Side 1 av 8 MØTEREGLEMENT FOR SULA FORMANNSKAP OG DET FASTE UTVALET FOR PLANSAKER Innhald: 1. Val og samansetjing 2. Mynde og oppgåver 3. Førebuing av saker 4. Innstillingsrett - møterett 5. Innkalling sakliste kunngjering 6. Forfall varamedlemer 7. Møteleiar opne eller stengde dører teieplikt 8. Ugildskap 9. Møtet vert sett 10. Utsetjing av ei sak 11. Replikk 12. Merknadar til dagsorden 13. Møteleiaren si stilling under ordskiftet 14. Forslag 15. Prøverøysting 16. Endeleg røysting 17. Røysteplikt 18. Røystemåten 19. Spørsmål i møtet 20. Mindretalsanke 21. Orden i salen og bygningen 22. Møteboka 23. Protokolltilførsel 24. Klage på vedtak 25. Rapportering 26. Iverksetjing Vedtatt: Vedtatt av kommunestyret 10.04.2008 (K-sak 26/08). 1. VAL OG SAMANSETJING a. Formannskapet har 7 medlemer med varamedlemer. b. Formannskapet vert valt av og blant medlemene i kommunestyret ved høvetalsval. Medlemene vert valde for 4 år.
Side 2 av 8 c. Kjønnsfordelinga skal vere i samsvar med 36 pkt. 2 i kommunelova. d. Når formannskapet handsamar plansaker som utval etter plan- og bygningslova 9-l vert tenestemann som er utpeikt til å ivareta barn og unge sine spesielle interesser i planlegginga innkalla. Vedkomande har talerett i slike saker. e. Ordførar er leiar, og varaordførar er nestleiar. 2. MYNDE OG OPPGÅVER a. Formannskapet er oppretta etter kommunelova 8, nr. l og 2. Formannskapet handsamar i medhald av kommunelova 8 nr. 3, framlegg til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. I tillegg skal formannskapet handsame framlegg til alle overordna planar, også plansakene som etter plan- og bygningslova 9 - l særskilt nemnd for plansaker skal handsame. Formannskapet skal ivareta kommunen sine plan- og utviklingsoppgåver av samfunnsmessig art, unntatt dei oppgåvene som etter lov, forskrift, reglement eller avtale er lagt til kommunestyret, administrasjonsutval eller kontrollutval. Formannskapet sitt arbeidsområde er regulert i delegasjonsreglementet vedteke av kommunestyret i K-sak 26/08. b. Formannskapet har direkte innstillingsrett overfor kommunestyret i saker innanfor sitt arbeidsområde. c. Formannskapet har utvida mynde i hastesaker etter kommunelova 13, nr. l. d. Medlemene i formannskapet er også valstyre etter vallova 15. Ordførar og varaordførar er høvesvis leiar og nestleiar av valstyret. e. Formannskapet er kommunen sitt klageorgan etter 28, 2. ledd i forvaltningslova så langt kommunestyret ikkje har delegert dette til anna organ. f. Kommunestyret opprettar og oppnemnar eventuelle faste utval som skal liggje under formannskapet. Formannskapet kan sjølv, i saker som ligg innanfor sitt arbeidsområde og er avgrensa i tid og/eller omfang, oppnemne særskilte arbeidsgrupper (saksutval) og fastsetje mandat for desse. 3. FØREBUING AV SAKER Saksførebuinga i Sula kommune skal byggje på prinsippet om fullført sakshandsaming. Etter kommunelova 23, nr. 2, er det rådmannen sitt ansvar å sjå til at sakene som vert framlagt for folkevalde organ er tilfredstillande utgreidd. Forslag til vedtak skal fremjast av det organet som har innstillingsrett.
