Vedtekter for Rygge-Vaaler Sparebank Vedtatt av forstanderskapet 13. april 2007 1
1. Firma. Kontorkommune. Formål. 1-1 Rygge-Vaaler Sparebank ( heretter kalt Sparebanken ) er dannet ved sammenslutning av følgende sparebanker: Rygge Sparebank, opprettet den 14. mars 1857. Vaaler Sparebank, opprettet den 4. august 1896. Soon Sparebank, opprettet den 29. oktober 1918. Bankene ble slått sammen til Rygge-Vaaler Sparebank den 1. oktober 1971. Sparebanken skal ha sitt sete i Moss kommune og avdelinger i kommunene Askim, Fredrikstad, Frogn, Rygge, Råde, Vestby og Våler. Sparebanken har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere. Den skal på en trygg måte forvalte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan utføre alle vanlige bankforretninger og banktjenester i samsvar med norsk lov. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten utover eventuell forrentning av grunnfondsbevis, jfr. Pkt. 2-1 og 9-1. 2. Grunnfondet. 2-1 Sparebankens opprinnelige grunnfond var kr. 34.210,-, hvorav kr. 30.210,- er tilbakebetalt og kr. 4.000,- ikke pliktes tilbakebetalt. De opprinnelige grunnfond i de sammensluttede banker var: 4.000 kr. For Rygge Sparebank. Beløpet ble gitt av Rygge Bygdemagasin og pliktes ikke tilbakebetalt. 4.000 kr. For Vaaler Sparebank. Beløpet ble forskuttert av Våler kommune og er tilbakebetalt. 26.210 kr. For Soon Sparebank. Beløpet ble forskuttert av private bidragsytere og er tilbakebetalt. Med Kongens samtykke kan forstanderskapet vedta å utstede omsettelige, rentebærende grunnfondsbevis med representasjonsrett i forstanderskapet i h.h.t. sparebankloven 2, annet ledd. Sparebankens grunnfondsbeviskapital i h.h.t. foranstående ledd utgjør kr. 147.260.000,- fordelt på 1.472.600 grunnfondsbevis à kr. 100,- fullt innbetalt. Sparebankens grunnfondsbevis skal være registrert i Verdipapirsentralen. 2
3. Forstanderskap. 3-1 Sparebankens forstanderskap skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og forstanderskapets vedtak. Videre fastsetter forstanderskapet hvert år eventuell godtgjørelse til bankens tillitsvalgte og valgte revisor, jfr. Pkt. 8-1. Forstanderskapet skal ha 36 medlemmer med 36 varamedlemmer. 8 medlemmer med 8 varamedlemmer velges av innskytere, jfr. Pkt. 3-2. 8 medlemmer med 8 varamedlemmer velges av kommunene, jfr. Pkt. 3-3. 9 medlemmer med 9 varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med regler fastsatt av Kongen. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar. 11 medlemmer med 11 varamedlemmer velges av grunnfondsbeviseiere i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet. Valget må være avholdt innen utgangen av april. Medlemmene av forstanderskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av innskyterne, velges for 1 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte, velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av kommunestyrene, velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av grunnfondsbeviseierne velges for 4 år. 3-2. De innskytere som bor eller har sitt virke, eller de ikke-personlige innskytere som har sitt sete i kommunene Askim,, Fredrikstad, Frogn, Moss, Rygge, Råde, Vestby eller Våler velger 8 medlemmer og 8 varamedlemmer etter følgende fordeling: Fra Askim: Fra Frogn: Fra Fredrikstad: Fra Moss: Fra Rygge: Fra Råde: Fra Vestby: Fra Våler: Etter loven skal valgbare innskytere ha et innskudd i banken på minst 500 kroner i de siste 6 måneder. Bare myndige personer kan, som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn 2 stemmer, 1 på grunnlag av eget innskudd og 1 som representant for annen innskyter. Innskytere som vil delta i valget skal melde seg til banken innen en frist som skal være oppgitt i innkallingen. Fristen skal ikke være tidligere enn 3 dager før valget skal holdes. Har en innskyter ikke meldt seg til rett tid, kan vedkommende nektes å delta i valget. Innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer skal skje på valgmøter i samsvar med regler fastsatt av Kongen. Til forstandere og varamedlemmer kan innskyterne bare velge myndige personlige innskytere som har stemmerett etter første ledd, jfr. Sparebankloven 8a. Valg etter dette punkt må være avholdt innen utgangen av april. 3
