INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE I SPAREBANK 1 ØSTFOLD AKERSHUS

Transkript

1 Til medlemmer av: Representantskapet Kontrollkomiteen Styret Revisor INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE I SPAREBANK 1 ØSTFOLD AKERSHUS Det innkalles herved til møte i representantskapet i SpareBank 1 Østfold Akershus for første gangs behandling av forslag på endrede vedtekter Tid: 14. desember 2015 kl Sted: Quality Hotel & Resort Sarpsborg Saksliste: Sak 1 Sak 2 Åpning av møtet ved representantskapets leder Forslag om vedtektsendringer iht. ny finansforetakslov. Forslag til vedtak: «Fremlagt forslag til endringer i SpareBank 1 Østfold Akershus vedtekter legges frem for representantskapet for annen gangs behandling og endelig vedtak». Vedlegg 1-1: Forslag til nye vedtekter Vedlegg 1-2.:Bankens nåværende vedtekter Vedlegg 2: Utfyllende kommentarer til vedtektene Eventuelt forfall bes umiddelbart meldt til Lise S. Gulbrandsen, telefon eller lise.gulbrandsen@sparebank1.no. Med vennlig hilsen Tollef Myrvang Jensen Representantskapets leder

2 Til medlemmer av: Representantskapet Kontrollkomiteen Styret Revisor INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE I SPAREBANK 1 ØSTFOLD AKERSHUS Det innkalles herved til møte i representantskapet i SpareBank 1 Østfold Akershus for andre gangs behandling av vedtekter samt valg av ny valgkomite og godkjenning av instruks for valgkomiteen. Tid: 14. desember 2015 kl Sted: Quality Hotel & Resort Sarpsborg Saksliste: Sak 1. Sak 2. Åpning av møtet ved representantskapets leder Forslag vedtektsendringer andre gangs behandling Forslag til vedtak: «Fremlagt forslag til endringer i vedtektene til SpareBank 1 Østfold Akershus er undergitt 2 gangs behandling i samsvar med bankens vedtekter og sparebankloven 5. Forslaget vedtas som bankens vedtekter». Sak 3. Valg av ny valgkomite Forslag til vedtak: «Fremlagt forslag til medlemmer og varamedlemmer i ny felles valgkomite vedtas. Representantskapets leder er leder av valgkomiteen» Sak 4. Forslag til instruks for valgkomiteen Forslag til vedtak: «Fremlagt forslag til instruks for valgkomiteen vedtas» 2/3

3 Sak 5. Ikrafttreden av vedtektsendringer og gjennomføring av valg Det foreslås at endringene i vedtektene trer i kraft når de er godkjent av offentlig myndighet (Finanstilsynet). De valg som skal gjennomføres til representantskapet og styret vil bli foretatt våren 2016 i forbindelse med ordinære valgmøter. Ut i fra at representantskapet skal reduseres fra 36 medlemmer til 25 medlemmer foreslås det at alle valgte medlemmer i representantskapet fristilles, slik at valgkomiteen gis nødvendig frihet til å sette sammen det nye representantskapet. I og med at representantskapet blir satt sammen på nytt vil det være naturlig at også hele styret er på valg. Forslag til vedtak: «Medlemmer i representantskap og styre fortsetter i sine verv frem til nye valg er gjennomført i april Medlemmer i representantskap og styre fristilles samtidig i den valgprosess som skal gjennomføres av ny valgkomite frem til valgene i april 2016, slik at valgkomiteen står fritt i å finne egnete representanter. Vedtaket er ikke til hinder for at valgkomiteen innstiller på gjenvalg av de medlemmer og varamedlemmer som i dag er valgt inn som medlemmer og varamedlemmer i representantskap og styre. Kontrollkomiteen avslutter sitt arbeid når regnskapet for 2015 er vedtatt i representantskapet». Vedlegg 1-1: Forslag til nye vedtekter (inntatt som vedlegg 1-1. til innkallingen til første gangs behandling kl. 17:00) Vedlegg 2: Innstilling ny valgkomite Vedlegg 3. Instruks for valgkomiteen Eventuelt forfall bes umiddelbart meldt til Lise S. Gulbrandsen, telefon eller lise.gulbrandsen@sparebank1.no. Med vennlig hilsen Tollef Myrvang Jensen Representantskapets leder 3/3

4 Vedtekter for SpareBank 1 Østfold Akershus 1

5 1. Firma. Kontorkommune. Formål. 1-1 Foretaksnavn og forretningskontor SpareBank 1 Østfold Akershus (heretter kalt Sparebanken) er dannet ved sammenslutning av sparebankene: Rygge Sparebank Vaaler Sparebank Soon Sparebank Idd Sparebank Halden Sparebank Beskrivelse av de banksammenslutninger som utgjør Sparebanken er inntatt i vedlegg 1 til vedtektene. Sparebanken skal ha sitt forretningskontor i Rygge kommune. 1-2 Formål Sparebanken har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere, levere finansielle tjenester til privatpersoner, næringslov og offentlig sektor, og forvalte på en trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan utføre alle forretninger og tjenester som det er vanlig eller naturlig at sparebanker kan utføre i henhold til gitte konsesjoner og den til enhver tid gjeldende lovgivning. 2. Sparebankens egenkapital. 2-1 Grunnfondet De opprinnelige grunnfond i de sammensluttede sparebanker er tilbakebetalt eller pliktes ikke tilbakebetalt. Stiftere eller andre som har skutt inn midler til grunnfondet har ikke rett til utbytte av virksomheten 2-2 Eierandelskapital Med Kongens samtykke kan Sparebanken utstede omsettelige egenkapitalbevis. Sparebankens eierandelskapital utgjør kr fordelt på egenkapitalbevis à kr. 100,- fullt innbetalt. Sparebankens egenkapitalbevis skal være registrert i Verdipapirsentralen. 2

