Kravspesifikasjon for anskaffelse av renholdstjenester Anskaffelsesnr. 11/00682 Norsk filminstitutt (NFI) Vedleggg til kravspesifikasjon: 1.1 Renholdsplan Filmens hus, Dronningensgate 16-1, 2, 3, 4, 6 og 8 etg. 1.2 Prisskjema 1.3 Bilder NFI 1.4 Plantegninger Filmens hus
Innhold 1. Arbeidsledelse... 3 2. Avfall (tilleggsinformasjon, side 12)... 3 3. Ekstraarbeider... 3 4. Gulv... 3 5. Innredning... 3 6. Inventar (tilleggsinformasjon, side 12)... 4 7. Kommunikasjon... 4 8. Kvalitet... 4 9. Maskiner og utstyr... 5 10. Matter... 5 11. Personale... 5 12. Reklamasjoner... 6 13. Renholdsoppgaver (tilleggsinformasjon, side 12)... 6 14. Rom til renhold (tilleggsinformasjon, side 12)... 6 15. Sanitærservice... 6 16. Sikkerhet (tilleggsinformasjon, side 12)... 7 17. Støvsuger... 7 18. Tidspunkt for renhold... 7 19. Vindu/glass (tillegg INSTA)... 8 20. Renholdsfrekvenser... 8 Renholdsoppdrag - tilleggsinformasjon... 9 Kvalitetsmål renhold NS INSTA 800... 10 Kvalitetsnivå, antall tillatt samlinger... 11 Målbar kvalitet... 11 Kvalitetsmål - renhold - kontorlokaler tillegg til NS INSTA800... 12 Renhold - kontor/møterom/kurslokale/kafe/øvrig fellesareal... 13 Norsk filminstitutt (NFI) Side 2 av 13
Beskrivelse - renholdsoppdrag (i alfabetisk orden og inngår i renholdspris) 1. Arbeidsledelse 1.1 Arbeidet ledes og kontrolleres av leverandørens renholdsleder, som skal ha kunnskaper og erfaring i renhold og renholdsledelse. 2. Avfall (tilleggsinformasjon, side 12) 2.1 Leverandør behandler avfall, papp og returpapir etter avtale. Kildesortering - tekjøkken plast/mat/restavfall. 2.2 Leverandør holder avfallssekker og - poser, inklusive papirposer til sanitetsbind. 3. Ekstraarbeider 3.1 Leverandør kan påta seg ekstraarbeider på få timers varsel. 4. Gulv 4.1 Leverandør rengjør og vedlikeholder harde gulvbelegg med midler som ikke skader mennesker eller overflater. 4.2 Skure/rense, olje/polish/voks - behandle gulv inngår i renholdspris. 4.3 Leverandør renser og impregnerer tepper (kursrom 8 etg - etter avtale, Utstillingsrom 1 etg - etter avtale). Dette prises separat i prisbilag og utføres i samsvar med kvalitetsmål. 4.4. Leverandør renser og impregnerer tepper (ege) 2 kinoer - etter avtale. Dette prises separat i prisbilag og utføres i samsvar med kvalitetsmål. 4.5 Støvsuge tepper og fjerner flekker på tepper i utstillingsrom 1 etg, påsynssrom (Sortebill/Liten Ida) i 2 etg, 2 kinoer i 2 etg. samt kursrom 8 etg. hver renholdsdag. 4.6 Regelmessig rengjøring av tepper - fjerne oppsamlet smuss som ikke har blitt fjernet ved vanlig støvsuging og flekkfjerning. Overgangsområder, inngangspartier og andre utsatte områder rengjøres hver måned eller etter behov. Ege - tepper anbefaler Chemdry metoden til rengjøring av teppet. 4.7 Leverandør rengjør heiser hver renholdsdag 5. Innredning 5.1 Leverandør rengjør vegger, lister, vinduskarmer, dører, bilder, utsmykning. 5.2 Leverandør rengjør ventilasjonsåpninger, åpne rørføringer, lysarmatur, varmeelement. Norsk filminstitutt (NFI) Side 3 av 13
