Oppdatert: 2011-03-25 Styremøte Bragekonsortiet 2011-03-03 - Referat Sted: Rica Hotel Gardermoen Dato: Torsdag 3. mars 2011 Tid: 10:00 15:00 Referent: Hege Johannesen Til stede: Espen von Osten Skjoldal, Sølvi Karlsen, Hans Tranekjer Andresen, Håkon Magne Bjerkan og Tone Elofsson Fra BIBSYS: Hege Johannesen Forfall: Sakliste og sakspapirer til sakene 2 6 ble sendt til styrets medlemmer via e-post 20. februar 2011. S-2011/01 Konstituering a) Valg av leder Espen von Osten Skjoldal ble valgt til styreleder. b) Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent. c) Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent. S-2011/02 Årsrapport for 2010 Saksdokument i form av årsrapport som beskriver virksomheten i 2010 var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble hovedpunktene gjennomgått. I 2010 fikk konsortiet tre nye deltagere. Ved utgangen av året var antall deltagere kommet opp i 37. Det viktigste utviklingsarbeidet var oppgraderingen av systemprogramvaren DSpace til versjon 1.5.2. Det viktigste driftsarbeidet var effektiviseringen av de rutinene som brukes når en ny versjon av BIBSYS Brage settes i drift. Årsrapporten for 2010 distribueres til konsortiets deltagere som vedlegg til møtereferatet. Styret godkjenner årsrapporten for 2010. 1
S-2011/03 Årsregnskap for 2010 Saksdokument i form av regnskapsoversikt for 2010 var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble de enkelte postene gjennomgått. Regnskapet viser et overskudd på kr 79 000. Inntekter fra nye deltagere i budsjettåret er litt høyere en budsjettert. Påløpte kostnader er lavere enn budsjettert, dette gjelder særlig kostnader til reiser. Styret godkjenner årsregnskapet for 2010. S-2011/04 Statusrapport pr. februar 2011 Saksdokument i form av statusrapport som beskriver virksomheten fram til og med 20. februar var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble innholdet i statusrapporten gjennomgått. Konsortiet har fått to ny deltagere, Riksantikvaren og Kunsthøgskolen i Oslo. Antall deltagere har derfor økt til 39. I tillegg har to institusjoner fått avtale om bruk av BIBSYS Brage til undertegning. Disse er Kriminalomsorgens utdanningssenter og Høgskolen i Finnmark. Markedshøyskolen har tatt kontakt og fått informasjon om Bragekonsortiet og om BIBSYS Brage. Hittil i 2011 er det kun utført driftsoppgaver. Arbeidet med videre utvikling av BIBSYS Brage i henhold til vedtatt leveranseplan for 2011 vil starte i 2. kvartal. Styret tar statusrapporten pr. februar 2011 til orientering. S-2011/05 Regnskap pr. januar 2011 Saksdokument i form av regnskapsrapport pr. 31. januar var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ble de enkelte postene gjennomgått. Styret påpekte en logisk feil i måten regnskapsrapporten var satt opp. Feilen ble rettet opp umiddelbart og hadde ingen konsekvenser for styrets behandling av saken. Ingen institusjoner er foreløpig fakturert for årlig avgift eller startavgift. P.g.a. en inkurie i Kunnskapsdepartementet må BIBSYS vente med å sende fakturaer til etter at statsbudsjettet er revidert. Påløpte kostnader er kun lønn til driftsoppgaver som administrasjon, informasjon og brukerstøtte. Driftsavgift for januar er ikke belastet og det har ikke vært noen reisevirksomhet. Styret tar regnskapet pr. 31. januar til orientering. S-2011/06 Revidert budsjett 2011 Saksdokument med forslag til revidert budsjett for 2011 var sendt ut sammen med saklisten. Bakgrunnen for en revidering av budsjettet for 2011 er overføring av et overskudd på kr 79 000 fra 2010. BIBSYS foreslår at kr 3 000 legges til driftskostnader, mens resten av beløpet benyttes til lønn inkl. 40 % overhead. BIBSYS foreslår også at vedtatt fordeling av lønnsmidlene for 2011 med 25 % til drift og 75 % til utvikling beholdes. Resultatet vil da bli ca 0,35 årsverk til drift og ca 1,05 årsverk til utvikling. 2
