Overordnete retningslinjer for tilskuddsforvaltning i Norad August 2012
Overordnete retningslinjer for tilskuddsforvaltning i Norad Oppdatert august 2012 (erstatter versjonen fra april 2011) Følgende retningslinjer gjelder for all tilskuddsforvaltning i Norad og tar utgangspunkt i gjeldende lover og regler for statlig tilskuddsforvaltning, samt godkjente interne rutiner og retningslinjer. Norads direktør, eller den som har fått delegert beslutningsfullmakt for tilskuddsmidlene, har ansvar for at Norads forvaltningspraksis er i tråd med disse retningslinjene. Godkjent av: Villa Kulild Gjeldende fra: 30.08.2012 Ved spørsmål kontakt Seksjon for bistandsforvaltning, Avdeling for metode og resultater (AMOR)
Dette dokumentet angir de overordnete rammene for tilskuddsforvaltningen 1 i Norad ved å referere til gjeldende lover, regler og retningslinjer. Dokumentet henviser til utdypende informasjon. Retningslinjene ligger også på intranett med aktive lenker. Hva er en tilskuddsordning? Tilskuddsordninger er operasjonalisering av Stortingets tilskuddsbevilgninger som gis til et bestemt formål med den hensikt å skape resultater som ikke kan forventes å bli realisert uten tilskuddet. Tilskuddsbevilgningene skjer gjennom stortingsvedtak, og nedfelles i statsbudsjettet (Prop. 1S.). Tilskuddsordninger kan ofte sammenfalle med kapittelposter, men kan også gå over flere poster, eller bare deler av poster. Det skal rapporteres på bruk av midlene til Stortinget. Norad får delegert en rekke tilskuddsordninger fra Utenriksdepartementet gjennom det årlige tildelingsbrevet. Struktur for forvaltning av tilskuddsordninger i Norad: I tråd med Økonomiregelverket har Norad etablert følgende struktur for sin tilskuddsforvaltning: 1 Disse retningslinjene gjelder kun for Norads tilskuddsforvaltning. Når bistandsmidler brukes i anskaffelser, skal regelverket for offentlige anskaffelser benyttes. 2
1. Norads strategi og rammer for tilskuddsforvaltning: Norad forvalter tilskuddsordninger hovedsakelig rettet mot norske og internasjonale organisasjoner, norske bedrifter som deltar i utviklingssamarbeidet og utdannings- og forskningsinstitusjoner som produserer ny kunnskap om utvikling og bistand. I tillegg forvalter Norad betydelige midler innenfor flere utviklingspolitiske satsningsområder som klima og skog, kvinner og likestilling, Skatt for utvikling, Olje for Utvikling m.m. For inneværende års tildelinger, se gjeldende tildelingsbrev. Årlig tildelingsbrev fra departementet Norads tilskuddsforvaltning styres blant annet av følgende dokumenter: Forvaltningsloven Offentlighetsloven Reglement for økonomistyring i Staten ( Reglementet ) med Bestemmelser om økonomistyring i Staten ( Bestemmelsene ), samlet benevnt som Økonomiregelverket Bevilgningsreglementet Stortingsproposisjon nr. 1 Årlige tildelingsbrev fra Utenriksdepartementet Hovedinstruks for økonomistyring i Norad Interne retningslinjer i Norad (refereres til senere i dokumentet) Andre styrende dokumenter er godkjente regelverk for den enkelte tilskuddsordning. For å standardisere og harmonisere krav og praksis knyttet forvaltning av midler fra 03. området i Prop. 1S skal håndbøkene for tilskuddsforvaltning i utenrikstjenesten benyttes i Norads tilskuddsforvaltning. Som hovedregel skal også tilhørende maler for beslutningsdokumenter og avtaler benyttes. Alle unntak fra hovedregelen må godkjennes av avdelingsledelse og klareres med AMOR. Relevante lenker: Tilskuddsforvaltning på UD Intra Internt kvalitetssikringsmandat i Norad for Avdeling for metode og resultater (2011) 3
2. Prinsipper for tilskuddsforvaltning 2.1 Relevante ulovfestede 2 forvaltningsmessige prinsipper: Beslutningstagere i offentlig forvaltning skal vurdere alle relevante hensyn, behandle like tilfeller likt og ikke ta utenforliggende eller vilkårlige hensyn. 2.2 Grunnleggende styringsprinsipper Reglement for økonomistyring i Staten 4 etablerer følgende grunnleggende styringsprinsipper som skal ivaretas også under utforming og oppfølging av tilskuddsordninger: Alle virksomheter skal: A. fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet B. sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk atferd C. sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag Reglement for økonomistyring i Staten Bestemmelser om økonomistyring i Staten 3. Ansvarsfordeling for tilskuddsforvaltning i Norad Utenriksdepartementet har gjennom Hovedinstruks for Økonomistyring i Norad (datert januar 2005) gitt Norads direktør mulighet til å delegere budsjettdisponeringsmyndighet