Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 3. mars 2016 Tid: Kl. 09:00 Sted: Levanger rådhus formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. Saksliste Sak nr. Sakstittel 001/16 Referatsaker 002/16 Skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 003/16 Rapport etter forbundsbasert kvalitetskontroll 004/16 Plan for forvaltningsrevisjon - status for arbeidet 005/16 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 006/16 Kontrollutvalgets budsjett for 2016 Eventuelt Steinkjer, 26.02.16 Hans Heieraas leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 001/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.03.16 Paul Stenstuen 001/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Intern kontroll på enheter, Vedlagt innkjøpsområdet Levanger kommune 2 KomRev Trøndelag IKS Rapport intern kontroll likvid området Vedlagt Levanger kommune 3 KomRev Trøndelag IKS Rapportering til kontrollutvalget status revisjonsarbeidet Ikke vedlagt Steinkjer 26.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 002/16 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.03.16 Paul Stenstuen 002/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg 1. Kopi av brev datert 02.02.16, KomRev Trøndelag IKS 2. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Levanger kommune Ikke trykte vedlegg 3. Kommuneloven kap 12 4. Forskrift om kontrollutvalg 5. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Kontrollutvalget skal på kommunestyrets vegne bl.a. påse at kommunens regnskaper mv. blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget er det organ som innstiller til kommunestyret i alle saker fra revisor eller som omhandler revisor selv. Kontrollutvalget skal påse at den oppdragsansvarlige revisor tilfredsstiller de fastsatte krav til bl.a. uavhengighet og vandel. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig.

En har mottatt melding fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende endring mht. oppdragsansvarlig for revisjonsoppdraget - regnskapsrevisjon Levanger kommune. Se vedlegg. Steinkjer 26.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 003/16 RAPPORT ETTER FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.03.16 Paul Stenstuen 003/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapport etter ekstern kvalitetskontroll til orientering Vedlegg 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av 4.12.2015 Ekstern kvalitetskontroll med vedlegg. 2. Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll 3. Utdrag av ISA 330 og RSK 001 Ikke trykte vedlegg Reglement for kvalitetskontrollen (Fastsatt av NKRFs styre 14. oktober 2009, sist endret av styret 10. august 2015) Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS (KomRev) var gjenstand for forbundsbasert kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i 2015. Forrige gang selskapet var gjenstand for kontroll var i 2010. Formålet med NKRFs kvalitetskontroll er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy revisjonsfaglig standard. Gjennom denne kontrollen påser NKRF at bedriftsmedlemmene utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. I forbindelse med kontrollen gis den kontrollerte også faglig rettledning dersom det er behov for det. Kvalitetskontrollkomiteens behandling av kontrollrapporten kan få følgende utfall iht. reglementet: 1. Godkjent. 2. Godkjent med merknader. Må bekrefte skriftlig at det iverksettes forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik. Resultatet av tiltakene kan vurderes med ny begrenset kontroll. 3. Kontrollen viser vesentlige mangler. Virksomheten pålegges å utarbeide handlingsplan for oppretting av manglene. Ny kontroll gjennomføres før endelig konklusjon treffes. 4..Dersom revisjonen ved ny kontroll etter vedtak pkt. 3 foran fremdeles ikke er utført iht. 1-2 a), gis den kontrollerte vedtaket Ikke tilfredsstillende og saken oversendes til disiplinærkomiteen med forslag til videre behandling.

Kvalitetskontrollkomiteen oppsummerer sin kontroll slik i brev av 23.11.2015 til KomRev Trøndelag IKS: Regnskapsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Manglende dokumentert forståelse av om det har vær endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner, jf skjema D punkt 3,2, jf. ISA 330 punkt 14.» Forvaltningsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Mangler ved utarbeidelse av kriterier, jf. skjema D 5,1, jf. RSK 001 punkt 22.» «Det er bedt om at det iverksettes forbedringstiltak på området med avdekkede avvik.» Fagansvarlig regnskapsrevisor og fagansvarlig forvaltningsrevisor har 4.1.2016 gitt en forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll, jf. vedlegg 2. I tillegg er ISA 330 punkt 14 og RSK 001 punkt 22 er gjengitt i vedlegg 3 i saken. Vurdering Den forbundsbaserte kvalitetskontrollen viser at KomRev utfører sin revisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Selv om det fremkommer forbedringspunkter, viser oppsummeringen først og fremst at KomRev holder en høy revisjonsfaglig standard. På denne bakgrunn anbefales kontrollutvalget å ta rapportene etter forbundsbasert kvalitetskontroll til orientering. Steinkjer 26.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

