KONTRAKT NR.: Side 1 av 8 VEDLEGG 5 RAMMEAVTALE FOR AKUTTINNKVARTERING mellom Utlendingsdirektoratet (UDI), org.nr. 974 760 746 (Kunden) og org.nr. (Leverandøren) Sted og dato: [Kundens navn her] [Leverandørens navn her] Kundens underskrift Leverandørens underskrift
KONTRAKT NR.: Side 2 av 8 Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Kunden Navn: Stilling: Telefon: E-post: Hos Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post:
KONTRAKT NR.: Side 3 av 8 1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1.1 Formål og omfang Denne avtalen er en rammeavtale mellom Kunden og Leverandøren om leveranse av akuttinnkvarteringsplasser. Rammeavtalen gir Kunden rett til å kjøpe akuttinnkvarteringsplasser som er dekket av denne rammeavtalen. Kunden er ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt antall plasser i rammeavtaleperioden. Rammeavtalen er heller ikke eksklusiv for Leverandøren. Dette innebærer at Kunden fritt kan kjøpe akuttinnkvarteringsplasser utenfor rammeavtalen fra andre leverandører. 1.2 Bilag til avtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (konkurransegrunnlaget, retningslinjen Krav til innhold i midlertidig akuttinnkvartering og Bilag 1 til rammeavtalen). Bilag 2: Leverandørens besvarelse Bilag 3: Avropsskjema for akuttinnkvartering Bilag 4: Pris og prisbestemmelser Bilag 5: Databehandleravtale Ved motstrid mellom rammeavtalen og bilagene, skal dokumentene ha rangordning i den rekkefølgen de er angitt nedenfor: 1. Den generelle rammeavtaleteksten 2. Bilag 1 til rammeavtalen 3. Bilag 3 til rammeavtalen 4. Øvrige bilag 1.3 Varighet og oppsigelse Rammeavtalen gjelder fra kontraktsigneringstidspunktet og i 2 (to) år. Kunden har rett til å forlenge rammeavtalen med ytterligere ett år av gangen inntil 2 ganger. Varsel om forlengelse skal gis skriftlig senest 3 (tre) måneder før rammeavtalen utløper. Rammeavtalen er uoppsigelig første året etter kontraktsigneringstidspunktet. Kunden kan deretter si opp rammeavtalen med 3 (tre) ukers skriftlig varsel. De enkelte tildelingsavtalene vil ha oppsigelsesbestemmelser som angitt i tildelingsavtalens bilag 3. Oppsigelse av rammeavtalen påvirker ikke allerede tildelte tildelingsavtaler. 1.4 Databehandleravtale Leverandøren skal inngå en databehandleravtale som er utarbeidet av Kunden. Databehandleravtalen følger driftsavtalen. Databehandleravtalen inngår som rettigheter og plikter i driftsavtalen. Inngåelse av databehandleravtalen skal gjøres samtidig med undertegningen av dette avtaledokumentet. Leverandøren er innforstått med at mislighold av pliktene etter databehandleravtalen kan utløse sanksjoner etter denne driftsavtalen, jf punkt 5. Mislighold som medfører heving av databehandleravtalen vil medføre at driftsavtalen også heves. 1.5 SESAM - system for elektronisk samhandling
KONTRAKT NR.: Side 4 av 8 Kunden stiller System for elektronisk samhandling med asylmottak (Sesam) til disposisjon for innkvarteringsstedene. Sesam inneholder oversikt over innkvarteringsstedets beboere og dekker logistikk og økonomifunksjoner. Sesam er obligatorisk å bruke i henhold til brukerveiledningene for systemet. Kunden har ansvar for å gi opplæring i bruken av Sesam. 2. PROSEDYRE FOR AVROP Avropsskjemaet i bilag 3 vil bli benyttet ved tildeling av kontrakter under denne rammeavtalen. Utfylt og signert avrop vil sammen med bestemmelsene i rammeavtalen og de øvrige bilagene som er angitt i punkt 1.2 utgjøre en avropsavtale mellom partene («tildelingsavtale»). Kunden vil ta kontakt med leverandøren som er innstilt som nummer én i konkurransen, og tildele avrop til denne leverandøren (tildelingsavtale). Kunden vil signere tildelingsavtale med den /de høyest rangerte leverandøren(-e) som har kapasitet til å dekke Kundens behov under det enkelte avrop. Dersom tilbyder nummer én ikke har kapasitet til å dekke Kundens behov, vil Kunden kontakte leverandøren som er innstilt som nummer to. Dersom tilbyder nummer to ikke har kapasitet til å dekke Kundens behov, vil Kunden kontakte tilbyder som er innstilt som nummer tre osv. Det er et krav at leverandøren skal kunne dekke hele Kundens behov pr. avrop. Dersom ingen leverandører kan dekke hele behovet til Kunden, vil Kunden tildele kontrakt til leverandøren som er innstilt som nummer én basert på den kapasiteten denne leverandøren har, og deretter tildele kontrakt til leverandøren som er innstilt som nummer to basert på den kapasiteten denne leverandøren har osv. inntil Kundens behov er dekket. 