Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og revideres av avdeling for faglig støtte og analyse (fagavdelingen). Saksnr. (360º) : 15/00596 Dato : 19.10.2015 Versjon : 02 Ansvarlig : Seksjonssjef GJS Saksbehandler : OOY/ESA Nummer : RB-27 Rutiner for anonymisering av UNEs vedtak Formål Sørge for enhetlige rutiner for anonymisering av UNEs vedtak for de unntakstilfellene der et vedtak skal sendes andre enn parten og dennes fullmektig.
4BInnhold 1 2 3 4 Innledning... 3 Når skal vedtak anonymiseres?... 3 Hvilke opplysninger skal sladdes?... 3 Praktisk gjennomføring... 5 Side 2 av 5
1 0BInnledning UNE skal i noen få sammenhenger anonymisere egne vedtak, jf. pkt. 2 nedenfor. Utgangspunktet for rutinebeskrivelsen er forvaltningslovens og personopplysningslovens regler om personvern og taushetsplikt om personopplysninger, og tilhørende krav til forsvarlig behandling av slike opplysninger (informasjonssikkerhet). Avidentifisering av opplysninger innebærer at navn, fødselsdato, DUF-nr og andre personentydige kjennetegn er fjernet eller erstattet med vide kategorier eller en kode/fiktive navn eller lignende slik at enkeltpersoner ikke kan identifiseres direkte gjennom dokumentet. Anonymisering av opplysninger innebærer at opplysningene i dokumentet ikke på noen vis kan knyttes til identifiserbare enkeltpersoner, heller ikke indirekte gjennom sammensetningen av variabler (eks. kombinasjon av aldersintervall, geografisk tilknytning mv.), koder, koblingsnøkler eller krypteringsformler. Hvilken anonymisering som kreves for at enkeltpersoner ikke vil kunne identifiseres må vurderes konkret, jf. også pkt. 3. Når dokumenter er avidentifiserte eller anonymiserte slik at de ikke lenger kan knyttes til en bestemt person vil de ikke lenger inneholde personopplysninger, og dokumentet omfattes dermed ikke av taushetspliktsregler om personopplysninger. Anonymisering må ivareta to hensyn: For det første må taushetspliktige personopplysninger ikke røpes. For det andre bør anonymiseringen ikke gå lenger enn nødvendig av hensyn til personvernet og taushetsplikten slik at de anonymiserte vedtak fortsatt kan kaste lys over praksis. I tvilstilfeller skal hensynet til personvernet tillegges avgjørende vekt. 2 1BNår skal vedtak anonymiseres? Dersom den som har krav på taushetsplikt samtykker i at personopplysninger kan utgis er anonymisering som utgangspunkt unødvendig. Se også IR-20-22-01 om utlevering av personopplysninger. UNEs vedtak skal anonymiseres: - Når de skal gjøres kjent for 3. person. Dette kan for eksempel være ved informasjon om praksis i forbindelse med rettssaker. - Ved praksisrapporteringer til Justisdepartementet. Når departementet ber om å få vedtak i en av departementet identifisert enkeltsak er anonymisering unødvendig. - Ved utlegg på UNEtt, www.une.no eller Regelverksportalen. Det kan bl.a. være aktuelt for stornemndvedtak. - For sammendrag til praksisbasen: se RB-22 UNEs praksisbase, innlegging av avgjørelser i basen. 3 2BHvilke opplysninger skal sladdes? For enkelhets skyld, og av hensyn til at UNE ikke alltid vil ha kontroll over framtidig bruk av tidligere anonymiserte vedtak, bør framgangsmåten være den samme uavhengig av hvem som er mottaker. Man skal fjerne alle opplysninger som kan være egnet til å identifisere klageren. I utgangspunktet bør det gjøres gjennom sladding, men av hensyn til dokumentets illustrasjonsverdi om praksis kan opplysningene ved behov erstattes av generelle kategorier (eks. et aldersintervall som erstatning for konkret alder) dersom hensynet til anonymisering ivaretas. Når opplysninger erstattes av generelle kategorier skal dette framgå av dokumentet Side 3 av 5
