ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Eierutvalg Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset, Hokksund Dato: 03.09.2014 Tidspunkt: 08:00 Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat i god tid før møtet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ordføreren oversender sakene f.o.m. nr. 10/14 t.o.m. nr. 11/14 til behandling. ORDFØREREN I ØVRE EIKER, 26. august 2014 Ann Sire Fjerdingstad. Majken Røsnes Skjelbred 1
Saksnr Innhold Lukket PS 10/14 Utlån til Eiker Eiendomsutvikling AS - forlengelse av avtale. Saksordfører: Adrian Tollefsen PS 11/14 Renovasjonsselskapet for Drammensregionen, forslag til endring av selskapsavtale. Saksordfører: Bente Skårdal Kleven
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Toril V Sakshaug Saksmappe: 2014/7959-28956/2014 Arkiv: 251 Utlån til Eiker Eiendomsutvikling AS - forlengelse av avtale. Saksordfører: Adrian Tollefsen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 10/14 Eierutvalg 03.09.2014 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Eiker Eiendomsutvikling AS (EEU) ble opprettet i 2003. I forbindelse med opprettelsen ble eiendommer overført fra kommunen til EEU. Eiendommenes verdi ble gjort om til henholdsvis aksjekapital, ordinært lån og ansvarlig lån. Lånene ble gitt med 5 års avdragsfrihet. Avtaleperioden var 1.5.2003-30.4.2008. I PS 172/08, 12.12.2008 ble avtalen forlenget med ytterligere 5 års avdragsfrihet. Saken angir ikke eksplisitt dato for avtalen, men rådmann forutsetter nå at den løper i perioden 1.5.2008-30.4.2013. Rådmann beklager at det har vært uklarheter rundt avtalens løpetid. Lånenes størrelse er: 45.947.199 kr - Ordinært lån 12.470.230 kr Ansvarlig lån EEU betaler renter på begge lånene. Renten er beregnet som fastrente med påslag av 1 %-poeng. Det løper en fastrenteavtale knyttet til lånene på 3,1 %. Rådmann foreslår å øke rentepåslaget til 1,5 %-poeng. Ny fastrente ut perioden blir da på 4,6 %. EEU er nå inne i en spennende og krevende fase med store utviklingsprosjekter på gang. I tillegg har selskapet de siste årene hatt uforutsatte utfordringer knyttet til gjennomføring av 2 utviklingsprosjekter. Det har medført utsatt realisering og er krevende for selskapets økonomi. Rådmann foreslår derfor at låneavtalene forlenges med ytterligere 5 års avdragsfrihet. Ny avtaleperiode blir da 1.5.2013-30.4.2018. Dersom ikke ny avtale er fremforhandlet forfaller lånet i sin helhet 1.5.2018. Saken er drøftet med EEU og selskapet har ingen innvendinger. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Avtale om avdragsfrihet for ansvarlig og ordinært utlån til Eiker Eiendomsutvikling AS videreføres til 30.4.2018. Lånene renteberegnes med kommunens fastrente med et påslag på 1,5 %. Begrunnelse Selskapet er i en utfordrende fase med store utviklingsprosjekter som binder kapital. 1
2
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Stein D Moen Saksmappe: 2014/8196-30062/2014 Arkiv: M50 Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS, forslag til endring av selskapsavtalen. Saksordfører: Bente Skårdal Kleven Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 11/14 Eierutvalg 03.09.2014 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger 1. Bakgrunn for saken Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) ivaretar de ni eierkommunenes lovpålagte ansvar for innsamling og behandling av husholdningsavfall etter delegasjonsvedtak fra eierkommunene. Før etableringen av RfD hadde kommunene selv ansvar for investeringer i avfallsinfrastruktur. RfD har til nå i stor grad basert seg på infrastruktur fra før selskapet ble