Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd

Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd INNKALLING/SAKSLISTE Styre/organ: Midlertidig fellesnemnd Sted: Lindesnes rådhus, kommunestyresalen Dato: Fredag 19.5.2017 Tidsrom: 9:00-12:00. Enkel lunsj mot slutten av møtet. Fellesnemnda: Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Per Olav Skutle Stanley Tørressen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Anju Choudhary Manneråk Vidar Tjelland Janne Wigemyr John Øyslebø Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Jon Gunnar Ask Randi Fredriksen Ihme Even Tronstad Sagebakken Christoffer Westermoen Prosjektleder: Hans S. Stusvik Sekretær: Dagfinn Lauvsland Inviterte: Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Kjell Rune Olsen Rådmann i Marnardal kommune Tom Egerhei Ass. Fylkesmann Dag Petter Sødal Prosessveileder SAKSLISTE: Møtet starter med en workshop MFN-17/2017 Referatsaker...2 MFN-18/2017 Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd 7.4...2 MFN-19/2017 Politisk organisering Ny kommune...2 MFN-20/2017 Anskaffelse - Informasjonspartner...3 MFN-21/2017 Delegasjon til Fellesnemnd og administrativ organisering...4 MFN-22/2017 Møtegodtgjørelse...6 MFN-23/2017 Eiendomsskatt...7 MFN-24/2017 Investeringer i perioden fra d.d. fram til 1.1.2020...7 MFN-25/2017 Evt. kontorfellesskap Prosjektadministrasjonen til Nye Lindesnes...8 MFN-26/2017 Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak...8 MFN-27/2017 smøte Nye Lyngdal og Nye Lindesnes - Fellesnemnd...9 MFN-28/2017 Eventuelt...9 Side 1 av 9

Møtet starter med en workshop Saker til behandling for øvrig: MFN-17/2017 REFERATSAKER Info om konferanse i regi av Fagutvalget velferdsteknologi Lindesnesregionen: Fremtidens helse- og omsorgsbygg. MFN-18/2017 REFERAT FRA MØTE I MIDLERTIDIG FELLESNEMND 7.4 Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd 7.4.17. Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd 7.4.17 godkjennes. MFN-19/2017 POLITISK ORGANISERING NY KOMMUNE I intensjonsavtalen er den politiske organisering på overordnet nivå beskrevet: Politisk organisering Den politiske styringsmodellen skal være i henhold til formannskapsmodellen. Antallet politikere i det det nye kommunestyret skal være stort nok til å kunne gi god politisk, geografisk og demografisk representasjon. Det nøyaktige antallet utredes fram mot sammenslåingstidspunktet. Utgangspunktet for utredningen er at kommunestyret skal ha minimum 35 plasser. Antall representanter i kommunestyret er i intensjonsavtalen foreslått til 35. Prosjektleder er usikker på om det ble vil oppleves demokratiserende av borgerne i kommunen om det er 35 eller 45 repr. De minste partiene vil nesten uansett få representasjon pga. forholdstallsprinsippet. Den politiske organiseringen i den nye kommunen er et av fundamentene i organiseringen av den nye kommunen administrativt. I Intensjonsavtalen fastslås det at kommunen skal organiseres iht. formannskapsmodellen. Kommunene kan likevel ha forskjellige utvalgsstrukturer. I dag er dette forskjellige i de tre kommunene. Lindesnes kommune: Kommunestyre Formannskap Levekårsutvalg Teknisk utvalg Side 2 av 9

