Organisasjonsplan Gruben Idrettslag Organisasjonsplanen er behandlet og godkjent på årsmøtet 06.03.17 Organisasjonsplanen inneholder et organisasjonskart, informasjon om årsmøtet, styrets funksjon og sammensetning, grupper i idrettslaget, utvalg i lag og klubb Organisasjonsplanen behandles og vedtas av årsmøtet. Gruben Idrettslags årsmøte Valgkomitè Revisjon Vaktmester/ anleggsansvarlig GIL Hovedstyre Leder Nestleder Sekretær Kasserer 4 styremedlemmer GIL Eiendom AS Sportslig Utvalg Fotball Arrangementskomitè Sparebank 1-cup Årsmøtet Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet Årsmøtet blir avholdt en gang i året i innen 31. mars Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettsrådet i kommune, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider Innkalling til årsmøtet skal skje 1 mnd før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på GILs hjemmeside samt på klubbens info-side på Facebook Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene gjøres tilgjengelige 1 uke før årsmøtet Årsmøtet er for medlemmene i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingent. For å være valgbar og ha stemmerett må man ha fylt 15 år. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 13
Styrets funksjon og sammensetning Styret består av leder, nestleder, kasserer/økonomi, sekretær, representant fotball, representant handball, representant idrettsskole, representant hus/anlegg, og 2 styremedlemmer. Styret skal Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter Stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Arbeidsoppgaver: Leder er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene anviser utbetalinger sammen med kasserer skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister. sammen med sekretær ha tilgang til og administrere Klubbadmin-systemet ha tilgang til FIKS og kjenne til frister og oppgaver i forhold til systemet Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. bistår leder og danner et lederteam med denne.
har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Sekretær føre referat over alle styremøter og medlemsmøter tar seg av inngående og utgående post, og eventuell arkivering lage møteplan i samsvar med hele styret, distribuere denne til alle styremedlemmer. lage oversikt over styrets medlemmer, og sende det ut til alle medlemmene bruker og med-administrator for Klubbadmin medlems og betalingsregister Kasserer Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne (http:// www.idrett.no/ftp/lover/doc/kontoplan.htm). anviser utbetalinger sammen med leder. har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet. Styremedlemmer møter på styrets møter tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak og oppgaver kan være valgt til spesielle oppgaver, som f.eks informasjon/web, sosialt-ansvarlig, materialforvalter o.l. medlemmer valgt inn mot grupper (handball, fotball, idrettsskole, anlegg), jobber mot oppgaver lagt til den enkelte gruppe. Herunder kontakt ut mot trenere, foreldrekontakter og andre administrative oppgaver. Andre oppgaver avtales med utvalg og styret. Revisorer Valgte revisorer utfører revisjon Hvordan revisjonen utføres finne si NIFs Regnskaps og revisjonsbestemmelser kapittel 3. eller på https://lovdata.no/dokument/niff/niffor/2015-11-23-1
Valgkomité Valgkomiteen velges på årsmøtet på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og skal legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen. Valgkomitèen består av 1 leder, samt to representanter. Valgkomiteen plikter: å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode å vurdere styrets og komiteenes virksomhet å se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning å holde seg informert om, og diskutere med medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer/nomineringer som kommer til å bli foreslått ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet under årsmøtet å presentere valgkomiteèns forslag, samt etter årsmøtet analysere eget nominasjonsarbeide Grupper i Gruben IL Gruben IL er organisert med et hovedstyre med medlemmer for undergruppene, fotball, handball og idrettsskole. Fotball Fotballgruppa er den største gruppa i idrettslaget og har tidligste oppstart tilpasset Nordland Fotballkrets serieordninger. Fotballgruppa har representant i styret, samt en sportslig ledelse gjennom Sportslig Utvalg. gjennomføre årlig seriespill på sommeren oppstart av nye grupper på høsten arrangere Sparebank 1-cup i januar/februar utdanne nye trenere rekruttere og videreutdanne dommere holde kontakt med kretsen for å holde seg ajour i forhold til årshjul/oppgaver og frister for påmeldinger, kurs, dommere etc.
Håndball Håndball oppstart av nye grupper gjennomføre seriespill for aktuelle alderstrinn administrere kamphelger i Ranahallen i forbindelse med seriespill kontakt med kretsen for å holde seg ajour i forhold til årshjul/oppgaver og frister for påmeldinger, kurs, dommere etc. rekruttere og videreutdanne dommere jobbe for å utdanne nye trenere Barneidrett Barneidretten tilbyr aktivitet for barn i alderen 4-6 år, og aktivitetsåret går fra september til mai/juni. Barneidrett bruker gymsalen på Gruben Barneskole 1 timer i uka pr. gruppe. De har også mulighet til å benytte seg av utearealene ved skolen/stadion og andre fasiliteter som basseng. tilby variert aktivitet ledet av trygge voksne fokus på glede og aktivitet utvikling av motorikk, fysikk og bevegelser barna skal oppleve trygghet, vennskap, trivsel og mestring barneidretten skal også fokusere på regler, samhandling og samarbeid Utvalg i Gruben IL Sportslig utvalg Formålet med SU er å ivareta klubbens og lagenes etterlevelse av sportsplanen - og at det sportslige aktivitetsnivået holder den kvaliteten som klubben ønsker. Samt forholde seg til, og etterleve interne og overordnede retningslinjer fra NFF. Ansvarsområder Rådgivende organ for styret i sportslige spørsmål Rådgivende organ for trenere i sportslig spørsmål Overvåke at sportslige retningslinjer blir fulgt Avdømming der det er sportslige motsetninger og det som er i strid med NFFs reglement. Nærmere beskrivelser av arbeidsoppgavene er beskrevet i klubbens sportsplan. Anlegg Administrere utleie av huset og vaktmester/anleggsansvarlig for utearealene.
Administrerer utleie av klubbhus Holde oversikt over møteplan for bruk av klubbhus for styre, lag, grupper og utvalg Drive løpende vedlikehold av kunstgressbane med tilhørende arealer og utstyr, herunder også renhold/søppel Kontakte Rana Kommune for oppgaver som utføres av dem Sørge for snørydding ved behov Melde fra til styret ved behov for innkjøp til vedlikehold/reparasjon