Regelverk FUNKSJONELLE KRAV TIL ØKONOMIFORVALTNINGEN I STATEN Særtrykk av del I og del II (kap. 1-10) 1
2
Forord Reglement for økonomiforvaltningen i staten ble fastsatt ved kongelig resolusjon 26. januar 1996. Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten ble fastsatt av Finansdepartementet 24. oktober 1996. Regelverket trådte i kraft 10. januar 1997. Kapitlene 1-10 (del I og del II) i Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten er nå justert og fastsatt av Finansdepartementet 23. august 2001 og erstatter tidligere kap. 1-10. Endringene trer i kraft fra 1. september 2001. De justerte kapitlene utgis som særtrykk i eget hefte. Finansavdelingen, august 2001 3
4
Innholdsfortegnelse: FUNKSJONELLE KRAV TIL ØKONOMIFORVALTNINGEN I STATEN... 9 Innledning... 9 Del I Økonomi- og resultatstyring i statsforvaltningen... 11 Kapittel 1 Departementets styring av virksomheter... 11 1-0 Myndighet og ansvar...11 1-1 Styringsdokumenter...11 1-1.1 Stortingsdokumenter... 11 1-1.2 Tildelingsbrev...12 1-1.3 Periode- og årsrapporter... 12 1-2 Styringsdialog... 12 1-2.1 Generelt... 12 1-2.2 Informasjonsplikt/møtekalender... 13 1-3 Analyse, evaluering og rapportering... 13 1-3.1 Analyser og evalueringer... 13 1-3.2 Årsrapportering til departementet... 14 1-3.3 Periodiske rapporter... 14 1-3.4 Rapport til det sentrale statsregnskapet... 14 1-4 Departementets kontrollansvar... 15 Kapittel 2 Intern styring i virksomheten... 17 2-0 Myndighet og ansvar...17 2-1 Styringsdokumenter...17 2-1.1 Tildelingsbrev og disponeringsskriv... 17 2-1.2 Virksomhetsplaner... 17 2-2 Styringsdialog... 18 2-3 Regnskap og rapporter... 18 2-4 Attestasjon og anvisning... 18 2-4.1 Felles regler... 18 2-4.2 Attestasjon... 19 2-4.3 Anvisning... 19 2-5 Resultatoppfølging... 19 2-6 Intern økonomikontroll i virksomheten... 20 2-7 Forvaltning av eiendeler... 21 Kapittel 3 Sammendrag av kapittel 4-14... 22 3-1 Krav til systemer og rutiner... 22 3-1.1 Generelt... 22 3-1.2 Krav til funksjonalitet i økonomisystemet... 23 3-1.3 Rapportering av eksternregnskapet til det sentrale statsregnskapet... 24 3-1.4 Internregnskapet... 24 3-1.5 Bruk av regnskapssentraler... 24 3-1.6 Internbudsjett... 25 3-2 Betalingsformidling... 25 3-3 Avstemminger og dokumentasjon... 25 3-4 Inntekter... 26 3-5 Lønn og personalutgifter... 26 3-6 Anskaffelser... 27 3-7 Kapitalposter... 27 3-8 Tilskudd og stønader... 27 3-9 Garantiordninger... 28 5
Del II Økonomistyring... 29 Innledning... 29 Kapittel 4 Krav til system og rutiner... 29 4-0 Innledning... 29 4-1 Økonomisystemet... 30 4-1.1 Innledning... 30 4-1.2 Hjelpesystemer og forsystemer... 30 4-1.3 Integrasjon i økonomisystemet... 31 4-2 Nærmere om krav til økonomisystemet... 31 4-2.0 Generelt... 31 4-2.1 Konto-/kodeplaner... 33 4-2.2 Innhold, dokumentasjon og arkivering av data i økonomisystemet... 33 4-2.3 Overføringer av data mellom hjelpesystem og regnskapssystem... 34 4-2.4 Registrering i reskontro og hovedbok... 34 4-2.5 Tidspunkt for regnskapsføring... 35 4-2.6 Regnskapsføring av eiendeler som rapporteres i statens kapitalregnskap... 36 4-2.7 Utskrift fra økonomisystemet... 36 4-2.8 Avstemming mellom hjelpesystemer, reskontro og hovedbok... 37 4-2.9 Behandling av feilføringer... 37 4-2.10 Dokumentasjon av økonomisystemet... 38 4-2.11 Sikkerhet i økonomisystemet... 38 4-3 Krav til rapportering til det sentrale statsregnskapet... 39 4-3.0 Innledning... 39 4-3.1 Rutiner ved rapportering til det sentrale statsregnskapet... 40 4-3.2 Oppfølging av rapportering til det sentrale statsregnskapet... 40 4-3.3 Dokumentasjon av rapporter til det sentrale statsregnskapet... 41 4-4 Nærmere om internregnskapet... 41 4-5 Regnskapssentral... 42 4-6 Internbudsjett... 43 Kapittel 5 Betalingsformidling... 44 5-0 Innledning... 44 5-1 Prinsipper for statlig betalingsformidling... 44 5-2 Systemet for statlig betalingsformidling... 44 5-2.1 Statens konsernkontoordning... 44 5-2.2 Sikkerhet i betalingsformidlingen... 45 5-3 Innbetalinger... 45 5-3.1 Innbetalinger til virksomhetens arbeidskonto... 46 5-3.2 Innbetalinger ved virksomhetens kontorsted... 46 5-4 Utbetalinger... 46 5-4.1 Betalingsoppdrag... 47 5-4.2 Mottaksretur... 47 5-4.3 Autorisasjon av betalingsoppdrag... 47 5-4.4 Avregningsretur... 48 5-5 Stopp av betalingstransaksjoner... 48 5-6 Kontoutskrift... 48 5-7 Håndkasse... 48 Kapittel 6 Avstemming, dokumentasjon, oppbevaring m.m.... 50 6-1 Avstemming... 50 6-1.0 Innledning... 50 6-1.1 Bankkonti... 50 6-1.2 Interimskonti... 50 6-1.3 Beholdningskonti m.m... 51 6
6-1.4 Oppbevaring av avstemminger/rapporter/spesifikasjoner... 51 6-2 Dokumentasjon av regnskapstransaksjoner... 51 6-3 Regnskapsmateriell... 52 6-4 Oppbevaring av regnskapsmateriell... 52 Kapittel 7 Inntekter... 53 7-0 Innledning... 53 7-1 Generelt... 53 7-2 Bruk av reskontro... 53 7-2.1 Hovedaktiviteter ved bruk av reskontro... 53 7-2.2 Fastsetting, registrering og utsendelse av krav... 54 7-2.3 Registrering av innbetalinger... 54 7-3 Kontantomsetning... 54 7-4 Inntekter av administrativ art... 55 7-5 Oppfølging av krav... 55 7-6 Uerholdelige og tapte krav... 56 7-6.1 Definisjoner... 56 7-6.2 Myndighet... 56 7-6.3 Vilkår for utøvelse av myndighet... 56 7-6.4 Dokumentasjon... 57 7-7 Ettergivelse av krav... 57 7-8 Mottak av verdipost... 58 Kapittel 8 Lønn og personalutgifter... 59 8-0 Innledning... 59 8-1 Generelt... 59 8-2 Rutiner ved lønnsutbetaling... 59 8-2.1 Grunnlag for lønnsberegning... 59 8-2.2 Lønnsberegning... 60 8-2.3 Attestasjon og anvisning... 60 8-2.4 Utbetaling og regnskapsføring av lønn... 61 8-3 Innberetning. Avstemminger mellom regnskapssystemet, lønnssystemet og innberetningsoppgaver... 61 8-4 Oppfølging av informasjon om lønnsutbetalinger m.m.... 62 Kapittel 9 Anskaffelser... 63 9-0 Innledning... 63 9-1 Generelt... 63 9-2 Kjøpsprosessen... 64 9-2.1 Bestilling... 64 9-2.2 Varemottak/tjenesteleveranse... 64 9-3 Betalingsprosessen... 64 9-3.1 Fakturamottak... 64 9-3.2 Attestasjon og anvisning... 65 9-3.3 Reskontro og registrering av faktura... 65 9-3.4 Registrering av betaling... 66 9-4 Store anskaffelser... 66 9-5 Listeføring av driftsmidler med varig verdi... 66 Kapittel 10 Eiendeler og forpliktelser i statens kapitalregnskap... 67 10-0 Innledning... 67 10-1 Rutiner... 67 10-1.1 Inngåelse av låneavtale, etablering av selskap m.m.... 67 10-1.2 Likvid-transaksjoner og rapportering til det sentrale statsregnskapet... 67 7
10-1.3 Oversikt over eiendeler og forpliktelser i statens kapitalregnskap... 68 10-2 Mottak og oppbevaring av verdipapirer... 68 10-2.1 Mottak av verdipapirer... 68 10-2.2 Oppbevaring og forsendelse av verdipapirer... 69 10-3 Kontroll... 69 8