6 3. Representantskap. 3-1 Representantskap Sparebanken skal ha et representantskap. Representantskapet skal settes sammen og ha oppgaver og ansvar som følger av lovgivningen for sparebanker og disse vedtekter. Det skal legges vekt på at de valgte medlemmer til representantskapet samlet avspeiler Sparebankens kundestruktur og andre interessegrupper og samfunnsfunksjonen. Alle valgene skal være avholdt innen utgangen av april. 3-2 Representantskapets sammensetning Representantskapet skal ha 25 medlemmer med 12 varamedlemmer som velges fra følgende grupper: 10 medlemmer med 5 varamedlemmer velges av innskytere. 5 medlemmer med 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte. 10 medlemmer med 5 varamedlemmer velges av egenkapitalbeviseiere Medlemmene møter som representanter for de grupper som har valgt dem inn i representantskapet. I den utstrekning lovgivningen tillater det skal rettigheter som er gitt til enkelt medlemmer i representantskapet utøves av den gruppe medlemmet er valgt inn for. Et medlem av representantskapet kan ikke møte med fullmektig eller med egen rådgiver uten særskilt vedtak i representantskapet. Bare myndige personer er valgbare til representantskapet og kan avgi stemme ved valgene. 3-3 Valgperiode Medlemmene av representantskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av innskyterne, velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte, velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av egenkapitalbeviseierne velges for 4 år. Valget i april 2016 gjennomføres som ny valg på alle medlemmer og varamedlemmer. Av de 10 medlemmer som velges av innskytere og egenkapitaleiere går 2 medlemmer ut etter loddtrekning hvert år. Dette gjelder de første 3 år. Deretter går de ut som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Medlemmer som går ut kan gjenvelges. 3-4 Innskyternes valg av medlemmer til representantskapet Innenfor de rammer som følger av 3-2 er alle som har innskudd i Sparebanken valgbare til representantskapet og kan avgi stemme ved innskytervalgene. Styret kan fastsette krav til innskuddets minste størrelse og varighet for at en innskyter skal være valgbar og ha stemmerett. Innskyterne skal ha geografisk representasjon i representantskapet slik angitt i valgdistriktene 1-5 nedenfor: 3

7 Valgdistrikt Omfatter kommuner Medlemmer Varamedlemmer 1. Aurskog-Høland, Enebakk, Frogn 2 1 Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby, Ås 2. Moss, Rygge Råde, Våler Fredrikstad, Hvaler Halden, Sarpsborg, Aremark, Rakkestad Askim, Hobøl, Spydeberg, Skiptvet, Eidsberg, Trøgstad, Marker, Rømskog 2 1 Minst ett av de medlemmer som velges skal ha et virke eller en bakgrunn som avspeiler samfunnsfunksjonen Innskyternes valg av medlemmer med varamedlemmer skal skje på valgdag(er). Styret kan gi nærmere regler om gjennomføring av valgene, herunder om valgene skal gjennomføres som elektroniske valg. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Medlemmer som går ut, kan gjenvelges. 3-5 Valgmøte for eiere av egenkapitalbevis Eierne av egenkapitalbevis skal velge 10 av representantskapets medlemmer og 5 varamedlemmer. Valgene forberedes av egenkapitalbeviseiernes medlemmer i Sparebankens felles valgkomite, jf. 5-1 Valg av egenkapitalbeviseierne skjer i valgmøte i samsvar med disse vedtekter og bestemmelser gitt av Finansdepartementet. Innenfor de rammer som følger av 3-2 og denne bestemmelse, er alle eiere av egenkapitalbevis i Sparebanken valgbare og har stemmerett i valgmøte. Uten særskilt lovbestemmelse eller tillatelse fra Finanstilsynet/Finansdepartementet kan ingen eier av egenkapitalbevis ha en eierandel i Sparebanken som representerer 10 % eller mer av Sparebankens egenkapital eller som representere 10 % eller mer av stemmene i representantskapet («kvalifisert eierandel»). Eier av egenkapitalbevis som har tillatelse til å inneha en kvalifisert eierandel, kan på valgmøte ikke avgi stemme for egenkapitalbevis som representerer mer enn 30 prosent av Sparebankens totale antall utstedte egenkapitalbevis. Representantskapets leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkalling vil skje ved brev til eierne av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før møtet, gjennom oppslag i bankens ekspedisjonslokaler og kunngjøring i minst to aviser. Egenkapitalbeviseiere som vil delta i valget skal melde seg til banken innen en frist som skal være oppgitt i innkallingen. Fristen skal ikke være tidligere enn 3 dager før valget skal holdes. Har en egenkapitalbeviseier ikke meldt seg i rett tid, kan vedkommende nektes å delta i valget. 3-6 Ansattes valg Innenfor de rammer som følger av 3-2 kan ansatte i Sparebanken velge inntil 5 medlemmer og 2 varamedlemmer av og blant de som er ansatt i Sparebanken. Valgene organiseres og gjennomføres av de ansatte i samsvar med de lover og forskrifter som til enhver tid gjelder for ansattes valg til sparebankenes organer. 4

