MULIGHETSSTUDIE FOR IKKE-MEDISINSKE STØTTETJENESTER.

Saksnummer: 200900126 KRAVSPESIFIKASJON FOR KONSULENTTJENESTER VEDRØRENDE MULIGHETSSTUDIE FOR IKKE-MEDISINSKE STØTTETJENESTER. For oppdragsgiver Bodø: 12.mai 2009 Tor-Arne Haug Direktør for forretningsutvikling

OPPDRAGET 1. Oppdragsgiver Helse Nord RHF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse om levering av konsulenttjenester for bistand til gjennomføring av en kartlegging og mulighetsstudie for ikke-medisinske støttetjenester innenfor drift av helsebygg. Med ikke-medisinske støttetjenester menes bl.a. renhold, matforsyning, sentralbord-, resepsjons- og vakttjenester, samt tekniske forvaltnings- og driftstjenester. Anskaffelsen gjennomføres av Helse Nord RHF og vil omfatte samtlige helseforetak som nevnt i pkt. 1.2 i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver med underliggende helseforetak har ca. 12.000 ansatte og et samlet driftsbudsjett i 2009 på ca 12 milliarder NOK. Benevnelsen Helse Nord er et samlebegrep som omfatter oppdragsgiver med underliggende helseforetak. 2.a Anskaffelsens formål Anskaffelsens formål er å inngå avtale med leverandører av konsulenttjenester til å gjennomføre en mulighetsstudie. Mulighetsstudien skal kartlegge og verifisere dagens drift av ikke-medisinske tjenester, og datagrunnlaget for dette, samt avklare om det er mulig å få disse tjenestene levert mer effektivt fra eksterne leverandører. Som en del av oppdraget skal derfor konkurransegrunnlag for eventuelle forespørsler til ekstern drift av støttefunksjonene utarbeides. Bakgrunnen for en slik gjennomgang er følgende vedtak i styret i Helse Nord RHF, styresak 17-2009 Økonomirapport nr 1-2009 og 2-2009: 4. Styret ber helseforetakene vurdere effektivisering av driftsfunksjoner som renhold, kjøkken/kantine, bilhold, brøyting o. a. ved helseforetakene og ber om tilbakemelding av hvilke tiltak som vurderes gjennomført senest innen 30. juni 2009. Mulighetsstudien vil være første trinn i en mulig 3-delt prosess som skjematisk er tenkt som følger: 1. Mulighetsstudien - Analyse og rådgivning 2. Omstilling og endringer 3. Drift og kontinuerlig forbedring. Faktakartleggingen i den analysen som oppdragsgiver nå ber om tilbud på, og metoden som blir benyttet i mulighetsstudien forutsettes benyttet av oppdragsgiver, som parallelt med utførelsen av denne avtalen, skal utrede forbedringspotensialet ved fortsatt drift i egenregi. Prosjektet skal fremlegge klare råd og anbefalinger til beslutning hos Helse Nord, samt synliggjøre de forutsetninger som må legges til grunn for gevinstrealisering. 2.b Oppdragets omfang og kompleksitet Mulighetsstudien skal gjennomføres ved alle helseforetak i Helse Nord med institusjonsdrift, og et hovedmål vil være å avklare i hvilken grad det ved omstilling kan oppnås betydelige ressursbesparelser og bedret støtte til helseproduksjonen. Studien skal i hovedsak inneholde følgende elementer: 2

