GENERELT MØTEREGLEMENT FOR STYRE, RÅD OG UTVAL 1. Generelle reglar Generelt møtereglement for Hjelmeland kommune gjeld for kommunestyret, formanskapet, formannskapet som partssamansett utval, areal- og forvaltingsutvalet, oppvekstutvalet, omsorgs- og levekårsutvalet, og elles alle andre faste utval oppnemnd av kommunestyret i medhald av kap. 2 kommunelova, eller i medhald av særlovar. For tilhøve som ikkje er nemnt i generelt møtereglement, gjeld reglane i særskilte møtereglement for dei styre, råd og utval der dette er fastsett. Elles gjeld dei reglar som går fram av kap. 6 i kommunelova om saksbehandlingsreglar i folkevalde organ, og elles reglar fastsett i andre lovar og føresegner. 2. Definisjonar Styret: Kommunestyret. Andre utval valde av kommunestyret. Leiar: For kommunestyret: Ordførar. For formannskapet/partssamansett utval: Ordførar. For andre utval: Utvalsleiar. 3. Saksførebuing for styret Administrasjonssjefen skal syte for at dei sakene som skal behandlast i styret, er førebudde på forsvarleg måte, i samsvar med krav i lov, føresegner og reglement. Administrasjonssjefen har forslags-/innstillingsrett i saker som skal behandlast i alle kommunale styre, råd og utval, med unnatak for kontrollutvalet. Formannskapet, formannskapet som partssamansett utval, areal- og forvaltningsutvalet, oppvekstutvalet og omsorgs- og levekårsutvalet, gir tilråding i saker som skal handsamast av kommunestyret i samsvar med gjeldane lovar og reglement. 4. Innkalling til møte dokumentutlegging Møteleiar kallar saman til møte i samsvar med oppsett møteplan, når han/ho finn det nødvendig, eller når minst 1/3 av medlemmene krev det.
Innkallinga skal innehalde opplysningar om tid og stad for møtet, oppgåve over dei sakene som skal handsamast og opplysningar om kvar saksdokumenta er tilgjengelege for gjennomsyn. Møteinnkallinga skal normalt sendast ut ikkje seinare enn 5 dagar på førehand. Innkalling skal sendast alle medlemmene i styret, og normalt den/dei første varamedlemmene i kvar partigruppe etter slikt oppsett: Talet på representantar i gruppa 1-2 3 4-5 6-7 8- Tal varamedlemmer som mottar 1 2 3 4 5 Kommunestyret kan vedta at møteinnkalling med saksdokument i staden skal sendast medlemmene/varamedlemmene elektronisk (papirlaust), for dei styra dette vert fastsett for, og etter nærare reglar for dette. Andre varamedlemmer som skal møte, skal få innkallinga tilsendt så snart som mogeleg. Innkalling og saksdokument kan vidare sendast andre etter nærare avgjerd av administrasjonssjefen. Dokument som er unnateke frå offentleggjering med heimel i lov, skal trykkjast/merkjast særskilt om dette, og berre sendast medlemmer/ evt. varamedlemmer og andre som skal møte. Slike dokument skal etter behandling samlast inn og/eller sytast for vert øydelagt/makulert. Dei som mottar slike dokument pliktar å syte for at dei ikkje kjem på avvegar. Innkallinga skal kunngjerast på tenleg måte og etter nærare avgjerd av ordføraren, til vanleg ved oppslag på kommunehuset, annonse i lokalavis og på kommunens heimeside på Internett. Innkallinga med saksdokument skal gjerast tilgjengelege for ålmenta ved å leggjast ut på kommunehuset frå innkallinga vert sendt til medlemmene og fram til møtedagen. Samstundes skal sakspapira leggjast ut og gjerast tilgjengeleg for ålmenta på kommunens heimeside på Internett. Dette gjeld ikkje dokument som er unnateke frå offentleggjering. For utlegging av årsbudsjett og økonomiplan, og kunngjering om dette, gjeld dei reglar og fristar som går fram direkte av lov og føresegner. 5. Forfall varamedlemmer Medlemmer eller innkalla varamedlemmer som ikkje kan møte grunna lovleg forfall, skal straks melde frå om dette til styreleiar og oppgje forfallsgrunn. Det same gjeld om dei er ugilde i ei eller fleire saker. Leiar skal straks kalle inn varamedlem etter reglane i 16 i kommunelova. Det same skal gjerast når styreleiar veit at nokon må gå frå p.g.a ugildskap i sak/saker som skal opp på møtet. Meldingar om forfall og innkallingar av varamedlem skjer i praksis via administrasjonen, ved kommunens Kundesenter.