8 Kun den som er ansatt i Sparebanken er valgbar og har stemmerett. Ansatt som er valgt til medlem eller varamedlem til representantskapet skal fratre når arbeidsforholdet til Sparebanken opphører. 3-7 Representantskapets oppgaver Representantskapet skal ha det ansvar og de oppgaver som følger av lovgivningen for sparebanker og disse vedtekter. Representantskapet skal: 1. Føre tilsyn med styrets forvaltning av Sparebanken og påse at Sparebankens formål fremmes i samsvar med lovgivningen, vedtektene og representantskapets egne vedtak samt fastsette retningslinjer for Sparebankens virksomhet. Retningslinjene skal være generelle instrukser for Sparebankens styre og administrasjon. 2. Godkjenne årsregnskapet herunder anvendelse av årsoverskudd eller dekning av underskudd 3. Motta opplysninger om Sparebankens drift. Hvert medlem i representantskapet kan kreve opplysninger om Sparebankens drift i den utstrekning de finner det nødvendig. Representantskapet kan selv eller ved utvalg iverksette undersøkelser 4. Treffe vedtak om godtgjørelse for Sparebankens tillitsmenn og revisor 5. Velge leder og nestleder til representantskapet 6. Velge medlemmer og varamedlemmer til styret. 2 medlemmer med 2 varamedlemmer skal velges av de ansatte ved særskilte valg, se vedtektenes Pkt Velge styrets leder og nestleder 8. Velge leder og medlemmer til en valgkomite som skal forberede valgene og fastsette instruks for valgkomiteen som skal sikre at de krav som stilles til egnethet er oppfylt. Leder med personlig varamedlem velges i samsvar med vedtektenes Pkt Velge revisor eller revisjonsfirma 10. Behandle andre saker som etter lov eller vedtekter hører inn under representantskapet Vedtak om eller fullmakt til å oppta fremmedkapital som skal telle med i Sparebankens ansvarlige kapital treffes av representantskapet med flertall som for vedtektsendring. Opptak av annen fremmedkapital hører inn under styret. 3-8 Representantskapets ledelse Representantskapet skal ha en leder og en nestleder, jf. vedtektene Pkt. 3.7 nr. 5. Representantskapets leder skal åpne og lede møtene i representantskapet og skal sørge for at det føres protokoll over forhandlingene. Lederen av representantskapet skal også være leder av valgkomiteen og kontrollere at de personer som innstilles til medlemmer og varamedlemmer i styret tilfredsstiller de krav som lovgivningen stiller til egnethet. Lederen skal ellers ha de oppgaver som følger av lov og forskrifter og vedtak i vedtak i representantskapet. I lederens fravær utføres oppgavene av representantskapets nestleder som også er personlig varamedlem for lederen i valgkomiteen. 5

9 3-9 Representantskapets møter Representantskapet innkalles av styret så ofte som det er nødvendig. Styret skal innkalle til møte i representantskapet når det kreves av representantskapets leder, Sparebankens revisor eller minst en tredjedel av representantskapets medlemmer. Innkalling skjer med lovens frist. Sakslisten skal forelegges representantskapets leder før innkallingen sendes. Styrets medlemmer og revisor skal innkalles til representantskapets møter. De skal ha rett til å være til stede og uttale seg, dersom representantskapet for det enkelte tilfellet ikke bestemmer noe annet. Styrets leder og daglig leder har plikt til å være tilstede med mindre dette åpenbart ikke er nødvendig eller det foreligger gyldig forfall. I sistnevnte tilfelle skal det utpekes en stedfortreder. Møtet åpnes og ledes av representantskapets leder. Representantskapet er vedtaksført når mer enn halvparten av samtlige medlemmer er tilstede. Representantskapet kan ikke treffe beslutning med mindre alle medlemmene er gitt anledning til å delta. Har et medlem forfall skal varamedlem gis anledning til å møte. Avstemning skjer skriftlig, dersom ikke representantskapet treffer annen beslutning. Hvert medlem har en stemme. Som representantskapets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, med mindre beslutningen krever et kvalifisert flertall. Ved stemmelikhet gjelder det som møteleder har stemt for. De som stemmer for en beslutning må dog alltid utgjøre mer enn en tredjedel av samtlige representantskapsmedlemmer. Møterett i representantskapet har den som etter lov eller disse vedtekter er gitt en slik rett. Andre kan gis møterett etter vedtak i representantskapet Protokoll Over forhandlingene føres protokoll under møtelederens ansvar. Dersom representantskapet ikke treffer annen beslutning i det enkelte møte, skal protokollen godkjennes og underskrives av møteleder og to andre møtedeltakere som velges i møtet Elektronisk kommunikasjon Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles i representantskapet er gjort tilgjengelig på Sparebankens internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til representantskapets medlemmer eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til representantskapet, herunder bankens årsrapport. Et medlem av representantskapet eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles av representantskapet. 6

10 4. Styret. Revisjons- og risikoutvalget. 4-1 Styrets valg og sammensetning Styret består av fra 6 til 8 medlemmer med inntil 4 varamedlemmer. Representantskapet velger inntil 6 medlemmer og 2 varamedlemmer. 5 styremedlemmer og 2 varamedlemmer skal velges fra de kommuner som inngår i Sparebankens geografiske områder slik angitt under Pkt Minst 2 av de styremedlemmene som velges og ett varamedlem skal også være eiere av egenkapitalbevis. Styrets leder skal være uavhengig av banken. Nestleder velges fra ett av Sparebankens geografiske områder slik angitt i avsnitt 2 ovenfor. Leder og nestleder velges ved særskilte valg av representantskapet. Inntil 2 av styrets medlemmer med 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte i Sparebanken Alle som velges til medlem eller varamedlem til styret må tilfredsstille de krav til egnethet som følger av lovgivningen. Medlem av representantskapet som velges som styremedlem, trer ut som medlem av representantskapet. Styrets leder, nestleder og øvrige medlemmer av styret velges for 2 år. Ved valgene i 2016 er samtlige medlemmer og varamedlemmer på valg og velges for en periode av 2 år. Av dem som er valgt trer minst halvdelen ut etter loddtrekning etter ett år, og deretter hvert år de som har tjenestegjort lengst. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Medlemmer og varamedlemmer som går ut, kan gjenvelges. 4-2 Styrets møter Styrets leder sammenkaller til styremøte så ofte sparebankens virksomhet tilsier det. Et styremedlem kan kreve at styrets leder sammenkaller til møte. Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede eller deltar i behandlingen av en sak. Styret kan ikke treffe beslutning med mindre alle medlemmer i styret så vidt mulig er gitt anledning til å delta i sakens behandling som styrets flertall gjelder det som flertallet av de møtende styremedlemmer, eller de som deltar i behandlingen, har stemt for. De som stemmer for en beslutning må dog alltid utgjøre minst halvdelen av samtlige styremedlemmer. Ved stemmelikhet gjør møteleders stemme utslaget. Styrets protokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar, med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. 4-3 Styrets ansvar og oppgaver Styret leder sparebankens virksomhet i samsvar med lov, vedtekter og nærmere forskrifter gitt av representantskapet. 7