1. Definere kjernevirksomhetens behov og krav til støttetjenester, 2. Definere hvilke tjenester som ligger utenfor kjernevirksomhet 3. Kartlegging og analyse av støttetjenestene i forhold til omfang og behov, organisering, bemanning og kostnader 4. Analysere dagens tjenester og kostnadsnivå opp mot internasjonal Best Practice 5. Avdekke lønnsomheten av å sette ut deler eller all driften av disse tjenestene til eksterne leverandører og om dette er mulig å gjennomføre på en bedre måte i forhold til krav fra kjernevirksomheten 6. Utarbeide alternative løsninger, basert på eksternt kjøp, med nytt kostnadsnivå 7. Utarbeide plan for gjennomføring av evt. videre prosess 8. Definere krav til måling og oppfølging av ytelser og kostnader 9. Analysere omfang av omstillingskostnader 10. Gi klare råd om hvilke nye løsninger som gir lavest mulige kostnader og ytterligere effektivisering over tid 11. Utarbeide prosessforløp for videre arbeid, herunder involvering av aktuelle medarbeidere og organisasjoner innefor de aktuelle tjenesteområdene 12. Utarbeide konkurransegrunnlag for ekstern drift av tjenesteområdene Leverandøren bes beskrive hvilke(n) metodikk som vil benyttes ved gjennomføring av oppdraget, og oppfordres herunder til å komme med forslag til forbedringer til elementene over, som også er oppdragsgivers foreløpige oversikt over arbeidsoppgaver. Helse Nord skal ha all eiendomsrett til studien som skal dokumenteres, herunder skal fullstendig datagrunnlag, alle skjemaer, metodikk og annet materiell som valgt leverandør bruker i leveransen inngå. Resultatet av punktene 1-4 som beskrevet over, vil bli benyttet av oppdragsgiver som grunnlag for den interne driftsanalysen som skal gjennomføres i egenregi, og oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte leverandørens metodikk i dette arbeidet for å sikre at resultatene fra begge delstudier blir sammenlignbare. Oppdragsgiver forutsetter, og forbeholder seg retten til, ved en eventuell senere konkurranseutsetting av hele eller deler av støttetjenestene, å offentliggjøre alt tilgjengelig materiale som er utarbeidet som en del av denne studien. Studien skal organiseres slik at den sikrer nødvendig involvering og forankring i utredningsarbeidet. Slik organisering vil bli tatt opp i et oppstartmøte med prosjektgruppen og valgt(e) leverandør(er). Leverandøren skal utarbeide skisse til tidsplan for gjennomføring av oppdraget, som minst må inneholde: Forslag til organisering Fremdrift og leveranser Samlet ressursbruk i prosjektet 3. Kvalitet det tilbudte personellets kompetanse/erfaring Oppdraget er komplekst og tenkes gjennomført som et prosjekt. Det stilles store krav til prosjektleders og prosjektdeltakeres kompetanse og erfaring. Oppdragsgivers forventning er at kartlegging, analyse og beskrivelse av mulighetsbilder skal være basert på reell og virkelighetsnær informasjon og gi realistiske mulighetsbilder. Leverandørens bes dokumentere det tilbudte personells kompetanse ved cv, referanser el. 3

Oppdragsgiver anser det som viktig for kvaliteten på studien, at leverandørens personell/prosjektgruppe er organisert slik at den innehar tilstrekkelig kapasitet samt kompetanse og realerfaring innenfor følgende områder: 1. Analyse og løsningsutvikling av det/de aktuelle tjenesteområder, herunder: a. Økonomiske analyser og modellering b. Risikoanalyse c. Relevant prosessforståelse, herunder bl.a. a. Arbeidsprosesser b. Forståelse av verdikjede-/ verdikonfigurering c. Samhandling d. Analyse av krav til tjenesteleveranser, herunder bl.a. a. ytelse og kvalitet b. grensesnittproblematikk c. arbeidsprosesser d. kompetanse og systemer e. SLA-/ KPI-regimer (SLA: Service level agreement. KPI: Kvalitetsprosessindikatorer) e. Anvendelse av relevante norske og internasjonale benchmarkingdata f. Utvikling av alternative tjenesteleveranseløsninger, herunder fokus på: a. partnerskapsmodeller b. incentivløsninger og innovasjon c. samordning og synergi d. skalerbarhet og stordriftsøkonomi e. ledelsesmodeller, styringsmodeller og organisering f. garantiordninger g. I tilknytning til matforsyning og renhold må det, av hensyn til de omgivelser tjenestene skal ytes i, dokumenteres kompetanse innenfor hygiene, for eksempel ved hygienesykepleier. 2. Erfaring fra kompleks prosjektgjennomføring i store organisasjoner, organisering av interne støttetjenester og konkurranseutsetting av tjenester i privat og/eller offentlig sektor, herunder bl.a.: a. prosjektledelse og delprosjektledelse b. prosjektstyring og rapportering c. utarbeidelse og gjennomføring av anbudsprosesser d. omstilling med virksomhetsoverdragelse e. implementering/ operasjonalisering f. utarbeidelse av kontraktsmodeller g. etablering og implementering av SLA-regimer h. måling og oppfølging inkludert KPI-regimer i. planlegging, prosjektorganisering og regi j. mobilisering og prosessforankring Leverandøren bes beskrive hvordan han vil organisere sitt tilbudte personell, for så vidt gjelder sammensetning av kompetanse og erfaring i forhold til den/de aktuelle driftsområder. 4. Priser Oppdragsgiver ber om å få en fast pris for dette oppdraget, der timeforbruk og timepriser skal oppgis, sammen med pris på reisekostnader. Vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget som er et prisskjema, skal utfylles. Leverandør må påregne at tjenesten både skal utføres hos leverandøren og til en viss grad hos oppdragsgiver/kunden, herunder prosjektmøter. Reisekostnader dekkes etter statens satser. Antatte reisekostnader skal være basert på dette. 4

