Fra Styret i Sandnes Hytteeierforening Sammendrag Forslag til ny foreningsstruktur for SHF Februar 2016 Dette notatet foreslår og begrunner en omlegging av strukturen til Sandnes Hytteeierforening (SHF). Forslag til vedtak er gitt på slutten av dette notatet. Forslaget er i samsvar med diskusjonsgrunnlag som ble forelagt for årsmøtet i 2015, etter å ha vært sirkulert til velforeningene før dette. Forslaget har følgende hovedtrekk: - SHF vil ha personlige medlemmer, enten gjennom tilsluttende velforeninger, eller direkte som hytteeier. (Hittil har SHF hovedsakelig velforeninger som medlemmer). - Hytteeier som er medlem av SHF gjennom tilsluttet velforening, betaler en medlemskontingent som dekker både velforeningens og SHFs kontingent. Velforeningsstyret kan velge om den selv vil kreve inn kontingenten, eller om SHF skal gjøre det. - På SHFs årsmøte vil alle enkeltmedlemmer ha stemmerett. Det gis adgang til fullmaktsordning der representant for velforeningsstyre kan stemme på vegne av medlemmer som ikke selv møter frem. - Ved behov avholdes også særskilte møter mellom SHF og velforeningsstyrer. Hovedgrunnene til forslaget om endring er at en del av velforeningene i dag sliter med å kommunisere informasjon til sine medlemmer, og noen (store) vurderer å løses opp, med oppfordring til medlemmene om å melde seg direkte inn i SHF. I forbindelse med Hytteforumet, som Sandnes Kommune har opprettet, og hvor SHF vil være representert og ha anledning til dialog med sentrale politikere og byråkrater i kommunen, er det viktig at foreningen (SHF) er så representativ som mulig. 1. Behovet for en endring av SHFs foreningsstruktur SHF er i dag basert på at det først og fremst er velforeninger som er medlem i SHF. Velforeningene er tilknyttet et område med hytter, og med hytteeierne som medlemmer. I tillegg kan enkeltpersoner være direkte medlem i SHF dersom de har hytte i et område i Sandnes kommune der det ikke er dannet velforening. SHFs inntekter er i all hovedsak kontingentinntekter, som beregnes pr medlem i velforeningene og betales av disse til SHF årlig. Kontingenten har i de senere år vært kr 220 pr velforenings- og direkte medlem. (Foreslås redusert til 150 kr for 2016) SHF har et styre valgt på årsmøte, der velforeningene som er medlem i SHF, har møte- og stemmerett (Vedtektene 4). SHF har engasjert en advokat (Elisabeth Fjeld) som juridisk rådgiver tilgjengelig for medlemmene. SHF har en nettside, www.sandnes-hytteeierforening.no hvor nyheter fra foreningen, relevante kommunale saker og annet aktuelt stoff presenteres. Styret i SHF vurderer at strukturen der velforeninger er medlemmer i SHF, gir vesentlige svakheter og begrensninger i SHFs muligheter til å fungere effektivt. Følgende utfordringer peker seg ut: SHF er avhengig av effektivt fungerende velforeninger, for at SHF skal kunne fungere som effektivt talerør og serviceorgan for hytteeierne i Sandnes. I realiteten fungerer
velforeningene i varierende grad, noe som bl.a. viser seg som problemer med kontingentrutinene. For enkelte velforeningsstyrer oppleves kontingentinnkreving og medlemsoversikt som en tung oppgave, som ikke alltid fungerer effektivt. Moderne, nettbaserte løsninger for medlems- og kontingentadministrasjon som kunne lettet denne oppgaven, blir ikke benyttet. SHF har ikke noen systematisk oversikt eller epost-lister over foreningens indirekte medlemmer, ettersom det er velforeningene som skal ha slike oversikter. Dette begrenser SHFs muligheter til å kommunisere med sin medlemsmasse. Det er komplisert å lage ordninger med medlemsfordeler som hytteeierne opplever som attraktive, fordi SHF ikke direkte kan gi de indirekte medlemmene dokumentasjon på sin tilknytning til SHF. SHF har i flere år hatt synkende medlemstall, både fordi velforeninger taper medlemmer og fordi enkelte velforeninger faller fra. Det ble i 2015 innbetalt kontingent for 637 indirekte og direkte medlemmer, noe som tilsvarte 24% av kommunens hytter. Dersom tendensen til fallende medlemstall ikke snus, må det stilles spørsmålstegn ved SHFs overlevelse på sikt (-). I forbindelse med opprettelsen av Hytteforumet er det kritisk at SHF er så representativt som mulig. For hytteeiere i Sandnes er motivasjonen for eventuelt å være tilsluttet SHF at man ønsker et organ som kan ivareta ens interesser som hytteeier, herunder både personlige fordeler og interesser i forhold til kommunen. 2. Målsetninger for en ny foreningsstruktur Ved utarbeidelse av forslag til ny foreningsstruktur har vi lagt vekt på at denne skal oppfylle følgende kriterier: (A) Gi fortsatt rom for velforeninger som grunn-enheten i hytteforeningslivet, der slike fungerer godt. (B) Etablere direkte kommunikasjon mellom foreningen og hytteeierne som er tilsluttet foreningen, bl.a. for å muliggjøre et mer effektivt opplegg av medlemsfordeler. (C) Redusere samlet tidsbruk til medlemsadministrasjon og andre administrative oppgaver, når tidsbruk i SHF og velforeningen ses under ett. 3. Forslag til ny foreningsstruktur. Det foreslås at SHF omstruktureres etter følgende hovedtrekk: (1) SHFs medlemmer er enkeltpersoner. De er enten direkte medlemmer eller tilsluttede medlemmer gjennom en velforening. (2) Velforeninger i hytteområder i Sandnes kommune kan tilsluttes SHF («Tilsluttede velforeninger»). Det lages en enkel, standard tilslutningsavtale som kan inngås mellom velforening (ved sitt styre) og SHF. (3) Person som er medlem av en tilsluttet velforening, er også automatisk medlem i SHF. Hvis det utstedes medlemskort, vil det på kortet stå Sandnes Hytteeierforening, medlemmets navn, og den eventuelle tilsluttede velforeningen som vedkommende er medlem av.