opprettet. Befolkningsøkning og avfallsvekst innebærer imidlertid at dagens anlegg ikke vil ha tilstrekkelig kapasitet. Det er behov for å investere i nye anlegg, og dette vil kreve lånefinansiering. Et låneopptak kan iht. pkt. 14 i selskapsavtalen besluttes av representantskapet, men det planlagte investeringsbehovet vil overstige rammen i selskapsavtalen fra 2008. Det vil derfor være nødvendig å endre pkt. 14 for å gjennomføre de planer som allerede er vedtatt. Lov om interkommunale selskaper 4 og 22 beskriver at rammer for låneopptak krever behandling av kommunestyret. Det blir fremlagt lik saksutredning og forslag til vedtak for kommunestyrene i alle eierkommunene. Alle gjenvinningsstasjoner i RfDs område er tilgjengelig for innbyggere i alle de ni kommuner som deltar i samarbeidet. Kostnadene blir belastet etter fordelingsnøkler i henhold til gjeldende selvkostregler. Deltakernes ansvar fordeler seg i samsvar med innskuddsandelene. 2. Vedtak i representantskapet Representantskapet i RfD behandlet saken 28.4.2014 og fattet enstemmig vedtak om å legge frem likelydende forslag for alle eierkommunene om endring av selskapsavtalens bestemmelser om låneramme slik det fremkommer av forslag til vedtak. Selskapsavtalens pkt. 14, første og annen setning endres slik at representantskapet kan beslutte at det skal tas opp lån innenfor en samlet ramme på 425 mill. Av disse kan inntil 400 mill. øremerkes til investeringer. (se vedlegg 2, sak 7-14) 3. Saksopplysninger Drammensregionen står foran en forventet vekst i folketall samtidig som vår velstandsutvikling gir stadig økte avfallsmengder. Dette byr på store utfordringer, men er samtidig en mulighet til å ta i bruk mer moderne, miljøvennlige og brukervennlige systemer for avfallsbehandling. 1
Rapporten Fremtidens kildesortering i Drammensregionen ble behandlet av RfDs representantskap i desember 2012 og beskriver hvordan Drammensregionen skal møte disse utfordringene. Representantskapet vedtok i 2012 en rekke tiltak, blant annet nybygging og/eller opprusting av alle gjenvinningsstasjonene, innføring av nye henteordninger, nedleggelse av returpunkter og bygging av nye omlastningsstasjoner. Det er disse investeringene som nå skal finansieres. En plan for investeringer og fremtidig gebyrutvikling ble behandlet av RfDs representantskap i forbindelse med økonomiplanen for RfD for perioden 2014-2018 og enstemmig vedtatt i november 2013. Representantskapet vedtok en ramme for investeringer på 421 mill. kr. Dette planlagte investeringsbehovet vil overstige lånerammen i selskapsavtalen for RfD fra 2008. For at RfD skal kunne gjennomføre de vedtatte planene, er det derfor nødvendig å endre pkt. 14 i selskapsavtalen. RfD har i senere år hatt en gunstig kostnadsutvikling, og investeringene er derfor forutsatt å dekkes inn gjennom selskapets ordinære gebyrer i henhold til vedtatt økonomiplan. For perioden 2010 2018 varierer årlig gebyrendring fra år til år, mellom -10 % og +5 %. I gjennomsnitt er gjennomsnittlig gebyrøkningen for perioden på ca 1 % pr år. 4. Endring i selskapsavtalens pkt. 14 Pkt. 14 i selskapsavtalen, første og annen setning endres fra å lyde: til å lyde: Representantskapet kan beslutte at det skal tas opp lån innenfor en samlet ramme på 115 mill. Av disse kan inntil 90 mill. øremerkes til investeringer. Representantskapet kan beslutte at det skal tas opp lån innenfor en samlet ramme på 425 mill. Av disse kan inntil 400 mill. øremerkes til investeringer. 5. Vurderinger: Rådmannen anbefaler kommunestyret å vedta den forslåtte endringen av pkt. 14. i RfDs selskapsavtale, og derigjennom godkjenne økning av RfDs låneramme til 425 mill. kr. Vedlegg 1 Forslag til ny selskapsavtale for RfD, gjeldende fra 10.11.2014. 2 Eksisterende selskapsavtale for RfD, vedtatt 3.12.2008 3 Protokoll fra representantskapsmøte 28.4.2014. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) - Rådmannens anbefaling Øvre Eiker kommune vedtar vedlagte selskapsavtale, gjeldende fra 10.11.2014 Begrunnelse Det vises til saksutredning. 2