Styret vedtar forslaget til revidert budsjett for 2011 som innebærer at overføringen på kr 79 000 fra 2010 disponeres med kr 3 000 til driftskostnader og kr 76 000 til lønn inkl. overhead. S-2011/07 Oppnevning av arbeidsgruppe BIBSYS ønsker en faglig arbeidsgruppe som diskusjonspartner i den videre utviklingen av BIBSYS Brage. Gruppen må bestå av 3 5 aktive brukere av registrerings- og administratorfunksjonene. Medlemmene av gruppen må også ha kontakt med sluttbrukere ved egen institusjon. Arbeidet vil bestå i å svare på spørsmål fra utviklerne i BIBSYS og gi råd angående funksjonalitet og brukerdialog i den grad den enkelte har tid og anledning. Det kan bli aktuelt å invitere gruppen til et arbeidsmøte i Trondheim sammen med utviklerne. Det er ønskelig at arbeidsgruppen etableres når BIBSYS starter arbeidet med å oppgradere BIBSYS Brage med nyeste versjon av DSpace. Dette vil starte 11. april. Under møtet la BIBSYS fram et forslag på seks kandidater til arbeidsgruppen. Alle disse deltok aktivt med nyttige innspill under arbeidet med oppgradering av BIBSYS Brage våren 2010. To av dem er tidligere foreslått av egen institusjon. Det var enighet om å gå videre med fem av kandidatene. Neste trinn er å få avklart med den enkeltes leder at vedkommende vil få anledning til å delta i arbeidsgruppen. Når dette er gjort vil styret gjøre den formelle er gruppen oppnevnt. Styret vedtar at det skal oppnevnes en arbeidsgruppe på 3-5 personer med utgangspunkt i de kandidatene som ble diskutert på møtet. Når deltagelse i gruppen er avklart med den enkelte kandidats leder, vil styret foreta en formell oppnevning. S-2011/08 Eventuelt Muligheten for å kjøpe funksjonalitet som ikke finnes i DSpace i stedet for å utvikle dette selv ble diskutert. Det som er særlig relevant er muligheten for audiovisuell streaming. Slik funksjonalitet tilbys av @mire. BIBSYS vil undersøke hvilke betingelser som gjelder for slike kjøp inkl. kostnader for konsortiet. Det må også undersøkes om det må gjøres endringer når en ny versjon av DSpace tas i bruk. S-2011/09 Møteplan Datoer for kommende styremøter er tirsdag 7. juni og tirsdag 27. september. Årets konsortiemøte vil bli arrangert tirsdag 18. oktober. 3
Notat Oppdatert: 2011-03-25 BIBSYS Brage - Årsrapport 2010 Skrevet av: Hege Johannesen Til: deltagerne i Bragekonsortiet Kommentar: godkjent av konsortiestyret 3. mars 2010 Deltagere i konsortiet Ved utgangen av september 2010 besto Bragekonsortiet av 37 institusjoner. Nye deltagere i 2010 er Statistisk sentralbyrå, Samisk høgskole og Forsvarets høgskole. Alle fikk opprettet eget arkiv i BIBSYS Brage i løpet av året. Ingen institusjoner har gått ut av konsortiet. Gjennomført arbeid i 2010 Driftsoppgaver inkludert administrasjon, brukerstøtte og informasjon I 2010 har det vært arbeidet for å effektivisere de rutinene som brukes når en ny versjon av programvaren settes i drift. Resultatet er at tiden dette tar er redusert fra 12 timer til 15 minutter. I