5.3 Leverandør rengjør lamper, rør i taket i 1 etg. 2 g/år. 6. Inventar (tilleggsinformasjon, side 12) 6.1 Leverandør setter inventar på plass etter endt renhold. 6.2 Leverandør rengjør og vedlikeholder harde og tekstile overflater på innredning og inventar med midler som ikke skader mennesker og overflater. 6.3 Overflatebehandling inngår i renholdspris. 6.4 Leverandør fjerner flekker på tekstile møbler hver renholdsdag. 6.5 Leverandør støvsuger tekstile møbler i publikumslokalet 1 og 2 etg. samt stoler i 2 kinoer, hver renholdsdag. 6.6 Leverandør støvsuger tekstile sofaer og lenestoler 1 g/mnd. 6.7 Leverandør støvsuger tekstile møbler for øvrig minst 6 g/år. 6.8 Leverandør renser tekstile møbler ved behov, minst 1 g/år. Inngår i normal renholdspris og utføres i samsvar med kvalitetsmål. 7. Kommunikasjon 7.1 Oppdragsgiver og leverandør skal holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og hvilken fullmakt disse har. 7.2 3 måneder etter at kontrakten er trådt i kraft, skal leverandørens ansvarlige leder delta i møte med oppdragsgiver for å sikre at avtalen er funksjonell. 7.3 Partene tar initiativ til regelmessige møter for å drøfte renholdsforhold. 7.4 Disse drøftinger kan være grunnlag for omlegging av rutiner, metoder og frekvenser. 7.5 Leverandør skriver referat etter møter. Referatet skal godkjennes av begge parter. 7.6 Leverandør skal gi oppdragsgiver melding om nødvendige utbedringer og om iakttatte uregelmessigheter. 7.7 Leverandør legger frem personalfordelingsplan som viser hvordan arbeidet er organisert og arbeidsplan som viser hvilke ukedager lokaler med redusert renhold blir rengjort. 7.8 Leverandør utarbeider fargelagte planskisser som viser renholdsfrekvenser for de enkelte rom. 8. Kvalitet 8.1 I vedlegg er beskrevet RENHOLD med SYNLIG KVALITET og MÅLBAR KVALITET etter rengjøring (NS INSTA 800). 8.2 Om det ved overtagelse er forskjell mellom nåværende kvalitetsnivåer for regelmessig renhold og krav om kvalitetsnivåer i denne avtale, aksepteres en overgangsperiode for kvalitetsoppnåelse. Leverandør skal uten kostnad for oppdragsgiver oppfylle avtalte kvalitetsprofiler for regelmessig renhold senest 6 måneder etter oppstart av renholdsavtalen. 8.3 Leverandørens kvalitetssikring skal dokumentere at avtalte kvalitetsmål blir oppfylt. Norsk filminstitutt (NFI) Side 4 av 13
Det skal utføres 4 kontroller pr år av rom i hver kvalitetsprofil. Det er 3 kvalitetsprofiler. Dette utgjør 12 kontroller som fordeles med en kontroll pr måned. Leverandør utarbeider INSTA - rapport som sendes oppdragsgiver hver 3. måned. 8.4 Leverandør er ansvarlig for å levere beskrevet kvalitet selv om behovet for renholdstid blir høyere enn leverandøren har lagt til grunn ved beregningen. 8.5 I publikumstoaletter setter leverandøren etter avtale opp sjekklister for når det er utført renhold og tilsyn. 8.6 Leverandør er ansvarlig for at oppdragsgivers ansvarlige for renhold får informasjon og forståelse av beskrevet renholdskvalitet. 