Vedlegg 1 sak 003/16 3

4

Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll Vedlegg 2 sak 003/16 Regnskapsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Manglende dokumentert forståelse av om det har vært endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner» Dette dreier seg om kommunens internkontroll som vi har kartlagt og testet tidligere år. Vi trenger ikke å ta ny kartlegging og fullstendig testing hvert år. I følge ISA 330, punkt 14 kan vi rullere denne typen kontroll hvert 3. år. I de årene vi ikke kartlegger og foretar fullstendig testing, må vi forsikre oss om at det ikke har skjedd vesentlige endringer i kommunens rutiner/intern kontroll. Det gjør vi i form av spørsmål til kommunene og i tillegg minimum en kontroll som viser at internkontrollen er den samme. Merknaden fra ekstern kvalitetskontroll er på grunn av at vi ikke hadde dokumentert denne kontrollen og dermed ikke hadde revisjonsbevis på at den var gjennomført. Vi har i ettertid endret våre rutiner og laget revisjonshandling på kontroller som skal gjennomføres de årene vi ikke foretar fullstendig kartlegging/testing. Vi har en 3-årsplan som viser hvilke år vi kartlegger og tester de forskjellige revisjonsområdene vi har delt revisjon inn i. Forvaltningsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Mangler ved utarbeidelse av kriterier» I RSK 001, nr 22 heter det at «Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til.» Den kontrollerte rapporten har tre problemstillinger, og ekstern kvalitetskontrollør vurderer at det ikke er tilfredsstillende sammenheng mellom problemstillingen og revisjonskriteriene for en av disse tre problemstillingene. Ekstern kvalitetskontrollør skriver at «mens problemstillingen gjelder regeletterlevelse omhandler kriteriene innholdet i rutinene». Vi har i ettertid gjort endringer i enkelte arbeidsprosesser slik at vi i enda større grad skal sikre en tydelig sammenheng mellom problemstilling og revisjonskriterier. 04.01.2016 Fagansvarlige Unni og Sissel 5

Vedlegg 3, sak 003/16 ISA 330, punkt 14 Dersom revisor planlegger å anvende revisjonsbevis innhentet ved en tidligere revisjon for konkrete kontrollers effektivitet, skal revisor fastslå om disse revisjonsbevisene fortsatt er relevante ved å innhente revisjonsbevis for hvorvidt det har forekommet vesentlige endringer i disse kontrollene etter den foregående revisjonen. Revisor skal innhente revisjonsbevis gjennom forespørsler kombinert med observasjon eller inspeksjon for å bekrefte forståelsen av de konkrete kontrollene, og: (a) Dersom det har forekommet endringer som påvirker den fortsatte relevansen av revisjonsbevis innhentet ved den tidligere revisjonen, skal revisor teste kontrollene under den aktuelle revisjonen. (Jf. punkt A36) (b) Dersom det ikke har forekommet endringer, skal revisor teste kontrollene minst en gang hver tredje revisjon. Revisor skal fordele testene av kontrollene over revisjonsperiodene for å unngå at alle kontrollene revisor planlegger å bygge på testes i en og samme revisjonsperiode uten å teste kontroller i de påfølgende to revisjonsperiodene. (Jf. punkt A37 39) RSK 001, nr 22 Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. 6

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 004/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - STATUS FOR ARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.03.16 Paul Stenstuen 004/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til saksbehandlers vurderinger med hensyn til forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget ber revisor spesielt belyse følgende områder i forbindelse med den overordnede analysen: a... b... c... Vedlegg Statusrapport vedrørende overordnet analyse Levanger, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 28/15 2. Plan for forvaltningsrevisjon 2011-2015 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalget ba revisor starte opp arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i møte den 06.11.15, sak 28/15. Revisor har utarbeidet et notat som gir en fremstilling av status mht. arbeidet, se vedlegg 2. Revisor gir bl.a. uttrykk for følgende: «Etter vår foreløpige gjennomgang ser vi at prosjekt innenfor følgende tema vil kunne være aktuelle: Intern kontroll (implementering i organisasjonen) Overordnede mål og retningslinjer som styringsverktøy Samhandling for tidlig innsats (systemrettet arbeid, økonomi) Omorganisering innen pleie og omsorg (prosess, effektivisering, kvalitet i tjenesten)» Revisor ber om at kontrollutvalget gir signaler og innspill mht. det videre planarbeid.