11 Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over, forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisasjon av bankens virksomhet, og har plikt til å påse at regnskapsførsel og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret treffer vedtak om å oppta fremmedkapital som ikke skal telle med i Sparebankens ansvarlige kapital. Styret kan delegere denne kompetansen og fastsetter bevilgningsreglement for sparebanken. Av bevilgningsreglementet skal fremgå i hvilken utstrekning andre enn styret kan bevilge lån, kreditter og garantier. 4-4 Signatur og fullmakter Administrerende direktør eller 2 av styrets medlemmer i fellesskap representerer Sparebanken og forplikter med sin underskrift. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter. 4-5 Revisjons- og risikoutvalg Bankens samlede styre skal fungere som revisjons- og risikoutvalg. Styret skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta utvalgets oppgaver. Minst ett av medlemmene skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styret kan utpeke et eget revisjons- og risikoutvalg som utgjøres av en mindre krets av styrets medlemmer. Revisjons- og risikoutvalgets oppgaver er: 1. Forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen 2. Overvåke og vurdere systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert 3. Forberede styrets behandling av risikostyring, risikokontroll og risikorapportering 4. Forberede styrets behandling av bankens kapitalbehov, kapitalmål og kapitalplan 5. Ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet og eventuelle anmerkninger fra revisor. 6. Overvåke og vurdere revisors uavhengighet, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten 4-6 Daglige ledelse Administrerende direktør har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge den instruks og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Administrerende direktør skal sørge for at bankens regnskapsførsel er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. 5. Valgkomiteer. 5-1 Felles valgkomite Representantskapet oppnevner en valgkomité blant representantskapets medlemmer. Komiteen skal bestå av inntil 6 medlemmer og inntil 6 personlige varamedlemmer, og skal ha representanter fra alle 8

12 grupper i representantskapet. De ansatte skal ha ett medlem og innskyterne og eierne av egenkapitalbevis skal ha to medlemmer hver i valgkomiteen. Medlemmene til valgkomiteen skal innstilles av de grupper i representantskapet som medlemmene skal representere, jf. Pkt Representantskapets leder skal være fast medlem og leder for valgkomiteen, jf. Pkt. 3-8 Valget gjelder for en periode på 2 år. Hvert år går de ut som har gjort tjeneste lengst. Første gang går minst halvparten (unntatt den som er ansattes representant) ut etter loddtrekning. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Et komitémedlem som går ut, kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjonsperioden varer sammenhengende mer enn 6 år. I slike tilfelle vil valg bare kunne skje etter at vedkommende har vært ute av valgkomiteen i minst 1 år. Valgkomiteen skal forberede følgende valg: Leder og nestleder i representantskapet. Medlemmer og varamedlemmer til styret. Leder og nestleder til styret Medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen. Valg av medlemmer som skal representere innskyterne på valgdager for innskyterne Valg av medlemmer som skal representere egenkapitalbeviseierne på valgmøte for eiere av egenkapitalbevis. For det medlem og varamedlem til styret som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling. Tilsvarende gjelder for valg av medlemmer og varamedlemmer som skal være valgbare på valgdager for innskyterne. Her avgir kun innskyterrepresentantene i valgkomiteen innstilling. For valg av medlemmer og varamedlemmer som skal være valgbare på valgmøte for eiere av egenkapitalbevis avgir kun egenkapitalbeviseiernes representanter i valgkomiteen innstilling. Ingen kan innstilles som medlem eller varamedlem til styret uten å oppfylle de krav til egnethet som følger av lovgivningen. Representantskapet fastsetter instruks og retningslinjer for valgkomiteens arbeid, jf. Vedtektenes Pkt Årsoppgjøret. 6-1 Resultatregnskap, balanse og årsberetning Styret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og styrets årsberetning) legges frem for bankens revisor. Årsoppgjøret skal, hvis mulig, være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar. Årsoppgjøret og revisjonsberetningen skal være gjort tilgjengelig for samtlige representantskapsmedlemmer senest 7 dager før det representantskapsmøtet som behandler årsregnskapet. Representantskapet trer sammen hvert år innen utgangen av mars måned, for å ta imot styrets årsberetning og revisors beretning. Representantskapet fastsetter bankens regnskap og det årlige utbytte på egenkapitalbevis. 9

13 7. Revisjonen. 7-1 Valg av revisor. Oppgaver Representantskapet velger revisor og fastsetter dennes godtgjørelse. Representantskapets leder kan utpeke ny revisor dersom revisor fratrer. Ny revisor tjenestegjør til neste representantskapsmøte, hvor endelig valg foretas. Revisor skal granske sparebankens årsoppgjør og regnskaper og behandling av dens øvrige anliggende i samsvar med lov, forskrifter gitt i medhold av lov, vedtekter og eventuelle pålegg av representantskapet. 8. Årsresultat. 8-1 Anvendelse av overskudd Overskuddet av bankens virksomhet for siste regnskapsår tilordnes eiere av egenkapitalbevis og sparebanken etter forholdet mellom eierandelskapitalen med tillegg av overkursfondet og grunnfondskapitalen med tillegg av kompensasjonsfondet, og for øvrig i samsvar med de regler som følger av finansieringsvirksomhetsloven 2b-18. Overskudd som tilordnes sparebanken kan tillegges grunnfondskapitalen, benyttes til gaver til allmennyttige formål, overføres til gavefond eller overføres til stiftelse med allmennyttig formål. Ved disponering av overskudd og utbyttemidler skal det legges vekt på at forholdet mellom grunnfondskapitalen og eierandelskapitalen ikke endres vesentlig. 8-2 Inndekning av underskudd Underskudd etter resultatregnskapet for siste regnskapsår skal først søkes dekket ved forholdsmessig overføring fra grunnfondskapitalen, herunder gavefondet, og den del av eierkapitalen som overstiger vedtektsfestet eierandelskapital, herunder utjevningsfondet. Underskudd som ikke er dekket etter første punktum, dekkes ved forholdsmessig overføring fra kompensasjonsfondet og overkursfondet. Ytterligere underskudd dekkes ved nedsettelse av vedtektsfestet eierandelskapital og eventuelt ved nedsettelse av annen kapital. 9. Vedtektsendringer. 9-1 Vedtak Endring av disse vedtekter vedtas av representantskapet. Vedtaket er gyldig når minst to tredjedeler av dem som er til stede, og minst halvdelen av alle medlemmer stemmer for det 9-2 Ikrafttreden Endringer i vedtektene trer i kraft når de er godkjent av offentlig myndighet (Finanstilsynet) etter de til enhver tid gjeldende regler og er registrert i Foretaksregisteret. 10