3. PLIKTER 3.1 Plikt til å svare på henvendelser Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til rammeavtalens gjennomføring. Henvendelser fra den annen part skal besvares uten ugrunnet opphold. Partene skal uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå kan få betydning for rammeavtalens gjennomføring. 3.2 Taushetsplikt Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt, jf forvaltningsloven 13 flg, får anvendelse for dette avtaleforholdet. Leverandøren er ansvarlig for at alle som ansettes for å utføre arbeid relatert til denne avtalen, undertegner taushetserklæring før tiltredelse i stillingen. Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med rammeavtalen og gjennomføringen av rammeavtalen med avrop, skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten gjelder også etter at rammeavtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører 5 (fem) år etter at rammeavtalen er avsluttet, med mindre annet følger av lov eller forskrift. Taushetsplikt er ellers regulert og i lov eller forskrift.
KONTRAKT NR.: Side 5 av 8 3.3 Disponering av plasser Avropte plasser er forbeholdt Kunden uavhengig av om plassene faktisk benyttes. Leverandøren kan ikke disponere over avropte plasser, eksempelvis gjennom utleie til andre eller på annen måte. 3.4 Nødvendige tillatelser og overholdelse av gjeldende regelverk Leverandøren plikter å ha alle nødvendige tillatelser til denne typen innkvartering. Leverandøren plikter å følge de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter som regulerer slik innkvartering, herunder plan og bygningsloven med forskrifter. Brudd på slike tillatelser og/eller lover og forskrifter i form av innkvartering av flere personer per rom enn det som er tillatt, eller andre brudd på de foran nevnte regler anses som vesentlig mislighold av rammeavtalen og underliggende tildelingsavtaler. 4. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER Leverandøren vil kun motta vederlag basert på faktisk avropte plasser. Alle priser og betalingsbetingelser fremgår av bilag 4. Alle priser er i norske kroner. Leverandøren skal ikke beregne merverdiavgift på sitt vederlag overfor Kunden for akuttinnkvartering av asylsøkere. Dette gjelder vederlag som skal dekke overnatting, bespisning og utlegg for nødvendighetsartikler til asylsøkerne. Prisene er faste fram til 1.1.2018 og vil deretter bli justert ved årsskiftet tilsvarende endringen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen) i perioden 1.6.2016 til 1.12.2017. Fakturering skjer etterskuddsvis. Betaling skal skje innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Alle fakturaer skal være påført kontraktsnummer og andre referanser som er avtalt i bilag 3, og skal klart angi hva beløpet gjelder. Kunden har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller krav til merking. Omtvistede krav forfaller ikke til betaling før enighet er oppnådd, eventuelt før rettskraftig dom er avsagt. Ved forsinket betaling skal Kunden svare forsinkelsesrente av det forfalte beløp i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember 1976 nr. 100. 4.1 Elektronisk faktura Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura i elektronisk handelsformat, fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Levering av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktoratet for økonomistyrings til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av e-faktura måtte medføre for denne. 5. MISLIGHOLD 5.1 Leverandørens misligold 5.1.1 Hva som anses som misligold Det foreligger mislighold fra Leverandørens side hvis ytelsen ikke er i samsvar med de funksjoner, krav og frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom Leverandøren ikke oppfyller øvrige plikter etter rammeavtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Kundens forhold eller force majeure. Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget.
