Sak 8, Vedtektsendringer og instruks for valgkomiteene Fra: Styret Til: Forstanderskapet Dato: 29. mars 2016 NOTAT VEDR VEDTEKTSENDRINGER Ny lov om finansforetak og finanskonsern (finansforetaksloven) trådte i kraft 1. januar 2016. Finansforetaksloven erstatter blant annet sparebankloven og finansieringsvirksomhetsloven, og bygger på allmennaksjelovens regler om selskapsstruktur. Institusjonene har ett år på seg til å tilpasse seg den nye loven. Styret viser til gjennomgangen av ny lov i forstanderskapsmøte 8. desember 2015. I dette møtet ble det redegjort for de virkningene loven ville få for Totens Sparebank, herunder endringer av vedtektene. På bakgrunn av informasjonen i dette møtet, legger nå styret fram for forstanderskapet forslag til nye vedtekter, samt forslag til instruks for valgkomiteene i Totens Sparebank. Sparebankforeningen og en gruppe jurister fra noen av sparebankene utarbeidet et utkast til normalvedtekter for sparebankene. Utkastet til vedtekter ble forelagt Finanstilsynet, som ga sin tilslutning til utkastet. Forslaget til nye vedtekter for Totens Sparebank bygger i all hovedsak på dette forslaget til normalvedtekter. Kontrollkomiteen Den nye finansforetaksloven stiller ikke lenger krav om egen kontrollkomite. Disse oppgavene dekkes i dag av bl.a. internrevisjonen, og lovforslaget er en forenkling og tydeliggjøring av ansvarsforholdene sammenlignet med dagens organisering. Avviklingen av kravet til kontrollkomite er i tråd med Banklovkommisjonens utkast, og både FNO og Sparebankforeningen støttet i sine høringskommentarer avvikling av kontrollkomiteen. Styret innstiller derfor på at kontrollkomiteen avvikles i tråd med finansforetakslovens intensjoner. Gavekomiteen Styret foreslår å videreføre generalforsamlingens valg av gavekomite, og foreslår dette formalisert i Instruks for valgkomiteene i Totens Sparebank. Gavekomiteens mandat og oppgaver er beskrevet i bankens gavestrategi, vedtatt på styremøte 12. januar 2016. Generalforsamlingens høstmøte Forstanderskapet har tidligere hatt et høstmøte, som har fungert som informasjonsmøte og kontaktpunkt mellom styret, forstanderskapet og bankens administrasjon. Det er styrets oppfatning at dette har vært nyttig for alle parter og ønsker derfor å videreføre ordningen med et høstmøte for generalforsamlingens medlemmer. Styret fremmer vedlagte forslag til vedtekter, samt instruks for valgkomiteene for forstanderskapet. Se vedlagte saksnotater: 1. Nye vedtekter 2. Gamle vedtekter 3. Instruks for valgkomiteene 4. Utdrag fra gavestrategien Forskrift om egenkapitalbevis m.v. Forskrift om innskyternes valg m.v.