Vurdering Ut fra de kravene som stilles til offentlig sektor må forvaltningsrevisjon være, og oppfattes som å være relevant og gi merverdi. Dette vil først og fremst være hos kommunestyret(ene), men også hos de øvrige «interessenter». (kommunenes administrasjon, innbyggerne, samt sentrale myndigheter og allmenheten). Det stilles derfor de samme krav til kontrollsektoren som til alle andre som skal selge inn et produkt, en tanke, ide eller konsept. På denne bakgrunn må det stilles strenge krav til hvilke prosjekter en foreslår og med hvilken vinkling. En må ha et kritisk blikk på prosjektnavn, formål, ordvalg og formuleringer. Det må også redegjøres for hvorfor en mener det enkelte prosjekt/tema peker seg ut - på en enkel og for alle forståelig måte. Kontroll må sees i en bred sammenheng og må i utgangspunktet omfatte alle de elementene av en organisasjon (resurser, systemer, prosesser, kultur, struktur og oppgaver) som samlet sett skal bistå medarbeiderne i deres arbeid på en slik måte at organisasjonen når sine mål. Det er derfor noen spørsmål en bør stille seg selv og ta stilling til innledningsvis: 1. Hva ønsker en å oppnå med forvaltningsrevisjon 2. Hensiktsmessig fordeling mellom prosjekter som skal sikre hhv.: a. Utvikling og bedre måloppnåelse b. Effektiv og målrettet forvaltning og tjenesteproduksjon c. At lovmessige krav for virksomheten og kommunale vedtak blir overholdt, herunder rettsikkerhet, likebehandling, saklighet i forvaltningen og rett tjenesteleveranse 3. Prosjektene må rette seg mot interessentenes behov. På hvilke områder og med hvilke temaer er det viktigst for interessentene at kontrollressursene blir anvendt til. Produksjonen i Innherred samkommune kommer dels til erstatning for produksjon i Levanger kommune og til dels som et ledd i Levanger kommunes egen produksjon i form av støttefunksjoner. Planene for forvaltningsrevisjon i samkommunen og i kommunen bør derfor sees i sammenheng. På det nåværende tidspunkt er det viktig at kontrollutvalget er orientert om det pågående arbeid. Det er også viktig at utvalget gir eventuelle innspill utvalget spesielt ønsker belyst i forbindelse med den overordnede analysen. Steinkjer 26.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 005/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.03.16 Paul Stenstuen 005/16 417-1719-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2015. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Vedlegg Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2015. Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen. Det er derfor viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. I merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes for øvrig også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2015 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret.

Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2015. Steinkjer 26.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte den 03.03.15 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2015... 3 2.1 MØTER... 3 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER... 4 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 4 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 4 2.6 KONTROLLUTVALGETS OPPFØLGING AV REVISOR... 5 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON... 5 2.8 ORIENTERING FRA ANDRE... 5 2.9 BEFARINGER/BESØK... 5 3 AVSLUTNING... 5 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 2 AV 7

1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kontrollutvalget har hatt slik sammensetning fram til oktober 2015: Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Parti Navn Gunnar Myhr H Leder V Anders Dalane Fanny Gausen Ap Nestleder Ap Kåre Leira Kari Johanne Kjerkol Ap Medlem Sp Guri Skjesol Lars Forberg SP Medlem Sv Sølvi Sæther Asbjørn Folkvord Sv Medlem Kommunestyret valgte i møtet den 14.10.15 et nytt kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 6 varamedlemmer i prioritert rekkefølge for perioden 2015 2019. Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Funksjon Navn Rekkefølge Hans Heieraas Leder Gerd Haugberg 1 Asbjørn Folkvord Nestleder John Grønli 2 Anne Grete Hojem Medlem Gerd T. Heggdal 3 Johan Fossan Medlem Solfrid Irene Voldseth 4 Mette Jørstad Medlem Anders Dalane 5 Sverre Ronglan 6 Hans Heieraas sitter i kommunestyret. Mette Jørstad er varamedlem til kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2015 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2015 holdt 7 møter, og behandlet 34 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2014, 7 møter og 34 saker. Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 3 AV 7

2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget avga uttalelse til årsregnskapet for årsregnskapet for Trønderhallen Levanger KF for 2014 og til årsregnskap og årsrapport for Levanger kommune for 2014. Jf. sakene 11 og 12/15. Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelser skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sine innstillinger. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 19.06.12 og vedtatt av kommunestyret den 26.09.12, sak 58/12. Kontrollutvalget behandlet rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon mht. den økonomiske internkontroll i møte den 17.02.15, sak 4/15. Kommunestyret behandlet rapporten i møte den 29.04.15, sak 23/15. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den 06.11.15, sak 28/15. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 19.06.12 og vedtatt av kommunestyret den 26.09.12, sak 59/12. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i 2015. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Nytt nå er at planen skal være basert på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den 06.11.15, sak 29/15. 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Revisor foretar en gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret, formannskapet og driftskomiteen etter oppdrag fra kontrollutvalget. Hensikten med denne gjennomgangen er å påse at saksframlegg og vedtak i saker av vesentlig økonomisk betydning er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 4 AV 7