FUNKSJONELLE KRAV TIL ØKONOMIFORVALTNINGEN I STATEN Fastsatt av Finansdepartementet 24. oktober 1996 med endringer av 23. august 2001, i medhold av 2.1 i Økonomireglement for staten. Endringene trer i kraft fra 1. september 2001. Innledning Økonomireglement for staten ("Økonomireglementet") er fastsatt ved kongelig resolusjon 26. januar 1996. I medhold av reglementets 2, fastsatte Finansdepartementet 24. oktober 1996 utdypende bestemmelser, betegnet Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten ("Funksjonelle krav"). Finansdepartementet har med virkning fra 1. september 2001 gjort endringer i følgende to deler av Funksjonelle krav: Del I Økonomi- og resultatstyring i statsforvaltningen, som inneholder regler om ansvaret for administrativ styring og kontroll på alle forvaltningsområder, både fra overordnet departement og internt i virksomhetene. I denne delen presenteres også et sammendrag av hovedkravene til systemer og rutiner innenfor statlig økonomiforvaltning. Del II Krav til system og rutiner, som inneholder krav til økonomisystemer, regnskapsføring, betalingsformidling, dokumentasjon og rutiner vedrørende disse forhold, herunder for lønn og personalutgifter, anskaffelser og innbetalinger. Kravene gjelder alle forvaltningsområder. I de to andre delene av Funksjonelle krav, del III Tilskudd og stønad og del IV Garantiordninger, er det ikke gjort endringer i forhold til bestemmelsene fastsatt 24. oktober 1996. Det er gjort uttrykkelig henvisning i Funksjonelle krav til den relevante bestemmelsen i Økonomireglementet der hvor det er en entydig sammenheng. For ordens skyld er det i innledningen under hver hoveddel en samlet oppstilling av de reglementsbestemmelsene som har størst relevans. På samme måte som i Økonomireglementet, er det gjennomført bruk av begrepet "virksomhet" i samsvar med språkbruken i tjenestemannsloven og hovedavtalen, i stedet for "institusjon" eller "etat". Som angitt i hovedavtalens 40, omfattes også et departement av virksomhetsbegrepet, når det ikke opptrer som overordnet organ. Det vises til kommentarene til Økonomireglementet 8 og 14 om at "driftsenhet" benyttes som betegnelse på enheter som av virksomhetslederen får delegert selvstendig myndighet innen økonomiforvaltningen. Slike enheter kan med Finansdepartementets samtykke gjøres til regnskapsførerenheter med rapportering direkte til Finansdepartementet. Noen virksomheter har et styre. Det varierer i hvilken grad styret er den øverste ledelsen med overordnet ansvar for alle sider av virksomhetens løpende drift. Som det framgår av kommentarene til Økonomireglementet 8, må forholdet mellom et styre og den administrative leder fastlegges i instruksene for hver enkelt virksomhet. Finansdepartementet har i Funksjonelle krav av praktiske grunner brukt betegnelsen "virksomhetslederen" som 9
øverste instans, da vi ikke har funnet formuleringer som kan dekke alle alternativer med styre. Funksjonelle krav må leses slik at det som er presisert som virksomhetslederens ansvar kan være styrets ansvar i de tilfeller hvor dette framgår av den konkrete instruks. Det gjøres oppmerksom på at begrepet "økonomiforvaltning" ikke må oppfattes i snever forstand, som bare gjeldende utgifter/inntekter og rapportering og kontroll av dette. Både Økonomireglementet og Funksjonelle krav omfatter både statlige myndigheters styring med bruken av statlige midler og oppfølging av resultater. Oppfyllelse av kravene til systemer og rutiner i del II vil være en viktig forutsetning for å kunne oppnå tilfredsstillende styring og kontroll. Elektronisk samhandling mellom to parter er likestilt med tilsvarende samhandling på papir på virkeområdet til Økonomireglementet for staten. Videre skal dokumenter som er mottatt elektronisk kunne behandles elektronisk i virksomheten. En forutsetter at relevante krav i dette regelverket knyttet til elektronisk kommunikasjon og elektronisk behandling av dokumenter blir oppfylt. Med skriftlig forstås i Økonomireglementet og Funksjonelle krav dokumenter som kan leses og beskyttes mot endringer. Dokumentene kan være på papir eller i elektronisk form. 10
Del I Økonomi- og resultatstyring i statsforvaltningen Funksjonelle krav har forankring i en rekke bestemmelser i Økonomireglementet. De bestemmelsene som har størst relevans for del I er: - 3.1 og 2 der hovedregelen fastslår at hvert departement skal fastsette mål og resultatkrav og innhente rapporter om oppnådde resultater og effekter. - 3.3 fastsetter at et departement med mellomrom skal gjennomføre evalueringer for å vurdere om man oppnår de forutsatte målsettinger. - 3.4 inneholder pålegg om utarbeidelse av årsplan/virksomhetsplan. - 6 omhandler tildelingsbrev fra et departement til underliggende virksomheter. - 7 omhandler melding om tilsvarende vedtak i et departement. - 8 gir regler for disponeringsskriv internt i en underliggende virksomhet. - 11 gir pålegg om å føre regnskap som skal gi oversikt og kontroll med bruk av midler og analyse av aktivitet til bruk i resultatrapportering og planlegging. Videre er det krav om årsrapport til overordnet forvaltningsmyndighet med oppgave over utgifter og inntekter i forhold til bevilgningen og sammenligning mellom resultatkrav og oppnådde resultater. - 12 omhandler rapport fra departementene til Stortinget. - 13 inneholder beskrivelse av kontantprinsippet og kontoplan. - 14 definerer regnskapsførerrollen. - 20 fastsetter regler om departementenes kontrollansvar. - 21 fastsetter regler om virksomhetslederens kontrollansvar. Kapittel 1 Departementets styring av virksomheter 1-0 Myndighet og ansvar All aktivitet og ressursforbruk innen departementets ansvarsområde må foregå overensstemmende med Stortingets vedtak og forutsetninger. Departementet har det overordnede ansvar for at underliggende virksomheter følger lover, regler og instrukser og at det er etablert forsvarlige interne kontrollrutiner i underliggende virksomhet. For å kunne utøve denne rollen, må departementet etablere rutiner og systemer som sikrer at det har tilstrekkelig innsikt og kompetanse til å følge opp både egen aktivitet og underliggende virksomheter. 1-1 Styringsdokumenter 1-1.1 Stortingsdokumenter Stortinget fastlegger vanligvis målsettingen for statlige virksomheter og tilskuddsordninger ved behandlingen av bevilgningsforslag, stortingsmeldinger, ved lovvedtak eller andre særskilte vedtak. Det er viktig at departementene i proposisjoner og meldinger til Stortinget i størst mulig grad konkretiserer de formål som virksomheten eller tilskuddsordningen skal dekke, og at det i de årlige budsjettproposisjoner presiseres de resultatmål som knyttes til foreslåtte bevilgninger. 11
