SULA KOMMUNE Valstyret INNKALLING MØTE NR. 1/16 Møtedato: 05.04.2016 Møtestad: Rådhuset 4.etg Møtetid: Kl. 17:00 Eventuelt forfall skal meldast til servicetorget, tlf 70 19 91 00. Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling frå administrasjonen. Møtet er ope for publikum. Sula kommune 31.03.16 Jim Arve Røssevoll utvalsleiar
Sakliste Saksnr. Sakstittel Gradering 001/16 Godkjenning av møtebok nr. 7/15 002/16 Folkerøysting - utforming av stemmesetlar 003/16 Folkerøysting kommunereform - førehandsrøysting 004/16 Folkerøysting kommunereform - valdagen 19.mai
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Anne Lise Engkrog Salen Arkivsaksnr: 16/423 16/5130 Arkiv: Godkjenning av møtebok nr. 7/15 Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 05.04.2016 001/16 Rådmannen si innstilling: Møteprotokollen vert godkjent. Tittel Dok.ID Protokoll - Valstyret - 14.09.2015 251227 1
SULA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL MØTE NR. 7/15 VALSTYRET Møtedato: 14.09.2015 Møtetid: Kl. 20:00-21:00 Møtestad: Rådhuset Følgjande medlem møtte Trygve Holm Lise Furu Jensen Geir Ove Vegsund Jostein Molvær Parti AP FRP H KRF Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Liv Kjersti Finholt V Vibeke Bjørkavåg V Møteleiar: Geir Ove Vegsund Frå administrasjonen: Formannskapssekretær Åge Erstad Remvik Innkalling: Innkalling vart sendt per e-post og sms, utan saksdokument. Møtet vart avvikla over to tidspunkt valkvelden 20.00-21.00 og tysdag 15.september kl. 12.00-13.00. Sakliste: Ingen merknad. Utlevert i møtet: Utskrift av valstyret sin protokoll frå hhv. Kommunestyrevalet og fylkestingsvalet vart delt ut, i tillegg til rapportar frå det valadministrative systemet EVA. Behandla saker: 19/15 Orientering: Ingen utanom til saka. Sp.mål/interpell.: Ingen. Diverse: Ingen. Underskrifter: Lise Furu Jensen Geir Ove Vegsund Jostein Molvær Åge Erstad Remvik referent
Side 2
Saksliste Saksnr. Sakstittel Gradering 019/15 Kommunestyre- og fylkestingsvalet 2015 - godkjenning av valet Side 3
019/15: Kommunestyre- og fylkestingsvalet 2015 - godkjenning av valet Rådmannen si innstilling: Sula kommunestyre godkjenner valet av nytt kommunestyre for perioden 2015-2019, slik det går fram av valstyret si møtebok. Behandling i Valstyret 14.09.2015 Formannskapssekretær Åge Erstad Remvik orienterte om oppteljingsarbeidet, og protokollane vart gjennomgått. Rådmannen si innstilling vart samrøystes tilrådd. VALS- 019/15 Vedtak: Sula kommunestyre godkjenner valet av nytt kommunestyre for perioden 2015-2019, slik det går fram av valstyret si møtebok. Side 4
