjenestene som inngår i refusjonskravet for 2009. For 2008 var kommunen på etterskudd med vedtakene. Vedtak ble først gjort i februar mars 2009 til tross for at enkelte av de tildelte tjenestene var endret i løpet av 2008. Vedtakene angir omfanget på tjenestene i antall timer pr uke. Vi mener at vedtakene kunne vært noe mer presise ved at det blir angitt på hvilke tidspunkt (ukedag og klokkeslett) tjenestene skal ytes. Dette vil ha betydning for størrelsen på lønnskostnadene. Vi har vurdert det slik at vedtakenes innhold er i samsvar med sosialtjenesteloven, kommunehelsetjenesteloven og forvaltningsloven. For tjenester hvor det ikke foreligger enkeltvedtak (ergoterapi og fysioterapi) er det dokumentert at tjenestemottakeren faktisk er tildelt og har mottatt tjenestene. Kommunen har tilfredsstilt kravene til registrering i IPOLOS for de kontrollerte tjenestemottakerne. 5 Beregning og dokumentasjon av refusjonskrav 5.1 Problemstilling Beregner kommunen refusjonskravet i samsvar med regelverket og er kommunens beregninger tilfredsstillende dokumentert? 5.2 Revisjonskriterier I rundskriv IS 2/2010 fra Helsedirektoratet er det oppgitt klare retningslinjer om hvordan kravet skal beregnes. Beregningsgrunnlaget i refusjonskravet skal være faktisk påløpte lønnsutgifter, fratrukket eventuelle øremerkede tilskudd, brukerbetaling, samt fratrukket et generelt beløp på kr 865 000. Tilskuddet utgjør 80 % av restbeløpet. Krav til beregningene kan oppsummeres slik: A) Kommunen skal benytte gyldig innrapporteringsskjema som er vedlegg til rundskriv IS- 2/2010. B) Kun direkte lønnsutgifter som oppstår som følge av direkte tjenesteyting til tjenestemottaker C) Lønnsutgiftene skal være ført på KOSTRA artene 010 099, 270 eller ved eksternt tjenestekjøp på artene 300 380. D) Lønnsutgiftene skal være ført på KOSTRA funksjonene 232, 233, 234, 241, 242, 243, 253, 254, 261, 265, 273, 275, 281, 283, 285. 6

E) Det er kun personer født i 1942 eller senere som skal være med i rapporteringen. F) Kommunen må dokumentere reell ressursinnsats i antall direkte tjenestetimer som skal samsvare logisk med den ressursinnsats i kroner som kommunen har innarbeidet i refusjonskravet. G) Ressursinnsatsen skal samsvare med innvilget tjenesteomfang etter enkeltvedtak eller annen dokumentasjon. H) Kommunen må forelegge bekreftelse/ dokumentasjon fra ekstern tjenesteleverandør på ressursinnsats i direkte tjenestetimer og direkte lønnsutgifter i de tilfeller der tjenesten leveres av andre enn kommunen selv. I) Skjemaet må være utfylt i henhold til rundskrivet 5.3 Fakta og vurderinger Røros kommune har fylt ut riktig innrapporteringsskjema for 2009 med beløp og tjenestetimer pr tjenestemottaker. Oppgitte beløp i innrapporteringsskjemaet er dokumentert med detaljerte beregninger basert på vedtak og ressursinnsats pr tjenestemottaker. Revisjonens vurdering Vi har som avtalt med Helsedirektoratet gjennomført kontroll av kommunens rapportering. Det er gjennomført kontroll på alle 6 tjenestemottakerne som kommunen krever refusjon for. I vår arbeid har vi gjennomført følgende kontrollhandlinger: At det kun er personer født i 1942 eller senere som er tatt med i rapporteringen. At det i innrapporteringen kun er inkludert direkte lønnsutgifter ført i kommunens regnskap under KOSTRA-artene 010-099, 270 og 300-380. At det i innrapporteringen kun er inkludert direkte lønnsutgifter ført i kommunens regnskap under KOSTRA-funksjonene 232, 233, 234, 241, 242, 243, 253, 254, 261, 265, 273, 275, 281, 283, 285. At det foreligger enkeltvedtak etter kommunehelsetjenesteloven og/eller sosialtjenesteloven for de tjenester som er inkludert i kommunens refusjonskrav. Alternativt annen dokumentasjon for tjenester der det ikke fattes enkeltvedtak. At IPLOS-registrering foreligger. At kommunen har dokumentert reell ressursinnsats i antall direkte tjenestetimer og at dette logisk samsvarer med den ressursinnsats i kroner som kommunen har innarbeidet i refusjonskravet. Ressursinnsatsen skal samsvare med innvilget tjenesteomfang etter enkeltvedtak eller annen dokumentasjon. At direkte lønnsutgifter til tjenestemottakere i institusjon, bofellesskap og lignende rapporteres inn som et gjennomsnitt per plass/person i enheten. Dersom kommunen innrapporterer ressursbruk utover et slikt gjennomsnitt, må dette fremgå av enkeltvedtak eller sakens dokumenter som er forelagt revisor, at tjenestemottaker er tildelt og mottar de ressurser som er innrapportert. 7