Selskapsavtale Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Til behandling i Representantskapet 10.11.2014 Selskapsavtale for RfD Side 1
1.0 Selskapets firma Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) er et interkommunalt selskap, som er opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper (LIS). 2.0 Selskapets deltakere Deltakere i selskapet er kommunene Drammen, Hurum, Røyken, Lier, Svelvik, Sande, Nedre Eiker, Øvre Eiker og Modum. 3.0 Selskapets hovedformål Eierkommunenes hovedformål med sitt eierskap i RfD er på kort og lang sikt å sikre bolig- og fritidseiendommene, og skoler og barnehager i alle eierkommunene: et fremtidsrettet og bærekraftig tjenestetilbud som vektlegger eierkommunenes ambisjoner om reduserte utslipp av klimagasser, og er tilrettelagt for kildesortering og gjenvinning av ressursene i avfallet. et brukervennlig, fleksibelt og likeverdig tjenestetilbud for alle innbyggere som på en positiv måte stimulerer til bærekraftige holdninger og adferd. Et vesentlig ledd i tjenestetilbudet er aktiv og målrettet informasjon. et kostnadseffektivt tjenestetilbud basert på samarbeid og stordrift til konkurransedyktige priser. 3.1 Andre formål Eierkommunene forventer at selskapet: ivaretar eierkommunenes rolle som samfunnsaktør i spørsmål om lokal og regional utnyttelse av ressursene i husholdningsavfallet i selskapets nedslagfelt, herunder gjenvinning av energi, materialer og næringsstoffer. er eierkommunenes primærrådgiver i avfallsrelaterte spørsmål og en synlig samfunnsaktør i det holdningsskapende arbeidet i befolkningen. oppfyller kommunenes forpliktelser etter Lov om vern mot forurensninger og om avfall (FRL) knyttet til innsamling og gjenvinning av ressursene i husholdningsavfallet. ivaretar bestillerfunksjonen for renovasjonstjenester til kommunale virksomhet for de av eierkommunene som ønsker dette. Bestillerfunksjonen skal ivaretas i tråd med eiernes hovedformål med selskapet. Tjenestene skal leveres til selvkost og holdes regnskapsmessig adskilt fra tjenester knyttet til husholdningsavfall. 4.0 Selskapets roller Selskapets kjernevirksomhet er å være kommunenes forvaltnings- og bestillerorgan som leverer avfallstjenester til husholdninger, fritidsboliger og skoler og barnehager. I tillegg skal selskapet gjennom forretningsmessig samarbeide og partnerskap med andre samfunnsaktører, arbeide for å skape merverdier for samfunnet regionalt og lokalt. 5.0 Selskapsstrategi Selskapet skal ha en egen selskapsstrategi, forankret i relevante nasjonale og lokale ambisjoner og føringer, eiernes eierstrategi samt vedtektene for selskapet. Selskapsstrategien skal oppdateres minst én gang pr. valgperiode, og formelt vedtas av representantskapet. Selskapsstrategien erstatter eierkommunenes avfallsplaner, og skal være eierkommunenes omforente avfallsstrategi. Selskapsavtale for RfD Side 2