Side 3 av 8 4. INNSTILLINGSRETT - MØTERETT a. Rådmannen har innstillingsrett etter delegasjonsvedtak i K-sak 26/08. b. Rådmannen har møte- og talerett i utvalet og forslagsrett, jf. delegasjonsvedtak, enten personleg eller ved ein av sine underordna. 5. INNKALLING - SAKLISTE - KUNNGJERING a. Formannskapet held møte etter fastsett møteplan. I tillegg kan det haldast møte når ordføraren eller minst 1/3 av medlemene krev det. b. Ordføraren set opp sakliste og kallar saman til møte. c. Innkallinga skal innehalde opplysningar om tid og stad for møtet, spesifisert oppgåve over dei sakene som skal drøftast og opplysning om kvar saksdokumenta er tilgjengelege. d. Møteinnkalling, sakliste og saksdokument skal til vanleg sendast medlemene og innkalla varamedlemer med minst 5 dagars varsel. e. Kopi av saksdokumenta skal vere tilgjengeleg for publikum i tida frå møtet er kunngjort og fram til møtedagen. Dette gjeld ikkje for dokument som i medhald av reglane i offentleglova er unnateke offentleg innsyn. f. Ordføraren kan i medhald av 30 i kommunelova avgjere at ei sak skal takast opp til handsaming ved fjernmøte eller skriftleg sakshandsaming. g. Det skal sendast ut særskilt innkalling for dei sakene formannskapet handsamar som fast planutval. h. Det skal sendast ut særskilt innkalling for dei sakene formannskapet handsamar som valstyre. i. Det skal sendast ut særskilt innkalling for dei sakene formannskapet handsamar som klagenemnd. 6. FORFALL - VARAMEDLEMER a. Forfall skal meldast til ordføraren snarast med opplysing om forfallsgrunn. Ordføraren kallar straks inn varamedlem etter reglane i 16 nr. 1 i kommunelova. Det same skal gjerast når han/ho vert kjent med at nokon må gå frå møtet som ugild i sak som skal handsamast. Medlemene skal melde frå til ordføraren på førehand der det er grunn til å rekne med at ein kan vere ugild ved handsaming av ei sak.
Side 4 av 8 b. Når det gjeld rettar og plikter for medlem/varamedlem som kjem til eller går frå møtet, gjeld same reglar som i reglementet for kommunestyret, jf. pkt. 6 i nemnde reglement. 7. MØTELEIAR - OPNE ELLER STENGDE DØRER - TEIEPLIKT a. Møta vert leia av ordføraren eller varaordføraren når ordføraren har forfall. Har båe forfall, skal det veljast ein setteordførar. Møta vert haldne for opne dører dersom ikkje anna følgjer av lovmessig teieplikt, eller utvalet vedtek å handsame ei sak for stengde dører i medhald av 31 i kommunelova. Vedtak om å handsame ei sak for stengde dører kan skje når omsynet til personvern eller andre tungtvegande private eller offentlege interesser tilseier dette. Personalsaker skal alltid handsamast for stengde dører. Debatt om dette skal gå føre seg for stengde dører dersom ordføraren krev dette, eller utvalet vedtek det. b. Vert det vedteke å handsame ei sak for stengde dører, pliktar medlemene dei kommunale tenestemenn som er til stades, å teie om drøftingane og om dei vedtak som vert gjorde. c. Teieplikta varer til noko anna vert vedteke, eller til grunnane for stengde dører har falle bort. Er det andre personar til stades, skal ordføraren krevje teieplikt av dei. 8. UGILDSKAP a. Den som etter kommunelova 40 nr. 3 (jf. 6 i forvaltninglova) er ugild, eller som etter nr. 4 i same paragraf vert friteken, tek ikkje del i handsaminga av vedkomande sak. b. Spørsmål om ugildskap skal avklarast før sjølve saka vert handsama. Medlem som spørsmålet om ugildskap gjeld, skal ikkje ta del i handsaminga av dette spørsmålet. c. Det er forsamlinga sjølv som avgjer ugildskapspørsmålet med vanleg fleirtal. Einkvar pliktar å seie ifrå om tilhøve som kan føre til ugildskap. Før vedkomande går frå, og forsamlinga drøfter og avgjer ugildskapspørsmålet, kan han/ho få uttale seg kort til dette. 9. MØTET VERT SETT a. Formannskapet er vedtaksført når minst halvparten av medlemene er til stades. b. Dersom nokon må gå frå møtet, skal dette meldast til ordføraren før møtet tek til.