Marnardal kommune: Kommunestyre Formannskap FLM Utvalg Mandal kommune: Bystyre Driftsstyre/Formannskap Planutvalg Landbuksnemnd++ Den nye kommunen blir større, og det er ønskelig å få større politisk innflytelse på tjenestene kommunen leverer til sine innbyggere. Det politiske arbeidet kan være krevende hvis enn legger til rette for utstrakt sektortenkning i forhold til helheten i kommunen. Ved å tydeliggjøre rollen vil en likevel kunne få et politisk engasjement i utvalgene uten at drøfting om prioriteringene mellom sektorene blir problematisert. Dette kan ivaretas i delegasjonsreglementet. F.eks. kan det tenkes at de økonomiske rammene for utvalgene først prioriteres i kommunestyret og at disse rammene gir tilstrekkelig handlingsrom for politiske prioriteringer i sektorene. Et område en bør se særskilt på er teknisk sektor. Arbeidsmengden til plan og bygningsrådet/teknisk utvalg/flm er omfattende. Det bør vurderes hvordan en kan gjøre arbeidet overkommelig slik at dette ikke blir til et «fulltidsverv» for medlemmene. : 1. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter 2. Formannskapet skal bestå av 7 representanter 3. Det etableres et Levekårsutvalg på 7 representanter 4. Det etableres et Teknisk utvalg bestående av 7 representanter 5. Det etableres en Landbruksnemnd på 5 representanter 6. Det etableres et kontrollutvalg bestående av 3 representanter (Det bør vurderes ytterligere utvalg i prosessen videre. Barn og unge må engasjeres, brukermedvirkning må ivaretas osv. Det jobbes videre i arbeidsutvalget med organisering, delegasjon og mandat til den politiske organiseringen.) MFN-20/2017 ANSKAFFELSE - INFORMASJONSPARTNER Det er et omfattende arbeid som skal gjennomføres i forbindelse med kommunereformen. Historisk er det 50 år siden en slik prosess er gjennomført og derfor også viktig å dokumentere. Innen de tre kommunene er det ca. 23.000 innbyggere, over 2000 ansatte og 77 lokalpolitikker som forventer tilstrekkelig og riktig informasjon formidles. Informasjonsformidling gjøres over både digitale plattformer og papir. For å ha tilstrekkelig kompetanse i bredden på disse plattformene er det ønskelig å knytte til oss fagmiljøer som kan bidra til at prosjektet Side 3 av 9

får formidlet fremdrift, beslutninger mm. til de forskjellige interessentene. Det er ønskelig på sikt å ansette en informasjonsmedarbeider, men frem mot sammenslåing tror jeg det mest effektive vil være å utlyse en konkurranse på informasjonsstrategi, og formidling av stoff digital (skriftlig/video) og «journalistikk». PL vurdere at en form for rammeavtale vil kunne ivareta dette. Det settes i gang en prosess i forhold til å utlyse en konkurranse på leveranser innen informasjonsområdet. Under forutsetning av Stortingets vedtak om kommunereform gis Prosjektleder fullmakt til å innhente pris, vurdere tilbud og signer kontrakt. MFN-21/2017 DELEGASJON TIL FELLESNEMND OG ADMINISTRATIV ORGANISERING Kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal har vedtatt å igangsette arbeidet med å bygge en ny kommune. I forarbeidene til dette har det vært en politisk og delvis administrativ prosess. Det er laget en intensjonsavtale, i denne er det inkludert et dokument om Fellesnemndas behov for delegasjon av myndighet og ansvar fra de deltakende kommuner. Kommunene vedtok i felles møte 04.11.2015 i kommunestyret i Marnardal, kommunestyret i Lindesnes, og bystyret i Mandal: Det overordnede målet for fellesnemnda er å FORBEREDE OG GJENNOMFØRE ARBEIDET MED Å ETABLERE OG BYGGE DEN NYE KOMMUNEN Det er et betydelig ansvar som gjennom dette er vedtatt overført fra kommunestyrene til fellesnemnda. En ny kommune etableres over tid. Noen oppgaver vil nødvendigvis implementeres fortløpende i perioden frem til 1.1.2020, noe må gjøres ved dette årsskifte, annet vil vi måtte gjøre ferdig etter at den nye kommunen er etablert. Prosjektlederen mener den vedtatte delegasjonen i intensjonsavtalen bør være tilstrekkelig til å etablere den nye kommunen. Det er imidlertid ikke nedfelt i avtalen hvordan ressurser til gjennomføring av prosjektet skal stilles til rådighet. Alle medarbeiderne er underlagt rådmennene i de 3 kommuner. Det er vurdert og drøftet med rådmennene om de skal delta i prosjektet som delprosjektledere. Det oppleves som ønskelig fra deres side å drifte kommunene videre frem til etableringen av den nye kommunen. Dette sammen med avvikling av kommunene vil kreve både ressurser og kompetanse. Ressurser knyttet til Prosjekt Nye Lindesnes Prosjektlederen vil hevde, at det i den nye kommunen som etableres om litt over 2 år, bør være grunnlag for å redusere antall medarbeider i toppledelsen i kommunene. Det er i dag 3 rådmenn, 7 kommunalsjefer og 3 økonomisjefer i de tre kommunene. Imidlertid vil det i en overgang være oppgaver knyttet til 2 oppgaver. 1. Ledelse av oppgaven med å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen slik det er fastslått i avtalen. 2. Drift og avvikling av kommunene frem til 1.1.2020 Side 4 av 9