5.1 Årlig eiermelding Selskapet skal årlig levere eiermelding som behandles av representantskapet og fremlegges for eierkommunene. Meldingen skal rapportere i forhold til gjeldende eierstrategi og selskapsstrategi og gi informasjon om planlagte endringer i tjenestetilbudet samt vesentlige endringer i kostnadsnivået for selskapet. 5.2 Endringer i renovasjonsgebyrene I forbindelse med eierkommunenes behandling av økonomiplaner skal selskapet fremlegge beregningsunderlag for kommende års renovasjonsgebyr og fremme forslag om endringer i renovasjonsgebyret i den enkelte eierkommune. 6.0 Eierskap i andre selskaper Selskapet kan etablere hel- eller deleide datterselskaper der dette er nødvendig eller hensiktsmessig for å tjene selskapets formål. Slike selskapsetableringer må ikke komme i konflikt med andre eierinteresser kommunene måtte ha. 7.0 Etikk Selskapet skal som en del av sitt kvalitetssikringssystem ha etiske retningslinjer for medlemmer i representantskap, styre, daglig ledelse og administrasjon. 8.0 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Drammen kommune. 9.0 Selskapets organer Selskapets øverste myndighet er Representantskapet. Selskapet ledes av et styre og daglig leder. 9.1 Representantskapet Representantskapet består av ni representanter, én valgt av hver kommune. Hver kommune velger også en vararepresentant. Representantene velges for valgperioden og valget skjer senest 15. november i valgåret. Det skal avgis 19 stemmer i representantskapet. Representantene stemmer i henhold til tabellen under. Kommune Ant stemmer Drammen 6 Hurum 1 Lier 2 Modum 2 Nedre Eiker 2 Røyken 2 Sande 1 Svelvik 1 Øvre Eiker 2 TOTALT 19 Selskapsavtale for RfD Side 3
I valgår sammenkalles representantskapet senest 30. desember for konstituering og valg av leder og nestleder. Ansvarlig for innkallingen er representantskapets siste leder før valget. Det legges samtidig en plan for representantskapets ordinære møter kommende år. Representantskapets myndighet er i samsvar med LIS, jfr. 7 og denne selskapsavtalen. Representantskapet skal behandle og vedta selskapets selskapsstrategi minst en gang hver valgperiode. Representantskapet vedtar økonomiplan og budsjett for neste år senest 15. desember hvert år. Representantskapet skal behandle selskapets eiermelding i samme møte som regnskapet fastsettes. Eiermelding og regnskap skal behandles senest 30. april året etter regnskapsåret. Representantskapet fatter nødvendig beslutninger på vegne av eierne med utgangspunkt i gjeldende eierstrategi, vedtekter og selskapsstrategi. Representantskapet kan utvide styrets plikter, men ikke innskrenke dets myndighet. Saksbehandlingen i representantskapet reguleres av 9 i LIS. Det skal avholdes minst to møter i representantskapet pr. år. 9.2 Styret Styret har fem medlemmer som velges av representantskapet. Representantskapet velger leder og nestleder i styret. De ansatte i selskapet har én observatør i styret. Styremedlemmene velges for to år av gangen. Ordinært årlig valg skjer i representantskapsmøtet som behandler årsmelding og regnskap. Styrets myndighet følger av 13 i LIS og denne selskapsavtalen. Er styret av den oppfatning at det ikke kan ta ansvaret for å gjennomføre sine oppgaver innenfor de rammer representantskapet eller kommunestyre setter, plikter det å stille sine plasser til disposisjon etter først å ha lagt saken frem for representantskapet til fornyet behandling. Styret fremlegger forslag til selskapsstrategi for representantskapet minst én gang hver valgperiode. Styret fremlegger forslag til økonomiplan og budsjett for neste år for representantskapet senest 15. desember hvert år. Styret fremlegger beregningsunderlag for kommende års renovasjonsgebyr, og fremmer forslag om endringer i renovasjonsgebyret overfor den enkelte eierkommune. Styret legger hvert år frem eiermelding for representantskapet sammen med forslag til regnskap. Saksbehandlingen i styret reguleres av 12 i LIS. Selskapsavtale for RfD Side 4