De årlige styringsdokumentene skal utformes slik at innholdet i fagproposisjon, tildelingsbrev, virksomhetsplan/årsplan og årsrapport henger sammen på en helhetlig måte og kan nyttes som underlag i styringsdialogen og til å underbygge den interne styringen. 1-1.2 Tildelingsbrev Tildelingsbrev til underliggende virksomheter skal inneholde følgende hovedpunkter: a. Beløp som tildeles under hver utgiftspost og beløp som forutsettes inntjent under hver inntektspost. b. Presisering av overordnede mål og konkretisering av disse i form av hensiktsmessige resultatkrav, påpeking av strategiske utfordringer med prioritering og angivelse av eventuelle satsingsområder. c. Angivelse av hvilke indikatorer som skal brukes for å vurdere oppnådde resultater og sikre nødvendig oppfølging og kontroll av virksomheten og eventuelle tilskuddsordninger (jf. kommentarer til Økonomireglementet 3 om resultatbegrepet). d. Krav om hensiktsmessig rapportering av årlige resultater, herunder eventuell tilleggsinformasjon til bruk ved senere evaluering. e. Melding om igangsetting kommende år av eventuell evaluering. f. Meddelelse/påminnelse om administrative og budsjettmessige fullmakter. Tilsvarende temaer bør være med i departementsledelsens skriv om interne disponeringsvedtak i departementet, men det kan utformes på en enklere måte, jf. Økonomireglementet 7. Spesielt når et slikt skriv omfatter forvaltning av tilskuddsbevilgninger, må det i nødvendig utstrekning presiseres de mål som skal oppnås og kriterier for oppfølging, samt krav til kontroll, rapportering og utarbeidelse av periodiske analyser. Departementet bør etter at budsjettproposisjonen er offentliggjort, sende foreløpig tildelingsbrev til underliggende virksomheter, slik at virksomheten i sitt arbeide med virksomhetsplanen kan ta hensyn til de føringer som gis der. Endelig tildelingsbrev sendes så snart Stortinget har fattet sitt endelige bevilgningsvedtak. Eventuelle ekstra tildelinger i løpende termin utformes som supplerende tildelingsbrev. Når flere departementer stiller krav som berører virksomhetens bruk av tildelte bevilgninger, skal departementene samordne utformingen av tildelingsbrev. Det departement som har det overordnede administrative ansvar for virksomheten som helhet, har ansvar for at samordning skjer. 1-1.3 Periode- og årsrapporter Periode- og årsrapporter er også styringsdokumenter. Informasjonen i rapportene vil sammen med annen informasjon fra f.eks. periodiske evalueringer, danne grunnlag for departementenes vurdering av oppnådde resultater i underliggende virksomheter og effekter av overføringsordninger og garantiordninger. 1-2 Styringsdialog 1-2.1 Generelt Et departement er overordnet myndighet. Det er imidlertid viktig at virksomhetene får anledning til å gi til kjenne sitt syn på utforming av målbeskrivelser og valg av resultat- 12
indikatorer/-kriterier. Dette bør komme til uttrykk i en styringsdialog mellom departementet og underliggende virksomheter. Dialogen mellom et departement og underliggende virksomheter bør ta hensyn til virksomhetens egenart og legges opp med fokus på behovet for endring og tilpasning for best mulig å realisere virksomhetens formål (formålseffektivitet). Videre må en følge opp den løpende aktiviteten med fokus på sikring av produktivitet, kvalitet og service innenfor tildelt budsjettramme for vedkommende år. De momenter som skal vektlegges bør nedfelles skriftlig. Videre må man klargjøre hvordan styring og oppfølging skal skje og hvordan virksomheten skal dokumentere sine resultater og utvikle hensiktsmessige styrings- og rapporteringssystemer. 1-2.2 Informasjonsplikt/møtekalender Styringsdialogen mellom et departement og underliggende virksomhet skal formaliseres i en møtekalender. Det bør avholdes minst to møter hvert år mellom departementet og underliggende virksomheter, med følgende temaer: Første møte, som bør fases inn i forhold til regjeringens første budsjettkonferanse i februar/mars: - Gjennomgang av virksomhetens rapportering for foregående år. Hva har man oppnådd? Hvilke lærdommer skal trekkes av dette, også i et langtidsperspektiv (justering av eventuell strategisk plan), eventuelle konsekvenser for departementets arbeid med neste års budsjett m.m. - Gjennomgang av nye satsingsområder og eventuelle endringer i rapportering av resultatindikatorer for neste år. Annet møte, som bør gjennomføres i august/september før fagproposisjonen er ferdig: - Gjennomgang av virksomhetens resultater/avviksrapportering for perioden januar-juni, med utgangspunkt i eventuell halvårsrapportering. Hvordan ligger man an i forhold til tildelingsbrevet? Hvilke korrigerende tiltak må eventuelt iverksettes? - Hovedlinjer i tildelingsbrevet for neste år. Utenom den avtalte møtekalenderen har virksomheten plikt til å informere overordnet departement snarest mulig om vesentlige avvik i forhold til vedtatte planer/tildelingsbrevet. 1-3 Analyse, evaluering og rapportering 1-3.1 Analyser og evalueringer Departementet skal påse at det med mellomrom gjennomføres analyser av virksomhetenes oppgaveløsning og virkemiddelbruk for å få informasjon om man oppnår de fastsatte målsettinger med virksomhetens aktivitet. Evalueringene kan omfatte hele eller deler av en eller flere virksomheters aktiviteter. Ved utvelgelse av aktiviteter er det naturlig å legge vekt på bl.a. politisk viktighet, økonomiske størrelser, resultatutvikling samt antatt effektiviseringspotensial. Ved vurdering av omfang, hyppighet og metode må kostnadene ved gjennomføringen vurderes mot nytteverdien. 13