tillegg er rutinene for backup av innholdet i arkivene både forbedret og effektivisert. Det tas backup av databasene (metadata) hver morgen alle ukedager. De som tas på fredager går 26 uker tilbake i tid, mens de som tas de øvrige ukedagene går 10 uker tilbake i tid. Det betyr at en backup av databasene fra en fredag kan hentes inn 6 mnd tilbake i tid. Fulltekstdokumentene ligger ikke i databasen men i et eget filsystem. Det tas backup også av dette hver morgen alle ukedager. En fil som slettes kan gjenopprettes innen 90 dager. Hvis en fil skulle bli endret finnes det en backup av de 10 siste versjonene. BIBSYS v/produkteier for BIBSYS Brage er sekretariat for konsortiet og konsortiets organer, styringsgruppen og konsortiemøtet. Dette innebærer møteinnkalling, utarbeidelse av saksdokumenter og referater. I 2010 er det avholdt et konsortiemøte. Styresaker har blitt behandlet via e-post. Produkteier representerer også konsortiet i styringsgruppen for NORA. I 2010 har denne gruppen hatt et møte. Driftsoppgaver omfatter også behandling av kunde- og brukerhenvendelser via BIBSYS Brukerstøtte, BIBSYS Meldingssystem og direkte til produkteier. I tillegg kommer informasjon til eksisterende kunder, fortrinnsvis via e-post, og markedsføring overfor mulige nye kunder. 1
Utviklingsoppgaver Høyeste prioritet i 2010 har vært å få ferdigstilt den oppgraderingen av systemprogramvaren til DSpace versjon 1.5.2 som ble startet i 2009. I tillegg har forbedringer av det originale brukergrensesnittet for søk og registrering og nye funksjoner for uttak av brukerstatistikk hatt høy prioritet. Arbeidet med å oppgradere systemprogramvaren til aller nyeste versjon av DSpace (v. 1.6) som ble tilgjengelig 3. mars er også startet opp, men må i hovedsak gjennomføres i 2011. Det er startet et arbeid for å få på plass rutiner i BIBSYS Biblioteksystem for å høste metadata fra arkivene via protokollen OAI-PMH slik at disse gjenbrukes i Bibliotekbasen. Da dette gjennomføres som et utviklingsprosjekt for BIBSYS Biblioteksystem blir kostnadene hovedsakelig belastet dette produktet og ikke BIBSYS Brage. 17. mars: Lansering av demoversjoner av alle arkivene i BIBSYS Brage basert på DSpace 1.5.2 og av et eget forum for å diskutere og komme med innspill før endelig ferdigstilling. 15. april: Ny versjon av BIBSYS Brage basert på DSpace 1.5.2 satt i ordinær drift med bl.a.: fulltekstsøk nye muligheter for viderebehandling av trefflister forbedret postvisning med flere metadata i ny rekkefølge og lenking videre lenke til kontaktinformasjon for det enkelte arkiv og flere nye administratorfunksjoner som bl.a.: registrering av distribusjonsavtaler, både standardavtale for hele arkivet og særavtaler for bestemte samlinger flytting av innførsel med tilhørende filer fra en samling til en annen blafunksjon for skjulte innførsler for enklere gjenfinning I tillegg til den originale DSpacekoden ble det lagt til tilleggsfunksjonalitet i form av nasjonale og lokale tilpasninger. De nasjonale tilpasningene ble gjort for å tilfredsstille de krav NORA stiller for å kunne høste de norske arkivene og omfatter bruk av: Norsk inndeling av vitenskapsdisipliner tretegns koder for å angi språk NORA-standard for dokumenttype De lokale tilpasningene ble gjort for å tilfredsstille krav fra konsortiet og omfatter bl.a.: endringer i postvisningen norsk brukergrensesnitt autentisering via BIBSYS adgangskontroll og FEIDE bruk av Nasjonalbibliotekets ID-tjeneste grafisk profil utviklet for BIBSYS Brage institusjonsspesifikk logo i det enkelte arkiv institusjonsspesifikk grafisk profil for de som allerede har fått utviklet dette støtte for kopikatalogisering i BIBSYS Biblioteksystem 2