8.7 Minst 1 gang pr. år skal representanter for oppdragsgiver og leverandør vurdere renholdskvalitet og måle støvdekkeprosent for å dokumentere synlig og målbar renholdskvalitet og vurdere renholdsmetoder og renholdsfrekvenser. Det foretas stikkprøvemålinger, minst 3 målinger pr flate, før og etter renhold. Leverandør holder måleapparat, BM Dustdetector og gel-tape. Oppdragsgiver innkaller og leverandør utarbeider rapport etter kvalitetsvurdering. 9. Maskiner og utstyr 9.1 Leverandør sørger for nødvendig materiell. 9.2 Leverandør skal i størst mulig grad benytte støysvakt renholdsutstyr i arbeidstiden. 10. Matter 10.1 For å begrense inntrenging av smuss og redusere behovet for renhold, legger leverandør ut og skifter matter etter plan i innganger og overganger fra skitten til ren sone. Matteleie/matteskift i 1 og 2. etg. f.o.m. oktober t.o.m. april, 3-8 etg. etter behov. Prises separat (Se prisbilag). 10.2 Leverandør rengjør under innvendige matter. 10.3 Leverandør støvsuger røde løpere (2 stk) ved arrangementer etter behov/bruk. 11. Personale 11.1 Servicemedarbeidere og ledere må ha opplæring i riktige renholdsmetoder og vurdering av renholdskvalitet. De må være dyktige og pålitelige og ha fått opplæring i renhold med kvalitetsmål, minst NHO - service grunnkurs for renholdere eller tilsvarende opplæring, før arbeid hos oppdragsgiver. 11.2 Arbeidsleder fortsetter opplæring/trening under arbeidet hos oppdragsgiver. 11.3 Leverandør dokumenterer f.eks. i loggbok når servicemedarbeiderne har gjennomgått kurs og innhold i kurs og i personalkort, praktiske kunnskaper. 11.4 Personalet må kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig. 11.5 Personalet skal være serviceinnstilt overfor de som bruker lokalene. Norsk filminstitutt (NFI) Side 5 av 13
11.6 Dersom noen av personalet på grunn av slett oppførsel eller dårlig arbeid ønskes skiftet ut med bedre skikket personale, skal dette etter forlangende skje omgående eller så snart Arbeidsmiljøloven tillater. 12. Reklamasjoner 12.1 Om oppdragsgiver ikke finner arbeidet i kontraktsmessig orden, skal oppdragsgiver underrette leverandøren. 12.2 Leverandøren plikter omgående å etterkomme anvisninger fra oppdragsgiver om mangelfullt utført arbeide og rette mangelfullt arbeide uten opphold. 12.3 Ved mangelfullt utført arbeid eller om arbeidet ikke blir utført, skal representanter for partene snarest mulig i fellesskap foreta inspeksjon. 12.4 Det utarbeides felles rapport som signeres og danner grunnlag for fradrag. Partene kan bli enige om at arbeidet rettes opp med ekstra innkalt personale om det er mulig. I disse tilfelle gjøres det ikke fradrag. 12.5 Ved berettiget reklamasjon, belastes leverandør for kompensasjon for medgått tid til dekning av oppdragsgivers arbeid med reklamasjonen, per time kr 800,-. 13. Renholdsoppgaver (tilleggsinformasjon, side 12) 13.1 Leverandør rengjør renholdsobjekter i rimelig høyde, 2-3 m over gulv. 13.2 Leverandør slukker lys, lukker vinduer og låser dører i forbindelse med rengjøring i rom som ikke er i bruk. 13.3 Leverandør varsler dersom noe er ødelagt eller ikke virker. 