14 De valg som skal gjennomførestil representantskapet og styret vil bli foretatt våren 2016 i forbindelse med ordinære valgmøter. Kontrollkomiteen avslutter sitt arbeid når regnskapet for 2015 er vedtatt i representantskapet Avvikling 10-1 Beslutning om avvikling Vedtak om avvikling treffes av representantskapet med flertall som for vedtektsendring Disponering av sparebankens kapital Etter at alle skyldnere har mottatt fullt oppgjør, skal eierandelskapital som er tilbake fordeles forholdsmessig mellom eierne av egenkapitalbevis. Grunnfondskapital som er tilbake overføres til én eller flere sparebankstiftelser etter vedtak i representantskapet. 11

15 Vedlegg 1 til sparebankens vedtekter Banksammenslutninger som ligger til grunn for SpareBank 1 Østfold Akershus Sparebank 1 Østfold Akershus er dannet ved sammenslutning av følgende sparebanker: Rygge Sparebank, opprettet den 14. mars Vaaler Sparebank, opprettet den 4. august Soon Sparebank, opprettet den 29. oktober Halden Sparebank, opprettet den 21. februar 1835 Idd Sparebank, opprettet 14. mars 1919 Rygge Sparebank, Vaaler Sparebank og Soon Sparebank ble slått sammen til Rygge-Vaaler Sparebank den 1. oktober Halden Sparebank og Idd Sparebank ble slått sammen i 1968 under navnet Halden Sparebank. Halden Sparebank ble slått sammen med Rygge-Vaaler Sparebank den 1. november 2011 og banken skiftet samtidig navn til Sparebank 1 Østfold Akershus. 12

16 Vedlegg 2 til sparebankens vedtekter Oversikt over vedtektsendringer: Disse vedtekter er vedtatt av forstanderskapet for Rygge-Vaaler Sparebank i møte 28. april Aimar Støtvig, formann. Godkjent av Bankinspeksjonen 20. juni Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 23. september1983. Kåre Navestad, formann. Godkjent av Bankinspeksjonen 2. november Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 7. april Ellen Sophie Vogt, formann. Godkjent av Kredittilsynet 8. mars Endringer vedtatt i forstanderskapet i møte 7. november 1999 og 17. februar Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 19. januar 2000 og 25. februar Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 24. februar Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 2. mai Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 25. august Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 24.oktober 2005 Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 24. mai 2011 Inger-Lise Skartlien, leder Endringer vedtatt av representantskapet 17.mars 2015 Gunn Mona Ekornes, leder Godkjent av Finanstilsynet: Endringer vedtatt av representantskapet 11.juni 2015 Tollef Myrvang Jensen, leder Godkjent av Finanstilsynet: 12. juni

17 Vedtekter for SpareBank 1 Østfold Akershus Vedtatt av representantskapet i SpareBank 1 Østfold Akershus , i kraft fra

18 1. Firma. Kontorkommune. Formål. 1-1 SpareBank 1 Østfold Akershus (heretter kalt Sparebanken) er dannet ved sammenslutning av følgende sparebanker: Rygge Sparebank, opprettet den 14. mars Vaaler Sparebank, opprettet den 4. august Soon Sparebank, opprettet den 29. oktober Halden Sparebank, opprettet den 21. februar 1835 Idd Sparebank, opprettet 14. mars 1919 Rygge Sparebank, Vaaler Sparebank og Soon Sparebank ble slått sammen til Rygge-Vaaler Sparebank den 1. oktober Halden Sparebank og Idd Sparebank ble slått sammen i 1968 under navnet Halden Sparebank. Halden Sparebank ble slått sammen med Rygge-Vaaler Sparebank den 1. november 2011 og banken skiftet samtidig navn til SpareBank 1 Østfold Akershus. Sparebanken skal ha sitt hovedkontor i Rygge kommune. Sparebanken har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere. Den skal på en trygg måte forvalte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan utføre alle vanlige bankforretninger og banktjenester i samsvar med norsk lov. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten utover eventuell forrentning av egenkapitalbevis, jfr. Pkt. 2-1 og Grunnfondet. 2-1 De opprinnelige grunnfond i de sammensluttede sparebanker er tilbakebetalt eller pliktes ikke tilbakebetalt. Med Kongens samtykke kan representantskapet vedta å utstede omsettelige, utbytteberettigede egenkapitalbevis med representasjonsrett i representantskapet i h.h.t. finansieringsvirksomhetsloven 2b-2. Sparebankens eierandelskapital i h.h.t. foranstående ledd utgjør kr fordelt på egenkapitalbevis à kr. 100,- fullt innbetalt. Sparebankens egenkapitalbevis skal være registrert i Verdipapirsentralen. 2