(4) På SHFs årsmøte har hvert medlem (direkte eller tilsluttet) en stemme, som i utgangspunktet utøves ved fremmøte. (5) Stemmer på årsmøtet kan også avgis ved fullmakt, slik at representant for et velforeningsstyre kan stemme på vegne av sine medlemmer som ikke har møtt frem. Dog skal visse begrensninger gjelde for dette: Fullmakt skal være gitt uttrykkelig av det enkelte medlem på et format fastsatt av SHF. (6) Etter behov vil styret i SHF sørge for å holde møter og samarbeidsprosjekter med velforeningenes ledelse. (7) SHF skal ha et register over alle medlemmer (direkte og tilsluttede) (8) De tilsluttede velforeningene står fritt til å fastsette sin medlemskontingent. Deres medlemmer skal betale kontingent til velforeningen og til SHF, men dette kan organiseres som en felles innkreving. Velforeningene kan velge å fortsette kontingentinnkrevingen (som tidligere), men skal i så fall også sørge for informasjon til SHF for å holde medlemsregisteret oppdatert. Men SHF skal også tilby velforeningene å administrere medlemsregister og kontingent for dem. 4. Medlemsadministrasjon i SHF På SHFs nettside skal være innmeldingsskjema. Det skal inneholde mulighet til å velge tilsluttet velforening fra en meny, at en vil være direkte medlem, eller at en ber SHF finne tilsluttet velforening dersom medlemmet ikke er klar over sin lokale velforening. SHF bør ansette en administrasjonsmedarbeider i en liten deltidsstilling, gjerne en pensjonist med interesse for foreningens arbeid. Vedkommende bør også kunne gjøre regnskapsarbeid, sekretærarbeid i forbindelse med møter, litt oppfølging av kommunal virksomhet og kanskje oppdatering av nettside. Det bør også anskaffes et regnskaps- og administrasjonsprogram tilpasset foreninger. Dette brukes til medlems- og kontingentadministrasjon samt regnskap. 5. Endring av vedtektene Hvis det skal innføres ny foreningsstruktur som skissert ovenfor, må deler av vedtektenes 2 og 4 endres. Nåværende bestemmelser som må endres, er gjengitt nedenfor. 2. Medlemmer NÅVÆRENDE TEKST: Medlemmer kan være Velforeninger med minst 10 medlemmer i hytteområder i Sandnes kommune, eller privatpersoner med hytter i områder i Sandnes kommune der det ikke er dannet velforening. Det skal søkes å danne velforeninger i hytteområder der slike ikke finnes.det skal avholdes minst ett allmøte i året. Dette skal nyttes til informasjon og diskusjon om aktuelle saker. NY TEKST - FORSLAG I SAMSVAR MED NY ORGANISASJONSSTRUKTUR: Medlemmer kan være enkeltpersoner som eier hytte i Sandnes kommune. Det kan kun være ett medlem pr hytteeiendom. Medlem kan være innmeldt direkte («direkte medlem») eller gjennom en velforening som har tilslutningsavtale med Sandnes Hytteeierforening («tilsluttet medlem»). Direkte medlemmer og tilsluttede medlemmer har samme rettigheter i Sandnes Hytteeierforening.