Kap.1 Foretaksnavn forretningskontor formål
VEDTEKTER (Siste vedtatte endring foretatt i forstanderskapsmøte 14. mai 2012. Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
Kapittel 1 3 Firma Kontorkommune Formål 3 Kapittel 2 3 Grunnfondet 3 Kapittel 3 4 Forstanderskap 4 Innskyternes valg til Forstanderskapet 4 Kommunestyrenes valg til Forstanderskapet 5 Innskyternes deltagelse i valget til Forstanderskapet 5 Egenkapitalbeviseiernes deltagelse i valget til Forstanderskapet 5 Kapittel 4 6 Kontrollkomitéen 6 Kapittel 5 6 Styrets sammensetning 6 Styret. Innkalling. Vedtak. Protokoll 6 Styrets ansvar og plikter 7 Revisjonsutvalg 7 Daglig leders ansvar og plikter 7 Kapittel 6 8 Valgkomiteen 8 Kapittel 7 8 Årsoppgjøret. Beretninger. Tidsfrister 9 Utsendelse av dokumenter lagt ut på bankens nettsider 9 Kapittel 8 9 Revisjonen 9 Kapittel 9 9 Overskudd - gaver 10 Kapittel 10 10 Tjenestetid og aldersgrense 10 Høyeste aldersgrense for tjenestemenn 10 Kapittel 11 10 Vedtektsendringer 10 VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 2 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
KAPITTEL 1 FIRMA KONTORKOMMUNE FORMÅL 1 1 Totens Sparebank er opprettet den 15. februar 1854. Sparebanken har sitt sete i Østre Toten kommune og avdelinger i Vestre Toten, Gjøvik, Hamar, Eidsvoll, Lillehammer og Oslo kommuner. Den har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere og forvalte på en trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lover som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan utføre alle vanlige bankforretninger og banktjenester i samsvar med Sparebanklovens bestemmelser, samt de investeringstjenester i samsvar med verdipapirhandellovens bestemmelser Sparebanken til enhver tid har tillatelse til å tilby. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten utover utbytte på egenkapitalbevis.. KAPITTEL 2 GRUNNFONDET 2 1 Sparebankens opprinnelige grunnfond, 2.487 spesidaler, var ytt av private bidragsytere. Dette fondet er tilbakebetalt. Med Kongens samtykke har Forstanderskapet vedtatt å utstede omsettelige og utbytteberettigede egenkapitalbevis med representasjonsrett i Forstanderskapet i henhold til finansieringsvirksomhetsloven. Sparebankens eierandelskapital i henhold til foranstående ledd utgjør NOK 367 472 040 fordelt på 6 124 534 egenkapitalbevis à kr 60 fullt innbetalt. Egenkapitalbevis som overdras til ny eier, gir ikke stemmerett før fire uker etter at ervervet er meldt til banken. For egenkapitalbevis registrert i Verdipapirsentralen skal likevel eier ha stemmerett dersom det godtgjøres at ervervet er registrert i Verdipapirsentralen. VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 3 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
KAPITTEL 3 FORSTANDERSKAP 3 1 Sparebankens forstanderskap skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og Forstanderskapets vedtak. Forstanderskapet skal ha 26 medlemmer med 16 varamedlemmer. Seks medlemmer med seks varamedlemmer velges av innskyterne, jfr. 3 2. Seks medlemmer med tre varamedlemmer velges av kommunene, jfr. 3 3. Seks medlemmer med tre varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med regler fastsatt av Kongen. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar. Åtte medlemmer med fire varamedlemmer velges av egenkapitalbeviseierne i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet. Valget må være avholdt innen utgangen av april. Medlemmene av Forstanderskapet velges for fire år. Varamedlemmer som velges av innskyterne, velges for ett år. Varamedlemmer som velges av de ansatte, velges for to år. Varamedlemmer som velges av kommunestyrene og av egenkapitalbeviseierne, velges for fire år. Leder og nestleder velges i særskilt valg. Valgene gjelder for 1 år INNSKYTERNES VALG TIL FORSTANDERSKAPET 3 2 De innskyterne som bor eller har sitt virke, eller for upersonlig innskytere sitt sete i Østre Toten, Vestre Toten og Gjøvik kommuner, og som har, og i de siste seks månedene har hatt et innskudd på minimum 500 kroner, velger annethvert år henholdsvis ett og to medlemmer, og seks varamedlemmer. For de år der det velges to medlemmer, skal det velges ett medlem fra hver av Østre Toten og Vestre Toten kommuner. For de år der det velges ett medlem, skal dette velges fra