Side 5 av 8 10. UTSETJING AV EI SAK - VEDTAK I SAK SOM IKKJE ER FØRT OPP PÅ SAKLISTA a. Utvalet kan med vanleg fleirtal vedta å utsetje realitetshandsaminga av ei sak som står på den utsende saklista. b. Eit utsetjingsframlegg skal handsamast straks. Vert framlegget ikkje vedteke, held debatten fram etter den opphavlege talarlista. c. Utvalet kan gjere vedtak i sak som ikkje er oppført på saklista dersom ikkje ordføraren eller 1/3 av medlemene set seg imot det. 11. REPLIKK Ein representant kan be om replikk til ein talar sitt innlegg ved å markere dette med 2 fingrar i veret. Han/ho skal då få ordet før neste på talarlista. Ein replikk skal vere kort og ein direkte kommentar til talaren sitt innlegg. Talaren kan få svare kort på replikken. 12. MERKNADAR TIL DAGSORDEN Ein representant kan be om ordet til dagsorden og får då ordet utanom den oppsette talarlista. Dette kan gjelde forslag om å setje strek i talarlista, innføre avgrensa taletid, innvending til måten å behandle saka på, røystemåte, møteavviklinga m.v. Det er ikkje lov til å kome inn på realitetane i nokon sak. Innlegg under "til dagsorden" skal vere korte. 13. MØTELEIAREN SI STILLING UNDER ORDSKIFTET Møteleiaren må ikkje avbryte nokon som har ordet, med mindre det skjer for å oppretthalde dei reglar som er gitt i reglementet eller for å rette mistyding o.l. frå talaren si side. 14. FORSLAG a. Forslag skal vere skriftleg og underteikna av den som fremjar forslaget. Forslaget skal leverast til ordføraren. Forslag kan gjevast munnleg dersom det gjeld val, tilsetjing eller om ei sak skal realitetshandsamast eller utsetjast. Det skal røystast over alle forslag som ikkje vert trekt. At eit forslag vert trekt er ikkje til hinder for at same forslaget vert fremja av ein annan medlem. b. Det er ikkje høve til å setje fram forslag etter at strek er sett. Ordføraren skal gjere merksam på dette.
Side 6 av 8 c. Det er høve til å setje fram og trekkje forslag etter ei prøverøysting. Etter prøverøysting kan formannskapet gjere vedtak om oppheving av streksetjing og opne opp for vidare debatt. 15. PRØVERØYSTING Før endeleg røysting i ei sak kan det haldast prøverøysting. 16. ENDELEG RØYSTING a. Når møteleiaren har teke opp ei sak til endeleg røysting, er det ikkje lenger høve til meir ordskrifte om saka, eller til å setje fram eller trekkje forslag. b. Møteleiaren skal fremje forslag om korleis røystinga skal gjennomførast. Dersom ein medlem krev det, kan formannskapet vedta røystemåten. 17. RØYSTEPLIKT - RØYSTEMÅTE VED VAL OG TILSETJING a. Medlemene har plikt til å røyste i alle saker. b. Ved val og tilsetjingar kan ein medlem krevje skriftleg røysting. Det er då høve til å røyste blankt. Skriftleg røysting skjer med setlar utan underskrift. Tre personar som møteleiar oppnemnar, skal telje røystene. c. Vedtak vert gjort med vanleg fleirtal. Står røystene likt i tilsetjingssaker, vert ordføraren si røyst avgjerande. Han/ho pliktar då å skrive under røystesetelen sin. Står røystene likt ved val, vert saka avgjort ved loddtrekning, jf. 38 i kommunelova. 18. RØYSTEMÅTEN a. Røysting skjer ved open røysting med stillteiande godkjenning når ingen seier mot eit framlegg som ordføraren set fram. b. Vedtak vert gjort med vanleg fleirtal. Ved likt røystetal i andre saker enn val, er ordføraren si røyst avgjerande. 19. SPØRSMÅL I MØTET a. Kvar medlem kan rette spørsmål til møteleiaren i byrjinga av møtet, også om saker som ikkje står på saklista. Møteleiaren eller ein annan etter samråd med møteleiaren, kan svare på spørsmålet. Møteleiaren kan avgjere at svar på spørsmålet skal gjevast på neste møte.