9.3 Daglig leder Daglig leder tilsettes av styret. Styret fastsetter daglig leders stillingsinstruks og godtgjørelse. Daglig leder har den myndighet som styret bestemmer, innen rammene av styrets mandat. 10 Innskudd Deltakernes innskudd i selskapet er i henhold til nedenstående tabell: Kommune Innskudd %-andel Drammen 338 000 33,8 Hurum 51 000 5,1 Lier 132 000 13,2 Modum 77 000 7,7 Nedre Eiker 126 000 12,6 Røyken 100 000 10,0 Sande 45 000 4,5 Svelvik 38 000 3,8 Øvre Eiker 93 000 9,3 Totalt 1 000 000 100 11 Ansvar Deltakernes ansvar fordeler seg i samsvar med innskuddsandelene i tabellen ovenfor. 12 Delegasjon av myndighet til selskapet I medhold av Lov om forurensing og om avfall (FRL) 83, 1.ledd har selskapet delegert myndighet til å ivareta følgende, kommunale forpliktelser etter FRL: 29 om krav til anlegg for behandling av avfall 30, første ledd, om innsamling av husholdningsavfall 31, første ledd, om håndtering av spesialavfall 35 annet ledd, om avfall fra utsalgssteder, turistanlegg og utfartssteder I medhold av Lov om vern mot forurensninger og om avfall (FRL) 83, 2. ledd har selskapet delegert myndighet til å fatte enkeltvedtak etter følgende bestemmelser FRL: 34, 4. og 5. ledd, om innkreving av avfallsgebyr 35, siste ledd, om avfall fra utsalgssteder, turistanlegg og utfartssteder 37 om pålegg om å rydde opp i avfall, eller betale for opprydding Selskapet skal håndheve de bestemmelser som er gitt i kommunenes renovasjonsforskrifter. Selskapet skal påse at forskriftene er i samsvar med nasjonale rammer, gjeldende eierstrategi og selskapsstrategi. Endringer i renovasjonsforskriftene skjer i tråd med retningslinjer gitt i gjeldende eierstrategi. Myndighet og oppgaver etter disse bestemmelser er gitt til styret i selskapet. 13 Klager Med hjemmel i Lov om offentlig forvaltning (FL), 28, 2. ledd skal det velges felles klagenemnd for behandling av klager på enkeltvedtak i henhold til pkt 12 ovenfor. Felles Selskapsavtale for RfD Side 5
klagenemnd skal ha ni medlemmer, én valgt fra hver deltagende kommune. Representantene velges senest 15. november i valgåret. Forberedelse av saker til nemnda skjer i regi av administrasjonen i Drammen kommune, der selskapet har sitt hovedkontor. 14 Låneopptak Representantskapet kan beslutte at det skal tas opp lån innenfor en samlet ramme på 425 mill. kr. Av disse kan inntil 400 mill. kr øremerkes til investeringer. Innenfor rammen kan selskapet ta opp lån til likviditetsformål med inntil 25 mill. kr i samsvar med LIS. Lånerammen omfatter de lån som er gitt selskapet fra hver av kommunene i forbindelse med oppstart av selskapet. Lån kan bare tas opp til kapitalformål som omfattes av selskapsstrategien. Selskapets økonomiplan må vise hvordan låneforpliktelsene skal innarbeides i selskapets økonomi. Gjøres låneopptak utenom økonomiplanen, skal økonomiplanen revideres i forbindelse med beslutning om låneopptaket. Revidert økonomiplan skal fremlegges for representantskapet. 15 Regnskap Regnskapene skal føres etter regnskapsloven. Regnskapet føres slik at kostnadene ved aktiviteten i hver kommune fremkommer. 16 Revisjon Selskapet skal ha statsautorisert revisor. 17 Rett til innsyn Deltakernes kontrollkomiteer har rett til innsyn i alle forhold vedrørende selskapet. 18 Offentlighetsloven Offentlighetsloven gjøres gjeldende så langt den passer, med unntak for ansettelsessaker. 19 Forvaltningsloven Forvaltningsloven eller tilsvarende bestemmelser skal gjelde for selskapet, med unntak av de bestemmelser som gjelder ansettelser. 20 Endringer i selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres av representantskapet i samsvar med 4, 1. og 3. ledd i LIS. 21 Forholdet til Lov om interkommunale selskaper (LIS) For øvrig får de til en hver tid gjeldende regler i LIS anvendelse. Selskapsavtale for RfD Side 6