19 3. Representantskap. 3-1 Sparebankens representantskap skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og representantskapets vedtak. Videre fastsetter representantskapet hvert år eventuell godtgjørelse til bankens tillitsvalgte og valgte revisor, jfr. Pkt Representantskapet skal ha 36 medlemmer med 36 varamedlemmer. 10 medlemmer med 10 varamedlemmer velges av innskytere, jfr. Pkt medlemmer med 3 varamedlemmer velges av fylkestingene i Østfold og Akershus, jfr. Pkt medlemmer med 9 varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med regler fastsatt av Kongen. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar. 14 medlemmer med 14 varamedlemmer velges av egenkapitalbeviseiere i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet. Valget må være avholdt innen utgangen av april. Medlemmene av representantskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av innskyterne, velges for 1 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte, velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av fylkestingene, velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av egenkapitalbeviseierne velges for 4 år. 3-2 De innskytere som bor eller har sitt virke, eller de ikke-personlige innskytere som har sitt sete i kommunene som omfattes av valgdistriktene 1-5 velger 10 medlemmer og 10 varamedlemmer etter følgende fordeling: Valgdistrikt Omfatter kommuner Medlemmer Varamedlemmer 1. Aurskog-Høland, Enebakk, Frogn 2 2 Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby, Ås 2. Moss, Rygge Råde, Våler Fredrikstad, Hvaler Halden, Sarpsborg, Aremark, Rakkestad Askim, Hobøl, Spydeberg, Skiptvet, Eidsberg, Trøgstad, Marker, Rømskog 2 2 Etter loven skal valgbare innskytere ha et innskudd i banken på minst 500 kroner i de siste 6 måneder. Bare myndige personer kan, som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn 2 stemmer, 1 på grunnlag av eget innskudd og 1 som representant for annen innskyter. 3

20 Til medlemmer og varamedlemmer av representantskapet kan innskyterne bare velge myndige personlige innskytere som har stemmerett etter første ledd jfr. Sparebankloven 8a. Innskyternes valg av medlemmer med varamedlemmer skal skje på valgdag(er) og/eller på valgmøte(r). Begge løsninger gjennomføres i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet, jfr. Sparebankloven 8a, 5.ledd. Valg etter dette punkt må være avholdt innen utgangen av april. Av de innskytervalgte medlemmer som er valgt ved første valg, går 2 medlemmer ut etter loddtrekning hvert år. Dette gjelder de første 3 år, og deretter går de ut som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Medlemmer som går ut, kan gjenvelges, jfr. Dog pkt Fylkestingene i Østfold og Akershus velger hvert 4. år 3 medlemmer med 3 varamedlemmer etter følgende fordeling: 2 medlemmer med 2 varamedlemmer velges av Østfold fylkesting. 1 medlem med 1 varamedlem velges av Akershus fylkesting. Valg etter dette punkt må være avholdt innen utgangen av januar. 3-4 Eierne av egenkapitalbevis skal i valgmøte velge 14 av representantskapets medlemmer og 14 varamedlemmer, jfr. Pkt Ingen kan på møte for egenkapitalbeviseierne avgi stemme for egenkapitalbevis som representerer mer enn 30 prosent av SpareBank 1 Østfold Akershus totale antall utstedte egenkapitalbevis. Egenkapitalbevisbeviseiere er valgbare selv om de er bosatt eller har sitt virke utenfor det område som er angitt i vedtektenes pkt. 3-2 og 3-3. Valgmøte skal holdes hvert år innen utgangen av april måned. Representantskapets leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkalling vil skje ved brev til eierne av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før møtet, gjennom oppslag i bankens ekspedisjonslokaler og kunngjøring i minst to aviser. Egenkapitalbeviseiere som vil delta i valget skal melde seg til banken innen en frist som skal være oppgitt i innkallingen. Fristen skal ikke være tidligere enn 3 dager før valget skal holdes. Har en egenkapitalbeviseier ikke meldt seg i rett tid, kan vedkommende nektes å delta i valget. Av de medlemmer som er valgt ved første valg, går 3 medlemmer ut etter loddtrekning hvert år. Dette gjelder de første 3 år og deretter går de ut som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Medlemmer som går ut kan gjenvelges, jfr. Dog pkt

21 3-5 Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles i representantskapet er gjort tilgjengelig på bankens internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til representantskapets medlemmer eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til representantskapet. Et medlem av representantskapet eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles av representantskapet. 4. Kontrollkomité. Representantskapet velger en kontrollkomité med 4 medlemmer med personlige varamedlemmer. Minst 3 av medlemmene og deres varamedlemmer skal bo eller ha sitt virke i de kommuner der banken har sitt sete og avdelinger, jfr. Pkt Medlemmer av kontrollkomitéen velges for en periode på 2 år. Representantskapet foretar valg av medlemmer til kontrollkomitéen hvert år. Leder og nestleder bør ikke velges samtidig. Kontrollkomiteens leder og nestleder velges av representantskapet ved særskilte valg for 2 år. Ved beslutninger i komiteen treffes avgjørelser med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Ett medlem av komiteen skal tilfredsstille de krav som stilles til dommer etter lov av 13. august 1915 nr. 5 om domstolene 54, annet ledd. 4-1 Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med sparebankloven 13 og instruks gitt av representantskapet og godkjent av Finanstilsynet. Av de valgte medlemmer går 2 medlemmer ut hvert år. Etter det første året går 2 medlemmer ut etter loddtrekning som foretas av valgkomiteen. Medlemmer og varamedlemmer som går ut, kan gjenvelges, jfr. dog pkt Styret, Revisjons- og risikoutvalget. Styret består av 8-9 medlemmer og 7-9 varamedlemmer valgt av representantskapet 5-1 Styrets leder og nestleder velges ved særskilte valg av representantskapet. Leder og nestleder bør ikke velges samtidig. Det skal velges ett styremedlem og ett varamedlem fra hvert av de valgdistrikt som nevnt under punkt 3-2. Ett medlem av styret velges blant de ansatte. For dette medlemmet velges ett personlig varamedlem som har møte- og talerett. Bare medlemmer av representantskapet som er valgt av de ansatte, har forslagsrett ved valg av de ansattes styremedlem og varamedlem. Egenkapitalbeviseierne skal være representert i styret. 5