Valg av tema, organisering og innretning av evalueringene bør jevnlig vurderes og drøftes mellom departement og underliggende virksomheter som en del av etatsstyringen. Også for tilskudds- og garantiordninger skal det gjennomføres periodiske analyser og evalueringer. Krav til disse er nærmere omtalt i del III og del IV. Periodiske evalueringer skal gjennomføres slik at resultatet senest foreligger i januar. De evalueringer som er foretatt skal være tilgjengelige for Riksrevisjonen. 1-3.2 Årsrapportering til departementet Virksomheten skal, innen den frist som overordnet departement bestemmer, legge fram en årsrapport for foregående år, jf. Økonomireglementet 11. Årsrapporten til departementet utarbeides overensstemmende med de krav som stilles i tildelingsbrevet og skal blant annet inneholde: - Regnskapstall i samsvar med godkjent rapportering til det sentrale statsregnskapet, jf. pkt. 4-3. - Forklaring til avvik i regnskapstallene i forhold til tildelingsbrev (bevilgning). Dette skal departementene kunne benytte i sine forklaringer overfor Riksrevisjonen. - Rapportering om resultater i henhold til krav fastsatt i tildelingsbrevet. - Redegjørelse for måloppnåelse og for utvikling på strategiske utfordringer som er omtalt i tildelingsbrevet. - Omfang av uerholdelighetsføringer og avskrivninger (ettergivelse) av krav. Departementet må ikke stille mer omfattende krav til rapporteringen overfor den enkelte virksomhet enn det som er hensiktsmessig, ut fra det informasjonsbehov departementet har som grunnlag for overordnet styring og for forberedelse av budsjettforslag med tilhørende rapportering om hovedtrekkene overfor Stortinget i fagproposisjonen. Det vises til kommentar til Økonomireglementet 3, 11 og 12. Årsrapporten skal departementet sende til Riksrevisjonen innen den frist som fastsettes i årlig rundskriv fra Finansdepartementet. Det er viktig at virksomhetene får tilbakemelding fra overordnet departement på rapporten, både om det som er positivt og eventuelt negativt. Drøfting av rapporten skal inngå som en fast del av styringsdialogen mellom departement og virksomhet. 1-3.3 Periodiske rapporter Departementet må fastsette hvor ofte virksomheten skal levere rapporter til departementet i løpet av året. På mange områder vil det være aktuelt at det leveres halvårsrapport, f.eks. avviksrapporter som drøftes på møtet i august/september. Innholdet i perioderapporter bør være mindre omfattende enn årsrapporten, men omfatte de vesentligste områdene som er omtalt i tildelingsbrevet, jf. pkt.1-1.2. 1-3.4 Rapport til det sentrale statsregnskapet Virksomheten er regnskapsfører. En virksomhet, eventuelt en driftsenhet som er godkjent av Finansdepartementet for rapportering direkte til departementet (jf. kommentarene til Økonomireglementet 14), skal avgi månedlig rapport som inneholder bokførte inntekter og utgifter etter kontantprinsippet til det sentrale statsregnskapet. Rapporten skal også inneholde en oppstilling som viser periodens bruk av midler, samt periodens endringer på 14
interimskonti. Den løpende rapportering til det sentrale statsregnskapet er nærmere omtalt i pkt. 4-3. Ved årsavslutningen av det sentrale statsregnskapet skal departementene også rapportere inn data som inngår i kapitalregnskapet med underliggende spesifikasjoner (garantier, aksjer, krav og gjeld m.m.) i St.meld. nr. 3. Departementet må innhente nødvendig informasjon for sin rapportering til Finansdepartementet fra underliggende virksomheter som har ansvar for kapitalposter som rapporteres i statens kapitalregnskap. Kravene til oppfølging og rapportering av kapitalposter er nærmere omtalt under pkt. 4-3 og 10-1. Ved rapportering i forbindelse med årsavslutningen skal departementet og eventuelt virksomheten foreta kontroller som finnes hensiktsmessige for å sikre at innrapporterte tall fra hver enkelt underliggende regnskapsførerenhet har tilfredsstillende kvalitet. Herunder må kontrolleres at avstemming av virksomhetens/regnskapsførerenhetens konto/konti i Norges Bank er korrekt utført og ikke inneholder åpne poster. Det er Finansdepartementet som har ansvaret for sammenstillingen av det sentrale statsregnskapet. Det innebærer imidlertid ikke at Finansdepartementet overtar konstitusjonelt eller politisk ansvar for de realdisponeringer og den regnskapsføring som ligger bak de beløp som innrapporteres fra andre departementer eller deres underliggende virksomheter og driftsenheter. Departementene har ansvaret for at de innsendte data er korrekte. Dette gjelder f.eks. også oppgaver over udisponerte bevilgninger som kan overføres fra en budsjettermin til neste m.m. Departementene skal ved årsslutt gi forklaringer til Riksrevisjonen og Finansdepartementet i henhold til krav i årlig rundskriv fra Finansdepartementet. 1-4 Departementets kontrollansvar Departementet skal etablere ordninger som gir kontroll med at underliggende virksomheter utfører sine oppgaver overensstemmende med vedtatte mål og retningslinjer og at økonomiforvaltningen foretas på en betryggende måte, jf. Økonomireglementet 20. Det vises spesielt til Økonomireglementet 20.2 om at utførelse av kontrolloppgaven må fastsettes i en instruks for departementet. Fastsettelse av instruks for underliggende virksomhet i henhold til Økonomireglementet 2.2 er også viktig i denne sammenheng. For å gjennomføre en slik kontroll, må departementet forsikre seg om at - det er etablert rutiner og systemer for alle sider ved økonomiforvaltningen - rutinene og systemene er hensiktsmessige - rutinene og systemene fungerer som forutsatt. Departementets kontroll av underliggende virksomheter skal inngå i den normale oppfølgingen av virksomheten. Hvilke kontroller som skal utføres, og hvilket omfang og hyppighet de skal ha, må vurderes ut fra departementets generelle kunnskap om virksomheten og dens egenart, herunder aktivitetens omfang, kompleksitet, risiko og samfunnsmessig interesse, og på grunnlag av rapporter som departementet mottar løpende (jf. pkt. 1-3) eller spesialrapporter. Kontroll skal i første rekke utføres ved gjennomgang og vurdering av rapporter og analyser fra virksomhetene. I virksomheter som har omfattende forvaltning av likvider, krav, 15
verdipapirer, materiell m.m., skal det alltid vurderes behov for å gjennomføre beholdningskontroller. Kopi av departementets rapport om beholdningskontroller skal sendes Riksrevisjonen. Et departement kan under visse vilkår delegere kontrolloppgaven til virksomhetens styre, jf. Økonomireglementet 20.3. 16
