OPPDRAGSDOKUMENT 2012 TIL HELSEFORETAKENES SENTER FOR PASIENTREISER ANS Selskapsmøte 12.03.2012
INNHOLD 1. INNLEDNING... 3 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP... 3 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2012... 4 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2012... 7 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2012... 7 6. RAPPORTERING TIL EIERNE... 7 2
1. INNLEDNING Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal være en felles enhet for de fire regionale helseforetakene hvor formålet er å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for -ansvar på området pasientreiser. Selskapet skal ha en service og støttefunksjon hvor formålet videre er å ivareta administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver samt ivaretakelse av transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for deltakerne. Selskapet skal ikke utføre tjenester for andre enn deltakerne. Det avholdes ordinært to selskapsmøter årlig i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Eiernes oppdragsdokument behandles i selskapsmøte i februar. Selskapets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i selskapsmøte innen utgangen av juni. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS for 2012 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Grunnlaget for selskapets virksomhet er ytterligere konkretisert i selskapets selskapsavtale. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Iht. selskapsavtalen er selskapets primære og prioriterte oppgaver: Selskapet skal ha forvaltningsansvar og ivareta oppgaver vedrørende enkeltoppgjør og direkteoppgjør mht rekvisisjonspraksis som er av nasjonal karakter, herunder oppgaver knyttet til avtaleinngåelser, sikkerhet, kravspesifisering og standardisering. Selskapet skal ha systemeierskap for saksbehandlingssystemene som benyttes innenfor enkeltoppgjør og direkteoppgjør, samt for telefoniløsningen 05515. Selskapet skal også sørge for forvaltning og utvikling av IKT løsninger for pasientreiseområdet. 3
Selskapet skal være et faglig kompetansesenter for pasientreisekontorene, herunder yte juridisk ekspertise, drive opplæring i regelverk og bidra til harmonisering av regelverk og praksis. Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedr enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. Selskapet skal ivareta deler av de transaksjonstunge oppgavene knyttet til pasientreiser. Selskapet skal ivareta redaktøransvaret for nettstedene pasientreiser.no og kurs.pasientreiser.no og drifte nettstedet i nært samarbeid med RHF-ene og HF-ene Selskapet skal sørge for internkontroll av saksbehandling ved pasientreisekontorene vedr enkeltoppgjør og direkteoppgjør relatert til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS sitt databehandleransvar i samarbeid med disse enhetene samt sikre lik etterlevelse av regelverket. På forespørsel skal selskapet forestå kontakt med overordnede myndigheter. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre kvalitativt gode spesialisthelsetjenester, bærekraftig utvikling, godt omdømme og oppslutning om offentlige helsetjenester. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. Styret har ansvar for at tiltak for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet følges opp. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2012 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene og som ikke omfattes av SLA-avtaler m/vedlegg inngått mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene. a) Videreføring av relevante krav og mål Det presiseres at tidligere styringsbudskap fortsatt gjelder selv om disse ikke er særskilt omtalt i dette dokumentet eller er stilt rapporteringskrav til i 2012. b) Helhetlig opplegg for god virksomhetsstyring Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) 2-13. Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at forholdene legges til rette for at selskapets virksomhet startes og drives i samsvar med deltagernes forutsetninger. Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3-18 (3). 4
Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp, herunder: Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS følger opp denne veilederen som er tilgjengelig på følgende lenke: http://www.regjeringen.no/upload/hod/eia/srh.pdf c) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta en gjennomgang av alt grunnlagsmateriale som er levert i forbindelse med rapportering i forhold til virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS, herunder også i underliggende samarbeidspartnere og kontraktsparter. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig Internrevisjon av Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS forestås av konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF. Styret har ansvar for at rapporter fra internrevisjonen følges opp. d) Oppfølging av eierskapsmeldingen Det ble lagt frem ny eierskapsmelding 1. april 2011, (Meld. St. 13 (2010-2011) Aktivt eierskap - norsk statlig eierskap i en global økonomi). Hovedtrekkene i regjeringens eierskapspolitikk (www.eierpolitikk.no) er videreført fra forrige eierskapsmelding. Samtidig har regjeringen videreutviklet og tydeliggjort eierskapspolitikken på særlig fire områder. Dette gjelder økt fleksibilitet i eierskapet, styrking av eierskapsforvaltningen, tydeligere krav til samfunnsansvar og nye retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS er kjent med kravene som følger av regjeringens eierskapspolitikk. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS er kjent med kravene til samfunnsansvar, særlig på områdene menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø/klima og arbeidet mot korrupsjon. 5
Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bidrar til moderasjon i lederlønningene og er kjent med og følger retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper fastsatt 31. mars 2011 Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS er kjent med Riksrevisjonens lederlønnsundersøkelse i Dokument 3:2 (2011-2012) e) Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utarbeide en årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår. Denne skal tas inn som en note i årsregnskapet fra og med regnskapsåret 2012. Erklæringen skal ha et innhold som angitt i allmennaksjeloven 6-16 a, og skal behandles på tilsvarende vis i selskapsmøte innen utgangen av juni hvert år. Det vises til allmennaksjeloven 5-6 tredje ledd. f) Tiltak på personalområdet Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal planlegge og treffe tiltak for å sikre riktig bemanning med riktig kompetanse, både på kort og lang sikt. Det skal føres en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk, som bidrar til gode arbeidsplasser og god og riktig bruk av medarbeiderne. Det skal som hovedregel bruker faste heltidsstillinger og bruken av midlertidige stillinger og deltidsstillinger skal begrenses. Det skal i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene arbeides for at permisjonspraksis ikke medfører unødvendige midlertidige tilsettinger. g) Økonomisk langtidsplan Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2011, utarbeide økonomisk langtidsplan som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. h) Videreutvikling av samarbeidsformer og møtearenaer Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal videreutvikle gode samarbeidsformer og hensiktsmessige møtearenaer med de regionale helseforetakene og helseforetakene som brukere av selskapets tjenester. Det forutsettes i denne sammenheng at bl.a. følgende tema drøftes nærmere med sikte på forbedring og videreutvikling av selskapets tjenester: Bedring av prosesser og rutiner i forbindelse med fortolkning av regelverk for å sikre likeverdige tjenester for brukerne. Videreutvikling av standardrapporter og styringsdata, og tilgjengeliggjøring av disse for regionale helseforetak/helseforetak. Analysering av virksomhetsdata og gjøre disse tilgjengelig for de regionale helseforetakene/ helseforetakene. Videreutvikling av driftsstabile og gode IKT-løsninger. 6
i) Regelverksforenklinger innenfor pasientreiseområdet Helse- og omsorgsdepartementet har startet en prosess for å utrede mulige regelverksforenklinger innenfor pasientreiseområdet. Pasientreiser ANS er invitert til å bidra i dette arbeidet. Det forutsettes at dette gjennomføres i samarbeid med de fire regionale helseforetakene. 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2012 Aktivitetskrav for 2012 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene, delavtaler mv. 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2012 Pasientreisers oppgaver er inndelt i tre kategorier: 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester For 2012 er det besluttet å fortsette bruken av en allokeringsmodell for kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3 tjenester. Allokeringsmodellen skal legge til grunn faktisk volum i 2011. Fordelingsnøkkel for 2013 tas opp til beslutning våren 2012. Kategori Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse Sør-Øst 1 Volumandel pt 23 % Volumandel pt 18 % Volumandel pt 18 % Volumandel pt 42 % 2 Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 40 % 3 Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Driftsbudsjettet 2012 for Pasientreiser ANS har en ramme på 103,4 millioner kroner. Det vises til styrets budsjettvedtak for 2012, sak 065-2011, 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2012 i årlig melding innen 1. februar 2013. Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametre skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent 7