At det foreligger bekreftelse/dokumentasjon fra ekstern tjenesteleverandør på ressursinnsats i direkte tjenestetimer og direkte lønnsutgifter i de tilfeller der tjenesten leveres av andre enn kommunen selv. At tjenestemottakere med psykisk utviklingshemming er avmerket riktig i kolonne 3 og 4 i innrapporteringsskjemaet. Herunder at det foreligger dokumentasjon på psykisk utviklingshemming. At eventuelle øremerkede statstilskudd utløst av tjenestemottakeren er ført opp i kolonne 7 og 8. Vår konklusjon til Helsedirektoratet ble at det ikke foreligger vesentlige feil eller avvik i kommunens korrigerte refusjonskrav. Etter vår vurdering var kommunens dokumentasjon noe mangelfull i forhold til refusjonskravet for 2008. Det skyldes at ressursinnsatsen for den enkelte bruker delvis ble beregnet etter skjønnsmessige vurderinger. Med bakgrunn i dette gjennomførte vi i forkant av kommunens beregning av refusjonskravet for 2009 et møte med administrasjonen. Her presenterte vi et beregningsopplegg i form av et regneark som på en bedre måte kunne dokumentere kostnadene med tjenestene til den enkelte brukeren. Kommunen tok i bruk det anbefalte opplegget og vi mener at kommunens ressursinnsats er dokumentert på en god måte for 2009. Det ble fortsatt brukt noe skjønn i forhold til overtidsarbeid. Dette kan forbedres i 2010 ved at grunnlagsregistreringen endres. Ressursinnsats fra ekstern tjenesteleverandør er tilfredsstillende dokumentert ved oppgave fra Optimus AS med angivelse av tjenestetimer og arbeidskraftkostnad. 6. Regnskapsføring 6.1 Problemstilling Er kommunens regnskapsføring av tilskudd i samsvar med regnskapsforskriften og god kommunal regnskapsskikk? 6.2 Revisjonskriterier Tilskuddsordningen er basert på anordningsprinsippet der kommunene skal inntektsføre et anslag for refusjonsinntekt i samme år som utgiftene påløper. Det betyr at kommunen før regnskapsavslutningen må foreta en beregning av anslått refusjonsinntekt. Anslått refusjonsinntekt inntektsføres i driftsregnskapet med motpost i balansen (fordring på staten). 8

6.3 Fakta og vurderinger Røros kommune inntektsfører tilskuddet i samme år som utgiftene har påløpt. Inntektsføring foretas på tjeneste 3402 (hjemmetjenester), art 700 og funksjon 254. Inntektsført beløp for 2008 var kr 4.119.950, mens det endelige refusjonskravet lød på kr 3.941.000. For 2009 er det inntektsført refusjon på kr 4.076.000 som tilsvarer innsendt refusjonskrav. Revisjonens vurdering: Inntektsføring av refusjon for særlig ressurskrevende helse- og sosialtjenester er gjennomført i tråd med gjeldende regelverk. Pålagt endring av regnskapsprinsipp i 2008 medførte at Røros kommune kunne inntektsføre refusjon med kr 3.941.000 i 2008, mens refusjon for 2007 som utgjorde kr 6.378.000 ikke kunne inntektsføres, men måtte føres mot endring av regnskapsprinsipp under egenkapitalen i balansen. Kommunens driftsresultat ble dermed svekket med kr 2,4 mill. I regnskapet for 2008 ble refusjonen inntektsført med kr 178.950 for mye. Det skyldes at refusjonskravet ikke var beregnet med korrekt beløp før årsregnskapet for 2008 var avlagt. Denne differansen vil følgelig belaste driftsregnskapet for 2009. I og med at driftsregnskapet for 2009 ennå ikke var avlagt pr 12.03.2010 kunne riktig refusjonsbeløp inntektsføres for 2009. Etter vår mening er det ingen grunn til å vente med å beregne refusjonskravet inntil en har nådd tidsfristen som er fastsatt av Helsedirektoratet. Refusjonskravet kan like gjerne beregnes før 15. februar slik at årsregnskapet kan vise korrekt refusjonsbeløp. 7. Rådmannens høringsuttalelse En foreløpig rapport ble sendt til rådmannen for uttalelse 12.04.2010. Rådmannen har avgitt uttalelse til rapporten i brev av 26.05.2010. Han opplyser at den foreløpige rapporten er gjennomgått og at han ikke har bemerkninger til denne. 9

