Sakshandsamar, innvalstelefon Hilde Ordemann, 55 57 22 12 Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2014/2297 721.0 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Nav Bømlo kommune 2014 Adressa til verksemda: Postboks 83, 5445 Bremnes Tidsrom for tilsynet: 14. og 15. mai 2014 Kontaktpersonar i verksemda: Elisabeth Haugen Samandrag Fylkesmannen i Hordaland har gjennomført tilsyn med Nav Bømlo kommune. Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikte innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at handsaming av tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er i samsvar med lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under dette om det vert føreteke individuelle vurderingar og sytt for brukarmedverknad i den einskilde sak. Vidare undersøkte vi om deltakarar får oppfølging i samsvar med lova sine krav. Bømlo kommune har for tida få deltakarar i kvalifiseringsprogrammet. Det er manglar ved styringa av arbeidet med kvalifiseringsprogram som fører til at brukarar ikkje vert kartlagt tilstrekkeleg til at dei får eit program som er tilpassa godt nok deira situasjon. Det er vidare manglar ved styringa som gjer at oppfølginga av den einskilde ikkje er i samsvar med det lova krev. Leiinga har over tid vore klar over desse manglane utan at det er sett i verk tiltak for å rette opp. Det blei gitt to avvik under tilsynet: Avvik 1: Bømlo kommune sikrar ikkje tilstrekkelege kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessar ved handsaming av søknad om kvalifiseringsprogam. Avvik 2: Bømlo kommune sikrar ikkje at kvalifiseringsprogramma er individuelt tilpassa. Kommunen sørgjer ikkje for at deltakarane får forsvarleg oppfølging i programmet. Dato: 11. juni 2014 Hilde Ordemann tilsynsleiar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. Øystein B. Jacobsen revisor 1
Innhald 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 4 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda... 6 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakarar ved tilsynet... 7 2
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Bømlo kommune 14. og 15. mai 2014. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 9. Fylkesmannen i Hordaland har heimel til å føre tilsyn etter sosialtenestelova 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial. 2. Omtale av verksemda Nav Bømlo kommune har ein statleg tilsett leiar med ansvar for statlege og kommunale oppgåver. Øvste ansvarlege leiar på kommunal side er rådmann. Denne oppgåva vert utført av kommunalsjef for Helse, sosial og omsorg. Kontoret er delt inn i to avdelingar der oppgåver knytt til kvalifiseringsprogrammet dels er plassert inn i Mottaksavdelinga og dels inn i Oppfølgingsavdelinga. Sosialfagleg ansvarleg har det faglege ansvaret for dei som arbeider med kvalifiseringsprogrammet. 3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt ut 6. februar 2014. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 14. mai 2014. Under tilsynet blei sju personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 15. mai 2014. 3
4. Kva tilsynet omfatta Det blei ført tilsyn med området handsaming av tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i medhald av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for alle aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under dette om det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak og om lova sitt krav til brukarmedverking vert ivareteke. Vi undersøkte vidare om den einskilde deltakar fekk den oppfølging i programmet som er føresett i lova. Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter sosialtenestelova 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhald av lova. Tilsynet undersøkte om, og på kva måte, kommunen si leiing følgde med på at dei oppgåver som er pålagt etter lova vart gjennomførte. 5. Funn Avvik 1: Bømlo kommune sikrar ikkje tilstrekkelege kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessar ved handsaming av søknad om kvalifiseringsprogam. Avvik frå: Sosialtenestelova 4, 29, 41 og 43 internkontrollforskrifta 4 c, f, g og h Avviket byggjer på: Sakshandsamarane føretek ikkje tilstrekkeleg behovsvurdering i kvar enkelt sak. Arbeidsevnevurderingar blir ikkje utarbeidd i alle saker. Arbeidsevnevurderingane er ikkje kvalitetssikra av leiar og er heller ikkje gode nok i alle saker. Sakshandsamarane har mangelfull kompetanse når det gjeld å grunngje og utforme vedtak. Det er gitt avslag på kvalifiseringsprogram utan tilstrekkeleg grunngjevnad. Sakshandsamarane har meldt frå til leiar om manglande kapasitet til forsvarleg sakshandsaming. Det er ikkje sett i verk kompenserande tiltak for å avhjelpe situasjonen. Leiinga har ikkje tatt stilling til korleis den einskilde sakshandsamar skal prioritere sine arbeidsoppgåver. Leiar er kjent med at behovsvurderingane ikkje er tilstrekkeleg, men det er ikkje sett i verk tiltak for å rette dette opp. Leiinga følgjer ikkje opp om arbeidsevnevurderingar ligg føre i sakene og om dei er gode nok. Kommunen har eit avvikssystem. Det er ikkje tatt stilling til kva som er eit avvik ved saksbehandlinga innanfor dette området. Sakshandsamarane veit ikkje kva som skal meldast som avvik. Det er heller ikkje kjent for alle at kommunen har eit avvikssystem. Det er gitt meldingar til leiinga om manglar ved sakshandsaminga, men dette er ikkje handtert som avvik i avvikssystemet og det er ikkje gitt tilbakemeldingar til tilsette om korleis avvika blir retta opp. På fleire nivå i organisasjonen er mangelfull kompetanse og manglar ved saksbehandlinga kjent, men leiinga har ikkje sett i verk tiltak for å rette opp. 4