Med mindre det blir avdekket forhold som kontrollutvalget bør følge opp nærmere, tas revisors rapportering som et ledd i revisors statusrapportering til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har ikke mottatt særskilt rapport etter revisors gjennomgang av møteprotokoller. 2.6 KONTROLLUTVALGETS OPPFØLGING AV REVISOR Kontrollutvalgets sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget. Utvalget har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollutvalget i møtet den 08.09.15, sakene 22 og 23/15. 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Kommunens administrasjon har orientert om: Forhold omkring «Dagsverket» (sak 3/15) Kommunereformen (sak 4/15) Det administrative rapporteringsarbeid (Sak 5/15) Aktuelle forhold knyttet til de kommunale årsregnskaper og årsberetning (sak 12/15) Rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret om ikke gjennomførte kommunestyrevedtak (sak 13/15) Arbeidet med reguleringsplan for Holåsen vest (sak 14/15) Kommunens verdigrunnlag og etisk reglement implementeringen i organisasjonskulturen og videreutviklingsarbeidet. (sak 19/15) Kommunens ulovlighetsoppfølging (sak 20/13) 2.8 ORIENTERING FRA ANDRE Aktuelle forhold knyttet årsregnskap og årsberetning for Trønderhallen Levanger KF for 2014 (sak 11/15) 2.9 BEFARINGER/BESØK Kontrollutvalget ser besøk ved kommunens virksomheter som svært nyttig for å kunne gjøre seg bedre kjent med kommunens virksomhet. Det er imidlertid ikke blitt gjennomført besøk i 2015. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 5 AV 7

Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Levanger 03.03.15 Hans Heieraas leder Asbjørn Folkvord nestleder Anne Grete Hojem Johan Fossan Mette Jørstad KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 6 AV 7

VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015 Møtedato 17.02.2015 28.04.2015 08.09.2015 06.11.2015 Sak nr. Sakstittel 001/15 Referatsaker 002/15 Dialog med ordfører og rådmann - utsatt sak 003/15 Orientering fra rådmannen vedrørende forhold omkring medieomtalen "Dagsverket" 004/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 005/15 Orientering fra rådmannen vedrørende det administrative rapporteringsarbeid 006/15 Orientering fra revisor - status for regnskapsrevisjon 007/15 Forvaltningsrevisjon økonomisk intern kontroll 008/15 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 009/15 Kontrollutvalgets budsjett for 2015 Eventuelt 010/15 Referatsaker 011/15 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Trønderhallen Levanger KF 012/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for 2014 013/15 Rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret vedrørende status for kommunestyrets vedtak 014/15 Orientering fra rådmannen vedrørende arbeidet med reguleringsplan for Holåsen vest 015/15 Omprioritering av forvaltningsrevisjonsressursen Eventuelt 016/15 Referatsaker 017/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 018/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 019/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens verdigrunnlag og etisk reglement - implementeringen i organisasjonskulturen og videreutviklingsarbeidet 020/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens ulovlighetsoppfølging 021/15 Kontrollutvalgets budsjett for 2016 022/15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 023/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 024/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 025/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 026/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Eventuelt 027/15 Referatsaker 028/15 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 029/15 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll - oppstart 030/15 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2016 031/15 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2015 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 7 AV 7

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 006/16 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.03.16 Paul Stenstuen 006/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2016: Art Beskrivelse 2016 10800 Godtgjørelse folkevalgte 42000 10804 Tapt arbeidsfortjeneste 2 000 1099 Arbeidsgiveravgift 6 300 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 2 000 1116 Bevertning 3 600 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1160 Kjøregodtgjørelse 5 000 1170 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 5 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 228 100 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1 339 000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 658 000 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta de nødvendige budsjettekniske registreringer. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 79/15 2. Kontrollutvalgets sak 21/15 3. Kommunestyrets sak 58/12 Plan for forvaltningsrevisjon 4. Kommunestyrets sak 59/12 Plan for selskapskontroll 5. Budsjettvedtak for 2015 i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 7. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 8. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner.

Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2016 den 08.09.15, sak 21/15. Budsjettforslaget hadde en total ramme på kr 1 658 000 kr og tok ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Det ble ikke foreslått eller vedtatt endringer i kommunestyret i forhold til den rammen som ble foreslått fra kontrollutvalget. Ut fra dette foreslås slik fordeling av den samlede rammen: Art Beskrivelse 2016 10800 Godtgjørelse folkevalgte 42000 10804 Tapt arbeidsfortjeneste 2 000 1099 Arbeidsgiveravgift 6 300 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 2 000 1116 Bevertning 3 600 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1160 Kjøregodtgjørelse 5 000 1170 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 5 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 228 100 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1 339 000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 658 000 Vurdering En tilrår kontrollutvalget å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn som fremgår av forslaget til vedtak. Steinkjer 26.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2