MEDLEMMER AV FORSTANDERSKAPET I FANA SPAREBANK PR. REGNSKAPSÅRET 2014

Transkript

1 MEDLEMMER AV FORSTANDERSKAPET I FANA SPAREBANK PR. REGNSKAPSÅRET 2014 Valgt f.o.m. 1 Valgt t.o.m. På valg INNSKYTERVALGTE Anne Carlsen (leder) 2004 (2012) 2015 Grethe Utkilen (nestleder) 2005 (2013) 2016 Arne Godal 2008 (2012) 2015 Erik Fossum Færevaag Linda Midtun Unni Vågstøl 2009 (2014) 2017 Stein Walle På valg (kan gjenvelges) Helga Raa 2007 (2011) 2014 På valg (kan gjenvelges) Bjørn Frode Schjelderup 2008 (2013) 2016 Aagot Monsen På valg (kan gjenvelges) Kenneth Vågenes Halstein Aadland Varamedlemmer: Varamedlemmer innkalles i den rekkefølge de er valgt og står oppført Marianne S. Herland På valg (kan gjenvelges) Stein Arne Risa På valg (kan gjenvelges) Anita Bratlie På valg (kan gjenvelges) Kjell Frønsdal På valg (kan gjenvelges) KOMMUNEVALGTE Anne Lorgen Riise (H) Per Stiegler (A) 2004 (2012) 2015 Helene G. Wathle Kongshavn (Frp) Varamedlemmer: Eivind Hermansen (H) Kuberan Thurairajah (SV) Petter Eltvik (Frp) ANSATTES MEDLEMMER Tove Mette Lexander 2008 (2012) 2015 Kim Lingjærde Gunn Marit Sekse Gåsemyr Hege M. Olsen Hanne Magnussen Varamedlemmer: Nina Solheim Pia Etim Bjarte Flaten Tall i parentes viser tidspunkt for oppstart av den valgperiode medlemmet er inne i p.t. hvis vedkommende har vært valgt/sittet tidligere perioder i forstanderskapet.

2 FULLMAKT Undertegnede (fullmaktsgiver) født gir herved født fullmakt til å møte og avgi stemme på mine vegne på innskytervalget i Fana Sparebank som finner sted i perioden mars 2015 (se bankens nettside for åpningstider på de enkelte filialene). (sted) (dato) Underskrift Kopi av fullmaktsgivers legitimasjon:

3 FULLMAKT (ved stemmegivning på vegne av mindreårig innskyter) Undertegnede (fullmaktsgiver/verge) født som er forelder/verge til innskyter (mindreårig barns navn) født gir herved (den annen forelder/verge) født fullmakt til å møte og avgi stemme på innskyters vegne ved innskytervalget i Fana Sparebank som finner sted i perioden mars 2015 (se bankens nettside for åpningstider på de enkelte filialene). (sted) (dato) (underskrift) Kopi av fullmaktsgivers legitimasjon:

4 VEDTEKTER for FANA SPAREBANK Vedtatt av forstanderskapet i møte KAP. 1 FIRMA. KONTORKOMMUNE. FORMÅL. 1-1 Foretaksnavn. Kontorkommune. Formål Fana Sparebank er opprettet 28. august Sparebanken har sitt sete i Bergen kommune. Sparebanken har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere, levere finansielle tjenester til publikum, næringsliv og offentlig sektor, og å forvalte på en trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan også yte investeringstjenester og tilknyttede tjenester samt annen virksomhet som hører naturlig sammen med ytelsen av investeringstjenester. Sparebanken kan for øvrig utføre alle vanlige bankforretninger og banktjenester i samsvar med gjeldende lovgivning. KAP. 2 GRUNNFONDET 2-1 Grunnfondet Sparebankens opprinnelig grunnfond utgjorde kr ,- og er tilbakebetalt. Ingen har rett til utbytte av virksomheten. Med Kongens/Finansdepartementets samtykke kan forstanderskapet vedta å utstede omsettelige og utbytteberettigede grunnfondsbevis med representasjonsrett i forstanderskapet i henhold til sparebankloven 2 annet ledd. KAP. 3 FORSTANDERSKAP 3-1 Forstanderskapet Sparebanken skal ha et forstanderskap som skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og forstanderskapets vedtak