innad i etaten. Norads direktør, eller de avdelingsdirektørene og underdirektørene som har budsjettdisponeringsmyndighet for midler som fordeles gjennom Norads tilskuddsordninger, har ansvar for at tilskuddsforvaltningen skjer i tråd med lover og regler. Budsjettdisponeringsfullmakter i Norad (intranett) 4. Etablering av tilskuddsordninger 4.1 Regelverk: Utenriksdepartementet har i Hovedinstruks for Økonomistyring i Norad, pålagt Norad å utarbeide et regelverk for tilskuddsforvaltningen som sikrer tilfredsstillende oppfølging og kontroll av de enkelte tilskuddsordninger. Avdelingsleder i avdelingene i Norad med forvaltningsansvar for tilskuddsordninger har ansvar for at et regelverk utarbeides for hver 2 De ulovfestede reglene for forvaltningens virksomhet er ikke nedfelt i noen formell lov, men er en følge av langvarig rettspraksis. 4
tilskuddsordning og at regelverket er tilstrekkelig kvalitetssikret. Regelverket skal inneholde følgende hovedelementer (ref. Bestemmelsene 6.2.1.1): 1. Mål for ordningen 2. Kriterier for måloppnåelse 3. Tildelingskriterier, herunder beregningsregler 4. Oppfølging og kontroll 5. Evaluering Det er uarbeidet en godkjent mal for ordningsregelverk som skal benyttes dersom ordningsregelverk skal skrives eller revideres. Ut over punktene nevnt over inneholder malen en del standardtekst som er utarbeidet i Norad. Denne standardteksten kan ikke utelates. Der hvor det er relevant kan regelverket også inneholde opplysninger om: - kunngjøring - krav til søknadens innhold og form - søknadsbehandlingen - klagebehandling, jfr. Forvaltningsloven - rutiner for registrering av tildelte tilskudd, eventuelt tilsagn i henhold til tilsagnsfullmakt - rutiner for utbetaling og behandling av eventuelt for mye utbetalt tilskudd - tidsfrist for bortfall av tilsagn om tilskudd som ikke utbetales umiddelbart - mulige reaksjonsformer dersom mottaker gir uriktige opplysninger eller ikke bruker tilskuddet i samsvar med fastsatte betingelser Alle tilskuddsmottakere skal ha etiske retningslinjer for sin virksomhet. Det er uarbeidet en veileder med minimumskrav til slike retningslinjer for norske organisasjoner som også kan være relevant for andre typer tilskuddsforvaltere. I utarbeidelse av ordningsregelverk skal det tas stilling til om det er andre etiske hensyn som er relevant for ordningen, og disse skal eventuelt legges inn under ordningens tildelingskriterier. Relevante lenker: Mal for ordningsregelverk Bestemmelser for økonomistyring i staten Om etablering og forvaltning av tilskuddsordninger i staten, veileder utarbeidet av Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Veileder for utarbeidelse av etiske retningslinjer for norske organisasjoner (SIVSA 2009) Regelverkene skal godkjennes av Norads direktør etter intern kvalitetssikring i AMOR (se internt kvalitetssikringsmandat under pkt.1). 5
5. Forberedende fase; kunngjøring og søknadsbehandling 5.1 Kunngjøring Norads søknadsbaserte ordninger skal kunngjøres i tråd med Bestemmelsene (6.3.2). Bare de ordningene som faller under unntakene i Bestemmelsene (6.4.2) er fritatt fra kunngjøring, eller der hvor Direktoratet for økonomistyring har gitt spesifikke unntak. Det er kun Utenriksdepartementet som har mulighet til å søke om slike unntak. Uavhengig av kravet til kunngjøring skal alle Norads ordningsregelverk ligge offentlig tilgjengelig på Norad.no. 5.2 Veiledningsplikt Norad har alminnelig veiledningsplikt overfor aktører som ønsker å søke om tilskudd (jfr. Forvaltningsloven kapittel III 11 og Forvaltningsforskriften av 15.12.2006 kapittel 2.). 5.3 Habilitet I behandling av enkeltsøknader skal beslutningstakere og saksbehandlere vurdere sin habilitet, i tråd med Forvaltningsloven kapittel II Etiske retningslinjer i staten. Etiske retningslinjer for Staten (2005) 5.4 Vedtak om tildeling/avslag Alle vedtak knyttet til tildeling/avslag av tilskudd skal begrunnes skriftlig overfor søker, jfr. Forvaltningsloven kapittel V som gir informasjon om vedtakets innhold. I begrunnelsen skal det vises til de regler vedtaket bygger på (regelverket til ordningen) og nevne de faktiske forhold vedtaket bygger på. Underretningen til søker skal videre inneholde informasjon om rett til innsyn i sakens dokumenter, klageadgang, klagefrist og fremgangsmåten ved klage. 5.5 Innsyn Norad skal praktisere partsinnsyn i tråd med Forvaltningsloven kapittel IV 18 og 19, samt offentlighet overfor andre enn sakens parter i tråd med Offentlighetsloven. Norad skal praktisere stor grad av åpenhet. Relevante dokumenter: Rettleiar til offentelglova (2010) Retningslinjer for behandling av innsynsbegjæringer i Norad (2007) Retningslinjer for behandling av klage og avslag på innsyn (2007) 5.6 Klagebehandling En eventuell klage sendes til Norad som skal vurdere klagen og behandle søknaden på ny. Dersom søker ikke gis medhold i klagen skal saken sendes til Utenriksdepartementet som er klageinstans. Forvaltningslovens kapittel VI omhandler klage og omgjøring av vedtak. 6