ved at teksten settes i klammer. Følgende opplysninger skal sladdes, eventuelt erstattes av generelle kategorier som ikke er egnet til å identifisere personer: - DUF-nummer. - Eventuelt personnummer eller liknende. - Klagerens og andre personers fødselsdato/år. Hvis alder har betydning av hensyn til illustrasjon av praksis kan den oppgis ved at fødselsåret ikke sladdes forutsatt at informasjonen ikke kan identifisere klageren, eventuelt i intervall eller som mindreårig, over 60 år etc. - Klagerens og andre personers (eks. slektningers) navn, herunder aliasnavn. - Advokat/fullmektig. - Nemndleder og nemndmedlemmer. - Landrådgiver. - Klagerens og andre personers nåværende og tidligere adresse i hjemlandet og i Norge, inkludert eventuelt asylmottak. - Andre opplysninger om de steder klageren har bodd/oppholdt seg dersom dette kan være egnet til identifisering (f.eks. mindre landsbyer, detaljerte opplysninger om lokale forhold mv. Hvis området har betydning som illustrasjon på praksis kan geografisk tilknytning ev. oppgis mer generelt, som f.eks. Nord-X forutsatt at informasjonen ikke kan identifisere personer.) - Arbeidssted og arbeidsgiver i Norge. - Detaljerte opplysninger om yrkestitler, stillinger, karriere osv. i hjemlandet eller Norge som vil kunne identifisere konkrete personer. Hvor stor grad av anonymisering som kreves kan bero på hvor vanlig et yrke og arbeidsoppgaver er. - Navn på sykehus, fengsler, politidistrikter, domstoler mv. i hjemlandet dersom slike opplysninger vil kunne bidra til å identifisere personer. - Navn og identifiserbar informasjon om eventuelle institusjoner som etter det opplyste behandler eller har behandlet klageren. - Navn og andre identifiserbare opplysninger om eventuelt helsepersonell, mottakspersonale og andre som har uttalt seg i saken. - Eventuelle andre opplysninger som kan bidra til identifisering av klageren eller andre Tidsangivelser som for utenforstående ikke kan tilbakeføres til klageren uten etter tilleggsinformasjon, så som søknadsdato, datering av klage og andre brev, og vedtaksdato, behøver som utgangspunkt ikke å sladdes. Et unntak gjelder dersom slike opplysninger i det konkrete tilfellet, eventuelt i kombinasjon med andre opplysninger som fremgår av vedtaket, er egnet til å identifisere klageren. Hjemland og eventuell etnisitet skal i utgangspunktet ikke sladdes, da dette kan være opplysninger som har hatt stor betydning for utfallet av saken og som illustrasjon av praksis. Dersom slik informasjon likevel kan bidra til å identifisere klageren eller andre enkeltpersoner foretas likevel sladding. I asylsaker bør UNE ta i betraktning at hjemlandets myndigheter eller andre kan ha bakgrunnsinformasjon som gjør det mulig å identifisere klageren eller andre personer selv om slik identifisering ikke nødvendigvis er mulig for enhver i Norge. For eksempel bør UNE ved anonymisering ta høyde for at hjemlandets myndigheter vil kunne identifisere en person på grunnlag av en kombinasjon av detaljerte opplysninger om begåtte handlinger, idømt straff og soning i hjemlandet beroende på hvor spesiell saken fremstår som. F.eks. vil informasjon om at klageren var en av et større antall personer som ble arrestert i forbindelse med en demonstrasjon e.l. som regel ikke være egnet til å identifisere klageren, mens informasjon om Side 4 av 5
konkrete tiltak rettet særskilt mot en enkeltperson som følge av dennes personlige forhold vil kunne bidra til identifisering i enkelttilfeller. Anonymiseringen må sørge for minst mulig risiko for at klageren kan bli identifisert. 4 3BPraktisk gjennomføring Om mulig skal UNEs vedtak sladdes elektronisk. Dokumenter kan sladdes ved hjelp av programmene PixEdit eller Adobe Acrobat Pro (se her om fremgangsmåte). Dokumenter som er sladdet ved hjelp av uthevingsfunksjonen i word, må skrives ut og skannes inn igjen i PDFformat. Uavhengig av hvilken metode som benyttes, må det påses at sladdingen ikke senere kan reverseres av mottakeren. Øyvind Havnevik (sign.) seksjonssjef Side 5 av 5