14. Rom til renhold (tilleggsinformasjon, side 12) 14.1 Oppdragsgiver stiller rom til disposisjon for oppbevaring av materiell og utstyr. Eventuelle skader eller tyveri av renholdsfirmaets eiendeler er oppdragsgiver uvedkommende. 14.2 Leverandør sørger for nødvendig skap og hyller. 15. Sanitærservice 15.1 Inkludert i pris for fast renhold fyller renholdsleverandør opp sanitærartikler/ dispensere som toalettpapir, såpe, håndklepapir og luftrens. 15.2 Ved eventuell utløsning av opsjon på kjøp av sanitærartikler vil leverandøren ha ansvar for bestilling slik at det, til enhver tid, er sanitærartikler på lager. Oppdragsgiver bestemmer kvalitet. Norsk filminstitutt (NFI) Side 6 av 13
16. Sikkerhet (tilleggsinformasjon, side 12) 16.1 På grunn av krav til sikkerhet, skal det hos oppdragsgiver til enhver tid foreligge ajourført liste over renholdere og ledere som kan arbeide i oppdragsgivers lokaler (faste og vikarer). Kun renholdere/ledere på ajourført liste, slipper inn i oppdragsgivers lokaler. 16.2 Leverandør utstyrer renholdspersonalet med ID - kort med bilde. 16.3 Under arbeidet hos oppdragsgiver skal renholdere og ledere være velstelte og bære ID - kort, lett synlig. Renholder skal bruke arbeidstøy, som er godkjent av oppdragsgiver og tydelig merket med renhold eller leverandørens merke/navn. 16.4 Leverandør plikter, ved skilt eller på annen måte, å informere om renholdsarbeider dersom disse kan medføre skader på person eller ting. 16.5 Oppdragsgiver utleverer mot kvittering nødvendige nøkler/nøkkelkort med koder. 16.6 Tap av nøkler/nøkkelkort må øyeblikkelig meldes til oppdragsgiver. Leverandør dekker kostnader for tapte/skadde nøkler/nøkkelkort. 17. Støvsuger 17.1 Leverandør bruker støvsugere med mikrofilter som stopper finpartikler, (HEPA - filter). Ifm støvsuging av ege - tepper i kinoene anbefales bruk av støvsugere med roterende børstemunnstykke. 18. Tidspunkt for renhold 18.1 Tidspunkter Normalt hverdager, kl.06:00 - kl. 15:45. 2 Kinoer (Tancred og Lillebil) hverdager, før kl. 08:00 Publikum - lokaler i 1. og 2 etg. a) hverdager, før kl.09:00 (unntak ved spesielle anledninger som blir avtalt på forhånd). b) lørdag og søndag, før kl. 12:00 (unntak ved spesielle anledninger som blir avtalt på forhånd). Undervisningsrom 8 etg. fredager, før kl. 09:00 Norsk filminstitutt (NFI) Side 7 av 13
19. Vindu/glass (tillegg INSTA) 19.1 Dører/svingdører inngangsparti i 1 etg. rengjøres hver renholdsdag. 19.2 Vindu/glass 1 etg. pusses etter behov. 19.3 Leverandør fjerner flekker på glassdører, -vegger, monter (museet), og innvendig vindusglass hver renholdsdag og pusser glass i inngangsdører 1 g/uke. 19.4 Leverandør pusser innvendige glassvegger/dører 1 gang/år. 19.5 Oppdragsgiver kan bestille puss av innvendig vindusglass, etter enhetspris i prisskjema. 20. Renholdsfrekvenser Renholdsfrekvenser Renhold g/uke sommertid*) Renhold g/uke normaltid Cellekontor 1 2 - Toalett/Sanitærrom kontorlokaler 5 5 - Møterom 1 2 1 Kursrom 8. etg. (fredager) Etter avtale 1 - Fellesareal 2 5 - Tekjøkken i korridor fellesareal 5 5 1 Postrom, rekvisita, kopirom 1 1 - Publikumslokaler 1. etg.