1 Vedlegg A: Kravspesifikasjon Generelt Kravspesifikasjon for leie av lokaler og bevertning til gjennomføring av Dommermøtet 2016 og Domstolledermøtet 2016. Arrangementene holdes samlet, og avholdes over to dager enten uke 42, eller uke 43 2016. Oppdragsgiver har ingen preferanser når det gjelder datoene. Mål for konferansen Dommermøtet er et møte som arrangeres hvert fjerde år og skal samle alle dommere i de alminnelige domstolene i Norge, og Domstolledermøtet er et møte som arrangeres annen hvert år og skal samle alle domstolledere i Norge. DA (heretter kalt oppdragsgiver) har ansvaret for å arrangere begge disse møtene i Oslo-området i, dvs. en maksimum reisetid med offentlig transport ikke må overstige 15 minutter inn til Oslo sentrum. Arrangementet i 2016 skal foregå over to dager og samler ca. 650 deltakere fra domstolene i Norge. Leveransen omfatter følgende oppdrag: Konferansefasiliteter inkl. dagpakker Hotellovernatting med frokost Festmiddag og middagsbuffet o Oppdragsgiver vil velge enten festmiddag eller middagsbuffet i god tid før arrangementet. Oppdragsgiver har ingen preferanser på det ene kontra det andre. Dersom leverandøren ikke har egen kapasitet til bl.a. overnatting til alle deltakerne, skal det i tilbudet opplyses om hvem som er samarbeidsleverandør med priser. Alternativ til festmiddagen eller middagsbuffeten ved en annen lokalitet er også mulig. Dersom leverandøren utelater å svare på et krav, vil dette tolkes som NEI og vil kunne medføre AVVISNING av tilbudet. Det er estimert at ca. 650 personer vil delta på Dommermøtet, men dette er uforpliktende for oppdragsgiver. Dommermøtet skal i hovedsak bestå av begivenheter som listet opp nedenfor: Oppdragsgiver tar forbehold om at det kan bli foretatt endringer i skissen til opplegg. Dag 1 Dag 2 Kl. 0830 Registrering og kaffe Kl. 0900 Faglig program Kl. 0930 Faglig program Kl. 1030 Kaffepause med frukt eller kake Kl. 1100 Kaffepause ned frukt eller kake Kl. 1100 Faglig program Kl. 1130 Faglig program fortsetter Kl. 1300 Lunsj Kl. 1300 Lunsj Kl. 1400 Faglig program Kl. 1400 Faglig program Kl. 1600 Slutt Kl. 1500 Kaffepause med frukt eller kake Kl. 1530 Faglig program Kl. 1700 Faglig program slutt Side 1 av 5
Festmiddag Kl. 1900 Aperitiff Kl. 1930 Festmiddag Kl. 2200 Avslutning middag (ca.) Kl. 2215 Kaffe avec Kl. 2215 Dans / Baren åpner Middagsbuffet Kl. 1900 Velkomstdrink Kl. 1930 Middagsbuffet Kl. 2200 Avslutning middag (ca.) Kl. 2215 Servering av Kaffe avec Kl. 2215 Dans / Baren åpner Beskrivelse av oppdrag K1 Tilgjengelighet For at konferansen skal være lett tilgjengelig for tilreisende deltakere fra alle domstolene i Norge og gjester, må konferansen/middagsbuffeten/festmiddagen/overnatting være i Oslo-området, dvs. en maksimum reisetid med offentlig transport ikke må overstige 15 minutter inn til Oslo sentrum. K2 K3a K3b K3b forts. Krav til lokalene Selve konferansesalen må ha kapasitet for minimum 650 deltakere med klasseromoppsett, og/eller en kombinasjon av klasserom- og kinooppsett (i bakre del av salen). Det skal være tilgang til teknisk utstyr som bl.a. AV-utstyr, lerret og prosjektor. Det må være tilgang til gratis wifi i konferanselokalene. Krav til lokalene for bespisning - lunsj Lokaler for lunsj må ha kapasitet til minimum 650 personer (i ett og samme lokale). Logistikk rundt lunsjavvikling skal beskrives bl.a. antall servitører som skal benyttes. Krav til lokalene for bespisning - festmiddag Lokaler for middag må ha kapasitet til minimum 650 personer (i ett og samme lokale). Logistikk rundt festmiddag skal beskrives bl.a. antall servitører som skal benyttes. Side 2 av 5