8. Revisjonens konklusjoner og anbefalinger 8.1 Revisjonens konklusjoner Formålet med revisjonen har vært å undersøke om Røros kommune oppfyller kriteriene for tilskudd til ressurskrevende tjenester og om det er etablert tilfredsstillende rutiner for dokumentasjon, beregning og regnskapsføring. Problemstilling 1: Foreligger det gyldige enkeltvedtak etter sosialtjenesteloven eller kommunehelsetjenesteloven om tildeling av tjenester og framgår omfanget av tildelte tjenester i enkeltvedtaket slik regelverket forutsetter? Skriftlige enkeltvedtak om tildeling av tjenester ble gjort i februar mars 2009. Det er dermed gjort vedtak om tildeling av de tjenestene som inngår i refusjonskravet for 2009, mens kommunen for 2008 var på etterskudd med vedtakene. Vedtakene angir omfanget på tjenestene i antall timer pr uke. Vi mener at vedtakene kunne vært noe mer presise ved at det blir angitt på hvilke tidspunkt (ukedag og klokkeslett) tjenestene skal ytes. Dette vil ha betydning for størrelsen på lønnskostnadene. Vi har vurdert det slik at vedtakenes innhold er i samsvar med sosialtjenesteloven, kommunehelsetjenesteloven og forvaltningsloven. Problemstilling 2: Beregner kommunen refusjonskravet i samsvar med regelverket og er kommunens beregninger tilfredsstillende dokumentert? Vi har konkludert med at det ikke foreligger vesentlige feil eller avvik i kommunens korrigerte refusjonskrav for 2009. Etter vår vurdering var kommunens dokumentasjon noe mangelfull i forhold til refusjonskravet for 2008, da ressursinnsatsen for den enkelte bruker delvis ble beregnet etter skjønnsmessige vurderinger. Med bakgrunn i de avdekte svakhetene fra 2008 gjennomførte vi i forkant av kommunens beregning av refusjonskravet for 2009 et møte med administrasjonen. Her presenterte vi et beregningsopplegg i form av et regneark som på en bedre måte kunne dokumentere kostnadene med tjenestene til den enkelte brukeren. Kommunen tok i bruk det anbefalte opplegget og vi mener at kommunens ressursinnsats er dokumentert på en god måte for 2009. Det ble fortsatt brukt noe skjønn i forhold til overtidsarbeid. Dette kan forbedres i 2010 ved at grunnlagsregistreringen endres. Problemstilling 3: Er kommunens regnskapsføring av tilskudd i samsvar med regnskapsforskriften og god kommunal regnskapsskikk? Vi har konkludert med at inntektsføring av refusjon for særlig ressurskrevende helse- og sosialtjenester er gjennomført i tråd med gjeldende regelverk for 2009. Pålagt endring av regnskapsprinsipp i 2008 medførte at Røros kommune kunne inntektsføre refusjon med kr 3.941.000 i 2008, mens refusjon for 2007 som utgjorde kr 6.378.000 ikke kunne inntektsføres, men måtte føres mot endring av regnskapsprinsipp under egenkapitalen i balansen. Kommunens driftsresultat ble dermed svekket med kr 2,4 mill. 10

Etter vår mening er det ingen grunn til å vente med å beregne refusjonskravet inntil en har nådd tidsfristen som er fastsatt av Helsedirektoratet. Refusjonskravet kan like gjerne beregnes før 15. februar slik at årsregnskapet kan vise korrekt refusjonsbeløp. 8.2 Revisjonens anbefalinger På bakgrunn av funnene og vurderingene som vi har gjort vil vi anbefale følgende: - Skriftlige vedtak utarbeides før tjenester iverksettes eller endres. Vedtakene kan gjøres noe mer presise ved at det bli angitt på hvilke tidspunkt tjenester skal ytes. - Refusjonskrav utarbeides på grunnlag av dokumenterte fakta. Rutinene for dokumentasjon av kostnader med overtidsarbeid forbedres. - Refusjonskrav beregnes i god tid før regnskapet avsluttes pr 15. februar. 11

R0ROS KOMMUNE Sentraladministrasjonen Revisjon fjell IKS Her R0ros, 26.05.2010 Var ref Lopenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref 10/133-3 4315110 216 Henrik Gronn 72 41 94 10 FORVALTNINGSREVISJON OM TILSKUDD TIL RESSURSKREVENDE TJENESTER Vi viser til revisjonens brev av 12.4.2010 og beklager at saken har bli tt oversett. Den forel0pige rapporten er gjennomgatt og en har ingen bemerkninger til denne. ~e~sen r:~~---- radmann Kopi: Vedlegg: Postadresse Besoksadresse Telefon Telefaks Org.nr: NO 939 898 743 MV A Bergmannsgata 19 Bergmannsgata 19 72419400 724J9404 Bankgiro 42800523022 7374 R0ROS 7374 R0ROS E-post:postmottak@roros.kommune.no Postgiro: 0801.59.2030 [