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Åge Erstad Remvik Arkiv: K1-002 Arkivsaksnr: 16/336 16/5337 Folkerøysting - utforming av stemmesetlar Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 05.04.2016 002/16 Rådmannen si innstilling: Ingen innstilling. Tittel Dok.ID Kommunereformen - produksjon av stemmesedler og valgkort 266611 MAL Folkeavstemning.pdf 266613 Bakgrunn for saka: Kommunestyret har delegert til valstyret å utforme stemmesetlar til folkerøystinga 19.mai. Rådmannen legg opp til drøfting og vedtak i valstyremøte 5.april, då vi ved uforming/korrektur og bestilling må pårekne om lag 10 dagar før setlane er oss i hende. Stemmesetlane bør vere klare i god tid før førehandsrøystinga opnar (29.april ligg som forslag jf. eiga sak.) Saksopplysningar: Det er ikkje formelle krav til utforminga av spørsmålsstilling på stemmesetlane ved folkerøysting. Det er likevel ei rekkje omsyn som er viktig å vurdere ved utforming av tekst: Spørsmålsstillinga må vere utvitydig og språkleg sett enkel å forstå Det bør berre vere færrast mogleg svaralternativ (for/mot, ja/nei), pluss blank stemme Det bør ikkje vere behov for forklarande tekst/rettleiing/atterhald eller liknande som krev tid å lese, eller som kan tolkast som førande. Skal alternativa kryssast av (på ein setel) eller førast opp på to ulike setlar? Vurdering: Ei mogleg løysing er å knytte folkerøystinga til spørsmålet om å vedta intensjonsavtalen. Sula vil, dersom avtalen ikkje vert vedtatt, halde fram som eigen kommune (så langt Stortinget ikkje nyttar tvang). Spørsmålet folket vert beden om å gi råd om kan derfor seiast å vere ja eller nei til å vedta intensjonsavtalen. Eit slikt spørsmål kan til dømes formulerast som følgjer. Skal Sula kommune vedta intensjonsavtalen for regionkommune Ålesund og bli ein del av ein 1
større kommune på nordre Sunnmøre? Ja Nei Blank/veit ikkje: Rådmannen rår til at valstyret delegerar til ordførar og valsekretariat å bestille stemmesetlar i eit tilstrekkeleg tal. 2
Fra: Arne Haugseth <Arne.Haugseth@andvord.no> Sendt: 7. mars 2016 11:07 Til: valg@andvord.no Kopi: Åge Erstad Remvik Emne: RE: Kommunereformen - produksjon av stemmesedler og valgkort Vedlegg: MAL Folkeavstemning.pdf Hei, her kommer tilbud på stemmesedler til Folkeavstemningen. 12000 sedler trykket 1+1 farge sort kr. 3600,- Førtrykksarbeide kr. 860,- Frakt ca. kr. 750.- Fra ferdig godkjent trykk grunnlag er leveringstiden 1 arbeidsuke. Malen ligger som vedlegg. Med vennlig hilsen Arne Haugseth Adm.dir. Tlf.: 0047 2272 6610 Mobil: 0047 9002 4529 Andvord Grafisk as, et selskap i Parajett - gruppen arneh@andvord.no <mailto:arneh@andvord.no> www.andvordgrafisk.no <http://www.andvordgrafisk.no/> From: valg@andvord.no Sent: 7. mars 2016 08:48 To: Arne Haugseth <Arne.Haugseth@andvord.no> Subject: VS: Kommunereformen - produksjon av stemmesedler og valgkort Fra: Åge Erstad Remvik [<mailto:age.erstad.remvik@sula.kommune.no>] Sendt: 4. mars 2016 09:06 Til: valg@andvord.no <mailto:valg@andvord.no> Kopi: Moen Elin A. Emne: SV: Kommunereformen - produksjon av stemmesedler og valgkort Hei Sula kommune skal ha folkerøysting 19.mai, og (som sikkert mange andre) vi vil ha behov for å vente så lenge som mogleg med å bestille røystesetlar (grunna behov for å avklare røystealternativ og utforming elles). Kor lang leveringstid trur de vi må pårekne ved bestilling av setlar i april? Eg tippar på at vi treng ca. 12000 setlar, vi vil ikkje ha behov for valkort.