Må nokon p.g.a lovleg forfall gå frå møtet før det er slutt, skal han straks seie frå til møtestyraren. Er varamedlem til stades, eller kan det kallast inn varamedlem, skal han ta del i møtet i samsvar med 16 i kommunelova i staden for den som må gå frå. Dersom eit varamedlem lovleg har tatt sete i møtet, og den vedkomande møter for, eller eit varamedlem som står framføre vedkomande i nummerorden, kjem til møtelokalet, tar den førstnemnte del i møtet til dei er ferdige med den saka som var påbyrja då den andre kom. 6. Gjennomføring av møtet 6-1 Møtestyrar. Opning av møtet. Leiar eller nestleiar styrer møtet. Har begge forfall vert det ved vanleg fleirtal vald ein særskild møteleiar etter reglane i 32 i kommunelova. Møtestyrar føretar navneopprop av dei medlemmer og varamedlemmer som skal møte, og gjev fråsegn om at møtet er vedtaksført, dersom det er lovleg grunnlag for det. Dersom det ikkje er merknader til innkallinga, gjev møtestyrar fråsegn om at møtet er lovleg sett. Etter dette, og til møtet er heva, kan ingen av representantane gå frå møtet for kortare eller lengre tid, utan å melde frå til møtestyraren. Dei som kjem etter oppropet, skal melde seg til møtestyraren før dei tek sete. 6-2 Godkjenning og endringar i saklista. Førespurnader. Etter møtet er sett skal saklista godkjennast. Møtestyrar gjev opplysningar om evt tilleggsaker som ikkje er nemnt i innkallinga, om meldt ugildskap i saker, og legg fram ev forslag om endringar i saklista. Møtestyrar opplyser vidare om eventuelle innmelde grunngitte spørsmål eller interpellasjonar (gjeld berre for kommunestyret). Desse skal alltid takast opp til slutt i møtet, dersom kommunestyret ikkje gjer vedtak om noko anna. Dersom det ikkje er merknader til saklista, med dei endringar som er framsett, gjev ordstyrar fråsegn om at saklista vert sett som godkjent, og møtet vert vidare gjennomført i samsvar med dette. Ei sak som ikkje er nemnd i innkallinga til møtet kan takast opp til relitetsavgjerd dersom ikkje møtestyraren eller 1/3 av representantane set seg mot dette. Eitkvart medlem kan rette førespurnad til møtestyraren, også om saker som ikkje står på saklista, jfr. 34.2 i kommunelova. Slike førespurnader skal komme til slutt i møtet. 6-3 Ugildskap m.v. Den som er ugild i ei sak (ref. forvaltningslova kap. II) eller gitt fritak i ei sak etter 40 i kommunelova, skal ikkje vere med på å drøfte eller avgjere saka. Ved tvil om ugildskap i ei sak, skal dette avgjerast av styret sjølv, ref. reglar i kommunelova og forvaltningslova. 6-4 Ordskifte. Taletid og replikkar Møtestyraren greier ut om sakene så langt det er nødvendig, og opplyser om dei dokument som er komne inn etter tilrådinga vart gitt.