Lokalene for festmiddag må gi mulighet for kulturelt innslag, som f.eks. musikkinnslag. Festmiddagen skal være et lukket arrangement. Beskrivelse for hvordan det er tenkt gjennomført skal også beskrives her. Dersom konferanseleverandøren ikke har tilfredsstillende kapasitet og sted for festmiddag, skal det tilbys og beskrives hvem som er underleverandør for arrangementet. Beskrivelse for hvordan det er tenkt gjennomført skal også beskrives her. K3c Krav til lokalene for bespisning -middagsbuffet Lokaler for middagsbuffeten må ha kapasitet til minimum 650 personer (i ett og samme lokale) Logistikk rundt mottakelsen skal beskrives bl.a. antall buffeter og antall servitører. Lokalene må gi mulighet for kulturelt innslag, som f.eks. musikkinnslag. Mottakelsen skal være et lukket arrangement. Beskrivelse for hvordan det er tenkt gjennomført skal også beskrives her. Dersom konferanseleverandøren ikke har tilfredsstillende kapasitet og sted for middagsbuffeten, skal det tilbys og beskrives hvem som er underleverandør for arrangementet. Beskrivelse for hvordan det er tenkt gjennomført skal også beskrives her K4 Krav overnatting Det skal settes av ca. 200 rom natt til dag 1 og 500 rom natt til dag 2. Priser skal oppgis både på enkeltrom med frokost og dobbeltrom med frokost. Det må være tilgang til gratis wifi på rommene. Dersom hotellet ikke har kapasitet på overnatting til alle deltakerne, skal det i tilbudet settes opp hvem som er samarbeidshotell med priser. Samarbeidshotell må være i gåavstand til konferansehotellet. K5 Krav til avskjerming Både konferansesal og lunsjlokaler samt pausearealer skal i størst mulig grad være avskjermet fra øvrige møtelokaler og arrangementer ved hotellet. Det vil bli lagt vekt på nærhet mellom de ulike lokalene, for å kunne skape en stemning av intimitet. Festmiddagen/middagsbuffeten skal være et lukket arrangement. Leverandøren bes beskrive sitt opplegg for avskjerming Side 3 av 5
K5 samt de fysiske lokaliteter. forts. K6 Krav til generell standard Konferansevert skal være tilgjengelig under hele arrangementet. Lokalene må ha en slik standard at de utgjør en verdig ramme rundt denne konferansen og evt. den påfølgende festmiddagen/middagsbuffeten. Det skal også være tilgjengelig gratis garderobe og gratis bagasjeoppbevaring Leverandøren bes beskrive sine lokaler og evt. legge ved lenker til internett. DA vil foreta en befaring i de tilbudte lokaler og foreta en vurdering av egnethet basert på nivået på konferansen og/eller festmiddag, og/eller middagsbuffet. K7a K7b Mat og drikke - konferanse/lunsj Når det gjelder mat og drikke skal følgende opplegg beskrives: Dagpakke konferanse Kaffe, te, vann ved oppmøte Lunsj, enten tallerken eller buffet med mineralvann To pauser pr. dag inkludert kaffe/te samt frukt en pause og kake den andre pausen Vann tilgjengelig hele dagen. Mat og drikke - festmiddag Aperitiff, tre retters middag og vin Kaffe avec Leverandør bes beskrive hvilke konsepter for bespisning som kan tilbys. Det forutsettes at det er høy kvalitet på festmiddagen. Det bes om at det gis forslag til 3 menyer med drikke. Når arrangementet nærmer seg, vil oppdragsgiver velge en meny. Det må tas hensyn til at det kan forekomme forskjellige typer allergier, men oppdragsgiver gir beskjed om hvor mange i god tid før arrangementet. Vi gjør oppmerksom på statens satser ikke må overskrides. K7c Estimat på deltagere ved middagen er 650 personer. Mat og drikke middagsbuffet Velkomstdrink, middagsbuffet og vin Kaffe avec Side 4 av 5
K7c Leverandør bes beskrive hvilke konsepter for bespisning forts. som kan tilbys. Det forutsettes at det er høy kvalitet på middagsbuffeten. Det bes om at det gis forslag til 3 forskjellige buffeter med beskrivelse av rettene og drikke. Når arrangementet nærmer seg, vil oppdragsgiver velge en buffet. Det må tas hensyn til at det kan forekomme forskjellige typer allergier, men Oppdragsgiver gir beskjed om hvor mange i god tid før arrangementet. Vi gjør oppmerksom på statens satser ikke må overskrides. Estimat på deltagere ved middagen er 650 personer Side 5 av 5