Mvh Åge Erstad Remvik Formannskapssekretær Sula kommune Tlf (dir): 70197832 Fra: valg@andvord.no <mailto:valg@andvord.no> [<mailto:valg@andvord.no>] Sendt: 19. februar 2016 11:50 Emne: Kommunereformen - produksjon av stemmesedler og valgkort Mange kommuner skal i år ha folkeavstemninger i forbindelse med kommunesammenslåinger. Vi henvender oss til deg fordi du var involvert eller at vi hadde kontakt med deg, i forbindelse med kommunestyrevalget i 2016. Til en eventuell folkeavstemning i din kommune kan vi levere stemmesedler og valgkort. Vi har maler som er godkjent av KMD, og har kapasitet til å levere dette i god tid før dere skal ha avstemningen. Om du ikke har noe med folkeavstemningen i din kommune å gjøre, vil vi sette stor pris på at du sender dette videre til de som eventuelt er ansvarlige for det. Skal dere ikke ha noen avstemning så er det selvfølgelig bare å se bort ifra denne henvendelsen. Med vennlig hilsen Andvord Grafisk valgteam E-post: valg@andvord.no <mailto:valg@andvord.no> Andvord Grafisk as - et selskap i Parajett-gruppen Lunden 25 / Postboks 243 Alnabru 0614 Oslo Tlf.: 22 72 66 00 www.andvordgrafisk.no <http://www.andvordgrafisk.no/>
Andvord Grafisk AS For en smartere dialog Vi er ledende innen publisering på papir og digitale medier. Våre tjenester omfatter smart bruk av variable data, print, konvoluttering, design, tekst/foto, trykk og logistikkløsninger.
FOLKEAVSTEMNING 2016 i XXXXX kommune BRETT HER BRETT HER
Stempelfelt BRETT DENNE SIDEN UT BRETT HER BRETT HER Stempelfelt
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Åge Erstad Remvik Arkiv: K1-002 Arkivsaksnr: 16/336 16/4972 Folkerøysting kommunereform - førehandsrøysting Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 05.04.2016 003/16 Rådmannen si innstilling: Valstyret vedtar følgjande for avviklinga av førehandsrøysting i samband med folkerøystinga om kommunereforma: 1. Periode for førehandsrøysting skal vere 29.april til 13.mai og røystestaden skal vere servicetorget på rådhuset i Sula. 2. Røystelokalet skal følgje opningstida i servicetorget (08.00-15.30) i veke 17/18, men halde ope til 18.00 i veke 19. 3. Det skal leggast til rette for førehandsrøysting på institusjon etter praksis ved ordinære val (Sloghaugvegen og Sulatunet), og i tillegg på ungdomsskulen (10.trinn). 4. Rådmannen får mynde til å oppnemne røystemottakarar for perioden. Bakgrunn for saka: Kommunestyret har vedtatt at det skal leggast til rette for førehandsrøysting ved folkeavrøystinga om kommunereforma 19.mai, og delegert til valstyret å definerer nærare retningsliner for gjennomføringa. Vidare har kommunestyret vedtatt at vallova så langt som råd skal leggast til grunn for den praktiske gjennomføringa av folkerøystinga. Saksopplysningar: Rådmannen legg opp til at avviklinga av førehandsrøystinga skal vere mest mogleg lik den ved ordinære val, men med nokre unntak. Den viktigaste skilnaden mellom førehandsrøysting ved ordinære val og i ei folkerøysting, er at ein ved ordinære val har ei lovbestemt periode for førehandsrøysting og det er vallokale tilgjengeleg over heile landet. Det bør vere ei målsetting at grunnlaget for folkerøystinga (intensjonsavtalen og føresetnadane for å halde fram som eigen kommune) er så godt kjend blant innbyggjarane som mogøeg før valdagen. Avtalen ligg no føre og skal kommuniserast ut til innbyggjarane I 1