Selskapsavtale Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Vedtatt av Representantskapet 3.12.08 Selskapsavtale for RfD Side 1
1.0 Selskapets firma Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) er et interkommunalt selskap, som er opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper (LIS). 2.0 Selskapets deltakere Deltakere i selskapet er kommunene Drammen, Hurum, Røyken, Lier, Svelvik, Sande, Nedre Eiker, Øvre Eiker og Modum. 3.0 Selskapets hovedformål Eierkommunenes hovedformål med sitt eierskap i RfD er på kort og lang sikt å sikre bolig- og fritidseiendommene, og skoler og barnehager i alle eierkommunene: Et fremtidsrettet og bærekraftig tjenestetilbud, som vektlegger eierkommunenes ambisjoner om reduserte utslipp av klimagasser, og er tilrettelagt for kildesortering og gjenvinning av ressursene i avfallet Et brukervennlig, fleksibelt og likeverdig tjenestetilbud for alle innbyggere, som på en positiv måte stimulerer til bærekraftige holdninger og adferd. Et vesentlig ledd i tjenestetilbudet er aktiv og målrettet informasjon Et kostnadseffektivt tjenestetilbud, basert på samarbeide og stordrift, til konkurransedyktige priser 3.1 Andre formål Eierkommunene forventer at selskapet: Ivaretar eierkommunenes rolle som samfunnsaktør i spørsmål om lokal og regional utnyttelse av ressursene i husholdningsavfallet i selskapets nedslagfelt, her under gjenvinning av energi, materialer og næringsstoffer Er eierkommunenes primærrådgiver i avfallsrelaterte spørsmål, og en synlig og samfunnsaktør i det holdningsskapende arbeidet i befolkningen Oppfyller kommunenes forpliktelser etter Lov om forurensinger og om avfall (FRL), knyttet til innsamling og gjenvinning av ressursene i husholdningsavfallet Ivaretar bestillerfunksjonen for renovasjonstjenester til kommunale virksomhet, for de av eierkommunene som ønsker dette. Bestillerfunksjonen skal ivaretas i tråd med eiernes hovedformål med selskapet. Tjenestene skal leveres til selvkost, og holdes regnskapsmessig adskilt fra tjenester knyttet til husholdningsavfall 4.0 Selskapets roller Selskapets kjernevirksomhet er å være kommunenes forvaltnings- og bestillerorgan, som leverer avfallstjenester til husholdninger, fritidsboliger og skoler og barnehager. I tillegg skal selskap, gjennom forretningsmessig samarbeide og partnerskap med andre samfunnsaktører, arbeide for å skape merverdier for samfunnet, regionalt og lokalt. 5.0 Selskapsstrategi Selskapet skal ha en egen selskapsstrategi, forankret i relevante nasjonale og lokale ambisjoner og føringer, eiernes eierstrategi, samt vedtektene for selskapet. Selskapsstrategien skal oppdateres minst en gang pr valgperiode, og formelt vedtas av representantskapet. Selskapsstrategien erstatter eierkommunenes avfallsplaner, og skal være eierkommunenes omforente avfallsstrategi. Selskapsavtale for RfD Side 2
5.1 Årlig eiermelding Selskapet skal årlig levere eiermelding, som behandles av representantskapet, og fremlegges for eierkommunene. Meldingen skal rapportere i forhold til gjeldende eierstrategi og selskapsstrategi, og gi informasjon om planlagte endringer i tjenestetilbudet, samt vesentlige endringer i kostnadsnivået for selskapet. 5.2 Endringer i renovasjonsgebyrene I forbindelse med eierkommunenes behandling av økonomiplaner, skal selskapet fremlegge beregningsunderlag for kommende års renovasjonsgebyr, og fremme forslag om endringer i renovasjonsgebyret i den enkelte eierkommune. 