Med mindre årsmøtet bestemmer noe annet, gjelder kontingentplikten for et år for alle medlemmer som er innmeldt i løpet av et år, eller tidligere. Et medlem skal anses som utmeldt dersom SHF ikke har mottatt årskontingenten innen årets utgang. Tilslutningsavtale mellom Sandnes Hytteeierforening og velforening («tilsluttet velforening») skal inneholde bestemmelser om at velforeningens medlemsliste utveksles mellom partene, og om ordning for kontingentinnkreving. 4. Årsmøte NÅVÆRENDE TEKST: Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av april måned. Innkallingen foretas med 21 dagers varsel ved brev eller e-post. Det er medlemmenes ansvar og informere styret om den til enhver tid gjeldende kontaktperson og adresse, herunder e- post. Sammen med innkallingen skal foreligge saksliste, revidert regnskap og valgkomiteens innstilling. Forslag til saker til årsmøtet skal være styret i hende innen utgangen av januar. Hver Velforening har en stemme, men kan stille på møtet med inntil 3 representanter. Enkeltmedlemmer har møte og uttalerett, men ikke stemmerett. Bare medlemmer som har betalt kontingent innen desember i året før årsmøtet avholdes, har stemmerett. Sammen med kontingent skal opplyses antall medlemmer i velforeningen. Det kan ikke stemmes ved fullmakt. Alle saker unntatt vedtektsendringer avgjøres ved simpelt flertall blant de frammøtte representanter. Vedtektsendringer krever minst 2/3 flertall. Ved stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme.årsmøtet skal behandle følgende saker: ( ) NY TEKST - FORSLAG I SAMSVAR MED NY ORGANISASJONSSTRUKTUR: Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av april måned. Innkallingen foretas med 21 dagers varsel ved brev eller e-post. Sammen med innkallingen skal foreligge saksliste, revidert regnskap og valgkomiteens innstilling. Forslag til saker til årsmøtet skal være styret i hende innen utgangen av januar. Alle foreningens medlemmer har fremmøte- og stemmerett ved årsmøtet, såfremt SHF har mottatt vedkommendes kontingent for foregående og/eller inneværende år. Dersom et registrert medlem av SHF ikke møter på årsmøtet, kan et annet medlem av vedkommendes husstand stemme på SHF-medlemmets vegne på årsmøtet, såfremt husstandsforholdet er kjent av andre tilstedeværende eller dokumentert. Tilsluttet medlem har anledning til å avgi fullmakt til å stemme for seg på SHFs årsmøte, til styret for sin velforening. Slik fullmakt skal gis uttrykkelig av den enkelte fullmaktsgiver, i en form som fastsettes av SHFs styre, og med varighet ikke lengre enn 12 måneder. Slike fullmakter skal utøves samlet av en dertil utpekt representant for vedkommende velforeningsstyre. Årsmøtet skal behandle følgende saker: ( ) Listen over saker som årsmøtet skal behandle, beholdes, men det settes inn følgende punkt etter Valg av møteleder og referent: Fortegnelse over tilstedeværende stemmeberettigede inklusive eventuelle fullmakter 6. Handlingsplan Beslutningsprosess: Styret anser at en slik omlegging av foreningsstrukturen som her foreslås, kun bør gjennomføres dersom det er bred enighet om det i velforeningene. Det kan derfor bli aktuelt å trekke forslaget dersom det fremkommer betydelig motstand mot det før årsmøtet 2016. 6.1. Et arbeidsnotat som skisserte en slik omlegging som her foreslått, ble sirkulert i velforeningene i forbindelse med årsmøtet 2015. Det kom sparsomt med kommentarer. Styret besluttet å legge saken til årsmøtet 2016 for avgjørelse.
6.2. Før årsmøtet 2016 inviteres velforeningsstyrene påny til å komme med sine kommentarer til forslaget. Kommentarer mottatt i 2015 følges opp. Dersom det kommer store innvendinger, vurderer Styret å trekke forslaget. 6.3. Årsmøtet 2016 behandler forslaget til ny organisasjonsstruktur, herunder vedtektsendringer. Iverksetting: 6.4. Etablere avtaler med velforeningene om deres tilslutning til SHF. 6.5. Anskaffe økonomi- og administrasjonsprogramløsning 6.6. Engasjere administrasjonsmedarbeider deltid (tiltredelse i 2. halvår 2016) 6.7. Opprette medlemsregister, kontingentfaktureringsrutine og regnskap i programmet. 6.8. Opprette rutine for medlemsinnmelding på SHFs nettside. 6.9. Iverksette anvendelse av medlemsregisteret: Nyhetsbrev på epost, medlemsfordeler. 7. Forslag til vedtak til årsmøtet 2016 Organisasjonsstrukturen i Sandnes Hytteeierforening endres til å bli basert på personlig medlemsskap, og for øvrig i samsvar med avsnitt 3 i notat fra Styret i SHF: «Forslag til ny foreningsstruktur for SHF» (Februar 2016). Vedtektenes 2 og 4 endres slik beskrevet i avsnitt 5 i notat fra Styret i SHF: «Forslag til ny foreningsstruktur for SHF» (Februar 2016). Endringen, herunder de endrede vedtektene, trer i kraft fra 1. januar 2017. Før dette gis Styret fullmakt til å treffe hensiktsmessige tiltak for å forberede endringen. Styret gis videre fullmakt til å anvende inntil kr 40.000 av foreningens opparbeidede egenkapital til å forberede gjennomføringen, herunder deltidsengasjement av administrasjonsmedarbeider.