Kapittel 2 Intern styring i virksomheten 2-0 Myndighet og ansvar Virksomhetslederen 1 har, innenfor de rammer som stilles i tildelingsbrev, lover og regler, myndighet til å iverksette nødvendige tiltak innenfor sine ansvarsområder. Virksomhetslederen har ansvaret for at økonomiforvaltningen innenfor sitt ansvarsområde skjer overensstemmende med lover, regler og instrukser som gjelder. I dette ligger også oppfølging av de mål og resultatkrav som omtales i tildelingsbrev. Virksomhetslederen har også ansvaret for å etablere tilfredsstillende kontroll og å påse at den fungerer, jf. Økonomireglementet 21. 2-1 Styringsdokumenter 2-1.1 Tildelingsbrev og disponeringsskriv Den årlige styringen i virksomheten skal baseres på de krav som stilles i tildelingsbrev fra departementet, med eventuell henvisning til andre dokumenter. I virksomheter der budsjettdisponeringsmyndighet delegeres til underliggende driftsenheter, skal virksomhetslederen utstede disponeringsskriv med tilsvarende temaer som i et tildelingsbrev, tilpasset virksomhetens egenart. 2-1.2 Virksomhetsplaner Med utgangspunkt i tildelingsbrevet (disponeringsskriv internt i et departement), og de budsjettrammer som er fastsatt der, skal det utarbeides en årsplan/virksomhetsplan. Den skal utdype og konkretisere hvordan virksomheten skal realisere de krav som er stilt. I store virksomheter der budsjettdisponeringsmyndighet delegeres til underliggende driftsenheter, skal det lages virksomhetsplan på flere nivåer. Virksomhetsplanen for underliggende virksomheter skal ikke fremlegges for departementet til formell godkjenning. Virksomhetsplanen bør inneholde følgende elementer: 1. Langsiktig plan a. strategi for oppnåelse av formål på lengre sikt b. vurdering av behov for strukturelle endringer. 2. Årets plan a. mål og resultatkrav, som i.h.t. prioriteringer i tildelingsbrevet/disponeringsskrivet og eventuelle andre styringssignaler skal nås i løpet av året b. virkemidler som skal nyttes c. konkretisering av resultatansvar på avdelinger/relevante enheter, med angivelse av aktuelle resultatindikatorer 1 Om definisjonen av dette begrep, at det i visse tilfeller også omfatter virksomhetens styre, se omtale under den felles innledningen. 17
d. angivelse av hvordan ressursbruk og resultater på en hensiktsmessig måte skal følges opp, rapporteres og kontrolleres, jf. også kravet om utarbeidelse av et internbudsjett (pkt. 4-6). 2-2 Styringsdialog Ledelsen i en virksomhet må utvikle nødvendige interne prosedyrer for å sikre dialog om mål og resultater, og påse at avdelinger/relevante enheter slutter opp om de avtalte rammer og forutsetninger. I virksomheter med store driftsenheter bør styringsdialogen formaliseres ved bruk av møtekalender, jf. pkt. 1-2.2. 2-3 Regnskap og rapporter Det skal utarbeides eksternregnskap (for rapportering til Finansdepartementet, jf. pkt. 4-3), internregnskap og andre hensiktsmessige rapporter til bruk i den interne styringen. Internregnskapet og andre rapporter skal være ledelsens verktøy for å utøve effektiv og målrettet styring. Innhold og tidspunkt for rapportering vil avhenge av virksomhetens kompleksitet og målformulering, men bør gi informasjon som gjør det mulig å følge opp tildelte bevilgninger og vedtatte mål og resultatkrav, jf. pkt. 4-4. Rapporter til overordnet departement er omtalt under pkt. 1-3.2 og 1-3.3. En virksomhet som har utstedt posterings- og belastningsfullmakter er ansvarlig for oppfølging av mål og resultatkrav for de aktuelle bevilgninger. Denne virksomheten må stille nødvendige krav til rapportering overfor den som har mottatt slik fullmakt, og innarbeide informasjonen i rapporteringen internt og til departementet. 2-4 Attestasjon og anvisning 2-4.1 Felles regler Enhver statsutgift skal, før utbetaling finner sted, være attestert og anvist i henhold til de regler som er fastsatt i Økonomireglementet 16. Det skal ikke benyttes stående anvisning. Når et bilag attesteres og anvises, skal dette gjøres av to forskjellige personer. Anvisningsmyndigheten tilligger i utgangspunktet departementssjefen i et departement og den øverste administrative leder i en underliggende virksomhet. Myndigheten kan delegeres i samsvar med Økonomireglementet 16. Delegering av anvisningsmyndighet skal skje skriftlig med gjenpart til Riksrevisjonen. I instruksen for den enkelte virksomhet skal det fastsettes hvilken administrativ enhet (eventuelt enhet i vedkommende driftsenhet) som skal føre oversikt over og kontroll med hvilke tjenestemenn som til enhver tid har anvisningsmyndighet. Informasjonen skal oppbevares over samme periode som regnskapsbilag. Virksomhetens øverste administrative leder skal dessuten levere signaturprøve til overordnet departement og til Riksrevisjonen. Den som har gjort vedtak om delegering plikter å føre kontroll med at underordnede utøver anvisningsmyndigheten på en forsvarlig måte. Informasjon om postering skal minst vise: - underskrift av den som attesterer, med tilhørende dato - kontering tilstrekkelig for postering i intern- og eksternregnskapet - beløp som anvises 18
- underskrift av den som anviser, med tilhørende dato. Hvis beløpet skal rettes i ettertid, men før utbetalingen finner sted, skal det nye beløpet og rettelsen attesteres og anvises på nytt, om mulig av de samme tjenestemenn som attesterte og anviste første gang. Bilag på papir attesteres, anvises og gis informasjon om postering ved direkte påskrift, eventuelt på egen bilagsforside dersom man benytter det. Hvis det må benyttes kopi av papirbilag, skal det være attestert for at det opprinnelige bilaget ikke kan fremskaffes. Elektroniske bilag attesteres, anvises og gis posteringsinformasjon elektronisk. Denne informasjonen må lagres og entydig knyttes til bilaget slik at den er sikret mot endringer i en periode på 10 år. Informasjonen som lagres om den som attesterte og den som anviste, skal i tillegg entydig identifisere disse personene på tidspunktet for attestasjon og anvisning og på et hvilket som helst senere tidspunkt i en periode på 10 år. En tjenestemann som har foretatt attestasjon, eller som har anvisningsmyndighet, bør ikke kunne foreta selve posteringen i virksomhetens regnskap. 2-4.2 Attestasjon I Økonomireglementet 16.1 omtales de grunnleggende krav til attestasjon. Den som attesterer skal således - påse at regnskapsbilaget er et originalbilag som viser hva posteringen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og er påført opplysninger som er nødvendige for riktig betaling, postering og kontroll - kontrollere bestillingsdokumentasjonen, ev. kontrakt eller rammeavtale, med henblikk på pris og betalingsforpliktelse - kontrollere eventuell dokumentasjon for varemottak/tjenesteleveranse mot fakturaen - kontrollere regler om avlønning, dvs. at det er benyttet riktige tariffer eller regulativbestemte satser m.m. - kontrollere at tilskuddsbeløp som skal utbetales er i samsvar med meddelelse i tilsagnsbrev, og eventuell senere dokumentasjon - angi konteringsinformasjon, eventuelt kontrollere at forhåndspåført konteringsinformasjon er korrekt. 2-4.3 Anvisning Den som anviser skal påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig, jf. Økonomireglementet 16.3. Den som anviser skal videre kontrollere at utbetalingsgrunnlaget er attestert på korrekt måte, jf. de krav som er oppført under attestasjon, herunder at det er påført korrekt kontering. 2-5 Resultatoppfølging I virksomhetsplanen beskrives hvorledes virksomheten/driftsenheten skal følge opp rapportering på resultatindikatorer, jf. pkt. 2-1.2. Se også definisjon av resultatbegrepet i kommentarene til Økonomireglementet 3. Resultatoppfølging med bruk av resultatindikatorer skal være et aktivt verktøy for å styre prioriteringer/handlingsmønster i virksomheten/driftsenheten og for rapportering til over- 19