Av de innskytervalgte forstandere som er valgt ved første valg, går 2 medlemmer ut etter loddtrekning hvert år. Dette gjelder de første 3 år, og deretter går de ut som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Medlemmer som går ut, kan gjenvelges, jfr. Dog pkt. 10-1. 3-3 Kommunestyrene i Askim, Fredrikstad Frogn, Moss, Rygge, Råde, Vestby, Våler og velger hvert 4. år 8 medlemmer med 8 varamedlemmer etter følgende fordeling: 1 medlem med 1 varamedlem velges av Askim kommunestyre. 1 medlem med 1 varamedlem velges av Frogn kommunestyre. 1 medlem med 1 varamedlem velges av Fredrikstad kommunestyre. 1 medlem med 1 varamedlem velges av Moss kommunestyre. 1 medlem med 1 varamedlem velges av Rygge kommunestyre. 1 medlem med 1 varamedlem velges av Råde kommunestyre. 1 medlem med 1 varamedlem velges av Vestby kommunestyre. 1 medlem med 1 varamedlem velges av Våler kommunestyre. Valg etter dette punkt må være avholdt innen utgangen av januar. 3-4 Eierne av grunnfondsbevis skal i valgmøte velge 11 av forstanderskapets medlemmer og 11 varamedlemmer, jfr. Pkt. 3-1. Grunnfondsbeviseiere er valgbare selv om de er bosatt eller har sitt virke utenfor det område som er angitt i vedtektenes pkt. 3-2 og 3-3. Valgmøte skal holdes hvert år innen utgangen av april måned. Forstanderskapets leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkalling vil skje ved brev til eierne av registrerte grunnfondsbevis senest 14 dager før møtet, gjennom oppslag i bankens ekspedisjonslokaler og kunngjøring i Moss Avis og Aftenposten. Grunnfondsbeviseiere som vil delta i valget skal melde seg til banken innen en frist som skal være oppgitt i innkallingen. Fristen skal ikke være tidligere enn 3 dager før valget skal holdes. Har en grunnfondsbeviseier ikke meldt seg i rett tid, kan vedkommende nektes å delta i valget. Av de medlemmer som er valgt ved første valg, går 3 medlemmer ut etter loddtrekning hvert år. Dette gjelder de første 3 år og deretter går de ut som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Medlemmer som går ut kan gjenvelges, jfr. Dog pkt. 10-1. 4
4. Kontrollkomité. 4-1 Forstanderskapet velger en kontrollkomité med 4 medlemmer med personlige varamedlemmer. Minst 3 av medlemmene og deres varamedlemmer skal bo eller ha sitt virke i de kommuner der banken har sitt sete og avdelinger, jfr. Pkt. 1-1. Medlemmer av kontrollkomiteen velges for en periode på 2 år. Forstanderskapet foretar valg av medlemmer til kontrollkomitèen hvert år. Leder og nestleder bør ikke velges samtidig. Kontrollkomiteens leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg for 2 år. Ved beslutninger i komiteen treffes avgjørelser med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Ett medlem av komiteen skal tilfredsstille de krav som stilles til dommer etter lov av 13. august 1915 nr. 5 om domstolene 54, annet ledd. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med sparebankloven 13 og instruks gitt av forstanderskapet og godkjent av Kredittilsynet. Av de valgte medlemmer går 2 medlemmer ut hvert år. Etter det første året går 2 medlemmer ut etter loddtrekning som foretas av valgkomiteen. Medlemmer og varamedlemmer som går ut, kan gjenvelges, jfr. Dog pkt. 10-1. 5. Hovedstyre og lokalstyre. Hovedstyret består av 11 medlemmer og 9 varamedlemmer valgt av forstanderskapet Hovedstyrets leder og nestleder velges ved særskilte valg av forstanderskapet. Disse skal ikke sitte i lokalstyrene. Leder og nestleder bør ikke velges samtidig. 5-1 Lokalstyrene i Askim, Fredrikstad, Frogn, Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler, jf. Pkt. 5-5, skal ha en representant i hovedstyret. Lokalstyret i disse kommunene skal være ledet av hovedstyremedlemmet som kommer fra kommunen. Lokalstyrets nestleder er vedkommendes personlige varamedlem i hovedstyret. Ett medlem av hovedstyret velges blant de ansatte. For dette medlemmet velges ett personlig varamedlem som har møte- og talerett. Bare medlemmer av forstanderskapet som er valgt av de ansatte, har forslagsrett ved valg av de ansattes hovedstyremedlem og varamedlem. Medlem av forstanderskapet som velges som styremedlem, trer ut som medlem av forstanderskapet. Samtlige medlemmer velges for 2 år. Varamedlemmene velges for 1 år. Av de valgte medlemmer, går minst halvparten ut hvert år. Etter det første året går minst halvparten ut etter loddtrekning som foretas av valgkomiteen, jfr. Pkt. 5-5.. Medlemmer og varamedlemmer som går ut, kan gjenvelges, jfr. Dog kap. 10. 5
