Til Kontrollutvalget i Etnedal Møte: 01/ 2017 Sak: 01-02 /2017 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I ETNEDAL Møtested: Kommunestyresalen i Etnedal Møtedato: Tirsdag 07. mars 2017 Møtetidspunkt: Kl. 09.00-12.00 Følgende deltok i møtet: Håvard Telstø Inger Anna Lysthaug Syver Thon Toril Grønbrekk Kai Egil Bacher Åge Sandsengen Reidar Schlytter - leder kontrollutvalget - nestleder kontrollutvalget - medlem kontrollutvalget - ordfører - rådmann ( til sak Orientering og diskusjonssaker) - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - kontrollutvalgssekretariat Godkjenning av innkalling: Enstemmig godkjent. Godkjenning av møtebok fra 31.10.16 og 16.11.16 (telefonmøte) Enstemmig godkjent Neste møte i kontrollutvalget. Neste møte 20.03.17 (fellesmøte) og 09.05.17 Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 1
Orienterings- og diskusjonssaker: Drøfte framdrift av årlige tema jf. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2017. Kontrollutvalget drøftet tema for oppfølging på neste møte, med følgende tema til behandling: - Anskaffelser og anskaffelsesrutiner - Innleide ressurser/konsulenter. Oversikt over omfang og kostnad - Juridiske tvistesaker Enstemmig vedtatt. Sekretær forbereder saksutredning til neste møte. Barnevernet i Valdres: Jf. media oppslag vedr tilsynsrapport ved Land Barnevernstjeneste. Tilsynet viser at tjenesten svikter på mange områder. Det er gjennomgående følgende saker som svikter: - Det er gjennomgående at sakene ikke blir fulgt opp og at ingen fanger opp at de ikke er fulgt opp - Det blir ikke foretatt prioriteringer av saken, eller i sakene - Håndtering av bekymringsmeldinger blir liggende ubehandlet over lang tid Det vises også til Forvaltningsrevisjonsrapport som ble utarbeidet av revisjon for Hallingdal vedr Barnevernet der. Rådmann redegjør for om tilsvarende kan skje i kommunens Barnevernet. Det er Nord-Aurdal kommune som er vertskap for 4 kommuner i Valdres (Nord-Aurdal, Sør-Aurdal, Etnedal og Øystre Slidre), og rådmann orienterte om ordningen med interkommunalt samarbeid om barnevernstjenesten i Valdres. Han presiserte at det er rådmann i hver kommune som har ansvaret, men rådmann har delegert ansvar og vedtaksmyndighet til rådmann i Nord Aurdal, som plikter å rapportere tilbake til rådmann. men det praktiske utøves av Nord Aurdal kommune og at kommunen må stole på at systemet fungerer. Som kjent er det vanskelig å få innsyn i barnevernssaker, men utvalget mener likevel at det er nødvendig å ta opp og stille spørsmål jevnlig med administrasjon og fagpersonell for å sikre seg at det fungerer i egen kommune. Spørsmål som det er aktuelt å få en avklaring på er: - Antall bekymringsmeldinger som kommer inn, og om de blir fulgt opp - Hvem har ansvaret for forebyggende tiltak, barnevernet, skole barnehagen, kommunestyret eller andre. - Kvaliteten på barnevernssaker, hvem har ansvaret her. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 2
Kontrollutvalget ønsker å drøfte videre de temaene som er satt opp og foreslår følgende vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget tar debatten og rådmanns orientering til e.t. 2. Årsmeldingen fra Barnevernstjenesten sendes Kontrollutvalget 3. Sekretær avklarer med rådmann i vertskommunen Nord Aurdal om eventuelt en representant fra barnevernet kan komme på fellesmøte til Kontrollutvalgene den 20.03.17 for å orientere om status for Barnevernet i Valdres. 