6.0 Eierskap i andre selskaper Selskapet kan etablere hel- eller deleide datterselskaper, der dette er nødvendig eller hensiktsmessig for å tjene selskapets formål. Slike selskapsetableringer må ikke komme i konflikt med andre eierinteresser kommunene måtte ha. 7.0 Etikk Selskapet skal som en del av sitt kvalitetssikringssystem ha etiske retningslinjer, for medlemmer i representantskap, styre, daglig ledelse og administrasjon. 8.0 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Drammen Kommune. 9.0 Selskapets organer Selskapets øverste myndighet er Representantskapet. Selskapet ledes av et styre og daglig leder. 9.1 Representantskapet Representantskapet består av 9 representanter, 1 valgt av hver kommune. Hver kommune velger også en vararepresentant. Representantene velges for valgperioden og valget skjer senest 15. november i valgåret. Det skal avgis 19 stemmer i representantskapet. Representantene stemmer i henhold til tabellen under. Kommune Ant stemmer Drammen 6 Hurum 1 Lier 2 Modum 2 Nedre Eiker 2 Røyken 2 Sande 1 Svelvik 1 Øvre Eiker 2 TOTALT 19 I valgår sammenkalles representantskapet senest 30. desember, for konstituering og valg av leder og nestleder. Ansvarlig for innkallingen er representantskapets siste Selskapsavtale for RfD Side 3
leder, før valget. Det legges samtidig en plan for representantskapets ordinære møter kommende år. Representantskapets myndighet er i samsvar med LIS, jfr. 7, og denne selskapsavtalen. Representantskapet skal behandle og vedta selskapets selskapsstrategi, minst en gang hver valgperiode. Representantskapet vedtar økonomiplan og budsjett for neste år, senest 15. desember, hvert år. Representantskapet skal behandle selskapets eiermelding i samme møte som regnskapet fastsettes. Eiermelding og regnskap skal behandles senest 30. april året etter regnskapsåret. Representantskapet fatter nødvendig beslutninger på vegne av eierne, med utgangspunkt i gjeldende eierstrategi, vedtekter og selskapsstrategi. Representantskapet kan utvide styrets plikter, men ikke innskrenke dets myndighet. Saksbehandlingen i representantskapet reguleres av 9 i LIS. Det skal avholdes minst to møter i representantskapet pr år. 9.2 Styret Styret har 5 medlemmer som velges av representantskapet. Representantskapet velger leder og nestleder i styret. De ansatte i selskapet har 1 observatør i styret. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Ordinært, årlig valg skjer i representantskapsmøtet som behandler årsmelding og regnskap. Styrets myndighet følger av 13 i LIS, og denne selskapsavtalen. Er styret av den oppfatning at det ikke kan ta ansvaret for å gjennomføre sine oppgaver innenfor de rammer representantskapet eller kommunestyre setter, plikter det å stille sine plasser til disposisjon, etter først å ha lagt saken frem for representantskapet til fornyet behandling. Styret fremlegger forslag til selskapsstrategi for representantskapet, minst en gang hver valgperiode. Styret fremlegger forslag til økonomiplan og budsjett for neste år for representantskapet, senest 15. desember, hvert år. Styret fremlegger beregningsunderlag for kommende års renovasjonsgebyr, og fremme forslag om endringer i renovasjonsgebyret overfor den enkelte eierkommune. Styret legger hvert år frem eiermelding for representantskapet, sammen med forslag til regnskap. Selskapsavtale for RfD Side 4