5-2 Hovedstyrets leder sammenkaller til styremøte minst en gang i måneden og ellers så ofte sparebankens virksomhet tilsier det. Et hovedstyremedlem kan kreve at hovedstyrets leder sammenkaller til møte. Hovedstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet gjør hovedstyrets leder eller møteleders stemme utslaget. Hovedstyrets protokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar, med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende hovedstyremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. 5-3 Hovedstyret leder sparebankens virksomhet i samsvar med lov, vedtekter og nærmere forskrifter gitt av forstanderskapet. Hovedstyret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over, forvaltes på en trygg og hensiktmessig måte. Hovedstyret skal sørge for en tilfredsstillende organisasjon av bankens virksomhet, og har plikt til å påse at regnskapsførsel og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Hovedstyret fastsetter bevilgningsreglement for sparebanken. Av bevilgningsreglementet skal fremgå i hvilken utstrekning andre enn hovedstyret kan bevilge lån, kreditter og garantier. Hovedstyret fastsetter rentene for innskudd og utlån og de nærmere vilkår for utlån og for mottak og utbetaling av innskudd i samsvar med mulige regler fastsatt av Kredittilsynet. Administrerende direktør eller 2 av hovedstyrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter med sin underskrift. Hovedstyret kan meddele prokura og spesialfullmakter. Hovedstyret fastsetter instruks for den daglige ledelse av sparebanken. 5-4 Administrerende direktør har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge den instruks og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Administrerende direktør skal sørge for at bankens regnskapsførsel er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. 5-5 Askim, Fredrikstad, Frogn, Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler skal hver ha et lokalstyre som skal bestå av 4 medlemmer og 2 varamedlemmer valgt av forstanderskapet. Lokalstyrets leder skal samtidig være medlem av bankens hovedstyre, mens nestleder er varamedlem til hovedstyret. Medlemmene skal ha bopel eller sitt virke i kommunen. 6
Lokalstyret er rådgivende organ for leder av de bankkontor som er i vedkommende kommune. Gjennom særskilt instruks skal imidlertid hovedstyret gi lokalstyret fullmakt innen kredittgivning og gaveutdeling. Videre bør hovedstyret gi instruks for lokalstyrets virksomhet. Administrerende direktør har møte- og talerett i lokalstyret, mens avdelingens leder har møteplikt og talerett. Vedtektenes bestemmelser om funksjonstid for styret, jfr. Pkt. 5-1, gjelder tilsvarende for lokalstyret. Lokalstyrets medlemmer og varamedlemmer velges for 2 år. Av de valgte går minst halvparten ut hvert år. Etter det første året går 2 medlemmer og ett varamedlem ut etter loddtrekning som foretas av valgkomiteen. Loddtrekningen gjelder også i forhold til eventuelt verv i hovedstyret, jf. Pkt. 5-1. Medlemmer og varamedlemmer som går ut, kan gjenvelges, jfr. Dog pkt.10-1. Lokalstyret er vedtaksført når minst 2 medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet gjør lokalstyrets leder eller møteleders stemme utslaget. Lokalstyrets protokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar, med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende medlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. 6. Valgkomité. 6-1 Forstanderskapet velger en valgkomite blant forstanderskapets medlemmer. Komiteen skal bestå av 10 medlemmer og 10 personlige varamedlemmer, og skal ha representanter fra alle grupper i forstanderskapet og fra alle de 8 kommunene som velger representanter til dette, jf. Pkt. 3-1. Av medlemmene (forstanderne) i komiteen fra de 8 kommunene, skal minst en være innskytervalgt og minst en valgt av kommunene. Grunnfondsbeviseiernes og de ansattes representant, velges uavhengig av kommunetilhørighet. Valget gjelder for en periode på 2 år. Hvert år går de ut som har gjort tjeneste lengst. Første gang går minst halvparten (unntatt de som er ansattes representanter) ut etter loddtrekning. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Et komitémedlem som går ut, kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjonsperioden varer sammenhengende mer enn 6 år. I slike tilfelle vil valg bare kunne skje etter at vedkommende har vært ute av valgkomiteen i minst 1 år. Valgkomiteen skal forberede valg i følgende rekkefølge: Innskyternes valg av medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet. Leder og nestleder i forstanderskapet. Leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til hovedstyret og lokalstyrene. Leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til kontrollkomiteen. Leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen. For det hovedstyremedlem og varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling. Forstanderskapet gir retningslinjer for valgkomiteens arbeid. 7