Oppdragsgiver har leverandøravtaler for reise og opphold (kan bestilles gjennom vår reisebyråavtale, flyavtale og hotellavtale), og disse skal normalt benyttes ved reiser tilknyttet utførelse av oppdrag. 5. Omfang Alle helseforetak i Helse Nord omfattes av avtalen. Følgende helseforetak eies av oppdragsgiver: Helseforetak Helse Finnmark HF Universitetssykehuset Nord Norge HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Hovedlokasjoner Hammerfest*, Kirkenes Tromsø* (og Longyearbyen), Harstad, Narvik Bodø*, Gravdal, Stokmarknes Rana*, Sandnessjøen, Mosjøen Steder merket med stjerne er foretakets hovedkontoradresse. I tillegg finnes det mindre institusjoner utenfor disse stedene. For å lette tilbudsarbeidet har vi satt opp noen tabeller med enkelte nøkkeltall som gir en viss indikasjon på omfanget av driften i disse områdene i Helse Nord. Dette datagrunnlaget må oppgraderes og tilpasses de analysene og vurderingene oppdragsgiver vil ha svar på. Enkelte tall i tabellene er basert på ulik kostnadsføring, noe føres over drift, mens andre kostnader føres som innkjøp. Store deler av den aktuelle tjenesteproduksjonen gjennomføres internt, mens noen områder allerede er satt ut til eksterne leverandører, f.eks. innenfor renhold og vaskeritjenester. De eksterne leveransene skal dataregistreres, men ikke inngå i mulighetsstudien. Enkelte kostnadskomponenter - teknisk drift i Helse Nord - 2007 HLSH NLSH UNN HFHF SNHF RHF HN IKT Sum Drift av bygninger 19 617 59 009 115 732 22 035 2 282 2 626 3 492 224 793 - Herav energi 11 975 33 927 42 524 2 473 0 145 579 102 312 Div. inventar, verktøy og rekvisita 6 106 9 538 14 002 6 156 1 136 130 555 37 624 Vedlikehold bygg 8 885 18 231 29 621 7 304 0 0 0 64 041 Vedlikehold utstyr 9 165 21 956 40 181 13 726 45 3 379 4 558 93 012 Tekstiler 4 669 11 901 30 870 6 066 203 0 0 53 709 Mat- og drikkevarer 6 501 18 316 37 085 7 272 0 0 0 69 175 Telefoni 2 413 7 579 12 474 4 924 494 20 281 6 817 54 981 Kostnader transportmidler 3 295 5 500 10 470 1 949 0 0 40 21 254 Skadeforsikring 944 2 268 3 875 862 20 53 0 8 021 "FDV"-kostn. eks lønn/leide tj. 61 595 154 298 294 311 70 295 4 179 26 469 15 463 Tall i 1.000 kroner (totalsum 626 mill kroner) 626 609 Drift av bygninger er sammensatt slik: HLSH NLSH UNN HFHF SNHF RHF HN IKT Sum Leie lokaler 4 284 022 7 221 712 35 538 642 3 438 514 1 828 641 2 176 545 2 604 498 57 092 574 Vann, avløp ol. 2 763 383 8 492 239 11 927 163 4 351 009 2 869 27 536 664 Spesialavfall 179 054 101 988 281 042 Elektrisk kraft 8 415 290 30 847 379 36 763 020 11 529 080 144 949 578 672 88 278 390 Fyringsolje, brensel og annen energ 3 559 853 3 079 343 5 760 584 1 634 230 14 034 010 Varmeenergi 15 448 352 15 448 352 Renhold 71 622 8 374 931 7 414 753 838 473 337 853 237 619 166 087 17 441 337 Annen kostnad lokaler 523 104 288 722 2 090 104 207 981 97 625 66 621 98 040 3 372 197 Vakthold/alarmsystemer 525 844 686 996 35 920 15 117 44 762 1 308 639 Drift av bygninger 19 617 274 59 009 224 115 731 603 22 035 206 2 282 105 2 625 734 3 492 059 224 793 205 Forkortelsene står for hhv Helgelandssykehuset (HLSH) (Mo, Mosjøen og Sandnessjøen), Nordlandssykehuset (NLSH) (Bodø, Lofoten og Vesterålen), Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) (Tromsø, Narvik og Harstad), Helse Finnmark HF (HFHF) (Hammerfest og Kirkenes), Sykehusapotek Nord (SNHF), Helse Nord RHF (RHF), Helse Nord IKT (HN IKT). De tre siste enhetene er ikke direkte omfattet av denne mulighetsstudien. 5