Prosjektlederen ønsker å knytte til seg en person fra hver kommune, fortrinnsvis på kommunalsjef nivå, samt en administrativ ressurs som også kan delta og ta ansvar for noen prosesser der det trengs. For å kunne få dette til foreslås det at kommunene avhjelper hverandre på tvers av kommunegrensene på driften på kommunalsjefnivå i perioden fra 21.06.2017 frem til 1.1.2020. Prosjektlederen mener dette bør kunne ivareta både de oppgaver som ligger i Nye Lindesnes i tillegg til driftsoppgavene i kommunene. Det legges opp til jevnlige møter med rådmennene i prosjektperioden i forhold til forventnings- og rolleavklaring med hensyn til den pågående omstillingen frem til 2020. Under hvert delområde vil det nødvendigvis være flere arbeidsgrupper, områdene er meget omfangsrike; Delprosjekt Levekår o Barnehage o Barneskole o Ungdomsskole o Voksenopplæring o Kvalifisering o PPT/ Etter- og videreutdanning o Barnevern o Helse, rus og psykiatri o NAV o Habilitering o Omsorgstrappa o Osv. Delprosjekt Forvaltning og teknisk o Kommuneplanprosess o Plan og byggesak o Eiendomsdrift o Infrastruktur; fiber, mobil, vei og VAR o Kart, matrikkel o Investeringsprosjekter o Kultur o Osv. Delprosjekt Økonomi/HR/Kvalitet og digitalisering o Budsjett og økonomiplan o Kvalitetssystem med avviksbehandling o HR, system og omstilling/virksomhetsoverdragelse/ o Lean Side 5 av 9

o Digitalisering av Lean prosesser o Anskaffelser o Evt. balansert målstyring Delprosjekt Næringsutvikling Denne listen er ikke uttømmende. Det er ikke alle områdene som er like omfattende, men de bør gjennomgås for å vurdere mulige effektiviseringstiltak. Gruppene som skal etableres bør ha representanter for arbeidsledelse, ansatte og tillitsvalgte. Arbeidet bør ta utgangspunkt i LEAN. Kommunene har en omfattende ressurs på dette området etter at ca. 60 ansatte gjennomgikk vektallstudie i regi av Høgskolen i Hedmark vinter/vår 2015/16. Arbeid/kostnad og fremdriftsplan vil utarbeides snarest etter av delprosjektlederne er på plass. Den vedtatte avtalen om ansvar og delegasjon fra kommunestyrene til fellesnemnda ivaretar de behov som skal ivaretas. En bør særlig merke seg formuleringene i pkt. 3 og 4 i avtalen. Fellesnemnda støtter foreløpig forslag til administrativ organisering. Fellesnemnda ser behov for ressurser for å koordinere prosjektet ved at de tre kommuner avser 1 person på midlertid bases på kommunalsjefnivå i hver kommune. Delprosjektledernes midlertidige arbeid i prosjektet avsluttes når ledelsen for den nye kommunen er tiltrådt. Fellesnemnda foreslå ovenfor kommunene at belastningen dette fører til i den ordinære driften søkes ivaretatt ved samhandling mellom kommunene. Delprosjektlederne som trer inn i Nye Lindesnes får kompensert lønnskostnadene for deltakelsen. Fellesnemnda ser det som avgjørende at prosjektleder har et nært samarbeid med rådmennene. Prosjektleder pålegges derfor snarest å etablere ei rådmannsgruppe. Prosjektleder utpekes som leder av dette fora. MFN-22/2017 MØTEGODTGJØRELSE Saken Marnardal kommune: Reglement for politisk virksomhet - Politisk organisering, møtereglement, delegasjonsreglement, godtgjørelse til folkevalgte. Lindesnes kommune: Vilkår for folkevalgte. Mandal kommune: Reglement for faste godtgjørelser, møtegodtgjørelser, tapt arbeidsfortjeneste m.m. Fellesnemnda blir i realiteten den nye kommunens «kommunestyre» frem til sammenslåingstidspunkt. Det arbeidet vil etter alt å dømme kreve omfattende møtevirksomhet og må godtgjøres. Møtene er tenkt på dagtid, vedlagt er de 3 kommunenes møtegodtgjørelses reglement. Saken tas opp til drøfting i arbeidsutvalget og legges frem for vedtak i neste fellesnemnd møte. Side 6 av 9