6-2 Grunnfondsbeviseiervalgmøtet velger en valgkomité. Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer. Bestemmelsene i pkt. 6-1 om valgperiode og funksjonstid gjelder tilsvarende. Første gang går 1 medlem ut etter loddtrekning. Valgkomiteen skal forberede grunnfondsbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valget av medlemmer og varamedlemmer av valgkomitéen som omhandles av denne paragraf. 7. Årsoppgjøret. 7-1 Hovedstyret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og hovedstyrets årsberetning ) legges frem for bankens revisor og kontrollkomité. Årsoppgjøret skal, hvis mulig, være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar. Hovedstyret sender årsoppgjøret, revisjonsberetningen og kontrollkomiteens melding til samtlige forstandere. Dette skal gjøres innen 8 dager før det forstanderskapsmøtet som behandler årsregnskapet. Forstanderskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebankloven 11, første ledd pkt. b, for å ta imot hovedstyrets årsberetning, revisors beretning og kontrollkomiteens melding. Forstanderskapet fastsetter bankens regnskap og den årlige rente av grunnfondsbevis. 8. Revisjonen 8-1 Forstanderskapet velger revisor og fastsetter dennes godtgjørelse. Forstanderskapets leder sammen med kontrollkomiteen kan utpeke ny revisor dersom revisor slutter. Ny revisor tjenestegjør til neste forstanderskapsmøte, hvor endelig valg foretas. Revisor skal granske sparebankens årsoppgjør og regnskaper og behandling av dens øvrige anliggende i samsvar med lov, forskrifter gitt i medhold av lov, vedtekter og eventuelle pålegg av forstanderskapet. 9. Overskudd 9-1 Overskuddet av bankens virksomhet, etter fradrag for renter av eventuelle grunnfondsbevis, skal legges til sparebankens fond. Gaver kan bevilges i samsvar med sparebankloven 28. 8
10. Tjenestetid. Aldersgrense. 10-1 Et valgt medlem av eller leder for forstanderskap eller kontrollkomitè, eller styre eller tillitsmann i tilsvarende lokalt organ, kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år. Samlet kan ingen ha slike tillitsverv mer enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom vedkommende på grunn av bestemmelsen i foregående avsnitt ikke kan sitte valgperioden ut. Høyeste aldersgrense for administrerende direktør og andre fast ansatte tjenestemenn er 67 år. 10-2 11. Vedtektsendringer. 11-1 Endring av disse vedtekter kan vedtas av forstanderskapet når forslag om det er fremsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst to tredjedeler av dem som er til stede, og minst halvdelen av alle forstandere stemmer for det. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Kongen. 11-2 Disse vedtekter trer i kraft når de er godkjent i overensstemmelse med sparebankloven 5 siste punktum. Fra samme tid oppheves nåværende vedtekter, jfr. Dog gjennomføringsregler fastsatt av finansdepartementet 2. desember 1977, jfr. II nr. 1 i lov av 10 juni 1977 om endringer i lov om sparebanker av 24. mai 1961. Den del av vedtektenes bestemmelser om representasjon og valg i pkt. 3-1, 3-2, 3-3, 5-1, 5-5 og 6-1 som forutsetter at banken har avdelinger i Askim og Frogn, trer først i kraft når etableringen av disse er gjennomført. ********************* Disse vedtekter er vedtatt av forstanderskapet for Rygge-Vaaler Sparebank i møte 28. april 1978. Aimar Støtvig, formann. Godkjent av Bankinspeksjonen 20. juni 1978. Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 23. september1983. Kåre Navestad, formann. Godkjent av Bankinspeksjonen 2. november 1983. Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 7. april 1989. Ellen Sophie Vogt, formann. Godkjent av Kredittilsynet 8. mars 1990. Endringer vedtatt i forstanderskapet i møte 7. november 1999 og 17. februar 2000. Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 19. januar 2000 og 25. februar 2000. Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 24. februar 2005. Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 2. mai 2005. 9
Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 25. august 2005. Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 24.oktober 2005 10