I tabellene nedenfor viser anslag på arealer og FDV (forvaltning, drift, vedlikehold) kostnader for Helse Nords institusjonsbygg. I tillegg eier og driver foretakene en rekke boliger og barnehager. Barnehagene er i ferd med å bli solgt til andre eiere, primært kommuner, mens det pågår en prosess for å selge ut boliger vi ikke trenger. Nøkkeltall bygg Foretak m2 inst.bygg Helgeland 46 894 Nøkkeltall årskostnader pr kvadratmeter Nordland 94 943 Hålogaland 72 031 Kjernevirks. 14 000 UNN 125 836 FDV 850 Finnmark 58 151 Kapitalkost 1 950 Sum 397 855 Driftskostnader institusjonsbygg Helse Nord, beregnet m/nøkkeltallskostnader Foretak m2 inst.bygg Kjernekost FDV-kostnad Kapitalkostn Sum kostn Helgeland 46 894 656 516 000 39 859 900 91 443 300 787 819 200 Nordland 94 943 1 329 202 000 80 701 550 185 138 850 1 595 042 400 Hålogaland 72 031 1 008 434 000 61 226 350 140 460 450 1 210 120 800 UNN 125 836 1 761 704 000 106 960 600 245 380 200 2 114 044 800 Finnmark 58 151 814 114 000 49 428 350 113 394 450 976 936 800 Sum 397 855 5 569 970 000 338 176 750 775 817 250 6 683 964 000 Antall årsverk innefor de enkelte FDV-områdene fremkommer av følgende tabell. Tabellene inneholder bare data for den somatiske delen. Psykisk helse er ikke inkludert, og for disse er det sykehusenheter i Bodø og Tromsø, samt en rekke institusjoner fordelt over landsdelen. 6

FDV-årsverk. Antall årsverk pr enhet innenfor det somatiske området i Helse Nord Lofoten Vesterålen Bodø Sum NLSH Harstad Narvik Tromsø Sum UNN Barnehage 28,0 28,0 17,4 0,0 17,4 Boliger 0,0 0,0 3,4 3,4 0,6 2,1 4,4 7,1 Innkjøp 2,4 0,0 10,3 12,7 2,9 4,0 18,3 25,2 Kjøkken 3,3 7,8 17,2 28,4 19,8 10,8 68,6 99,2 Kontortjeneste 19,5 28,6 138,7 186,7 40,1 30,0 271,6 341,7 Med. Tek. 0,8 2,4 6,6 9,8 3,1 2,2 19,8 25,0 Portør 1,6 9,5 11,1 19,7 19,7 Teknisk drift 5,3 9,6 26,1 41,1 14,5 9,0 71,1 94,6 Vaskeri/ Renhold 10,6 15,0 2,5 28,1 1,7 13,5 68,1 83,3 43,6 63,5 242,3 349,4 100,0 71,6 541,6 713,2 Hfest Kirkenes Sum Finnm Mosjøen Rana Sandnessj Sum Helgel Sum alle Barnehage 2,1 11,7 13,8 59,2 Boliger 3,7 3,1 6,8 0,0 0,0 0,0 0,0 17,3 Innkjøp 1,1 1,0 2,1 0,0 2,6 2,1 4,7 44,6 Kjøkken 11,3 10,5 21,9 4,5 10,3 10,4 25,2 174,7 Kontortjeneste 46,9 29,6 76,5 18,7 37,0 20,3 76,0 680,9 Med. Tek. 2,7 3,2 5,9 0,0 2,0 2,0 4,0 44,8 Portør 30,8 Teknisk drift 11,3 7,2 18,5 8,2 8,6 7,0 23,8 178,0 Vaskeri/ Renhold 18,8 14,3 33,1 8,8 18,9 10,5 38,2 182,8 97,9 80,6 178,5 40,3 79,3 52,3 171,9 1 413,1 Flere detaljerte data vil bli gjort tilgjengelig og en del av oppdraget vil være å gå nærmere inn på dette datagrunnlaget, systematisere og sette det sammen på en annen måte for å få et godt og kvalitetssikret faktagrunnlag. Avhengig av tilbudets arbeidsoppfang og av hvilken evne vi internt har til å følge opp leverandørens behov for bistand til datainnsamlingen, forbeholder vi oss retten til å avgrense oppdraget til å omfatte fra ett til alle helseforetak. I utgangspunktet skal mulighetsstudien omfatte alle. Leverandøren må i sitt tilbud klargjøre hvilken medvirkning som vil trenges fra oppdragsgiver og hvilket datagrunnlag som oppdragsgiver må bidra til å skaffe til veie. Mulighetsstudien forutsettes å være sluttført innen utgangen av september 2009. 7