(inngangsparti, skranke) 5 7 - Publikumslokaler 2. etg 2 7 1 Kafé 1 etg. 1 g/mnd 7 1 Galleriet 1 etg. (Blekenrom) Etter behov 2 1 Museum 1 etg. 1 1 1 Utstillingsrom 1 etg. Etter behov 1 1 Toalett/Sanitærrom publikumslokaler **) 6 7 2 2 Kinoer (Tancred og Lillebil) **) 6 7 2 Baktrapper Skippergata og Dronningensgate - 1g/ mnd - Personalinngang Dronningensgate 1 3 - Personalinngang Skippergate 1 2 - *) Sommertid: 15. juni - 15. august **) Weekend sommer - toalett + kino ekstra ved ekstra visning. Tilsyn g/uke Norsk filminstitutt (NFI) Side 8 av 13
Renholdsoppdrag - tilleggsinformasjon Tekjøkken/ Sosiale soner AVFALL INVENTAR, tekstile møbler KVALITET RENHOLDSROM Oppgaver i renholdsoppdrag Leverandør - rengjør benk, kum, utenpå skap - tømmer avfall og fyller opp tørkepapir og midler Oppdragsgiver - holder orden og rydder inn i oppvaskmaskin og skap Leverandør - tømme og transportere restavfall til avfallscontainer i kjeller. - transporterer papirbeholdere fra angitte rom hver tirsdag før kl. 09:00 til distribusjon 1. etg. Leverandør - renser ca 72 stoler i møterom 1 g/år + 36 stoler i kursrom 1 g/år (Arne, Ivo, Edith, Innsyn, Utsyn, Gangsyn, Påsyn, kursrom 2. etg, 8 etg. og fellesareal). - rense sofaer i felleslokaler/kontorer etter behov - renser ca 120 stoler i kontor/-gjestestoler på kontor 1 g/år (prises separat jfr. prisbilag) - renser ca 266 stoler i 2 stk kinoer 1 g/år (prises separat jfr. prisbilag) - rense og impregnere sofaer i publikumslokaler 1 g/år - vedlikeholde skinnflater NS INSTA 800, Kvalitet i beskrivelse renhold Leverandør - får disponere renholdsrom i 2, 3, 4, 6 og 8 etg. - er ansvarlig for å åpne tette avløpsledninger fra renholdsrom SIKKERHET - NØKLER OG ADGANGSKORT Oppdragsgiver - utleverer nødvendige nøkler og adgangskort mot kvittering. - leverandør holder orden på nøkler og adgangskort. - leverandør betaler for nye adgangskort. Norsk filminstitutt (NFI) Side 9 av 13
Kvalitetsmål renhold NS INSTA 800 1- SYNLIG KVALITET, KVALITETSPROFILER, -NIVÅER OG AQL nivå. Kvalitetsprofil: A (*B) AQL: 4 % Kvalitetsprofil: B (*E) AQL: 4 % Kvalitetsprofil: C (*F) AQL: 4 % Sanitærrom, tekjøkken Garderobe, inngang, kontor, korridor, møterom, Arkivrom, rekvisitarom, kopirom, lager, renholdsrom oppholdsrom, trapp, kursrom Nivå Nivå Nivå INVENTAR 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Avfall/løst smuss Støv - flekker Flatesmuss VEGGER Avfall/løst smuss Støv - flekker Flatesmuss GULV Avfall/løst smuss Støv - flekker Flatesmuss HIMLING Avfall/løst smuss Støv - flekker Flatesmuss * NHO Service profiler for e - penn. Norsk filminstitutt (NFI) Side 10 av 13