Reglene om innsynsrett gjelder for alle saksbehandlingens faser, også i oppfølging. For retningslinjer om innsyn i dokumenter knyttet til anskaffelser, se Norads intranettsider om anskaffelser. Retningslinjer for behandling av klage og avslag på innsyn 5.7 Inngåelse av avtaler og kontrakter Ved inngåelse av avtale og kontrakter i Norad skal juridisk kvalitetssikring skje i tråd med de til enhver tid gjeldende retningslinjer. Retningslinjer for inngåelse av avtaler og kontrakter i Norad (2007) (Revideres i 2012) 6 Oppfølgingsfase; kontroll og evaluering 6.1 Oppfølging og kontroll Oppfølging og kontroll av Norads tilskuddsordninger skal skje i tråd med Bestemmelsene (6.3.8), eventuelle ytterligere krav til forhåndsvurderinger og oppfølgings- og kontrollaktiviteter skal defineres i det enkelte ordningsregelverk. Den som har budsjettdisponeringsfullmakt er ansvarlig for at vurderinger knyttet til tilskuddets risiko og vesentlighet er dokumentert forut for beslutning og lagt til grunn for valg av oppfølgings- og kontrollaktiviteter for det enkelte tilskudd, samt at nødvendig kvalitetssikring i tråd med ordningsregelverkets krav er utført (fullført saksbehandling). Vurderingene i beslutningsdokumentasjonen skal være grunnlag for de rapporterings- og oppfølgingskrav som legges inn i avtalen, blant annet for å sikre evaluerbarhet. Relevante hjelpemidler: Om å forvalte tilskudd selv (UD intra) The Agreement Manual (under revisjon) Practical guide; Assessment of Sustainability Elements / Key Risk Factors (2010) Practical guide; Results management in Norwegian Development Cooperation De til enhver tid gjeldende avtalemalene ligger på UD og Norads intranett. 6.2 Korrupsjon Norad praktiserer nulltoleranse overfor korrupsjon. For å gjøre det lettere å melde om mistanke om kritikkeverdige forhold har Norad opprettet en varslingstjeneste hvor det er mulig å varsle anonymt om det er ønsket. Lenke til varslingstjenesten finnes på Norads intranett og på Norad.no 7
Alle Norads ansatte skal undertegne en egenerklæring på at de har lest følgende dokumenter (ref. mail fra Direktøren 28.06.2012): Retningslinjer for Norads håndtering av mistanke om økonomiske misligheter, av 25.01.2011 Norads varslingsplakat Nulltoleranse for korrupsjon. Utdyping av politikken. Utenriksdepartementets notat av 09.06.2010 Relevante lenker: Retningslinjer for Norads håndtering av mistanke om økonomiske misligheter i utenrikstjenesten og Norad Norads Varslingsteam 6.3 Evaluering av tilskuddsordningene Norads evalueringsavdeling har etter instruks fra Utenriksråden (2006) ansvaret for å initiere og gjennomføre uavhengige evalueringer av utviklingssamarbeidet, herunder Norads tilskuddsordninger. Relevante lenker: «Instruks for evalueringsvirksomheten i norsk bistandsforvaltning», mai 2006 Evalueringsavdelingen i Norads hjemmesider 6.4 Administrative prosedyrer Alle medarbeidere som forvalter tilskuddsmidler skal gjennomføre obligatorisk opplæring. Det er linjeleders ansvar å påse at opplæringen blir fullført. Obligatorisk opplæring i Norad. Saksbehandlingssystemet PTA er obligatorisk i all tilskuddsforvaltning i Norad. Alle avgjørelser og viktig kommunikasjon mellom Norad og tilskuddsmottaker skal dokumenters og arkiveres i P306 og/eller PTA. Norad skal opprettholde et høyt resultatfokus i sin tilskuddsforvaltning, og skal kommunisere resultater i årsrapporter, resultatrapporter m.m. Ut over disse overordnete retningslinjene for Norads tilskuddsforvaltning kan hver avdeling utarbeide administrative prosedyrer. Disse prosedyrene skal ikke gå ut over de retningslinjene og rutinene som er gjeldende for hele Norad, men være et supplement til disse. Ansvarlig avdelingsdirektør skal godkjenne prosedyrene. 8
UT OVER DE PARAGRAFENE OG KAPITLENE SOM ER TRUKKET FREM I DISSE RETNINGSLINJENE GJELDER LOVVERKENE I SIN HELHET FOR ALL TILSKUDDSFORVALTNING. 9
Norad Norwegian Agency for Development Cooperation Postal address: P.O. Box 8034 Dep, NO-0030 OSLO Office address: Ruseløkkveien 26, Oslo, Norway Tel: +47 23 98 00 00 Fax: +47 23 98 00 99 postmottak@norad.no www.norad.no