Representantane får normalt ordet i den rekkefølgje dei ber om det. Møtestyraren kan dersom det er best for drøftingane, tildele ordet gruppert etter deltema i saka. Før eller etter at ordskiftet har tatt til i ei sak, kan styret vedta kor mange minutt kvart innlegg kan vare. Det er høve til replikk like etter eit innlegg og før neste talar på lista får ordet. Replikken skal vera kort og eit direkte tilsvar på ein representant sitt innlegg. Møtestyrar kan gi aktuelle representant høve til svar til replikk. Representantane skal retta orda sine til møtestyraren, ikkje til møtelyden. Dei skal halde seg nøye til saka eller til den delen av saka som ordskiftet gjeld. Møtestyraren skal sjå til at dette vert gjort. 6-5 Forslag til vedtak og avrøysting Berre medlemmene i vedkomande styre, eller rådmannen, kan kome med forslag til vedtak, så sant ikkje lovar, føresegner eller reglement gjev andre rett til å fremje forslag. Forslag skal normalt leverast inn skriftleg til møtestyraren og underteiknast av den som set det fram. Møtestyraren skal referere forslaget. Følgjande forslagstyper kan likevel fremjast munnleg: - Val og tilsetjingar - Utsetjingsforslag av ei sak - Oversending av sak til anna organ - Avgrensing av taletida - At forslag ikkje skal vedtas Når saka er tatt opp til avrøysting, kan det ikkje settast fram nye eller endra forslag til vedtak eller førast vidare ordskifte om framlegga. Berre dei medlemmene som er i salen når sak blir tatt opp til avrøysting, har rett til å røyste. Dei kan ikkje gå frå salen før avrøystinga er slutt, og har plikt til å røyste. Ved val og tilsetting, ved skriftleg røysting, kan det røysast blankt, jfr. kommunelova 40.2. Er saka oppdelt, eller skal det røysast over fleire forslag set møtestyraren fram framlegg om rekkefølgja i avrøystingane, som kommunestyret godkjenner. Dersom det vert ordskifte om dette, skal møtestyraren sjå nøye til at talarane berre held seg til avrøystingsspørsmålet. Er ei sak tatt opp til handsaming, kan ikkje møtet avsluttast før saka er avgjort ved avrøysting eller kommunestyret har vedtatt å utsetje drøftingane om saka. 6-6 Prøverøysting og avrøystingsmåte Prøverøysting Før endeleg avrøysting i ei sak, kan møtelyden halde prøverøystingar som ikkje er bindande. Resultatet av prøverøystingane skal protokollerast. Endeleg avrøysting Endeleg avrøysting skal gjennomførast på ein av desse måtane:
A Ved stilltiande godkjenning når ingen seier imot eit framlegg som møtestyraren set fram med spørsmål om nokon har noko å seie imot det. B Ved at møtestyraren ber dei som er imot eit framlegg, om å reise seg eller rekke opp handa. Når møtestyraren vil, eller ein annan i møtelyden krev det, skal det haldast motprøve, slik at dei som er for framlegget, reiser seg eller rekker opp handa. C Ved namneopprop, med ja eller nei som svar, når møtestyraren roper opp namna på dei som møter. Eit medlem som møtestyraren oppnemner, kontrollerer røystgjevinga ved å merka av på medlemslista. D Ved røystesetlar utan underskrift. Møtestyraren oppnemner to personar til å telje røystene. Røystesetlar kan berre nyttast ved val eller tilsetjing av tenestemenn. Ved slike avrøystingar skal dei nyttast dersom noko medlem krev det. Står røystene likt i ei avrøysting, er røysta frå møtestyraren avgjerande. Val vert i tilfelle avgjorde ved loddtrekning. (kommunelovens 37,1 og 38.1.) 6-7 Protokolltilførsel Dersom ein representant ønskjer protokolltilførsel etter at røysting er gjort i ei sak, avgjer møtestyrar om det skal gis løyve til protokolltilførsel. Dersom møtestyrar ikkje vil godta ein protokolltilførsel, og det vert protestert mot møtestyrar si avvisning, skal styret ved røysting avgjere om protokolltilførselen skal godkjennast tatt inn i protokollen eller ikkje. 