ordnet departement. Det er meget viktig at de rette indikatorene velges slik at man i ettertid kan vurdere om målene er oppfylt. Dersom målene endres, må det foretas en vurdering av de resultatindikatorene som benyttes. Resultatindikatorer skal benyttes for å fremskaffe styringsinformasjon på en enkel og hensiktsmessig måte og å belyse utviklingen på vesentlige forhold og områder. Det må inngå en vurdering av forholdet mellom ytelsene og ressursforbruk, og dette i forhold til formålet med bevilgningen. Virksomheter som delvis finansieres av gebyrer/brukerbetaling må også redegjøre for forholdet mellom utgifts- og inntektsnivå. For tilskuddsordninger vil resultatbegrepet variere med ordningens formål og karakter. Tilskuddsmottakere kan ikke instrueres på samme måte som statlige virksomheter. I del III er dette utdypet nærmere. Den enkelte virksomhet/driftsenhet vil, avhengig av kravene i tildelingsbrevet eller disponeringsskrivet, kunne bli pålagt å rapportere i forhold til ulike resultatindikatorer. For mange statlige virksomheter vil informasjon som er nødvendige for å belyse resultatindikatorene finnes i saksbehandlingssystemer eller tilsvarende. Økonomiavdelingen/-enheten i virksomheten vil være virksomhetslederens støttefunksjon for oppfølging av økonomiske forhold/regnskaper. Det vil i mange tilfeller også være naturlig å pålegge økonomifunksjonen ansvaret for å sammenstille og å rapportere videre resultatinformasjon mottatt fra forskjellige deler av virksomheten. 2-6 Intern økonomikontroll i virksomheten Virksomhetslederen er ansvarlig for at virksomheten har effektive og hensiktsmessige styringssystemer og rutiner som også har innebygget tilfredsstillende intern økonomikontroll, jf. Økonomireglementet 21. Virksomheten skal ha tilgang til systemer og rutiner for registrering, postering, oppfølging og rapportering av økonomidata, med funksjonalitet som gjennom avstemminger og andre kontroller oppdager og rapporterer feil og mangler og sikrer - effektiv registrering og rapportering av økonomiske data - kvalitet og fullstendighet i registrering av virksomhetens økonomiske data - at det er referanser, slik at det er mulig gjennom elektroniske og eventuelle manuelle systemer å gå fra kildegrunnlaget (der data oppstod) til endelig rapport og fra endelig rapport til kildegrunnlaget. Ved etablering av kontrolltiltak må virksomhetslederen (og departementet) alltid vurdere hvilke kostnader dette medfører målt mot den kostnaden som kan påløpe hvis feil og mangler oppstår. Virksomhetslederen skal også sørge for at det følges opp at de etablerte systemer og rutiner fungerer til enhver tid, og at det er prosesser som sikrer evaluering av eksisterende rutiner og utvikling av nye rutiner ved behov. Oppfølging av intern økonomikontroll utøves av virksomhetslederen indirekte ved en kombinasjon av formell og uformell rapportering. Grunnlaget vil f.eks. være løpende 20
rapportering av økonomisk informasjon, god kommunikasjon med tilsatte i sentrale posisjoner og deltakelse i viktige beslutningsprosesser. For spesielt viktige rutiner må virksomhetslederen vurdere om det er behov for tilleggsrapportering og spesielle analyser eller lignende. I store og komplekse virksomheter kan det være aktuelt for virksomhetslederen å etablere et særskilt organ, en internrevisjonsenhet, som vil være forankret i lederens ansvar for å sørge for en intern økonomikontroll. En slik enhet skal bidra til å sikre tilfredsstillende kvalitet i virksomhetens kontrollrutiner. Enheten må være uavhengig av linjeorganisasjonen og rapportere direkte til virksomhetslederen. Målet med internrevisjon skal være å avgi en objektiv bekreftelse på at et definert område er kontrollert. Internrevisjonen skal evaluere tilstrekkeligheten, hensiktsmessigheten og effektiviteten av virksomhetens interne kontrollsystem. Revisjonsarbeidet skal baseres på bruk av en allment akseptert metodikk, med utarbeidelse av revisjonsplaner og dokumentasjon av utført arbeid. Det er naturlig at årsplaner gjøres kjent for Riksrevisjonen. Det er linjelederne som har det daglige ansvaret for etablering, gjennomføring og oppfølging av økonomiforvaltningen. Internrevisjonens oppgave er å se etter om den etablerte styring og kontroll er tilstrekkelig og fungerer etter sin hensikt. Virksomhetslederen må fastsette instruks om internrevisjonsenhetens organisering, arbeidsoppgaver og rapportering. Når arbeidsoppgavene fastsettes, skal det tas hensyn til internrevisjonsenhetens integritet ved at den ikke pålegges å utføre kontrolloppgaver som ligger i et linjeansvar. Tilsvarende bør ikke internrevisjonsenheten aktivt delta i beslutningsprosesser som de senere skal kontrollere. Enheten skal minst en gang i året avgi revisjonsrapport som oppsummerer og trekker konklusjon av utført arbeid. Ferdig årsrevisjonsrapport og eventuelle andre, ferdige revisjonsrapporter i løpet av året, tilstilles Riksrevisjonen uoppfordret når ledelsen har forholdt seg til den/disse. Det forutsettes at ledelsen gjør dette uten unødig opphold. Det anses ikke aktuelt å opprette internrevisjonsenhet i et departement. 2-7 Forvaltning av eiendeler Virksomhetslederen er ansvarlig for at det er etablert tilfredsstillende rutiner og systemer for forvaltning av virksomhetens eiendeler. For nærmere beskrivelse henvises det blant annet til pkt. 7-8 (Mottak av verdipost), pkt. 9-5 (Listeføring av driftsmidler med varig verdi) og pkt. 10-2 (Mottak og oppbevaring av verdipapirer). 21