5 Forstanderskapet skal ha 20 medlemmer med 9 varamedlemmer. 12 medlemmer og 4 varamedlemmer velges av innskyterne/kundene, jf medlemmer og 2 varamedlemmer velges av Bergen kommune, jf medlemmer og 3 varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med forskrift av 23. desember 1977 nr om de ansattes rett til representasjon i sparebankenes og forretningsbankenes styrende organer. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar. Medlemmene av forstanderskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av innskyterne, velges for 1 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte, velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av kommunestyret, velges for 4 år. Minst tre fjerdedeler av forstanderskapsmedlemmene skal være personer som ikke er ansatt i banken. 3-2 Innskyternes valg til forstanderskapet De innskytere som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i banken på minst 500 kroner, velger hvert år 3 medlemmer og 4 varamedlemmer. Bare myndig person kan som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, én på grunnlag av eget innskudd og én som representant for annen innskyter. Innskyternes valg av forstanderskapsmedlemmer skal skje på valgdag(er) i samsvar med forskrift fastsatt i medhold av sparebankloven 8 a femte ledd. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av april. 3-3 Kommunestyrets valg til forstanderskapet Bergen kommune velger hvert fjerde år 3 medlemmer med 2 varamedlemmer. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av januar. KAP. 4. KONTROLLKOMITÉ 4-1 Kontrollkomité Forstanderskapet velger annethvert år en kontrollkomité med 3 medlemmer og 1 varamedlem. Ett medlem av komiteen skal tilfredsstille de krav som stilles til dommere etter lov 13. august 1915 nr. 5 om domstolene 54 annet ledd. Kontrollkomiteen velger selv sin leder og nestleder. Kontrollkomiteens oppgave er å føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med sparebanklovens

6 KAP. 5. STYRET 5-1 Styrets sammensetning Styret består av 6 medlemmer med 4 varamedlemmer valgt av forstanderskapet. Leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg. Ett medlem velges blant de ansatte dersom banken har 15 eller flere ansatte. For dette medlem velges et personlig varamedlem som har møte- og talerett. Samtlige valgte medlemmer velges for to år og varamedlemmene for ett år. Uttredende medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges, jf. likevel kapittel Styret. Innkalling. Vedtak. Protokoll Lederen kaller styret sammen til møte så ofte sparebankens virksomhet tilsier det, eller når et styremedlem krever det. Styret er vedtaksført når minst 4 medlemmer er til stede. For at et vedtak skal være gyldig kreves det at minst 3 medlemmer har stemt for det. Vedtak treffes ved alminnelig flertallsbeslutning. Ved stemmelikhet gjør styrelederens eller møtelederens stemme utslaget. Styrets forhandlingsprotokoll skal underskrives av de tilstedeværende, som står til felles ansvar med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. 5-3 Styrets ansvar og plikter Styret leder sparebankens virksomhet. Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over, forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisering av bankens virksomhet og har plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret fastsetter instruks for daglig leder med særlig vekt på oppgaver og ansvar. Styret skal påse at banken har god intern kontroll for oppfyllelse av de bestemmelser som gjelder for virksomheten, herunder bankens verdigrunnlag og etiske retningslinjer. Styret fastsetter de nødvendige fullmakter for bankens virksomhet. Styrets leder/bankens daglige leder eller to av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter med sin underskrift. Styret kan gi prokura og spesialfullmakter. 5-4 Styret som revisjonsutvalg I samsvar med Finanstilsynets forskrift eller etter samtykke fra Finanstilsynet kan bankens samlede styre fungere som revisjonsutvalg i henhold til sparebanklovens 17 c. Styret skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta revisjonsutvalgets oppgaver. Minst ett av medlemmene skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Revisjonsutvalgets oppgaver er: a) forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen b) overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert c) ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet - 3 -