6-8 Avvikling av møte Alle avgjersler skal i utgangspunktet treffast i ordinært møte. På visse vilkår kan arbeidsforma vera fjernmøte (telefonmøte og liknande) eller skriftleg saksbehandling. Dette gjelder ikkje for Kommunestyret eller Kontrollutvalet. Alle møte utanom reine innstillingsmøte skal haldast i utgangspunktet for opne dører, med unntak av saker som er underlagt lovbestemt teieplikt og personalsaker, jfr. KL 31. Styret kan gjere vedtak om at ei sak skal behandlast for stengde dørar, KL 31 a, om dette baserar seg på overordna lovreglar eller overordna reglement. Forhandlingane om evt. stengde dørar går føre seg for stengde dørar dersom møteleiaren krev det eller styret vedtek det. 7. Opne eller lukka møte. Teieplikt. Styret sine møte vert haldne for opne dører, så langt ikkje anna følgjer av lovar og føresegner, (jfr. 31 i kommunelova). Møtestyrar skal på forespørsel gi løyve til video- og lydopptak og overføring frå opne møte, med mindre dette ikkje verkar uroande på gjennomføring av møtet, jfr. 31.2 i kommunelova. Vert det vedtatt at ei sak skal handsamast for stengde dører, har dei som sit i styret og dei kommunale tenestemennene og andre som er til stades, plikt til å teie om drøftingane så
langt ikkje noko anna vert vedtatt. Denne plikta varer til noko anna vert vedtatt eller til grunnane for vedtaket om stengde dører har falle bort. 8. Orden og framferd Møtestyraren skal syte for å halde oppe god orden i møtesalen og elles i bygningen. Han skal syte for at talarane ikkje vert stoppa eller uroa frå nokon kant. Det må ikkje seiast noko som krenkar møtelyden, nokon av medlemmene eller andre. Heller ikkje må nokon lage ståk eller uro som uttrykk for tilslutning eller misnøye. Møtestyraren skal åtvare den som bryt ordensreglane, om nødvendig to gonger. Retter vedkommande seg ikkje etter reglementet, skal møtestyraren ta frå han ordet og/eller ved røysting la styret avgjere om vedkomande skal stengjast ute frå resten av møtet. Dersom tilhøyrarane ved meiningsytring eller på annan måte uroar drøftingane, kan møtestyraren vise bort anten alle eller somme av tilhøyrarane. Det same gjeld om dei elles syner framferd som er i strid med god orden. Teikningar, tabellar, transparentar, plakatar og liknande må ikkje vere oppsette eller setjast opp i møtesalen under møta utan at møtestyraren eller styret gjev samtykke. 9. Deltaking for andre i møte Rådmannen, tilsette, andre særleg sakkunnige og sekretær Rådmannen, eller representant for han, har møte-, tale- og forslagsrett i møte i alle kommunale styre, råd og utval, med unntak av kontrollutvalet. Andre tenestemenn kan i enkelthøve på vegne av administrasjonssjefen gje opplysningar og utgreiingar. Ordførar og kommunestyret kan elles kalle inn sakkunnige og andre for å gje opplysningar og utgreiingar. Sekretæren skal vere med på møtet. Tilsette sin møterett i nemnder og utval I medhald av Kommunelova 26, pkt. 4, fastset kommunestyret at alle saker som gjeld tilhøvet mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette skal behandlast i partssamansatt utval administrasjonsutvalet og/eller arbeidsmiljøutvalet. Dei tilsette sine representantar skal ikkje ha møterett i andre utval enn i partssamansett utval. Dei tilsette skal likevel vera representert i ad hoc-komitear med mandat å utgreie spørsmål som vedkjem tilhøva mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. 10. Sekretariat. Føring av møtebok. Rådmannen peikar ut sekretær for dei ulike styre, råd og utval. Sekretariatet fører møtebok for møta i dei vedkomande styra.. I møteboka skal det førast inn for kvart møte, møtestad og møtetid, innkallinga (innkallingsdag og måte), namna til dei som ikkje møter og namna til dei varamedlemmene som er i staden.
Kjem nokon til eller går nokon frå medan møtet varer, skal det førast inn, slik at boka saman med lista over dei som er valde, syner kven som har vore med i kvar sak. Elles skal førast inn det som trengs for å syne gangen i handsaminga og at vedtaka er gjorde etter rett framgangsmåte. Møtestyraren avgjer om nokon skal få utsegner innførde i møteboka. Kjem det motmæle mot hans avgjerd, skal styret avgjere spørsmålet. Møteboka skal leggjast fram for styret i det første påfølgjande møtet for godkjenning. 11. Generelle vilkår For tilhøve vedk. styret si verksemd som ikkje er særskilt nemnt i dette reglementet, som m.a. ugildskap, teieplikt, rett til godtgjersle m.m., gjeld generelt utfyllande reglar og vilkår slik det går fram av lovar og føresegner, kommunale reglement m.m. Vedtatt I Kommunestyret 21.09.2011, sak 057/11.