Avvik 2: Bømlo kommune sikrar ikkje at kvalifiseringsprogramma er individuelt tilpassa. Kommunen sørgjer ikkje for at deltakarane får forsvarleg oppfølging i programmet. Avvik frå: Sosialtenestelova 4, 5, 30 og 42 og internkontrollforskrifta 4 c, g og h. Avviket bygger på: Ansvar for oppfølging av deltakarar er i praksis plassert hos den einskilde sakshandsamar. Ikkje alle deltakarar får tett nok oppfølging i programmet. Leiinga har ikkje sett i verk tiltak for følgje med på om deltakarane i programmet får tilstrekkeleg oppfølging og om program vert evaluert i samsvar med lovkrav. Det er opp til den einskilde sakshandsamar om og på kva måte dei evaluerer. Evaluering går ikkje fram av programmet. Det er ikkje sett i verk tiltak for å syte for at program vert sett i verk utan ugrunna opphald. Det er erkjent at søkjarar må vente for lenge på gjennomføring av program. Sakshandsamarane har gitt tilbakemeldingar om manglande kapasitet til forsvarleg oppfølging av einskildsaker. Det er ikkje sett i verk kompenserande tiltak for å avhjelpe situasjonen. Leiinga har ikkje tatt stilling til korleis den einskilde sakshandsamar skal prioritere sine arbeidsoppgåver. Leiar følgjer ikkje opp avdelingsleiarar systematisk for å vurdere om deira oppfølging av sakshandsamarane sitt arbeid er godt nok. Det er ikkje klart for sakshandsamarane kva som skal dokumenterast i den einskilde sak. Det er ulik oppfatning blant tilsette og leiarar på kva måte vurderingar som er gjort i møter skal dokumenterast. Det er opplyst at kommunen har eit avvikssystem og at dette skal brukast for å følgje med på om lova sine krav vert følgde. Det er ikkje tatt stilling til kva som er avvik når det gjeld kvalifiseringsprogram. Det er uklart for fleire når avvik skal meldast. Det er gitt tilbakemeldingar til leiinga om manglar ved sakshandsaminga, men leiar har ikkje gitt tilbakemeldingar om korleis det blir retta opp. Det er ikkje meld avvik innanfor dette området til øvste leiar. Det er ikkje gjort ei samla vurdering av saker og sakshandsaminga til bruk inn i forbetringsarbeid. Dette gjeld både sakar der deltakar avsluttar program undervegs og der program vert fullført. Naudsynte styringstiltak for å evaluere kvalifiseringsprogram og følgje opp deltakarane er ikkje sett i verk. Leiinga føretek ikkje systematisk gjennomgang av oppfølgingsarbeidet for å sjå til at arbeidet er tilstrekkeleg. 5
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Ansvar for sentrale oppgåver med kvalifiseringsprogram er avklart og plassert i organisasjonen. Den einskilde sakshandsamar har ansvar for å melde frå dersom dei manglar naudsynt kompetanse i høve det undersøkte området. Leiar har ikkje systematiske tiltak for å følgje med på om kompetansen er tilstrekkeleg. Tilsette har meldt om manglande kapasitet til å gjennomføre oppgåver slik lova krev. Leiinga har ikkje tatt stilling til korleis tilsette skal prioritere mellom oppgåver og det er ikkje sett i verk nødvendige, kompenserande tiltak for at det skal vere mogleg å halde lova sine krav. Det er ikkje tatt stilling til kva som er naudsynt å dokumentere ved sakshandsaminga. Dokumenteringa er ikkje tilstrekkeleg. I samband med tilsynet er det gjort ei risikovurdering og evaluering av arbeidet med kvalifiseringsprogram, og det er peikt på fleire områder med stor fare for svikt. Leiinga har ikkje tatt stilling til kva tiltak som er nødvendig å gjennomføre for å få arbeidet i samsvar med lova. Avvikshandteringssystemet til kommunen er ikkje tilstrekkeleg kjend på dette området. Til dømes er det ikkje klart for dei tilsette kva som skal meldast som avvik innanfor arbeidet med kvalifiseringsprogrammet. 7. Regelverk Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131 Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad Forvaltningsloven av 10.2.1967 Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart Delegeringsreglement for Bømlo kommune Samarbeidsavtale mellom Bømlo kommune og Arbeids- og velferdsetaten Hordaland Opplæringsplan kvalifiseringsprogram for nytilsette ved Nav Bømlo kommune Rutine som gjeld kvalifiseringsprogram Notat til kommunalsjef vedkomande reduksjon av tal på stillingar i Nav Vurdering av sårbarheit innanfor arbeid med kvalifiseringsprogram Notat vedkomande internkontroll knytt til kvalifiseringsprogram Stillingsomtale for Service- og mottaksvert Malar for vedtak, deltakarbevis og førebels melding 14 einskildsaker Dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet: Fire einskildsaker 6
Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland: E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet og kva sakmapper ein ønska å gjennomgå. 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Elin Brufladt Einingsleiar Nav Bømlo X X X Elisabeth Haugen fungerande avdelingsleiar X X X Jens Erik Hansen Avdelingsleiar X X X Frode Hauge rettleiar X X X Hanne Synnøve Tislavoll rettleiar X X X Joan T. Hansen rusvernkonsulent X X Kjell Magnar Mellesdal Kommunalsjef X X X Ann Helene Haukenes kontormedarbeidar X X Silje M Økland rusvernkonsulent X X Hjørdis Agasøster rettleiar X X Marija Kirjauova rettleiar X X Wenche Tverdal rettleiar X X Grethe Habbestad rettleiar X X Anna Lunde rettleiar X Åse Svensen rettleiar X X Magny Røksund flyktningkonsulent X Synne Halleraker flyktningkonsulent X X Kjersti Gjerde kontormedarbeidar X Torun Lothe Foseid Einingsleiar Nav Bømlo frå 19. mai Frå Fylkesmannen deltok: Siren Kristoffersen, Øystein B. Jacobsen, Sigrid Tro og Hilde Ordemann, med sistnemnde som tilsynsleiar. X 7