PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2014-2015 Hitra kommune Vedtatt av kommunestyret XX.XX.201X i sak XXX/XX
1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden 2014-2015. Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres.
Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret.
2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 5 prosjekter, mens 5 prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden. Det er i prioriteringene også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Vurdering av ulike typer interkommunalt samarbeid. 1 Interkommunalt samarbeid er prøvd, planlegges eller igangsatt innenfor flere områder. Blant annet er det interkommunale samarbeid innen helse, barnevern og revisjon. Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Hvordan styres disse organisasjonene? Er det vanskelig med politisk styring over sterke fagmiljøer innen disse områdene? Finnes det andre områder egnet for interkommunalt samarbeid. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. Forebyggende innsats overfor barn og unge 2 Barn og unge er et viktig område i kommuneplanen. En viktig del av dette arbeidet retter seg mot arbeid som skal fange opp og redusere behovet for spesialundervisning i senere skolegang. Arbeidet opp mot å forebygge kriminalitet, rus- og andre sosiale problemer er også viktige elementer under dette feltet. Dette arbeidet krever et omfattende tverrfaglig arbeid mellom kommunale enheter, deriblant barnehage, skole, PP-tjeneste, barnevern, kultur og fritid og Nav i tillegg til samarbeid med frivillige organisasjoner, politi og andre utenfor kommunen. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel ta utgangspunkt i hvor stor grad kommunen har lykkes med å oppfylle intensjonene fra kommuneplanen og utvikle et godt helhetlig tilbud. Omdømme og attraktivitet 3 Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom blir boende eller kommer tilbake til kommunen etter endt utdanning. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Hitra kommune kunne skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at Hitra kommune har et godt omdømme, både hos kommunens egne innbyggere, i regionen og landet for øvrig. Omdømme kan enkelt defineres som det bildet folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hvilken måte Hitra kommune profilerer seg utad. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin egen arbeidsplass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med tanke på å skape et godt omdømme.
Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme i Hitra kommune kan rettes mot å se hva Hitra kommune har gjort, og evt. kan gjøre for å bygge et godt omdømme, både overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Videre kan det være aktuelt å kartlegge hvilket bilde folk har av Hitra, både blant kommunens egne innbyggere og blant folk som bor utenfor kommunen. Med tanke på bosetting og tilflytting vil målgruppen særlig være unge mennesker i etableringsfasen. Kriseberedskapen i Hitra kommune 4 Med kriseberedskap mener vi tiltak ved større ulykker eller katastrofer som kan ramme Hitrasamfunnet. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kriseberedskap kan f.eks. sette fokus på om kommunen har de planer for krisehåndtering som kommunen er pålagt, om planene er tilpasset krisescenarier som er aktuelle for Hitra og om kommunen er i stand til å iverksette de tiltak som er skissert i planene. Samtidlig vil det være hensiktsmessig å se på hvordan Hitra kommune kommuniserer i en krisesituasjon og hvordan dette er ment å nå ut til egne innbyggere. Miljøsatsingen i Hitra kommune 5 Miljø er et tema kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. I Brundtlandkommisjonens rapport "Vår felles framtid" (1987) er bærekraftig utvikling definert som: en utvikling som imøtekommer dagens behov uten å ødelegge mulighetene for at kommende generasjoner skal få dekket sine behov. "Viktige målsettinger ligger i Lokal Agenda 21 som er et handlingsprogram for en bærekraftig utvikling i det 21 århundre og som er et av flere sluttdokumenter fra FN konferansen om miljø og utvikling i Rio i 1992. Med tildelingen av Nobels fredspris for 2007 til FNs klimapanel og Al Gore er utfordringene knyttet til miljø og miljøarbeidet gitt anerkjennelse og publisitet verden over. I kommunene dukker spørsmålet etter hvert opp om hva som blir gjort for å sikre en bærekraftig utvikling og fokus på miljø. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse kan være med å sette miljøperspektivet på dagsorden i Hitra kommune, men en vurdering av miljøbevisstheten hos den enkelte ansatte og om kommunen har en strategi for hvordan kan skal ivareta miljøet på best mulig måte i den kommunale virksomheten. Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Område Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Hitra kommune Kommunene står overfor betydelig omsorgsutfordringer i de kommende årene. Nye brukergrupper av yngre brukere med et større spekter av sosiale og helsemessige problemer, en aldrende befolkning, samt knapphet på omsorgsytere stiller samfunnet og kommunene overfor nye og formidable krav. Samhandlingsreformen har satt kommunene under et press for mottak av utskrivingsklare pasienter, samt til å inngå samarbeidsavtaler med helseforetakene. For kommunene er det en krevende balansegang å finne struktur og tilbud innen sykehjem, omsorgsboliger, dagtilbud og hjemmetjenester, noe som er av avgjørende betydning for brukere og løsning av oppdraget. Videre må de ansatte få bruke mer av sin tid til de primære omsorgsoppgavene og mindre til transport, administrasjon, tilsyn og tunge løft. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette temaet kan sette fokus på hvilke strategier kommunen har i forhold til utviklingen av omsorgtilbudet i de nærmeste årene og
hvordan man har tenkt å oppnå disse målsettingene, også i samarbeid med statlige virkemidler. Etikk og likebehandling i saksbehandlingen Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør, ressursfordeler og myndighetsutøver griper virksomheten til kommunen inn i store deler av lokalsamfunnet. Kommunens virksomhet kan ha svært stor betydning for den enkelte innbygger, og det er derfor viktig at kommunen har en høy etisk standard for sin virksomhet og sikrer at alle likebehandles i møte med kommunal myndighet. Dette fordrer bevissthet og fokus i alle ledd av organisasjonen, at man identifiserer potensielle risikoer og setter i verk tiltak for å håndtere disse. Politikere og ansatte må være kjent med kommunens etiske retningslinjer, og det må legges til rette for etisk refleksjon rundt de beslutninger som tas, og man må særlig være bevisst på de press og påvirkninger man utsettes for, og hvorvidt disse påvirker ens evne, eller oppfatningen av denne, til å fatte riktige beslutninger på vegne av kommunen som helhet. Renovasjonstjenester i Hitra kommune Kystmiljø AS ble stiftet i 1994 som et interkommunalt renovasjonsselskap for kommunene Hitra og Frøya. Fra 9.1.2006 overtok HAMOS Forvaltning IKS samtlige aksjer i selskapet, samtidig som kommunene Hitra og Frøya ble fullverdige medlemmer i HAMOS. Selskapet Kystmiljøs tidligere oppgaver ivaretas nå av HAMOS. Aktiviteten i selskapet Kystmiljø er nå svært begrenset og består i utleie av anlegg og driftsmidler tilknyttet til den lovpålagte. Renovasjonsordningen i de to tidligere eierkommunene. Selskapet Kystmiljø har ikke erverv som formål, og er i praksis et sovende selskap. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse kan være med å se om renovasjonstjenestene i Hitra kommune oppfyller lovskrav og Hitra kommune sine krav og forutsetninger for tjenesten. En annen vinkel kan være hvorvidt får innbyggere i Hitra kommune levert en tilsvarende god tjeneste som tidligere og får Hitra kommune de tjenestene de betaler for. Og er Hitra kommune en eier som utøver sitt eierskap godt og i tråd med forventninger, målsetninger og regelverk. Psykisk helsevern i Hitra kommune Psykisk helsevern har vært et satsingsområdet på nasjonalt nivå. Etter hvert som opptrappingsplaner har virket kan det være aktuelt å kartlegge hva opptrappingsplanen har betydd for Hitra kommune og om brukerne får tilgang til den behandlingen man har rett på. I den sammenhengen kan det også ha vært aktuelt se nærmere på hvordan samarbeidet mellom kommunehelsetjenesten og 2. linjehelsetjenesten fungerer. Vann og vannverksutbygging i Hitra Hitra kommune har satset på å tilby innbyggere og næringsliv vann av god kvalitet. Dette har ført til at vannavgiftene i kommunen er høye. Kommunen står overfor betydelige investeringer i de neste årene, blant annet som følge av høyt svinn på det vannet som produseres. En undersøkelse her vil blant annet være å se på: Hva skal inngå i selvkostberegningene for vann, er det mulig overvelte en større andel av kostnadene for investeringer på de abonnenter som utløser investeringen og hva kan gjøres for å begrense svinnet av vann?