Gjøvik kommune. Fordelingen ved de første valg etter vedtektsendringen avgjøres ved loddtrekning, som foretas av innskyternes valgkomitè. Bare myndig person kan som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter stemme ved valget. Ingen kan avgi mer en to stemmer, én på grunnlag av eget innskudd og én som representant for annen innskyter. Innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer skal skje på valgmøter i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet. Til forstandere og varamedlemmer kan innskytere bare velge myndige, personlige innskytere som har stemmerett etter første ledd jfr. 8a i Sparebankloven. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av april. VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 4 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
Av de innskytervalgte forstandere som er valgt ved første valg, går en fjerdedel ut etter loddtrekning hvert av de første tre år, og deretter de som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Uttredende medlemmer kan gjenvelges jfr. kap 10. KOMMUNESTYRENES VALG TIL FORSTANDERSKAPET 3 3 Kommunestyrene i Østre Toten, Vestre Toten og Gjøvik kommuner velger hvert fjerde år 6 medlemmer med 3 varamedlemmer etter følgende fordeling: To medlemmer fra Østre Toten kommune To medlemmer fra Vestre Toten kommune To medlemmer fra Gjøvik kommune Ett varamedlem fra hver av kommunene. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av januar. INNSKYTERNES DELTAGELSE I VALGET TIL FORSTANDERSKAPET 3 4 Innskytere som vil delta i valg etter 3 2, skal melde seg hos banken innen en bestemt frist som angis i innkallingen, og som ikke skal utløpe tidligere enn fem dager før valget finner sted. Har en innskyter ikke meldt seg i rett tid, kan han nektes adgang til å delta i valget. EGENKAPITALBEVISEIERNES DELTAGELSE I VALGET TIL FORSTANDERSKAPET 3 5 Egenkapitalbeviseiere som vil delta i valg til Forstanderskapet, skal melde seg hos banken innen en bestemt frist som angis i innkallingen, og som ikke skal utløpe tidligere enn tre dager før valget finner sted. Har en egenkapitalbeviseier ikke meldt seg i rett tid, kan han nektes adgang til å delta i valget. Hvert egenkapitalbevis gir en stemme. Ingen egenkapitalbeviseiere kan stemme for mer enn 10% av samtlige stemmeberettigede egenkapitalbevis eller avgi mer enn 20% av de stemmer som er representert i valgmøtet. Antall egenkapitalbevis i banken er 6 124 534 For øvrig gjelder egenkapitalbevisforskriften 3-9 for egenkapitalbeviseiernes valg til Forstanderskapet. VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 5 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
KAPITTEL 4 KONTROLLKOMITÉEN 4 1 Forstanderskapet velger annethvert år en kontrollkomité med tre medlemmer og ett varamedlem. Ett medlem skal tilfredsstille de krav som stilles til dommere etter lov av 13. august 1915 om domstolene, 54, annet ledd.. Leder og nestleder i Kontrollkomiteen velges av Forstanderskapet ved særskilt valg. Valgene gjelder for 2 år Kontrollkomitéen skal føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med Sparebanklovens 13 og instruks gitt av Forstanderskapet og godkjent av Finanstilsynet. KAPITTEL 5 STYRETS SAMMENSETNING 5 1 Styret består av sju medlemmer med fem varamedlemmer valgt av Forstanderskapet. Leder og nestleder velges av Forstanderskapet ved særskilte valg. Valgene gjelder for 2 år. Minst ett medlem, med minst ett varamedlem velges blant de ansatte. For dette medlemmet skal det velges et personlig varamedlem. Det personlige varamedlemmet har møte- og talerett. Bare medlemmer av Forstanderskapet som er valgt av de ansatte, har forslagsrett ved valg av de ansattes styremedlem og varamedlem. Samtlige valgte medlemmer velges for to år og varamedlemmer for ett år. Uttredende medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges, jer. kap. 10. STYRET. INNKALLING. VEDTAK. PROTOKOLL 5 2 Leder kaller Styret sammen til møte minst én gang i måneden og/eller så ofte sparebankens virksomhet tilsier det, eller når et styremedlem krever det. Styret er vedtaksført når minst fem medlemmer er til stede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves at minst fire medlemmer har stemt for det. Ved stemmelikhet gjør lederens eller møtelederens stemme utslaget. Styret forhandlingsprotokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 6 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