tida framover. Rådmannen rår derfor til ein noko kortare førehandsstemmeperiode enn ved ordinære val (ca. 1 mnd), foreslår 29.april-13.mai. Å avslutte førehandsrøystinga fredag 13.april er i samsvar med føresegnene i vallova (siste fredag før valdagen), og er også ei praktisk løysing for dei som jobbar med valavviklinga i administrasjonen. Det bør vidare leggast til rette for førehandsrøysting på institusjonar og på ungdomsskulen (10. klassetrinn). Vurdering: Ved valet i 2015 var det i Sula 55% valdeltaking, og 15% av røystene vart levert på førehand. Erfaringane frå i haust var at det for Langevåg krins vart ein hektisk dag, og at ein var på grensa av kva både mannskap, lokale og valutstyr kunne ta unna utan for mykje kø. Det er grunn til å både tru og håpe på at deltakinga ved folkerøystinga vert høgare enn i haust, men med påfølgjande konsekvensar for arrangementsavviklinga. Rådmannen rår til å kommunisere ut ei generell oppmoding til innbyggjarane om å nytte førehandsperioden, og at ei i tillegg utvidar opningstida i servicetorget i større grad enn ved ordinære val. Røystemottakarar vil i hovudsak vere tilsette ved rådhuset. 2
SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Åge Erstad Remvik Arkiv: K1-002 Arkivsaksnr: 16/336 16/4991 Folkerøysting kommunereform - valdagen 19.mai Utval: Møtedato: Saksnr.: Valstyret 05.04.2016 004/16 Rådmannen si innstilling: Valstyret vedtar at røystinga på dagen for folkerøysting 19.mai skal gå føre seg som følgjer: 1. Valkrinsar og vallokale skal vere som ved sist kommunestyre- og fylkestingsval (Solevågshallen, Mauseidvåg bedehus, Fiskarstrand bedehus og Langevåg bedehus). 2. Opningstida på valdagen skal vere frå 12.00 til 20.00. Bakgrunn for saka: Kommunestyret har delegert til valstyret å avgjere kvar røystegjevinga på valdagen skal skje, og å fastsette tid for røystegjevinga. Rådmannen legg opp til å endre minst mogleg i høve gjeldande praksis ved ordinære val, men med nokre unnatak. Saksopplysningar: Kapittel 9 i vallova gjev dels detaljerte reglar om røystegjevinga på valdagen ved ordinære val, m.a. når det gjeld organisering, ordensreglar og prosedyrar for røystegjeving. Det er praktisk og føremålstenleg å følgje desse reglane så langt det er relevant ved folkerøystinga. Både styrker og svakheiter ved dei vallokala som vart nytta i haust er kjende, og rådmannen rår til at det ikkje vert gjort endringar i desse. Når det gjeld opningstid vil det vere eit poeng at dei kommunane i regionkommune Ålesund som held folkerøysting same dag har lik opningstid, slik at misforståingar fører til at nokon ikkje får avlagt sin stemme. Rådmannen rår til å avgreinse opningstida noko i høve det som gjaldt valet i 2015, slik at vallokala opnar noko seinare. Forslaget vert først og fremst sett fram av omsyn til dei frivillige og andre som hjelper til ute i krinsane. Innbyggjarar som helst skulle avlagt stemme tidlegare på dagen vil ha høve til å førehandsstemme, jf. utvida opningstid på rådhuset i førehandsstemmeperioden. 1
Vurdering: Det er opp til valstyret å bestemme opningstid og vallokale på valdagen, men rådmannen rår til å gjere minst mogleg endringar i kjent opplegg. Rådmannen vil også minne om at valadministrasjonen, til forskjell frå ved ordinære val, ikkje har tilgong til elektronisk valsystem før og etter valet, og framandstemmer (stemmer avgitt i annan krins enn der veljaren er manntalsført) vil måtte samlast opp og førast inn i manttala etter at vallokala er stengde. Dette vil i enno større grad enn elles vere ein manuell prosess, som vil forseinke det endelege valoppgjeret dersom talet på slike framandstemmer er høgt. Det er derfor eit poeng at flest mogleg stemmer i eigen krins på valdagen, sjølv om utgangspunktet er at alle kan stemme i det lokalet dei måtte ønskje. 2