7 d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jfr. revisorloven kapittel 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten. 5-5 Daglig leders ansvar og plikter Daglig leder har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge den instruks og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelsen omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Daglig leder skal sørge for at bankens bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. KAP. 6 VALGKOMITEER 6-1 Valgkomité for forstanderskapets valg Forstanderskapet velger en valgkomité blant forstanderskapets medlemmer. Komiteen skal bestå av 5 medlemmer og 3 varamedlemmer og ha representanter fra alle grupper som er representert i forstanderskapet. Valget gjelder for to år om gangen. Valgkomiteen skal forberede valg av leder og nestleder i forstanderskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer av styret unntatt ansattes representanter, eventuelt kontrollkomiteens leder og nestleder, medlemmer og varamedlemmer, og medlemmer og varamedlem av valgkomiteen. For styremedlem med varamedlem som velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling. 6-2 Valgkomité for innskyternes valg De innskytervalgte medlemmer av forstanderskapet velger en valgkomité. Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer og 1 varamedlem. Bestemmelsen i 6-1 første ledd om valgperiode og funksjonstid gjelder tilsvarende. Valgkomiteen skal forberede innskyternes valg av forstanderskapsmedlemmer med varamedlemmer, og valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen for innskyternes valg. KAP. 7 ÅRSOPPGJØRET 7-1 Årsoppgjøret. Beretninger. Tidsfrister Styret skal sørge for at årsoppgjøret (årsregnskapet og årsberetning) legges fram for revisor og kontrollkomiteen. Årsoppgjøret skal så vidt mulig være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar. Når revisor har lagt fram sin beretning, jf. revisorloven 5-6, og kontrollkomiteen har gitt sin melding med uttalelse om hvorvidt resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som bankens regnskap, jf. sparebankloven 13 sjuende ledd, skal styret sende årsoppgjøret, revisjonsberetningen og kontrollkomiteens melding til samtlige representanter innen 8 dager før det forstanderskapsmøte som behandler årsregnskapet

8 Forstanderskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebankloven 11 første ledd bokstav b for å ta imot styrets årsberetning, revisjonsberetning og kontrollkomiteens melding og fastsette bankens regnskap. KAP. 8 REVISJON 8-1 Revisorvalg. Godtgjørelse. Ansvar Forstanderskapet velger statsautorisert revisor for banken og fastsetter godtgjørelsen. Dersom banken plikter å ha revisjonsutvalg etter 17 c, skal revisjonsutvalgets uttalelse om forslaget til revisor forelegges forstanderskapet før valget. Slutter revisor, kan forstanderskapets leder sammen med kontrollkomiteen engasjere en ny revisor, som tjenestegjør til neste forstanderskapskapsmøte, hvor endelig valg foretas. KAP. 9 OVERSKUDD 9-1 Overskudd gaver Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag for utdeling av gaver skal legges til bankens fond. Ved beregning av overskudd gjelder finansieringsvirksomhetsloven 2b-18 første ledd. Gaver kan bevilges i samsvar med sparebankloven 2b-27. KAP. 10 TJENESTETID. ALDERSGRENSE 10-1 Tjenestetid for tillitsvalgte Et valgt medlem eller leder (formann) av forstanderskapet, kontrollkomiteen eller styret kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år eller ha disse tillitsverv i mer enn 20 år sammenlagt. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom vedkommende på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut Høyeste aldersgrense for tjenestemenn Høyeste aldersgrense for daglig leder og andre fast ansatte er 67 år. KAP. 11 VEDTEKTSENDRINGER 11-1 Vedtektsendringer Endring av disse vedtektene kan vedtas av forstanderskapet når forslag om det er framsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst to tredjedeler av de som er til stede og minst halvparten av alle forstandere stemmer for det. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Finanstilsynet Vedtektenes ikrafttreden - 5 -