STYRETS ANSVAR OG PLIKTER 5 3 Styret leder sparebankens virksomhet i samsvar med lov, vedtekter og nærmere forskrifter gitt av Forstanderskapet Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over, forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisasjon av bankens virksomhet og har plikt til å sørge for at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret fastsetter bevilgningsreglementet for sparebanken. Av bevilgningsreglementet skal det fremgå i hvilken utstrekning andre enn Styret kan bevilge lån, garantier og diskontere forretningspapirer. Styret fastsetter rentene for innskudd og utlån og de nærmere vilkår for utlån og for mottak og utbetaling av innskudd i samsvar med mulige regler fastsatt av Finanstilsynet. Styrets leder eller banksjefen eller to av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelsen av sparebanken. Styret skal påse at banken har god intern kontroll for oppfyllelse av de bestemmelser som gjelder for virksomheten, herunder bankens verdigrunnlag og etiske retningslinjer. REVISJONSUTVALG 5 4 Banken skal ha et revisjonsutvalg som skal velges av og blant styrets medlemmer. Revisjonsutvalget skal være et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for Styret. Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styremedlemmer som er ledende ansatte, kan ikke velges til medlemmer av revisjonsutvalget. Revisjonsutvalget skal: a) forberede styrets oppfølgning av regnskapsrapporteringsprosessen, b) overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert c) ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet, d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jf. revisorloven kapittel 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten. DAGLIG LEDERS ANSVAR OG PLIKTER VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 7 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
5 5 Banksjefen har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge den instruks og de pålegg Styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Banksjefen skal sørge for at bankens bokføring er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltning er ordnet på en betryggende måte. KAPITTEL 6 VALGKOMITEEN 6 1 Forstanderskapet velger en valgkomité blant Forstanderskapets medlemmer. Valgkomiteen skal bestå av sju medlemmer og fire varamedlemmer og representanter fra alle grupper som er representert i Forstanderskapet. Valget gjelder for to år om gangen. Hvert år uttrer de som har gjort lengst tjeneste. Første gang uttrer fire medlemmer etter loddtrekning. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Et komitémedlem som trer ut, kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjonsperioden varer sammenhengende utover seks år. I slike tilfeller vil gjenvalg bare kunne skje etter at vedkommende har vært ute av valgkomiteen i minst ett år. Valgkomiteen skal forberede valg av leder og nestleder i Forstanderskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til Styret eksklusive de ansattes representanter, Kontrollkomitéens leder, nestleder og medlemmer og varamedlemmer. For det styremedlem med varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte innstilling. Valgkomitèen skal forberede innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer og egenkapitalbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer. For de innskytervalgte medlemmer med varamedlemmer som skal velges til Forstanderskapet skal kun de innskytervalgte representantene avgi innstilling. For de egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer med varamedlemmer som skal velges til forstanderskapet, skal kun de egenkapitalbeviseiervalgte representantene avgi innstilling. Komiteen skal også forberede valg av medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen som omhandles i denne paragraf. Valgkomiteens innstilling skal begrunnes. KAPITTEL 7 VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 8 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