KONTRAKT NR.: Side 6 av 8 5.1.2 Avhjelp Leverandøren skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe misligholdet uten ugrunnet opphold, ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering uten ekstra kostnad for Kunden. 5.2 Kundens mislighold Det foreligger mislighold fra Kundens side hvis Kunden ikke oppfyller sine plikter etter rammeavtalen. Ved forsinket betaling har Leverandøren krav på forsinkelsesrente i henhold til punkt 4. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Leverandørens forhold eller force majeure. Leverandøren skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. 5.3 Varslingsplikt Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den annen part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. 6. SANKSJONER VED MISLIGHOLD 6.1 Tilbakehold av ytelser Ved mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følge av misligholdet. 6.2 Prisavslag Dersom det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, har Kunden krav på forholdsmessig prisavslag. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte og er uavhengig av eventuell erstatning. 6.3 Heving Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan den annen part etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og inntil 15 dager, til å bringe forholdet i orden, heve rammeavtalen med øyeblikkelig virkning. Kunden kan heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning hvis ytelsen er vesentlig forsinket. Forsinkelse på mer enn syv kalenderdager skal alltid regnes som vesentlig forsinkelse. 6.4 Erstatning Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap, herunder merkostnader Kunden får ved dekningskjøp, tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinkelse, mangel eller annet mislighold med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren. 7. ANDRE BESTEMMELSER
KONTRAKT NR.: Side 7 av 8 7.1 Forsikringer og HMS Leverandøren skal ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte og ellers følge lovbestemte HMS-krav. For øvrig er driftsoperatøren ansvarlig for å følge arbeidslivets bestemmelser overfor sine ansatte. Oppdragsgiver m.m. har rett til å foreta kontroll med at planlegging og gjennomføring utføres slik at kravene til helse, miljø og sikkerhet ivaretas. Leverandøren må selv sørge for nødvendig forsikring av eget innbo og annet på innkvarteringsstedet som tilhører Leverandøren. 7.2 Lønns og arbeidsvilkår Leverandøren, og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Leverandørens del av kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med bestemmelse om dette i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Kunden kan på forespørsel kreve at Leverandøren, med underleverandører, dokumenterer lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Brudd på bestemmelsen er alltid å anse som et mislighold. Dersom Leverandøren, med underleverandører, ikke etterlever kravene i denne bestemmelsen, har Kunden rett til å holde tilbake ca 2 ganger innsparingen for Leverandøren, med underleverandører. For øvrig gjelder misligholdssanksjonene i pkt. 6 fullt ut. 7.3 Force majeure Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll, som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen, og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i force majeure-situasjoner bare avslutte avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 15 (femten) kalenderdager, regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 7 (syv) kalenderdagers varsel. Hver av partene dekker sine egne kostnader knyttet til avslutning av avtaleforholdet. Kunden betaler avtalt pris for den del av leveransen som var kontraktsmessig levert før avtalen ble avsluttet. Partene kan ikke rette andre krav mot hverandre som følge av avslutning av avtalen etter denne bestemmelse. I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig. 7.4 Konkurs, akkord e.l. Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve rammeavtalen, og tildelingsavtalen, med øyeblikkelig virkning, såfremt ikke annet følger av ufravikelig lov. 8. TVISTER 8.1 Rettsvalg Partenes rettigheter og plikter etter denne rammeavtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.
KONTRAKT NR.: Side 8 av 8 8.2 Forhandlinger Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av rammeavtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. 8.3 Mekling Dersom en tvist i tilknytning til denne rammeavtalen ikke blir løst, innen 14 løpedager, etter forhandlinger, kan partene velge å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene, innen 14 dager, blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. 8.4 Domstols- eller voldgiftsbehandling Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens hjemting er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift. 9. Overdragelse av forpliktelser Leverandøren kan ikke overdra sine forpliktelser etter denne kontrakten. *****