Side 7 av 8 b. Det er ikkje høve til debatt eller til å kome med framlegg i samband med slike spørsmål. 20. MINDRETALSANKE Minst to representantar i utvalet kan i saker der utvalet har avgjerdsmynde anke saka opp til endeleg avgjerd i kommunestyret. Dette gjeld ikkje saker etter kommunelova 13 (hastesaker), valstyresaker og personalsaker etter delegasjonsreglementet for formannskapet. Anken skal framsetjast i møtet og protokollerast. 21. ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN a. Møteleiaren skal syte for å halde ro og orden i møtesalen og i bygningen elles under møtet. Han/ho skal såleis sjå til at talarane ikkje blir avbrotne eller blir forstyrra frå nokon kant. Dersom tilhøyrarane kjem med meiningsytringar eller på anna måte forstyrrar forhandlingane, eller har ei åtferd som strir mot god orden, kan møteleiaren vise dei ut. b. Plakatar, teikningar, tabellar o.l. må ikkje vere plassert eller plasserast i salen under møta, utan møteleiaren evt. fagutvala sitt samtykke. c. Ingen må dele ut skriftleg materiell til medlemene utan at dette er avtalt med møteleiaren. 22. MØTEBOKA a. Utvalet fører bok over møta sine. I møteboka skal det førast opplysningar om tid og stad for møtet, innkallingsmåte, fråverande medlemer og møtande varamedlemer. Går nokon frå eller kjem nokon til under møtet, skal det gå fram av møteboka kven som har teke del i handsaminga av kvar sak. b. Det skal gå fram av møteboka kva saker som har vore handsame, alle forslag som det har vore røysta over, og røystingsresultatet i kvar einskild sak. c. Ordførar og to andre medlemer som utvalet oppnemnar, skal skrive under møteboka. Ordførar har ansvaret for at møteboka er rett ført. d. Etter møtet skal utskrift av møteboka sendast alle medlemene og dei varamedlemene som var til stades i møtet. e. Rådmannen syter for oppbevaring av møteboka til utvalet i kommunen sitt arkiv i samsvar med kommunelova 39, nr. 2 og reglar for offentlege arkiv. f. Det skal førast særskild møtebok for klagesakene (klagenemnda).
Side 8 av 8 g. Det skal førast særskilt møtebok for dei sakene formannskapet handsamar som fast planutval. h. Det skal førast særskilt møtebok for dei sakene formannskapet handsamar som valstyre. i. Møteboka skal leggast fram til godkjenning i første møte. 23. PROTOKOLLTILFØRSEL Dersom ein medlem eller rådmannen ønskjer protokolltilførsel etter at røysting er gjort, skal dette i regelen imøtekomast. Protokolltilførsel skal berre avvisast når det ligg føre særlege omsyn. Vert det usemje, kan kommunestyret ved røysting avgjere om protokolltilførsel skal takast inn i protokollen eller ikkje. Protokolltilførsel skal vere skriftleg. 24. KLAGE PÅ VEDTAK/KLAGEHANDSAMING Partar i ei sak skal samstundes med melding om vedtaket verte informert om sine rettar/høve til å påklage eit vedtak. Klagehandsaminga skal skje innanfor dei reglar og fristar som gjeld i forvaltningslova, kommunelova og særlover. 25. RAPPORTERING Utvalet har rapporteringsplikt til kommunestyret. 26. IVERKSETJING a. Dette reglementet er vedteke av Sula kommunestyre i møte 10.04.2008, sak 26/08, og gjeld frå 14.04.2008. Samstundes vert alle andre møtereglement for formannskapet, oppheva. b. Endring i dette reglement kan berre gjerast av kommunestyret.