22 Medlem av representantskapet som velges som styremedlem, trer ut som medlem av representantskapet. Samtlige medlemmer velges for 2 år. Varamedlemmene velges for 1 år. Av dem som er valgt ved første valg går minst halvdelen ut etter loddtrekning ved neste valg, og deretter hvert år de som har tjenestegjort lengst. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Medlemmer og varamedlemmer som går ut, kan gjenvelges, jf. dog kap Styrets leder sammenkaller til styremøte minst en gang i måneden, med unntak for juli, og ellers så ofte sparebankens virksomhet tilsier det. Et styremedlem kan kreve at styrets leder sammenkaller til møte. Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet gjør styrets leder eller møteleders stemme utslaget. Styrets protokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar, med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. Styret leder sparebankens virksomhet i samsvar med lov, vedtekter og nærmere forskrifter gitt av representantskapet. 5-3 Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over, forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisasjon av bankens virksomhet, og har plikt til å påse at regnskapsførsel og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret fastsetter bevilgningsreglement for sparebanken. Av bevilgningsreglementet skal fremgå i hvilken utstrekning andre enn styret kan bevilge lån, kreditter og garantier. Styret fastsetter rentene for innskudd og utlån og de nærmere vilkår for utlån og for mottak og utbetaling av innskudd i samsvar med mulige regler fastsatt av Finanstilsynet. Administrerende direktør eller 2 av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter med sin underskrift. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter. Styret fastsetter instruks for den daglige ledelse av sparebanken. 6

23 5-4 Bankens samlede styre skal fungere som revisjons- og risikoutvalg. Styret skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta utvalgets oppgaver. Minst ett av medlemmene skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styret kan utpeke et eget revisjons- og risikoutvalg som utgjøres av en mindre krets av styrets medlemmer. Revisjons- og risikoutvalgets oppgaver er: 1. Forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen 2. Overvåke og vurdere systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert 3. Forberede styrets behandling av risikostyring, risikokontroll og risikorapportering 4. Forberede styrets behandling av bankens kapitalbehov, kapitalmål og kapitalplan 5. Ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet og eventuelle anmerkninger fra revisor. 6. Overvåke og vurdere revisors uavhengighet, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten 5-5 Administrerende direktør har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge den instruks og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Administrerende direktør skal sørge for at bankens regnskapsførsel er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. 6. Valgkomiteer. 6-1 Representantskapet velger en valgkomité blant representantskapets medlemmer. Komiteen skal bestå av 4 medlemmer og 4 personlige varamedlemmer, og skal ha representanter fra alle grupper i representantskapet, jf. Pkt Valget gjelder for en periode på 2 år. Hvert år går de ut som har gjort tjeneste lengst. Første gang går minst halvparten (unntatt den som er ansattes representant) ut etter loddtrekning. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Et komitémedlem som går ut, kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjonsperioden varer sammenhengende mer enn 6 år. I slike tilfelle vil valg bare kunne skje etter at vedkommende har vært ute av valgkomiteen i minst 1 år. Valgkomiteen skal forberede valg i følgende rekkefølge: Leder og nestleder i representantskapet. Leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til styret. Leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til kontrollkomiteen. 7

24 Leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen. For det styremedlem og varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling. Representantskapet kan gi retningslinjer for valgkomiteens arbeid. 6-2 Egenkapitalbeviseiervalgmøtet velger en valgkomité. Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer. Bestemmelsene i pkt. 6-1 om valgperiode og funksjonstid gjelder tilsvarende. Første gang går 1 medlem ut etter loddtrekning. Valgkomiteen skal forberede egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til representantskapet med varamedlemmer, samt valget av medlemmer og varamedlemmer av valgkomitéen som omhandles av denne paragraf. 6-3 De innskytervalgte medlemmer av representantskapet velger en valgkomite. Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer. Bestemmelsene i pkt. 6-1 om valgperiode og funksjonstid gjelder tilsvarende. Første gang går 1 medlem ut etter loddtrekning. Valgkomiteen skal forberede innskyternes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet, samt valget av medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen som omhandles i denne paragraf. 7. Årsoppgjøret. 7-1 Styret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og styrets årsberetning) legges frem for bankens revisor og kontrollkomité. Årsoppgjøret skal, hvis mulig, være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar. Styret sender årsoppgjøret, revisjonsberetningen og kontrollkomiteens melding til samtlige representantskapsmedlemmer. Dette skal gjøres innen 8 dager før det representantskapsmøtet som behandler årsregnskapet. Representantskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebankloven 11, første ledd pkt. b, for å ta imot styrets årsberetning, revisors beretning og kontrollkomiteens melding. Representantskapet fastsetter bankens regnskap og det årlige utbytte på egenkapitalbevis. 8

25 8. Revisjonen. 8-1 Representantskapet velger revisor og fastsetter dennes godtgjørelse. Representantskapets leder sammen med kontrollkomiteen kan utpeke ny revisor dersom revisor slutter. Ny revisor tjenestegjør til neste representantskapsmøte, hvor endelig valg foretas. Revisor skal granske sparebankens årsoppgjør og regnskaper og behandling av dens øvrige anliggende i samsvar med lov, forskrifter gitt i medhold av lov, vedtekter og eventuelle pålegg av representantskapet. 9. Overskudd. Overskuddet av bankens virksomhet tilordnes eiere av egenkapitalbevis og sparebanken etter forholdet mellom eierandelskapitalen med tillegg av overkursfondet og grunnfondskapitalen med tillegg av kompensasjonsfondet, og for øvrig i samsvar med de regler som følger av finansieringsvirksomhetsloven 2b-18. Overskudd som tilordnes sparebanken kan tillegges grunnfondskapitalen, benyttes til gaver til allmennyttige formål, overføres til gavefond eller overføres til stiftelse med allmennyttig formål. Ved disponering av overskudd og utbyttemidler skal det legges vekt på at forholdet mellom grunnfondskapitalen og eierandelskapitalen ikke endres vesentlig Tjenestetid. Aldersgrense Et valgt medlem av eller leder for representantskap, kontrollkomitè eller styre, kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år. Samlet kan ingen ha slike tillitsverv mer enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom vedkommende på grunn av bestemmelsen i foregående avsnitt ikke kan sitte valgperioden ut. Høyeste aldersgrense for administrerende direktør og andre fast ansatte tjenestemenn er 67 år