Kapittel 3 Sammendrag av kapittel 4-14 3-1 Krav til systemer og rutiner 3-1.1 Generelt Oppgaver og ansvar vedrørende økonomiforvaltningen, herunder regnskapsføring og rapportering, er lagt til den enkelte virksomhet. Alle virksomheter skal ha tilgang til et økonomisystem. Virksomhetslederen må etablere tilfredsstillende kontroll, jf. Økonomireglementet 21. Økonomisystemet skal alltid inneholde regnskapssystem, som består av hovedbok og reskontro, og lønnssystem. Økonomisystemet kan omfatte andre hjelpesystemer enn lønnssystemet. Med andre hjelpesystemer menes system - som benyttes for å produsere regnskapsposteringer som ikke kan etterprøves uten ved bruk av systemet - som er nødvendige for å finne referanse til kildegrunnlag som dokumenterer en regnskapspost - der det i en del av systemet følges opp detaljinformasjon om krav, fakturaer, inn- og utbetalinger (fungerer som en reskontro) eller lagres annen nødvendig underdokumentasjon av en regnskapspost/konto i hovedboken. I økonomisystemet må det ivaretas minimumskrav til sporbarhet, kontroll, systemdokumentasjon og sikkerhet. Systemene (modulene) som inngår i virksomhetens økonomisystem bør være integrert på en slik måte at - manuell registrering av den enkelte transaksjon kun skjer i ett system og at det deretter eventuelt foretas elektronisk overføring av data til andre systemer - det er referanser mellom de forskjellige systemene til kildebilag - det er mulig å trekke ut informasjon for sammenstilling i rapporter og analyser, uavhengig av hvilke systemer informasjonen er registrert i - det mellom systemene er automatiske avstemmingsrutiner som sikrer at data overføres og behandles korrekt. Virksomhetslederen er ansvarlig for at systemer og rutiner er organisert på en slik måte at styringsinformasjon bygger på transaksjoner som er kontrollert og kan dokumenteres. Data som benyttes av økonomisystemet må være registrert/postert i de enkelte modulene med referanser på en slik måte at det alltid er mulig å gå fra grunnlagsdokumentasjonen til hovedboken og fra hovedboken til grunnlagsdokumentasjonen for alle inntekter/utgifter, og eventuelt posteringer på balansekonti. Det betyr at en postering i hovedboken skal inneholde referanse som direkte eller via andre moduler (sumposteringer), viser til kildegrunnlaget (kravgrunnlag, varekjøpsfaktura, overtidslister, m.m.). Systemet skal ha kontroller som sikrer at alle transaksjoner som registreres første gang, til slutt blir postert i hovedboken, eventuelt tilbakeført med et korreksjonsbilag på et senere tidspunkt (i andre moduler). 22
I hovedboken skal det minst være referanse fra - krav til kravgrunnlaget (egendeklarasjon, vedtak, m.m.) - lønnsberegning til attestert og anvist lønnsgrunnlag (overtidslister, m.m.) - varekjøp til en leverandørfaktura som er attestert og anvist - tilskudd til et utbetalingsgrunnlag som er attestert og anvist. Postering i hovedbok skal være underlagt kontrollrutiner som sikrer mot at det oppstår feil eller mangler fra grunnlaget. Slike kontroller kan være - attestasjon og anvisning av enkelttransaksjoner eller lister - maskinelle og manuelle fullstendighetskontroller som sikrer at alle transaksjoner medtas og overføres korrekt mellom moduler - avstemminger mellom modulene og mot annen ekstern bekreftelse (f.eks. kontoutskrift fra bank) - analyser/rapporter som underbygger riktigheten av data. I økonomisystemet skal det kunne utarbeides rapporter, analyser og foretas kontroller og avstemminger (feilsøking) på ønsket detaljnivå. Det vil si med utgangspunkt i posteringer i hovedboken eller ved å benytte data som inneholder informasjon fra grunnlagsregistreringen. 3-1.2 Krav til funksjonalitet i økonomisystemet Det skal fra økonomisystemet kunne utarbeides minst to regnskapsrapporter: - Eksternregnskap, som inneholder virksomhetens inntekter, utgifter og balansekonti i overensstemmelse med kontantprinsippet, i henhold til kontoplanen i det vedtatte statsbudsjettet og de krav som stilles for rapportering til det sentrale statsregnskapet i Finansdepartementet. - Internregnskap, som inneholder mer detaljert informasjon om inntekter og utgifter og eventuelt er supplert med posteringer etter andre prinsipper enn kontantprinsippet. Internregnskapet skal være en del av virksomhetens verktøy for å kunne drive effektiv styring. I tillegg skal det kunne utarbeides spesialrapporter for rapportering til overordnet departement overensstemmende med krav i tildelingsbrevet. Alle virksomheter skal benytte reskontro for registrering og oppfølging av inn- og utbetalinger. Dersom det anses unødvendig eller uhensiktsmessig for enkelte ordninger å bruke en reskontro for oppfølging av krav, kan virksomheten velge å bruke andre rutiner, jf. pkt. 7-1. Reskontroen skal være integrert med hovedboken på en slik måte at all bevegelse på reskontroen skal fremgå i internregnskapet. Virksomhetens reskontro skal gi et korrekt bilde av ubetalte krav og forpliktelser. Alle krav og forpliktelser med tilhørende inn- og utbetalinger skal vises som egne registreringer i reskontroen for den enkelte motpart. Innog utbetalinger skal så langt det er praktisk mulig oppdateres i reskontro og i hovedboken på basis av elektroniske data fra virksomhetens bank. Departementene og virksomhetene skal holde oversikt over eiendeler som rapporteres i statens kapitalregnskap (90-poster). Eiendelene skal i tillegg til postering på 90-post, også posteres i hovedboken på en beholdningskonto med tilhørende motkonto. 23
Virksomheten skal ha dokumentasjon som viser økonomisystemets oppbygging og virkemåte, slik at regnskapskyndige kan sette seg inn i systemene. Produksjonsprogrammer og lagrede data skal beskyttes med tilgangskontroller. Virksomheten skal ha rutiner for å logge endringer i applikasjoner eller når det foretas endringer i register m.m. utenom normale rutiner. 3-1.3 Rapportering av eksternregnskapet til det sentrale statsregnskapet Det skal leveres rapporter til statsregnskapet i Finansdepartementet om regnskapsførte utgifter og inntekter i forhold til bevilgning. Virksomhetslederen har ansvar for at systemer og rutiner er tilrettelagt på en slik måte at innrapporterte data til det sentrale statsregnskapet omfatter alle inn- og utbetalinger, har tilfredsstillende kvalitet og innrapporteres innenfor fastsatte tidsfrister. Innrapporteringen skal foretas elektronisk hver måned i det format og inneholde de opplysningene som er fastsatt av Finansdepartementet. Virksomhetene skal for hver periode avstemme sitt innrapporterte eksternregnskap mot det oppdaterte sentrale statsregnskapet i Finansdepartementet. Avstemmingen skal dokumenteres. Den enkelte virksomhet har ansvar for å dokumentere og oppbevare sine innrapporterte data på en hensiktsmessig og betryggende måte. 3-1.4 Internregnskapet Internregnskapet skal gi - grunnlag for rapportering til overordnet departement - grunnlag for styring av virksomheten. Internregnskapet må inneholde informasjon som på en hensiktsmessig måte er tilpasset målene og resultatindikatorene i virksomhetsplanen, og vise den økonomiske utviklingen. Internregnskapet skal bygge på de samme transaksjonene som i eksternregnskapet. For mange statlige virksomheter vil informasjon i henhold til kontantprinsippet gi tilstrekkelig grunnlag for en tilfredsstillende oppfølging av ressursforbruk mv. I virksomheter med omfattende aktivitet kan kontantposteringene suppleres med posteringer etter andre prinsipper, der dette anses nødvendig for å belyse om virksomheten drives effektivt i forhold til formål og kostnader. Slike supplerende, ikke-likvide transaksjoner skal registreres på internregnskapets egne konti og ikke på kapittel, post og underpost. Videre skal det utarbeides en avstemming som viser de transaksjonene som utgjør differansen mellom ekstern- og internregnskapet. Avstemmingen skal automatisk foretas av regnskapssystemet i forbindelse med periode- og årsavslutning. Denne avstemmingen skal være attestert, og inngå som en del av virksomhetens regnskapsmateriell. 