9 Disse vedtekter trer i kraft når de er godkjent i henhold til sparebankloven 5 siste punktum. Fra samme tid oppheves tidligere vedtekter, sist godkjent av Finanstilsynet

10 Lovdata - Forskrift om innskytemes valg på valgdager eller valgmøter til forstandersk... Side l av 3 LO V DATA Forskrift om innskyternes valg på valgdager eller valgmøter til forstanderskapet Dato FOR Departement Finansdepartementet Publisert hefte 16 Ikrafttredelse Sist endret FOR fra Endrer FOR , FOR Gjelder for Norge Hjemmel LOV l- 8a, FOR Kunngjort Rettet Korttittel Forskrift om innskytervalg, forstanderskapet Hjemmel: Fastsatt av Finansdepartementet 16. desember 2005 med hjemmel i lov 24. mai 1961 nr. l om sparebanker 8a femte ledd, jf. delegeringsvedtak 10. juni 1977 nr Endringer: Endret ved forskrift 18 des 2009 nr l. Frist f or valg av innskyterrepresentanter Valg av innskyterrepresentanter skal avholdes hvert år innen utgangen av april måned i samsvar med bestemmelse i bankens vedtekter. Når særlige forhold tilsier det, kan Finanstilsynet samtykke i at valget utsettes til et senere tidspunkt. O Endret ved forskrift 18 des 2009 nr. 1726(i kraft 21 des 2009). 2. Kunngjøring, frister etc. Forstanderskapets leder fastsetter tiden for valget. Lederen sørger for at valget blir kunngjort minst 6 uker i forveien ved oppslag i bankens ekspedisjonslokaler, og for øvrig gjennom annen hensiktsmessig meddelelse til kundene. Kunngjøringen om valget skal innehalde opplysninger om: l. hvem som har stemmerett etter bankens vedtekter og regler for stemming ved fullmektig. 2. hvem som har plikt til å motta valg. 3. hvor mange medlemmer og varamedlemmer som skal velges. 4. hvilket tidsrom valgene gjelder for. 5. at liste over forstanderskapets medlemmer og varamedlemmer med angivelse av hvem av disse som er på valg er utlagt i bankens lokaler og på dens hjemmeside. 6. at banken har en valgkomité som vil innstille på forslag til kandidater. 7. at stemmeberettigede innskytere kan fremme forslag på kandidater. Forslagene må være oversendt banken senest 4 uker før valget med angivelse av kandidatens navn, fødselsår og -dato, yrke og fullstendig adresse. 8. at valgliste, aktuelt regelverk og annen relevant informasjon er lagt ut i bankens lokaler og på dens hjemmeside. 9. om valget også kan skje ved postforsendelse og i tilfelle om nødvendig fremgangsmåte. 10. i tilfelle valget skjer på valgdag(er), om valget kan foregå elektronisk. Valget forberedes av en egen valgkomité