31. mai: Ny versjon av BIBSYS Brage med utvidet funksjonalitet som bl.a.: indeksering av alle fulltekstfiler uansett størrelse for bedre fulltekstsøk både engelsk og norsk tekst i alle e-postmeldinger som sendes fra arkivet støtte for bruk av Google Analytics slik at denne tjenesten kan brukes for å få statistikk over bruken av arkivet samt retting av alle kjente feil og mangler i brukergrensesnittet inkl. feil ved oversetting av det originale engelske brukergrensesnittet til norsk. 28. juni: Lansering av en demoversjon av automatisk overføring av data fra arkivene til Bibliotekbasen og av et eget forum for å diskutere og komme med innspill til den videre utviklingen av denne rutinen. I demoversjonen skjer det en indirekte høsting av alle de norske arkivene, ikke kun Brage-arkivene, ved at det er innholdet i NORA som høstes. 29. juni: Ny versjon av BIBSYS Brage som er kompatibel med ny versjon av BIBSYS sin OAIserver. Ingen ny funksjonalitet, men en nødvendig oppgradering for at NORAs rutiner for høsting av arkivene skal fungere. 2. juli: Mer detaljert statistikk fra arkivene ved bruk av Google Analytics, bl.a. statistikk for søkebegrep. 21. september: Ny versjon av BIBSYS Brage med støtte for en oppgradert versjon av BIBSYS sin OAIserver. Med oppgraderingen av OAI-serveren har det enkelte arkiv fått sin egen unike base-url. Base-URL brukes bl.a. ved registrering av arkivene i OpenDOAR. Samtidig er det lagt til rette for at Bragearkivene skal kunne høstes av OAIster (WorldCat). 28. oktober: Ny versjon av BIBSYS Brage pga en nødvendig oppgradering av BIBSYS sin OAI-server. Med denne oppgradringen av OAI-serveren skal også alle krav OAIster stiller for å høste arkivene bli innfridd. 13. desember: Ny versjon av BIBSYS Brage med endringer som gir Google enkel tilgang til å indeksere innholdet i det enkelte arkiv. 21. desember: Ny versjon av BIBSYS Brage med en betydelig forbedring av indekseringen av fulltekstfilene i arkivene. Resultatet er at innholdet i de aller fleste PDF-filene i arkivene blir indeksert og dermed søkbare. 3
Status for meldinger i BIBSYS Meldingssystem Status for meldinger i BIBSYS Meldingssystem som gjelder BIBSYS Brage er gjengitt nedenfor. Meldingstype Nye i 2010 Ferdigbehandlet i 2010 Under behandling Avvist Utført Meldt i 2010 Meldt før Feilmelding 2 0 5 0 0 Endringsforslag 0 4 5 0 2 Gratis driftsoppdrag 6 0 7 0 0 Betalt driftsoppdrag 4 0 1 4 2 Annen henvendelse 2 0 3 0 1 Sum 14 4 21 4 5 Det er to endringsforslag under behandling. Det ene (meldingsid 08-00267) gjelder en lokal tilpasning av DSpacekoden som må vente til 2011, fortrinnsvis etter oppgradering til DSpace v. 1.6. Det andre (meldingsid 08-00820) innebærer en generell endring i BIBSYS sin OAI-server som sannsynligvis ikke kan bli gjort før i 2011. De seks utestående betalte driftsoppdragene kan ikke fullføres før bestillerinstitusjonen har gjort sin del av jobben. Dvs. enten bekreftet at oppdraget skal utføres, eller sendt nødvendig grunnlagsmateriale. Merk at lønnskostnader til, og inntekter fra, betalte driftsoppdrag ikke inngår i regnskapet for BIBSYS Brage, men i regnskapet for BIBSYS Tjenester Driftsoppdrag. 4