ÅRSOPPGJØRET. BERETNINGER. TIDSFRISTER 7 1 Styret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og Styrets årsberetning) legges fram for revisor og Kontrollkomitéen. Årsoppgjøret skal så vidt mulig være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar. Når revisor har lagt fram sin beretning, jfr. revisorloven 5-6, og Kontrollkomitéen har gitt sin melding med uttalelse om hvorvidt resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som bankens regnskap, jfr. sparebanklovens 13, 7. ledd, skal Styret sende årsoppgjøret, revisjonsberetning og kontrollkomitèens melding til samtlige representanter innen 8 dager før det forstanderskapsmøte som behandler årsregnskapet. Forstanderskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebanklovens 11, 1. ledd, bokstav b for å ta imot Styrets årsberetning, revisjonsberetning og kontrollkomitèens melding og fastsette bankens regnskap og det årlige utbytte på egenkapitalbevisene. UTSENDELSE AV DOKUMENTER LAGT UT PÅ BANKENS NETTSIDER 7 2 Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet, er gjort tilgjengelige på bankens internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til forstanderskapets medlemmer eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til forstanderskapet. Et medlem i forstanderskapet eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet. KAPITTEL 8 REVISJONEN 8 1 Forstanderskapet velger revisor og fastsetter vedkommendes godtgjørelse. Slutter revisor, kan forstanderskapets leder sammen med Kontrollkomitéen engasjere en ny revisor som tjenestegjør til neste forstanderskapsmøte hvor endelig valg foretas. Revisor skal granske sparebankens årsoppgjør og regnskap og behandling av dens anliggender forøvrig i samsvar med lov og forskrifter gitt i medhold av lov, vedtekter og eventuelle pålegg gitt av Forstanderskapet. Revisjonsutvalgets uttalelse om forslag til revisor foreleges foranderskapet før valget. KAPITTEL 9 VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 9 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
OVERSKUDD - GAVER 9 1 Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag av utbytte på egenkapitalbevis skal legges til sparebankens fond. Ved beregning av overskudd gjelder finansieringsvirksomhetsloven 2b 18 første ledd Gaver og utbytte kan utdeles i samsvar med finansieringsvirksomhetsloven 2b-18. KAPITTEL 10 TJENESTETID OG ALDERSGRENSE 10 1 Et valgt medlem av eller leder for Forstanderskapet eller Kontrollkomitéen eller Styret kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lengre enn 12 år eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom han på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut. HØYESTE ALDERSGRENSE FOR TJENESTEMENN 10 2 Høyeste aldersgrense for banksjef og andre fast ansatte tjenestemenn er 67 år. KAPITTEL 11 VEDTEKTSENDRINGER 11 1 Endring av disse vedtekter kan vedtas av Forstanderskapet når forslag om dette er framsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst 2/3-deler av dem som er tilstede, og minst ½-parten av alle forstandere stemmer for det. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Finanstilsynet. 11 2 Disse vedtekter trer i kraft når de er godkjent i henhold til sparebankloven 5 siste punktum Fra samme tid oppheves tidligere vedtekter, fastsatt av Finanstilsynet 5. juli 1978 og senere endringer, sist godkjent av Finanstilsynet 23.06.2012 VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 10 av 10 (Behandlet i forstanderskapet 14. mail 2012) (Siste godkjenning i Finanstilsynet 23.06.2012)
INSTRUKS FOR VALGKOMITÉENE i TOTENS SPAREBANK Totens Sparebank har to valgkomitéer. Valgkomitéen for kundenes og generalforsamlingens valg omhandles i denne instruksen. Valgkomité for egenkapitaleiernes valg Valgkomitéen for egenkapitalbeviseiernes valg forbereder valg av generalforsamlingens medlemmer med varamedlemmer som representerer egenkapitalbeviseierne samt valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomitéen for egenkapitalbeviseierne og leder av denne valgkomitéen. Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper gjelder for egenkapitalbeviseiernes valg. Skulle forskriften oppheves, skal den fortsatt være virksom for Totens Sparebank inntil annet måtte bli bestemt av generalforsamlingen. Forskriften er vedlegg til denne instruksen. Valgene av kundenes og egenkapitalbeviseiernes representanter skal skje innen utgangen av februar måned.