11 Lovdata - Forskrift om innskytemes valg på valgdager eller valgmøter til forstandersk... Side 2 av 3 3. Valgliste Valgkomiteen utarbeider på grunnlag av innkomne forslag og egne vurderinger en valgliste. Ved valg på valgdag(er), skal det føres opp minst dobbelt så mange kandidater som det skal velges medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet. Kandidatene føres opp i en rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling. 4. Alminnelige regler om valget Valget skal være hemmelig og skriftlig, men kan ved valgmøte skje ved stemmetegn dersom ingen krever skriftlig valg. Valget skal foregå som et rent flertallsvalg. Valg på valgdag(er) kan foregå ved at det avgis stemme i ekspedisjonslokalet, ved postforsendelse og/eller elektronisk. Dersom banken har vedtektsfestet kretsvis fordeling av tillitsvervene, skal det avholdes valg med egne lister i hver av kretsene. Valgene skal så vidt mulig avholdes samtidig. 5. Kontroll iforbindelse med avstemning Banken skal i forbindelse med valget forvisse seg om stemmegiverens identitet. 6. Særregler ved valgpå valgdag(er) Avstemning Avstemning skjer i bankens ekspedisjonslokale(r). Forstanderskapets leder kan bestemme at avstemning i tillegg kan skje elektronisk og/eller ved postforsendelse. Ved elektronisk avstemning skal banken tilrettelegge for forsvarlige prosedyrer som sikrer korrekt valghandling frå stemmeberettigede innskytere. Dersom valget skjer ved postforsendelse, må stemmeseddelen være poststemplet senest siste valgdag. Stemmeseddel som ikke er kommet til banken innen 2 dager etter siste valgdag, forkastes. Valghandllngen Valglisten brukes som stemmeseddel. Ved elektronisk valg avgis stemme etter nærmere fastlagt prosedyre. Det kan ikke føres opp andre kandidater enn valgkomiteens innstilling. Det stemmes maksimalt på så mange kandidater som det skal velges medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet. Det kan stemmes på færre kandidater. Dersom det er krysset av for, eller tilleggsoppført, flere kandidater enn det skal velges medlemmer og varamedlemmer, skal stemmeseddelen forkastes. 7. Særregler ved valgpå valgmøte Valgmøtet ledes av forstanderskapets leder eller nestleder hvis lederen ikke er til stede. Er verken forstanderskapets leder eller nestleder til stede, velger møtet selv møteleder. I så fall åpner en person som forstanderskapets leder har utpekt, valgmøtet og leder dette til møteleder er valgt. Valgmøtet avgjør tvist om stemmerett og valgbarhet. En innskyter kan ikke delta i avstemning om sin egen stemmerett eller valgbarhet. I tilfelle av stemmelikhet gjelder det vedtak møteleder har stemt for. Møtelederen sørger for betryggende opptelling av stemmene. Tvist om awiklingen av valgmøtet avgjøres av møtet. 8. Opptelling https ://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/

12 Lovdata - Forskrift om innskytemes valg på valgdager eller valgmøter til forstandersk... Side 3 av 3 Opptellingen foretas av valgkomiteen eller den komiteen utpeker. Gyldig avgitte stemmer summeres. Den eller de er valgt som medlemmer som har fått flest stemmer. Den eller de som deretter har fått flest stemmer er valgt som varamedlemmer i den rekkefølge som stemmetallet viser. Ved stemmelikhet mellom de av valgkomiteen foreslåtte kandidater avgjøres valget etter den oppførte rekkefølge på listen. 9. Valgprotoholl Valgkomiteen skal sørge for at det føres protokoll for valget. I protokollen inntas tiden for valget, valgkomiteens sammensetning og innstilling over forslag på kandidater, samt resultatet av valget. Protokollen undertegnes av valgkomiteens medlemmer. Valgresultatet bekjentgjøres på egnet måte. Protokollen skal være tilgjengelig for innskytere som forlanger det i de første 14 dager etter valgets avslutning. 10. Suppleringsvalg Suppleringsvalg for å oppretthalde innskytemes representasjon i forstanderskapet avholdes ved førstkommende ordinære valg på medlemmer og varamedlemmer. Valgkomiteen utarbeider egen suppleringsvalgliste. Det skal klart angis hvor lang tid suppleringsvalgkandidatene skal velges for. For øvrig gjelder de samme bestemmelser som for de ordinære valg. 11. Klager i samband med valg Finanstilsynet kan erklære et valg ugyldig og gi pålegg om nytt valg dersom feil ved valget kan ha hatt innflytelse på utfallet av det. Banken plikter å legge til rette for en etterkontroll av valgresultatet i en periode på 6 måneder etter valget. O Endret ved forskrift 18 des 2009 nr.1726 (i kraft 21 des 2009). 12. Ikrafttredelse Denne forskrift trer i kraft l.januar Frå samme tidspunkt oppheves forskrift 23. mai 1978 nr om innskytemes valg på valgmøter av medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet i sparebanker og forskrift 3. juli 1978 nr om innskytemes valg på valgdager av medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet i sparebanken