MFN-23/2017 EIENDOMSSKATT Fylkesmannen har under forutsetning av Stortingsvedtak om kommunereform innkalt til felles kommunestyremøte. Her skal det drøftes de beslutninger som kommunestyrene ihht 25 i Inndelingsloven må vedta i de respektive kommunestyrene samme kveld. I den forbindelse kan kommunene be om 2 års utsettelse på samordning av satsene på eiendomsskatt fra de gamle kommunene. Prosjektleder vil anbefale at det søkes utsettelse. Mye skal koordineres frem til 2020. Eiendomsskatt er en krevende politisk beslutning som bør nøye utredes konsekvensene av. Konsekvensene kan uten tilstrekkelig analyse føre til utilsiktede utslag på næring/verk og bruk og distrikt/by. I saken til kommunestyrene 21.06.17 legges det inn et punkt om å utsette samordning av eiendomsskatt til 2022. MFN-24/2017 INVESTERINGER I PERIODEN FRA D.D. FRAM TIL 1.1.2020 Kommunene har frem til i dag investert i kultur/idrettsanlegg, skolestruktur og helse- og omsorgsstruktur uavhengig av nabokommunen. Oppgaver skulle ivaretas innen de geografiske grensene til kommunen uavhengig av nabokommunens demografi og bostedsmønster. Fra 1.1.2020 skal en ny kommune etableres. Kommunene bør derfor vurdere om dagens og morgendagens behov kan ivaretas tilstrekkelig med dagens bygningsmasse før ytterligere investeringer foretas. Investeringer bør som hovedregel vurderes etter de behov som kreves i kommunen. Kommunen i 2020 blir svært annerledes i forhold til dagens 3 separate kommuner. Skal vi ta inn gevinster ved å etablere en ny kommune bør behovene til den nye kommunen settes opp mot dagens etablert strukturer før nye investeringer foretas. Dette bør derfor vurderes hva kommunen kan ivareta i dagens bygningsmasse innen de forskjellige sektorer. Det mest naturlige verktøyet vil være å sette i gang en kommunedelplan spesielt innen oppvekst og helse og omsorg. Slike investeringer vil også kunne skape krevende diskusjoner før den geografiske plasseringer av tiltaket er vurdert i forhold til den nye kommunen Utviklingsprosjekter generelt som fører økte drifts- og finanskostnader bør drøftes i fellesnemnda slik det er nedfelt i delegasjonen til fellesnemnda. Investeringer innen Oppvekst, Helse og Omsorg bør koordineres i fellesnemnda frem til 2020. Er det uenighet i fellesnemnda bør disse utsettes til etter 2020 slik det er beskrevet i delegasjonen til fellesnemnda. Investeringer bør som hovedregel føre til innsparinger i drift minimum tilsvarende kapitalkostnaden. Side 7 av 9