3-1.5 Bruk av regnskapssentraler Virksomheten kan bruke regnskapssentraler for å utføre deler av regnskapsoppgavene. Selv om det benyttes regnskapssentraler, er det alltid virksomhetslederen som er ansvarlig for at oppgavene utføres overensstemmende med de krav og regler som gjelder. Dersom virksomheten bruker regnskapssentraler til å utføre regnskapsoppgaver, skal utførelsen av oppgavene reguleres i en avtale. Arbeidsdelingen mellom regnskapssentralen 24
og virksomheten skal være lagt opp på en slik måte at dobbeltregistrering av fakturaer m.m. unngås. Virksomheten er selv ansvarlig for å definere kontoplaner, konteringsstreng, krav til oppsett på rapporter, tidspunkt for rapportering og hvilke kontroller og avstemminger som skal utføres. Følgende oppgaver skal alltid utføres av tilsatte i virksomheten: - attestasjon av utgifter - anvisning av utgifter - godkjennelse av rapportering til Finansdepartementet og overordnet departement. Ved oppgavedelingen må det tas hensyn til at virksomheten skal ha tilstrekkelig grunnlag og dokumentasjon for å utføre oppgaver som ikke kan delegeres, og til kontrollhensyn. Virksomhetslederen må på en hensiktsmessig måte etablere interne rutiner som sikrer at arbeid utført av regnskapssentralen har tilfredsstillende kvalitet. 3-1.6 Internbudsjett Virksomheten skal følge opp faktiske inntekter/utgifter mot bevilgning meddelt i tildelingsbrev eller disponeringsskriv. Dersom budsjettansvar delegeres internt i virksomheten, må internbudsjettet ha en tilsvarende fordeling. Internbudsjettet må bl.a. ha en fordeling på tidsperioder innenfor budsjettåret. Det skal være etablert rutiner som sikrer at totalrammer ikke overskrides. 3-2 Betalingsformidling All likviditet som tilhører staten blir gjennom konsernkontoordningen samlet daglig i Norges Bank. Ut- og innbetaling foretas av virksomhetens bank i henhold til avtale med Finansdepartementet. Finansdepartementet inngår rammeavtale med en eller flere banker for å sikre standardisering av løsninger. Rammeavtalen vil foruten funksjonelle krav til bankenes løsninger, regulere bl.a. økonomiske og ansvarsmessige forhold mellom partene. Den enkelte virksomhet skal på grunnlag av rammeavtalene velge bank for betalingsformidling og kontohold (avrop under rammeavtale). Det er ikke anledning til å fravike rammeavtalenes bestemmelser. Hver dag overføres belastet/innbetalt beløp på arbeidskonti hos banken automatisk fra eller til virksomhetens/driftsenhetens oppgjørskonti i Norges Bank. Før en betaling kan utføres av banken, skal den autoriseres av en person i virksomheten med slik fullmakt. Fullmakt til å autorisere på vegne av virksomheten, kan gis annen statlig virksomhet etter godkjenning av Finansdepartementet. Ved autorisasjonen skal fullmaktshaveren kontrollere betalingsoppdraget som er registrert i bankens systemer mot dokumentasjon fra økonomisystemet, jf. pkt. 5-4.3. Bruk av håndkasse bør begrenses. Nærmere regler om bruk av håndkasse er gitt i pkt. 5-7. 3-3 Avstemminger og dokumentasjon For hver periode (måned/halvår) og ved årsslutt skal virksomheten foreta avstemminger/ spesifisering av regnskapsførte tall som benyttes ved rapportering til det sentrale statsregnskapet, til intern styring og til rapportering til overordnet departement. 25
Regnskapsmateriell skal lagres i 10 år. Hovedregnskapsbøker skal sendes til arkivverket etter 10 år. 3-4 Inntekter Virksomhetslederen er ansvarlig for at det er etablert rutiner og systemer som sikrer at alle inntektskrav blir korrekt utstedt, innkrevd og inntektsført. Utstedt krav skal registreres i virksomhetens reskontro og i hovedboken på utstedelsestidspunktet. Registreringen bør være foretatt slik at kapittel, post og eventuell underpost automatisk kan oppdateres i hovedboken når innbetalingsinformasjon mottas. Når det mottas en innbetaling, skal den normalt registreres i en reskontro, også om det ikke er utstedt et krav på forhånd. Dersom det anses unødvendig eller uhensiktsmessig for enkelte ordninger å bruke en reskontro for oppfølging av krav, kan virksomheten velge å bruke andre rutiner, jf. pkt. 7-1. Virksomheter som har innbetalingsordninger av et visst omfang, bør utstede betalingsvarsel med kundeidentifikasjon (KID). KID skal entydig identifisere kunde og krav slik at innbetalingen automatisk kan knyttes til riktig krav i reskontroen. Banken plikter å oversende innbetalingsinformasjon elektronisk til virksomheten. Det må etableres rutiner for kontante innbetalinger, eventuell kontantomsetning og behandling av kontante betalingsmidler. Uerholdelighetsføring, avskriving og ettergivelse av krav er omtalt i pkt. 7-6.3. 3-5 Lønn og personalutgifter Virksomhetslederen er ansvarlig for at det er etablert rutiner og systemer som sikrer at lønnsberegninger og utbetalinger utføres korrekt, og at de blir rett bokført og innberettet i overensstemmelse med gjeldende regler. Det gjelder også om det benyttes andre enn virksomhetens tilsatte til å utføre deler av lønnsrutinene ved bruk av regnskapssentral. Lønnsutbetalinger skal følges opp som for andre utbetalinger. Det innebærer at - Virksomheten skal ha tilgang til et elektronisk lønnssystem og derigjennom til sine lønnsdata for å kunne lage rapporter og analyser vedrørende lønnsutgifter på personnivå, avdeling m.m. - Grunnlag for lønnsutbetalinger skal registreres i lønnssystemet og utbetalingen foretas fra virksomhetens bankkonto. Virksomheten skal selv foreta anvisning av utbetalinger. Det skal ikke benyttes stående anvisning. Lønnssystemet skal være integrert med regnskapssystemet på en slik måte at det er mulig å foreta analyser og lage rapporter som inneholder informasjon fra begge systemene. Det skal ved årsslutt foretas en avstemming som viser sammenhengen mellom innberettet beløp fra lønnssystemet til andre offentlige myndigheter og posteringer i virksomhetens hovedbok. 26