26 11. Vedtektsendringer Endring av disse vedtekter kan vedtas av representantskapet når forslag om det er fremsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst to tredjedeler av dem som er til stede, og minst halvdelen av alle medlemmer stemmer for det. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Kongen. Disse vedtekter trer i kraft når de er godkjent i overensstemmelse med sparebankloven 5 siste punktum. Fra samme tid oppheves nåværende vedtekter, jf. dog gjennomføringsregler fastsatt av Finansdepartementet 2. desember 1977, jfr. II nr. 1 i lov av 10. juni 1977 om endringer i lov om sparebanker av 24. mai ********************* Disse vedtekter er vedtatt av forstanderskapet for Rygge-Vaaler Sparebank i møte 28. april Aimar Støtvig, formann. Godkjent av Bankinspeksjonen 20. juni Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 23. september1983. Kåre Navestad, formann. Godkjent av Bankinspeksjonen 2. november Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 7. april Ellen Sophie Vogt, formann. Godkjent av Kredittilsynet 8. mars Endringer vedtatt i forstanderskapet i møte 7. november 1999 og 17. februar Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 19. januar 2000 og 25. februar Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 24. februar Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 2. mai Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 25. august Tove Rognlien, leder. Godkjent av Kredittilsynet 24.oktober 2005 Endringer vedtatt av forstanderskapet i møte 24. mai 2011 Inger-Lise Skartlien, leder Endringer vedtatt av representantskapet 17.mars 2015 Gunn Mona Ekornes, leder Godkjent av Finanstilsynet: Endringer vedtatt av representantskapet 11.juni 2015 Tollef Myrvang Jensen, leder Godkjent av Finanstilsynet: 12. juni

27 Innstilling på ny felles valgkomite iht. ny finansforetakslov og vedtekter. Funskjonstid frem til neste valg. Innstilling fra valgkomiteen for representantskapet: Leder av Valgkomiteen: Tollef Myrvang Jensen (Valgt derav sin rolle som representantskapets leder) Varamedlem: Bjørn Elvestad (valgt derav sin rolle som nestleder i representantskapet) Innstilling fra ansattesrepresentant Medlem: Varamedlem: Mona S. Magnussen (Valgtmedlem) Elisabeth Snerlebakken (valgt vara) Innstilling fra valgkomiten for innskyterne: Medlem: Medlem: Varamedlem: Varamedlem: Jarle Huseby Arild Ruver Andersen Pål Scott Hagen Elisabeth T. Krusinski Innstilling fra valgkomiteen for egenkapitalbeviseierne: Medlem: Medlem: Varamedlem: Varamedlem: Erling H. Nord Varhaug Kjell Hagen Liv Monica Lundberg Ragnhild Lundeby Grimstad.

28 Utfyllende kommentarer til nye vedtekter 14. desember 2015 Nye vedtekter bygger på en gjennomgang av vedtektene og en tilpasning til ny LOV nr. 17 om finansforetak og finanskonsern (finansforetaksloven) som trer i kraft fra 1. januar Etter overgangsreglene må lovens krav til organisering vær oppfylt i løpet av Forslaget til nye vedtekter oppfyller lovens krav. Til 1 1 Avsnittet om bankens historie er tatt ut og flyttet til eget vedlegg Til 1 2 Formålet er skilt ut som eget punkt og det er tatt inn en formulering som inkluderer levering av finansielle tjenester i formålet Til 2 1 og 2 2 Grunnfondet og eierandelskapitalen er regulert i egne bestemmelser. Til 3 1 Bestemmelsen er ny og gjengir de overordnete kravene til representantskapets sammensetning etter finansforetaksloven Til 3 2 Antallet medlemmer i representantskapet er tatt ned til 25 representanter fra 36. Målet er å ha aktivt representantskap tilpasset bankens virksomhet og finansforetaksloven. Ut i fra oppgaver, ressursbruk og balanse i sammensetningen er antallet medlemmer foreslått til 25 hvor innskyterne har 10 representanter, egenkapitalbeviseierne har 10 representanter og de ansatte har 5 representanter. Innskyterne representerer bankens kundestruktur. De har det til felles med egenkapitalbeviseierne tar risiko på banken gjennom de midler de plasserer i banken. Minst en av innskyternes representanter skal ivareta samfunnsfunksjonen som tidligere var ivaretatt ved offentlig representasjon fra fylkestingene i Østfold og Akershus. Fylkestingene skal etter vedtektene ikke lenger oppnevne medlemmer til representantskapet. Representantskapet skal ned fra 36 til 25 representanter. Fylkestingsmedlemmene går ut av representantskapet. Egenkapitalbeviseiren skal ned fra 14 til 10. Innskytervalgte medlemmer er uendret i antall, men skal gis en ny sammensetning som ivaretar samfunnsfunksjonen på en god måte. De ansatte skal ned fra 9 til 5. For å gi valgkomiteen den nødvendige handlefrihet er det derfor lagt opp til at hele representantskapet (medlemmer og varamedlemmer) er på valg i Innenfor de rammer som gjelder for det nye representantskapet kan nåværende medlemmer og varamedlemmer gjenvelges. Avsnittet om at de rettigheter som tilkommer medlemmer etter finansforetaksloven skal utøves av de interessegrupper som medlemmene er valgt inn, gjenspeiler organisasjonsformen i en sparebank. En sparebank er i utgangspunktet eierløs og styres av representantskapet gjennom at bestemte grupper som er tilknyttet virksomheten er gitt representasjonsrett. De individuelle rettigheter som er gitt aksjeeiere i et aksjeselskap passer ikke inn i en sparebank. Medlemmene kan således ikke enkeltvis med fullmektig eller rådgiver.