MFN-25/2017 EVT. KONTORFELLESSKAP PROSJEKTADMINISTRASJONEN TIL NYE LINDESNES I forbindelse med ansettelsen av midlertidig prosjektleder ble det besluttet at prosjektleder skulle ha kontorsted i Lindesnes Rådhus. Det vil bli en omfattende prosess med etablering av en ny kommune og det vil være behov for flere ressurser. Det er ønskelig med mulighet for samlokalisering av disse ressursene i prosjektperioden frem til fast ansatte medarbeidere tiltrer de lederstillingene som en etter hvert finner nødvendig. I en digital verden er ikke en geografisk kontorplassering det som normalt er viktig. Det er likevel essensielt i en oppstartsperiode for prosjektleder å legge til rette for tett og godt samspill i den gruppen som skal ta ansvar for prosessene. Dette gjøres etter mine erfaringer best når en jobber tett og på tvers av sektorene. For øvrig er jeg også av den oppfatning at vi må ta hensyn til de ansattes ønsker om oppmøtested i den grad det er mulig. I intensjonsavtalen er det enighet om at rådhuset i den nye kommunen skal være i Mandal. Derfor kunne det være naturlig å være der. Det er her de største fagmiljøene sitter, men på den andre siden ønsker vi ikke i for stor grad å påvirkes av den store kommunens løsninger i etableringen av den nye. Det er likevel ikke til å unngå at påvirkningen fra den største kommunen og deres arbeidsmetoder vil få en betydelig innflytelse på fremtidens løsninger. Hvordan vi best og enklest kan implementer gode og evt. nye løsninger i de tre kommunene kan diskuteres. Er det ved å være tilstede der det største miljøet er slik at prosjektadministrasjonen kan påvirke/bli påvirket av den største kommunen daglig ved sin tilstedeværelse, eller er det ved å sitte i Lindesnes eller Marnardal og tenke selv og oppsøke den store? Prosjektlederen har til dels god kompetanse om kultur og administrasjon i kommunene Lindesnes og Marnardal, pga. størrelse og tidligere samhandling. Innsikten i den administrative organisasjonen i Mandal er også tilstede, men kanskje ikke i samme grad som i de øvrige kommuner. Prosjektlederen har opplevd både Lindesnes- og Marnardal rådhus som veldig gode arbeidsplasser, med gode kolleger og godt miljø. «Gjesten» har blitt veldig godt ivaretatt. Tilslutt tror jeg det er et spørsmål om fordelingspolitikk og ikke faglige vurderinger. I forhold til faglige vurderinger vil nok Rådhuset i Mandal vært det naturlige valget. På den andre siden, vil prosjektorganiseringen etter hvert avløses med en permanent ledelse. Den er det jo besluttet skal være på rådhuset i Mandal, slik sett vil prosjektorganisasjonen i Lindesnes avta med tiden. Det viktigste for prosjektleder er at prosjektadministrasjonen etableres i et av de bestående rådhusene. Prosjektadministrasjon frem til 1.1.20 etableres i Rådhuset i kommune. Det bør være min 4 kontorplasser tilgjengelig. MFN-26/2017 TILSKUDD TIL VEIER OG DIGITALISERINGSTILTAK Nettreferanse Nettsidene til regjeringen: Støtte til infrastruktur i nye kommuner: https://goo.gl/ijsnml Side 8 av 9

Brev 5.4.17 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen. Saken Stortinget vedtok i forbindelse med behandlingen av statsbudsjettet for 2016 at det skulle opprettes en tilskuddsordning for infrastrukturprosjekter i kommuner som slår seg sammen. Ordningen er styrket i 2017. Det er i år satt av totalt 150 millioner kroner til infrastrukturtiltak, og søknadsfristen er 1.6.17. Saken legges fram for fellesnemnda til drøfting, og for evt. vedtak om å søke om tilskudd. MFN-27/2017 DRØFTINGSMØTE NYE LYNGDAL OG NYE LINDESNES - FELLESNEMND Saken Brev 11.5.17 fellesnemnda Nye Lyngdal v/leder Reidun Bakken, ordfører i Audnedal kommune: smøte Nye Lyngdal og Nye Lindesnes - Fellesnemnd I brev 11.5 informerer leder av fellesnemnd Nye Lyngdal om vedtak nemda gjorde 3.5.2017: Fellesnemnda i Nye Lyngdal inviterer Fellesnemnda i Nye Lindesnes til et møte vedrørende videre vei for regiontilhørighet og interkommunale samarbeid. Om mulig avholdes drøftingsmøtet før sommerferien, men etter Stortingets vedtak den 8.6.2017. Invitasjonen fra fellesnemnda Nye Lyngdal legges fram for fellesnemnda til drøfting, og for evt. vedtak om møte/forslag til møtedato. MFN-28/2017 EVENTUELT Side 9 av 9