Saksbehandlingen i styret reguleres av 12 i LIS. 9.3 Daglig leder Daglig leder tilsettes av styret. Styret fastsetter daglig leders stillingsinstruks og godtgjørelse. Daglig leder har den myndighet som styret bestemmer, innen rammene av styrets mandat. 10 Innskudd Deltakernes innskudd i selskapet er i henhold til nedenstående tabell: Kommune Innskudd %-andel Drammen 338 000 33,8 Hurum 51 000 5,1 Lier 132 000 13,2 Modum 77 000 7,7 Nedre Eiker 126 000 12,6 Røyken 100 000 10,0 Sande 45 000 4,5 Svelvik 38 000 3,8 Øvre Eiker 93 000 9,3 Totalt 1 000 000 100 11 Ansvar Deltakernes ansvar fordeler seg i samsvar med innskuddsandelene i tabellen ovenfor. 12 Delegasjon av myndighet til selskapet I medhold av Lov om forurensing og om avfall (FRL) 83, 1.ledd har selskapet delegert myndighet til å ivareta følgende, kommunale forpliktelser etter FRL: 29 om krav til anlegg for behandling av avfall 30, første ledd, om innsamling av husholdningsavfall 31, første ledd, om håndtering av spesialavfall 35 annet ledd, om avfall fra utsalgssteder, turistanlegg og utfartssteder I medhold av Lov om forurensing og om avfall (FRL) 83, 2.ledd har selskapet delegert myndighet til å fatte enkeltvedtak etter følgende bestemmelser FRL: 34, 4. og 5.ledd, om innkreving av avfallsgebyr 35, siste ledd, om avfall fra utsalgssteder, turistanlegg og utfartssteder 37 om pålegg om å rydde opp i avfall, eller betale for opprydding Selskapet skal håndheve de bestemmelser som er gitt i kommunenes renovasjonsforskrifter. Selskapet skal påse at forskriftene er i samsvar med nasjonale rammer, gjeldende eierstrategi og selskapsstrategi. Endringer i renovasjonsforskriftene skjer i tråd med retningslinjer gitt i gjeldende eierstrategi. Myndighet og oppgaver etter disse bestemmelser er gitt til styret i selskapet. Selskapsavtale for RfD Side 5
13 Klager Med hjemmel i Lov om offentlig forvaltning (FL), 28, 2.ledd skal det velges felles klagenemnd for behandling av klager på enkeltvedtak i henhold til pkt 13 ovenfor. Felles klagenemnd skal ha 9 medlemmer, en valgt fra hver deltagende kommune. Representantene velges senest 15. november i valgåret. Forberedelse av saker til nemnda skjer i regi av administrasjonen i Drammen kommune, der selskapet har sitt hovedkontor. 14 Låneopptak Representantskapet kan beslutte at det skal tas opp lån innenfor en samlet ramme på 115 mill. kr. Av disse kan inntil 90 mill. kr øremerkes til investeringer. Innenfor rammen kan selskapet ta opp lån til likviditetsformål med inntil 25 mill. kr, i samsvar med LIS. Lånerammen omfatter de lån som er gitt selskapet fra hver av kommunene i forbindelse med oppstart av selskapet. Lån kan bare tas opp til kapitalformål som omfattes av selskapsstrategien. Selskapets økonomiplan må vise hvordan låneforpliktelsene skal innarbeides i selskapets økonomi. Gjøres låneopptak utenom økonomiplanen, skal økonomiplanen revideres i forbindelse med beslutning om låneopptaket. Revidert økonomiplan skal fremlegges for representantskapet. 15 Regnskap Regnskapene skal føres etter regnskapsloven. Regnskapet føres slik at kostnadene ved aktiviteten i hver kommune fremkommer. 16 Revisjon Selskapet skal ha statsautorisert revisor. 17 Rett til innsyn Deltakernes kontrollkomiteer har rett til innsyn i alle forhold vedrørende selskapet. 18 Offentlighetsloven Offentlighetsloven gjøres gjeldende så langt den passer, med unntak for ansettelsessaker. 19 Forvaltningsloven Forvaltningsloven eller tilsvarende bestemmelser skal gjelde for selskapet, med unntak av de bestemmelser som gjelder ansettelser. 20 Endringer i selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres av representantskapet i samsvar med 4, 1. og 3. ledd i LIS 21 Forholdet til Lov om interkommunale selskaper (LIS) For øvrig får de til en hver tid gjeldende regler i LIS anvendelse Selskapsavtale for RfD Side 6