4. Kontrollutvalget ønsker at Rådmann ber om å få mer informasjon om arbeidet i barnevernet og spesielt i forhold til opplysninger om antall bekymringsmeldinger m.m. Beredskapsøvelse: Rådmann orienterte om beredskapsøvelsen. Øvelsen var felles for hele Valdres. Hovedevalueringen / tilbakemeldingen var bra. Kriseledelsen i kommunen fungerte bra. Felles evakueringssenteret er på hotellet på Fagernes. Rådmann orienterte om at det må jobbes videre med et felles planverk for Valdres. Beredskapskoordinatorer i kommunene jobber med saken. Politiet må inn i kriseledelsen. Informasjon er en utfordring å koordinere. Ikke store behov for å endre planverket for øvrig. Til øvelsen ble det opprettet egen skadestue på VLMSet som fungerte bra. Kjøp av Næringseiendom Kommunestyresak 017/17 Under behandlingen av saken i kommunestyret stilte Syver Thon spørsmål vedr habilitet til rådmann og andre som var involvert i saken. Kommunestyret vedtok at alle var habile i saken. Når det gjaldt spørsmål om saken var unntatt offentlighet under behandling i kommunestyret, opplyste ordfører at saken var åpen under kommunestyrebehandlingen. Utvalget drøftet habilitets/innhabilitetsspørsmålet på prinsipielt grunnlag, som egentlig ble vedtatt av kommunestyret, men ønsker likevel at spørsmålet i denne saken undersøkes litt videre. Sekretær innhenter dokumentasjon fra ordfører i kommunen på i hvilken grad habilitet/innhabilitetsspørsmål til rådmann og kommunestyrets medlemmer fra kirken er avklart med Fylkesmann i saken. Hvis saken ikke er tatt opp på prinsipielt grunnlag tidligere, tar sekretæren initiativ til å avklare dette med fylkesmann før neste møte. Saken drøftes videre på neste møte. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 3
Sekretariatsordningen: Sekretariatsordningen ble drøftet i utvalget. Kontrollutvalget fremmet sak til behandling i kommunestyret vedr forlengelse av oppdragsavtale for sekretær. I saken hadde rådmann utarbeidet en tilleggsbemerkning om bl. annet habilitetsspørsmål til sekretær og kontrollutvalget ønsket å stille spørsmål til rådmann om dette. Rådmann orienterte om bakgrunn for tilleggsbemerkningen i saken og viste til rådmanns ansvar om at alle saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at han ønsket å gjøre kommunestyret oppmerksom på at det var kanskje et habilitetsspørsmål som var uavklart i saken. Vedtak. Rådmanns orientering tas til e.t. Kontrollutvalget ber revisjonen avklare med Fylkesmann vedr tolking av regelverket mht når kontrollutvalget fremmer saker til kommunestyret om rådmann gis anledning å innstille tilleggsforslag i saker fra kontrollutvalget. Legetjenesten i Etnedal Syver Thon stilte spørsmål til rådmann om legetjeneste fungerte bra i Etnedal. Rådmann orienterte om saken, bl.a. fastlegesituasjonen har vært krevende bl. annet med 1 lege som slutter og i tillegg sykefravær. Det er 3 legehjemler i kommunen. Ressurser på jord- og skogbruk i kommunen Leder i kontrollutvalget stilte spørsmål vedr jord- og skogbruksressursene i kommunen. Har kommunen tilstrekkelig ressurser til å utføre sine lovpålagte oppgaver? Rådmann orienterte om saken. Klargjøring av arbeidsoppgaver er viktig. Og hva trenger vi for å forvalte området for kommunen. Sak 01/2017: Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Dokumenter i saken - Årsmelding for kontrollutvalget i Etnedal Saksopplysninger Revisjonen har utarbeidet årsmelding for kontrollutvalgene som orienterer om kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Behandling i møte Det ble tatt opp spørsmål om litt redaksjonell redigering av dokumentet før saken sendes til kommunestyret. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 4
Vedtak Som forslag til vedtak, enstemmig. Sak 02/2017 Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Dokumenter i saken: Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Saksopplysninger: Skatteoppkreverfunksjonen for gjennomføres av skatteoppkreveren for Valdres. Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er gjennomført og som viser et tilfredsstillende resultat mht. innkrevingsresultat for kommunen. Vurderinger: Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er godkjent. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2016 til orientering. Behandling i møtet Vedtak Som forslag til vedtak, enstemmig Etnedal, 07. mars 2017 Reidar Schlytter Kontrollutvalgssekretariat Kopi sendt: postmottak, ordfører, rådmann og kommunerevisjon IKS. Møtebok godkjent: Etnedal, den 07.mars 2017 Håvard Telstø Inger Anna Lysthaug Syver Thon Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 5