Kvalitetsnivå, antall tillatt samlinger Totalt antall tillatte samlinger av avfall og løst smuss, støv, og flekker for hver objektgruppe ved forskjellige lokaler eller inspeksjonsenheter. Flatesmuss -prosent av overflate Nivå Lokaler Lokaler> Lokaler> Lokaler> Lokaler <15 m2 15 m2-35 m2 35 m2-60 m2 60 m2-100 m2 0 m2-100 m2 0 >nivå 1 >nivå 1 >nivå 1 >nivå 1 >nivå 1 1 LT: 10 LT: 12 LT: 18 LT: 24 LT: 75 % VT: ubegrenset VT: ubegrenset VT: ubegrenset VT: ubegrenset VT: 75 % 2 LT: 5 LT: 8 LT: 13 LT: 18 LT: 50 % VT:6 VT:10 VT:15 VT:20 VT:50 % 3 LT:5 LT:6 LT:9 LT:12 LT:25 % VT:6 VT:8 VT:12 VT:18 VT:25 % 4 LT:2 LT:3 LT:5 LT:7 LT:10 % VT:3 VT:5 VT:6 VT:8 VT:10 % 5 LT:1 LT:1 LT:2 LT:4 LT:0 % VT:1 VT:1 VT:4 VT:6 VT:0 % LT = lett tilgjengelige steder, VT= vanskelig tilgjengelige steder. Tallene i tabellen er det maksimale antall tillatte for hvert nivå Målbar kvalitet.01 Før rengjøring skal støvdekkprosenten ikke overstige STØVNIVÅ 4 tabell D1, NS INSTA 800..02 Etter behovsvurdering/rengjøring skal støvdekke prosent ikke overstige STØVNIVÅ 5 tabell D1, NS INSTA 800. Norsk filminstitutt (NFI) Side 11 av 13
Kvalitetsmål - renhold - kontorlokaler tillegg til NS INSTA800 1. Synelig kvalitet Etter behovsvurdering skal:.01 - Såpedispensere - Papirholdere være: fylt opp og virke.02 - Avfallsbeholdere være: tomme.03 - Kraner/dørhåndtak/gelender - Armlener på stoler - Bordplater være: uten følbart smuss.04 - Gardiner henge rett.05 - Løst inventar være: satt på plass.06 - Glass i vinduer være: uten synelig smuss, flekker og søl 2. Tilsyn Etter tilsyn skal renholdsobjekt som - Sanitærutstyr og speil være: uten synelig smuss, flekker og søl - Gulv og inventar være: uten iøynefallende løst smuss, flekker og søl - Løst inventar være: satt på plass - Avfallsbeholder være: tom - Gardiner henge rett Norsk filminstitutt (NFI) Side 12 av 13
Renhold - kontor/møterom/kurslokale/kafe/øvrig fellesareal Ansvarsfordeling mellom brukere og renhold. Brukere Renhold 1. Smussreduserende tiltak a. Legge ut matter i inngangspartier X b. Støvsuge/skifte matter etter plan i 1. og 2. etg for øvrig etter behov X 2. Møterom/kurslokale a. Holde orden X b. Tømme og rengjøre avfallsbeholder X c. Sette stoler og bord i avtalt oppstilling X d. Tørke av skjerm og tastatur PC X e. Tørke av PC - ramme, AV- utstyr m.m. X f. Overflatrengjøre alle objektgrupper X 3. Kontor/landskap og sosiale soner a. Holde orden inkl. tekjøkken X b. Tørke av skjerm og tastatur PC X c. Rengjøre PC - kasse, telefoner m.m. X d. Tømme og rengjøre avfallsbeholder X e. Tømme returpapir i beholder på angitt sted X f. Transportere returpapir fra angitt sted til distribusjon X g. Transportere restavfall til søppelrom X h. Rydde og rengjøre kjøleskap, innvendig X i. Tørke støv av private effekter X j. Rengjøre alle objektgrupper X 4. Korridor/garderobe/toalett/dusj a. Holde orden X b. Fjerne private effekter (såpe, håndklær o.l.) X c. Tømme avfallsbeholdere X d. Rengjøre alle objektgrupper X 5. Alle romgrupper a. Søl tørkes opp av den som søler X X eller som ser at det er sølt b. Etterfylle såpe, håndklepapir m.m. X c. Rydde gjenværende avfall og flasker X) X d. Stelle/vanne blomster X e. Låse dører i ubrukt rom X X) X: hovedansvarlig, X): medansvarlig Brukere: ansatte. Renhold: Renholdere Norsk filminstitutt (NFI) Side 13 av 13