Instruks for valgkomité for kundenes og generalforsamlingens valg Valg til og sammensetning av valgkomitéen. Generalforsamlingen velger valgkomitéen. Valgkomitéen består av fem medlemmer med to varamedlemmer. Alle grupperinger i generalforsamlingen skal være representert i valgkomitéen. I tillegg skal det være ett uavhengig medlem, fortrinnsvis et tidligere styremedlem. Valgkomitéen bør i størst mulig grad være representativ for kundesammensetning, aldersspredning, bankens markedsområde og rimelig fordeling mellom kjønnene. Valgkomitéens sammensetning må i tillegg være i tråd med kompetansekravene i denne instruksen. Funksjonstid. Valg til valgkomitéen gjelder for to år om gangen. Samlet funksjonstid for medlemmer av valgkomitéen er maksimalt 6 år. Valgkomitéens leder velges for 1 år. Valgbarhet betinger at man er myndig, norsk statsborger og bosatt i landet. Valgkomitéens oppgaver. Valgkomitéen skal forberede: valg av leder i generalforsamlingen valg av leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til styret unntatt ansattes representanter kundenes valg av medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomitéen leder av valgkomitéen Valgkomitéen fremmer forslag til honorar for de tillitsvalgte. Gavekomitéen. Valgkomiteen skal innstille på medlemmer til Gavekomité i samsvar med de bestemmelser som styret til enhver tid har vedtatt om Totens Sparebanks gavefond. For øvrig gjelder bestemmelsene i denne instruks så langt de passer. Valgkomitéens kompetanse. Valgkomitéens innstillinger vil være førende for sammensetning av bankens øverste organer. Valgkomitéens arbeid er derfor svært viktig og ved sammensetningen av komitéen må det påses at denne har nødvendig kompetanse i forhold til bankens hovedoppgaver som: bankens mål og strategier bankens organisasjon bank og finansieringsvirksomhet generelt med sparebankvirksomhet spesielt investeringstjenester ledelse Valgkomitéens arbeid Valgkomitéens leder innkaller til komitéens møter og vedkommende leder også møtene. Valgkomitéen er vedtaksfør når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det skal føres referat fra valgkomitéens møter som undertegnes av møtedeltagerne.
Valgkomitéen innkaller kandidater til viktige verv til intervju. Intervjuene kan gjennomføres av en samlet valgkomité eller et utvalg av komitéens medlemmer. Kandidatene bes om å framlegge CV. Styreleder kan delta i intervju med kandidatene. Valgkomitéen innhenter i tillegg bakgrunnsinformasjon for sine innstillinger. Herunder vil styrets årlige evaluering, styreinstruks samt vurderinger fra bankens styre og administrasjon være viktig grunnlag for komitéens innstilling. Bankens direksjonssekretariat kan benyttes ved behov. Innstilling og valg. Valgkomitéen må utarbeide en årsplan for sitt arbeid. Forskrift om innskyternes valg på valgdager eller valgmøter til forstanderskapet gjelder tilsvarende for kundenes valg til generalforsamlingen. Skulle forskriften oppheves, skal den fortsatt være virksom for Totens Sparebank inntil annet måtte bli bestemt av generalforsamlingen. Forskriften er vedlegg til denne instruksen. Valgkomitéen avgir sin innstilling til generalforsamlingen som avholdes innen utgangen av mars og ellers etter behov. Innstillingen skal være skriftlig og begrunnes og eventuell dissens skal framgå av innstillingen. Valgkomitéens leder redegjør for innstillingen på generalforsamlingen. Kompetansekrav til valgte organer. Valgkomitéen skal påse at de valgte organer blir sammensatt av riktig kompetanse, kjønnsbalanse og geografisk spredning i henhold til lovkrav og beste praksis. Det skal påses at organene kan handle uavhengig av særinteresser. Ved valg til styret skal krav til egnethet ivaretas og det skal det påses at styresammensetningen medfører at styret samlet har kompetanse innen: bank og finansieringsvirksomhet generelt med sparebankvirksomhet spesielt økonomi, regnskap og revisjon investeringstjenester markedsføring og strategi ledelse Vedlegg 1: Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper Vedlegg2: Forskrift om innskyternes valg på valgdager eller valgmøter til forstanderskapet
Vedlegg sak 8 Fra: Styret Til: Forstanderskapet Dato: 29. mars 2016 UTDRAG FRA TOTENS SPAREBANKS GAVESTRATEGI «Gavekomiteens sammensetning» Gavekomiteen består av tre medlemmer. Gavekomiteen velges etter innstilling fra valgkomiteen blant medlemmer i generalforsamlingen, hvorav ett medlem er valgt fra bankens ansatte. Bankens administrasjon har en forberedende «referansegruppe» som også deltar på møtene, og som forbereder saker for komiteen.